엑셀과 클라우드를 활용한 부동산 관리대장 작성 및 운영법

부동산 소유주에게 소유 부동산의 정보와 임대 경영 상황을 정확하게 파악하는 것은 매우 중요합니다. 각 매물별 임대료 수입과 지출 등 손익을 정리한 관리대장을 작성하면 임대경영의 건전성을 항상 확인할 수 있어 적절한 경영 판단을 내릴 수 있다. 또한 정확한 장부 관리는 세금 신고나 금융기관과의 거래에도 필수적이며, 임대료 수입, 관리비, 수선비 등 다양한 거래를 빠짐없이 기록하는 것이 요구된다. 최근에는 부동산 업계에서도 디지털 트랜스포메이션(Digital Transformation, DX)이 진행되면서 클라우드 회계 소프트웨어와 관리 시스템을 활용하여 복잡한 장부작업을 간소화하고 오류를 줄일 수 있게 되었다. 이번 기사에서는 부동산 소유자 스스로 관리대장을 작성하고 운용하는 방법에 대해 엑셀과 클라우드 활용법, DX를 통한 자동화 포인트에 대해 설명한다.

1. 항목 설계와 입력 규칙: 기본 항목과 통일된 규칙 설정하기

관리대장을 작성하는 첫 번째 단계는 어떤 항목을 기록할 것인지 설계하는 것이다. 임대차 관리를 위해 최소한 필요한 기본 항목으로 다음과 같은 카테고리와 정보를 들 수 있다.

• 매물 정보: 매물명, 위치, 매물 종류(아파트, 아파트, 단독주택 등), 규모(방 수, 면적), 취득일 등

• 계약 정보: 방 번호, 계약자 이름, 계약 시작일/종료일(갱신일), 임대료(월세), 보증금/예치금 등

• 입주자 정보: 입주자 이름, 연락처, 입주일, 퇴거 예정일, 비상연락처 등

• 수입-지출 정보: 월세, 공용비, 주차장비 등의 수입 항목, 관리비-수선비-재산세 등의 지출 항목, 월별 입금일-입금액, 체납 여부 등

항목이 정해지면 입력 규칙을 통일하는 것도 빼놓을 수 없다. 날짜 형식은 'YYYY/MM/DD'로 통일한다, 금액은 엔 단위로 통일한다(천엔 단위로 구분하지 않고 전체 숫자로 입력하는 등), 물건명이나 입주자 이름의 표기 오류를 없애는 등의 규칙을 미리 정해둔다. 예를 들어 '도쿄도'와 '도쿄'와 같이 표기가 흔들리면 검색 및 집계 시 누락의 원인이 되므로 정식 명칭으로 통일하는 것이 중요합니다. 입력 실수나 표기가 흔들리는 것을 방지하기 위해 필요에 따라 엑셀의 데이터 검증 기능을 이용해 풀다운 메뉴에서 선택 입력하는 방식을 도입하는 것도 효과적이다. 또한, 데이터는 주기적으로 업데이트하는 습관을 들인다. 월세 입금 상황과 경비 지출은 매월 확인하여 지체 없이 장부에 반영한다. 계약 갱신이나 입퇴거가 있을 때도 그때마다 계약 정보나 입주자 정보를 업데이트하여 항상 최신 정보를 유지하는 것이 중요합니다. 또한, 엑셀로 관리할 경우 정기적인 백업을 통해 파일 손상이나 분실에 대비해야 한다.

여러 개의 매물을 보유하고 있다면 엑셀북을 여러 개의 시트로 나누어 관리하는 방법도 있다. 예를 들어 '매물 마스터', '수입', '지출', '요약'과 같이 시트를 분할하여 매물별 기본 정보는 매물 마스터에 나열하고, 일별 입금은 수입 시트에, 지출은 지출 시트에 기록하고, 이를 집계한 종합 요약을 마련하는 방식입니다. 이렇게 해두면 매물 수나 거래 건수가 늘어나도 각 시트에 추가하는 형태로 일원화하여 관리할 수 있고, 전체 수입과 지출 상황을 집계 시트에서 즉시 파악할 수 있다. 또한, 엑셀의 함수나조건부 서 식을 활용하면 수작업의 번거로움을 줄이고 데이터 누락을 방지할 수 있다. 예를 들어, 임대료 입금 금액과 청구 금액을 비교하여 자동으로 '◯(입금완료)', '×(미입금)'을 표시하는 IF 함수를 만들면 눈으로 체납을 확인하는 것보다 더 확실하게 확인할 수 있다. 이렇게 통일된 항목 설정과철저한 입력 규칙을 통해 관리대장은 누가 봐도 알기 쉽고 실용적인 경영 도구가 될 수 있다.

