Gestión inmobiliaria eficiente con Excel y la nube: guía definitiva

Es sumamente importante que los propietarios dispongan de información precisa sobre sus inmuebles y el estado de su gestión de alquileres. Llevar un libro de gestión que organice los ingresos y los gastos, como los ingresos por alquiler y los gastos de cada propiedad, le permite comprobar constantemente la salud de su negocio de alquiler y le ayuda a tomar las decisiones de gestión adecuadas. Una contabilidad precisa también es esencial para los informes fiscales y la correspondencia con las instituciones financieras, y una amplia gama de transacciones, incluidos los ingresos por alquiler, los gastos de gestión y los gastos de reparación, deben registrarse sin omisiones. Con el reciente avance de la transformación digital (DX) en el sector inmobiliario, ahora es posible ahorrar mano de obra y reducir los errores en las complicadas tareas de contabilidad utilizando software de contabilidad y sistemas de gestión en la nube. Este artículo explica cómo los propietarios pueden crear y manejar sus propios libros de gestión, cómo utilizar Excel y la nube, y los puntos clave de la automatización a través de la DX.

1. diseño de partidas y reglas de entrada: establecimiento de partidas básicas y reglas uniformes

El primer paso en la creación de un libro de gestión es diseñar qué elementos se van a registrar. Las siguientes categorías e información son los elementos básicos mínimos necesarios para gestionar las propiedades de alquiler

• Información sobre la propiedad: nombre de la propiedad, ubicación, tipo de propiedad (piso, condominio, casa, etc.), tamaño (número de habitaciones y superficie), fecha de adquisición, etc.

• Información del contrato: número de habitación, nombre del contratista, fecha de inicio y fin del contrato (fecha de renovación), alquiler (alquiler mensual), fianza y dinero de la llave, etc.

• Información sobre el inquilino: nombre del inquilino, datos de contacto, fecha de entrada, fecha prevista de salida, datos de contacto en caso de emergencia, etc.

• Información sobre ingresos y gastos: partidas de ingresos como el alquiler mensual, los gastos por servicios comunes y las tasas de aparcamiento, partidas de gastos como los gastos de gestión, los gastos de reparación y el impuesto sobre bienes inmuebles, fecha e importe del pago de cada mes, existencia o no de atrasos, etc.

Una vez identificadas las partidas, también es esencial unificar las reglas de entrada. Reglas como unificar el formato de fecha a "AAAA/MM/DD", introducir los importes monetarios en unidades de yenes (por ejemplo, introducir dígitos completos, no separados por miles de yenes), y eliminar cualquier distorsión en los nombres de las propiedades y los inquilinos, deben decidirse de antemano. Por ejemplo, es importante unificar los nombres de las propiedades y los arrendatarios con sus nombres oficiales, ya que una notación poco precisa como "Tokio" y "Tokio" puede dar lugar a omisiones al buscar y cotejar los datos. Para evitar errores y distorsiones en la introducción de datos, puede ser eficaz utilizar la función de validación de datos de Excel y seleccionar la entrada en un menú desplegable, si es necesario. Asimismo, acostúmbrese a actualizar los datos con regularidad. Los pagos de alquileres y gastos deben comprobarse mensualmente y reflejarse en el libro mayor sin demora. Es importante actualizar la información sobre contratos e inquilinos cada vez que se renueva un contrato o un inquilino entra o sale, para que la información esté siempre actualizada. Además, si gestionas la información en Excel, haz copias de seguridad periódicas y prepárate para la corrupción o pérdida de archivos.

Si tienes más de una propiedad, también puedes gestionar tu libro de Excel dividiéndolo en varias hojas. Por ejemplo, podría dividir las hojas en "Maestro de propiedades", "Ingresos", "Gastos" y "Resumen", con la información básica de cada propiedad listada en el maestro de propiedades, los ingresos diarios registrados en la hoja de ingresos, los gastos registrados en la hoja de gastos y un resumen exhaustivo del total de éstos. De este modo, aunque aumente el número de propiedades o transacciones, puede gestionarse de forma centralizada añadiendo datos a cada hoja, y la situación global de ingresos y gastos puede conocerse al instante en la hoja de recuento. Además, la utilización de las funciones de Excel y elformato condicional permite reducir el trabajo manual y evitar que se pasen datos por alto. Por ejemplo, una función SI que compare el importe del alquiler recibido con el importe facturado y muestre automáticamente "◯ (recibido)" o "× (no recibido)" es más fiable que comprobar visualmente si hay atrasos. Al establecer partidas uniformes yaplicar estrictamente las reglas de introducción de datos de este modo, el libro de control se convierte en una herramienta de gestión práctica y fácil de entender para cualquiera.

