دور شركة إدارة العقارات: المهام اليومية والشهرية وأهمية الإصلاحات

قد يتساءل بعض مالكي العقارات: "ما الذي تفعله شركة الإدارة عادةً"؟ وقد يتساءل الكثير منهم. من الطبيعي أن يشعروا أنه على الرغم من أنهم مؤتمنون على العقار، إلا أنه من الصعب الاطلاع على التفاصيل المحددة لعملهم. ولكن في الواقع، تقوم شركات الإدارة بمجموعة واسعة من المهام نيابةً عن المالكين لتسهيل إدارة الإيجار بشكل يومي. تقدم هذه المقالة شرحاً سهل الفهم للدور الأساسي لشركات إدارة العقارات، ومهامها اليومية والشهرية المحددة، وأهمية ترتيب الإصلاحات والتعامل مع المخاطر. ولتسهيل فهمها حتى على المبتدئين، سنقوم بشرحها بالتفصيل، مع تجنب المصطلحات قدر الإمكان. دعنا نلقي نظرة على العمل الفعلي لشركة الإدارة.

الأدوار الأساسية لشركات إدارة العقارات

يتمثل الدور الأساسي لشركة إدارة العقارات في تولي مسؤولية الإدارة والتشغيل الشامل للعقارات المؤجرة نيابةً عن المالكين. على وجه التحديد، تتولى الشركة عدداً من المهام معاً، بدءاً من تعيين المستأجرين في حالة وجود شواغر (خدمة العملاء)، وإجراءات التعاقد، والتعامل مع المستأجرين، وصيانة المبنى وإدارته، بالإضافة إلى تقديم التقارير إلى المالك وإدارة الإيرادات والنفقات. تعمل شركة الإدارة كجسر بين المالك والمستأجرين وهي شريك في دعم الإدارة السلسة للإيجار.

وفي أداء هذا الدور، من المهم بشكل خاص بناء علاقات ثقة بين المالك والمستأجرين. إن علاقة الثقة بين المالك والمستأجرين وشركة الإدارة هي أساس الإدارة المستقرة للإيجار. وقد اكتسبت شركات الإدارة التي أثبتت كفاءتها هذه الثقة من خلال التواصل الصادق والمعلومات الشفافة، وهو ما يؤدي بدوره إلى ارتفاع قيمة الأصول على المدى الطويل. شركة INA، على سبيل المثال، هي إحدى هذه الشركات التي تستخدم التكنولوجيا لضمان شفافية الإدارة. من خلال الكشف عن المعلومات بدقة، على سبيل المثال من خلال مشاركة صور التنظيف وتقارير الفحص مع المالكين عبر نظام عبر الإنترنت، تجعل شركة INA "الإدارة الخفية" مرئية، وبالتالي تزيد من راحة البال والثقة. وبهذه الطريقة، فإن شركة الإدارة ليست مجرد وكيل أعمال، بل هي أيضاً رفيق جيد يح مي ويرعى أصول المالك القيّمة.

العمليات اليومية: تأكيد الدفع، والرد على الاستفسارات، والدوريات في الموقع

تشمل المهام اليومية الرئيسية (العمليات اليومية) التي تقوم بها شركة الإدارة ما يلي

• تأكيد الدفع (مراقبة الإيجار): التحقق من حالة الإيجار ورسوم المنطقة المشتركة المستلمة من المستأجرين. التحقق من سداد المدفوعات بشكل صحيح في الموعد المحدد كل شهر، والرد الفوري على رسائل التذكير في حالة وجود أي متأخرات. ليس من غير المألوف أن تتأخر مدفوعات الإيجار بسبب نسيان المدفوعات أو عدم كفاية الأرصدة، وفي هذه الحالة تتصل شركة الإدارة بالمستأجر نيابةً عن المالك لتشجيعه على السداد المبكر. تضمن إدارة الدفع هذه دخلاً ثابتاً للمالك.

• التعامل مع الاستفسارات والشكاوى: بصفتها نقطة اتصال للمستأجرين والجيران، تتعامل الشركة مع مجموعة متنوعة من الاستفسارات والشكاوى بشكل يومي. ومن الأمثلة النموذجية على ذلك "الضوضاء المزعجة من الغرف المجاورة"، و"تعطل المعدات" و"أحتاج إلى مشورة بشأن كيفية التخلص من القمامة". في بعض الحالات، يكون لدى شركة الإدارة رقم اتصال للطوارئ يعمل على مدار 24 ساعة ويستجيب بسرعة للمشاكل المفاجئة المتعلقة بالمعدات أو الضوضاء. قد يؤدي التأخر في الاستجابة إلى استياء المستأجرين وخطر الطرد، ولكن التصرف المهذب والسريع يحافظ على شعور المستأجرين بالأمان ويساعد في الحفاظ على سمعة العقار.

