Aufgaben und Qualifikationen der Immobilienverwaltung im Jahr 2025

Für diejenigen, die eine Investition in Immobilien oder die Vermietung von Immobilien in Betracht ziehen, ist es äußerst wichtig, die Immobilienverwaltung zu verstehen. Viele Eigentümer von Immobilien beauftragen spezialisierte Verwaltungsgesellschaften mit der täglichen Verwaltung, deren Aufgabenbereich von der Betreuung der Mieter bis zur Instandhaltung der Gebäude reicht.

In diesem Artikel erläutert INA&Associates Co., Ltd. anhand der neuesten Branchentrends die grundlegenden Konzepte der Immobilienverwaltung, die konkreten Aufgabenbereiche und die erforderlichen Qualifikationen. Wir vermitteln praktisches Wissen für alle, die einen Wechsel in die Immobilienverwaltungsbranche erwägen oder als Eigentümer eine Verwaltungsgesellschaft suchen.

Was ist Immobilienverwaltung?

Immobilienverwaltung ist eine spezialisierte Dienstleistung, bei der Immobilien im Auftrag des Eigentümers verwaltet und betrieben werden.Sie umfasst verschiedene Arten von Immobilien, darunter Wohnanlagen, Bürogebäude, Gewerbeimmobilien und Einfamilienhäuser, und zielt darauf ab, ein für Eigentümer und Mieter gleichermaßen zufriedenstellendes Wohnumfeld zu schaffen.

Auf dem heutigen Immobilienmarkt betreiben viele Eigentümer neben ihrer Haupttätigkeit Immobilieninvestitionen, sodass es üblich ist, die täglichen Verwaltungsaufgaben an spezialisierte Unternehmen auszulagern. Insbesondere wenn mehrere Immobilien oder Immobilien in abgelegenen Gebieten vorhanden sind, ist eine Verwaltungsgesellschaft unverzichtbar.

Das Hauptziel der Immobilienverwaltung ist es, den Wert der Immobilien zu erhalten und zu steigern und gleichzeitig stabile Mieteinnahmen zu sichern. Dadurch sollen die Investitionserträge der Eigentümer maximiert und gleichzeitig den Mietern ein angenehmes Wohnumfeld geboten werden.

Die gesellschaftliche Rolle der Immobilienverwaltung

Die Immobilienverwaltung ist mehr als nur eine reine Verwaltungsaufgabe, sie spielt eine wichtige Rolle für die Stabilisierung des Wohnungsmarktes. Durch eine angemessene Verwaltung wird die Lebensdauer der Gebäude verlängert und ein Beitrag zur Verbesserung des Wohnumfelds in der Region geleistet.Darüber hinaus trägt sie durch die Vermeidung und schnelle Lösung von Konflikten zwischen Mietern und Eigentümern zu einer gesunden Entwicklung des Mietmarktes bei.

In den letzten Jahren hat die Zahl der Eigentümer, die durch Erbschaft Immobilien erworben haben, aber mit deren Verwaltung nicht vertraut sind, aufgrund der zunehmenden Alterung der Gesellschaft zugenommen, sodass die Nachfrage nach professionellen Verwaltungsdienstleistungen immer weiter steigt.

Haupttätigkeiten der Immobilienverwaltung

Die Tätigkeiten der Immobilienverwaltung lassen sich grob in zwei Kategorien einteilen: „Mietverwaltung” und „Gebäudeverwaltung”. Im Folgenden werden die einzelnen Tätigkeiten näher erläutert.

Mietverwaltung

Die Mietverwaltung umfasst alle Aufgaben im Zusammenhang mit den Mietern und umfasst verschiedene Abstimmungen zwischen dem Eigentümer und den Mietern.

1. Verwaltung leerstehender Wohnungen und Suche nach neuen Mietern

Die Verkürzung der Leerstandszeiten ist eine wichtige Aufgabe, die sich direkt auf die Einnahmen des Eigentümers auswirkt. Die Verwaltungsgesellschaft analysiert die Marktentwicklung und schlägt eine angemessene Miethöhe vor. Außerdem werden Fotos gemacht, um die Attraktivität der Immobilie optimal zu präsentieren, Informationsmaterial erstellt und die Immobilie auf Immobilienportalen inseriert.

Für eine effektive Werbung ist es wichtig, die Zielgruppe klar zu definieren. Wir entwickeln und realisieren Werbestrategien, die auf die Eigenschaften der Immobilie zugeschnitten sind, z. B. für Alleinstehende, Familien oder Senioren.

