Aufgaben und Bedeutung von Immobilienverwaltungsgesellschaften

Einige Immobilieneigentümer fragen sich vielleicht: "Was macht eine Verwaltungsgesellschaft eigentlich?" mögen sich viele von ihnen fragen. Es ist verständlich, dass sie das Gefühl haben, dass sie zwar mit der Immobilie betraut sind, dass es aber schwierig ist, die spezifischen Einzelheiten ihrer Arbeit zu sehen. In Wirklichkeit jedoch führen Verwaltungsgesellschaften im Auftrag der Eigentümer eine Vielzahl von Aufgaben aus, um die tägliche Mietverwaltung zu erleichtern. In diesem Artikel werden die grundlegenden Aufgaben von Hausverwaltungen, ihre spezifischen täglichen und monatlichen Aufgaben sowie die Bedeutung von Reparaturen und Risiken auf leicht verständliche Weise erläutert. Um es auch Anfängern leicht zu machen, erklären wir es im Detail und vermeiden dabei so weit wie möglich Fachjargon. Werfen wir einen Blick auf die eigentliche Arbeit einer Verwaltungsgesellschaft.

Grundlegende Aufgaben von Immobilienverwaltungsgesellschaften

Die grundlegende Aufgabe einer Hausverwaltung besteht darin, im Auftrag der Eigentümer die Gesamtverwaltung und den Betrieb von Mietobjekten zu übernehmen. Konkret übernimmt das Unternehmen eine Reihe von Aufgaben, von der Anwerbung von Mietern bei Leerstand (Kundendienst), über die Vertragsabwicklung, den Umgang mit Mietern, die Gebäudeinstandhaltung und -verwaltung bis hin zur Berichterstattung an den Eigentümer und die Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben. Die Verwaltungsgesellschaft fungiert als Brücke zwischen dem Eigentümer und den Mietern und ist ein Partner zur Unterstützung einer reibungslosen Mietverwaltung.

Bei der Erfüllung dieser Aufgabe ist es besonders wichtig, ein Vertrauensverhältnis aufzubauen. Ein Vertrauensverhältnis zwischen Eigentümer, Mietern und Verwaltungsgesellschaft ist die Grundlage für eine stabile Mietverwaltung. Bewährte Verwaltungsunternehmen haben sich dieses Vertrauen durch ehrliche Kommunikation und transparente Informationen verdient, was wiederum zu höheren langfristigen Vermögenswerten führt. INA zum Beispiel ist ein solches Unternehmen, das Technologien einsetzt, um eine transparente Verwaltung zu gewährleisten. Durch die gründliche Offenlegung von Informationen, z. B. durch die Weitergabe von Reinigungsfotos und Inspektionsberichten an die Eigentümer über ein Online-System, macht INA die "unsichtbare Verwaltung" sichtbar und stärkt so die Ruhe und das Vertrauen. Auf diese Weise ist die Verwaltungsgesellschaft nicht nur ein Geschäftsvermittler, sondern auch ein guter Begleiter beim Schutz und bei der Pflege der wertvollen Vermögenswerte des Eigentümers.

Täglicher Betrieb: Zahlungsbestätigung, Beantwortung von Anfragen, Vor-Ort-Besuche

Zu den wichtigsten täglichen Aufgaben (Tagesgeschäft), die von der Verwaltungsgesellschaft ausgeführt werden, gehören

• Zahlungsbestätigung (Mietkontrolle): Überprüfung des Stands der von den Mietern eingegangenen Mieten und Gemeinschaftsgebühren. Sie prüft, ob die Zahlungen jeden Monat zum festgesetzten Termin ordnungsgemäß erfolgt sind, und reagiert umgehend auf Mahnungen, wenn Zahlungsrückstände festgestellt werden. Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich Mietzahlungen aufgrund vergessener Zahlungen oder unzureichender Guthaben verzögern; in diesem Fall setzt sich die Verwaltungsgesellschaft im Namen des Eigentümers mit dem Mieter in Verbindung, um ihn zur baldigen Zahlung zu bewegen. Dieses Zahlungsmanagement sorgt für ein stabiles Einkommen des Eigentümers.

