إدارة العقارات: دليل شامل لأدوار الشركات والمؤهلات المطلوبة

إن فهم إدارة العقارات أمر بالغ الأهمية لأولئك الذين يفكرون في الاستثمار العقاري أو إدارة الإيجار. يستعين العديد من مالكي العقارات بمصادر خارجية للإدارة اليومية لعقاراتهم لشركات إدارة متخصصة، يتراوح نطاق عملها من التعامل مع المستأجرين إلى صيانة المباني.

في هذه المقالة، تقدم شركة آي إن إيه وشركاه المحدودة شرحاً تفصيلياً لصناعة إدارة العقارات، بدءاً من المفاهيم الأساسية إلى التوصيف الوظيفي المحدد ومتطلبات التأهيل اللازمة، مع مراعاة أحدث الاتجاهات في هذه الصناعة. وهو يوفر معرفة عملية لأولئك الذين يفكرون في تغيير مهنتهم في مجال إدارة العقارات وللمالكين الذين يفكرون في اختيار شركة إدارة.

ما هي صناعة إدارة العقارات؟

إدارة العقارات هي عمل متخصص في إدارة وتشغيل العقارات نيابةً عن مالكي العقارات. وهو يغطي أنواعاً مختلفة من العقارات، بما في ذلك الوحدات السكنية والشقق ومباني المكاتب والمباني التجارية والمنازل المنفصلة، ويهدف إلى توفير بيئة معيشية ترضي كل من المالكين والمستأجرين.

من الشائع في سوق العقارات اليوم أن يستعين العديد من المالكين بشركات متخصصة في إسناد مهام الإدارة اليومية إلى شركات متخصصة، حيث أنهم يستثمرون في العقارات بينما يشغلون وظائفهم اليومية. وجود شركة إدارة أمر ضروري، خاصةً إذا كنت تمتلك عدة عقارات أو إذا كنت تمتلك عقارات في مناطق نائية.

الهدف الرئيسي من خدمات إدارة العقارات هو ضمان دخل إيجار ثابت مع الحفاظ على قيمة أصول العقار وتحسينها. يجب أن يؤدي ذلك إلى زيادة عائد المالك على الاستثمار وفي نفس الوقت توفير بيئة معيشية مريحة للمستأجرين.

الدور الاجتماعي لصناعة إدارة العقارات

تعد صناعة إدارة العقارات أكثر من مجرد خدمة وكالة، فهي تلعب دوراً مهماً في استقرار سوق الإسكان. تطيل الإدارة السليمة من عمر المباني وتساهم في تحسين البيئة المعيشية المحلية. كما أنها تدعم التطور الصحي لسوق الإيجارات من خلال منع حدوث مشاكل بين المستأجرين والمالكين وحلها بسرعة.

في السنوات الأخيرة، ومع تقدم السكان في العمر، تزايد عدد الملاك الذين حصلوا على عقارات عن طريق الميراث ولكنهم غير ملمين بإدارة عقاراتهم، ويتزايد الطلب على خدمات الإدارة المهنية.

الأنشطة التجارية الرئيسية لصناعة إدارة العقارات

تنقسم خدمات إدارة العقارات إلى فئتين رئيسيتين : إدارة الإيجاروإدارة المباني. وفيما يلي وصف تفصيلي لكل من هذه الأنشطة التجارية.

خدمات إدارة الإيجار

تشير إدارة الإيجارات إلى جميع العمليات المتعلقة بالمستأجرين، وتتضمن الوقوف بين المالك والمستأجرين لتنسيق مختلف الأمور.

1- إدارة الشواغر وتوظيف المستأجرين

يُعد تقليل مدة الشواغر مهمة هامة تؤثر بشكل مباشر على أرباح المالك. تقوم شركة الإدارة بتحليل اتجاهات السوق وتقترح إعدادات الإيجار المناسبة. كما أنها تلتقط صوراً فوتوغرافية وتعد وثائق العقار وتنشرها على بوابات العقارات لزيادة جاذبية العقار.

توضيح الفئة المستهدفة أمر مهم لأنشطة التوظيف الفعالة. يتم وضع استراتيجيات التوظيف وتنفيذها وفقاً لخصائص العقار، على سبيل المثال للعزاب والعائلات وكبار السن، إلخ.

