نصائح لإدارة عقود الإيجار وتجنب المخاطر للمالكين

بالنسبة لمالكي العقارات الذين يديرون عقاراتهم المستأجرة، هناك العديد من المحاذير والمزالق عند إبرام عقد الإيجار. يقدم هذا المقال شرحاً تفصيلياً من وجهة نظر المالك للأساسيات عند إبرام العقد، والبنود المهمة التي يجب تضمينها في العقد، وحالات المشاكل الشائعة ومواجهتها، والامتثال لأحدث التغييرات القانونية، وأهمية التعاون مع شركة إدارة الإيجار.

الأمور الأساسية التي يجب أن يكون المالكون على دراية بها عند إبرام عقد الإيجار

توضيح شروط العقد

عند إبرام العقد، من الضروري تحديد الشروط والأحكام الأساسية للعقد بوضوح، مثل الإيجار والوديعة والمبلغ المالي الرئيسي ومدة العقد. من المهم التأكد من عدم الاكتفاء بالاتفاق شفهياً فقط بل يجب أن يكون الاتفاق مكتوباً أيضاً لمنع أي اختلافات بين الطرفين. يجب الاتفاق على مبلغ الإيجار وتواريخ السداد وطرق الدفع (مثل المدفوع له ومن يتحمل رسوم التحويل المصرفي)، وكذلك شروط تجديد العقد وإنهائه على وجه التحديد وتركها في العقد. إذا تُركت شروط العقد غامضة، فقد يؤدي ذلك إلى نزاعات لاحقاً، مثل "لم يتم إخباري". لتجنب المخاطر كمالك للعقار، تأكد من أن جميع شروط عقد الإيجار مذكورة بوضوح في العقد مكتوبة ومتفق عليها من قبل الطرفين بتوقيعاتهما وأختامهما.

تأكيد محتويات بيان الأمور المهمة في بيان الأمور المهمة

عند توقيع العقد من خلال وكالة عقارية (مقاول بناء)، يتم إصدار شرح مكتوب للأمور المهمة (شرح مفصل للعقار والعقد) وشرحه من قبل مقاول البناء قبل إبرام العقد. من المهم أن يقوم المالك بالتحقق من محتويات شرح الأمور المهمة هذا مسبقاً للتأكد من عدم وجود أخطاء أو سهو. يصف بيان الأمور المهمة الحقوق المتعلقة بالعقار (على سبيل المثال ما إذا كان هناك أي رهن عقاري أم لا)، وحالة المرافق، وشروط العقد وغيرها من الأمور الأخرى ذات الأهمية للمستأجر. إذا كانت هناك أي أخطاء في الوصف، فقد يؤدي ذلك إلى الإضرار بعلاقة الثقة مع المستأجر ويسبب مشاكل، لذا راجع الوكالة العقارية مسبقاً إذا كان هناك أي شيء غير واضح واطلب تصحيحه. في حالة الإدارة الذاتية، حيث يقوم المالك بتأجير العقار مباشرة، لا يوجد التزام قانوني بإصدار بيان بالأمور المهمة، ولكن يُنصح بذلك لمنع حدوث اختلافات في التفاهم بين المالك والمستأجر. من خلال الشرح الدقيق لحالة العقار وشروط العقد كتابياً والحصول على فهم المستأجر وموافقته قبل توقيع العقد، يمكنك منع المطالبات والدعاوى القضائية لاحقاً.

فحص سمات المستأجر (فحص ائتمان المستأجر)

من الأساسي أيضاً إجراء فحص كامل للجدارة الائتمانية وشخصية المستأجر (المستأجر المحتمل) قبل تأجير العقار. وبالإضافة إلى القدرة على دفع الإيجار (حالة الدخل، ومكان العمل، والحالة الوظيفية، وما إلى ذلك)، يتم أيضاً فحص تاريخ مشاكل الإيجار السابقة والموقف من الحياة إلى أقصى حد ممكن. وعلى وجه التحديد، نطلب إثبات الدخل وإثبات التوظيف، ونتحقق من تفاصيل الاتصال في حالات الطوارئ والضامنين المشتركين. بالإضافة إلى ذلك، أصبح من الشائع في السنوات الأخيرة أن ينضم المستأجرون إلى شركة ضمان الإيجار، والتي يمكنها تقييم الجدارة الائتمانية للمستأجر. من المهم أيضاً التحقق من عدم وجود مشاكل في الفحص من قبل شركة الضمان. إذا فشلت في فحص سمات المستأجرين، فإنك تخاطر بدعوة مستأجرين ذوي سلوكيات سيئة، مثل مشاكل الضوضاء ليلاً أو آداب التخلص من القمامة. في الواقع، من الصعب اكتشاف شخصية المستأجرين بشكل كامل، ولكن إذا عهدت بفحص المستأجرين إلى شركة إدارة ذات سجل جيد، يمكنك التخلص من المستأجرين السيئين باحتمالية كبيرة. بصفتك مالكاً، يمكنك تحقيق الاستقرار في عملك الإيجاري من خلال العمل مع شركة إدارة موثوقة لفحص المستأجرين بشكل مناسب وفرز المتقدمين الذين يواجهون مشاكل مسبقاً.

