Guía práctica y legal para la administración de fincas en alquiler

La administración de fincas hace referencia a todos los servicios encargados por el propietario (arrendador del inmueble) para mantener y explotar adecuadamente la propiedad en alquiler. Su alcance debe entenderse tanto desde el punto de vista de su definición jurídica como de su función práctica. En este artículo se explica la definición jurídica de los servicios de administración de fincas con arreglo a la Ley de Transacciones sobre Solares y Edificios y la Ley de Administración de Fincas de Alquiler, y se describen los detalles prácticos y la importancia del cumplimiento de la ley. El artículo también aborda los esfuerzos de INA&Associates por responder a las características regionales del área metropolitana de Tokio y de la región de Kansai, donde tiene su sede la empresa, y por promover la DX (utilizando la transformación digital) y la inversión en capital humano para un crecimiento sostenible, con el fin de desentrañar el panorama general del sector de la administración de fincas.

Definición jurídica del sector de la gestión inmobiliaria (Ley de la actividad inmobiliaria y Ley de la actividad de gestión de viviendas de alquiler)

En primer lugar, las leyes y reglamentos pertinentes son esenciales para comprender el sector de la gestión inmobiliaria. La Ley de Transacciones sobre Solares y Edificios (Building Lots and Buildings Transaction Business Law) y la Ley de Gestión de Viviendas de Alquiler (Rental Housing Management Business Law) son las dos leyes principales que deben cumplir las empresas dedicadas al sector de la gestión inmobiliaria.

• Posicionamiento en el marco de la Ley de Negocios de Transacción de Lotes y Edificios: El acto de mediar y representar contratos de arrendamiento de bienes inmuebles entra dentro del "negocio de transacción de lotes y edificios" estipulado en la Ley de Negocios de Transacción de Lotes y Edificios. En otras palabras, se requiere una licencia de contratista de obras basada en la Ley de Negocios de Transacciones de Lotes y Edificios para llevar a cabo el negocio de reclutar inquilinos para una propiedad de alquiler o actuar como intermediario en la celebración de un contrato. El negocio de poner en contacto a propietarios de viviendas de alquiler con posibles inquilinos es un tipo de transacción inmobiliaria, y la ley establece normas estrictas para obtener una licencia y la obligación de explicar asuntos importantes.

• Definiciones según la Ley de Empresas de Gestión de Viviendas de Alquiler: La Ley de Empresas de Gestión de Viviendas de Alquiler es una nueva ley que entró plenamente en vigor en 2021 y establece normas para el correcto desarrollo de la propia actividad de gestión inmobiliaria. El término "negocio de gestión de viviendas de alquiler" en virtud de esta ley se refiere a las empresas a las que los propietarios de viviendas de alquiler encargan la realización de trabajos de mantenimiento y conservación, como inspecciones y limpieza de la propiedad, así como la gestión financiera del alquiler, los depósitos de seguridad y los gastos de zonas comunes en conjunción con dichos trabajos. En esencia, el "negocio de gestión de viviendas de alquiler" se define como una serie de servicios que mantienen y administran edificios y gestionan el alquiler y otros pagos en nombre de los propietarios.

En virtud de la Ley de Gestión de Viviendas de Alquiler, las empresas de gestión que superen un determinado tamaño están obligadas a registrarse en el Ministerio de Territorio, Infraestructuras y Transporte. Este registro es especialmente obligatorio para las que gestionan más de 200 unidades, y se imponen diversas normas para garantizar un funcionamiento correcto. Los principales puntos de cumplimiento de la ley son los siguientes: - Asignación de un gestor comercial: todos los gestores comerciales están obligados a tener un gestor comercial.

• Asignación de gestorescomerciales: toda oficina de ventas o delegación debe tener al menos un gestor comercial con un determinado nivel de conocimientos, experiencia y cualificación en la gestión de alquileres. El gestor comercial debe ser designado entre personas que reúnan los requisitos de cualificación y experiencia prescritos, como comerciantes de solares y edificios y gestores comerciales de inmuebles de alquiler, y es responsable de supervisar las operaciones de gestión.

