Optimiser la gestion immobilière avec Excel et le cloud

Il est extrêmement important pour les propriétaires de biens immobiliers de disposer d'informations précises sur leurs biens et sur l'état de leur gestion locative. La tenue d'un registre de gestion qui organise les recettes et les dépenses, telles que les revenus locatifs et les dépenses pour chaque bien immobilier, vous permet de vérifier en permanence la solidité de votre gestion locative, ce qui conduit à des décisions de gestion appropriées. Une comptabilité précise est également essentielle pour les déclarations fiscales et la correspondance avec les institutions financières, et un large éventail de transactions, y compris les revenus locatifs, les coûts de gestion et les coûts de réparation, doivent être enregistrés sans omission. Avec les progrès récents de la transformation numérique (DX) dans le secteur de l'immobilier, il est désormais possible d'économiser du travail et de réduire les erreurs dans les tâches comptables compliquées en utilisant des logiciels de comptabilité et des systèmes de gestion en nuage. Cet article explique comment les propriétaires immobiliers peuvent créer et exploiter leurs propres livres de gestion, comment utiliser Excel et le cloud, et les points clés de l'automatisation grâce à la DX.

1. conception des éléments et règles de saisie : définition des éléments de base et des règles uniformes

La première étape de la création d'un grand livre de gestion consiste à définir les éléments à enregistrer. Les catégories et informations suivantes sont les éléments de base minimaux nécessaires à la gestion des biens locatifs

• Informations sur le bien: nom du bien, localisation, type de bien (appartement, copropriété, maison, etc.), taille (nombre de pièces et superficie), date d'acquisition, etc.

• Informations sur le contrat: numéro de la chambre, nom de l'entrepreneur, date de début et de fin du contrat (date de renouvellement), loyer (loyer mensuel), caution et pas-de-porte, etc.

• Informations sur le locataire: nom du locataire, coordonnées, date d'emménagement, date de départ prévue, coordonnées de la personne à contacter en cas d'urgence, etc.

• Informations sur les revenus et les dépenses: postes de revenus tels que le loyer mensuel, les charges communes et les frais de stationnement, postes de dépenses tels que les frais de gestion, les frais de réparation et l'impôt foncier, date et montant du paiement pour chaque mois, existence ou non d'arriérés, etc.

Une fois les éléments identifiés, il est également essentiel d'unifier les règles de saisie. Des règles telles que l'uniformisation du format de la date à "AAAA/MM/JJ", la saisie des montants monétaires en unités de yens (par exemple, saisir des chiffres entiers, non séparés par des milliers de yens) et l'élimination de toute distorsion dans les noms des propriétés et des locataires doivent être décidées à l'avance. Par exemple, il est important d'unifier les noms des propriétés et des locataires avec leurs noms officiels, car une notation bancale telle que "Tokyo" et "Tokyo" peut entraîner des omissions lors de la recherche et de la compilation des données. Pour éviter les erreurs de saisie et les distorsions, il peut être efficace d'utiliser la fonction de validation des données d' Excel et de sélectionner les données à partir d'un menu déroulant, si nécessaire. Prenez également l'habitude d'actualiser régulièrement les données. Les paiements de loyers et de charges doivent être vérifiés chaque mois et reflétés sans délai dans le grand livre. Il est important de mettre à jour les informations relatives aux contrats et aux locataires chaque fois qu'un contrat est renouvelé ou qu'un locataire emménage ou déménage, de manière à ce que les informations soient toujours à jour. En outre, si vous gérez les informations dans Excel, faites des sauvegardes régulières et soyez prêt à faire face à la corruption ou à la perte de fichiers.

Si vous avez plus d'un bien immobilier, vous pouvez également gérer votre livre Excel en le divisant en plusieurs feuilles. Par exemple, vous pouvez diviser les feuilles en "Fiche de propriété", "Revenus", "Dépenses" et "Résumé", avec des informations de base pour chaque propriété répertoriée dans la fiche de propriété, des recettes quotidiennes enregistrées dans la feuille de revenus, des dépenses enregistrées dans la feuille de dépenses, et un résumé complet de l'ensemble de ces éléments. De cette manière, même si le nombre de biens ou de transactions augmente, il peut être géré de manière centralisée en ajoutant des données à chaque feuille, et la situation globale des recettes et des dépenses peut être instantanément appréhendée sur la feuille de décompte. En outre, l'utilisation des fonctions Excel et de lamise en forme conditionnelle permet de réduire le travail manuel et d'éviter que des données ne soient oubliées. Par exemple, une fonction IF qui compare le montant du loyer perçu au montant facturé et affiche automatiquement "◯ (perçu)" ou "× (non perçu)" est plus fiable qu'une vérification visuelle des arriérés. En établissant ainsi des rubriques uniformes et enappliquant strictement les règles de saisie, le grand livre de contrôle devient un outil de gestion pratique et facile à comprendre pour tout le monde.

