Grenzen der Selbstverwaltung: Lösungen für Anlagenprobleme in Mietobjekten

Sehr geehrter Vermietungsverwalter, sind Sie schon einmal zu später Stunde von einem Anruf eines Mieters geweckt worden, der sagte, dass die Klimaanlage nicht funktioniert oder der Warmwasserbereiter undicht ist? Die selbstverwaltete Mietverwaltung ist eine Möglichkeit, die Rentabilität zu steigern, aber die Belastung durch Probleme mit der Ausstattung ist größer, als Sie sich vielleicht vorstellen können. Vor allem Ausfälle von Geräten, die unmittelbar mit dem täglichen Leben zu tun haben, wie Klimaanlagen und Warmwasserbereiter, erfordern eine schnelle und angemessene Reaktion, was für Personen ohne Fachkenntnisse sehr belastend sein kann.

Jüngste Gesetzesänderungen haben die Mietminderung für defekte Geräte präzisiert, was die Belastung für selbstverwaltete Eigentümer weiter erhöht. In diesem Artikel werden die Grenzen der Selbstverwaltung und die spezifischen Vorteile der Auslagerung an eine Verwaltungsgesellschaft erläutert, wobei der Schwerpunkt auf Problemen mit der Ausstattung liegt. Wir schlagen Optionen für eine sichere Mietverwaltung vor, die frei von Ausrüstungsproblemen ist, die ein Expertenurteil und eine schnelle Reaktion erfordern.

Beispiele für Ausstattungsprobleme von selbstverwalteten Eigentümern

Ausfall der Klimaanlage mitten in der Nacht - der Eigentümer ist ratlos

Fallbeispiel von Herrn A (40 Jahre, Eigentümer von 5 Wohnungen)

In einer Mittsommernacht klingelte das Mobiltelefon von Herrn A. Es war 2 Uhr morgens. Es war der Notruf eines Mieters, der ihm mitteilte, dass aus der Klimaanlage Wasser ausgetreten sei und das Zimmer überschwemmt sei. Herr A hatte es eilig, weil er am nächsten Morgen arbeiten musste, aber er konnte keine Reparaturfirma finden, die das Problem spät in der Nacht beheben konnte, also musste er dem Mieter sagen, dass er sich morgen darum kümmern würde.

Als der Handwerker schließlich am Abend des nächsten Tages kam, war die Frustration des Mieters auf dem Höhepunkt. Obwohl es sich um ein relativ einfaches Problem handelte - ein verstopfter Abflussschlauch der Klimaanlage - verschlechterte sich das Verhältnis des Mieters zu dem Unternehmen , weil er zunächst keine angemessenen Maßnahmen ergriffen hatte. Als der Mieter zudem erfuhr, dass eine Änderung des Bürgerlichen Gesetzbuchs im Jahr 2020 Mietminderungen im Falle eines Geräteausfalls erlaubt, verlangte er eine Mietminderung für zwei Tage, bis die Reparaturen abgeschlossen waren.

Eigentümer in Panik wegen Problemen mit dem Warmwasserbereiter während der Jahresend- und Neujahrsfeiertage.

Fallbeispiel von Herrn B (50 Jahre, Eigentümer von 10 Wohnungen)

Am 31. Dezember, während der geschäftigen Jahresendzeit, erhielt Herr B. einen Anruf von mehreren Mietern, die ihm mitteilten, dass sie kein warmes Wasser hätten. Offenbar gab es ein Problem mit der Warmwasserversorgung des Gebäudes, aber wegen der Feiertage zum Jahresende und zum Jahreswechsel war es schwierig, eine Reparaturfirma zu finden.

Schließlich konnten die Reparaturen erst am 4. Januar nach den Neujahrsfeiertagen durchgeführt werden, so dass die Bewohner über die Neujahrsfeiertage kein warmes Wasser hatten und Frau B. nicht nur die Reparaturkosten, sondern auch die Kosten für ein öffentliches Bad und eine alternative Unterkunft als Entschuldigung für die Bewohner tragen musste, was eine unerwartete Ausgabe darstellte. Außerdem hatte die verspätete Reaktion auf die Situation Mietminderungen und Strafzahlungen zur Folge , und außerdem beantragten mehrere Mieter die Beendigung ihres Mietverhältnisses.

