Comprendre la Gestion Immobilière : Définitions et Réglementations Essentielles

La gestion immobilière fait référence à tous les services commandés par le propriétaire (bailleur du bien immobilier) pour entretenir et exploiter correctement le bien locatif. Son champ d'application doit être compris en termes de définition juridique et de rôle pratique. Cet article explique la définition juridique des services de gestion immobilière en vertu de la loi sur les transactions de terrains et de bâtiments et de la loi sur la gestion des biens immobiliers locatifs, et décrit les détails pratiques et l'importance du respect de la loi. L'article aborde également les efforts d'INA&Associates pour répondre aux caractéristiques régionales de la région métropolitaine de Tokyo et de la région du Kansai, où la société est basée, et pour promouvoir la DX (en utilisant la transformation numérique) et l'investissement dans le capital humain pour une croissance durable, afin de démêler l'image globale de l'industrie de la gestion immobilière.

Définition juridique de l'industrie de la gestion immobilière (droit des affaires des terrains à bâtir et des bâtiments et droit des affaires de la gestion des logements locatifs).

Tout d'abord, les lois et règlements pertinents sont essentiels pour comprendre le secteur de la gestion immobilière. Le droit de la transaction immobilière (droit de la transaction immobilière) et le droit de la gestion locative sont les deux principaux textes auxquels doivent se conformer les entreprises actives dans le secteur de la gestion immobilière.

• Positionnement dans le cadre de la loi sur les transactions immobilières : l'activité de médiation et de représentation de contrats de location immobilière relève de la "transaction immobilière" prévue par la loi sur les transactions immobilières. En d'autres termes, une licence d'entrepreneur en bâtiment basée sur la loi sur les transactions immobilières est nécessaire pour recruter des locataires pour un bien locatif ou pour agir en tant qu'intermédiaire dans la conclusion d'un contrat. L'activité consistant à mettre en relation des propriétaires d'immeubles locatifs avec des locataires potentiels est un type de transaction immobilière, et la loi fixe des règles strictes pour l'obtention d'une licence et l'obligation d'expliquer les points importants.

• Définitions de la loi sur les activités de gestion des logements locatifs : La loi sur les activités de gestion des logements locatifs est une nouvelle loi qui est entrée en vigueur en 2021 et qui fixe des normes pour la bonne conduite des activités de gestion immobilière elles-mêmes. L'expression "entreprise de gestion de logements locatifs" désigne les entreprises chargées par les propriétaires de logements locatifs d'effectuer des travaux d'entretien et de préservation, tels que l'inspection et le nettoyage des biens, ainsi que la gestion financière des loyers, des dépôts de garantie et des charges des parties communes dans le cadre de ces travaux. Par essence, l'"activité de gestion de logements locatifs" est définie comme une série de services qui entretiennent et gèrent les bâtiments et gèrent les loyers et autres paiements pour le compte des propriétaires.

En vertu de la loi sur la gestion des logements locatifs, les sociétés de gestion dépassant une certaine taille sont tenues de s'enregistrer auprès du ministre de l'aménagement du territoire, de l'infrastructure et des transports. Cet enregistrement est particulièrement obligatoire pour celles qui gèrent plus de 200 unités, et diverses règles sont imposées pour garantir un fonctionnement correct. Les principaux points de conformité avec la loi sont les suivants : - Affectation d'un chef d'entreprise : tous les chefs d'entreprise sont tenus d'avoir un chef d'entreprise.

• Affectation des chefs d'entreprise : chaque bureau de vente ou agence doit avoir au moins un chef d'entreprise ayant un certain niveau de connaissances, d'expérience et de qualification en matière de gestion locative. Le chef d'entreprise doit être nommé parmi les personnes qui remplissent les conditions de qualification et d'expérience prescrites, telles que les négociants en terrains à bâtir et en immeubles et les chefs d'entreprise de biens locatifs, et il est chargé de superviser les opérations de gestion.

