Administração de Imóveis: Definições Legais e Práticas Essenciais

A administração de propriedades refere-se a todos os serviços que são contratados pelo proprietário (locador da propriedade) para manter e operar adequadamente a propriedade alugada. Seu escopo precisa ser entendido tanto em termos de definição legal quanto de função prática. Este artigo explica a definição legal de serviços de administração de imóveis de acordo com a Lei Comercial de Transação de Lotes e Prédios e a Lei Comercial de Administração de Imóveis para Aluguel, e descreve os detalhes práticos e a importância da conformidade legal. O artigo também aborda os esforços da INA&Associates para responder às características regionais da área metropolitana de Tóquio e da região de Kansai, onde a empresa está sediada, e para promover a DX (utilizando a transformação digital) e o investimento em capital humano para o crescimento sustentável, a fim de desvendar o panorama geral do setor de administração de propriedades.

Definição legal do setor de administração de propriedades (Building Lots and Buildings Business Law e Rental Housing Management Business Law)

Em primeiro lugar, as leis e os regulamentos relevantes são essenciais para entender o setor de administração de propriedades. A Building Lots and Buildings Transaction Business Law (Lei de Negócios de Transações de Lotes para Construção e Prédios) e a Rental Housing Management Business Law (Lei de Negócios de Administração de Imóveis para Aluguel) são as duas principais leis que as empresas envolvidas no setor de administração de propriedades devem cumprir.

• Posicionamento de acordo com a Building Lots and Buildings Transaction Business Law: O ato de mediar e representar contratos de aluguel de imóveis se enquadra no "negócio de transação de lotes e edifícios" estipulado na Building Lots and Buildings Transaction Business Law. Em outras palavras, é necessária uma licença de empreiteiro de construção com base na Lei de Negócios de Transação de Lotes e Edifícios para realizar o negócio de recrutamento de inquilinos para um imóvel alugado ou atuar como intermediário na conclusão de um contrato. O negócio de conectar proprietários de imóveis para aluguel com possíveis inquilinos é um tipo de transação imobiliária, e a lei estabelece regras rígidas para a obtenção de uma licença e a obrigação de explicar assuntos importantes.

• Definições de acordo com a Rental Housing Management Business Law: A Rental Housing Management Business Law é uma nova lei que entrou em vigor em 2021 e estabelece padrões para a conduta adequada do próprio negócio de administração de imóveis. O termo "empresa de administração de imóveis para locação", segundo essa lei, refere-se a empresas que são contratadas por locadores de imóveis para locação para realizar trabalhos de manutenção e preservação, como inspeções e limpeza de imóveis, bem como gestão financeira de aluguel, depósitos de segurança e encargos de área comum em conjunto com esses trabalhos. Em essência, o "negócio de administração de imóveis para locação" é definido como uma série de serviços que mantêm e administram edifícios e gerenciam o aluguel e outros pagamentos em nome dos proprietários.

Com base na Rental Housing Management Business Law, as empresas de administração acima de um determinado tamanho são obrigadas a se registrar no Ministério da Terra, Infraestrutura e Transporte. Esse registro é particularmente obrigatório para aquelas que administram mais de 200 unidades, e várias regras são impostas para garantir operações adequadas. Os principais pontos de conformidade com a lei são os seguintes: - Designação de um gerente de negócios: todos os gerentes de negócios são obrigados a ter um gerente de negócios.

• Designação de gerentes de negócios: todo escritório de vendas ou escritório deve ter pelo menos um gerente de negócios com um determinado nível de conhecimento, experiência e qualificações em administração de aluguéis. O gerente comercial deve ser nomeado entre pessoas que atendam aos requisitos de qualificação e experiência prescritos, como comerciantes de lotes e edifícios e gerentes comerciais de imóveis para locação, e é responsável por supervisionar as operações de gerenciamento.

• Explicação minuciosa de assuntos importantes: antes de fechar um contrato de administração com o proprietário, a empresa é obrigada a fornecer uma explicação por escrito de assuntos importantes, como detalhes de administração, métodos de implementação e remuneração. O conteúdo e os custos do serviço são claramente explicados na fase do contrato de administração para evitar problemas posteriores (nos últimos anos, tornou-se possível explicar assuntos importantes on-line e entregar documentos eletronicamente usando a TI).

• Gestão separada do dinheiro: o aluguel, o depósito de segurança e outros fundos confiados a você devem ser claramente separados dos seus próprios fundos. Como custodiantes dos valiosos ativos do proprietário, garantimos a transparência e a segregação contábil completa.