2- إجراءات فحص المستأجرين والتعاقد معهم

يعد فرز المستأجرين المحتملين أمراً في غاية الأهمية من منظور منع المشاكل المستقبلية. يتم تقييم مدى ملاءمة المستأجرين من عدة جوانب، بما في ذلك التحقق من إثبات الدخل، والتأكد من التسجيل في مكان العمل وفحص شركة الضمان.

في إجراءات التعاقد، نقوم بتنفيذ الإجراءات المناسبة لتلبية المتطلبات القانونية، مثل إعداد وشرح الأمور المهمة، وإبرام عقد الإيجار وتقديم المعلومات الخاصة بالتأمين ضد الحريق.

3. إدارة الإيجار والتعامل مع المتأخرات

يُعد تحصيل الإيجار الشهري جزءاً أساسياً من عمليات الإدارة. نحن نوفر طرق دفع مريحة للمستأجرين، مثل تحويلات الحسابات والدفع ببطاقات الائتمان.

في حالة وجود متأخرات، نوفر رسائل تذكيرية خطوة بخطوة. في المراحل الأولية، سنقوم بمطالبة المستأجرين عن طريق الهاتف أو كتابياً، وإذا لزم الأمر، سنتعاون مع شركة الضمان، بهدف اتخاذ الإجراءات القانونية في نهاية المطاف.

4- العلاقات مع المستأجرين والتعامل مع الشكاوى

إن الردود السريعة والمناسبة على استفسارات المستأجرين وشكاواهم ستحسن من رضا المستأجرين وتعزز الإيجار طويل الأجل. العديد من شركات الإدارة لديها نظام استجابة على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع لمجموعة متنوعة من المسائل، بما في ذلك مشاكل المعدات ومشاكل الجوار والمشاكل في المناطق المشتركة.

وفيما يتعلق بمشاكل الجوار على وجه الخصوص، تعمل الشركة كمنسق بين الأطراف المعنية، وتقترح حلولاً من وجهة نظر محايدة وتهدف إلى التوصل إلى حل ودي.

خدمات إدارة المباني

إدارة المباني هي مجموعة من المهام المتعلقة بالصيانة المادية للعقارات والحفاظ عليها.

1- التنظيف اليومي والدوري

يُعد تنظيف المناطق المشتركة عاملاً مهماً في تحديد الانطباع الأول للعقار. يتم إجراء التنظيف المنتظم في المداخل والممرات والسلالم والمصاعد ومناطق وقوف الدراجات الهوائية ومناطق التخلص من النفايات وغيرها من المناطق التي يستخدمها المستأجرون بشكل يومي.

تشمل خدمات التنظيف التنظيف اليومي (مرة أو مرتين في الأسبوع) والتنظيف المنتظم (التنظيف التفصيلي مرة واحدة في الشهر)، مع التكرار المناسب لحجم العقار وخصائصه.

2- فحص المعدات وصيانتها

يتم إجراء عمليات التفتيش القانونية والطوعية على مختلف مرافق المبنى. يتم فحص المعدات التي تتطلب معرفة متخصصة، مثل المصاعد ومعدات مكافحة الحرائق والمعدات الكهربائية ومعدات إمدادات المياه والصرف الصحي ومعدات تكييف الهواء، بشكل منتظم من قبل موظفين مؤهلين.

من من منظور الصيانة الوقائية، يتم استبدال الأجزاء أو تعديلها قبل حدوث عطل، وبالتالي تقليل التأثير على المستأجرين الناجم عن الأعطال المفاجئة.

3- تخطيط وتنفيذ أعمال الإصلاح

يتم تنفيذ أعمال الإصلاح المخطط لها للتعامل مع التدهور المرتبط بعمر المباني. نحن نخطط وننفذ الأعمال المناسبة وفقاً لظروف العقار، بدءاً من الإصلاحات واسعة النطاق إلى الإصلاحات صغيرة النطاق، مثل طلاء الجدران الخارجية والعزل المائي لأعلى السقف وتجديد أنابيب إمدادات المياه والصرف الصحي.

