Regras para Restaurar Imóveis Alugados: O Que Locadores Devem Saber

Não há fim para os problemas relacionados à restauração de imóveis de aluguel ao seu estado original quando os inquilinos se mudam. De acordo com uma pesquisa do National Consumer Affairs Centre (Centro Nacional de Assuntos do Consumidor), há entre 13.000 e 14.000 consultas sobre a restauração de imóveis à sua condição original todos os anos, o que torna essa a área mais comum de consulta, representando aproximadamente 40% de todos os problemas de aluguel. Os casos específicos relatados incluem: cobrança de um valor maior do que o esperado, solicitação de pagamento de reparos em manchas causadas por condições normais de vida e cobrança por arranhões que existiam antes da mudança. Para os proprietários (locadores), esses problemas podem ser um grande risco na administração de aluguéis. Este artigo explica sistematicamente as regras básicas para restaurar a propriedade à sua condição original em um contrato de locação, pontos de cautela para inquilinos e locadores, bem como exemplos específicos de problemas típicos no momento da mudança e medidas preventivas. Por fim, o artigo também apresenta as vantagens de confiar na INA como forma de evitar essas medidas e riscos complicados, para que os proprietários possam administrar seus contratos de aluguel com tranquilidade.

Regras básicas para restaurar a propriedade à sua condição original em um contrato de aluguel

Restauração significa que, quando um inquilino (ocupante) deixa um imóvel alugado, o cômodo deve ser devolvido à mesma condição de quando o inquilino se mudou. No Japão, o inquilino geralmente é obrigado a restaurar o imóvel à sua condição original, mas não é necessário literalmente devolver o imóvel "exatamente na mesma condição em que estava antes de o inquilino se mudar". Isso ocorre porque é impossível restaurar completamente o cômodo a uma condição semelhante à de novo, incluindo a deterioração que ocorre com o tempo e o desgaste causado pelo uso normal, e isso é excluído do escopo da obrigação do locatário de acordo com a lei e as diretrizes.

Os "Problemas e diretrizes referentes à restauração da condição original" publicados pelo Ministério da Terra, Infraestrutura, Transporte e Turismo definem a restauração da condição original como "restauração do desgaste causado pelo uso intencional ou negligente do locatário, violação do dever de cuidado do locatário ou outro uso que exceda o uso normal, entre a diminuição do valor do imóvel causada pela residência e uso do locatário". A definição de "reparo" também é usada nessa seção. Por outro lado, isso significa que o locatário não é obrigado a restaurar o imóvel à sua condição original com relação ao desgaste causado pelo envelhecimento ou uso normal (o chamado desgaste normal). De fato, esse conceito foi claramente declarado na alteração do Código Civil em abril de 2020. O Código Civil revisado estipula claramente que "danos não atribuíveis ao locatário" e "desgaste devido ao uso normal e ao envelhecimento" não estão incluídos na obrigação de restaurar a propriedade à sua condição original, e os princípios anteriormente estabelecidos nas diretrizes tornaram-se regras legais. Por exemplo, a deterioração, como o desbotamento do papel de parede e dos tapetes de tatame devido à luz do sol, amassados em pisos e carpetes devido à instalação de móveis e escurecimento da parede traseira onde uma TV ou geladeira foi colocada, são classificados como desgaste normal, que deve ser suportado pelo locador. Por outro lado, manchas e arranhões causados por descuido ou falta de gerenciamento do inquilino devem ser suportados por ele, enquanto manchas e odores de cigarro, arranhões em pilares e pisos causados por animais de estimação e mofo causado por falta de cuidados são exemplos típicos que não se enquadram no desgaste normal e para os quais os custos de reparo podem ser reivindicados.