2. 엑셀과 클라우드의 장점 비교: 사용 편의성, 비용, 공유성, 유지보수성

관리대장을 작성하고 운영하는 방법에는 크게 엑셀(엑셀)을 사용하는 방법과클라우드형 관리 시스템을 사용하는 방법이 있다. 각각 장단점이 있기 때문에 사용 편의성, 비용, 데이터 공유성, 유지보수성 등의 관점에서 비교해보자.

• 사용 편의성(조작성): 엑셀은 많은 직장인들이 기본적인 사용법을 알고 있고, 컴퓨터에 설치만 되어 있다면 바로 사용할 수 있는 간편함이 있다. 자유도가 높고, 원하는 대로 맞춤형 표를 만들 수 있다는 점도 장점이다. 반면, 클라우드형 부동산 관리 시스템은 임대 관리에 특화된 UI를 갖추고 있어 초기 설정만 하면 전문 지식이 없어도 쉽게 입력할 수 있도록 고안되어 있다. 예를 들어 임대료나 지출을 입력하기만 하면 자동 계산 및 자동 분류가 되는 등 인위적인 실수를 방지할 수 있도록 설계되어 있다. 조작이 익숙하지 않은 경우에도 지원 체제가 잘 갖추어져 있는 서비스가 많아 안심하고 이용할 수 있다.

• 비용: 엑셀을 통한 관리는 이미 소프트웨어를 소유하고 있다면 추가 비용 없이 시작할 수 있다는 큰 장점이 있다. 또한, 클라우드 서비스 중에도 간단한 것은 무료 플랜이 제공되는 경우도 있다. 하지만 기능이 충실한 임대관리 클라우드나 회계 소프트웨어는 월 사용료나 초기 도입비용이 발생하는 것이 일반적이다. 예를 들어, 매물 수나 사용자 수에 따라 구독료가 책정되어 있다. 그러나 그 비용은 업무 효율화로 인한 시간 단축과 실수 감소 효과와 비교하여 검토해야 한다. 특히 매물 수가 많아져 관리 업무가 복잡해진 경우, 유료 관리 시스템 도입으로 얻을 수 있는 효율화 혜택은 지불한 비용 이상의 가치를 창출하는 경우가 많습니다.

• 공유성(협업): 엑셀로 작성한 장부는 관계자와 파일을 공유하여 여러 사람이 열람 및 편집할 수 있다. 하지만 메일을 통해 주고받는 경우 최신 버전 관리가 번거롭고, 동시에 편집할 경우 충돌이 발생할 위험이 있다. 클라우드형 시스템에서는 인터넷을 통해 데이터베이스에 접속하기 때문에 언제 어디서나 PC나 스마트폰으로 최신 정보를 확인하고 업데이트할 수 있다는 장점이 있다. 여러 사용자가 동시에 로그인해도 실시간으로 데이터가 반영되기 때문에 담당자 간 정보 공유가 원활하다. 예를 들어, 오너 본인과 세무사, 부동산 관리회사 직원이 같은 데이터를 참조하며 상황을 파악하는 것도 쉽게 실현할 수 있다.

• 유지보수성-안전성: 엑셀 관리에서는 파일 손상이나 실수로 삭제할 위험, 컴퓨터 고장 시 데이터 소실 위험 등에 주의해야 한다. 또한 파일을 외부로 반출할 경우 정보 유출의 위험도 있다. 반면 클라우드 시스템에서는 데이터는 서비스 제공자의 서버에 안전하게 보관되며, 자동 백업 및 접근 권한 설정 기능을 갖추고 있는 경우가 대부분이다. 만약 PC가 고장 나더라도 클라우드에 데이터가 남아 있어 로그인만 하면 복구할 수 있다. 보안 측면에서도 통신 암호화, 이중 인증 등이 도입된 서비스를 선택하면 개인이 관리하는 것보다 더 높은 안전성을 확보할 수 있다. 시스템 업데이트도 제공자 측에서 수시로 이루어지기 때문에 항상 최신 기능이나 법 개정에 대한 대응이 제공된다는 점도 안심할 수 있다.

