O Papel Crucial das Empresas de Administração de Imóveis

Alguns proprietários de imóveis podem se perguntar: "O que uma empresa de administração geralmente faz?" muitos deles podem se perguntar. É natural achar que, embora a propriedade seja confiada a eles, é difícil ver os detalhes específicos de seu trabalho. Na realidade, porém, as empresas de administração executam uma ampla gama de tarefas em nome dos proprietários para facilitar a administração do aluguel diariamente. Este artigo fornece uma explicação fácil de entender sobre a função básica das empresas de administração de propriedades, suas tarefas diárias e mensais específicas e a importância de providenciar reparos e lidar com riscos. Para facilitar a compreensão até mesmo dos iniciantes, explicaremos em detalhes, evitando ao máximo o jargão. Vamos dar uma olhada no trabalho real de uma empresa de administração.

Funções básicas das empresas de administração de propriedades

A função básica de uma empresa de administração de imóveis é assumir a administração geral e a operação do imóvel alugado em nome do proprietário. Especificamente, a empresa executa uma série de tarefas em conjunto, desde o recrutamento de inquilinos, se houver vagas (atendimento ao cliente), procedimentos de contratação, negociação com inquilinos, manutenção e gerenciamento do edifício, bem como a apresentação de relatórios ao proprietário e o gerenciamento de receitas e despesas. A empresa de administração atua como uma ponte entre o proprietário e os inquilinos e é uma parceira no apoio à gestão tranquila do aluguel.

Ao cumprir essa função, é particularmente importante criar relações de confiança. Uma relação de confiança entre o proprietário, os locatários e a empresa de administração é a base para uma administração estável do aluguel. As empresas de administração comprovadas conquistaram essa confiança por meio de uma comunicação honesta e do fornecimento de informações transparentes, o que, por sua vez, leva a valores mais altos de ativos a longo prazo. A INA, por exemplo, é uma dessas empresas que usa a tecnologia para garantir uma gestão transparente. Ao divulgar informações minuciosamente, por exemplo, compartilhando fotos de limpeza e relatórios de inspeção com os proprietários por meio de um sistema on-line, a INA torna visível o "gerenciamento invisível", aumentando assim a tranquilidade e a confiança. Dessa forma, a empresa de gerenciamento não é apenas um agente de negócios, mas também um bom companheiro na proteção e no cultivo dos valiosos ativos do proprietário.

Operações diárias: confirmação de pagamento, resposta a consultas, patrulhas no local

As principais tarefas diárias (operações diárias) realizadas pela empresa de administração incluem o seguinte

• Confirmação de pagamento (controle de aluguel): verifica o status do aluguel e dos encargos da área comum recebidos dos locatários. Verifica se os pagamentos são feitos corretamente até a data fixa de cada mês e responde prontamente aos lembretes se forem encontrados atrasos. Não é incomum que os pagamentos de aluguel sejam atrasados devido a esquecimentos ou saldos insuficientes; nesse caso, a empresa de administração entrará em contato com o locatário em nome do proprietário para incentivar o pagamento antecipado. Esse gerenciamento de pagamentos garante uma renda estável para o proprietário.

• Tratamento de consultas e reclamações: como ponto de contato para inquilinos e vizinhos, a empresa lida com uma variedade de consultas e reclamações diariamente. Alguns exemplos típicos são: "barulho de quartos vizinhos", "quebra de equipamento" e "preciso de orientação sobre como descartar o lixo". Em alguns casos, a empresa de administração tem um número de contato de emergência 24 horas e responderá rapidamente a problemas repentinos com equipamentos ou ruídos. A demora na resposta pode levar à insatisfação do inquilino e ao risco de despejo, mas uma ação educada e rápida faz com que os inquilinos se sintam seguros e ajuda a manter a reputação da propriedade.

• Patrulhas e inspeções no local: patrulhamos regularmente as propriedades gerenciadas para verificar as condições dos edifícios e das áreas comuns. Eles verificam se as áreas de descarte de lixo, os corredores e as entradas são mantidos limpos, se não há problemas com iluminação ou equipamentos e se não há anormalidades. Essas patrulhas e inspeções diárias são importantes para detectar pequenos defeitos em um estágio inicial e lidar com eles antes que se tornem problemas maiores. As inspeções legais de equipamentos de incêndio e segurança anexados aos edifícios também são realizadas adequadamente para manter a segurança. O acúmulo de respostas detalhadas, como, por exemplo, providenciar prontamente a substituição de uma lâmpada quebrada em uma área comum quando ela é descoberta, leva a uma vida confortável para os inquilinos.

Essas tarefas diárias podem parecer pouco glamorosas à primeira vista, mas são essenciais para a manutenção de um bom ambiente nas acomodações para aluguel. É justamente porque as empresas de administração trabalham cuidadosamente nos bastidores que os inquilinos podem viver confortavelmente e os proprietários podem deixar suas propriedades em boas mãos.

