Taxas de Administração Imobiliária: Como Definir e Negociar

A taxa de mercado das taxas de administração de propriedades é uma preocupação importante para os proprietários de imóveis ao terceirizar a administração do aluguel de suas propriedades para uma empresa profissional. Em geral, a taxa de administração é considerada "em torno de 3 a 5% da receita do aluguel", mas, na realidade, há uma grande variação dependendo da área, do tipo de propriedade e dos serviços oferecidos. Este artigo explica a base e o histórico da taxa de mercado para as taxas de administração, como determinar o nível adequado, bem como os pontos para negociação posterior. Ele também aborda como escolher uma empresa de administração de propriedades e os principais pontos que podem levar a melhorias de longo prazo na rentabilidade da propriedade, para que você possa usá-lo como referência para sua administração de aluguéis.

Conhecimento básico da taxa de mercado e histórico das taxas de administração

Primeiro, vamos ter em mente as taxas de mercado para as taxas de administração pagas às empresas de administração de propriedades. Em geral, a taxa padrão de administração de aluguéis é de cerca de 5% da receita do aluguel. Por exemplo, se a renda mensal do aluguel for de 100.000 ienes, a taxa de administração mensal será de cerca de 5.000 ienes. No entanto, a taxa de comissão real varia muito, com muitas agências imobiliárias definindo suas taxas de comissão na faixa de 3 a 8% da renda do aluguel. Os principais motivos para a grande variação nas taxas de comissão incluem diferenças regionais, tipos de propriedade e o escopo do trabalho terceirizado.

• Diferenças de área (regionais): há diferenças nas taxas de mercado entre áreas urbanas e rurais. Nas áreas urbanas, as taxas de administração tendem a ser mais baixas (porcentagem menor) devido ao grande número de propriedades e à intensa concorrência. Por outro lado, nas áreas rurais, o número limitado de empresas de administração significa que, em alguns casos, a taxa de comissão é mais alta. Em outras palavras, pode haver diferenças regionais, como 4-5% em Tóquio e outras áreas urbanas e mais de 5%-6% em áreas rurais pelos mesmos serviços. É aconselhável entender as taxas de mercado na área de sua propriedade antes de assinar um contrato.

• Diferenças por tipo e características do imóvel: as taxas de administração também podem variar dependendo do tipo e das características do imóvel. Embora as taxas mencionadas acima estejam dentro da faixa para apartamentos e condomínios residenciais em geral, as taxas de comissão podem ser mais altas do que o normal para propriedades de luxo e aquelas com equipamentos especiais, pois elas exigem mais tempo e esforço para serem administradas. Por exemplo, em casos raros, as taxas de administração podem ser de 10% ou mais para propriedades com elevadores, sistemas de segurança especiais e outros equipamentos que exigem manutenção e administração especializadas. Por outro lado, se o escopo do gerenciamento for limitado, como uma única casa isolada, a taxa de comissão poderá ser menor. O tamanho da propriedade (número de unidades) também tem efeito e, no caso de propriedades grandes com um grande número de unidades, pode ser possível negociar uma taxa de comissão mais baixa melhorando a eficiência por meio do gerenciamento em massa.

Portanto, as taxas de comissão de gerenciamento de propriedades não são uniformes, mas aumentam e diminuem dependendo de uma variedade de fatores. No entanto, a premissa básica é que no Japão não há regulamentações legais claras com relação ao limite máximo e ao método de cálculo das taxas de administração, que são determinadas pelos princípios do mercado. Portanto, em vez de dizer que "X% é o valor justo absoluto", é importante entender a faixa apropriada de acordo com a área e a propriedade, e estar preparado para tomar uma decisão comparando as ofertas de várias empresas.

Diferenças nas taxas de administração de acordo com o conteúdo do serviço

O valor da taxa de administração varia muito, dependendo da natureza dos serviços terceirizados (escopo dos serviços). Em geral, quanto mais serviços puderem ser terceirizados para uma empresa de administração, mais alta tende a ser a taxa de comissão. Vamos dar uma olhada nas especificidades dos serviços que afetam a taxa de comissão.

