Armadilhas e Cuidados Essenciais em Contratos de Aluguel para Proprietários

Para os proprietários que administram suas propriedades de aluguel, há vários cuidados e armadilhas ao fechar um contrato de locação. Este artigo fornece uma explicação detalhada, do ponto de vista do proprietário, sobre os princípios básicos ao celebrar um contrato, cláusulas importantes a serem incluídas no contrato, casos de problemas comuns e suas contramedidas, conformidade com as últimas alterações legais e a importância da cooperação com a empresa de administração de aluguéis.

Questões básicas que os proprietários devem conhecer ao fechar um contrato de aluguel

Esclarecimento dos termos do contrato

Ao fechar um contrato, é necessário definir claramente os termos e condições básicos do contrato, como aluguel, depósito, chaveiro e período do contrato. É importante garantir que o contrato seja acordado não apenas verbalmente, mas também por escrito para evitar discrepâncias entre as duas partes. O valor do aluguel, as datas de pagamento, os métodos de pagamento (como o beneficiário e quem arca com a taxa de transferência bancária), bem como o tratamento das renovações e as condições de rescisão, devem ser especificamente acordados e deixados no contrato. Se os termos do contrato forem deixados ambíguos, isso pode levar a disputas posteriores, como "não fui informado". Para evitar riscos como proprietário, certifique-se de que todas as condições do arrendamento estejam claramente declaradas por escrito e acordadas por ambas as partes com suas assinaturas e selos.

Confirmar o conteúdo da declaração de assuntos importantes

Ao assinar um contrato por meio de uma agência imobiliária (empreiteira de construção), uma explicação por escrito de assuntos importantes (uma explicação detalhada da propriedade e do contrato) é emitida e explicada por uma empreiteira de construção antes da conclusão do contrato. É importante que o proprietário verifique o conteúdo desse Documento Explicativo de Assuntos Importantes com antecedência para garantir que não haja erros ou omissões. A Declaração de Assuntos Importantes descreve os direitos sobre a propriedade (por exemplo, se há ou não alguma hipoteca), a condição das instalações, os termos e condições do contrato e outros assuntos importantes para o locatário. Se houver algum erro na descrição, isso pode prejudicar a relação de confiança com o inquilino e causar problemas, portanto, verifique com a agência imobiliária antecipadamente se algo não está claro e peça para que seja corrigido. No caso de autogestão, em que o proprietário aluga diretamente o imóvel , não há obrigação legal de emitir uma declaração de assuntos importantes, mas é recomendável fazê-lo para evitar diferenças de entendimento entre o proprietário e o inquilino. Explicando cuidadosamente as condições do imóvel e os termos do contrato por escrito e obtendo o entendimento e o consentimento do locatário antes de assinar o contrato, você pode evitar reclamações e ações judiciais mais tarde.

Triagem dos atributos do locatário (verificação de crédito do locatário)

Também é fundamental fazer uma triagem completa da capacidade de crédito e do caráter do inquilino (possível inquilino) antes de alugar o imóvel. Além da capacidade de pagar o aluguel (status de renda, local de trabalho, situação empregatícia etc.), o histórico de problemas anteriores com aluguéis e a atitude em relação à vida também são verificados na medida do possível. Especificamente, solicitamos comprovante de renda e comprovante de emprego, e verificamos detalhes de contato de emergência e fiadores conjuntos. Além disso, nos últimos anos, tornou-se comum que os locatários se associem a uma empresa de garantia de aluguel, que pode avaliar a capacidade de crédito do locatário. Também é importante verificar se não há problemas com a triagem feita pela empresa de garantia. Se você não fizer a triagem dos atributos de seus inquilinos, corre o risco de convidar inquilinos com maus modos, como problemas de barulho à noite ou etiqueta de descarte de lixo. Na realidade, é difícil detectar completamente o caráter dos inquilinos, mas se você confiar a triagem de inquilinos a uma empresa de administração com um bom histórico, poderá eliminar os inquilinos ruins com alta probabilidade. Como proprietário, você pode estabilizar seu negócio de locação trabalhando com uma empresa de administração confiável para fazer a triagem adequada dos inquilinos e eliminar antecipadamente os candidatos problemáticos.