Großflächige Schäden durch sich verschlechternde Einrichtungen, die mit einem professionellen Auge hätten verhindert werden können

Fallbeispiel von Herrn C. (60 Jahre, Eigentümer von 15 Wohnungen)

Herr C. war stets um Selbstverwaltung bemüht und besichtigte seine Wohnungen regelmäßig, doch aufgrund seiner mangelnden Fachkenntnisse entgingen ihm subtile abnormale Geräusche des Warmwasserbereiters und kleine Anzeichen von Schäden an den Rohrleitungen. Eines Tages begann ein Warmwasserbereiter im Erdgeschoss plötzlich undicht zu werden und verursachte einen Schaden, der sich mitten in der Nacht auf den Laden im Erdgeschoss ausbreitete.

Nach der Diagnose der Reparaturfirma hätte das Unglück verhindert werden können, wenn zuvor eine professionelle Inspektion durchgeführt worden wäre. Infolgedessen musste Herr C. zusätzlich zu den Kosten für den Austausch des Warmwasserbereiters einen hohen Betrag an unerwarteten Kosten für die Entschädigung des Geschäfts und die Innenreparaturen im Erdgeschoss des Ladens zahlen . Darüber hinaus verschlechterten sich die Beziehungen zu den Mietern des Ladens, die sich weigerten, ihre Verträge zu verlängern, was zu weiteren Schäden führte.

Risiken und Grenzen der Selbstverwaltung

Die Selbstverwaltung hat zwar den Vorteil, dass sie die Kosten senkt, doch bestehen folgende Risiken und Einschränkungen Insbesondere Risiken im Zusammenhang mit Ausrüstungsproblemen können sich erheblich auf die Rentabilität der Mietverwaltung auswirken.

Risiko von Mietminderungen bei Ausfall von Anlagen aufgrund von Änderungen des Zivilgesetzbuches

Eine Änderung des Bürgerlichen Gesetzbuches im April 2020 ermöglicht eine natürliche Mietminderung im Falle eines Ausfalls von Geräten in Mietobjekten. Dies ist eine bedeutende Änderung, da die Miete automatisch entsprechend dem Ausmaß der defekten Geräte reduziert wird, ohne dass der Mieter wie bisher eine Minderung beantragen muss.

Wenn zum Beispiel eine Klimaanlage im Hochsommer ausfällt, kann der Mieter eine Mietminderung auf der Grundlage des "verminderten Nutzungswerts" verlangen. Nach den Richtlinien der Japan Rental Housing Management Association für Mietminderungen aufgrund von Ausfällen von Mieträumen und -geräten ist bei einem Ausfall der Klimaanlage eine maximale Mietminderung von 20 % und bei einem Ausfall des Warmwasserbereiters eine maximale Mietminderung von 30 % vorgesehen.

Realistischer Zeitaufwand für die Selbstverwaltung

Neben der Bewältigung von Ausstattungsproblemen müssen selbstverwaltende Eigentümer auch eine Vielzahl von Aufgaben selbst erledigen, darunter

• Regelmäßige Inspektion und Wartung von Gebäuden und Anlagen
• Beantwortung von Mieteranfragen 24 Stunden am Tag
• Kontaktaufnahme mit verschiedenen Auftragnehmern und Erledigung von Reparaturen
• Durchführung von gesetzlich vorgeschriebenen Inspektionen und Führung von Aufzeichnungen
• Ausarbeitung von Plänen zur Erneuerung der Ausstattung und Verwaltung des Budgets

Insbesondere die zeitliche Belastung durch die Behebung von Ausstattungsproblemen ist unvorhersehbar und kann erhebliche Auswirkungen auf das Kerngeschäft und das Familienleben haben. Für Eigentümer mehrerer Immobilien, z. B. von Wohnungen, verdoppelt sich diese Belastung.