정리하면, 소수의 매물을 직접 세밀하게 커스터마이징하여 관리하고 싶거나비용을 최소화하여 시작하려는 경우에는 엑셀이 적합하다. 반면, 관리 매물이 늘어나면서 업무량이 많아지거나여러 사람이 효율적으로 운영하고자 하는 경우에는 클라우드형 시스템 도입이 유력한 선택이 될 수 있다. 실제로 "엑셀로 관리할 경우 데이터 양이 많아지면 입력 오류나 이중 입력이 발생하기 쉽지만, 클라우드 임대관리 툴은 조작이 간편하고 실수를 방지할 수 있다"는 지적도 있다. 우선 현재 보유하고 있는 매물 수와 업무 형태에 따라 적절한 방법을 선택하고, 필요에 따라 단계적으로 전환을 고려하는 것이 좋다.

3. DX 연동으로 자동 업데이트를 실현하는 방법: 회계 소프트웨어 및 관리 앱과 연동하는 방법

데이터 입력과 업데이트의 번거로움을 줄이고 정확도를 높이기 위해서는 디지털 기술과의 연계(DX 활용)가 효과적이다. 구체적으로 관리대장과 다른 시스템을 연동하여 수동 입력 없이도 데이터를 자동 업데이트할 수 있는 구조를 구축하는 것이다. 다음은 주요 연동 사례와 그 이점을 소개한다.

• 회계 소프트웨어와의 연동: 이미 회계 소프트웨어(예: '회계 freee'나 '머니포워드 클라우드 회계' 등)로 부동산 손익을 관리하고 있는 경우, 관리대장과 회계 시스템을 동기화하면 효율적이다. 클라우드 회계 소프트웨어는 부동산 임대업을 위한 기능도 갖추고 있어 은행 명세서 자동 취득, 영수증 스캔을 통한 비용 계상 자동화 등 번거로운 기장 작업을 크게 줄일 수 있다. 관리대장에서 부동산별 수입과 지출을 집계해 회계 소프트웨어로 가져와 전체 재무를 관리하거나, 반대로 회계 소프트웨어의 데이터에서 부동산별 수입과 지출 보고서를 생성하는 등 이중 입력을 방지하는 운영이 가능하다. 예를 들어, 임대관리 소프트웨어 중에는 기존 회계 소프트웨어와 연동이 가능한 것도 있어, 도입 시 데이터를 원활하게 이전할 수 있는 경우도 있다.

• 은행 계좌 및 결제 서비스 연동: 매월 임대료 입금 확인 작업은 건물주에게 큰 부담이 되지만, 은행 API 연동을 활용하면 자동화가 가능하다. 여러 건물, 여러 임차인이 각각 다른 시점에 입금하는 월세를 일일이 대조하는 것은 번거롭고 실수가 잦은 일이다. 최근에는 은행 입출금 내역을 일괄 조회할 수 있는 금융 API를 활용한 서비스가 등장하고 있으며, 한번 설정해두면 매일 자동으로 계좌 정보를 조회하고 최신화해준다. 예를 들어 클라우드 임대관리 소프트웨어 'ReDocS(리독스)'에서는 이 API 연계를 통해 각 입주자의 월세 납입금을 자동으로 소집(대조)하는 기능을 구현하고 있다. 기존에는 월말 첫 입금 확인에 아르바이트를 고용해 대응하던 경우도 시스템 도입 후에는 인력을 통하지 않고 정확하게 입금 확인이 완료되어 '1인당 관리할 수 있는 가구 수가 늘어났다'는 등 큰 효율화 효과가 보고되고 있다. 은행 계좌 및 결제 대행 서비스와의 연계를 통해 월세 자동이체, 입금 알림 메일 자동 발송, 미입금 시 자동 독촉 등의 기능을 제공하는 구조도 가능하다. 이를 통해 소유주 본인이 매월 통장과 대조하여 장부를 업데이트하는 번거로움에서 벗어나고, 입금 누락도 방지할 수 있다.

