Funciones y operaciones diarias de una empresa de gestión inmobiliaria

Algunos propietarios se preguntarán: "¿Qué suele hacer una empresa de gestión?". se preguntarán muchos de ellos. Es natural pensar que, aunque se les confíe la propiedad, es difícil conocer los detalles concretos de su trabajo. En realidad, sin embargo, las empresas de gestión llevan a cabo una amplia gama de tareas en nombre de los propietarios para facilitar la gestión diaria del alquiler. Este artículo ofrece una explicación fácil de entender de la función básica de las empresas de gestión inmobiliaria, sus tareas específicas diarias y mensuales, y la importancia de organizar las reparaciones y hacer frente a los riesgos. Para que lo entiendan incluso los principiantes, lo explicaremos en detalle, evitando la jerga en la medida de lo posible. Echemos un vistazo al trabajo real de una empresa de gestión.

Funciones básicas de las empresas de gestión inmobiliaria

La función básica de una empresa de gestión inmobiliaria es encargarse de la gestión y explotación global de las viviendas en alquiler en nombre de los propietarios. En concreto, la empresa se encarga de una serie de tareas en conjunto, desde la captación de inquilinos si hay vacantes (atención al cliente), los trámites de contratación, el trato con los inquilinos, el mantenimiento y la gestión del edificio, así como la rendición de cuentas al propietario y la gestión de ingresos y gastos. La empresa de gestión actúa como puente entre el propietario y los inquilinos y es un socio que contribuye a la buena gestión del alquiler.

En el desempeño de esta función, es especialmente importante establecer relaciones de confianza. Una relación de confianza entre el propietario, los inquilinos y la empresa de gestión es la base de una gestión estable del alquiler. Las empresas de gestión de eficacia probada se han ganado esta confianza mediante una comunicación honesta y una información transparente, lo que a su vez conduce a un mayor valor de los activos a largo plazo. INA, por ejemplo, es una de esas empresas que utiliza la tecnología para garantizar una gestión transparente. Al divulgar información de forma exhaustiva, por ejemplo compartiendo fotos de la limpieza e informes de inspección con los propietarios a través de un sistema en línea, INA hace visible la "gestión invisible", aumentando así la tranquilidad y la confianza. De este modo, la empresa de gestión no es un mero agente comercial, sino también un buen compañero que protege y cuida los valiosos activos del propietario.

Operaciones diarias: confirmación de pagos, respuesta a consultas, patrullas in situ

Las principales tareas diarias (operaciones diarias) que realiza la empresa de gestión son las siguientes

• Confirmación de pagos (control de alquileres): comprueba el estado de los alquileres y los gastos comunes recibidos de los inquilinos. Comprueba que los pagos se efectúen correctamente en la fecha fijada cada mes y responde rápidamente a los recordatorios si se detecta algún retraso. No es infrecuente que los pagos del alquiler se retrasen por olvidos o saldos insuficientes, en cuyo caso la gestora se pondrá en contacto con el inquilino en nombre del propietario para animarle a que pague pronto. Esta gestión de pagos garantiza unos ingresos estables para el propietario.

• Tramitación de consultas y quejas: Como punto de contacto para inquilinos y vecinos, la empresa atiende a diario una gran variedad de consultas y quejas. Algunos ejemplos típicos son "ruidos molestos de las habitaciones vecinas", "avería de equipos" y "necesito consejo sobre cómo tirar la basura". En algunos casos, la empresa gestora dispone de un número de contacto de emergencia 24 horas y responderá rápidamente a problemas repentinos de equipamiento o ruido. Una respuesta tardía puede provocar el descontento de los inquilinos y el riesgo de desahucio, pero una actuación cortés y rápida hace que los inquilinos se sientan seguros y contribuye a mantener la reputación del inmueble.

• Patrullas e inspecciones in situ: patrullamos regularmente las propiedades gestionadas para comprobar el estado de los edificios y las zonas comunes. Se comprueba que las zonas de eliminación de residuos, los pasillos y las entradas se mantienen limpios, que no hay problemas con la iluminación o los equipos, y que no hay anomalías. Estas patrullas e inspecciones diarias son importantes para detectar pequeños defectos en una fase temprana y tratarlos antes de que se conviertan en problemas mayores. Las inspecciones legales de los equipos contra incendios y de seguridad anejos a los edificios también se llevan a cabo adecuadamente para mantener la seguridad. La acumulación de respuestas detalladas, por ejemplo, organizar con prontitud la sustitución de una bombilla rota en una zona común cuando se descubre, conduce a una vida cómoda para los inquilinos.

Estas tareas cotidianas pueden parecer poco glamurosas a primera vista, pero son esenciales para mantener un buen ambiente en las viviendas de alquiler. Precisamente porque la empresa de gestión trabaja con esmero entre bastidores, los inquilinos pueden vivir cómodamente y los propietarios pueden dejar sus propiedades en buenas manos.