عند تنفيذ أعمال الإصلاح، نحصل على عروض أسعار من عدة مقاولين ونختار المقاولين مع التركيز على أداء التكلفة. كما أن مراعاة المستأجرين خلال فترة البناء عامل مهم أيضاً.

4- وضع خطط إصلاح طويلة الأجل

يتم التنبؤ بمتطلبات الإصلاح المستقبلية للمبنى ويتم وضع خطة إصلاح طويلة الأجل. بناءً على هذه الخطة، ندعم التخطيط المالي للمالك من خلال وضع ومراجعة صندوق احتياطي الإصلاح.

تتيح خطة الإصلاح المناسبة طويلة الأجل الحفاظ على قيمة أصول المبنى على المدى الطويل.

الاختلافات مع إدارة الممتلكات (PM)

إدارة الممت لكات، التي جذبت الانتباه في السنوات الأخيرة، هي نهج إداري يوفر خدمات أكثر شمولاً من خدمات إدارة الممتلكات التقليدية.

الاختلافات مع خدمات الإدارة التقليدية

تتجاوز إدارة العقارات مجرد التمثيل الإداري لتقديم مقترحات استراتيجية تهدف إلى تحسين ربحية العقارات. مطلوب مستوى أعلى من الخبرة في مجالات مثل تحسين تحديد الإيجار ومقترحات التجديد وتحسين مزيج المستأجرين.

تفاصيل مهام مديري العقارات

يقدم مديرو العقارات خدمات شاملة تهدف إلى تحسين العائد على الاستثمار للملاك، مثل تحديد الإيجارات بناءً على تحليل السوق، واستراتيجيات التمايز عن العقارات المنافسة، ومقترحات الاستثمار الرأسمالي لتحسين معدلات الإشغال.

بالإضافة إلى ذلك، يتم إعداد تقارير منتظمة عن الإيرادات والنفقات لتصور ربحية العقار ودعم عملية اتخاذ القرار لدى المالكين.

المؤهلات والمتطلبات القانونية لأعمال إدارة العقارات

يوضح هذا القسم تفاصيل المؤهلات المطلوبة والموصى بها لأعمال إدارة العقارات.

التسجيلات والمؤهلات المطلوبة قانوناً

التسجيل كمدير عقارات للإيجار

يتطلب قانون أعمال إدارة العقارات الإيجارية، الذي دخل حيز التنفيذ في يونيو 2021، من مديري المساكن المؤجرة الذين يديرون 200 وحدة أو أكثر التسجيل لدى وزير الأراضي والبنية التحتية والنقل. صُمم نظام التسجيل هذا لتحسين الشفافية في هذا المجال وحماية المستهلكين.

فيما يلي متطلبات التسجيل

متطلبات مديري الأعمال

يجب أن يكون لدى شركات إدارة المساكن الإيجارية مدير أعمال في كل مكتب مبيعات. ولكي تصبح مدير أعمال، يجب استيفاء أحد المتطلبات التالية

1. أن يكون مدير أعمال مؤهل لإدارة أعمال تأجير العقارات
2. أن يكون مؤهلاً كمدير أعمال في مجال العقارات المؤجرة ولديه خبرة عملية لا تقل عن سنتين في إدارة المساكن المؤجرة.
3. أن يكون شخصًا لديه خبرة عملية لا تقل عن سنتين في الإدارة وأكمل دورة تدريبية يحددها وزير الأراضي والبنية التحتية والنقل.

المؤهلات المفيدة للوظيفة

المؤهلات التالية هي المؤهلات الموصى بها للقيام بأعمال إدارة العقارات بفعالية.

1 - خبير معاملات عقارية (地 宅 地宅 地宅 地宅 地宅 地)

تاجر قطع الأراضي والمباني هو مؤهل وطني يضع التاجر كمتخصص في المعاملات العقارية. وهو مخول قانوناً للقيام بمهام حصرية مثل إعداد وشرح الأمور الهامة وإثبات اسمه وختمه على العقود.

وفي مجال إدارة العقارات، يتم استخدام معرفة ومؤهلات مقاول البناء في العديد من المواقف، مثل إبرام عقود الإيجار وشرح الأمور المهمة.