• Explicación exhaustiva de los asuntos importantes: antes de celebrar un contrato de gestión con el propietario, la empresa está obligada a proporcionar una explicación por escrito de los asuntos importantes, como los detalles de la gestión, los métodos de ejecución y la remuneración. El contenido del servicio y los costes se explican claramente en la fase del contrato de gestión para evitar problemas posteriores (en los últimos años, es posible explicar asuntos importantes en línea y entregar los documentos electrónicamente utilizando las TI).

• Gestión separada del dinero: el alquiler, la fianza y otros fondos que se le confíen deben estar claramente separados de sus propios fondos. Como custodios de los valiosos activos del propietario, garantizamos una separación y transparencia contables exhaustivas.

• Obligación de informar periódicamente: debe informar regularmente a su parte contratante, el propietario, sobre el estado de sus operaciones de gestión. Al informar periódicamente sobre el estado de ocupación de la propiedad, los ingresos y gastos, y los problemas que se han resuelto, los propietarios pueden estar seguros de que sus activos están en buenas manos.

• Otros requisitos de cumplimiento: existen normas detalladas sobre ética y responsabilidades que deben observarse como contratista de gestión, como la prohibición de prestar nombres a contratistas no cualificados, la confidencialidad de la información privada obtenida en el curso de la actividad empresarial y la colocación de carteles en los locales de la empresa. Su cumplimiento mantendrá la credibilidad de la empresa de gestión y la integridad del sector.

Como ya se ha mencionado, desde el punto de vista jurídico, el sector de la gestión inmobiliaria cuenta con un marco estricto y está obligado a operar bajo control oficial mediante la obtención de una licencia de contratista de obras y el registro como empresa de gestión de viviendas de alquiler. El cumplimiento de la legislación es una responsabilidad ineludible para las empresas de gestión inmobiliaria, que protege los intereses de propietarios e inquilinos y mejora la calidad del servicio.

Principales tareas de las empresas de gestión inmobiliaria (gestión de contratos, relaciones con los inquilinos, mantenimiento de edificios, gestión contable)

Una vez establecida la definición legal, veamos qué hacen realmente los administradores de fincas. Los servicios de gestión inmobiliaria cubren una amplia gama de áreas, pero pueden clasificarse a grandes rasgos en las siguientes: gestión de contratos, relaciones con los inquilinos, mantenimiento de edificios y gestión contable.

• Gestión de contratos: la agencia se encarga de todas las formalidades relacionadas con el contrato de alquiler en nombre del inquilino. Concretamente, preparan y firman los contratos cuando se instalan nuevos inquilinos, renuevan los contratos, liquidan los pagos y devuelven las fianzas cuando los inquilinos rescinden el contrato (se mudan). Durante el periodo contractual, gestionamos el cumplimiento del contrato y notificamos tanto a los propietarios como a los inquilinos cuando se acerca el periodo de renovación para garantizar una renovación sin problemas. Una gestión contractual adecuada evita omisiones en el contrato y favorece la gestión estable del alquiler por parte del propietario.

• Relaciones con los inquilinos: nos ocupamos de las consultas rutinarias, las consultas y la resolución de problemas de los inquilinos actuales. Por ejemplo, atendemos rápidamente quejas como "equipos defectuosos" o "problemas de ruido con los vecinos", y llevamos a cabo las reparaciones o mediaciones necesarias. Muchas empresas de gestión tienen un sistema de contacto 24 horas como punto de contacto con los inquilinos, y se esfuerzan por mejorar la satisfacción de éstos. También prestamos apoyo a lo largo de todo el ciclo de vida, desde la entrada hasta la salida, atendiendo a los inquilinos cuando desalojan, organizando las obras de restauración y liquidando los depósitos de seguridad.