2. Überprüfung der Mieter und Vertragsabwicklung

Die Überprüfung der Mietinteressenten ist aus Sicht der Vermeidung künftiger Probleme äußerst wichtig. Wir beurteilen die Eignung der Mieter aus verschiedenen Blickwinkeln, beispielsweise durch die Überprüfung von Einkommensnachweisen, die Bestätigung des Arbeitsverhältnisses und die Überprüfung durch eine Bürgschaftsgesellschaft.

Bei der Vertragsabwicklung führen wir alle erforderlichen rechtlichen Schritte durch, darunter die Erstellung und Erläuterung der wichtigen Vertragsbedingungen, den Abschluss des Mietvertrags und die Bereitstellung von Informationen zur Feuerversicherung.

3. Mietverwaltung und Umgang mit Zahlungsrückständen

Die monatliche Mietinkasso ist eine der grundlegenden Aufgaben der Verwaltung. Wir bieten Zahlungsmethoden an, die auf die Bedürfnisse der Mieter zugeschnitten sind, wie z. B. Lastschriftverfahren und Kreditkartenzahlung.

Bei Zahlungsrückständen werden schrittweise Mahnungen versandt. In der Anfangsphase erfolgen Mahnungen per Telefon und schriftlich, bei Bedarf wird die Bürgschaftsgesellschaft eingeschaltet und schließlich werden rechtliche Schritte in Betracht gezogen.

4. Umgang mit Mietern und Bearbeitung von Beschwerden

Eine schnelle und angemessene Reaktion auf Anfragen und Beschwerden von Mietern trägt zur Verbesserung der Zufriedenheit und zur Förderung langfristiger Mietverhältnisse bei. Viele Verwaltungsgesellschaften verfügen über ein 24-Stunden-Service-System, das an 365 Tagen im Jahr für verschiedene Angelegenheiten wie Defekte an der Ausstattung, Probleme mit Nachbarn oder Probleme in den Gemeinschaftsbereichen zur Verfügung steht.

Insbesondere bei Nachbarschaftsstreitigkeiten schlagen wir aus einer neutralen Position heraus Lösungen vor und bemühen uns um eine einvernehmliche Lösung.

Gebäudeverwaltung

Die Gebäudeverwaltung umfasst alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Instandhaltung und Erhaltung der Immobilie.

1. Tägliche Reinigung und regelmäßige Reinigung

Die Reinigung der Gemeinschaftsräume ist ein wichtiger Faktor für den ersten Eindruck einer Immobilie. Wir reinigen regelmäßig alle Bereiche, die von den Mietern täglich genutzt werden, wie z. B. Eingangsbereich, Flure, Treppen, Aufzüge, Fahrradabstellplätze und Müllräume.

Die Reinigungsarbeiten umfassen die tägliche Reinigung (ein- bis zweimal pro Woche) und die regelmäßige Reinigung (einmal im Monat, gründliche Reinigung) und werden je nach Größe und Beschaffenheit der Immobilie in angemessenen Abständen durchgeführt.

2. Überprüfung und Wartung der Anlagen

Wir führen gesetzliche und freiwillige Überprüfungen der verschiedenen Anlagen des Gebäudes durch. Anlagen, die spezielle Fachkenntnisse erfordern, wie Aufzüge, Brandschutzanlagen, Elektroanlagen, Wasser- und Abwasseranlagen sowie Klimaanlagen, werden regelmäßig von qualifiziertem Personal überprüft.

Aus Gründen der vorbeugenden Instandhaltung werden Teile ausgetauscht und Einstellungen vorgenommen, bevor Störungen auftreten, um die Auswirkungen von plötzlichen Ausfällen auf die Bewohner so gering wie möglich zu halten.

3. Planung und Durchführung von Reparaturarbeiten

Um der Alterung des Gebäudes entgegenzuwirken, führen wir planmäßige Reparaturarbeiten durch. Wir planen und führen je nach Zustand der Immobilie geeignete Arbeiten durch, von umfangreichen Reparaturen wie Außenanstrichen, Dachabdichtungen und Erneuerung der Wasser- und Abwasserleitungen bis hin zu kleineren Ausbesserungsarbeiten.

Bei der Durchführung von Reparaturarbeiten holen wir Angebote von mehreren Unternehmen ein und wählen das Unternehmen mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis aus. Auch die Rücksichtnahme auf die Bewohner während der Bauarbeiten ist ein wichtiger Faktor.

4. Erstellung eines langfristigen Reparaturplans

Wir erstellen einen langfristigen Reparaturplan, indem wir den zukünftigen Reparaturbedarf des Gebäudes prognostizieren. Auf der Grundlage dieses Plans legen wir die Höhe der Reparaturrücklagen fest und überprüfen diese, um die Finanzplanung des Eigentümers zu unterstützen.