• Bearbeitung von Anfragen und Beschwerden: Als Anlaufstelle für Mieter und Nachbarn befasst sich das Unternehmen täglich mit einer Vielzahl von Anfragen und Beschwerden. Typische Beispiele sind "Lärm aus den Nachbarzimmern", "Ausfall von Geräten" und "Ich brauche Ratschläge für die Müllentsorgung". In einigen Fällen verfügt die Verwaltungsgesellschaft über eine 24-Stunden-Notrufnummer und reagiert schnell auf plötzliche Probleme mit Geräten oder Lärm. Eine verspätete Reaktion kann zur Unzufriedenheit der Mieter und zum Risiko einer Zwangsräumung führen, aber ein höfliches und schnelles Handeln gibt den Mietern ein Gefühl der Sicherheit und trägt zur Aufrechterhaltung des guten Rufs der Immobilie bei.

• Patrouillen und Inspektionen vor Ort: Wir führen regelmäßig Patrouillen in den von uns verwalteten Immobilien durch, um den Zustand der Gebäude und Gemeinschaftsbereiche zu überprüfen. Sie überprüfen, ob die Abfallentsorgungsbereiche, Flure und Eingänge sauber gehalten werden, ob es Probleme mit der Beleuchtung oder den Geräten gibt und ob es keine Auffälligkeiten gibt. Diese täglichen Patrouillen und Inspektionen sind wichtig, um kleine Mängel frühzeitig zu erkennen und zu beheben, bevor sie zu größeren Problemen werden. Auch die gesetzlich vorgeschriebenen Inspektionen der Brandschutz- und Sicherheitseinrichtungen in den Gebäuden werden in angemessener Weise durchgeführt, um die Sicherheit zu gewährleisten. Die Anhäufung detaillierter Reaktionen, z. B. das unverzügliche Auswechseln einer defekten Glühbirne in einem Gemeinschaftsraum, wenn sie entdeckt wird, führt zu einem angenehmen Leben für die Mieter.

Diese täglichen Aufgaben mögen auf den ersten Blick wenig glamourös erscheinen, aber sie sind für die Aufrechterhaltung eines guten Umfelds in Mietwohnungen unerlässlich. Gerade weil die Verwaltungsgesellschaften hinter den Kulissen sorgfältig arbeiten, können die Mieter komfortabel leben und die Eigentümer ihre Immobilien in guten Händen lassen.

Monatliche Aufgaben: Überweisung der Mieten, Erstellung der Eigentümerberichte, Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben

Neben den alltäglichen Verwaltungsaufgaben gibt es auch regelmäßige Aufgaben, die monatlich anfallen (Monatsaufgaben). Zu den wichtigsten Aufgaben der Verwaltungsgesellschaft, die monatlich anfallen, gehören

• Überweisung der Mieten: Als Inkassobüro bündelt die Verwaltungsgesellschaft die von den Mietern erhaltenen Mieten und überweist sie zu einem im Vertrag festgelegten Zeitpunkt (z. B. am Tag X eines jeden Monats) auf das Konto des Eigentümers. Dies erspart dem Eigentümer die Mühe, die Miete von jedem Mieter selbst einzuziehen, und stellt sicher, dass er seine Einnahmen erhält. Traditionell überweisen die meisten Verwaltungsgesellschaften die Miete in dem Monat an den Eigentümer, in dem sie sie von den Mietern eingezogen haben. In letzter Zeit gibt es jedoch Versuche, die zeitliche Verzögerung bei der Überweisung zu beseitigen. INA hat beispielsweise ein System eingeführt, bei dem die Miete direkt vom Mieter (oder der Mietgarantiegesellschaft) auf das Konto des Eigentümers überwiesen wird, so dass der Eigentümer die Mieteinnahmen so schnell wie möglich erhält. Dieses System verringert die Sorge des Eigentümers, ob die Miete ordnungsgemäß überwiesen wird, und führt zu einem Gefühl des Vertrauens.