• 입주자 관리 앱과의 연계: 부동산 테크의 발전으로 입주자를 위한 스마트폰 앱이나 입주자 포털 사이트를 제공하는 서비스도 늘어나고 있다. 이들과 관리대장을 연동하면 입주자 정보 및 계약 상황 업데이트를 자동화할 수 있다. 예를 들어, 입주 신청부터 심사, 계약까지 온라인으로 진행하는 시스템을 이용하면 신규 계약이 성사될 때 매물 정보와 계약자 정보가 관리대장에 자동 등록되는 구조도 가능하다. 또한, INA&Associates와 같이 시설물 고장 신고나 수리 요청이 있을 경우, 그 내용이 관리 시스템 상에서 티켓화되어 이력으로 축적되도록 하는 관리회사도 있다. 이 외에도 대형 부동산 포털 사이트(SUUMO, 홈즈 등)와 공실 정보를 연계해 원클릭으로 원장의 공실 상황을 업데이트하고 반영할 수 있는 기능을 갖춘 클라우드 시스템도 등장하고 있다. 이를 통해 별도로 사이트에 로그인해 정보를 업데이트하는 번거로움을 줄이고, 공실 모집 시기를 놓치지 않도록 할 수 있다.

이처럼 관리대장과 주변 시스템을 연계하면 입력 작업의 자동화 및 일원화를 실현할 수 있다. 인력에 의존하는 부분을 줄이면 인적 오류도 줄어들고, 항상 최신 데이터에 기반한 경영 판단이 가능해진다. 향후 '부동산 관리와 관련된 모든 수입과 지출을 일원화'하는 것을 목표로 다양한 DX 솔루션을 조합하여 활용하려는 움직임도 진행되고 있다. 현재는 어렵게 느껴지는 경우에도, 예를 들어 은행 계좌 자동 연동부터 시도해보는 등 가능한 범위에서 DX를 도입해보는 것이 좋다.

4. 자체 관리의 한계와 전문가에게 맡기는 의의: 전문지식, 법률 대응, 업무 효율성의 관점에서

지금까지 스스로 관리대장을 정비하고 운용하는 방법을 살펴보았다. 하지만 부동산 임대경영을 둘러싼 업무는 장부관리만 있는 것이 아니다. 부동산의 유지관리, 입주자 대응, 계약 절차, 트러블 대응, 법 개정 대응 등 다양한 실무가 수반됩니다. 자체 관리에는 비용절감, 자유도 등의 장점도 있지만, 동시에 몇 가지 한계와 단점이 존재한다는 것을 인지할 필요가 있습니다.

첫째, 모든 관리업무를 직접 수행할 경우 시간과 노력의 부담이 커집니다. 특히 본업이 따로 있는 오너의 경우, 임대 관리에 할애할 수 있는 시간은 한정적일 수 밖에 없습니다. 매물이 늘어날수록 일상적인 관리 업무는 방대해져, 아무리 장부를 준비해도 입력과 점검을 따라잡지 못할 수도 있습니다. 또한, 임대관리에는 부동산이나 계약 법무, 건물 설비에 대한 전문 지식이 요구되는 경우가 많습니다. 예를 들어, 임차인으로부터 법률 관련 클레임이 발생했을 때 적절한 대처, 임대료 체납 발생 시 법적 절차(독촉 및 명도소송 등), 노후화된 시설의 개보수 계획 수립 등 전문가가 아니면 대응하기 어려운 사안도 발생할 수 있습니다. 최신 법령 개정(임대차 계약의 규칙 변경 등) 및 보조금 제도에 대한 정보를 항상 파악해야 하는데, 개인이 모든 것을 따라가기란 쉽지 않다.

또한, 임대 경영에서는 24시간 긴급 대응이 요구되는 경우가 있습니다. 심야에 누수나 정전 등의 문제가 발생했을 때, 오너가 직접 대응해야 한다면 정신적으로 큰 부담이 될 수 있다. 관리회사에 위탁하면 이러한 긴급 연락도 대행해 주기 때문에 안심할 수 있습니다. 자율관리에서는 입주민의 문의나 불만 처리도 모두 직접 처리해야 하기 때문에 '클레임 대응이나 임대료 독촉을 직접 하는 것이 정신적으로 부담스럽다'고 느끼는 경우도 적지 않다.