Durch einen geeigneten langfristigen Instandhaltungsplan kann der Wert der Immobilie langfristig erhalten werden.

Unterschied zum Property Management (PM)

Das in den letzten Jahren zunehmend beachtete Property Management ist ein Verwaltungsmodell, das umfassendere Dienstleistungen als die herkömmliche Immobilienverwaltung bietet.

Unterschiede zur herkömmlichen Verwaltung

Punkt Herkömmliche Verwaltung Property Management

Position Vermittlung zwischen Eigentümer und Mietern Vertreter des Eigentümers

Aufgabenbereich Routinemäßige Verwaltungsaufgaben Strategische Vermögensverwaltung

Verantwortung für die Erträge Begrenzt Verantwortung für die Ertragsmaximierung

Vorschlagskompetenz Passiv Aktiv und strategisch

Vergütungssystem Hauptsächlich Festpreis Auch ergebnisabhängige Vergütung möglich

Die Immobilienverwaltung geht über die reine Verwaltung hinaus und umfasst strategische Vorschläge zur Steigerung der Rentabilität der Immobilie. Dies erfordert ein höheres Maß an Fachwissen, beispielsweise bei der Optimierung der Mietpreise, bei Renovierungsvorschlägen oder bei der Verbesserung des Mietermixes.

Konkrete Inhalte der PM-Tätigkeiten

Der Immobilienverwalter bietet umfassende Dienstleistungen zur Steigerung der Kapitalrendite (ROI) des Eigentümers, darunter die Festlegung der Mieten auf der Grundlage von Marktanalysen, Strategien zur Differenzierung von Konkurrenzobjekten und Vorschläge für Investitionen zur Verbesserung der Auslastung.

Darüber hinaus erstellt er regelmäßig Einnahmen- und Ausgabenberichte, um die Ertragslage der Immobilie zu visualisieren und den Eigentümer bei seinen Entscheidungen zu unterstützen.

Erforderliche Qualifikationen und gesetzliche Anforderungen für die Immobilienverwaltung

Im Folgenden werden die erforderlichen und empfohlenen Qualifikationen für die Ausübung der Immobilienverwaltungstätigkeit ausführlich erläutert.

Gesetzlich erforderliche Registrierungen und Qualifikationen

Registrierung als Verwalter von Mietwohnungen

Gemäß dem im Juni 2021 in Kraft getretenen Gesetz über die Verwaltung von Mietwohnungen sind Verwalter von mehr als 200 Mietwohnungen verpflichtet, sich beim Minister für Land, Infrastruktur, Verkehr und Tourismus registrieren zu lassen. Dieses Registrierungssystem soll die Transparenz der Branche verbessern und den Verbraucherschutz stärken.

Die Registrierungsvoraussetzungen lauten wie folgt:

Voraussetzung Details

Anzahl der verwalteten Wohnungen Verwaltung von mindestens 200 Mietwohnungen

Betriebsleiter Einsatz eines Betriebsleiters pro Geschäftsstelle

Gültigkeitsdauer der Registrierung 5 Jahre (verlängerbar)

Voraussetzungen für Betriebsleiter

Vermietungsagenturen müssen in jeder Geschäftsstelle einen Betriebsleiter einsetzen. Um Betriebsleiter zu werden, müssen Sie eine der folgenden Voraussetzungen erfüllen:

1. Personen mit der Qualifikation „Vermietungsimmobilienverwalter“
2. Personen mit der Qualifikation „Immobilienmakler“ und mindestens zwei Jahren Berufserfahrung in der Verwaltung von Mietwohnungen
3. Personen mit mindestens zwei Jahren Berufserfahrung in der Verwaltung und Abschluss einer vom Minister für Land, Infrastruktur, Verkehr und Tourismus festgelegten Schulung

Für die Tätigkeit nützliche Qualifikationen

Hier finden Sie Qualifikationen, die für die effektive Durchführung von Immobilienverwaltungsaufgaben empfohlen werden.

1. Immobilienmakler (Takken-shi)

Immobilienmakler sind staatlich geprüfte Fachleute für Immobiliengeschäfte. Sie haben gesetzlich festgelegte Aufgaben, die nur ihnen vorbehalten sind, wie z. B. die Erstellung und Erläuterung wichtiger Unterlagen und die Unterzeichnung und Beglaubigung von Verträgen.

Auch in der Immobilienverwaltung werden die Kenntnisse und Qualifikationen von Immobilienmaklern in vielen Bereichen genutzt, z. B. beim Abschluss von Mietverträgen und bei der Erläuterung wichtiger Punkte.

