Erfolgreiche Mietverwaltung: 7 Schlüsselfaktoren für Eigentümer

Der Erfolg einer Immobilieninvestition, insbesondere bei der Mietverwaltung, hängt weitgehend davon ab, für welche Immobilie Sie sich entscheiden und welche Mietverwaltungsgesellschaft Sie als Partner wählen.

Viele Eigentümer investieren viel Zeit und Mühe in die Auswahl einer Immobilie, entscheiden sich aber oft ohne großes Nachdenken für eine Verwaltungsgesellschaft.

Der eigentliche Beginn des Vermietungsmanagements liegt jedoch nach dem Erwerb der Immobilie, und die Kompetenz des Verwaltungsunternehmens entscheidet über langfristig stabile Erträge und die Erhaltung und Verbesserung der Vermögenswerte.

Wir von INA&Associates Ltd. agieren nicht einfach als Verwalter, sondern sehen Immobilien als "Humankapital-Investmentgesellschaft", die die Vision des Eigentümers teilt und gemeinsam mit ihm das Vermögen pflegt.

In diesem Artikel erläutern wir auf professionelle und leicht verständliche Weise, wie man eine Immobilienverwaltungsgesellschaft für eine erfolgreiche Mietverwaltung auswählt, mit konkreten Daten und Fallstudien zu den sieben Punkten, auf die Eigentümer wirklich achten sollten.

Was ist eine Mietverwaltungsgesellschaft?

Zunächst sollten wir ein grundlegendes Verständnis für die Rolle von Immobilienverwaltungsgesellschaften (im Folgenden "Verwaltungsgesellschaften") gewinnen.

Eine Hausverwaltung ist eine Gruppe von Fachleuten, die im Auftrag der Eigentümer alle Aufgaben im Zusammenhang mit dem Betrieb und der Verwaltung von Mietobjekten wahrnimmt.

Ihre Arbeit ist sehr vielfältig, lässt sich aber grob in zwei Hauptkategorien einteilen: mieterbezogene Arbeiten und gebäudebezogene Arbeiten.

Durch die Auslagerung dieser Aufgaben an eine spezialisierte Verwaltungsgesellschaft können Eigentümer von einer Reihe von Vorteilen profitieren.

Eine Verwaltungsgesellschaft ist insbesondere für diejenigen unverzichtbar, die in abgelegenen Gegenden leben, mehrere Immobilien besitzen oder einen ausgefüllten Tagesjob haben.

Demgegenüber steht der Nachteil, dass Kosten für die Auslagerung der Verwaltung anfallen.

Eine gute Verwaltungsgesellschaft bringt jedoch mehr Wert als ihre Kosten, d. h. "Maximierung der Einnahmen" und "Minimierung des Risikos".

Sieben wichtige Punkte zur Vermeidung von Fehlern bei der Auswahl eines Mietverwaltungsunternehmens

Worauf sollten Sie also achten, um unter den vielen Verwaltungsgesellschaften einen wirklich zuverlässigen Partner zu finden?

Im Folgenden erkläre ich Ihnen die sieben wichtigsten Punkte, die ich für wichtig halte.

1. Erreicht das Unternehmen eine Vermietungsquote von mindestens 95 %?

Die größte Einnahmequelle in der Mietverwaltung ist natürlich die Miete.

Daher ist die Fähigkeit, eine hohe Vermietungsquote aufrechtzuerhalten, der wichtigste Indikator bei der Auswahl eines Verwaltungsunternehmens.

Im Allgemeinen gilt ein Vermietungsgrad von 95 % oder mehr als Richtwert.

Fällt der Vermietungsgrad unter diesen Wert, sollte man vermuten, dass es Probleme mit der Fähigkeit der Verwaltungsgesellschaft gibt, Kunden anzuziehen und den Markt zu analysieren.

Einige Eigentümer neigen dazu, sich auf die niedrigen Kosten der ausgelagerten Verwaltung (Verwaltungsgebühren) zu konzentrieren, aber das ist keine wesentliche Perspektive.

Siehe die nachstehende Tabelle. Vergleichen Sie eine Situation, in der ein Zimmer mit einer Miete von 80.000 Yen leer steht, mit einer Situation, in der die Verwaltungsgebühr 2 % höher ist, das Zimmer aber voll belegt ist.

Wie dieser Vergleich deutlich zeigt, ist es viel wichtiger, so viele freie Stellen wie möglich zu besetzen, um das Nettoeinkommen des Eigentümers zu maximieren, als sich über einen kleinen Unterschied bei der Provision aufzuregen.

Eine gute Verwaltungsgesellschaft wird mehr als nur eine Provision zahlen, sie wird die Einnahmen steigern.