Tarefas mensais: remessa de aluguel, preparação de relatórios do proprietário, gerenciamento de receitas e despesas

Além das tarefas diárias de gerenciamento, há também tarefas regulares que são realizadas mensalmente (tarefas mensais). As principais tarefas da empresa de gerenciamento que ocorrem mensalmente incluem

• Remessa de aluguel: como agente de cobrança, a empresa de administração reúne o aluguel recebido dos locatários e o remete à conta do proprietário em um momento especificado no contrato (por exemplo, no dia X de cada mês). Isso evita que o proprietário tenha o trabalho de cobrar o aluguel de cada inquilino e garante que ele receba sua renda. Tradicionalmente, a maioria das empresas de administração remete o aluguel ao proprietário no mês seguinte à cobrança dos inquilinos. No entanto, recentemente, houve tentativas de eliminar o intervalo de tempo entre as remessas. Por exemplo, a INA introduziu um sistema em que o aluguel é transferido diretamente do locatário (ou da empresa de garantia de aluguel) para a conta do proprietário, de modo que o proprietário possa receber a renda do aluguel o mais rápido possível. Esse sistema reduz a ansiedade do proprietário sobre se o aluguel será transferido corretamente e gera um senso de confiança.

• Preparação de relatórios do proprietário (relatórios mensais): outra tarefa importante é preparar e enviar relatórios para os proprietários resumindo as receitas e despesas mensais. O relatório indicará claramente o aluguel recebido e cobrado por cada quarto, as taxas de administração e as despesas, como custos de reparos incorridos durante o mês, se há vagas ou atrasos e o cronograma de renovação do contrato para o mês seguinte. Uma empresa de administração confiável preparará esses relatórios mensais para que o proprietário tenha uma visão clara da situação da administração da propriedade. A transparência do detalhamento das receitas e despesas elimina a ansiedade de não saber o que está acontecendo porque você deixou isso a cargo deles.

• Gestão de receitas e despesas e suporte à gestão de ativos: a empresa de gestão gerencia as receitas e despesas mensais e também oferece consultoria sobre o planejamento de receitas e despesas ao longo do ano. Por exemplo, ela pode aconselhar sobre planejamento financeiro, como quanto deve ser reservado mensalmente para futuros grandes reparos, ou como garantir fundos para pagamentos como o imposto predial. Em alguns casos, elas também desempenham um papel de consultoria para manter e melhorar o valor dos ativos, por exemplo, propondo revisões de aluguel conforme necessário com base nas taxas de aluguel locais e nas tendências do mercado. As empresas de administração não apenas lidam com o trabalho de contabilidade em seu nome, mas também o apoiam em termos de receita e despesa como um parceiro para garantir o sucesso de longo prazo do seu investimento imobiliário.

Com uma empresa de administração que faz o trabalho mensal corretamente, os proprietários podem ter certeza de que receberão um relatório mensal fixo e poderão acompanhar o status da propriedade. Mesmo aqueles que não são bons em gerenciar números poderão manter uma boa administração de aluguéis com apoio profissional.

Importância das providências de reparo e do tratamento de riscos

A administração de propriedades envolve problemas inesperados e desafios de longo prazo. As providências para reparos e o gerenciamento de riscos são pontos particularmente importantes ao contratar uma empresa de administração.

O primeiro ponto são as providências de reparo. Os edifícios e as instalações tornam-se gradualmente defeituosos à medida que se deterioram com o tempo e com o uso diário. Por exemplo, se um aquecedor de água ou uma unidade de ar-condicionado quebrar, se houver vazamento de água ou se aparecerem rachaduras na parte externa do edifício, a empresa de administração atuará como um ponto de contato e providenciará um empreiteiro adequado. A empresa de administração cuida de todo o processo em nome do proprietário, desde a confirmação dos detalhes do reparo, a obtenção de um orçamento, a apresentação de um relatório e a obtenção da aprovação do proprietário, o ajuste da data do trabalho e a verificação do trabalho após a conclusão, poupando assim o proprietário do trabalho de ter que lidar com o problema por conta própria. Em particular, os problemas com equipamentos afetam diretamente a vida dos inquilinos, portanto, é necessária uma resposta rápida ao reparo. A empresa de gerenciamento tem uma rede de empresas parceiras e está preparada para responder rapidamente no caso de uma emergência. Além disso, quando pequenos defeitos são descobertos durante as patrulhas diárias, eles são consertados ou substituídos o mais rápido possível para evitar que o problema se espalhe. Além disso, de uma perspectiva de longo prazo, as inspeções regulares da propriedade e a manutenção planejada (planejamento e implementação de planos de reparo de longo prazo) também são tarefas importantes para a empresa de administração. Eles realizam verificações regulares da saúde do edifício e planejam o cronograma dos principais trabalhos de reparo (por exemplo, pintura de paredes externas e impermeabilização do telhado), conforme necessário. Ao não negligenciar essas medidas de reparo, o valor patrimonial do edifício pode ser mantido e melhorado, e as reclamações dos inquilinos podem ser reduzidas.

