Gestion locative : Pourquoi externaliser plutôt que s'autogérer ?

Propriétaires de biens locatifs, êtes-vous inquiets à l'idée de devoir faire face à des problèmes soudains ? Des chiens sont gardés alors que les animaux ne sont pas autorisés", "Plaintes concernant le bruit la nuit", "Pannes d'équipement pendant les vacances"... D'après l'expérience d'INA & Associates dans la résolution des problèmes de nombreux propriétaires, il est important de comprendre qu'il y a des limites claires à l'autogestion.

En particulier, le cas dont nous parlons ici, où un locataire gardait un chien dans une propriété où les animaux de compagnie ne sont pas autorisés, est un problème typique auquel sont confrontés les propriétaires en autogestion. De tels problèmes requièrent des connaissances juridiques spécialisées et une réponse calme, et sont souvent difficiles à gérer par les propriétaires eux-mêmes, qui ont tendance à s'impliquer émotionnellement.

Cet article détaille les risques encourus par les propriétaires autogérés et les avantages de l'externalisation auprès d'une société de gestion. Nous espérons qu'il vous sera utile pour rendre votre gestion locative plus stable en tant qu'"investissement".

Exemple de problème rencontré par un propriétaire autogéré : garder un chien dans une propriété où les animaux ne sont pas autorisés.

M. Yamada (pseudonyme) est propriétaire de quatre appartements à Tokyo, qu'il gère de manière indépendante. Un jour, un locataire lui a signalé qu'un chien faisait du bruit dans la pièce voisine. Tous les appartements de M. Yamada comportent une clause "animaux interdits" dans leur contrat.

Contexte du problème

1. Déclencheur ：Découvert par les plaintes d'autres locataires.
2. Défaut de réaction initiale: M. Yamada a appelé directement le locataire et lui a signalé la violation du contrat sur un ton ferme.
3. Aggravation de la situation: le locataire a prétendu qu'il ne s'occupait du chien que temporairement et a refusé de reconnaître qu'il le gardait.
4. Impact sur les autres locataires: de nombreuses plaintes ont été déposées concernant l'odeur et le bruit du chien.
5. Réponse tardive: M. Yamada n'avait aucune connaissance des procédures légales et le problème s'est prolongé alors qu'il ne savait pas comment réagir.

Difficultés dues à l'autogestion

Mme Yamada pensait qu'elle devrait être obligée de quitter le logement parce que le contrat stipulait que les animaux de compagnie n'étaient pas autorisés. Cependant, elle n'a pas réalisé que la "doctrine de l'abus de confiance" s'applique à la résiliation d'un contrat de location. Il était difficile de résilier immédiatement le contrat au seul motif qu'elle possédait un animal de compagnie, et il était nécessaire de prouver des dommages et des nuisances spécifiques, ainsi que des procédures de notification appropriées.

En conséquence, plusieurs locataires ont dû déménager en raison des retards dans la réaction à la situation, ce qui a également causé des dommages secondaires sous la forme d'une augmentation du taux d'inoccupation. Ce cas est un exemple typique des limites de l'autogestion.

Risques et limites de l'autogestion

L'autogestion présente les principaux risques et limites suivants. Ceux-ci sont résumés dans le tableau afin de mieux comprendre les défis auxquels sont confrontés les propriétaires autogérés.

Risques et limites de l'autogestion

Difficulté de réponse juridique

La plus grande difficulté pour les propriétaires autogérés est la complexité des réponses juridiques aux ruptures de contrat. Par exemple, même en cas de violation de la clause d'interdiction des animaux domestiques, il n'est pas possible de résilier immédiatement le contrat ou d'exiger du locataire qu'il quitte les lieux.

Dans les précédents judiciaires, la "doctrine de l'abus de confiance" est appliquée et l'accent est mis non seulement sur une simple rupture de contrat, mais aussi sur le fait de savoir si le comportement a atteint un niveau tel qu'il détruit la relation de confiance entre le propriétaire et le locataire. Ce jugement requiert des connaissances et une expérience spécialisées.

Avantages spécifiques de l'externalisation vers une société de gestion

Les avantages de la sous-traitance à une société de gestion sont multiples. En particulier, les points suivants peuvent être identifiés comme des solutions aux problèmes rencontrés par l'autogestion.

1. l'expertise dans la gestion des problèmes

Les sociétés de gestion disposent d'une expérience et d'une expertise considérables en matière de gestion d'immeubles locatifs. En outre, en engageant un avocat-conseil, elles peuvent fournir des conseils appropriés sur la base d'affaires antérieures et de précédents judiciaires.