O mesmo Código Civil revisado também esclarece o tratamento dos depósitos de segurança. O depósito de segurança é um depósito de segurança recebido do locatário no momento da assinatura do contrato. Quando o contrato de locação termina e o imóvel é devolvido, o locador é obrigado a devolver o valor restante ao locatário após deduzir do depósito de segurança o aluguel não pago e os custos de restauração. Em outras palavras, os custos de restauração são calculados a partir do depósito de segurança e, se houver um déficit, o locatário é cobrado adicionalmente e, se houver um excedente, o depósito de segurança é parcialmente reembolsado. O Código Civil também afirma que, se houver uma cláusula especial no contrato de aluguel (estipulando que o locatário arcará com o custo de restauração do imóvel além do escopo normal de restauração), o contrato terá precedência sobre os princípios legais. Entretanto, para que o acordo seja considerado válido, o locador deve ter explicado completamente seu conteúdo ao locatário e obtido seu consentimento, e o acordo também deve estar dentro do escopo das normas socialmente aceitas. Há muitos casos em que um acordo especial é feito no momento da contratação para que o locatário arque com o custo da limpeza da casa e das trocas de chaves, mas, mesmo nesses casos, deve-se tomar cuidado para garantir que o acordo não imponha um ônus excessivo ao locatário além do que normalmente se espera dele. Como proprietário, é importante declarar claramente o escopo da restauração e as regras para a liquidação do depósito no contrato e verificar se o conteúdo está de acordo com as diretrizes oficiais e o Código Civil revisado.

Pontos que os locatários devem conhecer

Em um contrato de locação, o locatário só é obrigado a arcar com o ônus de restaurar a propriedade à sua condição original se o dano tiver sido causado por sua própria negligência ou uso inadequado. Como proprietário, você pode reduzir a ocorrência de problemas ao se mudar, certificando-se de que o inquilino, que também é morador, esteja ciente dos seguintes pontos.

• Cuidados diários e cumprimento do dever de cuidado: o locatário está contratualmente vinculado ao "dever de cuidado de um bom gerente" (duty of care of a good manager). É importante informar ao locatário que ele deve manter o quarto limpo diariamente e cuidar do equipamento e da ventilação. Por exemplo, mofo e manchas de água na área de água são causados pela falta de limpeza diária, portanto, manchas excessivas podem ser evitadas incentivando-se a limpeza adequada. É aconselhável avisar o inquilino quando ele se mudar, pois essas manchas além do escopo normal da propriedade podem ser suportadas pelo inquilino.

• Proibição de alterações e danos não autorizados: fazer grandes furos com pregos ou parafusos nas paredes, mover móveis de forma que arranhem o piso ou manter animais de estimação sem permissão pode causar desgaste que excede o escopo normal de uso. Explique as proibições ao inquilino por completo no contrato e diga a ele para obter a aprovação do locador com antecedência, caso sejam absolutamente necessárias. Por exemplo, você pode evitar danos desnecessários orientando o locatário sobre como fixar móveis pesados com ganchos adesivos em vez de pregos, ou colocar tapetes de proteção no chão, mesmo que o imóvel aceite animais de estimação.

• Verificar as condições do cômodo ao se mudar e ao sair: é aconselhável que o próprio locatário fotografe e registre quaisquer arranhões ou manchas no cômodo ao se mudar e compartilhe essas informações com o locador. Ao sair, as condições do imóvel devem ser verificadas na presença do inquilino, tanto quanto possível, e ambas as partes devem confirmar quaisquer áreas que precisem de reparos. Se o inquilino estiver ciente das áreas que foram danificadas, será mais fácil para ele aceitar a reivindicação no momento da mudança e, se, por outro lado, estiver claro que o dano foi causado antes de o inquilino se mudar, ele poderá evitar uma reivindicação baseada em um mal-entendido fazendo uma oferta no local. O proprietário deve anunciar ao locatário a importância de manter registros no momento da mudança e da saída.

• Confirmação e divulgação do contrato: Se o locatário não entender adequadamente os termos e as condições da restauração e da liquidação do depósito no momento da assinatura do contrato, isso pode levar a problemas posteriores por causa de "despesas não solicitadas". Se o contrato estipular que o locatário é responsável pelos custos de limpeza da casa, etc., isso deve ser explicado ao locatário em detalhes e acordado. Também é uma boa ideia informar o locatário no estágio em que ele decidir desocupar o imóvel, informando-o sobre a extensão da limpeza do imóvel antes da desocupação e os procedimentos a serem seguidos se forem necessários reparos, além de esclarecer quaisquer dúvidas que ele possa ter com antecedência. Informar minuciosamente o locatário sobre o conteúdo do contrato tem o efeito de preparar o locatário e evitar discrepâncias na percepção quando o locatário deixar o imóvel.

Ao fazer com que o inquilino compartilhe antecipadamente os pontos a serem observados, conforme descrito acima, é mais fácil para o proprietário e o inquilino chegarem a uma rendição amigável. É aconselhável que o proprietário comunique esses pontos ao inquilino por meio de orientação e avisos no momento da mudança.

