부동산 관리업의 핵심: 성실한 대응과 인재의 가치

부동산관리업은 소유주를 대신해 임대용 부동산을 관리하고 운영하는 일을 말합니다. 예를 들어, 아파트, 빌딩, 단독주택, 상업시설 등의 부동산을 소유한 소유주를 대신하여 일상적인 관리와 입주자 대응을 대행합니다. 소유주에게 소중한 자산인 부동산의 가치를 유지-향상시키고, 입주자에게 안심하고 쾌적한 주거 환경을 제공하는 것이 목적이다.

이번 기사에서는 부동산 관리회사의 구체적인 업무 내용에 대해 건물 관리, 입주자 대응, 계약 관리, 수선 대응, 수지 보고 등 항목별로 상세히 설명해 드리겠습니다. 단순히 업무 내용을 열거하는 것뿐만 아니라, 성실하게 일을 대하는 자세의 중요성과인재가 만들어내는 가치에 초점을 맞추어, 부동산 관리업의 진정한 가치 제공이 무엇인지에 대해 INA&Associates 주식회사의 경영자인 이나자와 다이스케의 관점에서 실제 경험에 기반한 이야기를 들려드리고자 합니다. 경험과 철학을 바탕으로 이야기를 나누고자 합니다.

부동산 관리업이란 무엇인가

먼저 부동산 관리업의 기본에 대해 알아보겠습니다. 부동산 관리회사의 주된 역할은 오너를 대신하여 부동산을 관리・운영하는 것입니다. 건물주가 본업으로 바쁘거나 다수의 부동산을 소유하고 있는 경우, 건물 하나하나를 직접 관리하기란 쉽지 않습니다. 그래서 전문 관리업체에 업무를 위탁하는 경우가 일반적이다.

관리회사는 오너와 임차인의 중간에 서서 부동산의 가치를 유지하면서 원활한 임대경영을 지원한다. 구체적으로 입주자 모집부터 계약 절차, 입주 시 지원, 건물 및 시설물 유지관리, 그리고 월별 수입과 지출 관리까지 다양한 업무를 담당합니다. 건물주와 입주자 모두가 만족할 수 있는 주거 환경을 조성하는 것이 부동산 관리회사의 중요한 사명입니다. 당연히 소유주는 부동산의 수익성 향상을 강력하게 원합니다. 그 기대에 부응하기 위해 관리회사는 공실을 줄이고 비용을 적절히 관리하여 수익성을 높이기 위한 노력도 필요합니다.

부동산 관리회사의 주요 업무 내용

부동산 관리회사가 일상적으로 수행하는 주요 업무는 다음과 같다. 크게 임대관리 업무와 건물관리 업무, 두 가지 측면이 있는데 각각 구체적인 내용을 살펴보자.

• 건물관리: 건물 자체와 공용부분의 유지관리를 수행한다. 건물의 수명을 연장하고 자산 가치를 보호하기 위해 일상적인 작은 결함부터 장기적인 개보수 계획까지 대응합니다. 예를 들어, 공용 복도나 현관 청소, 엘리베이터, 급수 펌프 등 설비 점검, 노후화된 부분의 보수 계획 수립, 향후 재건축이나 대규모 수리를 제안하는 경우도 있습니다. 이러한 건물 관리를 통해 부동산의 물리적 가치를 장기적으로 보호하고 향상시킬 수 있습니다.

• 입주자 대응: 입주자의 문의나 요청, 클레임에 대응하는 업무입니다. 소음 문제, 설비 고장 등 일상적으로 발생할 수 있는 문제에 신속하게 대처하여 입주자가 안심하고 생활할 수 있는 환경을 유지합니다. 심야시간대 시설물 고장이나 소음 문제 등이 발생했을 때에도 신속하게 출동하여 상황을 파악한 후 적절히 대처합니다. 입주자 간 분쟁의 중재자 역할을 하기도 합니다. 필요한 경우 입주자에게 규칙과 매너를 철저히 주지시키고, 문제 재발 방지를 위해 노력합니다. 성실하고 신속한 대응을 통해 입주자의 만족도를 높일 수 있도록 노력합니다.

• 계약 관리: 임대차 계약에 관한 사무 절차를 관리합니다. 신규 입주자와의 임대차 계약 체결 시 심사 절차 및 계약 서류 작성 및 설명을 진행하며, 계약 체결 후에는 계약 내용에 따른 관리를 진행합니다. 임대료 징수 업무, 보증회사와의 연계, 계약 갱신 시기 관리, 갱신 절차 안내 등도 계약 관리에 포함된다. 만약 임대료 체납이 발생할 경우, 입주자에게 독촉 및 보증회사를 통한 회수 절차를 신속하게 진행합니다. 퇴거가 발생했을 때는 해약 절차 및 보증금 청산(원상복구 비용 정산) 등의 대응도 진행합니다.