2. comparaison des avantages d'Excel et du cloud : facilité d'utilisation, coût, partageabilité et maintenabilité

Il existe deux méthodes principales pour créer et exploiter un grand livre de contrôle : l'utilisation d'Excel (tableur) et l'utilisation d'un système de gestion en nuage. Chacune ayant ses avantages et ses inconvénients, nous allons les comparer en termes de facilité d'utilisation, de coût, de partage des données et de maintenabilité.

• Facilité d'utilisation (opérabilité): de nombreux travailleurs ont des connaissances de base d'Excel, qui est facile à utiliser tant qu'il est installé sur l'ordinateur dont ils disposent. Un autre avantage est qu'il offre un degré élevé de liberté, ce qui permet de créer des tableaux personnalisés à sa guise. Les systèmes de gestion immobilière basés sur le cloud, quant à eux, disposent d'une interface utilisateur spécialisée dans la gestion locative et sont conçus pour faciliter la saisie de données sans connaissances spécialisées, une fois la configuration initiale terminée. Par exemple, le système est conçu pour éviter les erreurs humaines en calculant et en triant automatiquement les loyers et les dépenses simplement en les saisissant. Même si vous n'êtes pas familiarisé avec le fonctionnement du système, de nombreux services disposent d'un système d'assistance, ce qui vous permet d'utiliser le système en toute tranquillité.

• Coût: la gestion basée sur Excel présente le grand avantage de pouvoir être lancée sans frais supplémentaires si vous possédez déjà le logiciel. Certains services en nuage simples proposent également des plans gratuits. Toutefois, les logiciels de gestion locative en nuage et de comptabilité dotés de toutes les fonctionnalités entraînent généralement des frais mensuels et des coûts d'installation initiaux. Par exemple, les frais d'abonnement sont basés sur le nombre de propriétés ou d'utilisateurs. Toutefois, les coûts doivent être mis en balance avec les avantages d'une efficacité opérationnelle accrue, qui permet de gagner du temps et de réduire le nombre d'erreurs. En particulier lorsque le nombre de biens augmente et que les tâches de gestion deviennent plus complexes, les avantages en termes d'efficacité obtenus grâce à l'installation d'un système de gestion payant valent souvent plus que le coût payé.

• Partageabilité (collaboration): les grands livres créés dans Excel peuvent être consultés et modifiés par plusieurs personnes en partageant les fichiers avec les parties concernées. Toutefois, la gestion de la dernière version par courrier électronique peut s'avérer compliquée et il existe un risque de conflit lors de l'édition simultanée. Les systèmes basés sur l'informatique en nuage présentent l'avantage de permettre l'accès à la base de données via l'internet, de sorte que les informations les plus récentes peuvent être consultées et mises à jour à tout moment et en tout lieu à partir d'un PC ou d'un smartphone. Les données sont reflétées en temps réel même si plusieurs utilisateurs se connectent en même temps, de sorte que les informations peuvent être partagées sans problème entre les personnes responsables. Par exemple, il est facile pour le propriétaire lui-même, le comptable fiscal et le personnel de la société de gestion immobilière de se référer aux mêmes données et de comprendre la situation.

• Maintenabilité et sécurité: avec la gestion Excel, il faut être conscient des risques de corruption de fichiers, d'effacement accidentel et de perte de données en cas de panne informatique. Il existe également un risque de fuite d'informations si les fichiers sont emportés à l'extérieur de l'entreprise. Dans un système en nuage, en revanche, les données sont stockées en toute sécurité sur le serveur du fournisseur de services, qui est généralement équipé de fonctions de sauvegarde automatique et d'autorisation d'accès. Dans le cas improbable d'une panne de PC, les données restent dans le nuage et peuvent être récupérées en se connectant. En termes de sécurité, le choix d'un service avec cryptage des communications et authentification à deux facteurs garantit un niveau de sécurité plus élevé que la gestion de vos propres données. Les mises à jour du système sont également effectuées par le fournisseur, ce qui vous permet d'être assuré de toujours disposer des fonctions les plus récentes et d'être en conformité avec les modifications légales.