Erforderliches Fachwissen und Schwierigkeiten bei der Entscheidungsfindung

Um Störungen bei Klimaanlagen und Warmwasserbereitern richtig zu behandeln, sind folgende Fachkenntnisse erforderlich

• Kenntnis der Merkmale der einzelnen Gerätetypen und -modelle
• Fähigkeit, die Ursache der Störung zu ermitteln und die Dringlichkeit der Situation zu beurteilen
• Bestimmung der geeigneten Reparaturmethode und des Zeitplans für den Austausch
• Verständnis des Umfangs der gesetzlichen Haftung und der Reparaturverpflichtungen
• Beurteilung der Kostenwirksamkeit von präventiver und reaktiver Wartung.

Für selbstverwaltete Eigentümer ist es schwierig, über all dieses Fachwissen zu verfügen, was das Risiko überhöhter Reparaturkosten aufgrund von Fehleinschätzungen und umgekehrt das Risiko großer Probleme aufgrund des Aufschiebens notwendiger Reparaturen erhöht.

Spezifische Vorteile des Outsourcings an eine Verwaltungsgesellschaft

Die Auslagerung an eine Verwaltungsgesellschaft kann viele der mit Ausrüstungsproblemen verbundenen Probleme lösen. Nachfolgend sind einige spezifische Vorteile aufgeführt

24/7-Notrufsystem für Anlagen

Viele Verwaltungsgesellschaften verfügen über 24-Stunden-Callcenter, die auch nachts oder an Feiertagen schnell auf Ausrüstungsprobleme reagieren können. Dies ermöglicht:

• Die Verwaltungsgesellschaften erhalten die ersten Notrufe von Mietern
• Angemessene Entscheidungsfindung und Einweisung in die Art des Problems durch Fachpersonal
• Prompte Entsendung von angeschlossenen Reparaturunternehmen und Problemlösung
• Angemessene Berichterstattung über den Status der Reaktion an den Eigentümer.

So müssen sich die Eigentümer nicht mehr mit Notfällen befassen, die ihr Leben direkt betreffen, wie z. B. der Ausfall einer Klimaanlage oder ein Wasserleck mitten in der Nacht. Das 24-Stunden-Betreuungssystem einer typischen Verwaltungsgesellschaft hat den Effekt, dass die Zufriedenheit der Mieter steigt und das Kündigungsrisiko deutlich sinkt.

Präventives Management durch Mitarbeiter mit Fachkenntnissen

Verwaltungsgesellschaften verfügen über Mitarbeiter mit Fachwissen über Einrichtungen und können ein präventives Management anbieten, wie z. B.

• Frühzeitige Erkennung von Anomalien durch regelmäßige Inspektionen von Gebäuden und Anlagen
• Geplante Erneuerungsvorschläge unter Berücksichtigung der Nutzungsdauer der Anlagen
• Angemessene Durchführung der gesetzlich vorgeschriebenen Inspektionen und Führung von Aufzeichnungen
• Durchführung von vorbeugenden Wartungsmaßnahmen vor der Saison.

So können beispielsweise Inspektionen und Reinigungen von Klimaanlagen vor der Nutzungssaison und regelmäßige Inspektionen von Warmwasserbereitern Ausfälle verhindern, bevor sie auftreten. Dies verringert das Auftreten unerwarteter Reparaturkosten und erleichtert eine systematische Finanzplanung.

Rechtliches Risikomanagement und Mietminderung

Die Verwaltungsgesellschaft ist mit den neuesten Gesetzesänderungen und Gerichtsurteilen vertraut und kann Sie dabei unterstützen, rechtliche Risiken zu minimieren:

• Angemessene Mietminderungsentscheidungen und -abwicklung bei Ausfall von Anlagen
• Vorschläge für geeignete Maßnahmen im Rahmen der Instandsetzungspflicht
• Angemessene Kommunikation mit den Mietern, um Probleme zu vermeiden
• Angemessene Aufzeichnung und Verwaltung der Reparaturhistorie

Mit der Revision des Zivilgesetzbuches im Jahr 2020 sind Mietminderungen wegen defekter Geräte selbstverständlich möglich, aber die Verwaltungsunternehmen kennen sich mit dem Anwendungsbereich und der Höhe der Minderung aus. Dies ermöglicht es ihnen, angemessen auf Anträge auf übermäßige Mietminderungen zu reagieren.

