Guía Completa sobre la Gestión Inmobiliaria en 2025: Tareas y Requisitos

Para quienes están considerando invertir en bienes raíces o gestionar propiedades en alquiler, comprender el sector de la gestión inmobiliaria es de vital importancia. Muchos propietarios de inmuebles confían las tareas diarias de gestión a empresas especializadas, cuyo ámbito de actuación abarca desde la atención a los inquilinos hasta el mantenimiento de los edificios.

En este artículo, INA&Associates Co., Ltd. ofrece una explicación detallada de los conceptos básicos de la gestión inmobiliaria, las tareas específicas y los requisitos necesarios, teniendo en cuenta las últimas tendencias del sector. Proporcionamos conocimientos prácticos para quienes estén pensando en cambiar de carrera y dedicarse a la gestión inmobiliaria, así como para los propietarios que estén buscando una empresa de gestión.

¿Qué es la gestión inmobiliaria?

La gestión inmobiliaria es una actividad profesional que consiste en gestionar y administrar propiedades en nombre de los propietarios.Se centra en diversos tipos de inmuebles, como bloques de apartamentos, edificios de oficinas, centros comerciales y viviendas unifamiliares, con el objetivo de proporcionar un entorno de vida satisfactorio tanto para los propietarios como para los inquilinos.

En el mercado inmobiliario actual, muchos propietarios invierten en inmuebles mientras se dedican a su actividad principal, por lo que es habitual que deleguen las tareas de gestión diaria a empresas especializadas. La presencia de una empresa de gestión es indispensable, especialmente cuando se poseen varios inmuebles o cuando estos se encuentran en lugares remotos.

El objetivo principal de la gestión inmobiliaria es mantener y mejorar el valor patrimonial de los inmuebles, al tiempo que se garantiza un ingreso estable por el alquiler. De este modo, se maximiza el rendimiento de la inversión del propietario y, al mismo tiempo, se ofrece un entorno de vida confortable a los inquilinos.

El papel social de la gestión inmobiliaria

La gestión inmobiliaria no se limita a una simple actividad de representación, sino que desempeña un papel importante en la estabilización del mercado inmobiliario. Una gestión adecuada prolonga la vida útil de los edificios y contribuye a mejorar el entorno de vida de la comunidad.Además, contribuye al desarrollo saludable del mercado del alquiler, ya que previene y resuelve rápidamente los conflictos entre inquilinos y propietarios.

En los últimos años, con el avance del envejecimiento de la sociedad, cada vez son más los propietarios que heredan inmuebles y no están familiarizados con su gestión, por lo que la demanda de servicios de gestión especializados es cada vez mayor.

Principales actividades de la gestión inmobiliaria

Las actividades de la gestión inmobiliaria se dividen en dos grandes categorías: «gestión de alquileres» y «gestión de edificios». A continuación, se explica en detalle el contenido de cada una de ellas.

Gestión de alquileres

La gestión de alquileres se refiere a todas las tareas relacionadas con los inquilinos y consiste en realizar diversos trámites entre los propietarios y los inquilinos.

1. Gestión de vacantes y búsqueda de inquilinos

Reducir el tiempo que una propiedad permanece vacía es una tarea importante que repercute directamente en los ingresos de los propietarios. La empresa de gestión analiza las tendencias del mercado y propone un alquiler adecuado. Además, toma fotografías para mostrar el atractivo de la propiedad, elabora documentos informativos y los publica en portales inmobiliarios.

Para llevar a cabo una campaña de captación eficaz, es importante definir claramente el público objetivo. Se elaboran y ejecutan estrategias de captación adaptadas a las características de la propiedad, por ejemplo, para personas solas, familias o personas mayores.

2. Evaluación de los inquilinos y trámites contractuales

La evaluación de los inquilinos es muy importante para evitar problemas en el futuro. Evaluamos la idoneidad de los inquilinos desde múltiples perspectivas, como la verificación de los certificados de ingresos, la confirmación de su lugar de trabajo y la evaluación de la empresa de garantía.

En los trámites contractuales, llevamos a cabo los procedimientos adecuados que cumplen con los requisitos legales, como la elaboración y explicación del documento de información importante, la firma del contrato de alquiler y la información sobre el seguro contra incendios.

3. Gestión del alquiler y gestión de impagos

El cobro mensual del alquiler es una de las tareas básicas de la gestión inmobiliaria. Ofrecemos métodos de pago que tienen en cuenta la comodidad de los inquilinos, como la domiciliación bancaria o el pago con tarjeta de crédito.

En caso de impago, realizamos un proceso de reclamación por etapas. En la fase inicial, enviamos recordatorios por teléfono y por escrito y, si es necesario, colaboramos con la empresa de garantía. En última instancia, podemos emprender acciones legales.