Cláusulas importantes a serem incluídas no contrato de aluguel

O contrato de aluguel é o livro de regras para a administração de aluguéis. As cláusulas importantes a seguir devem ser incluídas para garantir a administração tranquila do aluguel sem desvantagens para o proprietário

• Aluguel e condições de pagamento: especifique o valor do aluguel mensal, a data de vencimento (geralmente o dia X do mês) e o método de pagamento (por exemplo, transferência bancária). A existência e a taxa de multas por atraso no pagamento também devem ser estipuladas.

• Depósito e chaveiro: Defina o valor do depósito (depósito de segurança) e do chaveiro, como ele será mantido e como será liquidado no final do contrato. Por exemplo, deve ser claramente declarado que "um depósito de segurança de X meses de aluguel será mantido e o saldo será devolvido após a dedução do aluguel não pago e dos custos de restauração quando o locatário se mudar". As regras para a devolução de depósitos de segurança também estão claramente definidas no Código Civil, que estipula que o valor restante após a dedução das dívidas do locatário deve ser devolvido no momento da desocupação do imóvel. Essa disposição legal também deve ser levada em consideração para esclarecer os termos da liquidação do depósito de segurança. Como o dinheiro da chave é uma cláusula não reembolsável, seu tratamento também deve ser declarado no contrato.

• Prazo e renovação do contrato: O tipo de contrato (locaçãogeral oupor prazo determinado) deve ser claramente declarado e o prazo do contrato deve ser definido. Para um contrato de locação padrão, o contrato geralmente tem duração de dois anos e pode ser renovado se o locatário estiver disposto a renová-lo. Se o contrato for um contrato de locação por prazo determinado, ele deve declarar claramente que não há renovação e que o contrato termina no final do período do contrato, além de especificar se o contrato pode ou não ser renovado e os procedimentos a serem seguidos. O procedimento de renovação e a taxa de renovação (veja abaixo) antes do término do prazo do contrato também devem ser acordados.

• Acordos sobre rescisão antecipada: estipulam as condições sob as quais o contrato pode ser rescindido durante o período do contrato (cancelamento do contrato). O período de aviso prévio (geralmente um ou dois meses de aviso prévio, etc.) e a existência de uma taxa de penalidade no caso de rescisão por parte do locatário são claramente declarados no contrato. No caso de rescisão pelo locador, é difícil rescindir um contrato de locação padrão, a menos que haja um motivo justificável, mas o contrato indicará as medidas e os procedimentos a serem adotados se surgirem circunstâncias inevitáveis (por exemplo, demolição devido à dilapidação do edifício). Em princípio, um contrato de locação por prazo determinado não pode ser rescindido no meio do prazo, mas é possível incluir uma cláusula que permita a rescisão se ocorrerem circunstâncias inevitáveis para o locatário, como transferência ou tratamento médico (cláusula de rescisão no meio do prazo com base no Artigo 38(5) da Lei de Locação de Terras e Casas). Observe que o direito do locador de rescindir o contrato antes da rescisão é muito limitado do ponto de vista da proteção do locatário e, mesmo que uma cláusula especial seja incluída no contrato, ela geralmente é juridicamente inválida.

• Escopo das obrigações de restauração: defina claramente o escopo e o conteúdo da obrigação do locatário de restaurar o imóvel à sua condição original ao desocupar. O Código Civil afirma claramente que a deterioração relacionada à idade e o desgaste devido ao uso normal (por exemplo, queimaduras solares e arranhões que ocorrem naturalmente) estão fora do escopo da obrigação do locatário de restaurar o imóvel à sua condição original. Portanto, é aconselhável declarar no contrato que o locatário é responsável apenas por "danos intencionais ou negligentes ou danos que excedam o escopo do uso normal" e que o locador é responsável por todos os outros danos. Por exemplo, furos de pinos e pequenos arranhões devem ser suportados pelo locador como desgaste normal, enquanto queimaduras de cigarro e danos intencionais devem ser suportados pelo locatário. Além disso, há casos em que é estabelecida uma cláusula especial (como a chamada cláusula "Shiki-biki"), que estabelece que o inquilino arca com o ônus até mesmo pelo desgaste normal, mas isso deve ser considerado com cuidado, pois há o risco de uma cláusula muito desvantajosa para o inquilino ser considerada inválida. Os problemas podem ser controlados se a cláusula estiver de acordo com as Diretrizes do Ministério da Terra, Infraestrutura, Transporte e Turismo sobre a restauração da condição original.