En résumé, Excel convient si vous souhaitezpersonnaliser et gérer vous-même un petit nombre de biens immobiliers, ousi vous voulez démarrer avec le moins de frais possible. En revanche, si le nombre de biens gérés augmente et que la charge de travail s'accroît, ousi vous souhaitez travailler efficacement avec plusieurs personnes, l'introduction d'un système basé sur le cloud est une option solide. En effet, il a été souligné que "la gestion basée sur Excel est sujette aux erreurs de saisie et à la double saisie lorsque le volume de données augmente, alors que les outils de gestion locative basés sur le cloud sont faciles à utiliser et les erreurs sont facilement évitées". Il est conseillé de choisir d'abord une méthode appropriée en fonction du nombre actuel de propriétés et du type d'activité, puis d'envisager une transition progressive si nécessaire.

3. mise à jour automatique avec intégration DX : intégration avec les logiciels de comptabilité et les applications de gestion

Pour réduire davantage les efforts de saisie et de mise à jour des données et augmenter la précision, l'association avec la technologie numérique (utilisation de DX) est un moyen efficace d'y parvenir. Plus précisément, en reliant le grand livre de contrôle à d'autres systèmes, il est possible de mettre en place un système de mise à jour automatique des données sans saisie manuelle. Voici quelques exemples de liens importants et de leurs avantages

• Lien avec le logiciel de comptabilité: si vous utilisez déjà un logiciel de comptabilité (par exemple Accounting Freee ou Money Forward Cloud Accounting) pour gérer les revenus et les dépenses de votre propriété, il est efficace de synchroniser le grand livre de gestion avec le système de comptabilité. Les logiciels de comptabilité en nuage disposent également de fonctions destinées au secteur de la location immobilière, telles que l'acquisition automatique des relevés bancaires et l'enregistrement automatisé des dépenses en scannant les reçus, ce qui peut réduire considérablement les tâches comptables compliquées. La double saisie peut être évitée, par exemple, en utilisant le grand livre de contrôle pour totaliser les recettes et les dépenses de chaque propriété, qui peuvent ensuite être importées dans le logiciel de comptabilité pour la gestion financière globale, ou vice versa, le logiciel de comptabilité générant des rapports de recettes et de dépenses pour chaque propriété à partir des données du logiciel de comptabilité. Par exemple, certains logiciels de gestion locative peuvent être reliés à des logiciels de comptabilité existants, de sorte que, dans certains cas, les données peuvent être transférées en douceur au moment de la mise en œuvre.

• Lien avec les comptes bancaires et les services de paiement: le contrôle du paiement des loyers mensuels est une charge importante pour les propriétaires, mais cette tâche peut être automatisée en utilisant les liens API bancaires. Le rapprochement manuel des paiements de loyers effectués par plusieurs propriétés et locataires à des moments différents prend du temps et est source d'erreurs. Ces dernières années, des services ont vu le jour qui utilisent les API financières pour obtenir les détails des dépôts et des retraits bancaires par lots, et une fois configurés, les informations sur les comptes peuvent être automatiquement obtenues et mises à jour tous les jours. Par exemple, le logiciel de gestion locative en nuage ReDocS utilise ce lien API pour réaliser une fonction qui efface automatiquement (réconcilie) les paiements de loyer de chaque locataire. Auparavant, un travailleur à temps partiel était employé pour vérifier les paiements au début de chaque mois, mais après l'introduction du système, les paiements peuvent être vérifiés avec précision sans intervention manuelle, et les rapports indiquent une augmentation significative de l'efficacité, comme "le nombre d'unités qui peuvent être gérées par personne a augmenté". En établissant un lien avec les comptes bancaires et les services de règlement, il est également possible de mettre en place un système qui offre des fonctions telles que le débit automatique des loyers, l'envoi automatique de courriels de notification de paiement et des rappels automatiques lorsque le paiement n'a pas été reçu. Cela évite aux propriétaires d'avoir à mettre à jour leurs propres livres de comptes chaque mois en les comparant à leurs livrets bancaires, et empêche les paiements non effectués.

