Chamada Pública de Propostas: Qualidade e Inovação em Projetos Públicos

O método de chamada pública de propostas é um método usado por repartições públicas e municípios para selecionar o empreiteiro ou parceiro de contrato mais adequado para um projeto, com base em uma avaliação abrangente da proposta, das capacidades técnicas e do histórico da empresa, bem como do preço. Um número não especificado de participantes em potencial é amplamente convidado a enviar propostas de empresas que atendam aos requisitos, que são então examinadas e a proposta mais notável é selecionada. Enquanto a licitação competitiva normal se concentra no preço, a chamada pública de propostas se concentra na qualidade e na engenhosidade das propostas e determina os candidatos ao contrato.

Histórico e objetivos do sistema

De acordo com o sistema de contratação pública do Japão, os contratos do governo local devem, em princípio, ser concedidos por meio de licitação competitiva aberta (ou seja, licitação de vários empreiteiros com o menor preço sendo selecionado como o licitante vencedor). No entanto, algumas tarefas, devido à sua natureza e finalidade, não se prestam à concorrência apenas por preço. Por exemplo, em projetos que exigem tecnologia avançada e especializada e propostas criativas, é difícil elaborar especificações detalhadas com antecedência, e a seleção de uma empreiteira com base apenas no preço pode não produzir os resultados adequados. Nesse contexto, foi introduzido o método de chamada aberta para propostas, pelo qual as melhores propostas são convidadas por meio de concorrência de planejamento.

De acordo com o sistema jurídico, os contratos com as operadoras selecionadas por meio do método de chamada pública de propostas são celebrados na forma de um contrato negociado (contrato voluntário), conforme definido no Artigo 167-2(1)(ii) da Ordem de Execução da Lei de Autonomia Local, como "aqueles cuja natureza ou finalidade não é adequada para licitação competitiva". Em outras palavras, o método de chamada pública de propostas é considerado um método excepcional de licitação pública competitiva e é adotado somente quando é altamente necessário. Os municípios devem prestar muita atenção para garantir a justiça e a transparência ao adotar esse método e operar de acordo com os objetivos do sistema.

O objetivo do sistema é que o cliente (por exemplo, o município) selecione a operadora mais adequada, levando em conta outros fatores além do preço. Em operações que exigem um alto nível de competência técnica ou em que há muito espaço para originalidade e engenhosidade nas propostas de operadores individuais, o método de chamada aberta para propostas permite que o cliente compare várias propostas e adote a melhor. Espera-se que isso melhore a qualidade das obras públicas ecrie um novo valor, além de permitir a busca de resultados criativos que não podem ser obtidos por meio de pedidos de acordo com especificações uniformes.

Entidades que introduzem o sistema (por exemplo, municípios, autoridades públicas)

O método de chamada pública de propostas foi amplamente introduzido, principalmente pelas autoridades locais (prefeituras e municípios). Muitos governos locais estabeleceram diretrizes para esse método e selecionam as operadoras de acordo com procedimentos justos. Por exemplo, a cidade de Osaka formulou diretrizes detalhadas para a operação adequada do método de proposta aberta, uma forma de contratação negociada, e estabeleceu regras para eliminar a arbitrariedade na composição dos membros do comitê de seleção e nos procedimentos de avaliação. Além disso, diretrizes semelhantes foram publicadas por municípios de todo o país, incluindo a cidade de Iwaki, a cidade de Ikoma e a cidade de Asahikawa. O uso do método de chamada aberta para propostas está aumentando para várias tarefas solicitadas pelas autoridades locais (por exemplo, consultoria de planejamento urbano, relações públicas e trabalho de RP, contratos de operação de instalações, etc.).

