Gerenciamento de Propriedades com Excel e Nuvem: Guia para Proprietários

É extremamente importante que os proprietários de imóveis tenham uma noção exata das informações sobre suas propriedades e o estado de sua administração de aluguéis. Manter um livro contábil que organize as receitas e as despesas, como receitas e despesas de aluguel de cada propriedade, permite verificar constantemente a saúde do seu negócio de locação e ajuda a tomar as decisões de gerenciamento corretas. A contabilidade precisa também é essencial para a declaração de impostos e a correspondência com instituições financeiras, e uma ampla gama de transações, incluindo renda de aluguel, custos de administração e custos de reparos, deve ser registrada sem omissão. Com o recente progresso da transformação digital (DX) no setor imobiliário, agora é possível economizar mão de obra e reduzir erros em tarefas complicadas de contabilidade utilizando software de contabilidade em nuvem e sistemas de gerenciamento. Este artigo explica como os proprietários de imóveis podem criar e operar seus próprios registros de gerenciamento, como utilizar o Excel e a nuvem e os principais pontos de automação por meio da DX.

1. Design de itens e regras de entrada: definição de itens básicos e regras uniformes

A primeira etapa na criação de um livro-razão gerencial é definir quais itens devem ser registrados. As seguintes categorias e informações são os itens básicos mínimos necessários para administrar propriedades de aluguel

• Informações sobre o imóvel: nome do imóvel, localização, tipo de imóvel (apartamento, condomínio, casa, etc.), tamanho (número de cômodos e área), data de aquisição, etc.

• Informações do contrato: número da sala, nome do contratante, data de início e término do contrato (data de renovação), aluguel (aluguel mensal), depósito e chaveiro, etc.

• Informações sobre o locatário: nome do locatário, detalhes de contato, data de entrada, data prevista de saída, detalhes de contato de emergência, etc.

• Informações sobre receitas e despesas: itens de receita, como aluguel mensal, taxas de serviço comuns e taxas de estacionamento, itens de despesas, como taxas de administração, taxas de reparo e imposto predial, data e valor do pagamento de cada mês, se há ou não atrasos, etc.

Uma vez identificados os itens, também é essencial unificar as regras de entrada. Regras como a unificação do formato da data para "AAAA/MM/DD", a inserção de valores monetários em unidades de ienes (por exemplo, inserir dígitos completos, não separados por milhares de ienes) e a eliminação de qualquer distorção nos nomes de propriedades e locatários devem ser decididas com antecedência. Por exemplo, é importante unificar os nomes das propriedades e dos locatários com seus nomes oficiais, pois notações instáveis, como "Tóquio" e "Tóquio", podem levar a omissões ao pesquisar e agrupar dados. Para evitar erros de entrada e distorções, pode ser eficaz usar a função de validação de dados do Excel e selecionar a entrada em um menu suspenso, se necessário. Além disso, crie o hábito de atualizar os dados regularmente. Os pagamentos de aluguel e de despesas devem ser verificados mensalmente e refletidos no livro-razão sem demora. É importante atualizar as informações do contrato e do inquilino sempre que um contrato for renovado ou um inquilino se mudar ou sair, para que as informações estejam sempre atualizadas. Além disso, se você gerencia as informações no Excel, faça backups regulares e esteja preparado para a corrupção ou perda de arquivos.

Se você tiver mais de uma propriedade, também poderá gerenciar seu livro do Excel dividindo-o em várias planilhas. Por exemplo, é possível dividir as planilhas em "Property Master", "Income", "Expenses" e "Summary", com as informações básicas de cada propriedade listadas no "Property Master", as receitas diárias registradas na planilha de receitas, as despesas registradas na planilha de despesas e um resumo abrangente de todas as informações compiladas. Dessa forma, mesmo que o número de propriedades ou transações aumente, ele pode ser gerenciado de forma centralizada, adicionando dados a cada planilha, e a situação geral de receitas e despesas pode ser instantaneamente compreendida na planilha de registro. Além disso, ao utilizar as funções ea formatação condicional do Excel, você pode reduzir o trabalho manual e evitar que os dados sejam ignorados. Por exemplo, uma função IF que compara o valor do aluguel recebido com o valor faturado e exibe automaticamente "◯ (recebido)" ou "× (não recebido)" é mais confiável do que verificar visualmente se há atrasos. Ao definir itens uniformes eaplicar rigorosamente as regras de entrada dessa forma, o livro-razão de controle se torna uma ferramenta de gerenciamento prática e fácil de ser entendida por qualquer pessoa.