• الدوريات وعمليات التفتيش في الموقع: نقوم بدوريات منتظمة في العقارات المُدارة للتحقق من حالة المباني والمناطق المشتركة. فهي تتحقق من الحفاظ على نظافة مناطق التخلص من النفايات والممرات والمداخل، ومن عدم وجود مشاكل في الإضاءة أو المعدات، ومن عدم وجود أي تشوهات. إن هذه الدوريات وعمليات التفتيش اليومية مهمة لاكتشاف العيوب الصغيرة في مرحلة مبكرة والتعامل معها قبل أن تصبح مشاكل كبيرة. كما يتم إجراء عمليات التفتيش القانونية على معدات الإطفاء والأمن الملحقة بالمباني بشكل مناسب للحفاظ على السلامة. إن تراكم الاستجابات التفصيلية، على سبيل المثال، الترتيب الفوري لاستبدال مصباح كهربائي مكسور في منطقة مشتركة عند اكتشافه، يؤدي إلى حياة مريحة للمستأجرين.

قد تبدو هذه المهام اليومية غير مبهرة للوهلة الأولى، لكنها ضرورية للحفاظ على بيئة جيدة في أماكن الإقامة المستأجرة. ولأن شركة الإدارة تعمل بعناية من وراء الكواليس بالتحديد، يمكن للمستأجرين العيش براحة تامة ويمكن للمالكين ترك عقاراتهم في أيدٍ أمينة.

المهام الشهرية: تحويل الإيجار، وإعداد تقارير المالك، وإدارة الإيرادات والنفقات

بالإضافة إلى مهام الإدارة اليومية، هناك أيضاً مهام منتظمة يتم تنفيذها على أساس شهري (المهام الشهرية). تشمل مهام شركة الإدارة الرئيسية التي تتم على أساس شهري ما يلي

• تحويل الإيجار: تقوم شركة الإدارة، بصفتها وكيل تحصيل، بتجميع الإيجار المستلم من المستأجرين وتحويله إلى حساب المالك في الوقت المحدد في العقد (على سبيل المثال في اليوم الفلاني من كل شهر). وهذا يوفر على المالك عناء تحصيل الإيجار من كل مستأجر بنفسه ويضمن حصوله على دخله. تقليدياً، تقوم معظم شركات الإدارة بتحويل الإيجار إلى المالك في الشهر التالي لتحصيله من المستأجرين. ولكن في الآونة الأخيرة، كانت هناك محاولات للقضاء على الفارق الزمني في التحويلات. على سبيل المثال، أدخلت شركة INA نظاماً يتم بموجبه تحويل الإيجار مباشرة من المستأجر (أو شركة ضمان الإيجار) إلى حساب المالك، بحيث يمكن للمالك الحصول على دخل الإيجار في أقرب وقت ممكن. يقلل هذا النظام من قلق المالك بشأن ما إذا كان سيتم تحويل الإيجار بشكل صحيح ويؤدي إلى الشعور بالثقة.

• إعداد تقارير المالكين (التقارير الشهرية): هناك مهمة أخرى مهمة تتمثل في إعداد وإرسال تقارير للمالكين تلخص الإيرادات والنفقات الشهرية. سيذكر التقرير بوضوح الإيجار الذي تم استلامه وتحصيله لكل غرفة، ورسوم الإدارة والنفقات مثل تكاليف الإصلاح المتكبدة خلال الشهر، وما إذا كانت هناك أي شواغر أو متأخرات، وجدول تجديد العقد للشهر التالي فصاعداً. ستقوم شركة إدارة موثوق بها بإعداد هذه التقارير الشهرية بحيث يكون لدى المالك صورة واضحة عن وضع إدارة العقار في متناول اليد. إن الشفافية في توزيع الإيرادات والنفقات تقضي على القلق من عدم معرفة ما يجري لأنك تركت الأمر لهم.

• إدارة الإيرادات والنفقات ودعم إدارة الأصول: تدير شركة الإدارة الإيرادات والنفقات الشهرية وتقدم أيضاً المشورة بشأن تخطيط الإيرادات والنفقات على مدار العام. على سبيل المثال، قد يقدمون المشورة بشأن التخطيط المالي، مثل المبلغ الذي يجب تخصيصه كل شهر للإصلاحات الرئيسية المستقبلية، أو كيفية تأمين الأموال للمدفوعات مثل ضريبة الممتلكات. وفي بعض الحالات، تؤدي أيضاً في بعض الحالات دوراً استشارياً في الحفاظ على قيمة الأصول وتحسينها، على سبيل المثال من خلال اقتراح مراجعات الإيجار حسب الضرورة بناءً على معدلات الإيجار المحلية واتجاهات السوق. لا تتولى شركات الإدارة الأعمال المحاسبية نيابةً عنك فحسب، بل تدعمك أيضاً فيما يتعلق بالإيرادات والنفقات كشريك في ضمان نجاح استثمارك العقاري على المدى الطويل.