• 입주자 모집(공실 관리): 공실이 발생했을 때 신속하게 다음 입주자를 모집하는 것도 중요한 업무입니다. 매물의 매력을 정확하게 전달할 수 있는 광고를 작성하고, 적절한 임대료 설정에 대해 건물주와 협의합니다. 또한, 중개회사나 부동산 포털 사이트를 통해 폭넓게 입주자 모집을 진행하며, 내방 희망자 대응, 입주 신청 접수, 입주 심사 실시 및 지원 등도 포함된다. 공실 기간을 최소화하여 건물주의 임대 경영 안정화에 기여합니다.

• 수선 대응: 건물이나 방 안의 설비에 결함이나 고장이 발생했을 때 대응하는 업무입니다. 입주자로부터 고장이 발생했다는 연락을 받으면, 상황을 확인하고 필요한 경우 전문 수리업체를 섭외합니다. 수리 내용 및 비용에 대해 건물주에게 보고하고 협의하여 허락을 받은 후 공사를 진행합니다. 또한 여러 업체로부터 견적을 받아 비교 검토하는 등 적정한 비용으로 확실한 수리를 할 수 있도록 배려합니다. 긴급한 누수나 정전 문제 등에도 신속하게 대처하여 피해 확대를 방지합니다. 수리가 완료된 후에는 입주자에게 상황 설명과 재발 방지책을 전달하여 입주자가 안심할 수 있도록 노력합니다. 이러한 적절한 수선 대응을 통해 자산 가치 유지와 입주자 안심으로 이어집니다.

• 수입과 지출 보고: 소유주에게 부동산의 수입과 지출 상황을 정기적으로 보고하는 업무입니다. 매월 임대료 수입과 관리비, 수선비 등의 지출을 정리하여 소유주에게 수지보고서를 제출합니다. 필요에 따라 운영상황에 대한 조언을 하거나 향후 임대경영 방침에 대해 상담할 수 있는 자리를 마련하기도 합니다. 이와 함께 관리회사가 오너를 대신해 징수한 임대료에서 수수료와 경비를 공제한 금액을 송금합니다. 명확한 손익 보고를 통해 소유주는 자신의 부동산의 경영 상황을 정확하게 파악할 수 있다. 수치를 공유하면서 오너와 함께 삼위일체가 되어 문제를 해결함으로써 더 나은 임대 경영을 할 수 있습니다.

이상은 주요 업무의 개요입니다. 실제로는 매물의 종류나 건물주의 방침에 따라 세부적인 차이가 있지만, 입주자 모집부터 계약, 일상 대응, 건물 관리, 수지 관리까지 일관되게 지원하는 것이 부동산 관리회사의 역할이라고 할 수 있습니다.

성실하게 업무에 임하는 자세의 중요성

부동산 관리 업무를 수행함에 있어 성실하게 업무 에 임하는 자세가 무엇보다 중요하다. 관리회사와 오너의 관계는 단순한 업무 위탁이 아닌 장기적인 파트너 관계로 인식해야 한다고 생각합니다. 소중한 자산을 맡겨주시는 만큼 신뢰관계 구축이 필수적입니다. 그 신뢰는 하루아침에 쌓을 수 있는 것이 아니라, 매일매일 쌓아가는 과정을 통해 쌓아가는 것입니다.

예전에 저희 회사로 관리를 전환하신 고객님으로부터 '이전 관리회사는 보고가 늦고 불성실해서 맡기기 불안했다'는 이야기를 들은 적이 있습니다. 이 경험을 통해 일일이 연락하고 성실하게 대응하는 것이 얼마나 중요한지 다시 한 번 느꼈습니다.

저 역시 INA&Associates를 운영하면서 뼈저리게 느끼는 것은 투명한 정보 제공과성실한 소통, 그리고 책임감 있는 행동이 신뢰로 이어진다는 것을 뼈저리게 느끼고 있습니다. 예를 들어, 부동산의 상태나 입주자 상황, 수입과 지출에 대한 정보를 수시로 오픈하여 오너에게 전달하고, 문제가 발생하면 숨기지 않고 신속하게 보고하고 상담합니다. 또한, 오너의 요청이나 의문사항에 대해서도 신속하고 성실하게 대응하여 항상 '이 관리회사에 맡기면 안심할 수 있겠다'는 생각을 가질 수 있도록 노력하고 있습니다.

성실함은 입주자에게도 마찬가지입니다. 입주자의 신뢰를 얻을 수 있는 관리 대응을 할 수 있다면, 결과적으로 퇴거율 감소와 부동산의 평판 향상으로 이어져 장기적인 이익(안정적 경영)으로 이어집니다. 현장에서 매일 발생하는 다양한 과제에 대해 하나하나 성실하게 대응하는 것. 이러한 노력이 쌓여 고객(오너, 입주자)과의 굳건한 신뢰 관계가 형성되고, 부동산 관리 업무의 확실한 기반이 됩니다.