Os ministérios e agências do governo central também estão usando um método de concorrência de propostas semelhante à chamada pública de propostas. Por exemplo, o Ministério da Terra, Infraestrutura, Transporte e Turismo (MLIT) emitiu diretrizes para o uso do método de proposta e do método de licitação de avaliação total na terceirização do trabalho de consultoria de construção e está trabalhando ativamente para garantir a qualidade em projetos que exigem propostas técnicas avançadas. Os esquemas que incorporam a criatividade do setor privado, como as parcerias público-privadas (PPP) e os projetos PFI, também assumem, às vezes, a forma de propostas concorrentes ao convidar propostas do público. Em outras palavras, de municípios a órgãos estaduais, os procedimentos de chamada pública de propostas são usados dependendo da natureza do pedido e são amplamente integrados ao sistema de compras públicas.

Processo de chamada pública de propostas

A seleção de contratados por meio do método de chamada pública de propostas é realizada de acordo com um procedimento prescrito. Os detalhes variam de município para município, mas o processo geral é o seguinte

1. Determinação do método de pedido e preparação da chamada pública de propostas: o departamento competente examina o trabalho e decide adotar o método de proposta se julgar que é apropriado usá-lo em vez de licitação. Um comitê de revisão interna confirma a adequação do pedido e prepara a chamada de propostas (diretrizes da chamada de propostas) e os critérios de avaliação preliminares. Para garantir a imparcialidade, também são feitos preparativos para a criação de um comitê de seleção que inclua especialistas externos.

2. Aviso público (implementação da convocação de propostas): o aviso público da convocação de propostas é feito no site oficial do município ou no sistema de divulgação de informações sobre aquisições. A chamada para inscrições, os requisitos de elegibilidade e o prazo para apresentação de propostas são amplamente divulgados e os possíveis candidatos são convidados a participar. Se necessário, é realizada uma sessão informativa para os possíveis candidatos para explicar o projeto e os procedimentos de inscrição e para responder a perguntas.

3. Inscrição e envio de documentos: as empresas e organizações que desejam se inscrever devem enviar uma inscrição para participação dentro de um período especificado e ter suas qualificações verificadas pelo município. Aqueles que atenderem aos requisitos terão a oportunidade de fazer uma proposta e de preparar e enviar uma proposta e os documentos relacionados dentro do prazo. A proposta deve incluir ideias e métodos para a implementação do projeto, estrutura organizacional, realizações, custos estimados, etc.

4. Exame das propostas (revisão e apresentação de documentos): Um comitê de seleção é criado para avaliar as propostas enviadas. Na maioria dos casos, isso é feito em duas etapas: análise de documentos eanálise de entrevistas/apresentações. Cada membro do comitê pontua as propostas de acordo com os critérios de avaliação, que incluem a originalidade e a viabilidade da proposta, a competência e o histórico da operadora e a adequação do preço. O conteúdo das propostas é examinado em profundidade por meio de sessões de perguntas e respostas e apresentações dos proponentes, e as comparações são feitas de maneira imparcial. Especialistas externos, como acadêmicos, são incluídos no comitê para garantir a objetividade e a transparência da avaliação.

5. Seleção e anúncio da melhor proposta: Com base nos resultados da avaliação do comitê de seleção, a operadora com a melhor proposta é selecionada como a licitante preferencial (possível contratada). Os resultados são notificados aos participantes e os motivos da seleção e os comentários da avaliação são publicados pelo município. Observe que, nesse estágio, nenhum contrato formal é assinado, mas as partes nas negociações do contrato já foram decididas.

6. Negociação e conclusão do contrato: A parte negociadora preferencial selecionada e o cliente negociam termos e condições específicos do contrato com base na proposta. Se ambas as partes concordarem com os termos do contrato, um contrato formal negociado (contrato negociado com base em um concurso de propostas) é concluído. O valor do contrato e o escopo do trabalho são finalizados e o contrato é assinado. Em alguns municípios, após a conclusão do contrato, é feito um relatório para um auditor ou um comitê de monitoramento de licitações.