Tareas mensuales: envío de alquileres, preparación de informes de propietarios, gestión de ingresos y gastos

Además de las tareas cotidianas de gestión , también hay tareas periódicas que se llevan a cabo mensualmente (tareas mensuales). Las principales tareas mensuales de la empresa de gestión son las siguientes

• Remesa de alquileres: como agente de cobros, la empresa de gestión agrupa los alquileres recibidos de los inquilinos y los remite a la cuenta del propietario en el momento especificado en el contrato (por ejemplo, el día X de cada mes). De este modo, el propietario se ahorra la molestia de cobrar él mismo el alquiler a cada inquilino y se asegura de recibir sus ingresos. Tradicionalmente, la mayoría de las empresas de gestión remiten el alquiler al propietario al mes siguiente de haberlo cobrado de los inquilinos. Recientemente, sin embargo, ha habido intentos de eliminar el desfase temporal en las remesas. Por ejemplo, INA ha introducido un sistema por el que el alquiler se transfiere directamente del inquilino (o de la empresa de garantía de alquileres) a la cuenta del propietario, para que éste pueda recibir los ingresos del alquiler lo antes posible. Este sistema reduce la ansiedad del propietario sobre si el alquiler se transferirá correctamente y genera una sensación de confianza.

• Preparación de informes para los propietarios (informes mensuales): otra tarea importante es preparar y enviar informes para los propietarios en los que se resuman los ingresos y gastos mensuales. El informe indicará claramente el alquiler recibido y cobrado por cada habitación, los honorarios de gestión y los gastos, como los costes de reparación incurridos durante el mes, si hay vacantes o atrasos, y el calendario de renovación del contrato para el mes siguiente en adelante. Una empresa de gestión fiable preparará estos informes mensuales para que el propietario tenga a mano una imagen clara de la situación de la gestión de la propiedad. La transparencia del desglose de ingresos y gastos elimina la ansiedad de no saber qué está pasando porque usted se lo ha dejado a ellos.

• Gestión de ingresos y gastos y apoyo a la gestión de activos: la empresa de gestión gestiona los ingresos y gastos mensuales y también ofrece asesoramiento sobre la planificación de ingresos y gastos a lo largo del año. Por ejemplo, pueden asesorar sobre planificación financiera, como cuánto debe reservarse cada mes para futuras reparaciones importantes, o cómo asegurar fondos para pagos como el impuesto sobre bienes inmuebles. En algunos casos, también desempeñan un papel consultivo en el mantenimiento y la mejora del valor de los activos, por ejemplo proponiendo revisiones de los alquileres cuando sea necesario en función de los tipos de alquiler locales y las tendencias del mercado. Las empresas de gestión no se limitan a llevar la contabilidad en su nombre, sino que también le prestan apoyo en materia de ingresos y gastos como socio para garantizar el éxito a largo plazo de su inversión inmobiliaria.

Con una empresa de gestión que haga bien el trabajo mensual, los propietarios pueden estar seguros de que recibirán un informe mensual fijo y podrán hacer un seguimiento del estado de la propiedad. Incluso quienes no sepan manejar bien los números podrán mantener una buena gestión del alquiler con ayuda profesional.

Importancia de las reparaciones y la gestión de riesgos

La gestión inmobiliaria conlleva problemas inesperados y retos a largo plazo. Los arreglos de reparaciones y la gestión de riesgos son puntos especialmente importantes a la hora de contratar una empresa de gestión.

El primer punto es la gestión de las reparaciones. Los edificios y las instalaciones se van estropeando con el paso del tiempo y el uso diario. Por ejemplo, si se estropea un calentador de agua o un aparato de aire acondicionado, aparecen fugas de agua o grietas en el exterior del edificio, la empresa de gestión actúa como punto de contacto y organiza la contratación de un contratista adecuado. La empresa de gestión se encarga de todo el proceso en nombre del propietario, desde confirmar los detalles de la reparación, obtener un presupuesto, informar al propietario y obtener su aprobación, ajustar la fecha de los trabajos y comprobarlos una vez terminados, ahorrando así al propietario la molestia de tener que ocuparse él mismo del problema. En particular, los problemas de equipamiento afectan directamente a la vida de los inquilinos, por lo que se requiere una respuesta rápida de reparación. La empresa de gestión cuenta con una red de empresas colaboradoras y está preparada para responder rápidamente en caso de emergencia. Además, cuando se descubren pequeños defectos durante las patrullas diarias, se reparan o sustituyen lo antes posible para evitar que el problema se extienda. Además, desde una perspectiva a largo plazo, las inspecciones periódicas de la propiedad y el mantenimiento planificado (planificación y ejecución de planes de reparación a largo plazo) también son tareas importantes para la empresa de gestión. Llevan a cabo comprobaciones periódicas de la salud del edificio y planifican el calendario de las principales obras de reparación (por ejemplo, pintura de paredes exteriores e impermeabilización de tejados) según sea necesario. Si no se descuidan estas medidas de reparación, se puede mantener y mejorar el valor patrimonial del edificio y reducir las quejas de los inquilinos.