• Erstellung von Eigentümerberichten (Monatsberichten): Eine weitere wichtige Aufgabe ist die Erstellung und Versendung von Berichten für die Eigentümer, in denen die monatlichen Einnahmen und Ausgaben zusammengefasst werden. Der Bericht enthält klare Angaben zu den Mieteinnahmen und -ausgaben für jedes Zimmer, zu den Verwaltungsgebühren und zu den Ausgaben, wie z. B. den im Laufe des Monats angefallenen Reparaturkosten, zum Vorhandensein von Leerständen oder Zahlungsrückständen sowie zum Zeitplan für die Vertragsverlängerung ab dem nächsten Monat. Eine zuverlässige Verwaltungsgesellschaft erstellt diese monatlichen Berichte, so dass der Eigentümer ein klares Bild von der Situation der Verwaltung seiner Immobilie hat. Die transparente Aufschlüsselung der Einnahmen und Ausgaben beseitigt die Angst, nicht zu wissen, was vor sich geht, weil man es ihnen überlassen hat.

• Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben und Unterstützung bei der Vermögensverwaltung: Die Verwaltungsgesellschaft verwaltet die monatlichen Einnahmen und Ausgaben und berät auch bei der Planung der Einnahmen und Ausgaben während des Jahres. So kann sie z. B. bei der Finanzplanung beraten, z. B. bei der Frage, wie viel monatlich für künftige größere Reparaturen beiseite gelegt werden sollte, oder wie die Mittel für Zahlungen wie die Grundsteuer gesichert werden können. In einigen Fällen spielen sie auch eine beratende Rolle bei der Werterhaltung und -steigerung der Immobilie, indem sie beispielsweise bei Bedarf Mietanpassungen auf der Grundlage der örtlichen Mietpreise und Markttrends vorschlagen. Verwaltungsgesellschaften erledigen nicht nur die Buchhaltung für Sie, sondern unterstützen Sie auch bei den Einnahmen und Ausgaben als Partner, um den langfristigen Erfolg Ihrer Immobilieninvestition zu sichern.

Mit einer Verwaltungsgesellschaft, die die monatlichen Arbeiten ordnungsgemäß erledigt, können Eigentümer sicher sein, dass sie einen festen monatlichen Bericht erhalten und den Überblick über den Zustand der Immobilie behalten. Selbst diejenigen, die nicht gut mit Zahlen umgehen können, sind mit professioneller Unterstützung in der Lage, eine solide Mietverwaltung zu betreiben.

Bedeutung von Reparaturvereinbarungen und Risikohandhabung

Die Verwaltung von Immobilien bringt unerwartete Probleme und langfristige Herausforderungen mit sich. Reparaturregelungen und Risikomanagement sind besonders wichtige Punkte bei der Beauftragung einer Verwaltungsgesellschaft.