• Obrigação de relatórios periódicos: você deve informar regularmente à parte contratante, o proprietário, sobre o status das operações de gerenciamento. Ao informar regularmente sobre o status de ocupação da propriedade, receitas e despesas e problemas que foram resolvidos, os proprietários podem ter certeza de que seus ativos estão em boas mãos.

• Outros requisitos de conformidade: há regras detalhadas sobre ética e responsabilidades a serem observadas como empreiteiro de gerenciamento, como a proibição de emprestar nomes a empreiteiros não qualificados, a confidencialidade das informações de privacidade obtidas no curso dos negócios e a afixação de placas nas instalações da empresa. A conformidade com esses itens manterá a credibilidade da empresa de gerenciamento e a integridade do setor.

Conforme mencionado acima, do ponto de vista jurídico, o setor de administração de propriedades tem uma estrutura rígida e precisa operar sob controle oficial por meio da aquisição de uma licença de empreiteiro de construção e do registro como empresa de administração de imóveis para locação. A conformidade legal é uma responsabilidade inevitável para as empresas de administração de imóveis, que protege os interesses dos proprietários e inquilinos e melhora a qualidade do serviço.

Principais tarefas das empresas de administração de imóveis (gestão de contratos, relações com inquilinos, manutenção de edifícios, gestão contábil)

Depois de estabelecer a definição legal, vamos dar uma olhada no que os gerentes de propriedades realmente fazem. Os serviços de administração de propriedades abrangem uma ampla gama de áreas, mas podem ser categorizados de forma geral nas seguintes áreas: administração de contratos, relações com inquilinos, manutenção de edifícios e administração contábil.

• Gestão de contratos: a agência cuida de todas as formalidades relacionadas ao contrato de locação em nome do locatário. Especificamente, ela prepara e assina os contratos quando novos inquilinos se mudam, renova os contratos, liquida os pagamentos e devolve os depósitos de segurança quando os inquilinos se desligam (saem). Durante o período do contrato, gerenciamos a conformidade com o contrato e notificamos os proprietários e inquilinos quando o período de renovação está se aproximando para garantir uma renovação tranquila. O gerenciamento adequado do contrato evita omissões no contrato e apoia a administração estável do aluguel pelo proprietário.

• Relações com locatários: lidamos com consultas de rotina, consultas e solução de problemas dos locatários atuais. Por exemplo, lidamos rapidamente com reclamações como "equipamento defeituoso" ou "problemas de ruído com os vizinhos" e realizamos reparos ou mediação conforme necessário. Muitas empresas de administração têm um sistema de contato 24 horas como ponto de contato com os locatários e se esforçam para aumentar a satisfação dos locatários. Também fornecemos suporte durante todo o ciclo de vida, desde a mudança até a saída, atendendo aos inquilinos quando eles desocupam, providenciando o trabalho de restauração e liquidando os depósitos de segurança.

• Manutenção e inspeções prediais: para manter o valor patrimonial dos imóveis para aluguel (edifícios) e manter o ambiente seguro para os locatários, realizamos inspeções prediais regulares, limpeza e manutenção das instalações. Especificamente, isso engloba uma ampla gama de tarefas de gerenciamento de edifícios, como limpeza regular e patrulhas de áreas comuns, implementação de inspeções legais de elevadores e equipamentos de abastecimento de água e drenagem, gerenciamento de equipamentos de iluminação e combate a incêndios, tratamento de avarias de ar-condicionado e aquecedor de água, controle de pragas e gerenciamento de plantio de árvores. Em alguns casos, também fazemos pedidos e atendemos empreiteiros especializados em nome do proprietário, conforme necessário, e aconselhamos o proprietário sobre o planejamento de grandes reparos. A manutenção e o gerenciamento completos dos edifícios ajudam a manter os valores dos ativos a longo prazo e a melhorar a satisfação dos inquilinos.

• Gestão contábil (gestão de caixa): envolve a gestão adequada dos fluxos financeiros envolvidos na gestão de aluguéis. Ele coleta o aluguel mensal e as taxas da área comum em nome do proprietário, lembra o proprietário quando há atrasos e processa as remessas para o proprietário. Eles também preparam relatórios de receitas e despesas para as propriedades administradas, que mostram claramente a receita após a dedução das despesas necessárias, como taxas de administração, custos de reparos e impostos da receita do aluguel. No final do ano, algumas empresas de gerenciamento oferecem suporte para a preparação de documentos de declaração de impostos, reduzindo a complicada carga contábil do proprietário. Além disso, a gestão contábil também inclui a gestão dos depósitos de segurança recebidos dos inquilinos, o acerto de contas quando os inquilinos se mudam e o pagamento dos prêmios de seguro contra incêndio em nome deles. Uma importante missão dos gerentes de propriedades é conquistar a confiança dos proprietários por meio de uma gestão de caixa adequada.