Zuverlässiges Netz von Reparaturwerkstätten

Die Verwaltungsgesellschaft verfügt über ein Netz von zuverlässigen Reparaturbetrieben, das auf langjähriger Erfahrung beruht:

• So ist gewährleistet, dass die Partnerunternehmen in Notfällen schnell reagieren können.
• Kostendämpfung durch Durchführung von Reparaturen zu angemessenen Preisen
• Garantie der Reparaturqualität und Nachverfolgung im Falle von Störungen
• Auswahl von Auftragnehmern, die mit den örtlichen Gegebenheiten vertraut sind

Bei der Selbstverwaltung ist es schwierig, zuverlässige Auftragnehmer zu finden, und es besteht die Gefahr hoher Reparaturkosten, aber das Netz von Auftragnehmern der Verwaltungsgesellschaft ermöglicht qualitativ hochwertige Reparaturen zu angemessenen Preisen.

Kosteneinsparungen und Kosteneffizienz

Auf den ersten Blick mögen die Kosten für die ausgelagerte Verwaltung wie zusätzliche Kosten erscheinen, doch lassen sich langfristig folgende Kosteneinsparungen erzielen

Typische Kosten für die ausgelagerte Verwaltung liegen bei 3-5 % der Mieteinnahmen, aber unter Berücksichtigung der oben beschriebenen Kosteneinsparungen ist dies eine Ausgabe mit einer hohen realen Rendite.

Wichtige Punkte bei der Auswahl einer Verwaltungsgesellschaft

Die Wahl der richtigen Verwaltungsgesellschaft steht in direktem Zusammenhang mit der Qualität der Reaktion auf Geräteprobleme. Die folgenden Punkte helfen Ihnen bei der Auswahl einer zuverlässigen Verwaltungsgesellschaft:

Prüfen Sie das System für die Behandlung von Anlagenproblemen.

• Verfügbarkeit eines 24-Stunden-Callcenters
• Ablauf der Notfallmaßnahmen und durchschnittliche Reaktionszeit
• Qualität und Anzahl der angeschlossenen Reparaturunternehmen
• Verfügbarkeit von Fachpersonal für die Einrichtungen.

Besonders wichtig ist das Reaktionssystem in der Nacht und an Feiertagen. Es ist ratsam, nach konkreten Beispielen für tatsächliche Reaktionen zu fragen.

Transparenz und Einzelheiten zu den Verwaltungsgebühren

Die Einzelheiten der Outsourcing-Kosten variieren von einer Verwaltungsgesellschaft zur anderen. Vergewissern Sie sich, dass die folgenden Punkte klar angegeben sind

• In der Grundgebühr enthaltene Leistungen
• Dienstleistungen, für die gesonderte Kosten anfallen, und deren Gebührenstruktur
• Provisionssätze der Verwaltungsgesellschaft für Reparaturarbeiten
• ob und in welcher Höhe eine Vertragsverlängerungsgebühr anfällt

Der marktübliche Satz für Verwaltungsgebühren liegt bei etwa 3-5 % der Mieteinnahmen, aber es ist wichtig, die enthaltenen Leistungen sorgfältig zu vergleichen.

Prüfen Sie die Erfolgsbilanz des Unternehmens und die Fälle, die es bearbeitet hat

Um festzustellen, ob eine Verwaltungsgesellschaft zuverlässig ist, ist es ratsam, folgende Punkte zu prüfen

• Anzahl der Jahre an Erfahrung und Anzahl der verwalteten Einheiten
• Erfolgsbilanz bei der Verwaltung von Immobilien ähnlicher Größe und Art
• Beispiele für frühere Probleme mit den Einrichtungen und wie sie gelöst wurden
• Erfolgsbilanz im Umgang mit Mieterzufriedenheit und Beschwerden

Sie können insbesondere die Fähigkeit der Verwaltungsgesellschaft, mit Problemen umzugehen, beurteilen, indem Sie nach mehreren konkreten Beispielen fragen, wie sie mit Problemen mit Einrichtungen umgegangen ist.