7. Publicação e verificação dos resultados: Após a conclusão do contrato, o contratante publica para o mundo externo os motivos para o uso do método de chamada aberta para propostas (motivos pelos quais o contrato não era adequado para licitação competitiva) e um resumo dos resultados da seleção. Por exemplo, o nome da operadora selecionada, os pontos principais da proposta e a base para a concessão do contrato de forma voluntária serão claramente indicados no site para garantir a transparência. Além disso, dependendo do projeto, poderemos verificar e avaliar se o projeto baseado no conteúdo da proposta está sendo devidamente implementado após a assinatura do contrato e utilizar essas informações para melhorar a operação de propostas solicitadas publicamente no futuro.

Conforme descrito acima, o método de convocação pública de propostas segue a seguinte ordem : anúncio público, convocação de propostas, análise, seleção e contrato. Em comparação com os procedimentos convencionais de licitação, o processo envolve mais etapas e impõe um ônus maior às partes envolvidas, mas o sistema permite a seleção do parceiro mais adequado após o exame da qualidade das propostas.

Vantagens (pontos fortes)

As seguintes vantagens podem ser apontadas tanto para o cliente quanto para o empreiteiro no método de chamada aberta de propostas

• Seleção do parceiro mais adequado com base no conteúdo da proposta: o emissor do pedido pode fazer uma avaliação abrangente não apenas do preço, mas também do conteúdo da proposta em si e das capacidades técnicas, do histórico e da estrutura da empresa, facilitando a seleção do operador mais adequado para o projeto. Em particular, para trabalhos que exigem pensamento criativo e um alto nível de especialização, a contratação de uma empreiteira que ofereça uma proposta de alta qualidade, em vez de uma que seja simplesmente barata, levará a uma melhor qualidade do projeto e à criação de inovação. Por exemplo, "a seleção de operadores, incluindo a capacidade de planejamento e a confiabilidade do proponente, é um ponto fundamental que difere significativamente das licitações normais".

• Incentivo a abordagens criativas e flexíveis: o método de proposta atrai uma grande variedade de ideias que não estão vinculadas a especificações convencionais, pois cada operadora concorre com propostas de projeto exclusivas. Para o cliente, isso oferece uma oportunidade de obter a melhor solução dentre várias opções e incentiva a criatividade e a engenhosidade nos métodos de projeto e no uso de novas tecnologias. Isso é particularmente eficaz nas áreas de planejamento urbano e revitalização regional, e visa melhorar a qualidade dos serviços públicos, aproveitando o know-how do setor privado.

• Concorrência aberta: como o nome "concorrência aberta" indica, basicamente qualquer pessoa pode se candidatar, desde que atenda aos critérios de elegibilidade. Ela está aberta a uma ampla gama de empresas e organizações, não apenas a contratantes específicos, e, portanto, oferece um alto grau de justiça e oportunidades para novos participantes. É uma oportunidade para as empresas privadas expandirem seus negócios, já que não precisam esperar por um convite do governo, como acontece com a licitação competitiva convencional, e podem assumir projetos por iniciativa própria. De fato, houve casos em que empresas sem experiência em fazer negócios com autoridades locais conseguiram ganhar pedidos por meio de propostas excelentes.

• Maior facilidade para as empreiteiras garantirem margens de lucro: a qualidade das propostas é mais importante do que apenas o preço nas propostas públicas, o que dificulta a concorrência com base em preços excessivamente baixos. A empresa com a proposta de maior valor a um preço razoável é selecionada e, como resultado, é mais fácil para a empresa que recebe o pedido garantir um determinado nível de lucro. Como não se exige que o preço mais baixo seja oferecido no limite da lucratividade, como ocorre na licitação competitiva geral, as operadoras podem se esforçar para fornecer serviços de alta qualidade e, ao mesmo tempo, obter um lucro justo proporcional às suas propostas.