Conforme descrito acima, ao cuidar de todos os aspectos da administração de aluguéis em nome do proprietário, os gerentes de propriedades proporcionam ao proprietário eficiência na administração e tranquilidade, e aos inquilinos um ambiente confortável e serviços imediatos. O negócio de administração de propriedades é construído com base na cooperação orgânica entre as áreas de contratos, locatários, edifícios e contabilidade.

Importância da conformidade legal e do sistema de licenças e registros

A conformidade com as leis e os sistemas mencionados acima não é apenas uma obrigação, mas também um fator importante para sustentar a credibilidade do setor de administração de propriedades. A importância da licença de empreiteiro de construção e do sistema de registro para o negócio de administração de imóveis para locação é reiterada.

Em primeiro lugar, a licença de empreiteiro de construção (licença para construir lotes e edifícios) é a permissão básica para que uma empresa se envolva em transações imobiliárias. Mesmo as empresas de administração de aluguéis devem obter uma licença como comerciante de imóveis, desde que recrutem inquilinos ou atuem como agente ou mediador de contratos de locação. Para obter e manter uma licença, há um exame feito pelo respectivo governador da província ou pelo Ministro de Terras, Infraestrutura e Transporte, e é necessário cumprir condições como não se enquadrar em nenhum requisito de desqualificação, depósito de uma garantia comercial (ou depósito) e o estabelecimento de um lote de construção e de um comerciante de construção para cada escritório (obrigação de designar pelo menos um empreiteiro de construção para cada cinco funcionários). Ter uma licença é a prova de que você é um "agente imobiliário legítimo que atende aos padrões estabelecidos pela lei" e dá aos proprietários e inquilinos uma sensação de segurança. Além disso, garante a transparência e a justiça nas transações ao cumprir as regras comerciais da Lei de Transação de Lotes de Construção e Edifícios, como a explicação de assuntos importantes no momento da contratação e a entrega de documentos por escrito.

Em seguida, o Rental Housing Management Business Registration System foi criado para garantir operações adequadas de administração de aluguéis. Conforme mencionado acima, as empresas que administram mais de um determinado número de unidades (em princípio, mais de 200) devem se registrar no Ministério de Terras, Infraestrutura e Transporte, e as empresas registradas devem cumprir obrigações como nomear um gerente de negócios, explicar assuntos importantes, administrar a propriedade separadamente e apresentar relatórios regulares. A importância do sistema de registro é que ele aumenta a confiança do público nas empresas de administração de propriedades e permite que o governo forneça orientação e ação corretiva em caso de fraude ou problemas. As empresas registradas estão sujeitas a verificações regulares e ad-hoc pelas autoridades de supervisão para manter e melhorar seus padrões de serviço. De fato, desde que a Rental Housing Management Business Law entrou em vigor, houve relatos de inspeções no local pelo Ministério de Terras, Infraestrutura e Transporte (MLIT) e ordens de suspensão de operações para empreiteiras infratoras, aumentando a conscientização sobre a conformidade legal em todo o setor.

A INA&Associates também está em conformidade com a lei e opera com uma licença e um registro legítimos. Isso se deve ao fato de acreditarmos que a conformidade com a estrutura legal é a base para uma relação de confiança com nossos clientes (proprietários e inquilinos). Fornecer serviços de gerenciamento de propriedades seguros e protegidos sob um sólido sistema de conformidade legal é a única maneira de cumprir nossa responsabilidade social como empresa.

Regionalidade e desenvolvimento de serviços com raízes em Osaka, Tóquio e Kanagawa

A INA&Associates está envolvida no negócio de vendas de imóveis, agência de aluguel e administração com base na área metropolitana de Tóquio e na região de Kansai, e desenvolveu serviços que estão enraizados em cada região.

Por exemplo, em Osaka, há práticas comerciais de aluguel exclusivas da região de Kansai (por exemplo, a prática de "shiki-iki "* e a prevalência do uso de empresas de garantia). Como a INA&Associates foi fundada em Osaka, oferecemos serviços de gerenciamento flexíveis que levam em conta as tendências do mercado local e as práticas comerciais.