Beurteilen Sie die Qualität der Kommunikation

Die Qualität der Kommunikation ist wichtig für eine gute Verwaltungsbeziehung:

• Höflichkeit und Kompetenz der zuständigen Person
• Inhalt und Häufigkeit der regelmäßigen Berichte
• Fähigkeit, dem Eigentümer Vorschläge zu machen und Informationen zu liefern
• Kommunikationssystem für Notfälle und Schnelligkeit der Berichterstattung

Die Kompatibilität mit der verantwortlichen Person ist besonders wichtig, und es ist ratsam, ihre Kommunikationsfähigkeiten anhand der Geschwindigkeit und Genauigkeit ihrer Antworten auf Fragen und ihrer klaren Erklärungen von Fachbegriffen zu beurteilen.

Fazit: Outsourcing an eine Verwaltungsgesellschaft ist eine sichere Investition in die Mietverwaltung

Wir haben die Grenzen der Selbstverwaltung und die Vorteile des Outsourcings an eine Verwaltungsgesellschaft erläutert, wobei wir uns insbesondere auf Probleme mit Klimaanlagen, Warmwasserbereitern und anderen Geräten konzentriert haben. Hier fassen wir die wichtigsten Punkte zusammen:

• Grenzen der Selbstverwaltung : Es gibt verschiedene Grenzen der Selbstverwaltung, wie z. B. die Schwierigkeit, 24 Stunden am Tag auf Probleme mit den Anlagen zu reagieren, Fehleinschätzungen aufgrund mangelnder Fachkenntnisse und Schwierigkeiten bei der Auswahl der richtigen Auftragnehmer.
• Erhöhte rechtliche Risiken: Mit der Revision des Zivilgesetzbuches im Jahr 2020 wird die Mietminderung bei defekten Anlagen präzisiert, was die Risiken für selbstverwaltete Eigentümer erhöht.
• Vorteile des Outsourcings an eine Verwaltungsgesellschaft: Es gibt viele Vorteile wie ein 24-Stunden-Reaktionssystem , Unterstützung durch Fachwissen, rechtliches Risikomanagement und die Nutzung eines Netzes von Qualitätsvertragspartnern.
• Kosteneffizienz: Die Verwaltungskosten in Höhe von etwa 3-5 % der Mieteinnahmen sind die Investition wert, wenn man bedenkt, dass die Kosten für die Behebung von Problemen, die Reparaturkosten durch vorbeugende Instandhaltung und das Leerstandsrisiko durch verbesserte Mieterzufriedenheit gesenkt werden.

Der Wechsel von der Eigenverwaltung zur Fremdverwaltung ist nicht nur eine Kostensteigerung, sondern eine Investition in eine sichere Mietverwaltung. Der Wert ist sogar noch größer, vor allem, wenn man die Reaktion auf Probleme mit Geräten wie Klimaanlagen und Warmwasserbereitern berücksichtigt. Ein professionelles und zuverlässiges Verwaltungssystem verschafft Ihnen mehr Zeit, um sich auf das strategische Mietmanagement zu konzentrieren.

Häufig gestellte Fragen

Q1: Wenn ich eine Verwaltungsgesellschaft beauftrage, kümmert sich diese dann um alle Probleme mit den Geräten?

A: Grundsätzlich kümmert sich die Verwaltungsgesellschaft um alle Probleme mit Geräten, die an das Gebäude angeschlossen sind, wie z. B. Klimaanlagen und Warmwasserbereiter. Bei Geräten, die von den Mietern selbst installiert wurden, oder wenn der Ausfall auf ein vorsätzliches oder fahrlässiges Verschulden zurückzuführen ist, kann der Mieter jedoch für die Kosten der Geräte verantwortlich sein. Es wird empfohlen, den Umfang der Maßnahmen bei Vertragsabschluss festzulegen.