• Reflexão das contribuições regionais e dos objetivos da política: as empreiteiras podem incorporar suas próprias perspectivas aos itens de avaliação, como "efeitos em cascata na economia regional", "considerações ambientais" e "contribuição social corporativa". Isso possibilita a seleção de operadores que contribuam para a realização dos objetivos da política em vez de apenas a racionalidade econômica. Por exemplo, ao acrescentar "contribuição para a região" e "cooperação com empresas locais" aos critérios de avaliação, as propostas que levam ao desenvolvimento da indústria local e à criação de empregos recebem tratamento preferencial. O método de chamada aberta para propostas é um mecanismo flexível que facilita a reflexão do valor social pretendido pelo cliente na seleção do parceiro contratual.

Conforme descrito acima, uma das principais vantagens do método de chamada aberta de propostas é que ele permite tanto a busca de resultados de alta qualidade quanto a garantia de uma concorrência justa. Para o cliente, ele oferece um meio de selecionar um parceiro melhor e, para o contratado, oferece um estágio em que outros pontos fortes além do preço podem ser demonstrados, para o benefício de ambas as partes.

Desvantagens e desafios

Por outro lado, as seguintes desvantagens e desafios operacionais foram apontados para o método de chamada aberta de propostas

• Preparação e triagem demoradas e caras: o custo de participação no processo de licitação tende a ser mais alto devido ao trabalho envolvido, como a preparação da proposta e da apresentação, que não faz parte do processo normal de licitação. As empresas precisam dedicar tempo e mão de obra para a preparação das propostas e devem desenvolver cuidadosamente seus planos, recorrendo a todo o seu conhecimento especializado e habilidades de planejamento. Essa carga é particularmente pesada para as pequenas e médias empresas (PMEs), que correm o risco de desperdiçar seus recursos se não forem bem-sucedidas. O processo desde a convocação de propostas até a avaliação também é mais complicado para o emissor do pedido, aumentando a carga administrativa e o tempo necessário em comparação com a licitação competitiva aberta. Se houver um grande número de solicitações, será necessário tempo para examiná-las, e também há o custo de garantir e gerenciar a equipe e os membros do comitê de especialistas responsáveis.

• Alto nível de proposta e habilidades técnicas exigidas: como é necessário que as propostas sejam excelentes, que possam ser diferenciadas de outras empresas, o obstáculo de entrada é alto para as operadoras que não têm competitividade suficiente em seu campo. Em outras palavras, as empresas com ampla experiência e know-how tendem a ter uma vantagem, enquanto as start-ups com ideias inovadoras, mas com um histórico ruim, têm menos probabilidade de serem selecionadas. Quando os itens de avaliação incluem "desempenho anterior de operações semelhantes" e "confiabilidade da empresa", é difícil para os novos participantes e as pequenas empresas obterem pontuações altas, e o desafio é como garantir uma estrutura na qual eles possam competir de forma justa.

• Preocupações com a subjetividade e a imparcialidade da avaliação: julgamentos subjetivos estão inevitavelmente envolvidos no processo de avaliação da excelência das propostas. Os critérios de avaliação são definidos com antecedência, mas os juízes têm poder discricionário para atribuir pontos e comentar cada proposta, o que deixa margem para incertezas. A contratada está tomando medidas para garantir a transparência e a objetividade, como o esclarecimento dos critérios de avaliação e o uso de membros externos do comitê, mas se houver qualquer suspeita de arbitrariedade ou conluio nos resultados da seleção, isso poderá minar a confiança no processo. A prestação de contas também é mais importante do que nas licitações normais e, se não forem tomadas as medidas adequadas, como fornecer feedback aos licitantes que não obtiveram êxito e divulgar os motivos da avaliação, isso pode levar a recursos. Portanto, o método de proposta aberta tem aspectos que podem ser percebidos como um "contrato negociado opaco" se for operado incorretamente, por isso é essencial criar um sistema que garanta a imparcialidade em todos os momentos.