• Taxas de renovação: As taxas de renovação, que são encontradas principalmente em aluguéis residenciais na área metropolitana de Tóquio, devem ser claramente indicadas no contrato, caso ocorram. A taxa de renovação é um pagamento único feito pelo locatário ao locador quando o contrato é renovado e, geralmente, corresponde a cerca de um mês de aluguel do novo aluguel. A existência e o valor da taxa de renovação, o momento do pagamento (por exemplo, na conclusão do contrato de renovação) e se a renovação pode ser recusada se a taxa de renovação não for paga também são estipulados no contrato. A prática de recebimento de taxas de renovação depende da região, mas é importante concordar antecipadamente nas cláusulas do contrato para evitar disputas posteriores pelo fato de a taxa de renovação não ter sido explicada.

• Itens proibidos: lista os itens proibidos que o locatário deve observar ao usar a propriedade. Os exemplos típicos incluem: proibição de sublocação sem permissão, proibição de uso para outros fins que não o endereço (por exemplo, escritórios ou acomodações particulares), proibição de manter animais de estimação (ou exigir permissão), proibição de tocar instrumentos musicais ou fazer barulho alto, proibição de trazer ou usar drogas ilegais, proibição de fogo ou itens perigosos, proibição de atividades que causem problemas na vizinhança (barulho tarde da noite etc.), etc. Ao declarar claramente as proibições no contrato e informar que o contrato poderá ser rescindido em caso de violação, o locatário é incentivado a estar ciente dessas normas e isso ajudará a evitar problemas. Por exemplo, é aconselhável incluir uma cláusula que afirme: "Se o locatário cometer uma violação do contrato, como sublocação sem permissão, o locador notificará para corrigir a situação e poderá rescindir o contrato se não houver melhora".

As cláusulas acima são os elementos essenciais do contrato de aluguel. Se elas estiverem faltando ou não estiverem claras, os direitos do proprietário podem não ser protegidos em caso de emergência, ou podem surgir disputas com o locatário. Ao redigir um contrato, é essencial obter orientação profissional e garantir que as cláusulas necessárias estejam cobertas e claras.

Problemas comuns e lições aprendidas

Na administração de aluguéis, vários problemas podem surgir após a assinatura do contrato. Esta seção descreve exemplos típicos de problemas que os proprietários tendem a enfrentar e as lições aprendidas.

Problemas relacionados ao aluguel não pago (atraso no pagamento do aluguel)

Os aluguéis atrasados são um problema sério para os proprietários de aluguéis. Se um inquilino deixar de pagar o aluguel, o proprietário não só perderá a renda, mas também terá que considerar procedimentos como rescisão de contrato ou processos de retomada se os atrasos se prolongarem. No entanto, na prática de locação japonesa, do ponto de vista da proteção do inquilino, não é possível rescindir imediatamente o contrato ou exigir que o inquilino desocupe o imóvel, mesmo que o inquilino esteja em atraso, e geralmente é considerado difícil reconhecer motivos justificáveis para a rescisão do contrato, a menos que o inquilino esteja em atraso por pelo menos três meses consecutivos. Portanto, é importante minimizar os danos lembrando prontamente o locatário dos atrasos, confirmando o plano de pagamento e, se necessário, entrando em contato com a empresa de garantia para receber pagamentos de sub-rogação. Além disso, é eficaz depositar um depósito de segurança suficiente (como regra geral, pelo menos dois meses de aluguel) e pedir ao locatário que se associe a uma empresa de garantia como medida para reduzir o risco de não pagamento antecipado. Se uma empresa de garantia for associada, o proprietário poderá garantir uma certa quantia de receita de aluguel, pois a empresa pagará o aluguel no lugar do locatário, mesmo que ele não pague o aluguel. A lição aprendida com os problemas de atrasos no pagamento do aluguel é proteger o risco de atrasos no momento da contratação e lidar com os atrasos de forma rápida e adequada quando eles ocorrerem. Evite danos por meio de medidas iniciais e de um sistema de gerenciamento diário.

