Método de Convocatoria Pública de Propuestas: Ventajas y Procedimiento

El método de convocatoria pública de propuestas es un método utilizado por las oficinas públicas y los municipios para seleccionar al contratista o socio contractual más adecuado para un proyecto, basándose en una evaluación exhaustiva de la propuesta de la empresa, sus capacidades técnicas y su historial, así como el precio. Se invita ampliamente a un número indeterminado de participantes potenciales a presentar propuestas de empresas que cumplan los requisitos, que luego se examinan y se selecciona la propuesta más destacada. Mientras que la licitación competitiva normal se centra en el precio, la convocatoria pública se centra en la calidad y el ingenio de las propuestas y determina los candidatos al contrato.

Antecedentes y objetivos del sistema

El sistema de contratación pública de Japón exige que, en principio, los contratos de las administraciones locales se adjudiquen mediante concurso abierto (es decir, ofertas de varios contratistas, seleccionándose como adjudicatario al de precio más bajo). Sin embargo, algunas tareas, debido a su naturaleza y finalidad, no se prestan a una competencia basada únicamente en el precio. Por ejemplo, en los proyectos que requieren una tecnología especializada y avanzada y propuestas creativas, es difícil elaborar especificaciones detalladas de antemano, y la selección de un contratista basándose únicamente en el precio puede no producir los resultados adecuados. En este contexto, se introdujo el método de convocatoria abierta de propuestas, por el que se invita a las mejores propuestas a través de un concurso de planificación.

Con arreglo al ordenamiento jurídico, los contratos con los operadores seleccionados mediante el método de convocatoria abierta de propuestas se celebran en forma de contrato negociado (contrato voluntario), según la definición del artículo 167-2, apartado 1, inciso ii), de la Orden de Ejecución de la Ley de Autonomía Local, como "aquellos cuya naturaleza u objeto no se prestan a licitación". En otras palabras, el método de convocatoria abierta de propuestas se considera un método excepcional de licitación competitiva y sólo se adopta cuando es muy necesario. Los ayuntamientos están obligados a velar por la equidad y la transparencia al adoptar este método y a aplicarlo de acuerdo con los objetivos del sistema.

La finalidad del sistema es que el cliente (por ejemplo, el municipio) seleccione al operador más adecuado, teniendo en cuenta factores distintos del precio. En las operaciones que requieren un alto nivel de competencia técnica o en las que hay mucho margen para la originalidad y el ingenio en las propuestas de los operadores individuales, el método de convocatoria abierta de propuestas permite al cliente comparar múltiples propuestas y adoptar la mejor. Se espera que esto mejore la calidad de las obras públicas ycree nuevo valor, y permita la búsqueda de resultados creativos que no pueden lograrse encargando según especificaciones uniformes.

Entidades que introducen el sistema (municipios, autoridades públicas, etc.)

El método de convocatoria pública de propuestas ha sido ampliamente introducido, principalmente por las autoridades locales (prefecturas y municipios). Muchos gobiernos locales han establecido directrices para este método y seleccionan a los operadores mediante procedimientos justos. Por ejemplo, la ciudad de Osaka ha formulado directrices detalladas para el correcto funcionamiento del método de propuesta abierta, una forma de contratación negociada, y ha establecido normas para eliminar la arbitrariedad en la composición de los miembros del comité de selección y los procedimientos de evaluación. Además, municipios de todo el país han publicado directrices similares, como las ciudades de Iwaki, Ikoma y Asahikawa. El uso del método de convocatoria abierta de propuestas va en aumento para diversas tareas encargadas por las autoridades locales (por ejemplo, consultoría de planificación urbana, relaciones públicas y trabajos de relaciones públicas, contratos de explotación de instalaciones, etc.).

