Como Escolher a Empresa de Administração de Aluguéis Ideal

O sucesso no investimento em propriedades, especialmente na administração de aluguéis, depende em grande parte da propriedade que você escolhe e, ao mesmo tempo, da empresa de administração de aluguéis que você escolhe como parceira.

Muitos proprietários gastam muito tempo e esforço na seleção de uma propriedade, mas geralmente decidem por uma empresa de administração sem pensar muito nisso.

No entanto, o verdadeiro início da administração de aluguéis ocorre após a aquisição da propriedade, e a competência da empresa de administração é o que determina os ganhos estáveis a longo prazo e a manutenção e melhoria dos valores dos ativos.

Nós da INA&Associates Ltd. não atuamos simplesmente como um agente de administração, mas encaramos o setor imobiliário como uma "empresa de investimento em capital humano" que compartilha a visão do proprietário e cultiva os ativos junto com ele.

Neste artigo, fornecemos uma explicação profissional e fácil de entender sobre como escolher uma empresa de administração de aluguel de imóveis para uma administração de aluguel bem-sucedida, com dados específicos e estudos de caso sobre os sete pontos nos quais os proprietários devem realmente se concentrar.

O que é uma empresa de administração de aluguel de imóveis?

Em primeiro lugar, vamos obter um entendimento básico da função das empresas de administração de aluguel de imóveis ("empresas de administração").

Uma empresa de administração de imóveis é um grupo de profissionais que realiza todas as tarefas relacionadas à operação e à administração de imóveis para aluguel em nome dos proprietários.

Seu trabalho é bastante abrangente, mas pode ser dividido em duas categorias principais: trabalho relacionado ao inquilino e trabalho relacionado ao edifício.

Ao terceirizar essas tarefas para uma empresa de administração especializada, os proprietários podem desfrutar de vários benefícios.

Em particular, uma empresa de administração é essencial para quem mora em áreas remotas, possui várias propriedades ou tem um trabalho diário muito ocupado.

Por outro lado, há a desvantagem de incorrer em custos de terceirização da administração.

No entanto, uma boa empresa de gerenciamento agregará mais valor do que seus custos, ou seja, "maximizará a receita" e "minimizará o risco".

Sete pontos-chave para evitar erros ao escolher uma empresa de administração de aluguéis

Então, o que você deve procurar para encontrar um parceiro realmente confiável entre as muitas empresas de administração disponíveis?

Explicarei aqui o que considero os sete pontos mais importantes.

1. a empresa mantém uma taxa de ocupação de pelo menos 95%?

Não é preciso dizer que a maior fonte de renda na administração de aluguéis é o aluguel.

Portanto, a capacidade de manter uma alta taxa de ocupação é o indicador mais importante ao selecionar uma empresa de administração.

Em geral, uma taxa de ocupação de 95% ou mais é considerada uma das diretrizes.

Se a taxa de ocupação ficar abaixo desse valor, deve-se suspeitar que pode haver algum problema com a capacidade da empresa de administração de atrair clientes e analisar o mercado.

Alguns proprietários tendem a se concentrar no baixo custo da administração terceirizada (taxas de administração), mas essa não é uma perspectiva essencial.

Veja a tabela abaixo. Compare uma situação em que um quarto com um aluguel de 80.000 ienes está vago com uma situação em que a taxa de administração é 2% mais alta, mas o quarto está totalmente ocupado.

Como essa comparação mostra claramente, é muito mais importante preencher o maior número possível de vagas para maximizar a renda do proprietário do que ficar obcecado com uma pequena diferença na comissão.

Uma boa empresa de gerenciamento fornecerá mais do que apenas uma comissão, ela aumentará a receita.

Durante a entrevista, não deixe de pedir que divulguem a taxa de ocupação de todas as propriedades administradas e, se possível, dados reais sobre as taxas de ocupação de propriedades em áreas semelhantes e com idade semelhante à de sua propriedade.

2) Capacidade de atrair clientes e propor medidas para evitar vacâncias

A capacidade de manter uma alta taxa de ocupação nada mais é do que a capacidade de atrair clientes.

Essa capacidade de atrair clientes não vem da simples publicação de informações sobre a propriedade em um site de portal imobiliário.

É essencial ter a capacidade de marketing para analisar constantemente as tendências das propriedades concorrentes nas proximidades e propor configurações de aluguel e condições de contratação adequadas.

Outro critério importante é quais sugestões a empresa de administração fará no caso de uma vaga.

Uma empresa de administração que simplesmente propõe "vamos baixar o aluguel" não tem a perspectiva de maximizar o lucro do proprietário.