Problemas relacionados à quebra de contrato (violação de proibições)

Também podem surgir problemas se o locatário violar as regras do contrato. Por exemplo, não há fim para os casos de violações de proibições, como sublocar um imóvel sem permissão, manter animais de estimação, embora seja proibido, ou tocar instrumentos musicais até tarde da noite, apesar da proibição de barulho, o que levou a reclamações dos vizinhos. Se for descoberta uma violação de contrato, a primeira etapa é emitir uma notificação para o locatário, instando-o a corrigir a situação e a interromper a violação ou a restaurar a propriedade à sua condição original (por exemplo, remover o animal de estimação) de acordo com o contrato. Se a situação ainda não tiver melhorado, o contrato poderá ser rescindido, mas, na prática, o inquilino pode não obedecer e o problema pode se prolongar. Devido ao forte princípio de proteção ao inquilino nos contratos de locação, não é fácil despejar imediatamente o inquilino por quebra de contrato e, em alguns casos, podem ser necessárias discussões ou mediação. As lições aprendidas com os problemas de quebra de contrato são evitar a quebra antes que ela ocorra elidar com ela com calma quando ela ocorrer. Conforme mencionado acima, é eficaz evitar pessoas que provavelmente causarão problemas ao selecionar inquilinos e explicar cuidadosamente as questões proibidas no momento da assinatura do contrato e fazer com que eles se comprometam a cumpri-las. No caso de uma violação, mantenha um registro e alerte o locatário imediatamente, e consulte a empresa de administração ou um especialista (por exemplo, um advogado) para tomar as medidas adequadas antes que as coisas se compliquem.

Problemas com a restauração

O custo de restaurar a propriedade à sua condição original quando o inquilino se muda é frequentemente contestado entre o proprietário e o inquilino. Normalmente, o inquilino argumenta que a sujeira e os arranhões causados pela vida normal não são obrigados a serem reparados porque são deterioração relacionada à idade, enquanto o proprietário argumenta que o inquilino deve repará-los às suas próprias custas, de acordo com o contrato. Por exemplo, amassados no piso causados por móveis, queimaduras solares e escurecimento do papel de parede são considerados desgaste normal, e a remoção de um ar-condicionado ou furos de pinos de desenho são por conta do locatário. Conforme mencionado acima, a lei esclarece que o desgaste causado pelo uso normal não está incluído na obrigação do locatário de restaurar o imóvel à sua condição original. Portanto, se o proprietário tentar deduzir o valor da deterioração relacionada à idade do depósito, existe a possibilidade de uma disputa legal por parte do locatário. No entanto, se houver uma cláusula especial no contrato e o inquilino concordar com ela, ela poderá ser aceita, portanto, é necessário um exame minucioso do contrato e uma discussão entre o locador e o inquilino para resolver quaisquer problemas. As lições para evitar problemas de restauração incluem o registro e o compartilhamento da condição atual do imóvel no momento da mudança ea especificação do escopo do ônus no contrato. Se as condições do imóvel no momento da mudança forem registradas por meio de listas de verificação e fotografias, e ambas as partes estiverem cientes de quaisquer arranhões ou manchas, é possível evitar disputas no momento da mudança sobre se esses arranhões estavam ou não presentes antes da mudança do locatário. Além disso, se você pagar a conta com calma, de acordo com as regras de restauração acordadas no momento da assinatura do contrato, poderá evitar problemas na maioria dos casos. No caso improvável de as partes não conseguirem chegar a um acordo, elas podem considerar a possibilidade de usar um centro local de aconselhamento sobre disputas ou o sistema de tribunal de pequenas causas.

Medidas práticas para evitar problemas

A seguir, apresentamos um resumo das medidas práticas que os proprietários devem tomar para evitar os problemas mencionados acima e para administrar o negócio de aluguel com tranquilidade.

