Normas para devolver una propiedad a su estado original al desocuparla

Los problemas relacionados con la restitución de las viviendas alquiladas a su estado original cuando los inquilinos se marchan no tienen fin. Según una encuesta del Centro Nacional de Consumo, cada año se producen entre 13.000 y 14.000 consultas relacionadas con la restauración de las propiedades a su estado original, lo que la convierte en el ámbito de consulta más común, con aproximadamente el 40% de todos los problemas de alquiler. Entre los casos concretos que se denuncian figuran: que se les cobre una cantidad superior a la prevista, que se les pida que paguen reparaciones de manchas causadas por las condiciones normales de vida y que se les cobre por arañazos que existían antes de mudarse. Para los propietarios (caseros), estos problemas pueden suponer un riesgo importante en la gestión del alquiler. Este artículo explica sistemáticamente las normas básicas para devolver la vivienda a su estado original en un contrato de alquiler, los puntos de precaución tanto para inquilinos como para propietarios, así como ejemplos concretos de problemas típicos en el momento de la mudanza y medidas preventivas. Por último, el artículo también presenta las ventajas de confiar en INA como forma de evitar estas complicadas medidas y riesgos, para que los propietarios puedan gestionar sus contratos de arrendamiento con tranquilidad.

Normas básicas para la restitución de la vivienda a su estado original en un contrato de alquiler

Restauración significa que cuando un inquilino (ocupante) abandona una vivienda de alquiler, la habitación debe volver a estar en las mismas condiciones que cuando el inquilino se mudó. En Japón, el inquilino está generalmente obligado a restaurar la propiedad a su estado original, pero no es necesario devolver literalmente la propiedad a "exactamente el mismo estado que antes de que el inquilino se mudara". Esto se debe a que es imposible restaurar completamente la habitación a un estado como nuevo, incluido el deterioro que se produce con el paso del tiempo y el desgaste causado por el uso normal, y esto queda excluido del ámbito de la obligación del inquilino según la ley y las directrices.

En los "Problemas y directrices relativos a la restauración del estado original" publicados por el Ministerio de Territorio, Infraestructuras, Transporte y Turismo, la restauración del estado original se define como "la restauración del desgaste causado por el uso intencionado o negligente del inquilino, el incumplimiento del deber de diligencia u otro uso que exceda del uso normal entre la disminución del valor del edificio causada por la residencia y el uso del inquilino". La definición de "reparación" también se utiliza en esta sección. Por el contrario, esto significa que el inquilino no está obligado a restituir el inmueble a su estado original en lo que respecta al desgaste causado por el envejecimiento o el uso normal (el denominado desgaste normal). De hecho, este concepto quedó claramente recogido en la modificación del Código Civil de abril de 2020. El Código Civil revisado estipula claramente que los "daños no imputables al arrendatario" y el "desgaste debido al uso normal y al envejecimiento" no están incluidos en la obligación de restituir la propiedad a su estado original, y los principios establecidos anteriormente en las directrices se han convertido en normas jurídicas. Por ejemplo, el deterioro como el desteñido del papel pintado y las esteras de tatami debido a la luz solar, las abolladuras en suelos y alfombras debidas a la instalación de muebles y el ennegrecimiento de la pared trasera donde se ha colocado un televisor o un frigorífico se clasifican como desgaste normal, que debe asumir el arrendador. En cambio, las manchas y arañazos causados por el descuido o la falta de gestión del inquilino deben correr a cargo de éste, mientras que las manchas y olores de cigarrillos, los arañazos en pilares y suelos causados por animales domésticos y el moho provocado por la falta de cuidado son ejemplos típicos que no entran dentro del desgaste normal y por los que se pueden reclamar gastos de reparación.