인재가 만들어내는 가치

저는 부동산 관리업에서 가치를 창출하는 가장 큰 원천은 '사람'이라고 생각합니다. 당사는 직원과 협력 직원을 '인재'가 아닌 ' 인재'라고 생각합니다. 이는 사람을 단순한 노동력이 아닌 기업의 소중한 자산으로 인식하고 있기 때문입니다. 현장에서 열심히 일하는 사람들이 정당한 평가를 받고 그 능력을 최대한 발휘할 수 있는 환경을 조성하는 것이 양질의 서비스 제공으로 이어진다고 믿습니다.

실제로 부동산 관리 현장에는 다양한 기술과 경험을 가진 인재들이 활약하고 있습니다. 예를 들어, 건축사나 시공관리 자격 및 경험을 가진 직원이라면 건물에 대한 전문지식을 바탕으로 적절한 유지관리 및 공사 제안을 할 수 있습니다. 영어 등 외국어에 능통한 직원이 있다면 외국인 입주자와의 원활한 커뮤니케이션에 도움이 된다. 각 인재가 가진 강점을 업무에 활용함으로써 오너와 임차인에게 보다 질 높은 서비스와 솔루션을 제공할 수 있는 것입니다.

제가 2020년 INA&Associates 주식회사를 설립하게 된 배경에도 인재의 중요성에 대한 강한 생각이 있었습니다. 부동산 관리 업계는 오래전부터 다단계 하도급 구조가 존재해 현장에서 노력하는 사람일수록 보상을 받기 어렵다는 문제점이 있었습니다. 그래서 노력하는 사람이 정당한 평가와 보상을 받을 수 있는 구조를 만들고자 독자적인 비즈니스 모델을 도입했습니다. 예를 들어, 기존에는 관리 수수료가 임대료의 3~5% 정도가 일반적이었지만, 당사는 업무 효율화와 IT 활용을 통해 1실당 월 1,100엔(부가세 포함)이라는 투명한 정액 요금제를 실현했습니다. 이렇게 기업으로서 사람과 서비스의 가치를 정당하게 평가하고 적절한 대가와 환경을 제공함으로써 현장의 인재들이 보다 의욕과 자부심을 가지고 일할 수 있도록 하고 있습니다.

기술이 발전하는 시대지만, 결국 창의적으로 문제를 해결하는 것은 사람입니다. 그렇기 때문에 인재의 활력을 이끌어내는 경영이 중요합니다. 그 결과, 고객에 대한 가치 제공도 비약적으로 향상될 것이라 생각합니다.

인재를 소중히 육성하고 활용하는 것은 관리회사 자체의 성장과도 직결됩니다. 직원 개개인의 성장이 곧 회사의 성장입니다. 직원들이 일에 보람과 자부심을 느끼고, 웃으며 활기차게 일할 수 있는 회사는 반드시 고객에게도 좋은 서비스로 보답할 수 있다고 믿습니다. 인재가 가장 큰 자산인 만큼 교육 및 훈련에 대한 투자, 일하기 좋은 근무환경 조성, 성과를 정당하게 평가할 수 있는 제도 마련 등을 통해 인재의 힘을 극대화하는 것이 중요합니다. 그렇게 축적된 현장력과 조직력을 통해 오너와 입주자에게 안정적이고 고품질의 서비스를 지속적으로 제공할 수 있게 되는 것입니다.

결론

부동산 관리업은 부동산이라는 '물건'을 다루는 일인 동시에 사람과 사람 사이의 신뢰를 쌓아가는 일이라고 할 수 있습니다. 관리회사의 구체적인 업무 내용에는 건물 관리, 입주자 대응, 계약 관리, 수선 대응, 수지 보고 등 다양한 업무가 있지만, 그 근저에는 오너와 입주자 모두에게 안심과 만족을 제공하는 것이 있습니다.

이러한 업무를 수행함에 있어 성실한 자세로 마주하고 신뢰관계를 구축하는 것이 필수적이며, 또한 현장에서 일하는 인재의 힘이야말로 가치 창출의 원천이 됩니다. 경영자로서 매일 느끼는 것은 성실하고 투명한 업무 태도와사람을 소중히 여기는 기업문화가 있어야만 결과적으로 오너와 입주자 모두에게 큰 가치를 제공할 수 있다는 것입니다.

INA&Associates 주식회사에서는 이러한 철학을 가슴에 품고 부동산 관리 업무에 임하고 있습니다. 부동산 관리업이란 무엇일까? 라고 생각하시는 오너 여러분께 이 기사가 업무에 대한 이해와 파트너 선택에 조금이나마 도움이 되었으면 합니다. 소중한 자산을 지키고 가꾸는 일에 자부심을 가지고 성실하게 가치를 제공함으로써 여러분의 부동산 경영에 기여하겠습니다. 우리는 여러분의 신뢰에 부응하는 파트너로서 자산 가치의 극대화와 안정적 경영에 기여할 수 있도록 끊임없이 연구하고 노력하겠습니다.