• Uso ativo de empresas de garantia de aluguel: é eficaz assinar um contrato com uma empresa confiável de garantia de aluguel como uma medida contra o risco de atrasos no aluguel. Se o inquilino assinar um contrato com uma empresa de garantia, a empresa de garantia fará pagamentos de substituição no caso de o inquilino não pagar o aluguel, garantindo assim uma renda estável para o proprietário. As empresas de garantia também desempenham um papel na verificação da capacidade de crédito dos locatários por meio de sua própria triagem, portanto, elas são úteis como parte do processo de triagem do locatário. No entanto, como as empresas de garantia variam de uma para outra, os proprietários devem selecionar uma empresa de garantia altamente confiável (por exemplo, uma empresa de administração de imóveis para locação registrada no Ministério da Terra, Infraestrutura e Transporte que também realize negócios de garantia). Verifique também o conteúdo do contrato de garantia (limites de garantia e fluxo de resposta em caso de atraso) com antecedência para garantir que todas as providências possíveis estejam em vigor.

• Uso de contratos de locação por prazo determinado: Considere o uso de um contrato de locação de imóvel por prazo determinado (contrato de locação por prazo determinado) se quiser limitar o período em que o imóvel será alugado com antecedência ou se houver circunstâncias em que você queira garantir que o imóvel será desocupado no futuro. Um contrato de locação por prazo determinado garante que o inquilino desocupará o imóvel no final do período do contrato, reduzindo assim o risco de o inquilino permanecer no imóvel e ter dificuldade para negociar a desocupação, como ocorre em um contrato de locação padrão. Por exemplo, um contrato de locação por prazo determinado é adequado para casos como "só quero alugar o apartamento por dois anos enquanto estiver fora em uma transferência". Além disso, é possível assinar novamente um contrato de locação por prazo determinado por acordo mútuo, portanto, se o locatário estiver em situação regular, o contrato de locação pode ser operado de forma flexível para que o locatário possa assinar novamente e continuar a morar no imóvel. Entretanto, para que um contrato de aluguel por prazo determinado seja válido, é necessário seguir os procedimentos legais, como explicação prévia por escrito e esclarecimento no documento do contrato. Como os procedimentos são bastante complicados e tendem a ser evitados pelos locatários, é aconselhável informar os locatários sobre o contrato de locação por prazo determinado na fase de recrutamento e assinar um contrato com os locatários que concordarem com ele. O uso de contratos de locação por prazo determinado é uma opção poderosa para proprietários que desejam gerenciar seus ativos de forma sistemática e sem serem influenciados pela conveniência do locatário.

• Revise e atualize regularmente os contratos: as leis e a jurisprudência sobre contratos de aluguel mudam com o tempo. O uso de modelos de contrato antigos pode resultar em inadequações que não correspondem às alterações legais mais recentes. De fato, os itens a serem incluídos no contrato de locação mudaram com a revisão do Código Civil (Código de Obrigações) em 2020, mas, em alguns casos, as revisões não foram completamente implementadas e o contrato antigo ainda está em uso. É importante que os proprietários tenham o contrato verificado regularmente por um especialista e atualizem as cláusulas de acordo com as mudanças na legislação e nas condições sociais. Por exemplo, a cláusula do fiador no contrato deve ser alterada para estar em conformidade com a obrigação do fiador acima mencionada de estabelecer um valor máximo (Código Civil revisado em 2020), ou deve ser incluída uma declaração clara sobre o manuseio de depósitos de segurança. Além disso, se o acúmulo de precedentes judiciais revelar cláusulas especiais de validade questionável (por exemplo, uma cláusula uniforme sobre o valor total do depósito de garantia), considere excluir ou alterar a cláusula do contrato. Use o modelo mais recente como referência e mantenha um contrato que se adapte à sua propriedade e às políticas de gerenciamento.

• Verifique minuciosamente a situação atual ao entrar e sair: registros e evidências são fundamentais para evitar problemas. Quando um inquilino se muda, uma verificação detalhada das condições atuais do imóvel deve ser realizada na presença do proprietário ou da equipe de administração, e uma lista de verificação deve ser elaborada e assinada por ambas as partes. Se falhas, manchas, equipamentos defeituosos, etc. forem compartilhados e registrados (incluindo fotografias) no momento da mudança, ficará claro quando o locatário se mudar se isso é desgaste novo ou não. Da mesma forma, ao se mudar, compareceremos ao imóvel para verificar a condição atual e compará-la com os registros de quando você se mudou para identificar quaisquer áreas que precisem ser restauradas ao seu estado original. É particularmente importante manter evidências fotográficas e por escrito de pequenos arranhões e manchas, pois eles podem ser facilmente contestados apenas pela memória. A confirmação por escrito do estado atual do imóvel deve incluir as áreas a serem reparadas e as categorias de ônus acordadas por ambas as partes, para evitar mal-entendidos em uma data posterior. Essas medidas cuidadosas no momento da mudança e da saída reduzirão significativamente o número de problemas relacionados à liquidação dos depósitos de segurança e ao ônus dos custos de reparo.