Par exemple, dans l'affaire des animaux domestiques mentionnée plus haut, on peut s'attendre aux réponses professionnelles suivantes

1. des contrôles appropriés sur place pour vérifier les faits
2. Rédaction d'une mise en demeure conformément aux termes du contrat
3. Mise en place d'un forum de discussion et proposition d'une solution
4. 1. une assistance dans les procédures judiciaires si nécessaire

2. une tranquillité d'esprit grâce à un service 24 heures sur 24

L'un des principaux avantages d'une société de gestion est son système de réponse 24 heures sur 24 en cas d'urgence. Les résidences sont souvent confrontées à des appels d'urgence des locataires et à des problèmes d'équipement pendant la nuit ou les jours fériés.

Avec une société de gestion, les propriétaires peuvent bénéficier de la tranquillité d'esprit suivante

• Réponse immédiate aux urgences telles que les fuites d'eau
• Intervention rapide en cas de problèmes entre locataires, tels que des problèmes de bruit
• Organisation des réparations et explications aux locataires en cas de panne d'équipement

3. prévention des problèmes par une gestion préventive

Une bonne société de gestion prend des mesures préventives avant que les problèmes ne surviennent. Grâce à des patrouilles régulières et à la communication avec les locataires, les petits signes peuvent être négligés et traités avant qu'ils ne se transforment en problèmes majeurs.

Voici quelques exemples de gestion préventive

• Détection précoce de la détérioration des équipements grâce à des inspections régulières des bâtiments
• Informer les locataires des précautions saisonnières
• 3. interroger les locataires au moment du renouvellement du contrat pour connaître leurs besoins

4. la rentabilité.

Le coût de l'externalisation de la gestion est généralement de l'ordre de 5 % du loyer, mais la valeur en vaut largement la peine. Si l'on considère le temps et les efforts nécessaires pour résoudre les problèmes liés à l'autogestion et le risque de vacance, l'externalisation auprès d'une société de gestion est une option plutôt rentable.

Effets d'économie de la gestion externalisée :

• Amélioration de la trésorerie grâce à des périodes d'inoccupation plus courtes
• Réduction du risque de départ des locataires grâce à une résolution rapide des problèmes
• Création de temps et de capacité mentale pour le propriétaire

5. contribution à l'amélioration de la rentabilité

Une bonne société de gestion ne se contente pas de gérer le bien immobilier, elle contribue également à en améliorer la rentabilité. En recevant des conseils professionnels sur la fixation des loyers et les stratégies de recrutement des locataires en fonction des tendances du marché, vous pouvez espérer maintenir et améliorer la valeur à long terme de votre bien .

Des mesures spécifiques d'amélioration des revenus :

• Propositions et calendrier de rénovation appropriés
• Recrutement efficace de locataires et mesures d'inoccupation
• Fixation appropriée des loyers en fonction du marché environnant

Points clés dans le choix d'une société de gestion

Toutes les sociétés de gestion n'offrent pas les mêmes services. Afin de sélectionner une société de gestion de qualité, il convient de prêter attention aux points suivants.

1. rapidité et politesse de la réponse

Le facteur le plus important dans le choix d'une société de gestion est la rapidité et la qualité de sa réponse aux demandes et aux problèmes des locataires. Il est particulièrement important de vérifier si la société dispose d'un système d'intervention d'urgence.

Points à vérifier :

• L'existence d'un point de contact d'urgence 24 heures sur 24
• Estimation du temps de réponse effectif
• 1. système de rapport sur l'historique des interventions

2. Antécédents et expérience de la direction

Les antécédents et l'expérience d'une société de gestion sont un indicateur important de la qualité de ses services. En particulier, il est conseillé de vérifier si la société a de l'expérience dans la gestion de biens immobiliers de taille et de caractéristiques similaires aux vôtres.

Points à vérifier :

• Nombre de biens gérés et nombre d'années d'expérience en matière de gestion.
• Antécédents en matière de gestion de biens immobiliers de taille similaire et situés dans la même zone.
• Taux d'occupation moyen

3. Un système de reporting transparent

Les bonnes sociétés de gestion disposent d'un système de reporting transparent. Vous pouvez vous attendre à des rapports réguliers sur les recettes et les dépenses, à un partage de l'état des biens et à des rapports d'avancement détaillés en cas de problème.

Points à surveiller :

• Contenu et lisibilité des rapports mensuels
• Commodité du portail du propriétaire
• 3. rapidité et précision des rapports en cas de problème

4. performance en matière de coûts

Le taux du marché pour les frais de gestion est d'environ 5 % du loyer, mais le moins cher n'est pas toujours le meilleur. Il est important de prendre une décision globale sur l'équilibre entre les services offerts et les coûts Smitty.

Éléments à comparer et à prendre en compte :

Résumé : Passer de l'autogestion à la gestion externalisée est une décision d'investissement.