위와 같은 이유로 전문가에게 맡기는 옵션을 고려하는 것은 큰 의미가 있다. 전문 부동산 관리회사에 위탁하면 복잡한 실무나 긴급 대응을 맡길 수 있고, 오너는 경영 전략 부분(물건 선정이나 자금 계획 등)에 집중할 수 있다. 또한, 관리회사는 풍부한 경험과 지식을 바탕으로 입주자 모집 노하우와 계약 갱신 절차, 퇴거 시 정산 대응까지 일관성 있게 지원해준다. 법 개정 및 시장 동향에 대해서도 잘 알고 있기 때문에 최신 정보에 따른 적절한 대응이 가능하다. 예를 들어 INA&Associates에서는 자체 개발한 관리 시스템을 활용하여 계약 및 갱신 절차, 임대료 송금 명세서 보고를 온라인으로 완료하고, 입주자의 문의도 24시간 콜센터에서 접수할 수 있는 시스템을 갖추고 있다. 그 결과, 최소한의 인력으로도 많은 매물을 효율적으로 관리할 수 있는 시스템을 구축하여 저비용 고품격의 서비스 제공이 가능해졌다. 실제로 INA&Associates 주식회사에서는 임대 관리 업무를 1가구당 월 1,000엔의 정액 요금으로 위탁하는 플랜을 내놓고 계약 및 갱신, 입주자 대응, 임대료 징수 및 송금, 체납 독촉까지 포괄적으로 대행하고 있다. 전문가에게 맡기면 건물주는 번거로운 일상 관리에서 해방될 뿐만 아니라 입주자 만족도 향상과자산 가치 유지 향상 등 긍정적인 효과를 기대할 수 있다. 전문업체만의 네트워크(수리업체 및 임대 영업력)를 활용할 수 있다는 점도 빼놓을 수 없는 장점이다.

물론 관리위탁에는 비용이 발생하지만, 앞서 언급했듯이 최근에는 DX를 활용하여 매우 저렴한 서비스도 등장하고 있어 관리비 이상의 가치를 제공할 수 있는 사례가 늘고 있다. 자체 관리를 통한 비용 절감과 관리 위탁을 통한 효율성과 안정감의 균형을 고려하고, 매물 수와 자신의 상황에 따라 최적의 판단을 하는 것이 중요합니다.

5. 마무리: 정리와 INA에 상담을 권유하는 메시지

부동산 관리대장의 작성 방법부터 엑셀과 클라우드의 비교, DX 연계를 통한 자동화의 포인트, 그리고 전문가에게 맡기는 것의 의의에 대해 알아보았습니다. 관리대장은 부동산 소유주에게 있어 경영의 '나침반'과 같은 존재로, 제대로 정비하고 운용하면 수익 관리의 정확성을 높이고 향후 투자 판단에 도움이 됩니다. 우선은 기본적인 장부를 직접 작성하고, 규모가 작을 때는 엑셀 등으로 운용하는 것도 좋습니다. 하지만 매물 수가 늘어나거나 업무 부담이 커지기 시작하면, 무리하게 모든 것을 떠안지 말고 전문가에게 위탁하는 것을 고려해야 할 때다.

다행히 요즘은 기술을 활용하여 저렴한 가격에 양질의 임대관리 서비스를 제공하는 업체들이 등장하고 있으며, INA&Associates도 그 중 하나로서 최신 DX를 도입한 효율적인 운영으로 오너를 지원하고 있습니다. '관리 전문가에게 맡긴다'는 선택은 오너에게 안심과 시간적 여유를 가져다주고, 결과적으로 부동산 경영의 안정화 및 확장으로 이어질 것입니다. 관리대장 작성에 도전해 보신 후, '좀 더 효율화하고 싶다', '전문가의 도움을 받아 안심하고 싶다'고 느끼신다면, 꼭 한번 INA&Associate에 문의해 주시기 바랍니다. 경험이 풍부한 전문가가 소유주의 소중한 부동산 자산을 지키고 가꾸어 나갈 수 있도록 도와드리겠습니다. 관리대장과 적절한 파트너와 함께 안심하고 안전하고 효율적인 임대경영을 실현해 보시기 바랍니다.