Um parceiro realmente competente proporá medidas multifacetadas de vacância, como

• Uso estratégico de taxas de publicidade (AD): aumentar os incentivos para empresas intermediárias e dar a elas prioridade na atração de clientes.
• Revisão dos custos iniciais: redução do depósito e do dinheiro-chave ou introdução do aluguel gratuito (aluguel gratuito por um determinado período de tempo).
• Remodelação/renovação: renovar o interior de acordo com a época e as necessidades dos locatários.
• Instalação de instalações populares: investimento econômico em instalações como internet gratuita, caixas de entrega, câmeras de segurança, etc.

Ao ouvir histórias de sucesso específicas sobre como a empresa ocupou unidades com sucesso no passado, é possível determinar a capacidade da empresa de fazer propostas.

3. número de unidades administradas e histórico

O número de unidades administradas é uma prova de que a empresa é confiável e escolhida por muitos proprietários.

De modo geral, o número de unidades administradas deve ser de pelo menos 1.000, mas se uma empresa tiver administrado dezenas de milhares de unidades, pode-se esperar que ela tenha acumulado uma grande quantidade de experiência e know-how.

A confiabilidade não é a única vantagem de gerenciar um grande número de unidades.

Os efeitos de redução de custos das economias de escala não podem ser ignorados.

Por exemplo, em trabalhos de restauração e substituição de equipamentos, é possível manter baixos os custos unitários por quarto fazendo grandes pedidos.

Isso, por sua vez, reduz o ônus para o proprietário.

4. Grau do sistema de solução de problemas

Na administração de aluguéis, problemas como reclamações de inquilinos e avarias em equipamentos são inevitáveis.

Ter um sistema para responder de forma rápida e precisa a essas situações é fundamental para manter a satisfação do locatário e evitar despejos inesperados.

Especificamente, verifique os seguintes pontos

• Disponibilidade de uma central de atendimento de emergência 24 horas por dia, 7 dias por semana: um sistema que possa responder imediatamente a emergências, como vazamentos de água durante a noite ou em feriados, é essencial.
• Conhecimento especializado e experiência da pessoa responsável: ela pode lidar com casos que exigem conhecimento jurídico e habilidades de negociação, como problemas de ruído e problemas entre inquilinos?
• Sistema de resposta rápida: você tem uma rede de bases e pessoal que pode estar presente em uma hora na propriedade?

Na INA & Associates, acreditamos que o verdadeiro teste de uma empresa de administração é quando se trata de lidar com problemas.

São as pessoas que respondem, e é a qualidade de seus recursos humanos que determina a qualidade da resposta.

Uma resposta sincera e imediata conquista a confiança dos locatários e, como resultado, contribui para o aluguel de longo prazo e, por sua vez, para ganhos estáveis para o proprietário.

5. sistema de relatórios altamente transparente

Quando uma propriedade é confiada a uma empresa de administração, é difícil para o proprietário entender diretamente a situação local.

É por isso que um sistema de relatórios regular e transparente é essencial.

Saiba com antecedência quais detalhes serão relatados e com que frequência.

Uma boa empresa de administração não se limita a enviar esses relatórios, mas também dá importância à comunicação, com a pessoa responsável explicando cuidadosamente quaisquer dúvidas ou preocupações que o proprietário possa ter.

É importante estabelecer uma relação de confiança com o proprietário e determinar se a empresa está disposta a trabalhar em conjunto com o proprietário para melhorar o valor da propriedade.

6. custos adequados de terceirização da administração

Geralmente, estima-se que as taxas de administração estejam entre 3% e 7% da receita de aluguel.

É claro que os custos devem ser baixos, mas, conforme mencionado acima, é perigoso selecionar uma propriedade somente com base em seu baixo custo.

O que é importante é o equilíbrio entre os serviços oferecidos e os custos.

Por exemplo, se a taxa de administração for extremamente baixa em comparação com o preço de mercado, pode ser que a empresa apenas colete dinheiro em seu nome, mas a solução de problemas, as patrulhas e as inspeções são cobradas separadamente.

Antes de assinar um contrato, não deixe de pedir uma descrição detalhada dos serviços e uma lista de itens que podem incorrer em custos adicionais, para que você saiba exatamente quanto será o custo total.

7. criação de parcerias de longo prazo

O último ponto pode ser um tanto abstrato, mas é o mais essencial.

Trata-se de saber se a empresa de administração tem a filosofia de criar um relacionamento de confiança de longo prazo com o proprietário e de desenvolver o ativo em conjunto, em vez de buscar lucro a curto prazo.

A essência da administração corporativa está na busca do crescimento sustentável.

Isso também é verdadeiro na administração de aluguéis.

Em vez de pensar apenas em preencher vagas imediatas, eles olham para o futuro em cinco ou dez anos e propõem, sob a mesma perspectiva do proprietário, que tipo de planos de reparo são necessários e que tipo de medidas de aumento de valor são possíveis.

Esse parceiro é aquele que garantirá que os ativos do proprietário sejam protegidos e nutridos, mesmo em tempos de mudanças rápidas.