بنود مهمة يجب تضمينها في عقد الإيجار

اتفاقية الإيجار هي كتاب القواعد لإدارة الإيجار. يجب تضمين البنود المهمة التالية لضمان سلاسة إدارة الإيجار دون الإضرار بالمالك

• الإيجار وشروط الدفع: تحديد مبلغ الإيجار الشهري، وتاريخ الاستحقاق (عادةً ما يكون اليوم العاشر من الشهر) وطريقة الدفع (مثل التحويل المصرفي). يجب أيضاً النص على وجود ومعدل غرامات التأخير في حالة التأخر في السداد.

• الوديعة ومبلغ المفتاح: يجب تحديد مبلغ الوديعة (وديعة التأمين) ومبلغ المفتاح، وكيفية الاحتفاظ بها وكيفية تسويتها في نهاية العقد. على سبيل المثال، يجب أن يُذكر بوضوح أنه "سيتم الاحتفاظ بوديعة تأمين بقيمة إيجار شهر كذا وسيتم إرجاع الرصيد بعد خصم الإيجار غير المدفوع وتكاليف الترميم عند انتقال المستأجر من العقار". كما ينص القانون المدني بوضوح على قواعد إعادة ودائع الضمان في القانون المدني، والذي ينص على وجوب إعادة المبلغ المتبقي بعد خصم ديون المستأجر وقت إخلاء المبنى. كما يجب أخذ هذا الحكم القانوني في الاعتبار لتوضيح شروط تسوية وديعة التأمين. ونظراً لأن مبلغ التأمين هو شرط غير قابل للاسترداد، يجب أيضاً ذكر معاملته في العقد.

• مدة العقد وتجديده: يجب ذكر نوع العقد (عقد إيجارعام أومحدد المدة) بوضوح وتحديد مدة العقد. بالنسبة لعقد الإيجار العادي، تكون مدة العقد بشكل عام سنتين، ويمكن تجديده بشكل أساسي إذا كان المستأجر راغباً في تجديده. أما إذا كان العقد إيجار محدد المدة، فينبغي أن ينص بوضوح على أنه لا يوجد تجديد وأن العقد ينتهي بنهاية مدة العقد، ويحدد ما إذا كان العقد قابلاً للتجديد أم لا والإجراءات الواجب اتباعها. كما ينبغي الاتفاق على إجراءات التجديد ورسوم التجديد (انظر أدناه) قبل انتهاء مدة العقد.

• اتفاقيات الإنهاء المبكر: تنص على الشروط التي يمكن بموجبها إنهاء العقد خلال فترة العقد (إلغاء العقد). يتم النص بوضوح في العقد على فترة الإشعار (عادةً ما تكون مهلة شهر أو شهرين) ووجود غرامة جزائية في حالة الإلغاء من قبل المستأجر. في حالة الإلغاء من قبل المؤجر، من الصعب إنهاء عقد الإيجار القياسي ما لم يكن هناك سبب مبرر، ولكن العقد ينص على التدابير والإجراءات التي يجب اتخاذها في حالة حدوث ظروف لا يمكن تجنبها (مثل الهدم بسبب تهدم المبنى). من حيث المبدأ، لا يمكن إنهاء عقد الإيجار المحدد المدة في منتصف المدة، ولكن من الممكن تضمين بند يسمح بإنهاء العقد إذا طرأت ظروف لا يمكن تجنبها للمستأجر، مثل النقل أو العلاج الطبي (بند إنهاء العقد في منتصف المدة استناداً إلى المادة 38 (5) من قانون إيجار الأراضي والمساكن). لاحظ أن حق المؤجر في إنهاء العقد قبل الإنهاء محدود للغاية من منظور حماية المستأجر، وحتى إذا تم تضمين شرط خاص في العقد، فغالباً ما يكون غير صالح قانوناً.

• نطاق التزامات الترميم: حدد بوضوح نطاق ومحتوى التزام المستأجر بإعادة العقار إلى حالته الأصلية عند الإخلاء. ينص القانون المدني بوضوح على أن التدهور المرتبط بالعمر والبلى الناتج عن الاستخدام العادي (مثل حروق الشمس والخدوش التي تحدث بشكل طبيعي) تقع خارج نطاق التزام المستأجر بإعادة العقار إلى حالته الأصلية. لذلك، يُنصح بالنص في العقد على أن المستأجر مسؤول فقط عن "الأضرار المتعمدة أو الإهمال أو الأضرار التي تتجاوز نطاق الاستخدام العادي"، وأن المالك مسؤول عن جميع الأضرار الأخرى. على سبيل المثال، يتحمل المالك مسؤولية ثقوب الدبابيس والخدوش الطفيفة التي تحدث بسبب البلى العادي، بينما يتحمل المستأجر مسؤولية حروق السجائر والأضرار المتعمدة. بالإضافة إلى ذلك، هناك حالات يتم فيها وضع شرط خاص (مثل ما يسمى بشرط "شيكي-بيكي") ، والذي ينص على أن المستأجر يتحمل العبء حتى بالنسبة للبلى العادي، ولكن يجب النظر في ذلك بعناية حيث أن هناك خطر أن يتم الحكم على الشرط المجحف جداً للمستأجر بأنه غير صالح. يمكن السيطرة على المشاكل إذا كان الشرط يتماشى مع إرشادات وزارة الأراضي والبنية التحتية والنقل والسياحة بشأن إعادة الشيء إلى حالته الأصلية.