• Mantenimiento e inspecciones de edificios: Para mantener el valor patrimonial de las propiedades de alquiler (edificios) y mantener el entorno seguro para los inquilinos, llevamos a cabo inspecciones periódicas de los edificios, limpieza y mantenimiento de las instalaciones. En concreto, esto abarca una amplia gama de tareas de gestión de edificios, como la limpieza periódica y las patrullas de las zonas comunes, la realización de las inspecciones reglamentarias de los ascensores y los equipos de suministro y drenaje de agua, la gestión del alumbrado y los equipos contra incendios, la gestión de las averías de los aparatos de aire acondicionado y calentadores de agua, el control de plagas y la gestión de la plantación de árboles. En algunos casos, también encargamos y atendemos a contratistas especializados en nombre del propietario, según sea necesario, y le asesoramos en la planificación de reparaciones importantes. Un mantenimiento y una gestión minuciosos de los edificios contribuyen a mantener el valor de los activos a largo plazo y a mejorar la satisfacción de los inquilinos.

• Gestión contable (gestión de tesorería): implica la correcta gestión de los flujos financieros que conlleva la gestión de los alquileres. Recauda los alquileres mensuales y las cuotas de las zonas comunes en nombre del propietario, le recuerda cuándo se producen atrasos y tramita las remesas al propietario. También preparan informes de ingresos y gastos para las propiedades gestionadas, que muestran claramente los ingresos tras deducir los gastos necesarios, como los honorarios de gestión, los costes de reparación y los impuestos, de los ingresos por alquiler. A final de año, algunas empresas de gestión prestan apoyo en la preparación de los documentos para la declaración de la renta, lo que reduce la complicada carga contable del propietario. Además, la gestión contable también incluye la gestión de los depósitos de seguridad recibidos de los inquilinos, la liquidación de las cuentas cuando los inquilinos se mudan y el pago de las primas del seguro contra incendios en su nombre. Una misión importante de los administradores de fincas es ganarse la confianza de los propietarios mediante una gestión adecuada de la tesorería.

Como se ha descrito anteriormente, al ocuparse de todos los aspectos de la gestión del alquiler en nombre del propietario, los administradores de fincas proporcionan a éste eficacia en la gestión y tranquilidad, y a los inquilinos un entorno de vida cómodo y un servicio rápido. El negocio de la gestión inmobiliaria se basa en la cooperación orgánica entre las áreas de contratos, inquilinos, edificios y contabilidad.

Importancia del cumplimiento de la legislación y del sistema de licencias y registros

El cumplimiento de las leyes y sistemas mencionados no es sólo una obligación, sino también un factor importante para apuntalar la credibilidad del sector de la gestión inmobiliaria. Se reitera la importancia de la licencia de contratista de obras ydel sistema de registro para el negocio de gestión de propiedades de alquiler.

En primer lugar, la licencia de contratista de obras (licencia para la construcción de solares y edificios) es el permiso básico para que una empresa realice transacciones inmobiliarias. Incluso las empresas de gestión de alquileres deben obtener una licencia de comerciante inmobiliario siempre que contraten inquilinos o actúen como agente o mediador en contratos de arrendamiento. Para obtener y mantener una licencia, hay que someterse a un examen del gobernador de la prefectura respectiva o del Ministro de Territorio, Infraestructuras y Transporte, y es necesario cumplir condiciones como no estar incurso en ningún requisito de inhabilitación, depositar una garantía empresarial (o fianza) y establecer un lote de construcción y un comerciante de construcción para cada oficina (obligación de asignar al menos un contratista de construcción por cada cinco empleados). Tener una licencia es la prueba de que se es un "agente inmobiliario legítimo que cumple las normas establecidas por la ley" y da a propietarios e inquilinos una sensación de seguridad. Además, garantiza la transparencia y la equidad en las transacciones al cumplir las normas empresariales de la Ley de Transacciones de Lotes y Edificios, como explicar los asuntos importantes en el momento de la contratación y entregar los documentos por escrito.