2. Verwaltungsleiter

Der Verwaltungsleiter ist eine staatliche Qualifikation, die auf dem Gesetz zur ordnungsgemäßen Verwaltung von Eigentumswohnungen basiert. Zu den exklusiven Aufgaben gehören die Erläuterung wichtiger Punkte gegenüber der Verwaltungsgemeinschaft einer Eigentumswohnanlage und die Unterzeichnung und Beglaubigung von Verwaltungsverträgen.

Diese Qualifikation ist für die Verwaltung von Eigentumswohnanlagen unerlässlich und trägt zur Verbesserung der Vertrauenswürdigkeit der Verwaltungsgesellschaft bei.

3. Immobilienverwalter

Der Immobilienverwalter ist eine staatliche Qualifikation, die mit dem Inkrafttreten des Gesetzes über die Verwaltung von Mietwohnungen an Bedeutung gewonnen hat. Er ist als Geschäftsführer eines Mietwohnungsverwaltungsunternehmens anerkannt und verfügt über eine Qualifikation, die seine Fachkenntnisse im Bereich der Mietverwaltung bescheinigt.

4. Weitere nützliche Qualifikationen

Qualifikation Einsatzbereich Vorteile

Finanzplaner Finanzplanung, Steuerberatung Umfassende Beratung für Eigentümer

Immobiliengutachter Immobilienbewertung, Mietpreisermittlung Fachliche Kompetenz bei der Preisermittlung

Architekt Reparaturplanung und Renovierung Verständnis der Gebäudestruktur

Buchhaltungsprüfung Einnahmen- und Ausgabenverwaltung, Buchhaltung Verbesserung der Genauigkeit der Finanzverwaltung

Vorteile des Erwerbs einer Qualifikation

Der Erwerb einer Qualifikation bietet folgende konkrete Vorteile:

1. Systematischer Erwerb von Fachwissen: Sie erwerben effizient die für Ihre Tätigkeit erforderlichen Rechtskenntnisse und praktischen Kenntnisse.
2. Steigerung des Kundenvertrauens: Sie können Ihre Fachkompetenz als qualifizierte Person unter Beweis stellen.
3. Karrierechancen: Der Erwerb einer Qualifikation ist von Vorteil für Ihre Beförderung oder einen Berufswechsel.
4. Verbesserung der Arbeitsqualität: Sie können Ihre Arbeit präzise und angemessen ausführen.
5. Reduzierung rechtlicher Risiken: Sie verbessern Ihr Bewusstsein und Ihre Kenntnisse in Bezug auf die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften.

Aktuelle Lage und Zukunftsperspektiven der Immobilienverwaltungsbranche

Das Umfeld der Immobilienverwaltungsbranche unterliegt aufgrund gesellschaftlicher Veränderungen einem starken Wandel.

Veränderungen des Marktumfelds

1. Auswirkungen der alternden Gesellschaft

Der Anteil älterer Menschen an der japanischen Bevölkerung hat 28,8 % (2021) erreicht und wird voraussichtlich weiter steigen.Infolgedessen gibt es immer mehr Eigentümer, die durch Erbschaft Immobilien erworben haben, aber mit deren Verwaltung nicht vertraut sind, sodass die Nachfrage nach professionellen Verwaltungsdienstleistungen steigt.

2. Zunahme des Bestands an Mietwohnungen

Der Bestand an Mietwohnungen in Japan hat etwa 19 Millionen (2018) erreicht, sodass eine angemessene Verwaltung immer wichtiger wird. Insbesondere bei älteren Immobilien ist eine strategische Verwaltung erforderlich, um den Wert der Immobilien zu erhalten und zu steigern.

3. Diversifizierung der Bedürfnisse der Mieter

Mit der Diversifizierung der Lebensstile werden auch die Bedürfnisse der Mieter komplexer. Es muss ein Verwaltungssystem aufgebaut werden, das den unterschiedlichsten Anforderungen gerecht wird, z. B. Haustiere, Seniorenwohnungen, ausländische Mieter.

Einsatz von Technologie

1. Fortschreitende Digitalisierung

Durch den Einsatz von Technologien wie Smart Locks mit IoT-Technologie, Fernüberwachungssystemen und KI-gestütztem Mieter-Matching wird die Arbeitseffizienz gesteigert.

2. Förderung der Online-Nutzung

Durch die Auswirkungen der COVID-19-Pandemie haben sich Online-Besichtigungen, elektronische Verträge und Fernbetreuung rasch verbreitet. Es ist davon auszugehen, dass diese Technologien auch in Zukunft weiterhin genutzt werden.