4. Atención a los inquilinos y gestión de reclamaciones

Una respuesta rápida y adecuada a las consultas y reclamaciones de los inquilinos contribuye a mejorar su satisfacción y a fomentar la permanencia en la vivienda. Muchas empresas de gestión cuentan con un servicio de atención 24 horas al día, 365 días al año, para responder a todo tipo de incidencias, como averías en las instalaciones, problemas con los vecinos o problemas en las zonas comunes.

En particular, en lo que respecta a los problemas con los vecinos, proponemos soluciones desde una posición neutral, actuando como mediadores entre las partes, con el fin de lograr una resolución satisfactoria.

Gestión de edificios

La gestión de edificios es el conjunto de tareas relacionadas con el mantenimiento y la conservación física de los inmuebles.

1. Limpieza diaria y limpieza periódica

La limpieza de las zonas comunes es un factor importante que influye en la primera impresión que se tiene del inmueble. Se limpia periódicamente las zonas de uso diario por parte de los inquilinos, como la entrada, los pasillos, las escaleras, los ascensores, el aparcamiento de bicicletas y el contenedor de basura.

Las tareas de limpieza incluyen la limpieza diaria (una o dos veces por semana) y la limpieza periódica (limpieza a fondo una vez al mes), que se realizan con la frecuencia adecuada en función del tamaño y las características del inmueble.

2. Inspección y mantenimiento de las instalaciones

Realizamos inspecciones legales y voluntarias de las distintas instalaciones del edificio. Las instalaciones que requieren conocimientos especializados, como ascensores, equipos contra incendios, instalaciones eléctricas, instalaciones de agua y alcantarillado, y equipos de aire acondicionado, son inspeccionadas periódicamente por personal cualificado.

Desde el punto de vista de la prevención, se sustituyen las piezas y se realizan ajustes antes de que se produzcan averías, con el fin de minimizar las molestias a los inquilinos en caso de averías repentinas.

3. Planificación y ejecución de obras de reparación

Realizamos obras de reparación planificadas para hacer frente al deterioro natural del edificio. Planificamos y ejecutamos las obras adecuadas en función del estado del inmueble, desde reparaciones a gran escala, como el revestimiento exterior, la impermeabilización de la azotea y la renovación de las tuberías de suministro y desagüe, hasta reparaciones a pequeña escala.

Para la ejecución de las obras de reparación, solicitamos presupuestos a varios contratistas y seleccionamos al que ofrece la mejor relación calidad-precio. Además, durante las obras, tenemos muy en cuenta las necesidades de los inquilinos.

4. Elaboración de un plan de reparaciones a largo plazo

Prevemos las necesidades de reparación futuras del edificio y elaboramos un plan de reparaciones a largo plazo. Basándonos en este plan, establecemos y revisamos las provisiones para reparaciones, con el fin de ayudar a los propietarios a planificar sus finanzas.

Un plan de reparaciones a largo plazo adecuado permite mantener el valor patrimonial del edificio a lo largo del tiempo.

Diferencia con la gestión inmobiliaria (PM)

La gestión inmobiliaria, que ha ganado protagonismo en los últimos años, es un método de gestión que ofrece servicios más completos que la gestión inmobiliaria tradicional.

Diferencias con la gestión tradicional

Concepto Gestión tradicional Gestión inmobiliaria

Posición Intermediario entre el propietario y los inquilinos Representante del propietario

Ámbito de actuación Tareas de gestión rutinarias Gestión estratégica de activos

Responsabilidad sobre los ingresos Limitada Responsabilidad sobre la maximización de los ingresos

Capacidad de propuesta Pasiva Activa y estratégica

Sistema de remuneración Principalmente fijo También incluye un sistema vinculado a los resultados

La gestión inmobiliaria no se limita a la simple administración, sino que ofrece propuestas estratégicas destinadas a mejorar la rentabilidad de los inmuebles. Se requiere un alto nivel de especialización, como la optimización de los alquileres, propuestas de renovación y la mejora de la combinación de inquilinos.

Contenido específico de las tareas de PM

El gestor inmobiliario ofrece un servicio integral destinado a mejorar el rendimiento de la inversión (ROI) del propietario, como el establecimiento de alquileres basados en análisis de mercado, estrategias de diferenciación frente a propiedades de la competencia y propuestas de inversión en equipamiento para mejorar la ocupación.

Además, elabora informes periódicos de ingresos y gastos para visualizar la situación de los ingresos de la propiedad y ayudar al propietario en la toma de decisiones.

Requisitos legales y cualificaciones necesarias para la gestión inmobiliaria

A continuación, se explican en detalle las cualificaciones obligatorias y recomendadas para ejercer la actividad de gestión inmobiliaria.