Pontos a serem considerados ao lidar com as mudanças na lei relacionadas aos contratos de aluguel

As leis relacionadas a contratos de aluguel são alteradas de tempos em tempos, e os proprietários precisam se manter a par desses desenvolvimentos e reagir de acordo. Aqui estão algumas das alterações mais importantes dos últimos anos.

• Resposta às alterações do Código Civil (Direito das Obrigações ): as alterações do Código Civil que entraram em vigor em abril de 2020 revisaram significativamente as disposições relativas aos contratos de locação. Um dos principais pontos é o esclarecimento das regras para a devolução de depósitos de segurança e restauração ao estado original. O Código Civil revisado estipula claramente que, no final de um contrato de locação, o locador (proprietário) deve deduzir as obrigações do locatário, como aluguel não pago e custos de restauração, do depósito de segurança e devolver o valor restante ao locatário. Embora esse tenha sido o caso na prática no passado, o fato de agora estar claramente estipulado na lei ajudará a evitar problemas com a liquidação de depósitos de segurança. A lei também estipula claramente que o locatário não deve arcar com o ônus de restaurar a propriedade à sua condição original se houver desgaste devido ao uso normal. Essa também é uma forma de legalização das diretrizes existentes e espera-se que tenha o efeito de reduzir as disputas sobre os custos de reparo por deterioração relacionada à idade. Entretanto, deve-se observar que o pacto de que o locatário arca com o desgaste normal não é geralmente inválido e ainda há casos válidos. Em seguida, também é importante fortalecer as regras relativas aos fiadores conjuntos. De acordo com o Artigo 465-2 do Código Civil alterado, quando uma pessoa física é nomeada fiadora solidária em um contrato de locação, o contrato de fiança torna-se inválido se o valor máximo (limite da fiança) não for especificado no momento do contrato. A cláusula de garantia, que costumava ser escrita de forma abrangente como "Eu garanto todas as dívidas", será alterada para a redação "Eu garanto até o limite de XX milhões de ienes" no futuro, e a definição de um valor máximo específico é obrigatória. O nível do valor máximo não é estipulado legalmente e é deixado para o acordo entre as partes envolvidas, mas foi introduzido um exemplo em que ele é fixado em cerca de 18 meses de aluguel como orientação, levando em conta o caso em que o aluguel em atraso se torna de longo prazo. Ao solicitar um fiador, o contrato deve ser atualizado para garantir que esse valor máximo não seja esquecido. Além disso, com relação aos aluguéis comerciais, o Artigo 465-10 do Código Civil alterado estabelece novamente a obrigação do locatário de fornecer informações sobre a propriedade e as receitas e despesas ao possível fiador solidário (isso se aplica a contratos de aluguel de escritórios, lojas etc., e não a residências). Ela estipula que o contrato de garantia pode ser revogado se o locatário não cumprir essa obrigação de fornecer informações e o fiador não entender o que está acontecendo. Como proprietário, você precisa incorporar um fluxo para que o inquilino forneça informações ao fiador e que elas sejam assinadas pelo fiador, estabelecendo uma coluna no contrato para descrever as condições de propriedade prescritas etc. ao alugar um imóvel comercial. Por fim, o Artigo 458-2 do Código Civil alterado também estipula a obrigação do locador de responder ao receber uma consulta sobre a situação do pagamento do aluguel do fiador solidário. O proprietário ou a empresa de administração deve responder sem demora se o fiador perguntar: "O inquilino pagou o aluguel corretamente?" do fiador, o proprietário ou a empresa de administração deverá responder sem demora. Se isso não for feito, há o risco de o fiador alegar que "a situação não me foi informada com antecedência" e se recusar a pagar quando o fiador tentar reivindicar os atrasos. Como as alterações da lei civil mencionadas acima estão diretamente relacionadas à prática contratual, elas devem ser refletidas no contrato e também observadas no trabalho diário de gerenciamento.