• رسوم التجديد: يجب ذكر رسوم التجديد ، والتي توجد بشكل رئيسي في عقود الإيجار السكنية في منطقة العاصمة طوكيو، بشكل واضح في العقد في حالة حدوثها. رسوم التجديد عبارة عن دفعة لمرة واحدة يدفعها المستأجر للمالك عند تجديد العقد، وعادة ما تكون حوالي إيجار شهر واحد من الإيجار الجديد. كما ينص العقد على وجود رسوم التجديد ومقدارها، ووقت الدفع (على سبيل المثال عند إبرام عقد التجديد) وما إذا كان يمكن رفض التجديد إذا لم يتم دفع رسوم التجديد. تعتمد ممارسة استلام رسوم التجديد على المنطقة، ولكن من المهم الاتفاق مسبقاً في بنود العقد على ذلك لتجنب المنازعات فيما بعد بشأن عدم توضيح رسوم التجديد.

• البنود المحظورة: سرد البنود المحظورة التي يجب على المستأجر مراعاتها عند استخدام العقار. تشمل الأمثلة النموذجية ما يلي: حظر التأجير من الباطن دون إذن، وحظر الاستخدام لأغراض أخرى غير العنوان (مثل المكاتب أو السكن الخاص)، وحظر تربية الحيوانات الأليفة (أو طلب الإذن)، وحظر العزف على الآلات الموسيقية أو إحداث ضوضاء عالية، وحظر جلب أو استخدام المخدرات غير المشروعة، وحظر إضرام النار أو المواد الخطرة، وحظر الأنشطة التي تسبب مشاكل في الحي (الضوضاء في وقت متأخر من الليل إلخ)، إلخ. من خلال ذكر المحظورات بوضوح في العقد والنص على إمكانية فسخ العقد في حالة الإخلال بها، يتم تشجيع المستأجر على أن يكون على دراية بهذه القواعد، وهذا سيساعد على ردع المشاكل. على سبيل المثال، من المستحسن تضمين بند ينص على ما يلي: "إذا ارتكب المستأجر مخالفة للعقد، مثل التأجير من الباطن دون إذن، فإن المؤجر سيعطي إشعاراً لتصحيح الوضع ويجوز له إنهاء العقد إذا لم يحدث أي تحسن".

البنود المذكورة أعلاه هي أساسيات عقد الإيجار. إذا كانت مفقودة أو غير واضحة، فقد لا تكون حقوق المالك محمية في حالة حدوث طارئ، أو قد تنشأ نزاعات مع المستأجر. عند صياغة العقد، من الضروري الحصول على مشورة مهنية والتأكد من أن البنود الضرورية مغطاة وواضحة.

المشاكل الشائعة والدروس المستفادة

في إدارة الإيجار، يمكن أن تنشأ مشاكل مختلفة بعد توقيع العقد. يصف هذا القسم أمثلة نموذجية للمشاكل التي يواجهها المالكون والدروس المستفادة منها.

المشاكل المتعلقة بالإيجار غير المدفوع (متأخرات الإيجار)

تعتبر متأخرات الإ يجار مشكلة خطيرة بالنسبة لمالكي العقارات المستأجرة. إذا تخلف المستأجر عن دفع الإيجار، فإن المالك لا يخسر الدخل فحسب، بل يتعين عليه أيضاً النظر في إجراءات مثل إلغاء العقد أو إجراءات التنازل إذا طالت مدة التأخير. ومع ذلك، في الممارسة الإيجارية اليابانية، من منظور حماية المستأجر، لا يمكن إنهاء العقد على الفور أو مطالبة المستأجر بإخلاء العقار حتى لو حدثت متأخرات، ويعتبر من الصعب عمومًا التعرف على أسباب مبررة لإنهاء العقد ما لم تكن المتأخرات أكثر من ثلاثة أشهر متتالية من المتأخرات. ولذلك، من المهم تقليل الضرر من خلال تذكير المستأجر بالمتأخرات على الفور، وتأكيد خطة السداد، وإذا لزم الأمر، الاتصال بشركة الضمان لتلقي مدفوعات الحلول. بالإضافة إلى ذلك، من الفعال إيداع مبلغ تأمين كافٍ (كقاعدة عامة، إيجار شهرين على الأقل) ومطالبة المستأجر بالانضمام إلى شركة ضمان كإ جراء للحد من مخاطر عدم السداد مقدماً. إذا تم الانضمام إلى شركة ضمان، يمكن للمالك تأمين مبلغ معين من دخل الإيجار لأن الشركة ستدفع الإيجار بدلاً من المستأجر إذا تخلف المستأجر عن سداد الإيجار. والدرس المستفاد من مشاكل متأخرات الإيجار هو التحوط من مخاطر المتأخرات وقت التعاقد والتعامل مع المتأخرات بسرعة وبشكل مناسب عند حدوثها. منع الضرر من خلال تدابير أولية ونظام إدارة يومي.