Bitten Sie den Verwalter während des Gesprächs darum, die Belegungsrate aller verwalteten Immobilien offenzulegen und, wenn möglich, tatsächliche Daten zur Belegungsrate von Immobilien in ähnlichen Gebieten und mit ähnlichem Alter wie Ihre Immobilie vorzulegen.

2. die Fähigkeit, Kunden anzuziehen und Maßnahmen zur Vermeidung von Leerständen vorzuschlagen

Die Fähigkeit, eine hohe Belegungsrate aufrechtzuerhalten, ist nichts anderes als die Fähigkeit, Kunden anzuziehen.

Die Fähigkeit, Kunden anzuziehen, ergibt sich nicht einfach aus der Veröffentlichung von Immobilieninformationen auf einer Immobilienportalseite.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass man über die Marketingfähigkeiten verfügt, um die Trends der konkurrierenden Immobilien in der Umgebung ständig zu analysieren und geeignete Mietpreise und Einstellungsbedingungen vorzuschlagen.

Ein weiteres wichtiges Kriterium ist, welche Vorschläge die Verwaltungsgesellschaft im Falle eines Leerstands macht.

Einem Verwaltungsunternehmen, das einfach nur vorschlägt, "die Miete zu senken", fehlt die Perspektive, den Gewinn des Eigentümers zu maximieren.

Ein wirklich kompetenter Partner wird vielfältige Maßnahmen bei Leerstand vorschlagen, wie z. B.

• Strategischer Einsatz von Werbegebühren: Erhöhung der Anreize für Vermittlungsunternehmen und deren Vorrang bei der Gewinnung von Kunden.
• Überprüfung der Anfangskosten: Senkung der Kautionen und des Schlüsselgeldes oder Einführung der Freimiete (kostenlose Miete für einen bestimmten Zeitraum).
• Umbau/Renovierung: Erneuerung der Innenausstattung entsprechend der Zeit und den Bedürfnissen der Mieter.
• Installation beliebter Einrichtungen: Kostengünstige Investitionen in Einrichtungen wie kostenloses Internet, Lieferboxen, Sicherheitskameras usw.

Anhand konkreter Erfolgsgeschichten, wie das Unternehmen in der Vergangenheit erfolgreich Einheiten besetzt hat, lässt sich die Fähigkeit des Unternehmens zur Unterbreitung von Vorschlägen ermitteln.

3) Anzahl der verwalteten Einheiten und Erfolgsbilanz

Die Anzahl der verwalteten Einheiten ist ein Beweis dafür, dass das Unternehmen das Vertrauen vieler Eigentümer genießt und von ihnen ausgewählt wurde.

In der Regel sollte die Zahl der verwalteten Einheiten mindestens 1.000 betragen, aber wenn ein Unternehmen Zehntausende von Einheiten verwaltet hat, kann man davon ausgehen, dass es einen reichen Schatz an Erfahrung und Know-how angesammelt hat.

Die Zuverlässigkeit ist nicht der einzige Vorteil der Verwaltung einer großen Zahl von Einheiten.

Die Kosteneinsparungen durch Größenvorteile sind nicht zu vernachlässigen.

Bei Sanierungsarbeiten und der Erneuerung von Ausrüstungen ist es beispielsweise möglich, die Stückkosten pro Raum niedrig zu halten, indem große Aufträge erteilt werden.

Dies wiederum reduziert die Belastung des Eigentümers.

4.Grad der Fehlerbehebung

Bei der Mietverwaltung lassen sich Probleme wie Mieterbeschwerden und Ausfälle von Geräten nicht vermeiden.

Um die Zufriedenheit der Mieter zu erhalten und unerwartete Kündigungen zu vermeiden, ist es wichtig, über ein System zu verfügen, das schnell und präzise auf solche Situationen reagiert.

Überprüfen Sie insbesondere die folgenden Punkte

• Verfügbarkeit eines 24/7-Notfalldienstes: Ein System, das sofort auf Notfälle reagieren kann, z. B. auf Wasserlecks in der Nacht oder an Feiertagen, ist unerlässlich.
• Fachwissen und Erfahrung der zuständigen Person: Kann sie mit Fällen umgehen, die juristisches Wissen und Verhandlungsgeschick erfordern, wie z. B. Lärmprobleme und Probleme zwischen Mietern?
• Schnelles Reaktionssystem: Verfügen Sie über ein Netz von Stützpunkten und Personal, das innerhalb einer Stunde vor Ort sein kann?

Wir von INA & Associates sind der Meinung, dass der wahre Test für eine Verwaltungsgesellschaft darin besteht, wie sie mit Problemen umgeht.

Es sind die Menschen, die reagieren, und es ist die Qualität des Personals, die über die Qualität der Reaktion entscheidet.

Eine aufrichtige und prompte Reaktion gewinnt das Vertrauen der Mieter und trägt somit zu einer langfristigen Vermietung und damit zu stabilen Einnahmen für den Eigentümer bei.