Der erste Punkt ist die Instandsetzungsregelung. Gebäude und Anlagen werden im Laufe der Zeit und durch die tägliche Nutzung immer schadhafter. Wenn z. B. ein Warmwasserbereiter oder eine Klimaanlage ausfällt, Wasser austritt oder Risse an der Außenfassade auftreten, fungiert die Verwaltungsgesellschaft als Ansprechpartner und vermittelt einen geeigneten Auftragnehmer. Die Verwaltungsgesellschaft wickelt das gesamte Verfahren im Namen des Eigentümers ab, von der Bestätigung der Einzelheiten der Reparatur, über die Einholung eines Kostenvoranschlags, die Berichterstattung an den Eigentümer und die Einholung seiner Zustimmung, die Anpassung des Arbeitstermins und die Kontrolle der Arbeiten nach Abschluss der Arbeiten, was dem Eigentümer die Mühe erspart, sich selbst um das Problem zu kümmern. Vor allem Probleme mit der Ausstattung wirken sich direkt auf das Leben der Mieter aus, so dass eine rasche Reaktion auf die Reparatur erforderlich ist. Die Verwaltungsgesellschaft verfügt über ein Netz von Partnerfirmen und ist bereit, im Notfall schnell zu reagieren. Außerdem werden kleine Mängel, die bei den täglichen Kontrollgängen entdeckt werden, so schnell wie möglich repariert oder ausgetauscht, um eine Ausbreitung des Problems zu verhindern. Langfristig gesehen sind auch die regelmäßige Inspektion der Immobilien und die geplante Instandhaltung (Planung und Durchführung langfristiger Reparaturpläne) wichtige Aufgaben der Verwaltungsgesellschaft. Sie führen regelmäßige Gesundheitschecks der Gebäude durch und planen den Zeitpunkt größerer Instandsetzungsarbeiten (z. B. Anstrich der Außenwände und Abdichtung des Daches), wenn dies erforderlich ist. Wenn diese Instandsetzungsmaßnahmen nicht vernachlässigt werden, kann der Wert des Gebäudes erhalten und verbessert werden, und Beschwerden von Mietern können reduziert werden.

Der nächste Schritt besteht darin, auf Risiken zu reagieren. Bei der Mietverwaltung gibt es verschiedene Risikofaktoren, und eine Verwaltungsgesellschaft kann im Falle eines "Notfalls" eine beruhigende Präsenz sein. So kann sie beispielsweise auf Katastrophen und Unfälle reagieren. Bei unvorhergesehenen Ereignissen wie Gebäudeschäden durch Taifune, Überschwemmungen durch Starkregen, Brände oder Erdbeben erhält die Verwaltungsgesellschaft einen Notruf und handelt schnell. Das Unternehmen ergreift rasch die erforderlichen Maßnahmen, wie die Überprüfung des Schadens und die Organisation erster Hilfe, die Gewährleistung der Sicherheit der Mieter, die Kontaktaufnahme mit den Versicherungsgesellschaften und die Unterstützung bei der Meldung an die staatlichen Behörden, und meldet die Situation dem Eigentümer. Einige zuverlässige Verwaltungsgesellschaften verfügen über Callcenter, die rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr erreichbar sind und auch nachts oder an Feiertagen angerufen werden können; INA betreibt auch ein 24-Stunden-Callcenter ausschließlich für Mieter, das in Notfällen wie Wasserlecks oder Stromausfällen spät in der Nacht schnell reagieren kann. Wir haben ein System für Notfälle wie nächtliche Wasserlecks und Stromausfälle eingerichtet. Diese schnelle Reaktionsfähigkeit (d. h. ein hohes Maß an Reaktionsfähigkeit) gibt den Mietern ein gutes Gefühl und ist für die Eigentümer eine große Beruhigung, wenn sie uns ihre Immobilien anvertrauen.

Eine weitere wichtige Aufgabe der Verwaltungsgesellschaft ist die Bewältigung des Leerstandsrisikos. Ein längerer Leerstand wirkt sich unmittelbar auf die Einnahmen des Eigentümers aus, weshalb die Verwaltungsgesellschaft alles daran setzt, bei einem Leerstand so schnell wie möglich den nächsten Mieter zu finden. Konkret wird die Verwaltungsgesellschaft die Mietpreisgestaltung überprüfen, die Werbung verstärken und Makler ermutigen, Verträge so schnell wie möglich zu unterzeichnen. Je nach Immobilienmarkt kann es einige Zeit dauern, bis Mieter gefunden werden, aber Sie können sich darauf verlassen, dass die Verwaltungsgesellschaft Ihnen regelmäßig über die Vermietungssituation berichtet und gegebenenfalls Änderungen der Bedingungen vorschlägt. Darüber hinaus ist die erwähnte verstärkte Mieterbetreuung auch eine Maßnahme gegen das Risiko des Leerstands auf lange Sicht. Denn wenn es gelingt, die Leerstandsquote zu senken, indem man die Zufriedenheit der Mieter täglich erhöht, kann man auch die Häufigkeit des Leerstands selbst verringern. Auf diese Weise begegnet die Verwaltungsgesellschaft dem Leerstandsrisiko unter den beiden Aspekten "Fähigkeit zur Anwerbung von Mietern" und "Einfallsreichtum, um die Mieter dazu zu bringen, langfristig in der Immobilie zu wohnen".