المشاكل المتعلقة بخرق العقد (انتهاك المحظورات)

يمكن أن تتطور المشاكل أيضاً إذا خالف المستأجر قواعد العقد. على سبيل المثال، لا توجد نهاية لحالات انتهاك المحظورات مثل تأجير العقار من الباطن دون إذن، أو تربية الحيوانات الأليفة رغم حظر ذلك، أو العزف على الآلات الموسيقية في وقت متأخر من الليل رغم حظر الضوضاء، مما أدى إلى شكاوى من الجيران. إذا تم اكتشاف إخلال بالعقد، فإن الخطوة الأولى هي إصدار إشعار للمستأجر يحثه على تصحيح الوضع والمطالبة بإيقاف الإخلال أو إعادة الحالة الأصلية (مثل إزالة الحيوان الأليف، إلخ) وفقًا للعقد. إذا لم يتم إصلاح الوضع، يمكن فسخ العقد، ولكن من الناحية العملية قد لا يمتثل المستأجر وقد تطول المشكلة. وبسبب المبدأ القوي لحماية المستأجر في عقود الإيجار، ليس من السهل طرد المستأجر على الفور بسبب الإخلال بالعقد، وفي بعض الحالات قد يكون من الضروري إجراء مناقشات أو وساطة. تتمثل الدروس المستفادة من مشاكل الإخلال بالعقد في منع الإخلال قبلحدوثه والتعامل معه بهدوء عند حدوثه. كما ذكرنا أعلاه، من الفعّال تجنب الأشخاص الذين من المحتمل أن يتسببوا في مشاكل عند فرز المستأجرين، وشرح الأمور المحظورة بعناية عند توقيع العقد والتعهد بالالتزام بها. في حالة حدوث أي مخالفة، احتفظ بسجل لها ونبه المستأجر على الفور، واستشر شركة الإدارة أو أحد المتخصصين (محامٍ مثلاً) لاتخاذ الإجراءات المناسبة قبل أن تتعقد الأمور.

مشاكل الترميم

غالباً ما تكون تكلفة ترميم العقار وإعادته إلى حالته الأصلية وقت الانتقال من العقار محل خلاف بين المالك والمستأجر. وعادةً ما يجادل المستأجر بأن الأوساخ والخدوش الناجمة عن المعيشة العادية غير ملزمة بالترميم لأنها تدهور مرتبط بالعمر، بينما يجادل المالك بأن المستأجر يجب أن يقوم بإصلاحها على نفقته الخاصة وفقاً للعقد. على سبيل المثال، تعتبر الانبعاجات في الأرضية الناتجة عن الأثاث، وورق الحائط المحروق أو الداكن بسبب أشعة الشمس من البلى العادي، أما إزالة مكيف الهواء أو الثقوب الناتجة عن دبابيس الرسم فهي على حساب المستأجر. كما ذُكر أعلاه، يوضح القانون أن البلى الناجم عن الاستخدام العادي لا يدخل في التزام المستأجر بإعادة العقار إلى حالته الأصلية. ولذلك، إذا حاول المالك خصم مبلغ التلف الناتج عن العمر من الوديعة، فهناك احتمال حدوث نزاع قانوني من المستأجر. ومع ذلك، إذا كان هناك بند خاص في العقد ووافق عليه المستأجر، فقد يتم قبوله، لذا فإن الفحص الدقيق للعقد والمناقشة بين المالك والمستأجر ضروريان لحل أي مشاكل. تشمل الدروس المستفادة لتجنب مشاكل الترميم تسجيل ومشاركة الحالة الحالية للعقار وقت الانتقال إليهوالنص على نطاق العبء في العقد على وجه التحديد. إذا تم تسجيل حالة العقار وقت الانتقال باستخدام قوائم المراجعة والصور الفوتوغرافية، وكان الطرفان على علم بأي خدوش أو بقع، فمن الممكن تجنب الخلافات وقت الانتقال حول ما إذا كانت هذه الخدوش موجودة قبل انتقال المستأجر إلى هنا أم لا. وبالإضافة إلى ذلك، إذا قمت بتسوية الفاتورة بهدوء وفقاً لقواعد الترميم المتفق عليها وقت توقيع العقد، يمكنك تجنب المشاكل في معظم الحالات. في حالة عدم تمكن الطرفين من التوصل إلى اتفاق، وهو أمر غير محتمل، يمكنهما اللجوء إلى مركز محلي للمشورة بشأن المنازعات أو نظام محكمة الدعاوى الصغيرة.

التدابير العملية لتجنب المشاكل

فيما يلي ملخص للتدابير العملية التي يجب على المالكين اتخاذها لتجنب المشاكل المذكورة أعلاه ولإدارة أعمال الإيجار براحة البال.