• Explication détaillée des questions importantes : avant de conclure un contrat de gestion avec le propriétaire, la société est tenue de fournir une explication écrite des questions importantes, telles que les détails de la gestion, les méthodes de mise en œuvre et la rémunération. Le contenu et les coûts des services sont clairement expliqués au stade du contrat de gestion afin d'éviter tout problème ultérieur (ces dernières années, il est devenu possible d'expliquer les questions importantes en ligne et de transmettre les documents par voie électronique en utilisant les technologies de l'information).

• Gestion séparée de l'argent : le loyer, le dépôt de garantie et les autres fonds qui vous sont confiés doivent être clairement séparés de vos propres fonds. En tant que gardiens des biens précieux du propriétaire, nous veillons à une séparation comptable complète et à la transparence.

• Obligation de rapport périodique : vous devez rendre compte régulièrement à votre partie contractante, le propriétaire, de l' état de vos opérations de gestion. En rendant compte régulièrement de l'état d'occupation du bien, des recettes et des dépenses, ainsi que des problèmes qui ont été résolus, les propriétaires peuvent être assurés que leurs actifs sont entre de bonnes mains.

• Autres exigences de conformité : il existe des règles détaillées sur l'éthique et les responsabilités à respecter en tant qu'entrepreneur en gestion, telles que l'interdiction de prêter des noms à des entrepreneurs non qualifiés, la confidentialité des informations sur la vie privée obtenues dans le cadre de l'activité et l'affichage de panneaux dans les locaux de l'entreprise. Le respect de ces règles préservera la crédibilité de la société de gestion et l'intégrité du secteur.

Comme mentionné ci-dessus, d'un point de vue juridique, le secteur de la gestion immobilière dispose d'un cadre strict et doit opérer sous contrôle officiel par l'acquisition d'une licence d'entrepreneur en bâtiment et l'enregistrement en tant qu'entreprise de gestion de logements locatifs. Le respect de la législation est une responsabilité inévitable pour les sociétés de gestion immobilière, qui protège les intérêts des propriétaires et des locataires et améliore la qualité du service.

Principales tâches des sociétés de gestion immobilière (gestion des contrats, relations avec les locataires, entretien des bâtiments, gestion comptable)

Une fois la définition légale établie, voyons ce que font réellement les gestionnaires de biens immobiliers. Les services de gestion immobilière couvrent un large éventail de domaines, mais peuvent être classés dans les grandes catégories suivantes : gestion des contrats, relations avec les locataires, entretien des bâtiments et gestion comptable.

• Gestion des contrats : l'agence s'occupe de toutes les formalités liées au contrat de location pour le compte du locataire. Plus précisément, elle prépare et signe les contrats lorsque de nouveaux locataires emménagent, renouvelle les contrats, règle les paiements et restitue les dépôts de garantie lorsque les locataires résilient leur contrat (déménagent). Pendant la durée du contrat, nous veillons à ce qu'il soit respecté et nous informons les propriétaires et les locataires à l'approche de la période de renouvellement afin de garantir un renouvellement sans heurts. Une gestion appropriée du contrat permet d'éviter les omissions dans le contrat et de soutenir la gestion locative stable du propriétaire.

• Relations avec les locataires : nous traitons les demandes de renseignements, les consultations et les dépannages de routine des locataires actuels. Par exemple, nous traitons rapidement les plaintes telles que "équipement défectueux" ou "problèmes de bruit avec les voisins", et effectuons les réparations ou la médiation nécessaires. De nombreuses sociétés de gestion disposent d'un système de contact 24 heures sur 24 comme point de contact avec les locataires et s'efforcent d'améliorer la satisfaction de ces derniers. Nous apportons également notre soutien tout au long du cycle de vie, de l'emménagement au déménagement, en nous occupant des locataires lorsqu'ils quittent les lieux, en organisant les travaux de remise en état et en réglant les dépôts de garantie.