Pontos que o locador (proprietário) deve conhecer

Em seguida, os pontos aos quais o proprietário, como locador, deve prestar atenção ao lidar com a restauração estão resumidos abaixo. Ao tomar cuidado para responder adequadamente, problemas e despesas desnecessários podem ser evitados, levando a uma administração de aluguel altamente confiável.

• Esclareça o contrato e cumpra as regras mais recentes: as condições para restauração e liquidação de depósitos de segurança devem ser declaradas da forma mais clara possível no contrato de aluguel. Consulte o contrato padrão e as diretrizes do Ministério da Terra, Infraestrutura, Transporte e Turismo e indique nas cláusulas a separação entre o desgaste normal e a extensão do ônus do locatário. Também deve ser observado que as regras mudaram com as alterações legais de 2020. As práticas antigas anteriores às alterações (por exemplo, "os depósitos de segurança não são reembolsáveis") não são mais válidas, e é importante atualizar o conteúdo e a operação do contrato para que estejam de acordo com a lei. É uma boa ideia revisar a forma e as cláusulas do contrato regularmente e pedir a um especialista que as verifique, se necessário.

• Registro e compartilhamento das condições da propriedade: manter registros detalhados das condições atuais da propriedade no momento do recrutamento e da entrega do inquilino é fundamental para evitar problemas quando os inquilinos se mudarem. Se o proprietário ou a empresa de administração tirar fotos do cômodo e fizer uma lista de verificação quando o inquilino se mudar, e se verificar e concordar com o inquilino se há arranhões ou manchas, isso poderá reduzir bastante as disputas sobre "quem é responsável por esses arranhões" quando o inquilino se mudar. Da mesma forma, ao sair, é aconselhável verificar a situação atual junto com o locatário e compartilhar as áreas a serem reparadas e os custos estimados no local. Ao compartilhar os registros e ser transparente, o locatário ficará mais convencido e os problemas poderão ser evitados.

• Compreensão do desgaste normal e divisão adequada dos custos: os proprietários precisam ter uma compreensão precisa do que é classificado como deterioração relacionada à idade e desgaste normal, e o que é responsabilidade do locatário. Conforme mencionado acima, a descoloração do papel de parede devido a queimaduras solares, amassados no piso e defeitos nos equipamentos devido à idade estão dentro do escopo da responsabilidade do locador. Se o inquilino for cobrado por esses itens, isso levará a uma reclamação de que o inquilino foi cobrado pela deterioração causada pela vida normal. Ao fazer uma reclamação, determine se as áreas que precisam de reparo ou limpeza se devem à deterioração relacionada à idade ou à negligência do locatário e divida o ônus de forma justa. Também é justo levar em conta a vida útil das roupas e dos equipamentos e, mesmo que o locatário seja responsável por parte do desgaste, é justo fazer um ajuste de redução que leve em conta o valor residual, em vez de fazer com que o locatário arque com o custo total da substituição de novos itens. Ao apresentar uma abordagem adequada de compartilhamento de custos, é mais fácil obter a compreensão do locatário e evitar disputas.

• Cálculo e explicação minuciosos dos custos de reparo: Ao reivindicar custos de restauração, explique o detalhamento e a base da reivindicação ao locatário com o máximo de detalhes possível. Se não estiver claro quanto foi gasto em quê, isso pode gerar desconfiança por parte do locatário. Por exemplo, é uma boa ideia fornecer um motivo para cada item, como "substituição completa do tecido do papel de parede: XX ienes (uma superfície precisa ser substituída devido a manchas de cigarro)" ou "custos de limpeza da casa: XX ienes (limpeza de manchas de óleo na cozinha e mofo no banheiro)". Se possível, mostre um orçamento por escrito e fotos do trabalho para aumentar o poder de persuasão. O segredo para evitar o confronto emocional e resolver o problema de forma amigável é fornecer uma explicação que seja fácil para o inquilino entender.

• Uso de profissionais e solução de problemas: Se for difícil para o proprietário lidar com tudo sozinho, também é uma boa ideia usar uma empresa de administração de imóveis ou um especialista confiável. Ao buscar o julgamento objetivo de um terceiro, você poderá chegar a uma conclusão que seja satisfatória tanto para o locador quanto para o locatário. Além disso, se surgir um problema, considere consultar um especialista (por exemplo, um advogado ou órgão de conciliação) em um estágio inicial para garantir que o problema seja tratado adequadamente. É importante ter uma atitude de resolver prontamente o problema sem prolongá-lo.