مع شركة الإدارة التي تقوم بالأعمال الشهرية بشكل صحيح، يمكن للمالكين أن يطمئنوا إلى أنهم سيتلقون تقريراً شهرياً ثابتاً ويمكنهم متابعة حالة العقار. حتى أولئك الذين لا يجيدون إدارة الأرقام سيتمكنون من الحفاظ على إدارة سليمة للإيجار بدعم احترافي.

أهمية ترتيبات الإصلاح والتعامل مع المخاطر

تنطوي إدارة العقارات على مشاكل غير متوقعة وتحديات طويلة الأجل. تعتبر ترتيبات الإصلاح وإدارة المخاطر من النقاط المهمة بشكل خاص عند التعاقد مع شركة إدارة.

النقطة الأولى هي ترتيبات الإصلاح. تصبح المباني والمرافق معيبة تدريجياً مع تدهورها بمرور الوقت ومن خلال الاستخدام اليومي. على سبيل المثال، إذا تعطل سخان المياه أو وحدة تكييف الهواء، أو ظهر تسرب للمياه أو تشققات في السطح الخارجي للمبنى، فإن شركة الإدارة تعمل كنقطة اتصال وترتب مع المقاول المناسب. تتولى شركة الإدارة العملية بأكملها نيابةً عن المالك، بدءاً من تأكيد تفاصيل الإصلاح، والحصول على تقدير للمبلغ، وإبلاغ المالك والحصول على موافقته، وتعديل موعد العمل وفحص العمل بعد الانتهاء منه، مما يوفر على المالك عناء التعامل مع المشكلة بنفسه. وعلى وجه الخصوص، تؤثر مشاكل المعدات تأثيراً مباشراً على حياة المستأجرين، لذا فإن الاستجابة السريعة للإصلاح مطلوبة. وتمتلك شركة الإدارة شبكة من الشركات الشريكة وهي على استعداد للاستجابة السريعة في حالة حدوث حالة طارئة. بالإضافة إلى ذلك، عندما يتم اكتشاف عيوب صغيرة أثناء الدوريات اليومية، يتم إصلاحها أو استبدالها في أسرع وقت ممكن لمنع انتشار المشكلة. وعلاوة على ذلك، ومن منظور طويل الأجل، فإن عمليات التفتيش المنتظمة على الممتلكات والصيانة المخطط لها (تخطيط وتنفيذ خطط الإصلاح طويلة الأجل) هي أيضاً من المهام المهمة لشركة الإدارة. فهي تجري فحوصات منتظمة لصحة المبنى وتخطط لتوقيت أعمال الإصلاح الرئيسية (مثل طلاء الجدران الخارجية والعزل المائي للأسطح) حسب الضرورة. من خلال عدم إهمال تدابير الإصلاح هذه، يمكن الحفاظ على قيمة أصول المبنى وتحسينها، ويمكن تقليل شكاوى المستأجرين.

الخطوة التالية هي الاستجابة للمخاطر. هناك العديد من عوامل الخطر في إدارة الإيجار، ويمكن لشركة الإدارة أن تكون حاضرة مطمئنة في حالة حدوث "طارئ". على سبيل المثال، يمكنهم الاستجابة للكوارث والحوادث. ففي حالة وقوع أحداث غير متوقعة مثل الأضرار التي تلحق بالمباني بسبب الأعاصير أو الفيضانات الناجمة عن الأمطار الغزيرة أو الحرائق أو الزلازل، تتلقى شركة الإدارة مكالمة طوارئ وتتصرف بسرعة. تقوم الشركة بسرعة باتخاذ الإجراءات اللازمة، مثل التحقق من الأضرار وترتيب الإسعافات الأولية، وضمان سلامة المستأجرين، والاتصال بشركات التأمين ودعم إخطار السلطات الحكومية، وإبلاغ المالك بالحالة. تمتلك بعض شركات الإدارة الموثوقة مراكز اتصال متاحة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، 365 يوماً في السنة، ويمكن الاتصال بها هاتفياً ليلاً أو في أيام العطلات؛ كما تدير شركة INA مركز اتصال يعمل على مدار 24 ساعة حصرياً للمستأجرين، والذي يمكنه الاستجابة بسرعة لحالات الطوارئ مثل تسرب المياه أو انقطاع التيار الكهربائي في وقت متأخر من الليل. لدينا نظام مخصص للتعامل مع حالات الطوارئ مثل تسربات المياه في وقت متأخر من الليل وانقطاع التيار الكهربائي. وتمنح هذه القدرة على الاستجابة السريعة (أي مستوى عالٍ من الاستجابة) المستأجرين راحة البال وتمثل طمأنة كبيرة للمالكين عندما يعهدون إلينا بممتلكاتهم.