Registros y cualificaciones legalmente necesarios

Registro como gestor de viviendas de alquiler

La Ley de Gestión de Viviendas de Alquiler, que entró en vigor en junio de 2021, obliga a los gestores de viviendas de alquiler con más de 200 viviendas gestionadas a registrarse ante el Ministro de Tierra, Infraestructura, Transporte y Turismo. Este sistema de registro tiene por objeto mejorar la transparencia del sector y proteger a los consumidores.

Los requisitos de registro son los siguientes:

Requisitos Detalles

Número de viviendas gestionadas Gestionar más de 200 viviendas de alquiler

Gerente de operaciones Asignar un gerente de operaciones a cada oficina

Periodo de validez del registro 5 años (renovable)

Requisitos del gerente de operaciones

Los gestores de viviendas de alquiler deben asignar un gerente de operaciones a cada oficina. Para ser gerente de operaciones, es necesario cumplir uno de los siguientes requisitos:

1. Técnico en gestión de inmuebles de alquiler
2. Agente inmobiliario con al menos dos años de experiencia práctica en la gestión de viviendas de alquiler
3. Persona con al menos dos años de experiencia práctica en tareas de gestión y que haya completado los cursos establecidos por el Ministro de Transporte, Infraestructura, Vivienda y Turismo

Cualificaciones útiles para el trabajo

A continuación se presentan las cualificaciones recomendadas para llevar a cabo eficazmente las tareas de gestión inmobiliaria.

1. Agente inmobiliario (Hakken-shi)

El agente inmobiliario es una titulación oficial que acredita como experto en transacciones inmobiliarias. Tiene funciones exclusivas que solo pueden realizar los agentes inmobiliarios, como la redacción y explicación de documentos de información importante y la firma y sellado de contratos.

En la gestión inmobiliaria, los conocimientos y la titulación de los agentes inmobiliarios se utilizan en muchas situaciones, como la celebración de contratos de alquiler y la explicación de cuestiones importantes.

2. Responsable de gestión

El responsable de gestión es una titulación nacional basada en la ley sobre la adecuación de la gestión de edificios de viviendas. Tiene funciones exclusivas, como la explicación de asuntos importantes a la comunidad de propietarios de un edificio de viviendas y la firma y sellado de contratos de gestión.

Es una titulación imprescindible para gestionar edificios de viviendas y contribuye a mejorar la fiabilidad de las empresas de gestión.

3. Gestor de inmuebles en alquiler

El gestor de gestión inmobiliaria de alquiler es una cualificación nacional que ha cobrado importancia con la entrada en vigor de la Ley de Gestión de Viviendas de Alquiler. Está reconocida como gestor de operaciones de empresas de gestión de viviendas de alquiler y acredita la especialización en la gestión de alquileres.

4. Otras cualificaciones útiles

Nombre de la cualificación Ámbito de aplicación Ventajas de obtenerla

Planificador financiero Planificación financiera y asesoramiento fiscal Asesoramiento integral a propietarios

Tasador inmobiliario Tasación de inmuebles y alquileres Capacidad para calcular precios de forma especializada

Arquitecto Planificación de reparaciones y renovaciones Conocimiento de la estructura de los edificios

Certificado de contabilidad Gestión de ingresos y gastos, procesamiento contable Mejora de la precisión en la gestión financiera

Ventajas de obtener la certificación

Las ventajas concretas que se obtienen al obtener la certificación son las siguientes:

1. Adquisición sistemática de conocimientos especializados: permite aprender de manera eficiente los conocimientos jurídicos y prácticos necesarios para el trabajo.
2. Mayor confianza de los clientes: permite destacar la especialización como profesional certificado.
3. Oportunidades de promoción profesional: supone una ventaja a la hora de obtener un ascenso o cambiar de trabajo.
4. Mejora de la calidad del trabajo: permite realizar el trabajo de forma precisa y adecuada.
5. Reducción del riesgo legal: mejora la conciencia y el conocimiento sobre el cumplimiento de la legislación.

Situación actual y futuro del sector de la gestión inmobiliaria

El entorno que rodea al sector de la gestión inmobiliaria está cambiando considerablemente con los cambios sociales.

Cambios en el entorno del mercado

1. El impacto del envejecimiento de la población

La tasa de envejecimiento de la población japonesa ha alcanzado el 28,8 % (2021) y se prevé que siga aumentando.Como consecuencia, está aumentando el número de propietarios que, al heredar inmuebles, no están familiarizados con su gestión, lo que hace que crezca la demanda de servicios de gestión especializados.

2. Aumento del parque de viviendas de alquiler

El parque de viviendas de alquiler en todo el país alcanza los 19 millones de unidades (2018), lo que hace que sea cada vez más importante una gestión adecuada. En particular, los inmuebles antiguos requieren una gestión estratégica para mantener y aumentar su valor patrimonial.