Los ministerios y organismos de la administración central también utilizan un método de concurso de propuestas similar a la convocatoria pública. Por ejemplo, el Ministerio de Territorio, Infraestructuras, Transporte y Turismo (MLIT) ha publicado directrices para el uso del método de propuesta y el método de licitación de evaluación total en la subcontratación de trabajos de consultoría de construcción, y está trabajando activamente para garantizar la calidad en proyectos que requieren propuestas técnicas avanzadas. Los planes que incorporan la creatividad del sector privado, como las asociaciones público-privadas (APP) y los proyectos PFI, también adoptan a veces la forma de propuestas competidoras cuando se invita a presentar propuestas al público. En otras palabras, desde los municipios hasta los organismos estatales, el procedimiento de convocatoria pública de propuestas se utiliza en función de la naturaleza del encargo, y está ampliamente integrado en los sistemas de contratación pública.

Procedimiento de convocatoria pública de propuestas

La selección de contratistas mediante el método de convocatoria pública de propuestas se lleva a cabo de acuerdo con un procedimiento prescrito. Los detalles varían de un municipio a otro, pero el proceso general es el siguiente

1. Determinación del método de pedido y preparación de la convocatoria pública de propuestas: el departamento competente examina el trabajo y decide adoptar el método de propuesta si considera que es apropiado utilizarlo en lugar de la licitación. Un comité interno de revisión confirma la idoneidad de la solicitud y prepara la convocatoria de propuestas (directrices de la convocatoria de propuestas) y el proyecto de criterios de evaluación. Para garantizar la equidad, también se prepara la creación de un comité de selección que incluya expertos externos.

2. Anuncio público (aplicación de la convocatoria de propuestas): La convocatoria de propuestas se anuncia públicamente en el sitio web oficial del municipio o en el sistema de divulgación de información sobre contratación pública. La convocatoria de propuestas, los requisitos de admisibilidad y el plazo de presentación de propuestas se difunden ampliamente y se invita a los posibles solicitantes a participar. Si es necesario, se organiza una sesión informativa para los posibles solicitantes en la que se explica el proyecto y el procedimiento de solicitud, y se responde a las preguntas.

3. Solicitud y presentación de documentos: las empresas y organizaciones que deseen presentarse deben presentar una solicitud de participación en un plazo determinado y el ayuntamiento debe comprobar sus cualificaciones. Aquellas que cumplan los requisitos tendrán la oportunidad de presentar una propuesta y preparar y presentar una propuesta y los documentos relacionados dentro del plazo establecido. La propuesta debe incluir ideas y métodos para llevar a cabo el proyecto, estructura organizativa, logros, costes estimados, etc.

4. Examen de las propuestas (revisión de documentos y presentación): Se crea un comité de selección para evaluar las propuestas presentadas. En la mayoría de los casos, esto se lleva a cabo en dos fases: examen de los documentos yexamen de la entrevista/presentación. Cada miembro del comité puntúa las propuestas según los criterios de evaluación, entre los que se incluyen la originalidad y viabilidad de la propuesta, la competencia y rendimiento del operador y la adecuación del precio. El contenido de las propuestas se examina a fondo mediante sesiones de preguntas y respuestas y presentaciones de los proponentes, y se hacen comparaciones de manera imparcial. En el comité participan expertos externos, como académicos, para garantizar la objetividad y transparencia de la evaluación.

5. Selección y anuncio de la mejor propuesta: Basándose en los resultados de la evaluación del comité de selección, el operador con la mejor propuesta es seleccionado como licitador preferente (posible contratista). Los resultados se notifican a los participantes y el ayuntamiento publica los motivos de la selección y los comentarios de la evaluación. Tenga en cuenta que en esta fase no se trata de un contrato formal, sino de una etapa en la que se han decidido las partes de la negociación del contrato.

6. Negociación y conclusión del contrato: La parte negociadora preferida seleccionada y el cliente negocian los términos y condiciones específicos del contrato basándose en la propuesta. Si ambas partes están de acuerdo con los términos del contrato, se celebra un contrato negociado formal (contrato negociado basado en un concurso de propuestas). Se finalizan el importe del contrato y el alcance del trabajo y se firma un contrato. En algunos municipios, una vez concluido el contrato, se presenta un informe a un auditor o a un comité de seguimiento de la licitación.