• الاستخدام الفعال لشركات ضمان الإيجار: من الفعال توقيع عقد مع شركة ضمان إيجار موثوق بها كإجراء ضد مخاطر التأخر في دفع الإيجار. إذا قام المستأجر بالتسجيل في شركة ضمان، فإن شركة الضمان ستقوم بسداد مدفوعات بديلة في حالة عدم دفع المستأجر للإيجار، وبالتالي ضمان دخل ثابت للمالك. كما تلعب شركات الضمان أيضاً دوراً في التحقق من الجدارة الائتمانية للمستأجرين من خلال الفحص الخاص بها، لذا فهي مفيدة كجزء من عملية فحص المستأجر. ومع ذلك، نظرًا لأن شركات الضمان تختلف من شركة ضمان إلى أخرى، يجب على المالكين اختيار شركة ضمان موثوقة للغاية (على سبيل المثال شركة إدارة مساكن للإيجار مسجلة لدى وزير الأراضي والبنية التحتية والنقل والتي تقوم أيضًا بأعمال الضمان). تحقق أيضًا من محتويات اتفاقية الضمان (حدود الضمان وتدفق الاستجابة في حالة وجود متأخرات) مسبقًا للتأكد من وجود جميع الترتيبات الممكنة.

• استخدام عقود الإيجار محددة المدة: ضع في اعتبارك استخدام عقد إيجار مبنى محدد المدة (عقد إيجار محدد المدة) إذا كنت ترغب في تحديد الفترة التي سيتم تأجير العقار فيها مسبقاً أو إذا كانت هناك ظروف ترغب في ضمان إخلاء العقار في المستقبل. ويضمن عقد الإيجار محدد المدة أن المستأجر سيخلي العقار في نهاية مدة العقد، مما يقلل من مخاطر بقاء المستأجر في العقار وصعوبة التفاوض على إخلائه، كما هو الحال مع عقد الإيجار القياسي. على سبيل المثال، عقد الإيجار محدد المدة مناسب لحالات مثل "أريد استئجار الشقة لمدة عامين فقط أثناء غيابي في رحلة نقل". وبالإضافة إلى ذلك، من الممكن إعادة توقيع عقد الإيجار محدد المدة بالاتفاق المتبادل، لذلك إذا كان المستأجر في وضع جيد، يمكن تشغيل عقد الإيجار بمرونة بحيث يمكن للمستأجر إعادة توقيع العقد والاستمرار في السكن في العقار. ومع ذلك، لكي يكون عقد الإيجار محدد المدة ساري المفعول، من الضروري اتباع الإجراءات القانونية مثل الشرح والتوضيح الكتابي المسبق في وثيقة العقد. ونظراً لأن الإجراءات معقدة إلى حد ما ويميل المستأجرون إلى تجنبها، فمن المستحسن إبلاغ المستأجرين بعقد الإيجار محدد المدة في مرحلة التوظيف وتوقيع العقد مع المستأجرين الذين يوافقون عليه. يُعدّ استخدام عقود الإيجار محددة المدة خياراً قوياً للمالكين الذين يرغبون في إدارة أصولهم بشكل منهجي ودون التأثر براحة المستأجر.

• مراجعة العقود وتحديثها بانتظام: تتغير القوانين والسوابق القضائية المتعلقة بعقود الإيجار بمرور الوقت. قد يؤدي استخدام قوالب العقود القديمة إلى وجود أوجه قصور لا تتوافق مع أحدث التغييرات القانونية. في الواقع، تغيرت البنود التي يجب تضمينها في عقد الإيجار مع مراجعة القانون المدني (قانون الالتزامات) في عام 2020، ولكن في بعض الحالات، لم يتم تنفيذ المراجعات بشكل كامل ولا يزال العقد القديم قيد الاستخدام. من المهم أن يقوم المالكون بفحص العقد بانتظام من قبل خبير وتحديث البنود بما يتماشى مع التغييرات في التشريعات والظروف الاجتماعية. على سبيل المثال، يجب تعديل شرط الضامن في العقد ليتوافق مع التزام الضامن المذكور أعلاه بتحديد حد أقصى للمبلغ (تمت مراجعة القانون المدني في عام 2020)، أو يجب تضمين بيان واضح بشأن التعامل مع ودائع الضمان. أيضًا، إذا كشف تراكم السوابق القضائية عن بنود خاصة مشكوك في صحتها (مثل بند موحد بشأن المبلغ الكامل لإيداع الضمان)، ففكر في حذف أو تعديل البند من العقد. استخدم أحدث النماذج كمرجع وحافظ على عقد يناسب سياساتك العقارية والإدارية الخاصة بك.

• تحقق بدقة من الوضع الحالي عند الانتقال والخروج: السجلات والأدلة أساسية لمنع المشاكل. عندما ينتقل المستأجر إلى العقار، يجب إجراء فحص تفصيلي للحالة الحالية للعقار بحضور المالك أو موظفي الإدارة، ويجب وضع قائمة مراجعة وتوقيعها من كلا الطرفين. إذا تم مشاركة العيوب والبقع والمعدات المعيبة وما إلى ذلك وتسجيلها (بما في ذلك الصور الفوتوغرافية) وقت الانتقال، فسيكون من الواضح عند انتقال المستأجر من العقار ما إذا كانت هذه العيوب والبقع والمعدات المعيبة وما إلى ذلك من عيوب جديدة. وبالمثل، عندما تنتقل من العقار، سنحضر للتحقق من الحالة الحالية للعقار ومقارنتها بالسجلات من وقت انتقالك إلى هنا لتحديد أي مناطق تحتاج إلى إعادتها إلى حالتها الأصلية. من المهم على وجه الخصوص الاحتفاظ بأدلة فوتوغرافية ومكتوبة للخدوش والبقع البسيطة، حيث يمكن بسهولة الاعتراض عليها من الذاكرة وحدها. يجب أن يتضمن التأكيد الكتابي للحالة الحالية للعقار المناطق التي يجب إصلاحها وفئات الأعباء المتفق عليها من قبل الطرفين، وذلك لمنع أي سوء تفاهم في وقت لاحق. هذه الإجراءات الدقيقة في وقت الانتقال من وإلى العقار ستقلل إلى حد كبير من عدد المشاكل المحيطة بتسوية ودائع الضمان وعبء تكاليف الإصلاح.