3. Diversificación de las necesidades de los inquilinos

La diversificación de los estilos de vida ha dado lugar a una mayor complejidad en las necesidades de los inquilinos. Es necesario crear un sistema de gestión que pueda responder a diversas demandas, como propiedades que admiten mascotas, viviendas para personas mayores o inquilinos extranjeros.

Aprovechamiento de la tecnología

1. Avances en la digitalización

La introducción de tecnologías como las cerraduras inteligentes que utilizan la tecnología IoT, los sistemas de vigilancia remota o el emparejamiento de inquilinos mediante IA está mejorando la eficiencia operativa.

2. Promoción de la digitalización

Debido a la pandemia de COVID-19, se han generalizado rápidamente las visitas online, los contratos electrónicos y la atención remota. Se prevé que estas tecnologías sigan utilizándose de forma continuada en el futuro.

Perspectivas de futuro del sector

El sector de la gestión inmobiliaria es un ámbito en el que se espera que siga creciendo en el futuro debido a los siguientes factores:

1. Aumento de la tasa de contratación de servicios de gestión: se prevé que la tasa actual, que se sitúa en torno al 60 %, siga aumentando en el futuro.
2. Modernización de los servicios: transición de la simple gestión administrativa a servicios de alto valor añadido.
3. Importancia de la especialización: el endurecimiento de la normativa aumenta la importancia de los conocimientos especializados.
4. Expansión de la inversión ESG: aumento de la demanda de gestión inmobiliaria que tenga en cuenta el medio ambiente, la sociedad y la gobernanza.

Resumen

El sector de la gestión inmobiliaria desempeña un papel importante, ya que se encarga de custodiar los valiosos activos de los propietarios y de mantener y aumentar su valor. Ofrecemos servicios basados en nuestros conocimientos y experiencia especializados, tanto en la gestión de alquileres como en la gestión de edificios, con el fin de maximizar la rentabilidad de la inversión de los propietarios y mejorar la satisfacción de los inquilinos.

El entorno que rodea al sector está cambiando rápidamente y es necesario responder a diversos factores, como el endurecimiento de la normativa, los avances tecnológicos y la diversificación de las necesidades de los inquilinos. En este contexto, la clave del éxito es mejorar la especialización mediante la obtención de las cualificaciones adecuadas y el aprendizaje continuo.

INA&Associates Co., Ltd. ofrece servicios de gestión óptimos que se adaptan a las necesidades de cada propietario y tiene como objetivo establecer relaciones de colaboración a largo plazo. Si tiene alguna consulta sobre la gestión inmobiliaria, no dude en ponerse en contacto con nosotros.

Como primer paso, le recomendamos que considere el plan de gestión más adecuado para su propiedad mediante una entrevista con una empresa de gestión de confianza.

Preguntas frecuentes

P1. ¿Se necesita alguna cualificación para iniciar una actividad de gestión inmobiliaria?

R1. No se requiere ninguna cualificación específica para iniciar una actividad de gestión inmobiliaria, pero si se gestionan más de 200 viviendas, es necesario registrarse como agente de gestión de viviendas de alquiler.Además, para mejorar la calidad del servicio, recomendamos encarecidamente obtener cualificaciones como agente inmobiliario, gestor de propiedades o gestor de alquileres.

P2. ¿Cuál es el precio habitual de los gastos de gestión?

R2. Por lo general, el precio habitual es alrededor del 5 % del alquiler, pero varía en función del tamaño de la propiedad, la ubicación y los servicios ofrecidos. En el caso de los servicios integrales de gestión inmobiliaria, el precio suele ser algo más elevado.

P3. ¿Es posible cambiar de empresa de gestión?

R3. Sí, es posible. Sin embargo, es necesario comprobar las cláusulas de rescisión del contrato de administración y seguir los procedimientos adecuados. Para evitar problemas durante el periodo de transición, es importante que la antigua y la nueva empresa de administración compartan toda la información necesaria.

P4. ¿Es posible contratar la administración de propiedades pequeñas?

R4. Sí, es posible administrar incluso una sola vivienda unifamiliar. Sin embargo, algunas empresas de administración establecen un número mínimo de viviendas, por lo que le recomendamos que lo compruebe con antelación.

P5. ¿Qué aspectos hay que tener en cuenta a la hora de elegir una empresa de gestión?

R5. Le recomendamos que tenga en cuenta los siguientes aspectos: 1) experiencia y fiabilidad; 2) zona de cobertura y servicios ofrecidos; 3) transparencia de los costes; 4) sistema de respuesta en caso de emergencia; 5) conocimientos especializados y capacidad de respuesta del personal responsable. Es importante solicitar propuestas a varias empresas y compararlas.