Choisir la Meilleure Société de Gestion Locative : 7 Facteurs Clés

La réussite d'un investissement immobilier, et plus particulièrement d'une gestion locative, dépend en grande partie du bien immobilier que vous choisissez et, parallèlement, de la société de gestion locative que vous choisissez comme partenaire.

De nombreux propriétaires consacrent beaucoup de temps et d'efforts à la sélection d'un bien immobilier, mais choisissent souvent une société de gestion sans trop y réfléchir.

La compétence de la société de gestion est déterminante pour la stabilité des revenus à long terme ainsi que pour le maintien et l'amélioration de la valeur des biens.

Chez INA&Associates Ltd., nous ne nous contentons pas d'agir en tant qu'agent de gestion, mais nous considérons l'immobilier comme une "société d'investissement en capital humain" qui partage la vision du propriétaire et cultive les actifs avec lui.

Dans cet article, nous fournissons une explication professionnelle et facile à comprendre sur la manière de choisir une société de gestion locative pour une gestion locative réussie, avec des données spécifiques et des études de cas sur les sept points sur lesquels les propriétaires devraient vraiment se concentrer.

Qu'est-ce qu'une société de gestion locative ?

Tout d'abord, il convient de comprendre le rôle des sociétés de gestion locative ("sociétés de gestion").

Une société de gestion immobilière est un groupe de professionnels qui effectuent toutes les tâches liées à l'exploitation et à la gestion des biens locatifs pour le compte des propriétaires.

Leur travail est très varié, mais peut être divisé en deux catégories principales : les travaux liés aux locataires et les travaux liés aux bâtiments.

En confiant ces tâches à une société de gestion spécialisée, les propriétaires peuvent bénéficier d'un certain nombre d'avantages.

En particulier, une société de gestion est essentielle pour les personnes qui vivent dans des régions éloignées, qui possèdent plusieurs biens immobiliers ou qui ont un emploi du temps chargé.

D'un autre côté, il y a l'inconvénient d'encourir des coûts d'externalisation de la gestion.

Cependant, une bonne société de gestion apportera plus de valeur que ses coûts, c'est-à-dire "maximiser les revenus" et "minimiser les risques".

Sept points clés pour éviter les erreurs lors du choix d'une société de gestion locative

Que faut-il donc rechercher pour trouver un partenaire vraiment fiable parmi les nombreuses sociétés de gestion disponibles ?

J'expliquerai ici ce que je considère comme les sept points les plus importants.

1. La société maintient-elle un taux d'occupation d'au moins 95 % ?

Il va sans dire que la principale source de revenus dans la gestion locative est le loyer.

Par conséquent, la capacité à maintenir un taux d'occupation élevé est l'indicateur le plus important lors de la sélection d'une société de gestion.

En règle générale, un taux d'occupation de 95 % ou plus est considéré comme l'une des lignes directrices.

Si le taux d'occupation est inférieur à ce chiffre, il faut soupçonner que la capacité de la société de gestion à attirer des clients et à analyser le marché peut poser problème.

Certains propriétaires ont tendance à se concentrer sur le faible coût de la gestion externalisée (frais de gestion), mais cette perspective n'est pas essentielle.

Voir le tableau ci-dessous. Comparez une situation où une chambre avec un loyer de 80 000 yens est vacante avec une situation où les frais de gestion sont 2 % plus élevés mais où la chambre est entièrement occupée.

Comme le montre clairement cette comparaison, il est bien plus important de pourvoir autant de postes vacants que possible pour maximiser le revenu net du propriétaire que de se préoccuper d'une petite différence de commission.

Une bonne société de gestion ne se contentera pas de verser une commission, elle augmentera les revenus.

Lors de l'entretien, veillez à lui demander de vous communiquer le taux d'occupation de toutes les propriétés gérées et, si possible, des données réelles sur les taux d'occupation de propriétés situées dans des zones similaires et d'un âge similaire à celui de votre propriété.

2. la capacité à attirer des clients et à proposer des mesures pour éviter les vacances

La capacité à maintenir un taux d'occupation élevé n'est rien d'autre que la capacité à attirer des clients.

Cette capacité à attirer des clients ne résulte pas d'une simple mise en ligne des informations relatives au bien sur un site portail immobilier.

Il est essentiel de disposer d'une capacité marketing permettant d'analyser en permanence les tendances des biens concurrents situés à proximité et de proposer des loyers et des conditions de recrutement adaptés.

Un autre critère important est celui des suggestions que la société de gestion fera en cas de vacance.

Une société de gestion qui se contente de proposer "baissons le loyer" n'a pas la perspective de maximiser le profit du propriétaire.