Com base nos pontos acima, se o proprietário tomar a iniciativa e tomar medidas justas e apropriadas para restaurar a propriedade ao seu estado original, o número de problemas no momento da mudança será bastante reduzido e a relação de confiança entre o locador e o locatário será mantida.

Exemplos específicos de problemas comuns de despejo e medidas preventivas

Por fim, apresentamos a seguir alguns exemplos de problemas comuns que ocorrem ao sair de um imóvel alugado, suas causas e medidas preventivas. Ao entender os possíveis problemas com antecedência, você, como proprietário, pode se preparar melhor e tomar medidas preventivas.

Caso 1: Disputa sobre o ônus dos custos devido ao desgaste normal

Caso: Um inquilino foi cobrado pelo custo da substituição do papel de parede e do tecido de todo o seu quarto quando se mudou. O locatário reclamou que estava sendo cobrado por manchas que eram inevitáveis em sua vida diária e confrontou o locador sobre o valor do reembolso do depósito de segurança. Nesse caso, foi constatado que a cruz estava um pouco escurecida e bronzeada devido à colocação de móveis no cômodo, mas o locador também encontrou algumas manchas de cigarro causadas pelo fumo durante o período de ocupação e, portanto, a cruz foi completamente substituída.

Análise da causa: nesse caso, houve uma mistura de desgaste normal (escurecimento e bronzeamento dos móveis) e desgaste causado por negligência do locatário (manchas de fumaça de cigarro). O locador deveria ter sido responsável pelo custo de substituição das camadas cruzadas na área de desgaste normal, e o locatário deveria ter sido responsável apenas pela limpeza e pela nova cobertura das áreas manchadas.

Prevenção: Ao reivindicar custos de restauração, é essencial distinguir cuidadosamente entre o desgaste normal e outros itens. Se apenas uma superfície do tecido estiver suja, substitua essa parte do tecido e divida o custo proporcionalmente para garantir um acordo justo. Além disso, ao declarar claramente no contrato que é proibido fumar ou que as manchas causadas pelo fumo devem ser suportadas pelo locatário, o locatário pode entender o escopo de sua responsabilidade. Mesmo que seja inevitável uma nova cobertura completa do cômodo devido a manchas causadas pelo fumo, é aconselhável explicar a situação ao locatário, incluindo a avaliação de uma empresa especializada, e calcular os custos deduzindo o desgaste normal. Em resumo, a chave para evitar disputas sobre o ônus dos custos é garantir que ambas as partes tenham um entendimento comum sobre o que é e o que não é responsabilidade do locatário.

Caso 2: Exemplo de problemas causados por explicação insuficiente dos convênios no momento do contrato

Caso: Um inquilino foi cobrado em várias dezenas de milhares de ienes como custos de limpeza da casa ao se mudar do imóvel, e o inquilino teve problemas ao alegar que os custos não haviam sido explicados a ele. O proprietário havia estipulado em uma cláusula especial do contrato que o inquilino arcaria com os custos de limpeza de ¥10.000 ao se mudar, mas o inquilino não estava ciente disso e alegou que só ficou sabendo dos custos quando se mudou. Como resultado, o locatário pagou o valor porque o contrato foi assinado e selado, mas a relação de confiança entre o locador e o locatário foi prejudicada.

Análise da causa: falta de explicação prévia sobre o contrato. Mesmo que o contrato em si seja válido, o locatário pode ficar insatisfeito se não entender completamente o conteúdo. Nesse caso, os custos de limpeza não foram totalmente explicados oralmente no momento da assinatura do contrato, resultando em uma discrepância nas estimativas de custo do locatário.

Medida preventiva: É importante sempre explicar o conteúdo e o valor de quaisquer condições especiais no momento da assinatura do contrato e obter claramente o consentimento do locatário. Além de fazer com que o locatário assine as seções relevantes da Explicação de Assuntos Importantes e do contrato, você também deve ser educado o suficiente para lembrá-lo de que ele será responsável pelas despesas de XX quando desocupar o imóvel. É aconselhável ser educado o suficiente para lembrar ao inquilino que ele será responsável pelos custos de ________ quando se mudar. Além disso, considere se o conteúdo da cláusula em si é apropriado à luz das normas do setor. Nos últimos anos, houve casos em que um determinado valor dos custos de limpeza foi pago antecipadamente (amortizado) no momento da assinatura do contrato, mas é aconselhável apresentar os termos e condições do contrato de uma forma que seja previsível para o locatário, inclusive nesses casos. Uma explicação completa e um acordo na fase do contrato evitarão reclamações de "não ter sido informado" e garantirão um procedimento de mudança tranquilo.