F2: Wie hoch ist die typische Verwaltungsgebühr als Prozentsatz der Mieteinnahmen?

A: Die typischen Gebühren für die ausgelagerte Verwaltung liegen bei 3-5 % der Mieteinnahmen. Die darin enthaltenen Dienstleistungen variieren jedoch von Verwaltungsgesellschaft zu Verwaltungsgesellschaft, so dass es wichtig ist, nicht nur den einfachen Satz, sondern auch die Qualität und das Spektrum der angebotenen Dienstleistungen zu berücksichtigen. Prüfen Sie insbesondere den Umfang des 24-Stunden-Dienstes und der Störungsbeseitigung an den Anlagen.

F3: Wie oft sind gesetzliche Kontrollen vorgeschrieben?

A: Für Mietobjekte gibt es mehrere gesetzlich vorgeschriebene Überprüfungen, die jeweils eine bestimmte Häufigkeit aufweisen. So werden z. B. die Feuerwehrausrüstung in der Regel zweimal im Jahr, die einfache private Wasserversorgung einmal im Jahr und die Haustechnik regelmäßig einmal im Jahr überprüft. Wenn Sie eine Verwaltungsgesellschaft beauftragen, kann diese alles von der Planung bis zur Durchführung und Einreichung von Berichten für diese gesetzlich vorgeschriebenen Überprüfungen in Ihrem Namen übernehmen, was den Aufwand für die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften erheblich verringert.

F4: Wie kann ich von der Selbstverwaltung zur ausgelagerten Verwaltung wechseln?

A: Die Umstellung auf eine ausgelagerte Verwaltung ist relativ einfach. Zunächst unterzeichnen Sie einen Verwaltungsvertrag mit der Verwaltungsgesellschaft, benachrichtigen die Mieter, ändern die Adresse für die Mietüberweisung und übernehmen die Schlüssel und Zeichnungen der Immobilie. Viele Verwaltungsgesellschaften sind Ihnen bei diesen Vorgängen behilflich, und wir empfehlen Ihnen, sich mit ihnen über den Zeitplan und die Einzelheiten des Umstellungsprozesses zu beraten.

F5: Sind die Kosten für die Instandsetzung der Anlagen in der Verwaltungsgebühr enthalten?

A: Normalerweise sind die Kosten für die Reparatur von Anlagen nicht in der Grundgebühr für die Verwaltung enthalten. Wenn Reparaturen erforderlich sind, erstellt die Verwaltungsgesellschaft einen Kostenvoranschlag, und die Reparaturen werden erst nach Zustimmung des Eigentümers ausgeführt. Einige Verwaltungsgesellschaften bieten jedoch einen "Kleinreparaturservice" für kleinere Reparaturen (z. B. unter 10.000-20.000 JPY) an, ohne den Eigentümer vorher zu informieren. Es ist wichtig, diese Bedingungen vor der Unterzeichnung eines Vertrags zu klären.

Referenzinformationen

• Japan Rental Housing Management Association, 'Guidelines for Rent Reduction Due to Defects in Rental Rooms and Facilities'.
• Ministerium für Land, Infrastruktur, Verkehr und Tourismus, "Richtlinien für Mietwohnungsverwaltungsdienste".
• Standardvertrag für die Verwaltung von Mietwohnungen

Die Verbesserung der Mieterzufriedenheit und die Erhaltung des Wertes der Immobilie sind bei der Mietverwaltung sehr wichtig. Probleme mit Geräten wie Klimaanlagen und Warmwasserbereitern sind unvermeidlich, aber wenn sie von Fachleuten in angemessener Weise behandelt werden, werden sie sich nicht zu größeren Problemen entwickeln. Wenn Sie die Grenzen der Selbstverwaltung spüren oder sich Sorgen über den Umgang mit Ausrüstungsproblemen machen, sollten Sie die Auslagerung an ein Verwaltungsunternehmen in Betracht ziehen.

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