هناك دور مهم آخر لشركة الإدارة وهو التعامل مع مخاطر الشواغر. حيث تؤثر الشواغر المطولة تأثيراً مباشراً على دخل المالك، لذلك ستبذل شركة الإدارة قصارى جهدها لتأمين المستأجر التالي في أقرب وقت ممكن عند حدوث شاغر. وعلى وجه التحديد، ستقوم شركة الإدارة بمراجعة تحديد الإيجار، وتعزيز الإعلانات، وتشجيع الوسطاء على توقيع العقود في أقرب وقت ممكن. واعتماداً على سوق العقارات، قد يستغرق الأمر بعض الوقت للعثور على مستأجرين، ولكن يمكنك أن تطمئن إلى أن شركة الإدارة ستزودك بتقارير منتظمة عن حالة التوظيف، وإذا لزم الأمر، ستقترح تغييرات على الشروط. بالإضافة إلى ذلك، فإن دعم المستأجرين المعزز المذكور أعلاه هو أيضاً إجراء ضد مخاطر الشواغر على المدى الطويل. وذلك لأنك إذا تمكنت من تقليل معدل الشواغر عن طريق زيادة رضا المستأجرين على أساس يومي، يمكنك تقليل تواتر الشواغر نفسها. وبهذه الطريقة، تتعامل شركة الإدارة مع مخاطر الشواغر من ناحيتي "القدرة على توظيف المستأجرين" و"البراعة في جعل المستأجرين يعيشون في العقار لفترة طويلة".

وأخيراً، من المهم أيضاً ذكر مخاطر أخرى مثل التغييرات القانونية والنزاعات التعاقدية. هناك العديد من المواقف في إدارة الإيجارات التي تتطلب معرفة متخصصة، مثل التعامل مع التغييرات في القوانين واللوائح المتعلقة بعقود الإيجار (مثل مراجعة العقود وترتيب الأعمال التصحيحية)، ودعم الإجراءات القانونية عندما لا يكون لدى المستأجرين عقد مع شركة ضمان الإيجار وعند حدوث متأخرات الإيجار، والتعامل مع مشاكل الجيران وتنسيق تسوية نزاعات الودائع عند انتقال المستأجرين من العقار. لا يوجد عدد قليل من الحالات في إدارة الإيجارات التي تتطلب معرفة متخصصة. ستدعم شركة الإدارة الجيدة المالك في هذه المواقف من خلال استخدام خبرتها ومعرفتها للتعامل مع الموقف بشكل مناسب. وفي حالة الحاجة إلى اتخاذ إجراء قانوني في حال تطلب الأمر اتخاذ إجراء قانوني، فإنها ستعمل مع المحامين وغيرهم من المهنيين لحل المشكلة، وستكون موجودة من وجهة نظر مهنية للتعامل مع المخاطر التي يصعب على المالك التعامل معها بمفرده.

الخلاصة: شركات الإدارة شركاء موثوق بهم

كما رأينا، تقوم شركات إدارة العقارات بأعمال يومية مفصّلة خلف كواليس إدارة العقارات، وهي مسؤولة بشكل شامل عن إدارة الدخل والنفقات المنتظمة وإدارة المخاطر مع التركيز على المستقبل. إذا تم إسناد هذه المهام، التي تتطلب قدراً كبيراً من الوقت والجهد للمالكين للتعامل معها بأنفسهم، إلى متخصصين، فإن المالكين يتحررون من المهام المعقدة ويمكنهم التركيز على تأمين دخل ثابت مع راحة البال. يعد إسناد هذه المهام إلى شركة إدارة ذات سجل حافل وموثوق به عاملاً مهماً لنجاح الاستثمار العقاري.

هناك العديد من شركات الإدارة التي تتمتع بسمعة طيبة من حيث الموثوقية وسرعة الاستجابة، بما في ذلك شركة INA. سيكونون قادرين على تزويدك بإدارة إيجارية يسعدك أن تتركها لهم، وذلك بفضل إدارتهم الدقيقة للأعمال مدعومة بخبرتهم الثرية وخدمتهم اليقظة لكل من المالكين والمستأجرين. إذا راودتك أي شكوك حول اختيار شركة إدارة، فابحث عن شركة يمكنك الوثوق بها كشريك من خلال الاهتمام بمحتوى عملها وسجلها الحافل والعناية التي تتعامل بها مع عملائها. سيكونون حليفاً مطمئناً في حماية ورعاية عقارات المالك القيمة.