En matière de gestion locative, l'externalisation vers une société de gestion n'est pas seulement un "coût", mais doit être considérée comme un "investissement" pour augmenter la valeur des actifs et la rentabilité. En particulier, des connaissances juridiques et une réaction calme sont nécessaires en cas de rupture de contrat, comme dans le cas d'un locataire gardant un chien dans une propriété où les animaux de compagnie ne sont pas autorisés.

L'autogestion comporte les risques suivants

1. retard dans l'intervention en raison d'un manque d'expertise
2. Difficultés à fournir une réponse 24 heures sur 24
3. Négociations émotionnelles et détérioration des relations
4. la complexité des procédures juridiques.

En revanche, l'externalisation auprès d'une société de gestion présente les avantages suivants

1. une réponse appropriée et rapide basée sur des connaissances spécialisées
2. Une assistance fiable 24 heures sur 24, 365 jours par an
3. Médiation sereine et résolution des problèmes en tant que tierce partie
4. Prévention des problèmes majeurs grâce à des mesures préventives

Pour une gestion locative stable et à long terme, l'aide d'un professionnel est un choix judicieux. L'externalisation auprès d'une société de gestion permettra non seulement au propriétaire de disposer de plus de temps et de capacités mentales, mais aussi de maintenir et d'améliorer la valeur de ses biens.

Questions fréquemment posées

Q1 : Si je confie la gestion à une société de gestion, les souhaits du propriétaire ne seront-ils plus pris en compte ?

R : Ce n'est pas le cas. Une bonne société de gestion vérifiera régulièrement les intentions du propriétaire et gérera le bien conformément à ses exigences. Le rôle clé de la société de gestion est plutôt d'agir en tant que conseiller avec des connaissances spécialisées et de faire des suggestions pour maximiser les actifs du propriétaire.

Q2 : Cela vaut-il la peine de confier la gestion à une société de gestion, même pour les petites propriétés (un ou deux bâtiments) ?

R : Oui , les petites propriétés sont celles pour lesquelles l'externalisation auprès d'une société de gestion est la plus efficace. Le nombre de biens étant faible, l'impact d'un seul problème sur l'ensemble de la gestion peut être significatif. En outre, dans de nombreux cas, il est difficile pour les propriétaires qui travaillent en même temps de réagir de manière appropriée en raison de contraintes de temps, de sorte que le soutien d'une société de gestion professionnelle peut être efficace.

Q3 : Si je fais appel à une société de gestion, à quelle fréquence recevrai-je des rapports ?

R : En général, les rapports mensuels sont la norme, mais certaines sociétés de gestion proposent également un portail en ligne où vous pouvez vérifier en temps réel le taux d'occupation et les recettes et dépenses. Il est également possible de recevoir des rapports sur les problèmes et les questions importantes au cas par cas. Il est recommandé de confirmer les détails de la fréquence et de la méthode des rapports au moment de la signature du contrat.

Q4 : Quelles sont les procédures à suivre si je souhaite changer de société de gestion ?

R : Le changement de société de gestion dépend des termes du contrat conclu avec la société de gestion actuelle. En règle générale, vous devez donner un préavis (1 à 3 mois) par écrit pour résilier le contrat. Le transfert vers la nouvelle société de gestion aura alors lieu. Pour que la transition se fasse en douceur, la coopération de l'ancienne et de la nouvelle société de gestion est nécessaire.

Q5 : Existe-t-il des problèmes qui ne peuvent être résolus par l'externalisation auprès d'une société de gestion ?

R : En principe , une société de gestion peut s'occuper de nombreux problèmes liés aux locataires, mais dans les cas où l'intervention d'un spécialiste est nécessaire, par exemple en cas de litiges juridiques particulièrement graves ou de problèmes structurels dans le bâtiment, la société travaillera avec des spécialistes tels que des avocats et des architectes. Une bonne société de gestion disposera également d'un système permettant d'introduire et de travailler avec les spécialistes appropriés dans ces situations.

Informations de référence

• All Japan Real Estate Association, "Keeping Pets and Cancellation of Lease Contracts".
• Ministère de l'aménagement du territoire, des infrastructures, des transports et du tourisme : "Guidelines for rental property management operations".
• Ministère de la justice, "Annulation des contrats de location dans le cadre de la révision du code civil".
• Sumairu Dial "Statistiques de consultation des logements - Rapport annuel 2023".

Pourquoi ne pas consulter un professionnel de la gestion locative ?

INA&Associates propose des consultations gratuites aux propriétaires qui rencontrent des problèmes d'autogestion. Notre personnel expérimenté vous guidera avec soin dans tous les domaines, de la gestion des problèmes des locataires, y compris ceux liés à la possession d'un animal de compagnie, à l'aide à la transition vers une gestion externalisée.