2- كبير الإداريين

كبير الإداريين هو مؤهل وطني يستند إلى قانون الإدارة السليمة للوحدات السكنية. ولديهم واجبات حصرية مثل شرح الأمور المهمة لجمعية إدارة الوحدات السكنية وتثبيت أسمائهم وأختامهم على عقود الإدارة.

هذا المؤهل ضروري لإدارة الوحدات السكنية ويساهم في تحسين موثوقية شركة الإدارة.

3- مدير العقارات المؤجرة

مدير العقارات الإيجارية هو مؤهل وطني ازدادت أهميته مع تطبيق قانون أعمال إدارة المساكن الإيجارية. وهو مؤهل معترف به كمدير أعمال لشركات إدارة العقارات الإيجارية ويتم وضعه كمؤهل يثبت الخبرة في إدارة العقارات الإيجارية.

4- مؤهلات أخرى مفيدة

فوائد المؤهلات

تتمثل الفوائد المحددة للحصول على المؤهل فيما يلي

1. الاكتساب المنهجي للمعرفة المتخصصة: يمكنك تعلم المعرفة القانونية والعملية المطلوبة لعملك بكفاءة.
2. زيادة ثقة العميل: يمكنك إثبات خبرتك كمحترف مؤهل.
3. فرص للتقدم الوظيفي: ستكون في وضع أفضل للترقية أو الحصول على وظيفة جديدة.
4. تحسين جودة العمل: ستكون قادرًا على تنفيذ عملك بدقة وبشكل صحيح
5. الحد من المخاطر القانونية: زيادة الوعي والمعرفة بالامتثال القانوني

الآفاق الحالية والمستقبلية لصناعة إدارة العقارات

تتغير البيئة المحيطة بصناعة إدارة العقارات بشكل كبير بما يتماشى مع الظروف الاجتماعية المتغيرة.

التغيرات في بيئة السوق

1- تأثير شيخوخة المجتمع

بلغت نسبة المسنين في اليابان 28.8% من سكان اليابان (في عام 2021) ومن المتوقع أن تستمر في الارتفاع. وقد أدى ذلك إلى زيادة عدد الملاك الذين حصلوا على ممتلكات عن طريق الميراث ولكنهم غير ملمين بإدارة ممتلكاتهم، ويزداد الطلب على خدمات الإدارة المتخصصة.

2- زيادة مخزون المساكن المؤجرة

وصل مخزون المساكن المؤجرة على المستوى الوطني إلى حوالي 19 مليون وحدة (2018)، وأصبحت الإدارة السليمة ذات أهمية متزايدة. هناك حاجة إلى الحفاظ على قيمة الأصول وزيادتها من خلال الإدارة الاستراتيجية للعقارات القديمة على وجه الخصوص.

3- تنويع احتياجات المستأجرين

أدى تنويع أنماط الحياة إلى تزايد تعقيد احتياجات المستأجرين. من الضروري إنشاء نظام إدارة يمكنه الاستجابة لمختلف المتطلبات، مثل العقارات الصديقة للحيوانات الأليفة، وإسكان كبار السن واستيعاب المستأجرين الأجانب.

استخدام التكنولوجيا

1- الرقمنة.

تعمل التكنولوجيا على تحسين الكفاءة التشغيلية، مثل الأقفال الذكية باستخدام تقنية إنترنت الأشياء، وأنظمة المراقبة عن بُعد، ومطابقة المستأجرين القائمة على الذكاء الاصطناعي.

2- التقدم في التحول إلى الإنترنت

أدى تأثير الإصابة بفيروس كورونا المستجد إلى الانتشار السريع للمعاينات عبر الإنترنت والعقود الإلكترونية والاستجابة عن بُعد. ومن المتوقع أن يستمر استخدام هذه التقنيات في المستقبل.