• Outras alterações legais relevantes: Além do Código Civil, há outras alterações no sistema jurídico relacionadas ao setor de locação. Por exemplo, a duração máxima de um contrato de aluguel foi ampliada de 20 para 50 anos (Código Civil alterado, artigo 604). Isso possibilitou a celebração de contratos de locação efetivos por períodos muito longos, mas isso não terá muito impacto sobre os aluguéis residenciais normais. Por outro lado, uma alteração familiar para os proprietários é a Lei de Negócios de Gestão de Moradias de Aluguel (em vigor a partir de 2021). Essa lei estabelece um sistema de registro para empresas de administração de aluguéis e estipula padrões para sistemas de administração de negócios e a obrigação de administrar a propriedade separadamente. O objetivo é resolver problemas com empresas de sublocação (os chamados problemas de sublocação) impondo certas regras às empresas de administração. Ao escolher uma empresa de administração, os proprietários podem ficar tranquilos verificando se a empresa está ou não registrada como uma empresa de administração de imóveis para locação e se possui ou não uma licença de lote de construção e de transação de construção. A tendência à digitalização também levou a mudanças como a Lei de Negócios de Transações de Lotes e Edifícios, que foi alterada em 2022 para permitir que explicações sobre assuntos importantes sejam fornecidas on-line. As assinaturas eletrônicas em contratos também estão se tornando legalmente válidas. É importante manter-se a par de quaisquer alterações futuras na legislação relevante e atualizar os procedimentos contratuais e os métodos de gerenciamento.

Importância da cooperação com empresas de administração de aluguéis e critérios de seleção

Por fim, discutimos a cooperação com empresas de administração de aluguéis (empresas de administração de propriedades). Uma boa empresa de administração de aluguéis é um parceiro essencial para uma administração de aluguéis bem-sucedida. Descubra qual é a importância delas e o que procurar ao selecionar uma empresa de administração.

Vantagens de trabalhar com uma empresa de administração

A terceirização da administração de propriedades para uma empresa de administração pode reduzir significativamente o tempo e o esforço necessários para que o proprietário lide com isso sozinho. Mesmo os proprietários que estão ocupados com seus empregos diários podem garantir operações estáveis confiando tarefas complicadas a profissionais, como recrutamento (publicidade de recrutamento de inquilinos e correspondência de visita), procedimentos contratuais, cobrança de aluguéis, lembretes de atrasos, tratamento de reclamações, contratação de prestadores de serviços em caso de falha de equipamento e acerto de contas quando os inquilinos se mudam. O conhecimento e a experiência de uma empresa de administração podem ser de grande ajuda, especialmente na seleção de locatários e no tratamento de problemas. Uma empresa de administração com um histórico comprovado usará seu próprio know-how para selecionar os locatários adequadamente e eliminar locatários mal-intencionados. A empresa de administração também pode atuar como agente e fornecer suporte em situações que seriam difíceis para um indivíduo, como lembrar os inquilinos sobre os pagamentos em atraso, atuar como intermediário em caso de problemas na vizinhança ou lidar com especialistas quando forem necessários procedimentos legais. Além disso, como estão familiarizados com as alterações legais mais recentes e com as condições do mercado imobiliário, eles têm a vantagem de poder oferecer orientação adequada sobre a manutenção de documentos contratuais e a definição de aluguéis. Em geral, a boa cooperação com uma empresa de administração permitirá que os proprietários continuem a administração dos aluguéis com tranquilidade, reduzam as taxas de vacância e mantenham os valores dos ativos.

Critérios e pontos para selecionar uma empresa de administração

O segredo é selecionar uma empresa de administração confiável. Se você cometer um erro ao selecionar uma empresa de administração, isso poderá causar problemas. Os principais pontos a serem verificados ao selecionar uma empresa de administração são

• Histórico e experiência: verifique o histórico operacional da empresa de administração (número de unidades administradas e participação de mercado na região), o número de anos em que a empresa está no mercado e a experiência de sua equipe. As empresas com um histórico rico tendem a ter uma alta capacidade de recrutar locatários e lidar com problemas. Consulte também o boca a boca e a reputação para determinar se a empresa é confiável.