• Risco de procedimentos malsucedidos e interrupção das negociações: O método de proposta envolve uma fase de negociação na qual os termos e condições do contrato são finalizados com o licitante preferido, mas as negociações podem ser difíceis ou interrompidas durante o processo. Se um contrato não puder ser acordado com o melhor ofertante, pode ser necessário abordar o próximo melhor ofertante ou reabrir a licitação, o que pode atrasar significativamente o início do projeto. Deve-se observar que, em um processo de licitação competitiva, o licitante vencedor recebe o contrato, enquanto que em uma chamada aberta para propostas, a incerteza permanece até a conclusão do contrato. Há também casos em que a própria convocação de propostas não é bem-sucedida porque não há candidatos ou não há propostas que atendam ao padrão esperado. Nesses casos, pode ser necessário reabrir a chamada de propostas ou mudar para um método diferente, o que afetará o cronograma originalmente previsto.

• Precauções contra abuso: Embora o método de chamada aberta de propostas seja um mecanismo conveniente, ele é uma exceção à regra dos "contratos negociados" e o abuso desse método deve ser rigorosamente evitado. Se o método de proposta for facilmente usado mesmo para projetos em que a concorrência de preços é possível, isso pode minar o princípio original da licitação competitiva. Os oficiais administrativos de aquisições devem tomar decisões apropriadas sobre quais projetos devem ser submetidos a propostas. As diretrizes municipais também estabelecem condições rigorosas sob as quais o método de proposta pode ser adotado e limitam o escopo do trabalho a ser coberto, impedindo assim a fácil expansão do método excepcional. Portanto, uma questão fundamental é operar o sistema de forma moderada que não contrarie seus objetivos.

Com base nos pontos acima, pode-se dizer que o método de chamada aberta para propostas é um sistema com vantagens e desvantagens. Embora permita a solicitação de melhores propostas, há também questões como custos operacionais e a dificuldade de garantir a imparcialidade, de modo que o emissor da ordem precisa considerar os méritos e deméritos de cada projeto ao decidir adotá-lo ou não e estabelecer procedimentos adequados.

Relação com o setor imobiliário e impacto sobre ele

O método de chamada pública de propostas tem um impacto significativo no setor imobiliário. Em particular, o método é usado ativamente na utilização de terrenos e edifícios de propriedade de autoridades públicas e em projetos de desenvolvimento urbano. As principais relações e influências no setor imobiliário incluem

• Uso na venda e no desenvolvimento de imóveis públicos: quando os municípios e as prefeituras vendem ou alugam terrenos ociosos ou instalações públicas dilapidadas para o setor privado, eles estão cada vez mais convidando o público a apresentar ideias para seu uso, em vez de simplesmente vendê-los por meio de licitação. Por exemplo, a Prefeitura de Yamanashi adotou um método de chamada pública de propostas para a venda da antiga estação de espera de ônibus do antigo Centro de Observação Linear, convidando operadores do setor privado a apresentarem propostas de planos de uso do terreno em vez de simplesmente vender o terreno. Esse método é usado em muitos lugares, onde a empresa com a proposta de utilização mais desejável é escolhida após uma avaliação abrangente do plano de desenvolvimento e do preço que contribui para a área local por meio de uma chamada pública condicional de propostas. Embora essa seja uma nova oportunidade para incorporadoras e construtoras adquirirem terrenos públicos, ela exige uma abordagem diferente, pois requer que elas apresentem uma visão para o desenvolvimento urbano em vez de simplesmente pedir um preço alto.

• Desenvolvimento e operação de instalações PPP/PFI: o método de proposta pública também desempenha um papel importante em projetos de parceria público-privada. Por exemplo, em projetos como a reconstrução de moradias públicas dilapidadas, a reutilização de prédios escolares fechados ou a reconstrução de espaços públicos, os municípios convidam uma ampla gama de propostas do setor privado e fecham um contrato de projeto com a melhor proposta. De fato, os projetos de renovação que se tornaram marcos locais, como o ONOMICHI U2 (uma base turística por meio da revitalização de um armazém portuário em frente à estação de Onomichi) na cidade de Onomichi, província de Hiroshima, o INN THE PARK (uma instalação de glamping usando o local da antiga Boys Nature House) na cidade de Numazu, província de Shizuoka e um projeto de regeneração de um resort de águas termais em Furuyu, cidade de Fuji, província de Saga Todos os projetos foram selecionados e contratados por meio de propostas públicas. Para as empresas do setor imobiliário, esses projetos de PPP oferecem uma oportunidade de mostrar suas habilidades de planejamento e proposta e participar de negócios que contribuem para a comunidade local. Por outro lado, como são necessárias propostas avançadas que levem em conta os riscos do negócio e o planejamento de lucros, é comum que as incorporadoras imobiliárias formem consórcios com instituições financeiras, empresas de design e outras para se candidatarem.