Un partenaire réellement compétent proposera des mesures d'inoccupation à multiples facettes, telles que

• Utilisation stratégique des frais de publicité : augmenter les incitations pour les entreprises intermédiaires et leur donner la priorité pour attirer les clients.
• Révision des coûts initiaux : réduction des dépôts de garantie et du pas-de-porte ou introduction de la gratuité des loyers (loyer gratuit pendant une certaine période).
• Remodelage/rénovation : rénover l'intérieur en fonction de l'époque et des besoins des locataires.
• Installation d' équipements populaires: investissement rentable dans des équipements tels que l'internet gratuit, les boîtes de livraison, les caméras de sécurité, etc.

En entendant des témoignages concrets sur la manière dont l'entreprise a réussi à occuper des logements dans le passé, il est possible de déterminer la capacité de l'entreprise à faire des propositions.

3. nombre d'unités gérées et antécédents

Le nombre de logements gérés est la preuve que l'entreprise a la confiance et est choisie par de nombreux propriétaires.

En règle générale, 1 000 unités ou plus constituent une bonne indication, mais une entreprise ayant géré des dizaines de milliers d'unités peut être considérée comme ayant accumulé une expérience et un savoir-faire considérables.

La fiabilité n'est pas le seul avantage de la gestion d'un grand nombre d'unités.

Les économies d'échelle ne sont pas à négliger.

Par exemple, pour les travaux de restauration et le remplacement des équipements, il est possible de maintenir les coûts unitaires par pièce à un niveau bas en passant des commandes importantes.

Cela permet de réduire la charge des propriétaires.

4. degré du système de dépannage

Dans la gestion locative, les problèmes tels que les plaintes des locataires et les pannes d'équipement sont inévitables.

La mise en place d'un système permettant de répondre rapidement et avec précision à ces situations est essentielle pour maintenir la satisfaction des locataires et éviter les expulsions inattendues.

Plus précisément, vérifiez les points suivants

• Disponibilité d'un bureau d'intervention d'urgence 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 : il est essentiel de disposer d'un système capable de répondre immédiatement aux urgences, telles que les fuites d'eau pendant la nuit ou les jours fériés.
• Expertise et expérience de la personne responsable : peut-elle gérer des cas qui nécessitent des connaissances juridiques et des compétences en matière de négociation, comme les problèmes de bruit et les problèmes entre locataires ?
• Système d'intervention rapide : disposez-vous d'un réseau de bases et de personnel pouvant se rendre sur place dans l'heure qui suit l'intervention ?

Chez INA & Associates, nous pensons que le véritable test d'une société de gestion se situe au niveau de la gestion des problèmes.

Ce sont les personnes qui répondent, et c'est la qualité de leurs ressources humaines qui détermine la qualité de la réponse.

Une réponse sincère et rapide gagne la confiance des locataires et, par conséquent, contribue à une location à long terme et, à son tour, à des revenus stables pour le propriétaire.

5. un système de reporting très transparent

Lorsqu'un bien immobilier est confié à une société de gestion, il est difficile pour le propriétaire d'appréhender directement la situation locale.

C'est pourquoi un système de rapports réguliers et transparents est essentiel.

Demandez à l'avance quels détails seront rapportés et à quelle fréquence.

Une bonne société de gestion ne se contente pas d'envoyer ces rapports, mais accorde également de l'importance à la communication avec le propriétaire, la personne responsable expliquant soigneusement toute question ou préoccupation que le propriétaire peut avoir.

Il est important d'établir une relation de confiance avec le propriétaire et de déterminer si la société est disposée à collaborer avec lui pour améliorer la valeur du bien.

6. coûts appropriés de l'externalisation de la gestion

En général, les frais de gestion sont estimés entre 3 et 7 % des revenus locatifs.

Bien sûr, les coûts doivent être bas, mais comme mentionné plus haut, il est dangereux de sélectionner un bien uniquement sur la base de son faible coût.

Ce qui est important, c'est l'équilibre entre les services offerts et les coûts.

Par exemple, si les frais de gestion sont extrêmement bas par rapport au prix du marché, il se peut que la société ne fasse que collecter de l'argent en votre nom et que les services de dépannage, les patrouilles et les inspections soient facturés séparément.

Avant de signer un contrat, veillez à demander une description détaillée des services et une liste des éléments susceptibles d'entraîner des frais supplémentaires, afin de connaître exactement le coût total.

7. construire des partenariats à long terme

Le dernier point est peut-être un peu abstrait, mais c'est le plus essentiel.

Il s'agit de savoir si la société de gestion a pour philosophie d'établir une relation de confiance à long terme avec le propriétaire et de faire fructifier le bien ensemble, plutôt que de rechercher un profit à court terme.

L'essence de la gestion d'entreprise réside dans la poursuite d'une croissance durable.

Il en va de même pour la gestion locative.

Plutôt que de se contenter de combler les vacances immédiates, ils se projettent dans l'avenir sur cinq ou dix ans et proposent, dans la même perspective que le propriétaire, des plans de réparation et des mesures d'amélioration de la valeur.

Ce partenaire est celui qui veillera à ce que les actifs du propriétaire soient protégés et entretenus, même en période de changement rapide.