Caso 3: Exemplo de problemas causados por confirmação insuficiente da situação atual no momento da mudança

Exemplo: Depois que o locatário se mudou, o locador encontrou um grande arranhão no piso do quarto e exigiu os custos do reparo. No entanto, o inquilino alegou que os arranhões já estavam lá antes de ele se mudar e não concordou em arcar com os custos. Como as falhas detalhadas não foram verificadas e registradas quando o imóvel foi entregue no momento da assinatura do contrato, e ambas as partes tinham lembranças vagas, o problema levou tempo e esforço para ser finalmente resolvido.

Análise da causa: a falta de compartilhamento da condição do imóvel no momento da mudança foi a causa. O proprietário não havia preparado fotografias ou um relatório sobre a condição inicial do imóvel, de modo que a versão do locatário não pôde ser completamente negada, e as negociações sobre o ônus dos custos foram difíceis.

Prevenção: a melhor maneira de evitar isso é registrar e concordar com a condição do imóvel no momento da ocupação. O proprietário ou um representante da administração deve comparecer e verificar o imóvel e listar quaisquer falhas ou manchas existentes, que o locatário também deve verificar e assinar. Se ambas as partes mantiverem uma cópia da lista, o registro poderá ser usado para esclarecer quaisquer discrepâncias que possam surgir quando o inquilino se mudar, se o dano foi ou não causado por uma falha de quando o inquilino se mudou. Além disso, no caso improvável de serem encontrados danos no final do contrato de locação que não tenham sido registrados, o locatário poderá mostrar objetivamente que os danos ocorreram depois que o locatário se mudou, e o locatário não terá outra opção a não ser aceitá-los. Embora possa parecer um pouco incômodo, um processo minucioso de verificação do estado atual da propriedade no momento da mudança ajudará a evitar problemas maiores no futuro.

Os exemplos acima são exemplos típicos de problemas e contramedidas, mas as medidas preventivas comuns são "compartilhamento e registro de informações completas com antecedência" e "esclarecimento do conteúdo e das regras contratuais". Ao estar preparado como proprietário e manter uma comunicação próxima com o locatário, a maioria dos problemas pode ser evitada.

Conclusão.

Restaurar um imóvel alugado à sua condição original quando o inquilino se muda é uma tarefa complexa que exige um tratamento adequado com base no entendimento da lei e das diretrizes, bem como uma comunicação cuidadosa com o inquilino. Muitos problemas podem ser evitados se os próprios proprietários levarem em consideração os pontos discutidos até aqui. Na prática, entretanto, é verdade que uma quantidade considerável de tempo e esforço é gasta na administração geral da propriedade, desde a entrada até a saída, e que o ônus de lidar com mudanças legais e lidar com especialistas em caso de disputas é demais para um indivíduo lidar sozinho.

Uma empresa profissional de administração de imóveis, como a INA, é uma forte aliada para evitar essas complicações e riscos e para administrar seu imóvel de aluguel com tranquilidade. A empresa tem uma vasta experiência no campo da administração de propriedades e sua equipe de especialistas está familiarizada com as leis, regulamentos e diretrizes mais recentes. Como resultado, a INA é capaz de tomar medidas precisas e justas ao tomar decisões sobre restauração e negociar com inquilinos. Além disso, o INA tem um sistema de suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, e a capacidade de responder rápida e adequadamente a quaisquer chamadas de problemas dos locatários. Como a INA cuida de tudo, desde as relações com os inquilinos e os acordos com as empreiteiras até a documentação de liquidação de depósitos em nome do proprietário, este pode se concentrar na administração estável do aluguel sem se preocupar com procedimentos complicados. Além disso, a INA contribui para manter e melhorar o valor da propriedade utilizando seu know-how e tecnologia de ponta, respaldados por muitos anos de experiência.

A maioria dos problemas relacionados à restauração pode ser evitada com a ajuda de especialistas. Os proprietários de aluguéis devem considerar a possibilidade de confiar a administração de suas propriedades à INA como um parceiro de administração confiável, para que possam administrar seus ativos com tranquilidade. Ao confiar a administração a profissionais com vasta experiência e excelente capacidade de resposta, você ficará livre de lidar com problemas incômodos e obterá uma administração de aluguéis estável com uma sólida sensação de segurança.