Principais serviços de administração de aluguéis fornecidos pelas empresas de administração
Em geral, os serviços básicos incluídos nas taxas de administração incluem

• Cobrança de aluguel e gerenciamento de remessas: coleta o aluguel mensal dos locatários e gerencia a remessa ao proprietário. Isso geralmente inclui lembrar os locatários quando ocorrem atrasos.

• Relações com os inquilinos/tratamento de reclamações: o serviço oferece um ponto de contato 24 horas para consultas e reclamações dos inquilinos e resolve os problemas quando eles ocorrem. Algumas empresas oferecem serviços de resposta a emergências à noite e em feriados.

• Organização da manutenção de edifícios e instalações: patrulhas regulares nos edifícios, organização da limpeza das áreas comuns, organização de empresas de reparos em caso de falha de equipamentos, programação de inspeções etc. A manutenção e o gerenciamento adequados estão diretamente ligados à satisfação do locatário e à manutenção do valor do ativo.

• Procedimentos relacionados a contratos: incluem tarefas relacionadas a contratos de aluguel, como recrutamento e triagem de novos inquilinos, elaboração e conclusão de contratos de aluguel e explicação de questões importantes no momento da mudança. Isso também pode incluir procedimentos de renovação e cobrança de taxas de renovação em nome do inquilino.

• Tratamento da mudança e restauração: atender aos inquilinos quando eles se mudarem, organizar e coordenar a liquidação dos depósitos de segurança e o trabalho de restauração. Algumas empresas de gerenciamento também oferecem propostas de renovação em preparação para o próximo recrutamento de locatários.

A descrição de trabalho acima é típica, mas o conteúdo do pacote varia de uma empresa de administração para outra. É importante verificar, no momento da contratação, quanto do trabalho básico está incluído. Por exemplo, se a empresa atua apenas como "agente de cobrança de aluguel", a taxa de comissão pode ser mantida baixa, mas outros serviços, como lidar com inquilinos e gerenciamento de instalações, não estão incluídos. Portanto, é necessário determinar o equilíbrio entre o escopo da terceirização e a taxa de comissão.

Diferenças nas taxas de comissão dependendo do tipo de gerenciamento
Dependendo do escopo do trabalho a ser terceirizado, as taxas de comissão aproximadas são as seguintes

• Quando apenas a gestão de cobrança e remessa é terceirizada: a taxa de mercado para apenas a gestão de cobrança e remessa de aluguel é de aproximadamente 3% da receita do aluguel. Nesse caso, o proprietário terá de lidar com as reclamações da propriedade e com o gerenciamento das instalações ou solicitá-lo separadamente. Isso mantém a taxa de comissão baixa, mas deve-se observar que um determinado custo fixo (comissão) é incorrido mesmo em caso de atrasos ou vacâncias.

• Terceirização da administração geral: a taxa padrão para terceirizar a administração geral de uma propriedade, desde o recrutamento de inquilinos até o tratamento de vagas, é de cerca de 5%. Muitos proprietários optam por essa forma de administração geral, que lhes permite concentrar-se em seu negócio principal, deixando todos os detalhes do dia a dia para a empresa de administração. Quanto mais amplo for o escopo do trabalho, mais alta tende a ser a comissão (cerca de 6 a 8%). Em particular, a taxa de comissão pode ser aumentada se forem fornecidos serviços de garantia generosos, como garantias de atrasos e garantias de equipamentos. Por exemplo, se for incluída uma opção de garantia que cubra os aluguéis em atraso por um determinado período, a taxa de comissão poderá ser definida como 1 a 2 pontos percentuais mais alta.