2. comparação das vantagens do Excel e da nuvem: facilidade de uso, custo, capacidade de compartilhamento e manutenção

Há dois métodos principais para criar e operar um livro-razão de controle: usar o Excel (software de planilha eletrônica) e usar um sistema de gerenciamento baseado em nuvem. Cada um tem suas próprias vantagens e desvantagens, portanto, vamos compará-los em termos de facilidade de uso, custo, compartilhamento de dados e capacidade de manutenção.

• Facilidade de uso (operabilidade): muitas pessoas que trabalham têm conhecimento básico de operação do Excel, e ele é fácil de usar, desde que esteja instalado no computador em questão. Outra vantagem é que ele oferece um alto grau de liberdade, permitindo que você crie tabelas personalizadas de acordo com seu próprio gosto. Os sistemas de gerenciamento de propriedades baseados em nuvem, por outro lado, têm uma interface de usuário especializada em gerenciamento de aluguéis e são projetados para facilitar a entrada de dados sem conhecimento especializado após a conclusão da configuração inicial. Por exemplo, o sistema foi projetado para evitar erros humanos, calculando e classificando automaticamente o aluguel e as despesas simplesmente ao inseri-los. Mesmo que você não esteja familiarizado com a operação do sistema, muitos serviços contam com um sistema de suporte para que você possa usar o sistema com tranquilidade.

• Custo: o gerenciamento baseado em Excel tem a grande vantagem de poder ser iniciado sem custo adicional se você já possuir o software. Alguns serviços simples de nuvem também oferecem planos gratuitos. No entanto, a nuvem de gerenciamento de aluguéis e o software de contabilidade com funcionalidade completa geralmente incorrem em taxas mensais e custos de instalação inicial. Por exemplo, as taxas de assinatura são baseadas no número de propriedades ou usuários. No entanto, os custos devem ser comparados com os benefícios de redução de tempo e de erros decorrentes do aumento da eficiência operacional. Especialmente quando o número de propriedades aumenta e as tarefas de gerenciamento se tornam mais complicadas, os benefícios de eficiência obtidos com a instalação de um sistema de gerenciamento baseado em taxas geralmente valem mais do que o custo pago.

• Compartilhamento (colaboração): os livros contábeis criados no Excel podem ser visualizados e editados por várias pessoas por meio do compartilhamento de arquivos com as partes relevantes. Entretanto, gerenciar a versão mais recente por e-mail pode ser complicado e há o risco de conflitos ao editar ao mesmo tempo. Os sistemas baseados em nuvem têm a vantagem de que o banco de dados é acessado pela Internet, de modo que as informações mais recentes podem ser visualizadas e atualizadas a qualquer momento, em qualquer lugar, a partir de um PC ou smartphone. Os dados são refletidos em tempo real, mesmo que vários usuários façam login ao mesmo tempo, de modo que as informações podem ser compartilhadas sem problemas entre os responsáveis. Por exemplo, é fácil para o próprio proprietário, o contador fiscal e a equipe da empresa de administração de imóveis consultar os mesmos dados e entender a situação.

• Manutenibilidade e segurança: com o gerenciamento em Excel, é preciso estar ciente dos riscos de corrupção de arquivos, exclusão acidental e perda de dados em caso de pane no computador. Há também o risco de vazamento de informações se os arquivos forem levados para fora da empresa. Em um sistema de nuvem, por outro lado, os dados são armazenados com segurança no servidor do provedor de serviços, que geralmente é equipado com funções de backup automático e autorização de acesso. No caso improvável de uma pane no PC, os dados permanecem na nuvem e podem ser recuperados por meio de login. Em termos de segurança, a escolha de um serviço com criptografia de comunicação e autenticação de dois fatores garantirá um nível mais alto de segurança do que o gerenciamento de seus próprios dados. As atualizações do sistema também são realizadas pelo provedor, portanto, você pode ter certeza de que sempre terá as funções mais recentes e a conformidade com as alterações legais.