2. comparación de las ventajas de excel y la nube: facilidad de uso, coste, compartibilidad y mantenimiento

Existen dos métodos principales para crear y gestionar un libro de control: el uso de Excel (software de hoja de cálculo) y el uso de un sistema de gestión basado en la nube. Cada uno tiene sus ventajas y desventajas, así que vamos a compararlos en términos de facilidad de uso, coste, compartición de datos y mantenimiento.

• Facilidad de uso (operatividad): muchos trabajadores tienen conocimientos básicos de manejo de Excel, y es fácil de utilizar siempre que esté instalado en el ordenador que se tenga a mano. Otra ventaja es que ofrece un alto grado de libertad, permitiendo crear tablas personalizadas a gusto del usuario. Por otro lado, los sistemas de gestión inmobiliaria basados en la nube cuentan con una interfaz de usuario especializada en la gestión de alquileres y están diseñados para que, una vez completada la configuración inicial, sea fácil introducir datos sin necesidad de conocimientos especializados. Por ejemplo, el sistema está diseñado para evitar errores humanos calculando y ordenando automáticamente el alquiler y los gastos con sólo introducirlos. Incluso si no estás familiarizado con el funcionamiento del sistema, muchos servicios disponen de un sistema de asistencia para que puedas utilizar el sistema con tranquilidad.

• Coste: La gestión basada en Excel tiene la gran ventaja de que puede iniciarse sin coste adicional si ya se posee el software. Algunos servicios sencillos en la nube también ofrecen planes gratuitos. Sin embargo, la gestión de alquileres en la nube y el software de contabilidad con todas las funciones suelen conllevar cuotas mensuales y costes de instalación iniciales. Por ejemplo, las cuotas de suscripción se basan en el número de propiedades o usuarios. Sin embargo, el coste debe sopesarse frente a los beneficios en tiempo y reducción de errores de una mayor eficiencia operativa. Especialmente cuando el número de propiedades aumenta y las tareas de gestión se complican, los beneficios de eficiencia obtenidos mediante la instalación de un sistema de gestión basado en cuotas a menudo valen más que el coste pagado.

• Compartibilidad (colaboración): los libros de contabilidad creados en Excel pueden ser vistos y editados por varias personas compartiendo los archivos con las partes pertinentes. Sin embargo, gestionar la última versión por correo electrónico puede ser complicado y existe el riesgo de conflictos al editar al mismo tiempo. Los sistemas basados en la nube tienen la ventaja de que se accede a la base de datos a través de Internet, por lo que la información más reciente puede consultarse y actualizarse en cualquier momento y lugar desde un PC o un smartphone. Los datos se reflejan en tiempo real aunque varios usuarios se conecten al mismo tiempo, por lo que la información puede compartirse sin problemas entre los responsables. Por ejemplo, es fácil que el propio propietario, el contable fiscal y el personal de la empresa de gestión inmobiliaria consulten los mismos datos y comprendan la situación.

• Mantenibilidad y seguridad: Con la gestión en Excel, hay que tener en cuenta los riesgos de corrupción de archivos, borrado accidental y pérdida de datos en caso de avería informática. También existe el riesgo de fugas de información si los archivos se llevan fuera de la empresa. En cambio, en un sistema en la nube, los datos se almacenan de forma segura en el servidor del proveedor de servicios, que suele estar equipado con funciones automáticas de copia de seguridad y autorización de acceso. En el improbable caso de que se averíe un PC, los datos permanecen en la nube y pueden recuperarse iniciando sesión. En términos de seguridad, elegir un servicio con cifrado de las comunicaciones y autenticación de dos factores garantizará un nivel de seguridad superior al de gestionar sus propios datos. Las actualizaciones del sistema también las realiza el proveedor, por lo que puede estar seguro de que siempre dispone de las últimas funciones y de que cumple los cambios legales.