الآفاق المستقبلية للصناعة

من المتوقع أن يستمر قطاع إدارة العقارات في النمو بسبب العوامل التالية

1. زيادة الإدارة بالاستعانة بمصادر خارجية: من المتوقع أن يرتفع المعدل الحالي للإدارة بالاستعانة بمصادر خارجية البالغ حوالي 60% في المستقبل
2. زيادة تعقيد الخدمات: التحول من مجرد وكالة إدارة بسيطة إلى خدمات ذات قيمة مضافة.
3. أهمية الخبرة: زيادة أهمية الخبرة بسبب القوانين واللوائح الأكثر صرامة.
4. التوسع في الاستثمار في الحوكمة البيئية والاجتماعية وحوكمة الشركات: زيادة الطلب على إدارة العقارات مع التركيز على البيئة والمجتمع والحوكمة

الخلاصة.

يؤدي قطاع إدارة العقارات دوراً مهماً في رعاية الأصول القيّمة للمالكين والحفاظ على قيمتها وتعزيزها. من خلال تقديم الخدمات القائمة على المعرفة والخبرة المهنية في كل من إدارة الإيجارات وإدارة المباني، تعمل هذه الصناعة على زيادة عائد المالك على الاستثمار وتحسين رضا المستأجرين.

إن البيئة التي تعمل فيها الصناعة تتغير بسرعة، ومن الضروري الاستجابة لمجموعة متنوعة من العوامل، بما في ذلك القوانين واللوائح الأكثر صرامة والتقدم في التكنولوجيا وتنوع احتياجات المستأجرين. في هذه البيئة، يعد التطوير المهني من خلال المؤهلات المناسبة والتعلم المستمر هو مفتاح النجاح.

نحن في شركة INA&Associates Ltd، نهدف إلى بناء شراكات طويلة الأجل من خلال توفير أفضل الخدمات الإدارية الممكنة المصممة خصيصاً لتلبية احتياجات كل مالك على حدة. إذا كنت ترغب في مناقشة متطلبات إدارة الممتلكات الخاصة بك، فلا تتردد في الاتصال بنا.

وكخطوة تالية، نوصيك بالاجتماع أولاً مع شركة إدارة موثوق بها لمناقشة أفضل خطة إدارة لعقارك.

الأسئلة المتداولة

س1: هل هناك أي مؤهلات مطلوبة لبدء عمل إدارة العقارات؟

ج1: ج1: لا توجد مؤهلات إلزامية لبدء عمل إدارة عقارات بحد ذاتها، ولكن إذا كنت تدير أكثر من 200 وحدة، فستحتاج إلى أن تكون مسجلاً كمدير عقارات للإيجار. ولتحسين جودة عملك، يوصى بشدة أن تحصل على مؤهلات مثل مؤهلات مسجلة كمدير عقارات مسجل كمدير عقارات مسجل أو مدير عقارات للإيجار.

س2- ما هو المعدل السوقي لرسوم إيجار العقارات؟

ج2- يبلغ المعدل السوقي عموماً حوالي 5% من الإيجار، ولكن هذا يختلف حسب حجم العقار وموقعه والخدمات المقدمة. بالنسبة للخدمات الشاملة لإدارة العقارات من نوع الإدارة الشاملة، غالباً ما يكون المعدل أعلى قليلاً.

س3- هل من الممكن تغيير شركات الإدارة؟

ج3- نعم، هذا ممكن. ومع ذلك، يجب عليك التحقق من شرط الإنهاء في عقد الإدارة واتباع الإجراءات المناسبة. من المهم أن يتم تبادل المعلومات الكافية بين شركة الإدارة القديمة والجديدة لمنع حدوث مشاكل أثناء فترة التسليم.

س4: هل يمكن الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة العقارات الصغيرة؟

ج4: من الممكن الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة حتى منزل واحد منفصل. ومع ذلك، فإن بعض شركات الإدارة لديها حد أدنى لعدد الوحدات التي يجب إدارتها، لذا يُنصح بالتحقق من ذلك مسبقاً.

س5: ما هي النقاط الأساسية لاختيار شركة إدارة؟

ج5: ننصحك باختيار الشركة بناءً على النقاط التالية: (1) سجل الإنجازات والموثوقية، (2) منطقة التغطية ومحتوى الخدمة، (3) شفافية التكاليف، (4) نظام الاستجابة للطوارئ، (5) خبرة الشخص المسؤول واستجابته. من المهم تلقي ومقارنة العروض من عدة شركات.