• Entretien et inspection des bâtiments : Afin de maintenir la valeur des biens immobiliers locatifs (bâtiments) et de préserver la sécurité de l'environnement pour les locataires, nous procédons à des inspections régulières des bâtiments, ainsi qu'au nettoyage et à l'entretien des installations. Plus précisément, cela englobe un large éventail de tâches de gestion des bâtiments, telles que le nettoyage régulier et les patrouilles des parties communes, la mise en œuvre des inspections réglementaires des ascenseurs et des équipements d'approvisionnement et d'évacuation de l'eau, la gestion de l'éclairage et des équipements de lutte contre l'incendie, le traitement des pannes des climatiseurs et des chauffe-eau, la lutte contre les parasites et la gestion de la plantation d'arbres. Dans certains cas, nous passons également des commandes auprès d'entreprises spécialisées et nous nous occupons d'elles au nom du propriétaire, si nécessaire, et nous conseillons le propriétaire sur la planification des réparations importantes. L'entretien et la gestion minutieux des bâtiments contribuent à maintenir la valeur des actifs à long terme et à améliorer la satisfaction des locataires.

• Gestion comptable (gestion de la trésorerie) : il s'agit de gérer correctement les flux financiers liés à la gestion locative. Il perçoit les loyers mensuels et les charges des parties communes pour le compte du propriétaire, lui rappelle les arriérés et effectue les versements au propriétaire. Ils préparent également des rapports sur les revenus et les dépenses pour les propriétés gérées, qui montrent clairement les revenus après déduction des dépenses nécessaires telles que les frais de gestion, les coûts de réparation et les taxes des revenus locatifs. À la fin de l'année, certaines sociétés de gestion apportent leur soutien à la préparation des déclarations d'impôts, réduisant ainsi la complexité de la comptabilité du propriétaire. En outre, la gestion comptable comprend également la gestion des dépôts de garantie reçus des locataires, le règlement des comptes lorsque les locataires déménagent et le paiement des primes d'assurance incendie en leur nom. L'une des missions importantes des administrateurs de biens est de gagner la confiance des propriétaires grâce à une bonne gestion de la trésorerie.

Comme décrit ci-dessus, en prenant en charge tous les aspects de la gestion locative pour le compte du propriétaire, les administrateurs de biens offrent à ce dernier une gestion efficace et une tranquillité d'esprit, et aux locataires un cadre de vie confortable et un service rapide. L'activité de gestion immobilière repose sur la coopération organique entre les domaines des contrats, des locataires, des bâtiments et de la comptabilité.

Importance du respect de la législation et du système de licence et d'enregistrement

Le respect des lois et des systèmes susmentionnés n'est pas seulement une obligation, mais aussi un facteur important pour la crédibilité du secteur de la gestion immobilière. L'importance de la licence d'entrepreneur et dusystème d'enregistrement pour l'activité de gestion de biens immobiliers locatifs est réaffirmée.

Tout d'abord, la licence d'entrepreneur de construction (licence pour la construction de terrains et de bâtiments) est l'autorisation de base permettant à une entreprise d'effectuer des transactions immobilières. Même les entreprises de gestion locative doivent obtenir une licence de marchand de biens dès lors qu'elles recrutent des locataires ou qu'elles agissent en tant qu'agent ou médiateur pour les contrats de location. Pour obtenir et conserver une licence, il faut passer un examen auprès du gouverneur de la préfecture concernée ou du ministre de l'aménagement du territoire, des infrastructures et des transports, et remplir des conditions telles que ne pas tomber sous le coup d'une interdiction d'exercer, déposer une garantie commerciale (ou une caution) et établir un terrain à bâtir et un négociant en immeubles pour chaque bureau (obligation d'affecter au moins un négociant en immeubles pour cinq employés). La détention d'une licence est la preuve que vous êtes un "agent immobilier légitime qui répond aux normes fixées par la loi" et donne aux propriétaires et aux locataires un sentiment de sécurité. En outre, elle garantit la transparence et l'équité des transactions en respectant les règles commerciales prévues par la loi sur les terrains à bâtir et les transactions immobilières, notamment en expliquant les points importants et en remettant les documents au moment de la conclusion du contrat.