نقاط يجب مراعاتها عند التعامل مع التغييرات التي طرأت على القانون المتعلق بعقود الإيجار

يتم تعديل القوانين المتعلقة بعقود الإيجار من وقت لآخر، ويتعين على المالكين مواكبة هذه التطورات والاستجابة لها وفقاً لذلك. فيما يلي بعض أهم التعديلات في السنوات الأخيرة.

• الاستجابة للتعديلات التي أدخلت على القانون المدني (قانون الالتزامات ): أدخلت تعديلات القانون المدني التي دخلت حيز التنفيذ في أبريل 2020 تنقيحاً كبيراً على الأحكام المتعلقة بعقود الإيجار. تتمثل إحدى النقاط الرئيسية في توضيح قواعد إعادة ودائع الضمان واستعادتها إلى حالتها الأصلية. ينص القانون المدني المنقح بوضوح على أنه في نهاية عقد الإيجار، يجب على المؤجر (المالك) خصم التزامات المستأجر مثل الإيجار غير المدفوع وتكاليف الترميم من مبلغ التأمين وإعادة المبلغ المتبقي إلى المستأجر. على الرغم من أن هذا كان هو الحال في الممارسة العملية في الماضي، إلا أن حقيقة أن القانون ينص على ذلك بوضوح الآن سيساعد على منع حدوث مشاكل في تسوية ودائع الضمان. كما ينص القانون بوضوح أيضاً على أن المستأجر لا يتحمل عبء إعادة العقار إلى حالته الأصلية إذا كان هناك تلف بسبب الاستعمال العادي. يعد هذا أيضًا شكلًا من أشكال تقنين المبادئ التوجيهية الحالية، ومن المتوقع أن يكون له تأثير في الحد من النزاعات حول تكاليف الإصلاح بسبب التدهور المرتبط بالعمر. ومع ذلك، تجدر الإشارة إلى أن العهدة التي تنص على أن المستأجر يتحمل البلى العادي ليست باطلة بشكل عام ولا تزال هناك حالات صحيحة. بعد ذلك، من المهم أيضاً تعزيز القواعد المتعلقة بالضامنين المتضامنين. فوفقاً للمادة 465-2 من القانون المدني المعدل، عندما يُجعل الفرد ضامناً متضامناً في عقد الإيجار، يصبح عقد الضمان باطلاً إذا لم يتم تحديد الحد الأقصى للمبلغ (حد الضمان) وقت العقد. سيتم تغيير شرط الضمان، الذي كان يُكتب بشكل شامل "أنا أضمن جميع الديون"، إلى عبارة "أنا أضمن في حدود XX مليون ين" في المستقبل، ويكون تحديد حد أقصى معين للمبلغ إلزاميًا. إن مستوى الحد الأقصى للمبلغ الأقصى غير منصوص عليه قانونًا ومتروك للاتفاق بين الأطراف المعنية، ولكن تم تقديم مثال لتحديده بحوالي 18 شهرًا من الإيجار كدليل است رشادي، مع مراعاة الحالة التي يطول فيها أمد الإيجار المتأخر. عند طلب ضامن، ينبغي تحديث العقد لضمان عدم نسيان هذا الحد الأقصى للمبلغ، وذلك عند طلب ضامن. وعلاوة على ذلك، فيما يتعلق بعقود الإيجار التجارية، تنص المادة 465-10 من القانون المدني المعدل حديثًا على التزام المستأجر بتقديم معلومات عن الممتلكات والدخل والنفقات إلى الضامن المشترك المحتمل (وهذا ينطبق على عقود إيجار المكاتب والمتاجر وما إلى ذلك، وليس المساكن). وينص على أنه يمكن إلغاء عقد الضمان إذا أخفق المستأجر في هذا الالتزام بتقديم المعلومات وأخطأ الضامن بسبب ذلك. وبصفتك مالكاً، يجب عليك كمالك أن تدرج في عقد الإيجار عموداً في العقد لوصف شروط العقار المنصوص عليها في العقد، وما إلى ذلك عند تأجير عقار تجاري. أخيرًا، تنص المادة 458-2 من القانون المدني المعدل أيضًا على التزام المالك بالرد عند تلقي استفسار عن حالة دفع الإيجار من الضامن المشترك. يجب على المالك أو شركة الإدارة الإجابة دون تأخير إذا سأل الضامن "هل دفع المستأجر الإيجار بشكل صحيح؟ من الضامن، يجب على المالك أو شركة الإدارة الإجابة دون تأخير. إذا لم يتم ذلك، فهناك خطر من أن يدعي الضامن أنه "لم يتم إخباره بالموقف مسبقًا" عندما يحاول مطالبة الضامن بالمتأخرات، وسيتم رفض الدفع. بما أن تعديلات القانون المدني المذكورة أعلاه ترتبط مباشرة بالممارسة التعاقدية، فيجب أن تنعكس في العقد وأن تُراعى أيضًا في العمل الإداري اليومي.