En resumen, Excel es adecuado si deseapersonalizar y gestionar usted mismo un número reducido de propiedades, osi quiere empezar con el menor coste posible. Por otro lado, si el número de propiedades gestionadas aumenta y la carga de trabajo se amplía, o si se quiere operar de forma eficiente con varias personas, la introducción de un sistema basado en la nube es una opción sólida. De hecho, se ha señalado que "la gestión basada en Excel es propensa a los errores de introducción y a la doble entrada a medida que aumenta el volumen de datos, pero las herramientas de gestión de alquileres basadas en la nube son fáciles de manejar y los errores se evitan fácilmente". Es aconsejable seleccionar primero un método adecuado según el número actual de propiedades y el tipo de negocio, y luego considerar una transición gradual si es necesario.

3. actualización automática con integración DX: integración con programas de contabilidad y aplicaciones de gestión

Para reducir aún más el esfuerzo de introducción y actualización de datos y aumentar la precisión, la vinculación con la tecnología digital (uso de DX) es una forma eficaz de conseguirlo. En concreto, al vincular el libro de control con otros sistemas, se puede establecer un sistema para actualizar automáticamente los datos sin necesidad de introducirlos manualmente. A continuación se ofrecen algunos ejemplos de las principales vinculaciones y sus ventajas

• Vinculación con el software de contabilidad: Si ya utiliza un software de contabilidad (por ejemplo, Accounting Freee o Money Forward Cloud Accounting) para gestionar los ingresos y gastos de su propiedad, resulta eficaz sincronizar el libro de control con el sistema de contabilidad. El software de contabilidad en la nube también tiene funciones para el sector del alquiler de propiedades, como la adquisición automática de extractos bancarios y el registro automatizado de gastos mediante el escaneado de recibos, lo que puede reducir significativamente las complicadas tareas de contabilidad. Se puede evitar la doble entrada, por ejemplo, utilizando el libro de control para totalizar los ingresos y gastos de cada propiedad, que luego se pueden importar al software de contabilidad para la gestión financiera general, o viceversa, con el software de contabilidad generando informes de ingresos y gastos para cada propiedad a partir de los datos del software de contabilidad. Por ejemplo, algunos programas de gestión de alquileres pueden vincularse a programas de contabilidad existentes, por lo que en algunos casos los datos pueden transferirse sin problemas en el momento de la implantación.

• Vinculación con cuentas bancarias y servicios de pago: comprobar los pagos mensuales del alquiler es una carga importante para los propietarios, pero esto puede automatizarse utilizando vínculos API bancarios. Conciliar manualmente los pagos de alquiler realizados por múltiples propiedades e inquilinos en diferentes momentos lleva mucho tiempo y es propenso a errores. En los últimos años, han surgido servicios que utilizan API financieras para obtener datos bancarios de ingresos y reintegros por lotes y, una vez configurados, la información de las cuentas puede obtenerse y actualizarse automáticamente todos los días. Por ejemplo, el software de gestión de alquileres en la nube ReDocS utiliza este enlace API para realizar una función que borra automáticamente (concilia) los pagos de alquiler de cada inquilino. Antes se empleaba a un trabajador a tiempo parcial para comprobar los pagos a principios de cada mes, pero tras la introducción del sistema, los pagos pueden comprobarse con precisión sin intervención manual, y los informes indican un aumento significativo de la eficiencia, como que "ha aumentado el número de unidades que pueden gestionarse por persona". Al enlazar con cuentas bancarias y servicios de liquidación, también es posible implantar un sistema que ofrezca funciones como el cargo automático del alquiler, el envío automático de correos electrónicos de notificación de pago y recordatorios automáticos cuando no se recibe el pago. Esto libera a los propietarios de la molestia de tener que actualizar sus propios libros de contabilidad cada mes cotejándolos con sus libretas de ahorro, y también evita que se pierdan pagos.