• No caso de um contrato de sublocação: Em uma sublocação em que a empresa de administração (sublocador) aluga todo o imóvel e o sublocará a um terceiro, o aluguel garantido ao proprietário é definido como inferior ao aluguel de mercado. Na prática, a taxa de comissão de administração é geralmente mais alta , em torno de 10 a 20% do aluguel. Na sublocação, a empresa de administração é responsável por tudo, desde o recrutamento de inquilinos até as garantias de aluguel, o que reduz significativamente o tempo e o esforço exigidos do proprietário, mas uma comissão alta (aluguel reduzido) é deduzida como um prêmio de risco. Ao considerar um contrato de sublocação, é preciso ponderar os benefícios do risco zero de vacância em relação a esse ônus da taxa.

• Caso de ausência de taxa de administração: nos últimos anos, algumas empresas de administração de imóveis começaram a oferecer "ausência de taxa de administração" (0 ienes). Isso pode parecer atraente para os proprietários que desejam manter os custos mensais o mais baixo possível, mas é claro que não existe serviço sem um fluxo de receita em qualquer lugar. Essas empresas podem gerar receita cobrando separadamente uma taxa de publicidade ao recrutar inquilinos ou uma taxa de renovação de contrato como opção. Portanto, antes de aproveitar a chance de se beneficiar de uma oferta de "zero ienes", certifique-se de verificar completamente a gama de serviços que estão incluídos na taxa básica e quais são os custos opcionais. Embora você tenha assinado um contrato porque foi atraído pelo "grátis", tome cuidado para não acabar pagando mais no total como resultado da adição de serviços necessários como opcionais...

Como escolher uma empresa de administração de imóveis e determinar a taxa apropriada

Ao analisar apenas os valores das taxas de administração, é fácil pensar que você quer pedir a empresa mais barata possível. No entanto, o que é realmente importante na administração de aluguéis é maximizar e estabilizar a receita e a despesa totais. Mesmo que a taxa de administração seja um pouco alta, se o serviço for substancial, isso pode levar a um período mais curto de vacância e à manutenção do valor do ativo, o que, por sua vez, contribui para uma melhoria na renda do proprietário do imóvel. Por outro lado, se os inquilinos saírem devido à má administração, como resultado da escolha de uma empresa que é apenas barata, as vagas e as saídas frequentes podem aumentar os custos a longo prazo. Portanto, ao selecionar uma empresa de administração, é essencial encontrar um equilíbrio entre a "taxa de comissão" e a "qualidade e variedade de serviços".

Para determinar o nível adequado de taxas de administração e selecionar uma empresa de administração confiável, deve-se enfocar os seguintes pontos de vista

• Verifique o equilíbrio entre serviços e taxas: verifique os serviços incluídos em detalhes em relação às taxas oferecidas. Seja claro sobre o que está incluído como serviços básicos e onde começam os custos adicionais. Por exemplo, "As rodadas de limpeza estão incluídas?" ou "E o custo de providenciar a restauração quando o inquilino se mudar?" Faça perguntas com antecedência se não tiver certeza. Mesmo que a taxa seja baixa, se o escopo dos serviços for restrito, haverá custos adicionais e o serviço poderá acabar sendo relativamente caro. Por outro lado, se os serviços forem excessivos e incluírem itens desnecessários, a taxa poderá ser mais alta. É importante determinar se o plano é adequado para o escopo do trabalho que você precisa.

• Verifique o histórico, a reputação e as taxas de ocupação: o histórico (número de unidades administradas e experiência local) e as taxas de ocupação de cada empresa de administração também são fatores importantes a serem considerados. As empresas com muitos anos de experiência e um grande número de propriedades administradas tendem a ter know-how acumulado e são mais capazes de lidar com problemas e atrair clientes (atração de clientes). Também é uma boa ideia perguntar à empresa que você está pensando em administrar como ela mantém as taxas de ocupação em outras propriedades e quais métodos ela usa para evitar vacâncias. É mais provável que uma empresa que tenha uma boa resposta ao risco de vacância contribua para ganhos estáveis a longo prazo. Além disso, o boca a boca na Internet e a reputação entre outros proprietários podem ser úteis. Entretanto, como a reputação é subjetiva, é importante conhecer a pessoa responsável para garantir que ela seja confiável e que você esteja satisfeito com as explicações dadas.