• التغييرات القانونية الأخرى ذات الصلة: بالإضافة إلى القانون المدني، هناك تغييرات أخرى في النظام القانوني المتعلق بصناعة التأجير. على سبيل المثال، تم تمديدالمدة القصوى لعقد الإيجارمن 20 إلى 50 سنة (القانون المدني المعدل، المادة 604). وقد أتاح ذلك إمكانية إبرام عقود إيجار فعالة لفترات طويلة جدًا، ولكن لن يكون لذلك تأثير كبير على الإيجارات السكنية العادية. من ناحية أخرى، هناك تعديل مألوف بالنسبة للمالكين وهو قانون إدارة أعمال تأجير المساكن (ساري المفعول اعتبارًا من عام 2021). يضع هذا القانون نظام تسجيل لشركات إدارة الإيجارات وينص على معايير لأنظمة إدارة الأعمال والالتزام بإدارة العقارات بشكل منفصل. الهدف هو معالجة المشاكل مع شركات التأجير من الباطن (ما يسمى بمشاكل التأجير من الباطن) من خلال فرض قواعد معينة على شركات الإدارة. عند اختيار شركة إدارة، يمكن للمالكين الاطمئنان عند التحقق مما إذا كانت الشركة مسجلة كشركة إدارة مساكن للإيجار وما إذا كانت لديها رخصة بناء وتراخيص معاملات البناء أم لا. وقد أدى الاتجاه نحو الرقمنة أيضاً إلى تغييرات مثل تعديل قانون أعمال قطع أراضي المباني ومعاملات المباني في عام 2022 للسماح بتقديم تفسيرات للأمور المهمة عبر الإنترنت. كما أصبحت التوقيعات الإلكترونية على العقود سارية قانوناً. من المهم مواكبة أي تعديلات مستقبلية على التشريعات ذات الصلة وتحديث إجراءات العقود وأساليب الإدارة.

أهمية التعاون مع شركات إدارة التأجير ومعايير الاختيار

وأخيراً، نناقش التعاون مع شركات إدارة التأجير (شركات إدارة العقارات). تُعد شركة إدارة التأجير الجيدة شريكاً أساسياً لإدارة تأجير ناجحة. اكتشف مدى أهميتها وما الذي تبحث عنه عند اختيار شركة إدارة.

مزايا العمل مع شركة إدارة

يمكن أن يقلل إسناد إدارة العقارات إلى شركة إدارة بشكل كبير من الوقت والجهد اللازمين للمالك للتعامل مع الأمر بنفسه. حتى الملاك المشغولون بوظائفهم اليومية يمكنهم ضمان استقرار العمليات من خلال إسناد المهام المعقدة إلى محترفين، مثل التوظيف (إعلانات توظيف المستأجرين ومراسلات العرض)، وإجراءات العقود، وتحصيل الإيجار، والتذكير بالمتأخرات، والتعامل مع الشكاوى، وترتيب المقاولين في حالة تعطل المعدات، وتسوية الحسابات عند خروج المستأجرين. يمكن أن تكون خبرة وتجربة شركة الإدارة مفيدة للغاية، خاصةً في فحص المستأجرين والتعامل مع المشاكل. فشركة الإدارة ذات السجل الحافل ستستخدم خبرتها في فرز المستأجرين بشكل صحيح والتخلص من المستأجرين السيئين. يمكن لشركة الإدارة أيضاً أن تعمل كوكيل وتقدم الدعم في المواقف التي يصعب على الفرد التعامل معها، مثل تذكير المستأجرين بالمتأخرات، أو العمل كوسيط في حالة وجود مشاكل في الحي، أو التعامل مع الخبراء عندما يتطلب الأمر إجراءات قانونية. وعلاوةً على ذلك، بما أنهم على دراية بأحدث التعديلات القانونية وظروف سوق العقارات، فإنهم يتمتعون بميزة القدرة على تقديم المشورة المناسبة بشأن الحفاظ على مستندات العقد وتحديد الإيجارات. وبصفة عامة، فإن التعاون الجيد مع شركة الإدارة سيمكن المالك من مواصلة إدارة الإيجارات براحة بال، وتقليل معدلات الشغور والحفاظ على قيم الأصول.

معايير ونقاط اختيار شركة الإدارة

المفتاح هو اختيار شركة إدارة موثوقة. إذا أخطأت في اختيار شركة إدارة، فقد يتسبب ذلك في حدوث مشاكل. النقاط الرئيسية التي يجب التحقق منها عند اختيار شركة إدارة هي

• السجل الحافل والخبرة: تحقق من السجل التشغيلي لشركة الإدارة (عدد الوحدات التي تديرها وحصتها السوقية في المنطقة)، وعدد السنوات التي قضتها الشركة في العمل وخبرة موظفيها. تميل الشركات ذات السجل الحافل إلى امتلاك قدرة عالية على توظيف المستأجرين والتعامل مع المشاكل. ارجع أيضاً إلى الكلام الشفهي والسمعة لتحديد ما إذا كانت الشركة جديرة بالثقة.