• Detalhes da administração e escopo dos serviços: a administração do aluguel e os serviços oferecidos variam de empresa para empresa. Verifique até que ponto a empresa oferece serviços que vão desde a cobrança básica do aluguel e lembretes de atrasos até atendimento de emergência 24 horas por dia, patrulhas e limpeza regulares, providências para trabalhos de restauração, procedimentos de renovação de contrato em seu nome, atendimento e acerto de contas quando você se mudar e até mesmo garantias de aluguel e sublocações (garantias de vacância). Escolha uma empresa que ofereça serviços que atendam às suas necessidades.

• Taxas de administração (custos): As taxas de administração geralmente giram em torno de 5% do aluguel. Se a taxa for extremamente alta, poderá pressionar seus ganhos, enquanto que, se for muito baixa, poderá não prestar o serviço adequado. Compare e considere se a estrutura de custo total é adequada, incluindo não apenas o valor da comissão, mas também o custo das taxas de publicidade no momento da assinatura do contrato, a alocação das taxas de renovação e a taxa de administração para limpar o imóvel quando o inquilino se mudar. É aconselhável obter cotações de várias empresas e compará-las entre si, sem tomar uma decisão rápida com base nas informações de apenas uma empresa.

• Atitude e comunicação: Você e a empresa de administração trabalharão juntos por um longo período de tempo para administrar o imóvel alugado. A cortesia da pessoa responsável e o sistema de relatórios e comunicação também são critérios importantes. Verifique com antecedência se há relatórios regulares de administração, se a empresa entrará em contato com você prontamente em caso de problemas e se responderá com flexibilidade às solicitações dos proprietários. É importante determinar se a pessoa responsável é confiável, observando a resposta durante a fase de consulta pré-contrato.

• Conformidade com leis e regulamentos e confiabilidade: também é essencial verificar a confiabilidade dos aspectos legais, como, por exemplo, se a empresa tem uma licença como loteadora e comerciante de imóveis e se a renova adequadamente, e se está registrada como uma empresa de administração de imóveis para locação, conforme mencionado acima. A filiação a associações (por exemplo, filiação à All-Japan Real Estate Association ou à National Federation of Building Contractors Associations) também é útil para verificar se há práticas comerciais ilegais. Além disso, tendo em vista os recentes problemas com empresas de sublocação, se uma empresa oferecer um contrato de sublocação, verifique cuidadosamente os termos e condições do contrato (como os termos do aluguel garantido e a cláusula de rescisão no meio do prazo).

É importante avaliar os pontos acima de forma abrangente e escolher a empresa de administração mais adequada para sua propriedade. Dedicar tempo para selecionar cuidadosamente um parceiro é o primeiro passo para uma administração estável, em vez de se apressar em fechar um contrato imediato com a primeira empresa que aparecer no mercado.

Conclusão.

A seguir, apresentamos um resumo de pontos importantes e armadilhas em contratos de aluguel do ponto de vista do proprietário do imóvel. As informações abrangem uma ampla gama de tópicos, desde verificações básicas antes da celebração de um contrato até a manutenção de cláusulas contratuais, problemas que tendem a ocorrer e como lidar com eles, como reagir a mudanças na lei e como trabalhar com uma boa empresa de administração. Quando um contrato de administração de aluguéis é celebrado, inicia-se um relacionamento de longo prazo. Para minimizar os riscos durante esse período e obter uma renda estável, a preparação prévia e as medidas preventivas são de extrema importância. Como proprietário, você pode reduzir bastante o número de problemas na administração de aluguéis se compreender e gerenciar totalmente o conteúdo do contrato e lidar com eles adequadamente, com a ajuda de especialistas, se necessário. A chave para o sucesso a longo prazo é manter-se atualizado com os conhecimentos mais recentes e trabalhar com um parceiro confiável para garantir uma boa administração do aluguel. Com o conhecimento e a preparação corretos para os contratos de aluguel, você pode obter uma administração de aluguel segura e protegida.