A continuación, se estableció el Sistema de Registro de Empresas de Gestión de Alquiler de Viviendas para garantizar la correcta gestión de las operaciones de alquiler. Como ya se ha mencionado, las empresas que gestionan más de un determinado número de unidades (en principio, más de 200) deben registrarse ante el Ministro de Territorio, Infraestructuras y Transporte, y las empresas registradas deben cumplir obligaciones como nombrar a un gestor empresarial, explicar los asuntos importantes, gestionar la propiedad por separado y presentar informes periódicos. La importancia del sistema de registro radica en que mejora la confianza del público en las empresas de gestión inmobiliaria y permite al gobierno proporcionar orientación y medidas correctoras en caso de fraude o problemas. Las empresas registradas están sujetas a controles regulares y ad hoc por parte de las autoridades supervisoras para mantener y mejorar sus niveles de servicio. De hecho, desde la entrada en vigor de la Ley de Empresas de Gestión de Alquiler de Viviendas, ha habido informes de inspecciones in situ por parte del Ministerio de Territorio, Infraestructuras y Transporte (MLIT) y órdenes de suspender las operaciones de los contratistas infractores, lo que ha aumentado la concienciación sobre el cumplimiento legal en todo el sector.

INA&Associates también cumple la ley y opera con una licencia y un registro legítimos. Esto se debe a que creemos que el cumplimiento del marco legal es la base de una relación de confianza con nuestros clientes (propietarios e inquilinos). Prestar servicios de administración de fincas seguros y protegidos bajo un sólido sistema de cumplimiento legal es la única forma de cumplir con nuestra responsabilidad social como empresa.

Regionalidad y desarrollo de servicios con raíces en Osaka, Tokio y Kanagawa

INA&Associates se dedica a la venta, alquiler y gestión de inmuebles en el área metropolitana de Tokio y en la región de Kansai, y ha desarrollado servicios arraigados en cada región.

Por ejemplo, en Osaka, existen prácticas comerciales de alquiler exclusivas de la región de Kansai (por ejemplo, la práctica del "shiki-iki "* y la prevalencia del uso de sociedades de garantía). Dado que INA&Associates se fundó en Osaka, ofrecemos servicios de gestión flexibles que tienen en cuenta las tendencias del mercado y las prácticas empresariales locales.

En las áreas metropolitanas de Tokio y Kanagawa, en cambio, hay una gran variedad de tamaños de inmuebles e inquilinos, lo que exige un alto grado de experiencia y movilidad en la gestión inmobiliaria. No hace falta decir que Tokio es un mercado con grandes necesidades de alquiler y tendencias que cambian rápidamente, por lo que INA&Associates ofrece una gestión basada en datos en Tokio, recopilando y analizando la información más reciente del mercado de alquileres y reflejándola en contramedidas de desocupación y fijación de alquileres. En Kanagawa (Yokohama, zona de Kawasaki, etc.), INA&Associates también utiliza su red basada en la región para garantizar una respuesta rápida desde la captación de inquilinos hasta la gestión diaria. La gran experiencia in situ que hemos adquirido en cada región nos permite hacer propuestas y respuestas adecuadas a los propietarios.

(*Shiki-biki: Práctica, habitual en la región de Kansai, en la que se fija por adelantado en el contrato una determinada cantidad de la fianza, que no se devuelve al finalizar el contrato. En los últimos años, el uso de empresas de garantía se ha hecho más común en todo el país, y la práctica tradicional de depósitos de garantía y deducciones está cambiando gradualmente).

Innovación sostenible en la gestión mediante la promoción de DX

Hoy en día, el sector de la gestión inmobiliaria no puede describirse sin el uso de la tecnología de la información. INA&Associates ha participado en la "fusión de inmobiliaria e informática" desde el principio, y pretende insuflar nueva vida a un sector en el que aún perduran viejas convenciones. Nuestro objetivo es insuflar nueva vida a un sector en el que persisten viejas convenciones.