• محتوى الإدارة ونطاق الخدمات: تختلف إدارة الإيجار والخدمات المقدمة من شركة لأخرى. تحقق من مدى الخدمات التي تقدمها الشركة بدءاً من تحصيل الإيجار الأساسي والتذكير بالمتأخرات إلى الاستجابة لحالات الطوارئ على مدار 24 ساعة، والدوريات المنتظمة والتنظيف، وترتيبات أعمال الترميم، وإجراءات تجديد العقد نيابةً عنك، والحضور والتسوية عند الخروج، وحتى ضمانات الإيجار وعقود الإيجار من الباطن (ضمانات الشواغر). اختر الشركة التي تقدم خدمات تلبي احتياجاتك.

• رسوم الإدارة (التكاليف): تبلغ رسوم الإدارة بشكل عام حوالي 5% من الإيجار. إذا كانت النسبة مرتفعة للغاية، فقد تضغط على أرباحك، بينما إذا كانت منخفضة للغاية، فقد لا تقدم خدمة كافية. قارن ونظر فيما إذا كان هيكل التكلفة الإجمالي مناسباً، بما في ذلك ليس فقط مبلغ العمولة ولكن أيضاً تكلفة رسوم الإعلان وقت توقيع العقد، وتخصيص رسوم التجديد والرسوم الإدارية لتخليص العقار عند انتقال المستأجر. من الحكمة الحصول على عروض أسعار من عدة شركات ومقارنتها ببعضها البعض دون اتخاذ قرار سريع بناءً على معلومات من شركة واحدة فقط.

• الموقف والتواصل: ستعمل أنت وشركة الإدارة معاً لفترة طويلة من الزمن لإدارة عقارك المستأجر. ومن المعايير المهمة أيضاً أدب الشخص المسؤول ونظام الإبلاغ والتواصل. تحقق مسبقاً مما إذا كانت هناك تقارير إدارية منتظمة، وما إذا كانوا يتصلون بك على الفور عند حدوث مشاكل، وما إذا كانوا يستجيبون بمرونة لطلبات المالك. من المهم تحديد ما إذا كان الشخص المسؤول موثوقاً به من خلال النظر في الاستجابة خلال مرحلة التشاور قبل التعاقد.

• الامتثال للقوانين واللوائح والموثوقية: من الضروري أيضاً التحقق من موثوقية الجوانب القانونية، مثل ما إذا كانت الشركة حاصلة على ترخيص كمقاول بناء وتاجر مبانٍ وتجديده بشكل مناسب، وما إذا كانت مسجلة كشركة إدارة مساكن للإيجار كما ذكر أعلاه. كما أن العضوية في الجمعيات (مثل العضوية في الرابطة العقارية لعموم اليابان أو الاتحاد الوطني لجمعيات مقاولي البناء) مفيدة أيضًا للتحقق من الممارسات التجارية غير القانونية. أيضًا، في ضوء المشاكل الأخيرة مع شركات التأجير من الباطن، إذا عرضت شركة ما عقد تأجير من الباطن، تحقق بعناية من شروط وأحكام العقد (مثل شروط الإيجار المضمون وشرط إنهاء العقد في منتصف المدة).

من المهم الحكم على النقاط المذكورة أعلاه بشكل شامل واختيار شركة الإدارة الأنسب لعقارك. إن أخذ الوقت الكافي لاختيار الشريك بعناية هو الخطوة الأولى نحو إدارة مستقرة، بدلاً من التسرع في إبرام عقد فوري مع أول شركة تأتي إلى السوق.

الخلاصة.

فيما يلي ملخص للنقاط والمزالق المهمة في عقود الإيجار من وجهة نظر مالك العقار. تغطي المعلومات مجموعة واسعة من الموضوعات، بدءاً من الفحوصات الأساسية قبل إبرام العقد، والحفاظ على بنود العقد، والمشاكل التي تحدث عادةً وكيفية التعامل معها، والاستجابة للتغييرات في القانون، والعمل مع شركة إدارة جيدة. بمجرد إبرام عقد إدارة الإيجار، تبدأ علاقة طويلة الأمد. من أجل تقليل المخاطر خلال هذه الفترة والحصول على دخل ثابت، فإن الإعداد المسبق والتدابير الوقائية ذات أهمية قصوى. بصفتك مالكاً، يمكنك تقليل عدد المشاكل في إدارة الإيجارات إلى حد كبير إذا فهمت محتويات العقد وأدارتها بشكل كامل وتعاملت معها بشكل مناسب، بمساعدة الخبراء إذا لزم الأمر. إن مفتاح النجاح على المدى الطويل هو مواكبة أحدث المعارف والعمل مع شريك موثوق به لضمان إدارة سليمة للإيجار. من خلال المعرفة الصحيحة والاستعداد لعقود الإيجار، يمكنك تحقيق إدارة تأجير آمنة ومأمونة.