• Vinculación con aplicaciones de gestión de inquilinos: con el desarrollo de la tecnología inmobiliaria, cada vez son más los servicios que ofrecen aplicaciones para smartphones y portales de inquilinos. Vincular el libro mayor de gestión a estas aplicaciones puede automatizar la actualización de la información del inquilino y el estado del contrato. Por ejemplo, si se utiliza un sistema en línea que se encarga de todo, desde la solicitud hasta la selección y la contratación, la información sobre la propiedad y el contratista puede registrarse automáticamente en el libro mayor de gestión cuando se firma un nuevo contrato. Además, algunas empresas de gestión, como INA&Associates, tienen un sistema por el que, cuando hay un informe de un problema con una instalación o una solicitud de reparación, los detalles se registran en el sistema de gestión y se almacenan en el historial. También han surgido otros sistemas en la nube que vinculan la información sobre desocupación con los principales portales inmobiliarios (por ejemplo, SUUMO y Homes) y ofrecen una función para actualizar y reflejar el estado de desocupación de las propiedades con un solo clic desde el libro mayor. Esto elimina la necesidad de acceder a un sitio independiente para actualizar la información y garantiza que no se pierdan las vacantes en el momento oportuno.

De este modo, la vinculación del libro de gestión con sistemas periféricos puede automatizar y centralizar el proceso de introducción de datos. Reducir la dependencia del trabajo manual también reduce el error humano y permite tomar decisiones de gestión basadas en los datos más recientes en todo momento. También existe una tendencia a utilizar una combinación de varias soluciones DX con el objetivo de "gestionar de forma centralizada todos los ingresos y gastos relacionados con la gestión inmobiliaria" en el futuro. Aunque de momento parezca difícil, es aconsejable incorporar DX en la medida de lo posible, por ejemplo, probando la vinculación automática de cuentas bancarias.

4. las limitaciones de la autogestión y la importancia de dejarla en manos de profesionales: desde el punto de vista de la experiencia, el apoyo jurídico y la eficacia operativa

Ya hemos visto cómo llevar y gestionar un libro de gestión por cuenta propia. Sin embargo, la contabilidad no es la única tarea que conlleva la gestión del alquiler de inmuebles. Implica una amplia gama de tareas prácticas, como el mantenimiento y la gestión de la propiedad, las relaciones con los inquilinos, los procedimientos contractuales, la resolución de problemas y la respuesta a los cambios en la legislación. La autogestión tiene sus ventajas, como el ahorro de costes y un alto grado de libertad, pero también debe ser consciente de que existen algunas limitaciones y desventajas.

En primer lugar, cuando uno mismo hace todo el trabajo de gestión, el tiempo y el esfuerzo que conlleva pueden ser considerables. Especialmente para los propietarios que tienen un trabajo diario aparte, la cantidad de tiempo que pueden dedicar a la gestión del alquiler puede ser limitada. Cuantas más propiedades tenga, más trabajo tendrá que hacer a diario, e incluso si ha preparado un libro de contabilidad, es posible que no pueda seguir el ritmo de las entradas y comprobaciones. Además, la gestión de alquileres suele requerir conocimientos especializados sobre bienes inmuebles, derecho contractual e instalaciones de edificios. Por ejemplo, puede resultar difícil para los especialistas ocuparse de asuntos como tratar adecuadamente las reclamaciones legales de los inquilinos, los procedimientos legales en caso de atrasos en el pago del alquiler (por ejemplo, demandas y juicios de rendición) y planificar la renovación de instalaciones envejecidas. También es necesario mantenerse al día de las últimas modificaciones legales (por ejemplo, cambios en las normas de los contratos de arrendamiento) y de la información sobre los regímenes de subvenciones, y no es fácil que una persona pueda seguirlo todo.

Además, la gestión del alquiler puede requerir una respuesta de emergencia las 24 horas del día. Es una enorme carga mental que el propietario tenga que ocuparse él solo de problemas como fugas de agua o cortes de luz a altas horas de la noche. Si subcontrata esto a una empresa de gestión, puede estar seguro de que se ocuparán de esas llamadas de emergencia en su nombre. Con la autogestión, usted también es directamente responsable de atender todas las consultas y quejas de los inquilinos y, en muchos casos, la gente siente que es una carga mental atender las quejas y los recordatorios de alquiler por su cuenta.