Administração de aluguéis ideal da INA&Associates

Nós da INA&Associates K.K. nos posicionamos como uma "empresa de investimento em capital humano".

Isso se baseia na crença de que o ativo mais importante de uma empresa é seu capital humano.

O núcleo de nossos serviços de gerenciamento também é o "capital humano", que combina conhecimento especializado e altos padrões éticos.

Para os proprietários, vamos além dos meros relatórios comerciais e prestamos serviços de consultoria para maximizar o valor da propriedade sob a perspectiva de todo o portfólio de ativos.

Para os inquilinos, oferecemos um ambiente de vida seguro e confortável para aumentar a satisfação e promover o aluguel de longo prazo.

Proprietários, locatários e nós. Construir relacionamentos que deixem todos os envolvidos felizes é o ideal de gerenciamento de aluguéis que almejamos.

Resumo: A chave para o sucesso é encontrar "recursos humanos confiáveis".

Este artigo explicou sete pontos importantes na escolha de uma empresa de administração de aluguel de imóveis.

1. Se a empresa mantém uma taxa de ocupação de pelo menos 95%.
2. Capacidade de atrair clientes e propor medidas para evitar vacâncias
3. Número de unidades administradas e histórico
4. A qualidade do sistema para lidar com problemas
5. Sistema de relatórios altamente transparente
6. Taxas de administração apropriadas
7. Criação de parcerias de longo prazo

Examinar esses pontos um a um e comparar várias empresas é a primeira etapa para selecionar uma empresa de gerenciamento que não falhará.

No entanto, em última análise, o mais importante é se você pode ou não se identificar com a "personalidade" da pessoa responsável e a "filosofia" da empresa, além dos dados e do histórico.

A administração de aluguéis pode, às vezes, enfrentar dificuldades inesperadas.

Nessas ocasiões, é importante encontrar um parceiro em quem você possa confiar plenamente e com quem possa trabalhar para superá-las.

Estou convencido de que esse é o melhor segredo para o sucesso da administração de aluguéis a longo prazo.

Se tiver dúvidas ou preocupações sobre sua atual empresa de administração ou se estiver pensando em assumir seu primeiro desafio de administração de aluguéis, entre em contato conosco da INA & Associates.

Prometemos que podemos ajudá-lo a maximizar o valor de sua propriedade com nosso capital humano.

Perguntas mais frequentes

P1: É possível mudar de minha atual empresa de administração?

R1: Sim, é possível. Primeiro, verifique o contrato de administração com sua empresa de administração atual. Normalmente, é estipulado um período de aviso prévio para rescisão (por exemplo, aviso prévio de três meses). Com base no contrato, o procedimento adequado é notificar a rescisão e prosseguir com a transferência para a nova empresa de administração. Em geral, a nova empresa de administração também o apoiará no processo de transferência. Também oferecemos suporte total para uma transição tranquila.

P2: Qual é a taxa de mercado para custos de gerenciamento terceirizado?

A2: Em geral, a taxa de mercado está entre 3% e 7% da renda mensal do aluguel. No entanto, essa é apenas uma orientação e varia de acordo com o tamanho e a idade da propriedade e o escopo do trabalho a ser terceirizado. O importante é encontrar um equilíbrio entre os serviços oferecidos e o baixo custo.

P3: O que é melhor, uma grande empresa de administração ou uma empresa de administração comunitária?

R3: Cada uma tem suas próprias vantagens e desvantagens. As grandes empresas são atraentes devido ao seu extenso histórico, economias de escala e organização bem equipada. Por outro lado, uma empresa com base na comunidade pode estar familiarizada com a demanda de aluguel e com as informações exclusivas da área, e espera-se que seja flexível e atenciosa. A melhor escolha depende das características de sua propriedade e do que é importante para você. Recomendamos que você fale com os dois tipos de empresa.

P4: Como posso verificar a taxa de ocupação de uma empresa de administração?

A4: A maneira mais confiável é entrevistar diretamente a equipe da empresa de administração. Se possível, peça a eles que divulguem não apenas a taxa de ocupação média da empresa como um todo, mas também os dados da taxa de ocupação da área em que sua propriedade está localizada ou de propriedades com condições semelhantes (idade, layout etc.), para que você possa avaliar mais de perto a capacidade da empresa de atrair clientes.

P5: Quais são os aspectos mais importantes a serem verificados antes de assinar um contrato?

R5: O mais importante é verificar detalhadamente o conteúdo do contrato de administração. Em especial, certifique-se de verificar detalhadamente os quatro pontos a seguir: (1) o escopo do trabalho a ser terceirizado, (2) as taxas de administração, (3) outros custos (taxas de publicidade, taxas de administração de renovação, participação nos custos de restauração etc.) e (4) o período do contrato e as condições de cancelamento.