Ensuite, le système d'enregistrement des entreprises de gestion de logements locatifs a été mis en place pour garantir des opérations de gestion locative correctes. Comme mentionné ci-dessus, les entreprises qui gèrent plus d'un certain nombre d'unités (en principe, plus de 200) sont tenues de s'enregistrer auprès du ministre de l'aménagement du territoire, des infrastructures et des transports, et les entreprises enregistrées sont tenues de remplir des obligations telles que la nomination d'un directeur commercial, l'explication des questions importantes, la gestion séparée des biens et l'établissement de rapports réguliers. L'importance du système d'enregistrement réside dans le fait qu'il améliore la confiance du public dans les sociétés de gestion immobilière et permet au gouvernement de fournir des conseils et de prendre des mesures correctives en cas de fraude ou de problème. Les sociétés enregistrées sont soumises à des contrôles réguliers et ad hoc de la part des autorités de surveillance afin de maintenir et d'améliorer leurs normes de service. En fait, depuis l'entrée en vigueur de la loi sur la gestion des logements locatifs, des inspections sur place ont été signalées par le ministère de l'aménagement du territoire, des infrastructures et des transports (MLIT) et des ordonnances de suspension des activités ont été prononcées à l'encontre des entrepreneurs contrevenants, ce qui a permis de sensibiliser l'ensemble du secteur au respect de la législation.

INA&Associates respecte également la loi et opère sous une licence et un enregistrement légitimes. En effet, nous pensons que le respect du cadre juridique est le fondement d'une relation de confiance avec nos clients (propriétaires et locataires). Fournir des services de gestion immobilière sûrs et sécurisés dans le cadre d'un système de conformité juridique solide est le seul moyen d'assumer notre responsabilité sociale en tant qu'entreprise.

Régionalité et développement de services avec des racines à Osaka, Tokyo et Kanagawa

INA&Associates est impliqué dans la vente, la location et la gestion de biens immobiliers dans la région métropolitaine de Tokyo et dans la région du Kansai, et a développé des services enracinés dans chaque région.

Par exemple, à Osaka, il existe des pratiques de location propres à la région du Kansai (par exemple, la pratique du "shiki-iki "* et la prédominance de l'utilisation de sociétés de garantie). INA&Associates ayant été fondé à Osaka, nous offrons des services de gestion flexibles qui tiennent compte des tendances du marché local et des pratiques commerciales.

Dans les zones métropolitaines de Tokyo et de Kanagawa, en revanche, il existe une grande variété de tailles de biens et de locataires, ce qui exige un haut degré d'expertise et de mobilité dans la gestion des biens immobiliers. INA&Associates assure une gestion axée sur les données à Tokyo, en collectant et en analysant les dernières informations sur le marché de la location et en les reflétant dans les mesures de lutte contre l'inoccupation et la fixation des loyers. À Kanagawa (Yokohama, région de Kawasaki, etc.), INA&Associates utilise également son réseau régional pour garantir une réponse rapide, du recrutement des locataires à la gestion quotidienne. La richesse de l'expérience acquise sur le terrain dans chaque région nous permet de faire des propositions et des réponses adaptées aux propriétaires.

(*Shiki-biki : pratique courante dans la région du Kansai, selon laquelle un certain montant de la caution, qui n'est pas restitué à la fin du contrat, est fixé à l'avance dans le contrat. Ces dernières années, l'utilisation de sociétés de garantie est devenue plus courante dans tout le pays, et la pratique traditionnelle des dépôts de garantie et des déductions se modifie progressivement).

Innovation en matière de gestion durable grâce à la promotion de la DX

Le secteur de la gestion immobilière est aujourd'hui indissociable de l'utilisation des technologies de l'information. INA&Associates est impliqué dans la "fusion de l'immobilier et de l'informatique" depuis sa création, et vise à apporter une bouffée d'air frais à un secteur où les vieilles pratiques perdurent. Notre objectif est d'apporter un souffle nouveau dans un secteur où les vieilles conventions subsistent.