Nas áreas metropolitanas de Tóquio e Kanagawa, por outro lado, há uma grande variedade de tamanhos de propriedades e locatários, o que exige um alto grau de especialização e mobilidade no gerenciamento de propriedades. Não é preciso dizer que Tóquio é um mercado com fortes necessidades de aluguel e tendências em rápida mudança, e a INA&Associates fornece gerenciamento orientado por dados em Tóquio, coletando e analisando as informações mais recentes do mercado de aluguel e refletindo-as em contramedidas de vacância e definição de aluguel. Em Kanagawa (Yokohama, área de Kawasaki, etc.), a INA&Associates também utiliza sua rede regional para garantir uma resposta rápida, desde o recrutamento de locatários até o gerenciamento diário. A grande experiência que adquirimos no local em cada região nos permite fazer propostas e dar respostas adequadas aos proprietários.

(*Shiki-biki: uma prática comum na região de Kansai, na qual um determinado valor do depósito, que não é devolvido no final do contrato, é definido antecipadamente no contrato. Nos últimos anos, o uso de empresas de garantia tornou-se mais comum em todo o país, e a prática tradicional de depósitos e deduções de segurança está mudando gradualmente).

Inovação em gestão sustentável por meio da promoção da DX

Atualmente, o setor de administração de propriedades não pode ser descrito sem o uso da tecnologia de TI. A INA&Associates está envolvida na "fusão de imóveis e TI" desde o início e tem como objetivo trazer um sopro de ar fresco a um setor em que as práticas antigas permanecem. Nosso objetivo é dar novo fôlego a um setor em que as velhas convenções permanecem.

Especificamente, estamos assumindo o desafio da próxima geração de gerenciamento de aluguéis usando sistemas em nuvem etecnologia IoT. Introduzimos um software de gerenciamento de propriedades que é executado na nuvem e gerencia de forma centralizada as informações do contrato, as informações do locatário, o histórico de reparos e os dados de receitas e despesas. Isso permite que todos na empresa acessem as informações mais recentes em tempo real e respondam com rapidez e precisão às consultas dos proprietários. As tarefas de gerenciamento que, no passado, eram complicadas com livros contábeis em papel e Excel, tornaram-se significativamente mais eficientes com a mudança para o gerenciamento em nuvem.

Além disso, os dispositivos de IoT, como fechaduras inteligentes e sistemas de reconhecimento facial, estão sendo usados para economizar mão de obra nas principais operações de entrega e melhorar a segurança. Conseguimos minimizar a carga sobre os clientes (proprietários e locatários), fornecendo uma prestação de serviços eficiente e transparente por meio do poder da tecnologia.

Além disso, estamos introduzindo ativamente serviços de TI não pessoais, como contratos eletrônicos e atendimento ao cliente on-line. Os contratos de locação e de administração podem ser concluídos sem problemas com proprietários e locatários que moram longe, usando serviços de contratação eletrônica como o CloudSign. Um sistema de visualização de propriedades on-line também está em vigor para mostrar propriedades a possíveis locatários, permitindo que informações detalhadas sejam fornecidas sem a necessidade de visitar o local. Como resultado dessas iniciativas da DX, alcançamos altas taxas de ocupação e melhoramos a lucratividade em todo o processo, desde o recrutamento de locatários até a assinatura e o gerenciamento de contratos, e contamos com o apoio de muitos proprietários.

No entanto, por mais que a tecnologia avance, não podemos esquecer que a essência do gerenciamento de propriedades é a relação de confiança entre "pessoas" e "pessoas" e, embora promovamos a DX e melhoremos a eficiência operacional, mantemos uma cultura corporativa que não negligencia a atenção humana aos detalhes e a comunicação honesta. Acreditamos que a fusão de tecnologia de ponta e força no local ( poder das pessoas) criará valor sustentável no setor de administração de propriedades no futuro.

Investir em capital humano e melhorar a qualidade do serviço com base em nossa filosofia corporativa

O último e mais importante elemento na administração de propriedades são as pessoas: na INA&Associates, consideramos nossos funcionários não como "recursos humanos", mas como "ativos humanos" e, portanto, como ativos insubstituíveis. Isso não é apenas uma diferença de terminologia, mas uma expressão de nossa filosofia de gestão de que as pessoas são a fonte de criação de valor da empresa. Essa filosofia permeia toda a empresa, e continuamos a investir ativamente em nosso capital humano com base na crença de que o crescimento e o sucesso de cada funcionário leva ao crescimento da empresa.