El mismo Código Civil revisado también aclara el tratamiento de las fianzas. La fianza es un depósito de seguridad que se recibe del inquilino en el momento de firmar el contrato. Cuando finaliza el contrato de arrendamiento y se devuelve la vivienda, el arrendador está obligado a devolver el importe restante al inquilino tras deducir de la fianza el alquiler impagado y los costes de restauración. En otras palabras, los gastos de restauración se calculan a partir de la fianza, y si hay un déficit, se cobran adicionalmente al inquilino, y si hay un excedente, se devuelve parcialmente la fianza. El Código Civil también establece que si hay una cláusula especial en el contrato de alquiler (que estipula que el inquilino corre con los gastos de restauración de la propiedad más allá del alcance normal de la restauración), el contrato prevalece sobre los principios legales. Sin embargo, para que el pacto se considere válido, el arrendador debe haber explicado plenamente su contenido al inquilino y haber obtenido su consentimiento, y el pacto también debe estar dentro del ámbito de las normas socialmente aceptadas. Hay muchos casos en los que se pacta en el momento de la contratación que el inquilino corra con los gastos de limpieza de la casa y cambio de llaves, pero incluso en esos casos hay que tener cuidado de que el contenido no sea irrazonable e imponga al inquilino una carga más allá de lo que normalmente se esperaría de él. Como propietario, es importante establecer claramente en el contrato el alcance de la restauración y las normas de liquidación de la fianza, y comprobar que el contenido se ajusta a las directrices oficiales y al Código Civil revisado.

Puntos que deben tener en cuenta los inquilinos

En un contrato de arrendamiento, el inquilino sólo está obligado a asumir la carga de restaurar la propiedad a su estado original si los daños fueron causados por su propia negligencia o uso indebido. Como propietario, puede reducir la aparición de problemas en el momento de la mudanza asegurándose de que el inquilino, que también es residente, conoce los siguientes puntos.

• Cuidado diario y cumplimiento del deber de diligencia: el inquilino está obligado contractualmente por el "deber de diligencia de un buen gestor" (duty of care of a good manager). Es importante informar al inquilino para que mantenga la habitación limpia a diario y cuide el equipamiento y la ventilación. Por ejemplo, el moho y las manchas de agua alrededor pueden deberse a la falta de limpieza diaria, por lo que fomentar una limpieza adecuada puede evitar manchas excesivas. Estas manchas fuera de lo normal pueden correr a cargo del inquilino, por lo que es aconsejable advertirle de ello cuando se mude.

• Prohibición de alteraciones y daños no autorizados: taladrar grandes agujeros en las paredes con clavos o tornillos, mover los muebles de forma que rayen el suelo o tener animales domésticos sin permiso pueden causar un desgaste que exceda el ámbito normal de uso. Explica detalladamente las prohibiciones al inquilino en el contrato e indícale que debe obtener la aprobación previa del propietario si son absolutamente necesarias. Por ejemplo, puedes evitar daños innecesarios orientando al inquilino sobre cómo fijar muebles pesados con ganchos adhesivos en lugar de clavos, o cómo colocar alfombras protectoras en el suelo aunque el inmueble admita mascotas.

• Comprobar el estado de la habitación al entrar y al salir: es aconsejable que el propio inquilino fotografíe y anote cualquier arañazo o mancha que haya en la habitación al entrar y comparta esta información con el propietario. En la mudanza, el estado de la vivienda debe comprobarse en presencia del inquilino en la medida de lo posible, y ambas partes deben confirmar cualquier zona que necesite reparación. Si el inquilino es consciente de las zonas que han sufrido daños, le resultará más fácil aceptar la reclamación en el momento de la mudanza, y si, por el contrario, está claro que los daños se produjeron antes de que el inquilino se mudara, podrá evitar una reclamación basada en un malentendido haciendo una oferta en el acto. El propietario debe anunciar al inquilino la importancia de llevar un registro en el momento de la mudanza y de la salida.

• Confirmación y divulgación del contrato: Si el inquilino no entiende bien las condiciones de la restauración y la liquidación de la fianza en el momento de firmar el contrato, pueden surgir problemas más adelante por "gastos no previstos". Si el contrato estipula que el inquilino es responsable de los gastos de limpieza de la casa, etc., esto debe explicarse detalladamente al inquilino y acordarse. También es una buena idea informar al inquilino en el momento en que haya decidido desalojar la vivienda, informándole de hasta qué punto debe limpiarse la vivienda antes de desalojarla y de los procedimientos a seguir en caso de que sean necesarias reparaciones, y aclarar por adelantado cualquier duda que pueda tener. Informar exhaustivamente al inquilino del contenido del contrato tiene el efecto de preparar al inquilino y evitar cualquier discrepancia en la percepción cuando el inquilino deja la propiedad.