En concreto, estamos asumiendo el reto de la gestión de alquileres de nueva generación mediante sistemas en la nube ytecnología IoT. Hemos introducido un software de gestión inmobiliaria que se ejecuta en la nube y gestiona de forma centralizada la información de los contratos, los datos de los inquilinos, el historial de reparaciones y los datos de ingresos y gastos. Esto permite a todos los miembros de la empresa acceder a la información más reciente en tiempo real y responder con rapidez y precisión a las consultas de los propietarios. Las tareas de gestión que en el pasado se complicaban con libros de contabilidad en papel y Excel se han hecho mucho más eficientes al pasar a la gestión en la nube.

Además, se están utilizando dispositivos IoT, como cerraduras inteligentes y sistemas de reconocimiento facial, para ahorrar mano de obra en operaciones clave de entrega y mejorar la seguridad. Hemos conseguido minimizar la carga que soportan los clientes (propietarios e inquilinos) ofreciendo una prestación de servicios eficiente y transparente gracias al poder de la tecnología.

Además, estamos introduciendo activamente servicios informáticos no personales, como contratos electrónicos y atención al cliente en línea. Los contratos de arrendamiento y gestión se celebran sin problemas con propietarios e inquilinos que viven lejos, utilizando servicios de contratación electrónica como CloudSign. También se ha puesto en marcha un sistema de visualización de propiedades en línea para mostrar propiedades a posibles inquilinos, lo que permite facilitar información detallada sin tener que visitar el lugar. Como resultado de estas iniciativas de DX, hemos logrado altas tasas de ocupación y mejorado la rentabilidad a lo largo de todo el proceso, desde la captación de inquilinos hasta la firma del contrato y la gestión, y contamos con el apoyo de muchos propietarios.

Sin embargo, por mucho que avance la tecnología, no debemos olvidar que la esencia de la gestión inmobiliaria es la relación de confianza entre "personas" y "personas", y mientras promovemos la DX y mejoramos la eficiencia operativa, mantenemos una cultura corporativa que no descuida la atención humana a los detalles y la comunicación honesta. Creemos que la fusión de tecnología punta y fuerza in situ ( poder de las personas) creará un valor sostenible en el sector de la gestión inmobiliaria en el futuro.

Invertir en capital humano y mejorar la calidad del servicio basándonos en nuestra filosofía corporativa

El último y más importante elemento en la gestión inmobiliaria son las personas: en INA&Associates, consideramos a nuestros empleados no como "recursos humanos", sino como "activos humanos" y, por tanto, como activos insustituibles. No se trata sólo de una diferencia terminológica, sino de la expresión de nuestra filosofía de gestión, según la cual las personas son la fuente de creación de valor de la empresa. Esta filosofía impregna toda la empresa, y seguimos invirtiendo activamente en nuestro capital humano con la convicción de que el crecimiento y el éxito de todos y cada uno de los empleados conducen al crecimiento de la empresa.

Una iniciativa específica de inversión en capital humano es la mejora de nuestro sistema de educación y formación. Además de conocimientos especializados en gestión de alquileres y familiarización con las leyes y reglamentos pertinentes, también ofrecemos una amplia gama de formación, desde los últimos conocimientos informáticos hasta formación en atención al cliente y comunicación, para ayudar a los empleados a mejorar sus capacidades. También nos centramos en apoyar la adquisición de cualificaciones y animamos a los empleados a que adquieran cualificaciones que estén directamente relacionadas con su trabajo, como comerciantes de lotes de edificios y gestores de negocios inmobiliarios de alquiler. Al proporcionar estas oportunidades de aprendizaje, estamos desarrollando profesionales que pueden proporcionar servicios de alta calidad en el campo.