7. Publicación de los resultados y verificación: Una vez concluido el contrato, el contratista publica al exterior los motivos por los que se ha utilizado el método de convocatoria abierta de propuestas (razones por las que el contrato no era adecuado para una licitación competitiva) y un resumen de los resultados de la selección. Por ejemplo, el nombre del operador seleccionado, los puntos clave de la propuesta y la base para adjudicar el contrato de forma voluntaria se indicarán claramente en la página web para garantizar la transparencia. Además, en función del proyecto, podremos verificar y evaluar si el proyecto basado en el contenido de la propuesta se ejecuta correctamente tras la firma del contrato, y utilizar esta información para mejorar el funcionamiento de las convocatorias públicas en el futuro.

Como se ha descrito anteriormente, el método de convocatoria pública de propuestas sigue el siguiente orden : anuncio público, convocatoria de propuestas, examen, selección y contrato. En comparación con los procedimientos de licitación convencionales, el proceso implica más pasos y supone una mayor carga para las partes implicadas, pero el sistema permite seleccionar al socio más adecuado tras examinar la calidad de las propuestas.

Ventajas (puntos fuertes)

Tanto para el cliente como para el contratista, el método de convocatoria abierta de propuestas presenta las siguientes ventajas

• Selección del socio más adecuado en función del contenido de la propuesta: El solicitante puede realizar una evaluación exhaustiva no sólo del precio, sino también del contenido de la propia propuesta y de las capacidades técnicas, el historial y la estructura de la empresa, lo que facilita la selección del operador más adecuado para el proyecto. En particular, para los trabajos que requieren un pensamiento creativo y un alto nivel de experiencia, contratar a un contratista que ofrezca una propuesta de alta calidad en lugar de una simplemente barata redundará en una mejora de la calidad del proyecto y en la creación de innovación. Por ejemplo, "la selección de los operadores, incluida la capacidad de planificación y la fiabilidad del proponente, es un punto clave que difiere significativamente de la licitación normal".

• Fomento de planteamientos creativos y flexibles: el método de propuestas atrae una gran variedad de ideas que no se ciñen a las especificaciones convencionales, ya que cada operador compite por propuestas de proyecto únicas. Para el cliente, esto supone una oportunidad de obtener la mejor solución entre varias opciones, y fomenta la creatividad y el ingenio en los métodos de proyecto y el uso de nuevas tecnologías. Esto resulta especialmente eficaz en los ámbitos del urbanismo y la revitalización regional, y pretende mejorar la calidad de los servicios públicos aprovechando los conocimientos técnicos del sector privado.

• Concurso abierto: Como su nombre indica, básicamente cualquiera puede presentarse siempre que cumpla los criterios de admisibilidad. Está abierta a una amplia gama de empresas y organizaciones, no sólo a contratistas específicos, por lo que ofrece un alto grado de equidad y oportunidades para los nuevos participantes. Es una oportunidad para que las empresas privadas amplíen su negocio, ya que no tienen que esperar una invitación del Gobierno, como ocurre con la licitación competitiva convencional, y pueden emprender proyectos por iniciativa propia. De hecho, se han dado casos de empresas sin experiencia en negocios con las autoridades locales que han conseguido pedidos gracias a sus propuestas pendientes.

• Más facilidad para que los contratistas se aseguren márgenes de beneficio: la calidad de las propuestas es más importante que el precio por sí solo en las propuestas públicas, lo que dificulta competir sobre la base de precios irrazonablemente bajos. Se selecciona a la empresa con la propuesta de mayor valor a un precio razonable y, en consecuencia, es más fácil para la empresa que recibe el pedido asegurarse un cierto nivel de beneficios. Al no exigirse que el precio más bajo se ofrezca al límite de la rentabilidad, como ocurre en los concursos generales, los operadores pueden esforzarse por prestar servicios de alta calidad obteniendo al mismo tiempo un beneficio justo y acorde con sus propuestas.