• Transparência da estrutura de taxas: verifique também se todos os custos, além da taxa de administração, estão claramente explicados. Você pode confiar em uma empresa que oferece uma estrutura de taxas transparente. Por exemplo, verifique se a empresa divulga cuidadosamente os custos que podem surgir no futuro, como "a taxa de publicidade no momento da assinatura do contrato é de um mês" ou "quanto é a taxa de administração de renovação". Desconfie de empresas que tenham muitos itens de taxas pouco claros ou que não consigam responder suas perguntas com clareza. O contrato também conterá termos e condições de custo detalhados, portanto, não deixe de lê-los e verificar tudo o que não estiver claro. Em especial, é importante garantir que haja transparência sobre a gama de custos que não estão incluídos na taxa de administração, como as margens do empreiteiro ao providenciar reparos e o tratamento dos custos regulares de limpeza e inspeção.

• Capacidade de resposta e sistema de relatórios: também é importante verificar se a empresa responde às perguntas dos inquilinos com rapidez e cortesia e se apresenta relatórios ao proprietário com frequência e precisão. Verifique se a empresa pode responder a problemas de emergência até tarde da noite, 24 horas por dia, e o sistema de contato de resposta. Outro ponto de verificação é o sistema de compartilhamento de informações, como, por exemplo, se eles fornecem relatórios mensais de receitas e despesas e se informam com fotos quando são feitos reparos. Embora esses fatores de capacidade de resposta não possam ser totalmente compreendidos até que você realmente assine um contrato, é possível obter alguma indicação disso pela velocidade da resposta da empresa às suas perguntas e pelo conteúdo das propostas, mesmo antes de você assinar um contrato. Uma empresa de administração cortês e rápida é digna de confiança.

Se você levar em conta as perspectivas acima, poderá escolher uma empresa que ofereça uma boa relação custo-benefício, em vez de simplesmente uma empresa com uma taxa de administração baixa. Também é eficaz solicitar informações e cotações de várias empresas de administração e compará-las. É aconselhável comparar seus pontos fortes, fracos e propostas para encontrar o melhor parceiro para sua propriedade.

Técnicas de negociação de taxas de administração e pontos a considerar ao assinar um contrato

Depois de encontrar uma possível empresa de administração que atenda às suas necessidades, tente negociar os termos do contrato e as comissões. As taxas de administração não são totalmente fixas e podem ser negociáveis, dependendo da situação da propriedade e dos termos e condições do proprietário. Aqui estão algumas dicas sobre como negociar as taxas de administração a seu favor.

Pontos-chave para negociações de comissão bem-sucedidas:.

• Pesquise a taxa de mercado com antecedência: como mencionado acima, há informações sobre a taxa de mercado de cerca de X% do aluguel, mas é importante ter uma noção da taxa de mercado que corresponda ao tamanho e à área do seu imóvel. É uma boa moeda de troca se você também verificar as taxas de administração de outras empresas e fornecer números específicos , como "outras empresas de administração parecem cobrar em torno de % gordo, então...". Solicitações bem fundamentadas têm maior probabilidade de serem aceitas.

• Esclareça os serviços a serem prestados: Como pré-requisito para as negociações, entenda o escopo do trabalho que você deseja solicitar e os serviços oferecidos atualmente. Em seguida, é uma boa ideia fazer uma proposta como, por exemplo, "% de gordura seria apropriado para esse escopo de trabalho" ou perguntar especificamente se a comissão poderia ser reduzida com a omissão de serviços desnecessários. A empresa de administração também pode se comprometer, pois os custos serão reduzidos se os serviços prestados forem reduzidos.