Em resumo, o Excel é adequado se você quiserpersonalizar e gerenciar um pequeno número de propriedades por conta própria ouse quiser começar com o menor custo possível. Por outro lado, se o número de propriedades gerenciadas aumentar e a carga de trabalho se expandir, ouse você quiser operar de forma eficiente com várias pessoas, a introdução de um sistema baseado em nuvem é uma boa opção. De fato, foi apontado que "o gerenciamento baseado em Excel é propenso a erros de entrada e dupla entrada à medida que o volume de dados aumenta, mas as ferramentas de gerenciamento de aluguéis baseadas em nuvem são fáceis de operar e os erros são facilmente evitados". É aconselhável selecionar primeiro um método apropriado de acordo com o número atual de propriedades e o tipo de negócio e, em seguida, considerar uma transição gradual, se necessário.

3. atualização automática com integração DX: integração com software de contabilidade e aplicativos de gerenciamento

Para reduzir ainda mais o esforço de entrada e atualização de dados e aumentar a precisão, a vinculação com a tecnologia digital (uso de DX) é uma maneira eficaz de conseguir isso. Especificamente, ao vincular o livro-razão de controle a outros sistemas, é possível estabelecer um sistema para atualizar automaticamente os dados sem entrada manual. A seguir, alguns exemplos das principais vinculações e seus benefícios

• Vinculação com o software de contabilidade: se você já estiver usando um software de contabilidade (por exemplo, Accounting Freee ou Money Forward Cloud Accounting) para gerenciar as receitas e despesas da propriedade, é eficiente sincronizar o livro-razão de gerenciamento com o sistema de contabilidade. O software de contabilidade em nuvem também tem funções para o setor de aluguel de imóveis, como a aquisição automática de extratos bancários e o registro automatizado de despesas por meio da digitalização de recibos, o que pode reduzir significativamente as complicadas tarefas de contabilidade. A dupla entrada pode ser evitada, por exemplo, usando o livro de controle para totalizar as receitas e despesas de cada propriedade, que podem ser importadas para o software de contabilidade para o gerenciamento financeiro geral, ou vice-versa, com o software de contabilidade gerando relatórios de receitas e despesas para cada propriedade a partir dos dados do software de contabilidade. Por exemplo, alguns softwares de gerenciamento de aluguéis podem ser vinculados a softwares de contabilidade existentes, portanto, em alguns casos, os dados podem ser transferidos sem problemas no momento da implementação.

• Conexão com contas bancárias e serviços de pagamento: verificar os pagamentos mensais de aluguel é um grande fardo para os proprietários, mas isso pode ser automatizado com a utilização de conexões de APIs bancárias. A conciliação manual dos pagamentos de aluguel feitos por várias propriedades e inquilinos em momentos diferentes é demorada e propensa a erros. Nos últimos anos, surgiram serviços que utilizam APIs financeiras para obter detalhes de depósitos e saques bancários de uma só vez e, uma vez configurados, as informações da conta podem ser obtidas e atualizadas automaticamente todos os dias. Por exemplo, o software de gerenciamento de aluguéis na nuvem ReDocS usa esse vínculo de API para realizar uma função que apaga automaticamente (reconcilia) os pagamentos de aluguel de cada inquilino. No passado, um funcionário de meio período era contratado para verificar os pagamentos no início de cada mês, mas depois que o sistema foi introduzido, os pagamentos podem ser verificados com precisão sem intervenção manual, e os relatórios indicam um aumento significativo na eficiência, como "o número de unidades que podem ser gerenciadas por pessoa aumentou". Ao vincular-se a contas bancárias e serviços de liquidação, também é possível implementar um sistema que ofereça funções como débito automático do aluguel, envio automático de e-mails de notificação de pagamento e lembretes automáticos quando o pagamento não tiver sido recebido. Isso libera os proprietários do incômodo de ter de atualizar seus próprios livros contábeis todos os meses, comparando-os com seus livros bancários, e também evita a perda de pagamentos.