• Lien avec les applications de gestion des locataires: avec le développement de la technologie immobilière, un nombre croissant de services fournissent des applications pour smartphones et des portails pour les locataires. En reliant le registre de gestion à ces applications, il est possible d'automatiser la mise à jour des informations relatives aux locataires et à l'état des contrats. Par exemple, si vous utilisez un système en ligne qui gère tout, de la candidature à la sélection et à l'attribution des contrats, les informations relatives à la propriété et à l'entrepreneur peuvent être automatiquement enregistrées dans le registre de gestion lorsqu'un nouveau contrat est signé. En outre, certaines sociétés de gestion, comme INA&Associates, disposent d'un système qui permet, lorsqu'un problème est signalé dans une installation ou qu'une réparation est demandée, d'enregistrer les détails dans le système de gestion et de les conserver dans l'historique. D'autres systèmes en nuage ont également vu le jour, qui relient les informations sur les logements vacants aux principaux portails immobiliers (par exemple SUUMO et Homes) et permettent de mettre à jour et de refléter le statut d'un logement vacant d'un simple clic à partir du registre. Il n'est donc plus nécessaire de se connecter à un site distinct pour mettre à jour les informations, et les offres d'emploi ne sont pas manquées au bon moment.

Ainsi, le fait de relier le grand livre de gestion à des systèmes périphériques permet d'automatiser et de centraliser le processus de saisie. En réduisant la dépendance à l'égard du travail manuel, on réduit également les erreurs humaines et on permet à la direction de prendre des décisions fondées sur les données les plus récentes à tout moment. La tendance est à l'utilisation d'une combinaison de diverses solutions DX dans le but de "gérer de manière centralisée toutes les recettes et dépenses liées à la gestion des biens immobiliers" à l'avenir. Même si cela semble difficile pour l'instant, il est bon d'intégrer le DX dans la mesure du possible, par exemple en essayant la liaison automatique des comptes bancaires.

4. les limites de l'autogestion et l'intérêt de la confier à des professionnels : du point de vue de l'expertise, du soutien juridique et de l'efficacité opérationnelle

Nous avons vu plus haut comment tenir et gérer un livre de gestion de manière autonome. Cependant, la tenue de la comptabilité n'est pas la seule tâche qu'implique la gestion locative d'un bien immobilier. Elle implique un large éventail de tâches pratiques, telles que l'entretien et la gestion des biens, les relations avec les locataires, les procédures contractuelles, le traitement des problèmes et la réponse aux changements de la législation. L'autogestion présente des avantages, tels que la réduction des coûts et une grande liberté, mais il faut aussi savoir qu'elle comporte des limites et des inconvénients.

Tout d'abord, lorsque vous effectuez vous-même toutes les tâches de gestion, le temps et les efforts nécessaires peuvent être considérables. En particulier pour les propriétaires qui ont un emploi à temps plein, le temps qu'ils peuvent consacrer à la gestion locative peut être limité. Plus vous avez de biens immobiliers, plus vous avez de travail à accomplir au quotidien, et même si vous avez préparé un livre de comptes, vous risquez de ne pas pouvoir suivre le rythme des saisies et des vérifications. En outre, la gestion locative requiert souvent des connaissances spécialisées en matière d' immobilier, de droit des contrats et de construction. Par exemple, il peut être difficile pour des spécialistes de traiter des questions telles que le traitement approprié des plaintes juridiques des locataires, les procédures juridiques en cas d'arriérés de loyer (par exemple, les actions en revendication et en remise) et la planification de la rénovation d'installations vieillissantes. Il est également nécessaire de se tenir au courant des dernières modifications légales (par exemple, les changements de règles dans les contrats de location) et des informations sur les régimes de subvention, et il n'est pas facile pour un particulier de tout suivre.

En outre, la gestion locative peut nécessiter une réponse d'urgence 24 heures sur 24. Le fait que le propriétaire doive gérer lui-même des problèmes tels que des fuites d'eau ou des coupures d'électricité tard dans la nuit représente une charge mentale énorme. Si vous confiez cette tâche à une société de gestion, vous pouvez être certain qu'elle s'occupera de ces appels d'urgence en votre nom. Avec l'autogestion, vous êtes également directement responsable du traitement de toutes les demandes et plaintes des locataires, et dans de nombreux cas, les gens estiment que c'est une charge mentale de traiter les plaintes et les rappels de loyer par eux-mêmes.