Uma iniciativa específica de investimento em capital humano é o aprimoramento de nosso sistema de educação e treinamento. Além do conhecimento especializado em gerenciamento de aluguéis e da familiarização com as leis e regulamentações relevantes, também oferecemos uma ampla gama de treinamentos, desde as mais recentes habilidades de TI até o treinamento em atendimento ao cliente e comunicação, para ajudar os funcionários a aprimorar suas habilidades. Também nos concentramos em apoiar a aquisição de qualificações e incentivamos os funcionários a adquirirem qualificações diretamente relacionadas ao seu trabalho, como comerciantes de edifícios e gerentes de negócios de aluguel de imóveis. Ao oferecer essas oportunidades de aprendizado, estamos desenvolvendo profissionais que podem prestar serviços de alta qualidade no campo.

Em segundo lugar, também damos grande importância ao compartilhamento e à disseminação de nossa filosofia corporativa: na INA&Associates, realizamos regularmente discussões sobre nossa filosofia e visão de gerenciamento, para que todos os funcionários possam entender e compartilhar a direção que a empresa está tomando. Por meio do compartilhamento de minhas próprias mensagens no boletim informativo, eu lhes digo repetidamente por que estamos neste negócio e que valor devemos oferecer. Acreditamos que quando os funcionários se identificam com nossa filosofia, entendem seu próprio papel e agem de forma proativa, essa é a força motriz por trás da construção de uma verdadeira marca corporativa.

Além disso, damos grande importância à "integridade" e à "positividade" em nossa política de recrutamento. Damos ênfase especial ao fato de os novos funcionários teremempatia com a nossa filosofia e umaatitude sincera e positiva, em vez de nos seus antecedentes e habilidades. Isso se deve ao fato de acreditarmos que o negócio de administração de propriedades tem tudo a ver com relações de confiança entre as pessoas e que somente as pessoas que conseguem lidar com proprietários e inquilinos com integridade podem ter sucesso no trabalho. Durante as entrevistas de recrutamento, concentramo-nos nos valores e na personalidade dos candidatos e avaliamos cuidadosamente se eles podem agir com integridade de maneira orientada para o cliente e se podem ter empatia e cooperar com a filosofia da equipe. Esse foco na seleção do capital humano acaba por promover uma cultura corporativa de integridade em toda a organização, o que se reflete na qualidade de nossos serviços.

Com base em nossa crença de que o crescimento de nosso pessoal leva ao crescimento de nossa empresa, continuaremos a investir em nossos recursos humanos sem poupar despesas. Temos o compromisso de criar um ambiente no qual cada funcionário possa realizar todo o seu potencial e de criar um local de trabalho no qual todos os nossos recursos humanos possam brilhar. Como uma extensão disso, estamos convencidos de que podemos oferecer serviços ainda melhores aos proprietários e locatários e alcançar um crescimento sustentável como empresa.

Conclusão: com o objetivo de ser uma empresa profissional de gerenciamento de propriedades

Neste artigo, respondemos à pergunta sobre o que é o setor de administração de propriedades, explicando uma ampla gama de tópicos, desde definições legais até a prática cotidiana e o ambiente em transformação que envolve o setor (características regionais, DX e capital humano). A administração de propriedades é um trabalho que só pode ser feito com a confiabilidade respaldada pela conformidade legal e a capacidade de responder meticulosamente no local. Uma empresa de administração que cumpra suas responsabilidades de acordo com a Building Lots and Rental Housing Management Business Law e, ao mesmo tempo, inove seus serviços adotando a tecnologia mais recente e cuidando cuidadosamente de seus recursos humanos - uma empresa de administração com essas capacidades abrangentes é um parceiro realmente confiável para seus proprietários.

A INA&Associates busca uma gestão profissional de propriedades que satisfaça tanto os proprietários quanto os inquilinos, fazendo uso da experiência adquirida em Osaka, Tóquio e Kanagawa, ao mesmo tempo em que se esforça para cumprir as leis e os regulamentos e melhorar a qualidade do serviço. Com base na filosofia de que o ativo mais importante de uma empresa são seus recursos humanos, estamos construindo um modelo de negócios de gestão de propriedades de nova geração que combina o desenvolvimento de recursos humanos com o uso de tecnologia, e esperamos continuar a ser uma presença necessária para a sociedade. Com o apoio da confiança de todas as partes interessadas, continuaremos a cumprir nossas responsabilidades com integridade e a abrir novas possibilidades para o setor de gerenciamento de propriedades.

Esperamos que este artigo tenha ajudado você a aprofundar seu conhecimento sobre o setor de administração de propriedades. Se tiver alguma dúvida ou pergunta sobre a administração de propriedades, não hesite em entrar em contato conosco - a INA & Associates é uma equipe de pessoas experientes e apaixonadas que farão o máximo para apoiá-lo na administração e operação de seus valiosos ativos.