En segundo lugar, también damos gran importancia a compartir e inculcar nuestra filosofía corporativa: en INA&Associates, celebramos periódicamente debates sobre nuestra filosofía y visión de gestión, para que todos los empleados puedan entender y compartir la dirección que sigue la empresa. A través de mis propios mensajes en el boletín, les digo repetidamente por qué estamos en este negocio y qué valor debemos aportar. Creemos que cuando los empleados empatizan con nuestra filosofía, entienden su propio papel y actúan de forma proactiva, esto es la fuerza motriz que impulsa la construcción de una verdadera marca corporativa.

Además, damos gran importancia a la "integridad" y la "positividad" en nuestra política de contratación. Hacemos especial hincapié en que los nuevos contratados tengan empatía con nuestra filosofía y unaactitud sincera y positiva, más que en sus antecedentes y aptitudes. Esto se debe a que creemos que el negocio de la gestión inmobiliaria se basa en las relaciones de confianza entre las personas y que sólo las personas que pueden tratar con los propietarios e inquilinos con integridad pueden tener éxito en el trabajo. Durante las entrevistas de selección, nos centramos en los valores y la personalidad de los candidatos y evaluamos cuidadosamente si pueden actuar con integridad de forma orientada al cliente y si pueden empatizar y cooperar con la filosofía del equipo. Este enfoque en la selección del capital humano fomenta en última instancia una cultura corporativa de integridad en toda la organización, que se refleja en la calidad de nuestros servicios.

Basándonos en nuestra creencia de que el crecimiento de nuestra gente conduce al crecimiento de nuestra empresa, seguiremos sin escatimar en gastos a la hora de invertir en nuestros recursos humanos. Nos comprometemos a crear un entorno en el que cada empleado pueda desarrollar todo su potencial y a crear un lugar de trabajo en el que todos nuestros recursos humanos puedan brillar. Como extensión de esto, estamos convencidos de que podemos ofrecer servicios aún mejores a propietarios e inquilinos y lograr un crecimiento sostenible como empresa.

Conclusión: aspirar a ser una empresa profesional de administración de fincas

En este artículo hemos respondido a la pregunta de qué es el sector de la administración de fincas, explicando una amplia gama de temas que van desde las definiciones legales hasta la práctica diaria y el entorno cambiante que rodea al sector (características regionales, DX y capital humano). La administración de fincas es un trabajo que sólo puede hacerse con la fiabilidad respaldada por el cumplimiento legal y la capacidad de responder meticulosamente in situ. Una empresa de gestión que cumple con sus responsabilidades en virtud de la Ley de Gestión de Lotes de Edificios y Viviendas de Alquiler, al tiempo que innova sus servicios mediante la adopción de la última tecnología y nutre cuidadosamente sus recursos humanos - una empresa de gestión con tales capacidades integrales es un socio verdaderamente fiable para sus propietarios.

INA&Associates persigue una gestión inmobiliaria profesional que satisfaga tanto a los propietarios como a los inquilinos haciendo uso de la experiencia adquirida en Osaka, Tokio y Kanagawa, al tiempo que se esfuerza por cumplir las leyes y normativas y mejorar la calidad del servicio. Basándonos en la filosofía de que el activo más importante de una empresa son sus recursos humanos, estamos construyendo un modelo de negocio de gestión inmobiliaria de nueva generación que combina el desarrollo de los recursos humanos con el uso de la tecnología, y esperamos seguir siendo una presencia necesaria para la sociedad. Respaldados por la confianza de todas las partes interesadas, seguiremos cumpliendo nuestras responsabilidades con integridad y abriendo nuevas posibilidades para el sector de la gestión inmobiliaria.

Esperamos que este artículo le haya ayudado a profundizar en su conocimiento del sector de la gestión inmobiliaria. Si tiene alguna pregunta o duda sobre la gestión inmobiliaria, no dude en ponerse en contacto con nosotros: INA & Associates es un equipo de personas expertas y apasionadas que harán todo lo posible por ayudarle en la gestión y explotación de sus valiosos activos.