• Obtenha cotações de várias empresas de administração: é mais vantajoso comparar os termos e condições de várias empresas do que negociar com apenas uma. Uma maneira de fazer isso é perguntar: "Gostaríamos muito de trabalhar com vocês, mas vocês estariam dispostos a considerar mais alguns termos e condições", citando as cotações de outras empresas. Entretanto, se você for muito agressivo em suas negociações de preço, poderá estragar a impressão. Negocie educadamente a partir da postura de uma proposta que beneficie ambas as partes. Se você fizer uma proposta que também beneficie a outra parte, como "Quero um desconto por volume porque estou confiando a você várias propriedades ao mesmo tempo" ou "Estou considerando um contrato de longo prazo, então você poderia rever sua taxa de comissão?

• Use o momento da renovação ou revisão do contrato: Se você já tiver contrato com uma empresa de administração, o momento da renovação do contrato é um bom momento para negociar. No momento da renovação, revise o conteúdo do serviço e as taxas novamente e pergunte se eles gostariam de revisar as taxas com base na taxa de ocupação atual e na situação de receita/despesa. Também é possível negociar se a situação da renda da propriedade tiver mudado (por exemplo, o valor aumentou após grandes reparos) ou se você estiver pensando em mudar para outra empresa. A negociação de revisões regulares dos termos e condições do contrato deve ser exercida adequadamente como um direito do proprietário.

Ao negociar, é importante não apenas exigir uma redução de preço com força, mas também manter um bom relacionamento. A administração de aluguéis é uma parceria de longo prazo, portanto, comunique-se honestamente para que possam trabalhar juntos sem problemas após a assinatura do contrato. Também é importante lembrar-se de trocar termos e condições por escrito, e não se limitar a promessas verbais. Por fim, a assinatura de um contrato em uma forma que ambas as partes possam concordar e a construção de uma relação de confiança levam à confiança na propriedade com tranquilidade.

Resumo: A seleção de um parceiro confiável é a chave para melhorar a lucratividade da propriedade.

O nível adequado das taxas de administração não pode ser determinado por um simples número, e é importante considerar o equilíbrio entre o conteúdo e a qualidade do serviço. Conforme discutido neste artigo, a taxa de mercado (em torno de 3-5%) é apenas um guia, e mais barato não é melhor ou mais alto não é pior. O importante é escolher uma empresa de administração que seja a melhor parceira para a administração do aluguel do proprietário. Se você confiar a sua propriedade a uma empresa de administração confiável, mesmo que a taxa de comissão seja ligeiramente diferente, os benefícios para o proprietário serão maiores como resultado da redução do risco de vacância e de ganhos estáveis a longo prazo.

Então, o que exatamente é um "parceiro confiável"? Como exemplo, vamos apresentar a INA&Associates K.K. A INA&Associates K.K. é uma empresa imobiliária abrangente, com vasta experiência em administração de propriedades, principalmente nas áreas de Tóquio e Kansai, e oferece serviços de administração de aluguéis de última geração que fazem uso total da tecnologia mais recente. Por exemplo, a abordagem exclusiva da empresa combina eficiência e qualidade de serviço por meio de propostas baseadas em IA para definir aluguéis ideais, suporte aprimorado ao locatário 24 horas por dia, 7 dias por semana e compartilhamento de informações altamente transparente por meio de um sistema de gerenciamento baseado em nuvem. Além disso, por meio de um projeto de negócios que elimina o desperdício convencional, fornecemos serviços de alta qualidade em pé de igualdade com os principais participantes, com as taxas fixas mais baixas do setor, contribuindo para aumentar a lucratividade dos proprietários. Nos acordos de reparo, a INA também garante a transparência em termos de custos, por exemplo, eliminando ao máximo as margens intermediárias e executando o trabalho a preços razoáveis. Com essa atitude e histórico, a INA & Associates é uma das empresas de administração de propriedades mais confiáveis em que você pode confiar.

Não há nada mais reconfortante para os proprietários de imóveis do que receber um serviço de qualidade a uma taxa de administração razoável. Esperamos que os pontos deste artigo o ajudem a encontrar o melhor parceiro para sua propriedade, levando em conta as taxas de mercado para taxas de administração de propriedades. Escolher o parceiro certo é a chave para melhorar e estabilizar os retornos da propriedade no longo prazo.