Schließlich sind auch andere Risiken wie rechtliche Änderungen und Vertragsstreitigkeiten zu erwähnen. Es gibt viele Situationen in der Mietverwaltung, die Spezialwissen erfordern, wie z. B. der Umgang mit Änderungen von Gesetzen und Vorschriften in Bezug auf Mietverträge (z. B. Überprüfung von Verträgen und Veranlassung von Korrekturen), die Unterstützung bei rechtlichen Verfahren, wenn Mieter keinen Vertrag mit einer Mietkautionsgesellschaft haben und wenn Zahlungsrückstände auftreten, der Umgang mit Nachbarschaftsproblemen und die Koordinierung der Beilegung von Kautionsstreitigkeiten bei Auszug von Mietern. Es gibt nicht wenige Situationen in der Mietverwaltung, die Spezialwissen erfordern. Ein gutes Verwaltungsunternehmen wird den Eigentümer in diesen Situationen unterstützen, indem es seine Erfahrung und sein Wissen einsetzt, um die Situation angemessen zu bewältigen. Sollte der unwahrscheinliche Fall eintreten, dass rechtliche Schritte eingeleitet werden müssen, arbeitet sie mit Anwälten und anderen Fachleuten zusammen, um das Problem zu lösen, und steht Ihnen professionell zur Seite, wenn es darum geht, Risiken zu bewältigen, die der Eigentümer allein nur schwer in den Griff bekommen würde.

Fazit: Verwaltungsgesellschaften sind zuverlässige Partner

Wie wir gesehen haben, leisten Hausverwaltungen hinter den Kulissen der Immobilienverwaltung detaillierte Tagesarbeit und sind umfassend für die regelmäßige Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben sowie für ein vorausschauendes Risikomanagement verantwortlich. Werden diese Aufgaben, die von den Eigentümern nur mit hohem Zeit- und Arbeitsaufwand selbst erledigt werden können, an Profis ausgelagert, werden die Eigentümer von komplizierten Aufgaben entlastet und können sich beruhigt auf die Sicherung eines stabilen Einkommens konzentrieren. Die Übertragung dieser Aufgaben an eine Verwaltungsgesellschaft mit nachgewiesener Erfolgsbilanz und Vertrauenswürdigkeit ist ein wichtiger Faktor für erfolgreiche Immobilieninvestitionen.

Es gibt viele Verwaltungsgesellschaften, die für ihre Zuverlässigkeit und Reaktionsschnelligkeit bekannt sind, darunter auch INA. Sie sind in der Lage, Ihnen eine Mietverwaltung zu bieten, die Sie dank ihrer sorgfältigen Unternehmensführung, ihrer großen Erfahrung und ihres aufmerksamen Service für Eigentümer und Mieter gerne in Anspruch nehmen werden. Wenn Sie bei der Wahl einer Verwaltungsgesellschaft Zweifel haben, suchen Sie sich eine, der Sie als Partner vertrauen können, indem Sie auf den Inhalt ihrer Arbeit, ihre Erfolgsbilanz und die Sorgfalt, mit der sie ihre Kunden behandeln, achten. Sie werden Ihnen mit Sicherheit ein zuverlässiger Verbündeter sein, der Ihr wertvolles Eigentum schützt und pflegt.