• Vinculação com aplicativos de gerenciamento de inquilinos: com o desenvolvimento da tecnologia imobiliária, um número cada vez maior de serviços está fornecendo aplicativos para smartphones e portais para inquilinos. A vinculação do livro-razão de gerenciamento a esses aplicativos pode automatizar a atualização das informações do locatário e do status do contrato. Por exemplo, se você usar um sistema on-line que lida com tudo, desde a inscrição até a triagem e a contratação, as informações sobre a propriedade e o contratado poderão ser registradas automaticamente no livro-razão de gerenciamento quando um novo contrato for assinado. Além disso, algumas empresas de gerenciamento, como a INA&Associates, têm um sistema pelo qual, quando há um relatório de um problema com uma instalação ou uma solicitação de reparo, os detalhes são registrados no sistema de gerenciamento e armazenados no histórico. Também surgiram outros sistemas em nuvem que vinculam as informações de vacância aos principais sites de portais de propriedades (por exemplo, SUUMO e Homes) e oferecem uma função para atualizar e refletir o status de vacância de uma propriedade com um único clique no livro-razão. Isso elimina a necessidade de fazer login em um site separado para atualizar as informações e garante que as vagas não sejam perdidas no momento certo.

Dessa forma, a vinculação do livro-razão de gerenciamento com sistemas periféricos pode automatizar e centralizar o processo de entrada. A redução da dependência do trabalho manual também reduz o erro humano e permite que as decisões gerenciais sejam tomadas com base nos dados mais recentes em todos os momentos. Há uma tendência de usar uma combinação de várias soluções DX com o objetivo de "gerenciar centralmente todas as receitas e despesas relacionadas à administração de propriedades" no futuro. Mesmo que isso pareça difícil no momento, é uma boa ideia incorporar a DX na medida do possível, por exemplo, experimentando a vinculação automática de contas bancárias.

4. as limitações da autogestão e a importância de deixá-la a cargo de profissionais: das perspectivas de especialização, suporte jurídico e eficiência operacional

Vimos acima como manter e operar um livro contábil gerencial por conta própria. Entretanto, a contabilidade não é a única tarefa envolvida na administração do aluguel de imóveis. Ela envolve uma ampla gama de tarefas práticas, como manutenção e gerenciamento de propriedades, relações com inquilinos, procedimentos contratuais, tratamento de problemas e resposta a mudanças na legislação. A autogestão tem suas vantagens, como a economia de custos e um alto grau de liberdade, mas você também deve estar ciente de que há algumas limitações e desvantagens.

Em primeiro lugar, quando você mesmo faz todo o trabalho de gerenciamento, o tempo e o esforço envolvidos podem ser significativos. Especialmente para os proprietários que têm um trabalho diário separado, a quantidade de tempo que podem dedicar à administração de aluguéis pode ser limitada. Quanto mais propriedades você tiver, mais trabalho terá de fazer diariamente e, mesmo que tenha preparado um livro contábil, talvez não consiga acompanhar as entradas e verificações. Além disso, a administração de aluguéis geralmente exige conhecimento especializado de imóveis, direito contratual e instalações prediais. Por exemplo, pode ser difícil para os especialistas lidarem com questões como o tratamento adequado de reclamações legais de inquilinos, procedimentos legais em caso de atraso no pagamento do aluguel (por exemplo, processos de demanda e de entrega) e planejamento da renovação de instalações antigas. Também é necessário manter-se atualizado com as últimas alterações legais (por exemplo, alterações nas regras dos contratos de aluguel) e informações sobre esquemas de subsídios, e não é fácil para uma pessoa acompanhar tudo.

Além disso, a administração do aluguel pode exigir uma resposta de emergência 24 horas por dia. É uma carga mental enorme se o proprietário tiver que lidar sozinho com problemas como vazamentos de água ou cortes de energia tarde da noite. Se você terceirizar isso para uma empresa de administração, pode ter certeza de que ela cuidará dessas chamadas de emergência em seu nome. Com a autogestão, você também é diretamente responsável por lidar com todas as consultas e reclamações dos inquilinos e, em muitos casos, as pessoas sentem que é um fardo mental lidar com reclamações e lembretes de aluguel por conta própria.