• Reflejo de las contribuciones regionales y los objetivos políticos: los contratistas pueden incorporar sus propias perspectivas en los puntos de evaluación, como "efectos de arrastre en la economía regional", "consideraciones medioambientales" y "contribución social de las empresas". Esto permite seleccionar operadores que contribuyan a la realización de objetivos políticos y no sólo a la racionalidad económica. Por ejemplo, al añadir la "contribución a la región" y la "cooperación con empresas locales" a los criterios de evaluación, se da un trato preferente a las propuestas que conducen al desarrollo de la industria local y a la creación de empleo. El método de convocatoria abierta de propuestas es un mecanismo flexible que facilita reflejar el valor social pretendido por el cliente en la selección del socio contractual.

Como se ha descrito anteriormente, una de las principales ventajas del método de convocatoria abierta de propuestas es que permite tanto la búsqueda de resultados de alta calidad como la garantía de una competencia leal. Para el cliente, constituye un medio de seleccionar al mejor socio, y para el contratista, una etapa en la que pueden demostrarse otros puntos fuertes además del precio, en beneficio de ambas partes.

Desventajas y retos

Por otro lado, se han señalado las siguientes desventajas y retos operativos para el método de convocatoria abierta de propuestas

• Preparación y selección laboriosas y costosas: el coste de participar en el proceso de licitación suele ser elevado debido al trabajo que conlleva la preparación de propuestas y presentaciones, que normalmente no forma parte del proceso de licitación. Las empresas tienen que dedicar tiempo y mano de obra a la preparación de las propuestas y deben desarrollar cuidadosamente sus planes, recurriendo a todos sus conocimientos especializados y capacidades de planificación. Esta carga es especialmente pesada para las pequeñas y medianas empresas (PYME), que corren el riesgo de malgastar sus recursos si no tienen éxito. El proceso que va desde la convocatoria de propuestas hasta la evaluación es también más complicado para el solicitante, lo que aumenta tanto la carga administrativa como los plazos en comparación con la licitación abierta. Si hay un gran número de solicitudes, lleva tiempo examinarlas, y también hay que contar con el coste de contratar y gestionar el personal y los miembros del comité de expertos encargados.

• Elevado nivel de propuestas y conocimientos técnicos requeridos: como se exige que las propuestas sean excelentes y puedan diferenciarse de las de otras empresas, el obstáculo de entrada es alto para los operadores que no tengan suficiente competitividad en su campo. En otras palabras, las empresas con amplia experiencia y conocimientos técnicos suelen tener ventaja, mientras que las nuevas empresas con ideas innovadoras pero escaso historial tienen menos probabilidades de ser seleccionadas. Cuando los puntos de evaluación incluyen "resultados anteriores de operaciones similares" y "fiabilidad de la empresa", es difícil que los nuevos participantes y las pequeñas empresas obtengan puntuaciones altas, y el reto es cómo garantizar un marco en el que puedan competir en igualdad de condiciones.

• Preocupación por la subjetividad e imparcialidad de la evaluación: en el proceso de evaluación de la excelencia de las propuestas intervienen inevitablemente juicios subjetivos. Los criterios de evaluación se definen de antemano, pero los jueces tienen discrecionalidad a la hora de asignar puntos y comentar cada propuesta, lo que deja margen para la incertidumbre. El contratista está tomando medidas para garantizar la transparencia y la objetividad, como aclarar los criterios de evaluación y recurrir a miembros externos del comité, pero si existe alguna sospecha de arbitrariedad o colusión en los resultados de la selección, esto podría minar la confianza en el proceso. La rendición de cuentas también es más importante que en la licitación normal, y si no se toman las medidas adecuadas, como proporcionar información a los licitadores no seleccionados y revelar las razones de la evaluación, esto puede dar lugar a recursos. Así pues, el método de propuesta abierta tiene aspectos que podrían percibirse como un "contrato negociado opaco" si se aplica incorrectamente, por lo que es esencial crear un sistema que garantice la equidad en todo momento.