Al hacer partícipe al inquilino de antemano de los puntos que deben tenerse en cuenta, como se ha descrito anteriormente, es más fácil que tanto el propietario como el inquilino logren una entrega amistosa. Es aconsejable que el propietario comunique estos puntos al inquilino mediante orientación y avisos en el momento de la mudanza.

Puntos que debe conocer el arrendador (propietario)

A continuación se resumen los puntos a los que el propio propietario, como arrendador, debe prestar atención en la gestión de la rehabilitación. Preocupándose de responder adecuadamente, se pueden evitar problemas innecesarios y gastos superfluos, lo que redundará en una gestión del alquiler altamente fiable.

• Aclarar el contrato y cumplir las normas más recientes: las condiciones de restauración y liquidación de las fianzas deben figurar lo más claramente posible en el contrato de alquiler. Consulte el contrato tipo y las directrices del Ministerio de Territorio, Infraestructuras, Transporte y Turismo e indique en las cláusulas la separación entre el desgaste normal y el alcance de la carga del inquilino. También hay que tener en cuenta que las normas han cambiado con las enmiendas legales de 2020. Las viejas prácticas de antes de las enmiendas (por ejemplo, "los depósitos de seguridad no son reembolsables") ya no son válidas, y es importante actualizar el contenido y el funcionamiento del contrato para estar en consonancia con la ley. Conviene revisar periódicamente la forma y las cláusulas del contrato y pedir a un experto que las revise si es necesario.

• Registrar y compartir el estado de la propiedad: llevar un registro detallado del estado actual de la propiedad en el momento de la contratación y la entrega del inquilino es fundamental para evitar problemas cuando los inquilinos se muden. Si el propietario o la empresa de gestión hacen fotos de la habitación y elaboran una lista de comprobación cuando el inquilino se muda, y si comprueban y acuerdan con el inquilino si hay arañazos o manchas, se pueden reducir en gran medida las disputas sobre "quién es responsable de estos arañazos" cuando el inquilino se muda. Del mismo modo, en el momento de la mudanza, es aconsejable comprobar la situación actual junto con el inquilino y compartir in situ las zonas que hay que reparar y los costes estimados. Si se comparten los datos y se es transparente, el inquilino estará más convencido y se podrán evitar problemas.

• Comprensión del desgaste normal y reparto adecuado de los costes: los propietarios deben saber con exactitud qué se considera deterioro relacionado con la edad y desgaste normal, y qué es responsabilidad del inquilino. Como ya se ha mencionado, la decoloración del papel pintado por el sol, las abolladuras en el suelo y los defectos en el equipamiento debidos a la edad entran dentro del ámbito de responsabilidad del propietario. Si se cobra al inquilino por ellos, dará lugar a la reclamación de que se le ha cobrado por el deterioro causado por la vida normal. Al presentar una reclamación, hay que determinar si las zonas que necesitan reparación o limpieza se deben al deterioro causado por la edad o a la negligencia del inquilino, y dividir la carga equitativamente. También es justo tener en cuenta la vida útil de la ropa y el equipo, e incluso si el inquilino es responsable de parte del desgaste, es justo hacer un ajuste de reducción que tenga en cuenta el valor residual, en lugar de hacer que el inquilino corra con todos los gastos de sustitución de los artículos nuevos. Presentando un planteamiento adecuado de reparto de costes, es más fácil ganarse la comprensión del inquilino y evitar disputas.

• Cálculo y explicación minuciosos de los costes de reparación: Al reclamar los costes de restauración, explique al inquilino el desglose y la base de la reclamación con el mayor detalle posible. Si no queda claro cuánto se gastó en qué, puede generar desconfianza en el inquilino. Por ejemplo, es buena idea dar un motivo para cada partida, como "sustitución completa de la tela del papel pintado: XX yenes (hay que cambiar una superficie por manchas de cigarrillo)" o "gastos de limpieza de la casa: XX yenes (limpieza de manchas de aceite en la cocina y moho en el baño)". Si es posible, muestra un presupuesto por escrito y fotografías del trabajo para aumentar el poder de persuasión. La clave para evitar la confrontación emocional y resolver amistosamente el problema es dar una explicación fácil de entender para el inquilino.