Por esses motivos, vale muito a pena considerar a opção de deixar isso para os profissionais. Ao terceirizar para uma empresa de administração de propriedades profissional, o proprietário pode se concentrar nos aspectos estratégicos da administração (por exemplo, seleção de propriedades e planejamento financeiro), deixando os aspectos práticos complicados e as respostas de emergência para a empresa de administração de propriedades profissional. Além disso, com base em sua vasta experiência e conhecimento, as empresas de administração podem oferecer suporte abrangente, inclusive know-how sobre recrutamento de inquilinos, procedimentos de renovação de contratos e acordos quando os inquilinos se mudam. Elas também estão familiarizadas com as mudanças legais e as tendências do mercado, de modo que podem responder adequadamente de acordo com as informações mais recentes. Por exemplo, a INA&Associates usa um sistema de gerenciamento desenvolvido por ela mesma para concluir os procedimentos de contrato e renovação e os relatórios de declaração de remessa de aluguel on-line, além de ter uma central de atendimento 24 horas para consultas dos locatários. Como resultado, a empresa conseguiu um sistema que lhe permite gerenciar com eficiência um grande número de propriedades com um número mínimo de funcionários, o que lhe permite oferecer serviços de baixo custo e alta qualidade. Na verdade, a INA&Associates lançou um plano em que os serviços de administração de aluguéis são terceirizados por uma taxa mensal fixa de JPY 1.000 por unidade, e a empresa cuida de tudo, desde contratos e renovações até relações com inquilinos, cobrança e remessa de aluguéis e lembretes de atrasos. Ao confiar o trabalho a profissionais, os proprietários ficam livres do incômodo do gerenciamento diário e também podem esperar efeitos positivos em termos de aumento dasatisfação do inquilino emelhoria do valor do ativo. A capacidade de utilizar a rede (empresas de reparos e força de vendas de leasing) que somente uma empresa especializada pode oferecer também é digna de nota.

É claro que a terceirização da gestão custa dinheiro, mas, conforme mencionado acima, serviços muito baratos surgiram recentemente por meio do uso da DX e, cada vez mais, os casos podem oferecer mais valor do que a taxa de gestão. É importante considerar o equilíbrio entre a economia da autogestão e a eficiência e a tranquilidade da gestão terceirizada e tomar a melhor decisão de acordo com o número de propriedades e suas próprias circunstâncias.

5. conclusão: resumo e mensagem incentivando a consulta ao INA

Explicamos tudo, desde como criar um livro-razão de gerenciamento de propriedades até a comparação entre o Excel e a nuvem, os pontos principais da automação por meio da integração do DX e a importância de deixar isso para os profissionais. Um livro-razão de gerenciamento é como uma "bússola" de gerenciamento para os proprietários de imóveis, e sua manutenção e operação corretas aumentarão a precisão do gerenciamento de lucros e ajudarão nas futuras decisões de investimento. É uma boa ideia criar primeiro um livro-razão básico por conta própria e operá-lo no Excel ou em um software semelhante em pequena escala. Entretanto, se você começar a sentir que o número de propriedades está aumentando ou que a carga de trabalho está crescendo, talvez seja hora de considerar a terceirização para profissionais em vez de assumir tudo à força.

Felizmente, agora existem empresas que usam a tecnologia para fornecer serviços de gerenciamento de aluguéis de alta qualidade a baixo custo, como a INA & Associates, que oferece suporte aos proprietários com operações eficientes que incorporam o DX mais recente. A opção de "deixar para os profissionais de administração" traz tranquilidade e mais tempo para o proprietário e, em última análise, levará à estabilização e à expansão da administração de propriedades. Se você já tentou criar um registro de gerenciamento e acha que gostaria de torná-lo mais eficiente ou de se sentir mais seguro com a ajuda de um profissional, entre em contato com a INA&Associate. Nossos profissionais experientes podem ajudar os proprietários a proteger e cuidar de seus valiosos ativos imobiliários. Com um registro de administração e o parceiro certo ao seu lado, é possível obter uma administração de aluguéis segura, protegida e eficiente.