La gestion locative idéale d'INA&Associates

INA&Associates K.K. se positionne comme une "société d'investissement en capital humain".

Nous partons du principe que l'actif le plus important d'une entreprise est son capital humain.

Le cœur de nos services de gestion est également le "capital humain", qui combine l'expertise et des normes éthiques élevées.

Pour les propriétaires, nous allons au-delà des simples rapports d'activité et fournissons des services de conseil afin de maximiser la valeur du bien immobilier du point de vue de l'ensemble du portefeuille d'actifs.

Pour les locataires, nous fournissons un cadre de vie sûr, sécurisé et confortable afin d'accroître la satisfaction et de promouvoir la location à long terme.

Les propriétaires, les locataires et nous. Construire des relations qui rendent toutes les parties concernées heureuses est l'idéal que nous visons en matière de gestion locative.

Résumé : La clé du succès réside dans la rencontre de "ressources humaines fiables".

Cet article explique sept points importants dans le choix d'une société de gestion locative.

1. L'entreprise maintient-elle un taux d'occupation d'au moins 95 % ?
2. Capacité à attirer des clients et à proposer des mesures pour éviter les vacances.
3. Nombre d'unités gérées et antécédents
4. Qualité du système de traitement des problèmes
5. Système de reporting très transparent
6. Frais de gestion appropriés
7. La mise en place de partenariats à long terme

Examiner ces points un par un et comparer plusieurs sociétés est la première étape dans la sélection d'une société de gestion qui ne manquera pas d'échouer.

Mais en fin de compte, le plus important est de savoir si vous pouvez vous identifier à la "personnalité" du responsable et à la "philosophie" de l'entreprise, au-delà des données et des antécédents.

La gestion locative peut parfois être confrontée à des difficultés inattendues.

Il est alors important de trouver un partenaire en qui l'on peut avoir entièrement confiance et avec qui l'on peut travailler pour les surmonter.

Je suis convaincu que c'est là le meilleur secret d'une gestion locative réussie à long terme.

Si vous avez des doutes ou des inquiétudes concernant votre société de gestion actuelle, ou si vous envisagez de relever votre premier défi en matière de gestion locative, n'hésitez pas à nous contacter à INA & Associates.

Nous vous promettons de vous aider à maximiser la valeur de votre bien avec l'aide de nos collaborateurs.

Questions fréquemment posées

Q1 : Est-il possible de changer de société de gestion ?

R1 : Oui, c'est possible. Tout d'abord, veuillez vérifier l'accord de gestion avec votre société de gestion actuelle. En général, un délai de préavis de résiliation (par exemple trois mois) est stipulé. En fonction du contrat, la procédure appropriée consiste à donner un préavis de résiliation et à procéder au transfert à la nouvelle société de gestion. La nouvelle société de gestion vous soutiendra généralement dans le processus de transfert. Nous fournissons également une assistance complète pour une transition en douceur.

Q2 : Quel est le taux du marché pour les coûts de gestion externalisée ?

R2 : En général, le taux du marché se situe entre 3 et 7 % du revenu locatif mensuel. Toutefois, il ne s'agit là que d'un guide qui varie en fonction de la taille et de l'âge du bien et de l'étendue du travail à externaliser. L'important est de trouver un équilibre entre les services offerts et le faible coût.

Q3 : Qu'est-ce qui est préférable, une grande société de gestion ou une société de gestion communautaire ?

R3 : Chacune a ses avantages et ses inconvénients. Les grandes sociétés sont attrayantes en raison de leur longue expérience, des économies d'échelle qu'elles réalisent et du fait qu'elles disposent d'un personnel nombreux. D'un autre côté, une société communautaire peut être familiarisée avec la demande locative et les informations propres à la région, et on peut s'attendre à ce qu'elle soit flexible et attentive. Le meilleur choix dépend des caractéristiques de votre bien et de ce qui est important pour vous. Nous vous recommandons de vous adresser aux deux types d'entreprises.

Q4 : Comment puis-je vérifier le taux d'occupation d'une société de gestion ?

R4 : Le moyen le plus fiable est d'interroger directement le personnel de la société de gestion. Si possible, demandez-leur de vous communiquer non seulement le taux d'occupation moyen pour l'ensemble de la société, mais aussi les données relatives au taux d'occupation pour le quartier où se trouve votre bien ou pour des biens présentant des conditions similaires (âge, aménagement, etc.), afin que vous puissiez juger plus précisément de leur capacité à attirer des clients.

Q5 : Quels sont les points les plus importants à vérifier avant de signer un contrat ?

R5 : Le plus important est de vérifier en détail le contenu du contrat de gestion. En particulier, veillez à vérifier en détail les quatre points suivants : (1) l'étendue du travail à externaliser, (2) les frais de gestion, (3) les autres coûts (frais de publicité, frais d'administration du renouvellement, part des frais de restauration, etc.