5. hochtransparentes Berichtswesen

Wenn eine Immobilie einer Verwaltungsgesellschaft anvertraut wird, ist es für den Eigentümer schwierig, die Situation vor Ort direkt zu erfassen.

Deshalb ist ein regelmäßiges und transparentes Berichtswesen unerlässlich.

Informieren Sie sich im Voraus darüber, welche Einzelheiten wie oft gemeldet werden.

Eine gute Verwaltungsgesellschaft verschickt nicht nur diese Berichte, sondern legt auch großen Wert auf die Kommunikation, wobei die verantwortliche Person alle Fragen oder Bedenken des Eigentümers sorgfältig erläutern muss.

Es ist wichtig, ein Vertrauensverhältnis zum Eigentümer aufzubauen und festzustellen, ob das Unternehmen bereit ist, mit dem Eigentümer zusammenzuarbeiten, um den Wert der Immobilie zu steigern.

6) Angemessene Kosten für das Outsourcing der Verwaltung

Im Allgemeinen werden die Verwaltungskosten auf 3 bis 7 % der Mieteinnahmen geschätzt.

Natürlich sollten die Kosten niedrig sein, aber wie bereits erwähnt, ist es gefährlich, eine Immobilie nur aufgrund ihrer niedrigen Kosten auszuwählen.

Wichtig ist ein ausgewogenes Verhältnis zwischen den angebotenen Dienstleistungen und den Kosten.

Wenn beispielsweise die Verwaltungsgebühr im Vergleich zum Marktpreis extrem niedrig ist, kann es sein, dass das Unternehmen nur in Ihrem Namen Geld eintreibt, aber die Störungsbeseitigung und die Kontrollgänge und Inspektionen gesondert in Rechnung gestellt werden.

Bevor Sie einen Vertrag unterzeichnen, sollten Sie eine detaillierte Beschreibung der Dienstleistungen und eine Liste der Posten, die zusätzliche Kosten verursachen können, anfordern, damit Sie genau wissen, wie hoch die Gesamtkosten sein werden.

7. langfristige Partnerschaften aufbauen

Der letzte Punkt mag etwas abstrakt erscheinen, ist aber der wichtigste.

Es geht darum, ob die Verwaltungsgesellschaft eine Philosophie verfolgt, die darauf abzielt, eine langfristige, vertrauensvolle Beziehung mit dem Eigentümer aufzubauen und den Vermögenswert gemeinsam weiterzuentwickeln, anstatt kurzfristige Gewinne anzustreben.

Die Essenz der Unternehmensführung liegt im Streben nach nachhaltigem Wachstum.

Dies gilt auch für die Mietverwaltung.

Sie denken nicht nur an die sofortige Beseitigung von Leerständen, sondern blicken fünf oder zehn Jahre in die Zukunft und schlagen aus der gleichen Perspektive wie der Eigentümer vor, welche Art von Instandsetzungsplänen erforderlich und welche wertsteigernden Maßnahmen möglich sind.

Ein solcher Partner ist derjenige, der dafür sorgt, dass das Vermögen des Eigentümers auch in Zeiten des schnellen Wandels geschützt und gepflegt wird.

Das ideale Mietmanagement von INA&Associates

Wir von INA&Associates K.K. positionieren uns als "Humankapital-Investmentgesellschaft".

Dahinter steht die Überzeugung, dass das wichtigste Kapital eines Unternehmens sein Humankapital ist.

Der Kern unserer Managementdienstleistungen ist ebenfalls "Humankapital", das Fachwissen und hohe ethische Standards vereint.

Für Eigentümer gehen wir über bloße Geschäftsberichte hinaus und bieten Beratungsdienste an, um den Wert der Immobilie aus der Perspektive des gesamten Anlageportfolios zu maximieren.

Für die Mieter sorgen wir für ein sicheres und komfortables Wohnumfeld, um die Zufriedenheit zu erhöhen und eine langfristige Mietdauer zu fördern.

Eigentümer, Mieter und wir. Der Aufbau von Beziehungen, die alle Beteiligten glücklich machen, ist das ideale Mietmanagement, das wir anstreben.

Zusammenfassung: Der Schlüssel zum Erfolg ist das Zusammentreffen mit "zuverlässigen Humanressourcen".

In diesem Artikel wurden sieben wichtige Punkte bei der Auswahl eines Unternehmens für die Verwaltung von Immobilien erläutert.

1. Ob das Unternehmen eine Vermietungsquote von mindestens 95 % erreicht.
2. Fähigkeit, Kunden anzuziehen und Maßnahmen zur Vermeidung von Leerständen vorzuschlagen
3. Anzahl der verwalteten Einheiten und Erfolgsbilanz
4. Qualität des Systems zur Behandlung von Problemen
5. Sehr transparentes Berichtswesen
6. Angemessene Verwaltungsgebühren
7. Aufbau langfristiger Partnerschaften

Diese Punkte einzeln zu prüfen und mehrere Unternehmen zu vergleichen, ist der erste Schritt bei der Auswahl einer Verwaltungsgesellschaft, die nicht scheitern wird.