Zukunftsaussichten für die Branche

Die Immobilienverwaltungsbranche ist aufgrund der folgenden Faktoren ein Bereich, in dem auch in Zukunft Wachstum zu erwarten ist:

1. Anstieg der Verwaltungsauftragsquote: Die derzeitige Verwaltungsauftragsquote von etwa 60 % wird voraussichtlich weiter steigen.
2. Verbesserung der Dienstleistungen: Übergang von einfachen Verwaltungsdienstleistungen zu Dienstleistungen mit hohem Mehrwert
3. Bedeutung von Fachwissen: Durch strengere gesetzliche Vorschriften wird Fachwissen immer wichtiger.
4. Ausweitung von ESG-Investitionen: Die Nachfrage nach einer Immobilienverwaltung, die Wert auf Umwelt, Soziales und Unternehmensführung legt, steigt.

Zusammenfassung

Die Immobilienverwaltung hat die wichtige Aufgabe, die wertvollen Vermögenswerte der Eigentümer zu verwalten und deren Wert zu erhalten und zu steigern. Durch die Bereitstellung von Dienstleistungen, die auf Fachwissen und Erfahrung in den Bereichen Mietverwaltung und Gebäudemanagement basieren, maximieren wir die Investitionsrendite der Eigentümer und steigern die Zufriedenheit der Mieter.

Das Umfeld der Branche verändert sich rasant, und es gilt, auf verschiedene Faktoren wie strengere gesetzliche Vorschriften, technologische Fortschritte und vielfältige Bedürfnisse der Mieter zu reagieren. In diesem Umfeld ist die Verbesserung der Fachkompetenz durch den Erwerb geeigneter Qualifikationen und kontinuierliche Weiterbildung der Schlüssel zum Erfolg.

INA&Associates Co., Ltd. bietet Verwaltungsdienstleistungen, die auf die individuellen Bedürfnisse jedes einzelnen Eigentümers zugeschnitten sind, und strebt den Aufbau langfristiger Partnerschaften an. Wenn Sie Fragen zur Immobilienverwaltung haben, wenden Sie sich bitte jederzeit an uns.

Als ersten Schritt empfehlen wir Ihnen, sich mit einer vertrauenswürdigen Verwaltungsgesellschaft zu treffen, um den für Ihre Immobilie am besten geeigneten Verwaltungsplan zu erörtern.

Häufig gestellte Fragen

F1: Welche Qualifikationen sind für die Aufnahme einer Tätigkeit im Bereich der Immobilienverwaltung erforderlich?

A1: Für die Aufnahme einer Tätigkeit im Bereich der Immobilienverwaltung sind keine besonderen Qualifikationen erforderlich. Bei mehr als 200 verwalteten Objekten ist jedoch eine Registrierung als Vermieter von Mietwohnungen erforderlich.Um die Qualität der Dienstleistungen zu verbessern, empfehlen wir außerdem dringend den Erwerb von Qualifikationen wie Immobilienmakler, Verwaltungsleiter oder Immobilienverwalter.

F2: Wie hoch sind die üblichen Verwaltungsgebühren?

A2: In der Regel betragen sie etwa 5 % der Miete, können jedoch je nach Größe, Lage und Leistungsumfang der Immobilie variieren. Bei umfassenden Dienstleistungen im Bereich der Immobilienverwaltung sind die Gebühren oft etwas höher.

F3: Ist es möglich, die Verwaltungsgesellschaft zu wechseln?

A3. Ja, das ist möglich. Allerdings müssen Sie die Kündigungsbedingungen des Verwaltungsvertrags überprüfen und die entsprechenden Formalitäten erledigen. Um Probleme während der Übergangsphase zu vermeiden, ist ein umfassender Informationsaustausch zwischen der alten und der neuen Verwaltungsgesellschaft wichtig.

F4. Ist die Verwaltungsübernahme auch für kleine Objekte möglich?

A4. Die Verwaltungsübernahme ist bereits ab einem Einfamilienhaus möglich. Allerdings kann es je nach Verwaltungsgesellschaft eine Mindestanzahl an zu verwaltenden Objekten geben, daher empfehlen wir, dies im Voraus zu klären.

F5. Worauf sollte man bei der Auswahl einer Verwaltungsgesellschaft achten?

A5. Wir empfehlen, folgende Punkte zu berücksichtigen: 1) Erfahrung und Zuverlässigkeit, 2) Tätigkeitsbereich und Leistungsumfang, 3) Kostentransparenz, 4) Notfallmanagement, 5) Fachwissen und Reaktionsfähigkeit der Ansprechpartner. Es ist wichtig, Angebote mehrerer Unternehmen einzuholen und diese zu vergleichen.