• Riesgo de procedimientos infructuosos y ruptura de negociaciones: el método de propuesta implica una fase de negociación en la que se ultiman las condiciones del contrato con el licitador preferido, pero las negociaciones pueden resultar difíciles o romperse en el proceso. Si no se puede acordar un contrato con el mejor licitador, puede ser necesario dirigirse al siguiente mejor licitador o reabrir la licitación, lo que puede retrasar considerablemente el inicio del proyecto. Hay que tener en cuenta que en un proceso de licitación competitiva, el adjudicatario obtiene el contrato, mientras que en una convocatoria de propuestas abierta, la incertidumbre se mantiene hasta que se celebra el contrato. También hay casos en los que la propia convocatoria de propuestas no tiene éxito porque no hay solicitantes o no hay propuestas que cumplan el nivel esperado. En tales casos, puede ser necesario volver a abrir la convocatoria de propuestas o cambiar a un método diferente, lo que afectará al calendario previsto inicialmente.

• Precauciones contra el abuso: Aunque el método de convocatoria abierta de propuestas es un mecanismo conveniente, constituye una excepción a la regla de los "contratos negociados" y debe evitarse estrictamente el abuso de este método. Si el método de la propuesta se utiliza fácilmente incluso para proyectos en los que es posible la competencia de precios, puede socavar el principio original de la licitación competitiva. Los responsables administrativos de la contratación deben tomar las decisiones oportunas sobre qué proyectos deben someterse a propuestas. Las directrices municipales también establecen condiciones estrictas en las que puede adoptarse el método de propuesta y limitan el ámbito de trabajo que debe abarcar, impidiendo así la fácil expansión del método excepcional. Así pues, una cuestión clave es operar el sistema de una manera moderada que no contravenga los objetivos del mismo.

A partir de los puntos anteriores, puede decirse que el método de convocatoria abierta de propuestas es un sistema con ventajas e inconvenientes. Por un lado , permite solicitar las mejores propuestas, pero, por otro, plantea problemas como los costes de funcionamiento y las dificultades para garantizar la equidad.

Relación e impacto en el sector inmobiliario

El método de convocatoria pública de propuestas tiene una influencia significativa en el sector inmobiliario. En particular, el método se utiliza activamente en la utilización de terrenos y edificios propiedad de las autoridades públicas y en proyectos de desarrollo urbano. Las principales relaciones e influencias en el sector inmobiliario incluyen

• Utilización en la venta y desarrollo de bienes inmuebles públicos: cuando los municipios y prefecturas venden o arriendan terrenos ociosos o instalaciones públicas deterioradas al sector privado, cada vez invitan más al público a presentar solicitudes con ideas para su utilización, en lugar de limitarse a venderlos mediante licitación. Por ejemplo, la prefectura de Yamanashi ha adoptado un método de convocatoria pública de propuestas para la venta de la antigua zona de espera de autobuses del antiguo Centro de Observación Lineal, invitando a los operadores del sector privado a presentar propuestas de planes de uso del terreno en lugar de limitarse a venderlo. Este método se utiliza en muchos lugares, en los que se elige a la empresa con la propuesta de utilización más deseable tras una evaluación exhaustiva del plan de desarrollo y del precio que aporte a la zona local mediante una convocatoria pública de propuestas condicionada. Aunque se trata de una nueva oportunidad para que los promotores inmobiliarios y las empresas constructoras adquieran suelo público, requiere un planteamiento diferente, ya que les exige presentar una visión del desarrollo urbano en lugar de limitarse a pedir un precio elevado.

• Desarrollo y explotación de instalaciones PPP/PFI: el método de la propuesta pública también desempeña un papel importante en los proyectos de asociación público-privada. Por ejemplo, en proyectos como la reconstrucción de viviendas públicas en ruinas, la reutilización de edificios escolares cerrados o la reurbanización de espacios públicos, los ayuntamientos invitan a una amplia gama de propuestas del sector privado y celebran un contrato de proyecto con la mejor propuesta. De hecho, hay proyectos de reurbanización que se han convertido en hitos regionales, como ONOMICHI U2 (una base turística mediante la revitalización de un almacén portuario frente a la estación de Onomichi) en la ciudad de Onomichi, prefectura de Hiroshima, INN THE PARK (una instalación de glamping en el emplazamiento de la antigua Boys Nature House) en la ciudad de Numazu, prefectura de Shizuoka, y un proyecto de regeneración de un balneario termal en Furuyu, ciudad de Fuji, prefectura de Saga. Todos los proyectos han sido seleccionados y contratados mediante propuestas públicas. Para las empresas del sector inmobiliario, estos proyectos de APP ofrecen la oportunidad de mostrar sus habilidades de planificación y propuesta y participar en negocios que contribuyen a la comunidad local. Por otro lado, como se requieren propuestas avanzadas que tengan en cuenta los riesgos empresariales y la planificación de beneficios, es habitual que los promotores inmobiliarios formen consorcios con instituciones financieras, empresas de diseño y otros para presentar sus candidaturas.