Por estas razones, merece mucho la pena considerar la opción de dejarlo en manos de profesionales. Al subcontratar a una empresa de gestión inmobiliaria profesional, el propietario puede concentrarse en los aspectos estratégicos de la gestión (por ejemplo, la selección de propiedades y la planificación financiera), mientras que deja los aspectos prácticos complicados y las respuestas de emergencia en manos de la empresa de gestión inmobiliaria profesional. Además, gracias a su gran experiencia y conocimientos, las empresas de gestión ofrecen un apoyo integral, que incluye conocimientos sobre la contratación de inquilinos, los procedimientos de renovación de contratos y los acuerdos cuando los inquilinos se marchan. También están familiarizadas con los cambios legales y las tendencias del mercado, por lo que pueden responder adecuadamente de acuerdo con la información más reciente. Por ejemplo, INA&Associates utiliza un sistema de gestión de desarrollo propio para completar en línea los procedimientos de contratación y renovación y los informes de los estados de remesas de alquileres, y dispone de un centro de atención telefónica 24 horas para las consultas de los inquilinos. Como resultado, la empresa ha conseguido un sistema que le permite gestionar eficazmente un gran número de propiedades con un mínimo de personal, lo que le permite prestar servicios de bajo coste y alta calidad. De hecho, INA&Associates ha puesto en marcha un plan por el que los servicios de gestión de alquileres se subcontratan por una cuota mensual fija de 1.000 yenes por unidad, y la empresa se encarga de forma integral de todo, desde contratos y renovaciones hasta relaciones con los inquilinos, cobro y envío de alquileres y recordatorios de atrasos. Al confiar el trabajo a profesionales, los propietarios se liberan de las molestias de la gestión diaria y también pueden esperar efectos positivos en términos de mayorsatisfacción de los inquilinos ymejora del valor de los activos. También cabe destacar la posibilidad de utilizar la red (empresas de reparación y fuerza de ventas de arrendamientos) que sólo una empresa especializada puede ofrecer.

Por supuesto, externalizar la gestión cuesta dinero, pero, como ya se ha dicho, recientemente han surgido servicios muy económicos gracias al uso de DX, y cada vez más casos pueden ofrecer más valor que la cuota de gestión. Es importante considerar el equilibrio entre el ahorro de la autogestión y la eficacia y tranquilidad de la gestión externalizada, y tomar la mejor decisión en función del número de propiedades y de sus propias circunstancias.

5. conclusión: resumen y mensaje que anima a consultar al INA

Hemos explicado desde cómo crear un libro de gestión inmobiliaria, hasta la comparación entre Excel y la nube, los puntos clave de la automatización mediante la integración de DX, y la importancia de dejarlo en manos de profesionales. Un libro de gestión es como una "brújula" de gestión para los propietarios, y su correcto mantenimiento y funcionamiento aumentará la precisión en la gestión de los beneficios y ayudará en las decisiones de inversión futuras. Es una buena idea crear primero un libro mayor básico por uno mismo, y manejarlo en Excel o un software similar a pequeña escala. Sin embargo, si empieza a notar que el número de propiedades aumenta o que la carga de trabajo crece, puede que sea el momento de plantearse subcontratar a profesionales en lugar de asumirlo todo a la fuerza.

Afortunadamente, ahora hay empresas que utilizan la tecnología para ofrecer servicios de gestión de alquileres de alta calidad a bajo coste, como INA & Associates, que apoya a los propietarios con operaciones eficientes que incorporan lo último en DX. La opción de "dejarlo en manos de los profesionales de la gestión" aporta tranquilidad y más tiempo al propietario, y en última instancia conducirá a la estabilización y expansión de la gestión inmobiliaria. Si ha probado a crear un registro de gestión y cree que le gustaría hacerlo más eficiente o sentirse más seguro con la ayuda de un profesional, póngase en contacto con INA&Associate. Nuestros experimentados profesionales pueden ayudar a los propietarios a proteger y cuidar sus valiosos activos inmobiliarios. Con un registro de gestión y el socio adecuado a su lado, puede conseguir una gestión del alquiler segura, protegida y eficiente.