• Recurrir a profesionales y solucionar los problemas: Si al propietario le resulta difícil ocuparse de todo por sí mismo, también es buena idea recurrir a una empresa de gestión inmobiliaria o a un especialista de confianza. Recurrir al juicio objetivo de un tercero puede permitir llegar a una conclusión satisfactoria tanto para el propietario como para el inquilino. Además, si surge algún problema, considere la posibilidad de consultar a un especialista (por ejemplo, un abogado o un organismo de conciliación) en una fase temprana para asegurarse de que el problema se aborda adecuadamente. Es importante tener la actitud de resolver rápidamente el problema sin prolongarlo.

Basándose en los puntos anteriores, si el propietario toma la iniciativa y adopta medidas justas y adecuadas para devolver la propiedad a su estado original, se reducirán en gran medida los problemas en el momento de la mudanza y se mantendrá la relación de confianza entre propietario e inquilino.

Ejemplos concretos de problemas comunes de desahucio y medidas preventivas

Por último, a continuación se exponen algunos ejemplos de problemas comunes que surgen al desalojar una vivienda de alquiler, sus causas y medidas preventivas. Si conoce de antemano los posibles problemas, usted, como propietario, podrá prepararse mejor y tomar contramedidas.

Caso 1: Disputa sobre la carga de los gastos debidos al desgaste normal

Caso: A un inquilino le cobraron el coste de cambiar el papel pintado y la tela de toda su habitación cuando se mudó. El inquilino se quejó de que le estaban cobrando por manchas que eran inevitables en su vida diaria, y se enfrentó al propietario por el importe de la devolución de la fianza. En este caso, se comprobó que la cruz presentaba cierto oscurecimiento y bronceado debido a la colocación de muebles en la habitación, pero el casero también encontró algunas manchas de cigarrillo por haber fumado durante el periodo de ocupación, por lo que se sustituyó la cruz por completo.

Análisis de la causa: en este caso, había una mezcla de desgaste normal (oscurecimiento y bronceado por los muebles) y desgaste causado por la negligencia del inquilino (manchas de humo de cigarrillo). El propietario debería haberse hecho cargo del coste de sustitución de las capas cruzadas en la zona de desgaste normal, y el inquilino debería haberse hecho cargo únicamente de la limpieza y retapado de las zonas manchadas.

Prevención: Al reclamar los costes de restauración, es esencial distinguir cuidadosamente entre el desgaste normal y otros elementos. Si sólo una superficie de la tela está sucia, sustituya esa parte de la tela y divida el coste proporcionalmente para garantizar una liquidación justa. Además, si se indica claramente en el contrato que está prohibido fumar o que las manchas causadas por el tabaco correrán a cargo del inquilino, éste podrá comprender el alcance de su responsabilidad. Incluso si es inevitable volver a cubrir completamente la habitación debido a las manchas causadas por el tabaco, es aconsejable explicar la situación al inquilino, incluido el criterio de un contratista especializado, y calcular los costes deduciendo el desgaste normal. En resumen, la clave para evitar disputas sobre la carga de los costes es asegurarse de que ambas partes comparten un entendimiento común de lo que es y no es responsabilidad del inquilino.

Caso 2: Ejemplo de problemas causados por una explicación insuficiente de los pactos en el momento de firmar el contrato

Caso: A un inquilino se le cobraron varias decenas de miles de yenes en concepto de gastos de limpieza de la casa cuando se mudó del inmueble, y el inquilino tuvo problemas alegando que no se le habían explicado los gastos. El propietario había estipulado en una cláusula especial del contrato que el inquilino correría con los gastos de limpieza de 10.000 yenes al mudarse, pero el inquilino no estaba al corriente de ello y alegó que sólo se enteró de los gastos cuando se mudó. En consecuencia, el inquilino pagó el importe porque el contrato estaba firmado y sellado, pero la relación de confianza entre propietario e inquilino quedó dañada.

Análisis de la causa: la falta de explicación previa del pacto es la causa. Aunque el pacto en sí sea válido, el inquilino puede seguir insatisfecho si no comprende bien su contenido. En este caso, los costes de limpieza no se explicaron completamente de forma oral en el momento de firmar el contrato, lo que provocó una discrepancia en las estimaciones de costes del inquilino.