El siguiente paso es responder a los riesgos. Hay varios factores de riesgo en la gestión de alquileres, y una empresa de gestión puede ser una presencia tranquilizadora en caso de "emergencia". Por ejemplo, pueden responder a catástrofes y accidentes. En caso de imprevistos como daños en edificios causados por tifones, inundaciones por fuertes lluvias, incendios o terremotos, la empresa de gestión recibirá una llamada de emergencia y actuará con rapidez. La empresa toma rápidamente las medidas necesarias, como comprobar los daños y organizar los primeros auxilios, garantizar la seguridad de los inquilinos, ponerse en contacto con las compañías de seguros y apoyar la notificación a las autoridades gubernamentales, e informa de la situación al propietario. Algunas empresas de gestión fiables tienen centros de atención telefónica disponibles las 24 horas del día, los 365 días del año, a los que se puede llamar por teléfono por la noche o en días festivos; INA también dispone de un centro de atención telefónica 24 horas exclusivo para inquilinos, que puede responder rápidamente a emergencias como fugas de agua o cortes de electricidad a altas horas de la noche. Disponemos de un sistema para hacer frente a emergencias como fugas de agua o cortes de electricidad a altas horas de la noche. Esta capacidad de respuesta rápida (es decir, un alto nivel de capacidad de reacción) da tranquilidad a los inquilinos y es una gran tranquilidad para los propietarios cuando nos confían sus propiedades.

Otra función importante de la empresa de gestión es hacer frente al riesgo de desocupación. Las desocupaciones prolongadas repercuten directamente en los ingresos del propietario, por lo que la empresa gestora hará todo lo posible por conseguir el siguiente inquilino lo antes posible cuando se produzca una desocupación. En concreto, la empresa de gestión revisará la fijación del alquiler, reforzará la publicidad y animará a los intermediarios a firmar contratos lo antes posible. Dependiendo del mercado inmobiliario, puede llevar algún tiempo encontrar inquilinos, pero puede estar seguro de que la empresa de gestión le proporcionará informes periódicos sobre la situación de la contratación y, si es necesario, sugerirá cambios en las condiciones. Además, el mencionado mayor apoyo al inquilino es también una medida contra el riesgo de desocupación a largo plazo. Esto se debe a que, si puede reducir la tasa de desocupación aumentando la satisfacción de los inquilinos en el día a día, podrá reducir la frecuencia de las propias desocupaciones. De este modo, la empresa de gestión aborda el riesgo de desocupación desde los dos aspectos de "la capacidad de captar inquilinos" y "el ingenio para hacer que los inquilinos vivan en el inmueble durante mucho tiempo".

Por último, también es importante mencionar otros riesgos como los cambios legales y las disputas contractuales. Hay muchas situaciones en la gestión de alquileres que requieren conocimientos especializados, como hacer frente a los cambios en las leyes y reglamentos relativos a los contratos de arrendamiento (por ejemplo, revisar los contratos y organizar las obras correctoras), apoyar los procedimientos legales cuando los inquilinos no tienen un contrato con una empresa de garantía de alquileres y cuando se producen retrasos en los pagos, hacer frente a los problemas vecinales y coordinar la resolución de los conflictos sobre fianzas cuando los inquilinos se mudan. No son pocas las situaciones de la gestión de alquileres que requieren conocimientos especializados. Una buena empresa de gestión apoyará al propietario en estas situaciones utilizando su experiencia y conocimientos para tratar la situación adecuadamente. En el improbable caso de que sea necesario emprender acciones legales, trabajarán con abogados y otros profesionales para resolver el problema, y estarán a su lado desde un punto de vista profesional para hacer frente a riesgos que al propietario le resultaría difícil gestionar por sí solo.

Conclusión: Las empresas de gestión son socios fiables

Como hemos visto, las empresas de administración de fincas realizan un minucioso trabajo diario entre bastidores de la gestión inmobiliaria, y se encargan de forma exhaustiva de la gestión periódica de ingresos y gastos y de la gestión de riesgos con la vista puesta en el futuro. Si estas tareas, que requieren mucho tiempo y esfuerzo para que los propietarios se ocupen ellos mismos, se subcontratan a profesionales, los propietarios se liberan de tareas complicadas y pueden concentrarse en asegurarse unos ingresos estables con tranquilidad. Confiar estas tareas a una empresa de gestión con un historial probado y de confianza es un factor importante para el éxito de la inversión inmobiliaria.

Hay muchas empresas de gestión con reputación de fiabilidad y capacidad de respuesta, entre ellas INA. Podrán proporcionarle una gestión de alquileres que le alegrará haberles confiado, gracias a su precisa gestión empresarial respaldada por su gran experiencia y su atento servicio tanto a propietarios como a inquilinos. Si tiene dudas a la hora de elegir una gestoría, busque una en la que pueda confiar como socio, prestando atención al contenido de su trabajo, a su trayectoria y al cuidado con el que tratan a sus clientes. Seguro que le ayudarán como aliado tranquilizador a proteger y cuidar su valiosa propiedad.