Plus précisément, nous relevons le défi de la gestion locative de nouvelle génération en utilisant des systèmes en nuage et latechnologie IoT. Nous avons introduit un logiciel de gestion immobilière qui fonctionne sur le cloud et gère de manière centralisée les informations sur les contrats, les locataires, l'historique des réparations et les données sur les recettes et les dépenses. Cela permet à tous les membres de l'entreprise d'accéder aux dernières informations en temps réel et de répondre rapidement et précisément aux demandes de renseignements des propriétaires. Les tâches de gestion qui, par le passé, étaient compliquées par des registres papier et Excel ont été rendues nettement plus efficaces grâce au passage à la gestion dans le cloud.

En outre, les dispositifs IdO tels que les serrures intelligentes et les systèmes de reconnaissance faciale sont utilisés pour économiser de la main-d'œuvre dans les opérations de livraison clés et améliorer la sécurité. Nous avons réussi à minimiser la charge des clients (propriétaires et locataires) en fournissant une prestation de services efficace et transparente grâce au pouvoir de la technologie.

En outre, nous introduisons activement des services informatiques non personnels tels que les contrats électroniques et le service clientèle en ligne. Les contrats de location et de gestion sont conclus sans difficulté avec des propriétaires et des locataires éloignés, grâce à des services de contrats électroniques tels que CloudSign. Un système de visualisation en ligne des propriétés est également en place pour montrer les propriétés aux locataires potentiels, ce qui permet de fournir des informations détaillées sans avoir à se rendre sur place. Grâce à ces initiatives de DX, nous avons atteint des taux d'occupation élevés et amélioré la rentabilité tout au long du processus, du recrutement des locataires à la signature du contrat et à la gestion, et nous avons le soutien de nombreux propriétaires.

Cependant, quelles que soient les avancées technologiques, nous ne devons pas oublier que l'essence de la gestion immobilière est la relation de confiance entre des "personnes" et des "personnes", et tout en promouvant la DX et en améliorant l'efficacité opérationnelle, nous maintenons une culture d'entreprise qui ne néglige pas l'attention humaine aux détails et la communication honnête. Nous sommes convaincus que la fusion de la technologie de pointe et de la force du personnel sur place créera une valeur durable dans le secteur de la gestion immobilière à l'avenir.

Investir dans le capital humain et améliorer la qualité du service sur la base de notre philosophie d'entreprise

Le dernier et le plus important élément de la gestion immobilière est le personnel : chez INA&Associates, nous considérons nos employés non pas comme des "ressources humaines", mais comme des "actifs humains", et donc comme des atouts irremplaçables. Il ne s'agit pas d'une simple différence de terminologie, mais de l'expression de notre philosophie de gestion selon laquelle les personnes sont la source de la création de valeur de l'entreprise. Cette philosophie imprègne toute l'entreprise et nous continuons à investir activement dans notre capital humain, convaincus que la croissance et la réussite de chaque employé entraînent la croissance de l'entreprise.

L'une des initiatives spécifiques d'investissement dans le capital humain est l'amélioration de notre système d'éducation et de formation. Outre les connaissances spécialisées en gestion locative et la familiarisation avec les lois et réglementations pertinentes, nous proposons également un large éventail de formations, allant des compétences informatiques les plus récentes au service à la clientèle et à la communication, afin d'aider les employés à améliorer leurs compétences. Nous mettons également l'accent sur le soutien à l'acquisition de qualifications et encourageons les employés à acquérir des qualifications directement liées à leur travail, telles que celles de négociant en lots de construction et de gestionnaire d'entreprise de biens locatifs. En offrant ces possibilités d'apprentissage, nous formons des professionnels capables de fournir des services de haute qualité sur le terrain.