Medida preventiva: Es importante explicar siempre el contenido y el importe de cualquier condición especial en el momento de firmar el contrato y obtener claramente el consentimiento del inquilino. No sólo hay que conseguir que el inquilino firme las secciones pertinentes de la Explicación de Cuestiones Importantes y el contrato, sino que también hay que ser lo suficientemente educado como para recordarle que será responsable de los gastos de XX cuando se mude". Es aconsejable ser lo suficientemente educado como para recordar al inquilino que será responsable de los gastos de ________ cuando se mude. Considere también si el contenido de la propia cláusula es apropiado a la luz de las normas del sector. En los últimos años, se han dado casos en los que cierta cantidad de los gastos de limpieza se paga por adelantado (amortizada) en el momento de firmar el contrato, pero es aconsejable presentar los términos y condiciones del contrato de forma que sean previsibles para el inquilino, incluidos estos casos. Una explicación detallada y un acuerdo en la fase contractual evitarán las quejas por "no haber sido informados" y garantizarán un procedimiento de mudanza sin problemas.

Caso 3: Ejemplo de problemas causados por una confirmación insuficiente de la situación actual en el momento de la mudanza

Ejemplo: Después de que el inquilino se mudara, el propietario encontró un gran arañazo en el suelo de la habitación y exigió los gastos de reparación. Sin embargo, el inquilino alegó que los arañazos estaban ahí antes de mudarse y no aceptó correr con los gastos. Como los desperfectos detallados no se comprobaron ni registraron cuando se entregó la propiedad en el momento de firmar el contrato, y ambas partes tenían recuerdos vagos, el problema tardó tiempo y esfuerzo en resolverse finalmente.

Análisis de la causa: la falta de puesta en común del estado del inmueble en el momento de la mudanza fue la causa. El propietario no había preparado fotografías ni un informe sobre el estado inicial del inmueble, por lo que no se pudo desmentir completamente la versión del inquilino y las negociaciones sobre la carga de los costes fueron difíciles.

Prevención: la mejor forma de evitarlo es registrar y acordar el estado del inmueble en el momento de la ocupación. El propietario o un representante de la administración deben acudir a revisar la propiedad y hacer una lista de los desperfectos o manchas existentes, que el inquilino también debe comprobar y firmar. Si ambas partes guardan una copia de la lista, el registro puede servir para aclarar cualquier discrepancia que pueda surgir cuando el inquilino se marche sobre si los daños se debieron o no a un desperfecto de cuando el inquilino se mudó. Además, en el improbable caso de que al final del alquiler se encuentren daños que no estaban registrados, el inquilino podrá demostrar objetivamente que los daños se produjeron después de que el inquilino se mudara, y éste no tendrá más remedio que aceptarlos. Aunque pueda parecer un poco engorroso, un proceso minucioso de comprobación del estado actual de la vivienda en el momento de la mudanza ayudará a evitar problemas mayores en el futuro.

Los anteriores son ejemplos típicos de problemas y contramedidas, pero las medidas preventivas comunes son "compartir y registrar minuciosamente la información por adelantado" y "aclarar el contenido y las normas contractuales". Estar preparado como propietario y mantener una estrecha comunicación con el inquilino permite evitar la mayoría de los problemas.

Conclusión.

Devolver una vivienda alquilada a su estado original cuando el inquilino se muda es una tarea compleja que requiere una gestión adecuada basada en el conocimiento de la ley y las directrices, así como una cuidadosa comunicación con el inquilino. Muchos problemas pueden evitarse si los propios propietarios tienen en cuenta los puntos tratados hasta ahora. En la práctica, sin embargo, es cierto que se dedica una cantidad considerable de tiempo y esfuerzo a la gestión general de la propiedad, desde la entrada hasta la salida, y que la carga de tener que hacer frente a los cambios legales y a la pericia en caso de litigios es demasiado para que un individuo pueda ocuparse de ello.

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La mayoría de los problemas relacionados con la restauración pueden prevenirse con la ayuda de especialistas. Los propietarios de inmuebles en alquiler deberían considerar la posibilidad de confiar la gestión de sus propiedades a INA como socio de gestión de confianza para poder gestionar sus activos con tranquilidad. Al confiar la gestión a profesionales con gran experiencia y excelente capacidad de respuesta, se librará de tener que lidiar con problemas molestos y conseguirá una gestión estable del alquiler con una sólida sensación de seguridad.