Letztlich kommt es aber vor allem darauf an, ob Sie sich mit der "Persönlichkeit" des Verantwortlichen und der "Philosophie" des Unternehmens identifizieren können, abgesehen von den Daten und der Erfolgsbilanz.

Das Vermietungsmanagement kann manchmal auf unerwartete Schwierigkeiten stoßen.

In solchen Momenten ist es wichtig, einen Partner zu finden, dem man voll und ganz vertrauen und mit dem man zusammenarbeiten kann, um sie zu überwinden.

Ich bin davon überzeugt, dass dies das beste Geheimnis für einen langfristigen Erfolg im Vermietungsmanagement ist.

Wenn Sie Zweifel oder Bedenken bezüglich Ihrer derzeitigen Verwaltungsgesellschaft haben oder wenn Sie darüber nachdenken, Ihre erste Herausforderung im Bereich der Mietverwaltung anzunehmen, wenden Sie sich bitte an uns von INA & Associates.

Wir versprechen Ihnen, dass wir Ihnen helfen können, den Wert Ihrer Immobilie mit unserem Humankapital zu maximieren.

Häufig gestellte Fragen

Q1: Ist es möglich, von meiner derzeitigen Verwaltungsgesellschaft zu wechseln?

A1: Ja, das ist möglich. Bitte prüfen Sie zunächst den Verwaltungsvertrag mit Ihrer derzeitigen Verwaltungsgesellschaft. In der Regel ist dort eine Kündigungsfrist (z. B. drei Monate) festgelegt. Je nach Vertrag ist es angemessen, die Kündigung auszusprechen und die Übergabe an die neue Verwaltungsgesellschaft vorzunehmen. Die neue Verwaltungsgesellschaft wird Sie in der Regel auch bei der Übergabe unterstützen. Wir bieten Ihnen ebenfalls umfassende Unterstützung für einen reibungslosen Übergang.

F2: Wie hoch ist der marktübliche Satz für ausgelagerte Verwaltungskosten?

A2: Im Allgemeinen liegt der marktübliche Satz zwischen 3 % und 7 % der monatlichen Mieteinnahmen. Dies ist jedoch nur ein Richtwert und hängt von der Größe und dem Alter der Immobilie sowie dem Umfang der auszulagernden Arbeiten ab. Wichtig ist, dass man ein Gleichgewicht zwischen den angebotenen Dienstleistungen und den niedrigen Kosten findet.

F3: Was ist besser, eine große Verwaltungsgesellschaft oder eine gemeinschaftsbasierte Verwaltungsgesellschaft?

A3: Beide haben ihre eigenen Vor- und Nachteile. Große Unternehmen sind aufgrund ihrer umfangreichen Erfolgsbilanz, ihrer Größenvorteile und ihrer gut ausgestatteten Organisation attraktiv. Andererseits ist ein kommunales Unternehmen möglicherweise mit der Mietnachfrage und den besonderen Gegebenheiten des Gebiets vertraut und man kann erwarten, dass es flexibel und aufmerksam ist. Die beste Wahl hängt von den Merkmalen Ihrer Immobilie ab und davon, was für Sie wichtig ist. Wir empfehlen Ihnen, mit beiden Arten von Unternehmen zu sprechen.

F4: Wie kann ich den Vermietungsgrad einer Verwaltungsgesellschaft überprüfen?

A4: Die zuverlässigste Methode ist die direkte Befragung der Mitarbeiter der Verwaltungsgesellschaft. Bitten Sie sie nach Möglichkeit nicht nur um die durchschnittliche Belegungsrate für das Unternehmen insgesamt, sondern auch um die Belegungsdaten für das Gebiet, in dem sich Ihre Immobilie befindet, oder für Immobilien mit ähnlichen Bedingungen (Alter, Ausstattung usw.), damit Sie die Fähigkeit des Unternehmens, Kunden anzuziehen, besser beurteilen können.

F5: Was sind die wichtigsten Punkte, die vor der Unterzeichnung eines Vertrags geprüft werden sollten?

A5: Am wichtigsten ist es, den Inhalt des Verwaltungsvertrags im Detail zu prüfen. Überprüfen Sie insbesondere die folgenden vier Punkte im Detail: (1) den Umfang der auszulagernden Arbeiten, (2) die Verwaltungsgebühren, (3) die sonstigen Kosten (Werbegebühren, Verwaltungsgebühren für die Erneuerung, Anteil an den Sanierungskosten usw.) und (4) die Vertragsdauer und die Kündigungsbedingungen.