Deuxièmement, nous accordons également une grande importance au partage et à l'inculcation de notre philosophie d'entreprise: chez INA&Associates, nous organisons régulièrement des discussions sur notre philosophie et notre vision de la gestion, afin que tous les employés puissent comprendre et partager la direction prise par l'entreprise. En diffusant mes propres messages dans la lettre d'information, je ne cesse de leur expliquer pourquoi nous sommes dans ce secteur et quelle valeur nous devons apporter. Nous pensons que lorsque les employés adhèrent à notre philosophie, comprennent leur propre rôle et agissent de manière proactive, c'est la force motrice de la construction d'une véritable marque d'entreprise.

En outre, nous accordons une grande importance à l '"intégrité" et à la "positivité" dans notre politique de recrutement. Nous accordons une importance particulière à l'empathie des nouvelles recrues avec notre philosophie et à leurattitude sincère et positive, plutôt qu'à leur formation et à leurs compétences. En effet, nous pensons que la gestion immobilière repose sur des relations de confiance entre les personnes et que seules les personnes capables de traiter avec les propriétaires et les locataires avec intégrité peuvent réussir dans ce métier. Lors des entretiens de recrutement, nous nous concentrons sur les valeurs et la personnalité des candidats et évaluons soigneusement s'ils peuvent agir avec intégrité dans une optique orientée vers le client et s'ils peuvent faire preuve d'empathie et coopérer avec la philosophie de l'équipe. Cette attention portée à la sélection du capital humain favorise en fin de compte une culture d'intégrité dans l'ensemble de l'organisation, ce qui se reflète dans la qualité de nos services.

Convaincus que l'épanouissement de nos collaborateurs entraîne la croissance de notre entreprise, nous continuerons à investir sans compter dans nos ressources humaines. Nous nous engageons à créer un environnement dans lequel chaque employé peut réaliser son plein potentiel, et à créer un lieu de travail dans lequel toutes nos ressources humaines peuvent briller. Dans le prolongement de cette démarche, nous sommes convaincus que nous pouvons fournir des services encore meilleurs aux propriétaires et aux locataires et parvenir à une croissance durable en tant qu'entreprise.

Conclusion : viser à devenir une entreprise de gestion immobilière professionnelle

Dans cet article, nous avons répondu à la question de savoir ce qu'est le secteur de la gestion immobilière, en expliquant un large éventail de sujets allant des définitions juridiques à la pratique quotidienne et à l'évolution de l'environnement du secteur (caractéristiques régionales, DX et capital humain). La gestion immobilière est un métier qui ne peut être exercé qu'avec une fiabilité garantie par le respect de la législation et lacapacité de réagir méticuleusement sur le terrain. Une société de gestion qui assume ses responsabilités en vertu de la loi sur les terrains à bâtir et la gestion des logements locatifs, tout en innovant dans ses services en adoptant les technologies les plus récentes et en soignant ses ressources humaines - une société de gestion dotée de capacités aussi complètes est un partenaire véritablement fiable pour ses propriétaires.

INA&Associates poursuit une gestion professionnelle des biens immobiliers qui satisfait à la fois les propriétaires et les locataires en mettant à profit l'expérience acquise à Osaka, Tokyo et Kanagawa, tout en s'efforçant de respecter les lois et les règlements et d'améliorer la qualité des services. Partant du principe que l 'actif le plus important d'une entreprise réside dans ses ressources humaines, nous construisons un modèle d'entreprise de gestion immobilière de nouvelle génération qui associe le développement des ressources humaines à l'utilisation de la technologie, et nous espérons continuer à être une présence dont la société a besoin. Soutenus par la confiance de toutes les parties prenantes, nous continuerons à assumer nos responsabilités avec intégrité et à ouvrir de nouvelles perspectives pour le secteur de la gestion immobilière.

Nous espérons que cet article vous a aidé à mieux comprendre le secteur de la gestion immobilière. Si vous avez des questions sur la gestion immobilière, n'hésitez pas à nous contacter - INA & Associates est une équipe de personnes compétentes et passionnées qui feront tout leur possible pour vous aider dans la gestion et l'exploitation de vos biens de valeur.