• Mayores oportunidades de trabajo basado en propuestas tanto en el sector público como en el privado: con la generalización del método de propuestas públicas, las empresas relacionadas con el sector inmobiliario se ven obligadas a reforzar sus capacidades de venta de propuestas y consultoría. Por ejemplo, los consultores urbanísticos y las empresas de consultoría inmobiliaria participan activamente en las propuestas de proyectos urbanísticos municipales y compiten por los encargos presentando sus conocimientos técnicos en forma de propuestas. Las empresas de diseño arquitectónico y los promotores también aceptan cada vez más propuestas para el diseño y la construcción de instalaciones públicas y proyectos de reurbanización. Esto ha reducido las barreras de entrada a los proyectos del sector público dentro de la industria inmobiliaria, permitiendo que una amplia gama de actores se involucren en proyectos públicos. A la inversa, los contratistas generales y los promotores que tradicionalmente han participado en proyectos de obras públicas se enfrentan a una mayor competencia por parte de las empresas emergentes, y cada vez es más necesario demostrar su superioridad en términos de capacidad para ofrecer propuestas de valor añadido distintas del precio.

• Impacto en el diseño institucional del sector inmobiliario: el método de la propuesta pública también está atrayendo la atención en el contexto de la "utilización eficaz de los bienes inmuebles públicos (PRE)". El Ministerio de Territorio, Infraestructuras, Transporte y Turismo (MLIT) recopila y publica ejemplos de utilización de bienes inmuebles públicos en diversas regiones, en los que el método de convocatoria pública de propuestas se posiciona como un método eficaz de comercialización. Por ejemplo, se ha informado de muchos casos en los que el Ministerio ha resuelto problemas locales y obtenido recursos financieros invitando al sector privado a presentar propuestas para el uso de antiguos edificios gubernamentales e instalaciones públicas que han quedado ociosos, y luego arrendando el terreno o vendiéndolo a plazo fijo en función de la mejor propuesta. Se espera que la acumulación de estos casos de éxito influya en la futura política inmobiliaria y fomente aún más el uso de inmuebles mediante asociaciones público-privadas.

En general, la expansión del método de propuesta pública ha traído consigo tanto nuevas oportunidades de negocio como retos para el sector inmobiliario. Para el sector público, es una oportunidad de crear un valor sin precedentes incorporando la creatividad del sector privado en la utilización de terrenos e instalaciones, mientras que para las empresas inmobiliarias, es una oportunidad de ampliar sus áreas de negocio mediante la participación en proyectos públicos. Al mismo tiempo, la capacidad de hacer propuestas y coordinarse con la comunidad local para ganarlas es cada vez más importante, y las empresas del sector inmobiliario necesitan perfeccionar sus conocimientos de planificación y trato con las autoridades públicas, además de sus habilidades tradicionales de desarrollo.

Lo anterior es un resumen del método de convocatoria abierta de propuestas (propuesta de proyecto), desde su definición, antecedentes institucionales, procedimientos específicos, ventajas y desventajas, hasta su impacto en la industria inmobiliaria. Este método, más sofisticado que la licitación orientada al precio, aporta nueva vida a la contratación pública, pero también es un método difícil que requiere un funcionamiento adecuado. Dado que puede ser una fuerza motriz para la creación de proyectos creativos basados en la comunidad en el sector inmobiliario, es importante que los profesionales del sector comprendan adecuadamente los objetivos y puntos operativos de este método y hagan uso de él en el futuro desarrollo empresarial.