• Maiores oportunidades de trabalho baseado em propostas nos setores público e privado: com a disseminação do método de proposta pública, as empresas do setor imobiliário precisam fortalecer suas capacidades de consultoria e venda de propostas. Por exemplo, consultores de planejamento urbano e empresas de consultoria imobiliária participam ativamente de propostas para projetos municipais de desenvolvimento urbano e competem por pedidos apresentando seu know-how na forma de propostas. As empresas de projeto arquitetônico e as incorporadoras também estão cada vez mais aceitando propostas para o projeto e a construção de instalações públicas e projetos de renovação. Isso reduziu os obstáculos para a entrada em projetos do setor público no setor imobiliário, permitindo que uma gama diversificada de participantes se envolva em projetos públicos. Por outro lado, as empreiteiras gerais e as incorporadoras que tradicionalmente se envolveram em projetos de obras públicas estão enfrentando uma concorrência cada vez maior de empresas emergentes, e há uma necessidade crescente de demonstrar sua superioridade em termos de capacidade de oferecer propostas de valor agregado além do preço.

• Impacto no projeto institucional do setor imobiliário: o método de proposta pública também está atraindo atenção no contexto da "utilização eficaz de imóveis públicos (PRE)". O Ministério da Terra, Infraestrutura, Transporte e Turismo (MLIT) coleta e publica exemplos da utilização de imóveis públicos em várias regiões, nos quais o método de chamada pública para propostas é posicionado como um método eficaz de comercialização. Por exemplo, foram relatados muitos casos em que o Ministério resolveu problemas locais e garantiu recursos financeiros convidando propostas do setor privado para o uso de antigos prédios do governo e instalações públicas que ficaram ociosos e, em seguida, alugando o terreno ou vendendo-o por tempo determinado com base na melhor proposta. Espera-se que o acúmulo desses casos bem-sucedidos influencie a política imobiliária futura e promova ainda mais o uso de imóveis por meio de parcerias público-privadas.

Em geral, a expansão do método de proposta pública trouxe novas oportunidades de negócios e desafios para o setor imobiliário. Para o setor público, é uma oportunidade de criar um valor sem precedentes ao incorporar a criatividade do setor privado na utilização de terrenos e instalações, enquanto para as empresas imobiliárias, é uma oportunidade de expandir suas áreas de negócios por meio da participação em projetos públicos. Ao mesmo tempo, a capacidade de fazer propostas e de se coordenar com a comunidade local para ganhar propostas está se tornando cada vez mais importante, e as empresas do setor imobiliário precisam aprimorar sua experiência em planejamento e em lidar com autoridades públicas, além de suas habilidades tradicionais de desenvolvimento.

O texto acima é um resumo do método de chamada aberta de propostas (proposta de projeto), desde sua definição, histórico institucional, procedimentos específicos, vantagens e desvantagens, até seu impacto no setor imobiliário. Esse método, que é mais sofisticado do que a licitação orientada por preço, traz uma nova vida às compras públicas, mas também é um método difícil que exige uma operação adequada. Como ele pode ser uma força motriz para a criação de projetos criativos baseados na comunidade no setor imobiliário, é importante que os profissionais do setor compreendam adequadamente os objetivos e os pontos operacionais desse método e tirem o máximo proveito dele em seu desenvolvimento comercial futuro.