C'est pourquoi il vaut la peine d'envisager de confier cette tâche à des professionnels. En faisant appel à une société de gestion immobilière professionnelle, le propriétaire peut se concentrer sur les aspects stratégiques de la gestion (par exemple, la sélection des biens et la planification financière), tout en laissant à la société de gestion immobilière professionnelle le soin de s'occuper des aspects pratiques compliqués et des interventions d'urgence. En outre, grâce à leur expérience et à leurs connaissances, les sociétés de gestion peuvent apporter un soutien complet, notamment en ce qui concerne le recrutement des locataires, les procédures de renouvellement des contrats et les règlements en cas de départ des locataires. Elles sont également au fait des changements juridiques et des tendances du marché, ce qui leur permet de réagir de manière appropriée en fonction des informations les plus récentes. Par exemple, INA&Associates utilise un système de gestion qu'elle a elle-même développé pour mener à bien les procédures de contrat et de renouvellement et les rapports sur les états de paiement des loyers en ligne, et dispose d'un centre d'appel ouvert 24 heures sur 24 pour répondre aux questions des locataires. La société a ainsi mis en place un système qui lui permet de gérer efficacement un grand nombre de propriétés avec un minimum de personnel, ce qui lui permet de fournir des services de qualité à bas prix. En fait, INA&Associates a lancé un plan dans le cadre duquel les services de gestion locative sont externalisés moyennant une redevance mensuelle fixe de 1 000 JPY par unité, et la société s'occupe de tout, des contrats et renouvellements aux relations avec les locataires, en passant par la collecte et la remise des loyers, et les rappels d'arriérés. En confiant le travail à des professionnels, les propriétaires sont libérés des tracas de la gestion quotidienne et peuvent également s'attendre à des effets positifs en termes de satisfactionaccruedes locataires et d'amélioration de la valeur de l'actif. A noter également la possibilité d'utiliser le réseau (entreprises de réparation et force de vente des baux) que seule une société spécialisée peut offrir.

Bien sûr, l'externalisation de la gestion coûte de l'argent, mais comme mentionné ci-dessus, des services très peu coûteux sont apparus récemment grâce à l'utilisation de DX, et de plus en plus de cas peuvent offrir plus de valeur que les frais de gestion. Il est important de considérer l'équilibre entre les économies de l'autogestion et l'efficacité et la tranquillité d'esprit de la gestion externalisée, et de prendre la meilleure décision en fonction du nombre de biens et de votre propre situation.

5. conclusion : résumé et message encourageant la consultation de l'INA

Nous avons tout expliqué, de la création d'un registre de gestion immobilière à la comparaison entre Excel et le cloud, en passant par les points clés de l'automatisation grâce à l'intégration de DX et l'importance de s'en remettre à des professionnels. Un registre de gestion est comme une "boussole" de gestion pour les propriétaires de biens immobiliers, et sa maintenance et son fonctionnement corrects augmenteront la précision de la gestion des bénéfices et aideront à prendre des décisions d'investissement futures. Il est conseillé de commencer par créer soi-même un registre de base et de l'exploiter à petite échelle à l'aide d'Excel ou d'un logiciel similaire. Toutefois, si vous commencez à sentir que le nombre de biens augmente ou que la charge de travail s'alourdit, il est peut-être temps d'envisager de faire appel à un professionnel plutôt que de tout prendre en charge par la force.

Heureusement, il existe aujourd'hui des entreprises qui utilisent la technologie pour fournir des services de gestion locative de haute qualité à faible coût, comme INA & Associates, qui soutient les propriétaires avec des opérations efficaces qui intègrent les dernières DX. La possibilité de "laisser faire les professionnels de la gestion" apporte la tranquillité d'esprit et plus de temps au propriétaire, et conduira en fin de compte à la stabilisation et à l'expansion de la gestion immobilière. Si vous avez essayé de créer un registre de gestion et que vous souhaitez le rendre plus efficace ou vous sentir plus en sécurité avec l'aide d'un professionnel, n'hésitez pas à contacter INA&Associate. Nos professionnels expérimentés peuvent aider les propriétaires à protéger et à entretenir leur précieux patrimoine immobilier. Avec un registre de gestion et le bon partenaire à vos côtés, vous pouvez parvenir à une gestion locative sûre, sécurisée et efficace.