A próxima etapa é responder aos riscos. Há vários fatores de risco na administração de aluguéis, e uma empresa de administração pode ser uma presença tranquilizadora no caso de uma "emergência". Por exemplo, ela pode reagir a desastres e acidentes. No caso de eventos imprevistos, como danos a edifícios causados por tufões, inundações devido a chuvas fortes, incêndios ou terremotos, a empresa de administração receberá uma chamada de emergência e agirá rapidamente. A empresa toma rapidamente as medidas necessárias, como verificar os danos e providenciar os primeiros socorros, garantir a segurança dos inquilinos, entrar em contato com as companhias de seguro e apoiar a notificação às autoridades governamentais, além de relatar a situação ao proprietário. Algumas empresas de administração confiáveis têm centrais de atendimento disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana, 365 dias por ano, e podem ser contatadas por telefone à noite ou em feriados; a INA também opera uma central de atendimento 24 horas exclusiva para inquilinos, que pode responder rapidamente a emergências como vazamentos de água ou quedas de energia tarde da noite. Temos um sistema para lidar com emergências, como vazamentos de água e quedas de energia tarde da noite. Essa capacidade de resposta rápida (ou seja, um alto nível de capacidade de resposta) proporciona tranquilidade aos locatários e é uma grande garantia para os proprietários ao confiarem suas propriedades a nós.

Outra função importante da empresa de administração é lidar com o risco de vacância. Vagas prolongadas têm um impacto direto na renda do proprietário, portanto, a empresa de administração fará o máximo para garantir o próximo inquilino o mais rápido possível quando ocorrer uma vaga. Especificamente, a empresa de administração revisará a definição do aluguel, reforçará a publicidade e incentivará os corretores a assinar contratos o mais rápido possível. Dependendo do mercado imobiliário, pode levar algum tempo para encontrar inquilinos, mas você pode ter certeza de que a empresa de administração fornecerá relatórios regulares sobre a situação do recrutamento e, se necessário, sugerirá alterações nas condições. Além disso, o suporte aprimorado ao locatário mencionado anteriormente também é uma medida contra o risco de vacância a longo prazo. Isso ocorre porque, se você puder reduzir a taxa de vacância aumentando a satisfação do locatário diariamente, poderá reduzir a frequência das próprias vacâncias. Dessa forma, a empresa de administração lida com o risco de vacância sob os dois aspectos: "a capacidade de recrutar locatários" e "a engenhosidade de fazer com que os locatários vivam no imóvel por muito tempo".

Por fim, também é importante mencionar outros riscos, como mudanças legais e disputas contratuais. Há muitas situações na administração de aluguéis que requerem conhecimento especializado, como lidar com mudanças nas leis e regulamentos relativos a contratos de locação (por exemplo, revisar contratos e providenciar trabalho corretivo), apoiar procedimentos legais quando os inquilinos não têm um contrato com uma empresa de garantia de aluguel e quando ocorrem atrasos, lidar com problemas de vizinhança e coordenar a resolução de disputas de depósito quando os inquilinos se mudam. Não é pequeno o número de situações na administração de aluguéis que exigem conhecimento especializado. Uma boa empresa de administração dará suporte ao proprietário nessas situações, usando sua experiência e conhecimento para lidar com a situação de forma adequada. No caso improvável de ser necessária uma ação legal, ela trabalhará com advogados e outros profissionais para resolver o problema e estará ao seu lado, do ponto de vista profissional, para lidar com os riscos que seriam difíceis para o proprietário lidar sozinho.

Conclusão: as empresas de administração são parceiras confiáveis

Como vimos, as empresas de administração de propriedades realizam um trabalho diário detalhado nos bastidores da administração da propriedade e são responsáveis, de forma abrangente, pelo gerenciamento regular de receitas e despesas e pelo gerenciamento de riscos com vistas ao futuro. Se essas tarefas, que exigem muito tempo e esforço dos proprietários para serem realizadas por eles mesmos, forem terceirizadas para profissionais, os proprietários ficarão livres de tarefas complicadas e poderão se concentrar em garantir uma renda estável com tranquilidade. Confiar essas tarefas a uma empresa de administração com histórico comprovado e confiabilidade é um fator importante para o sucesso do investimento imobiliário.

Há muitas empresas de administração com reputação de confiabilidade e capacidade de resposta, inclusive a INA. Elas poderão lhe oferecer uma administração de aluguéis que o deixará satisfeito por ter confiado a elas, graças à sua gestão empresarial precisa, respaldada por sua vasta experiência e seu serviço atencioso tanto para proprietários quanto para inquilinos. Se tiver alguma dúvida sobre a escolha de uma empresa de administração, encontre uma em que possa confiar como parceiro, prestando atenção ao conteúdo do trabalho, ao histórico e ao cuidado com que lidam com os clientes. Ela certamente o ajudará como um aliado seguro para proteger e cuidar de sua valiosa propriedade.