Limites de l'autogestion locative et solutions pour les équipements défectueux

Cher gestionnaire locatif, vous est-il déjà arrivé de recevoir un coup de téléphone d'un locataire, tard dans la nuit, vous informant que le climatiseur ne fonctionnait pas ou que le chauffe-eau fuyait ? L'autogestion locative est une option pour augmenter la rentabilité, mais la charge que représente la gestion des problèmes d'équipement est plus importante que vous ne l'imaginez. En particulier, les pannes d'équipements directement liés à la vie quotidienne, tels que les climatiseurs et les chauffe-eau, nécessitent une réponse rapide et appropriée, ce qui peut être très stressant pour ceux qui n'ont pas de connaissances spécialisées.

De récents amendements à la loi ont clarifié la réduction du loyer pour les équipements défectueux, augmentant encore le fardeau des propriétaires autogérés. Cet article explique les limites de l'autogestion et les avantages spécifiques de l'externalisation à une société de gestion, en mettant l'accent sur les problèmes d'équipement. Nous proposons des options pour parvenir à une gestion locative sûre, exempte de problèmes de défaillance d'équipement qui nécessitent le jugement d'un expert et une réponse rapide.

Exemples de problèmes d'équipement rencontrés par les propriétaires en autogestion

Propriétaire désemparé suite à une panne de climatiseur au milieu de la nuit

Etude de cas de M. A (40 ans, propriétaire de 5 appartements)

Une nuit d'été, le téléphone portable de M. A. sonne. Il est 2 heures du matin. Il s'agit d'un appel d'urgence d'un locataire qui signale que de l'eau s'est échappée du climatiseur et que la pièce est inondée. M. A était pressé parce qu'il devait travailler le lendemain matin, mais il n'a pas pu trouver d'entreprise de réparation capable de régler le problème tard dans la nuit, et il a donc dû dire au locataire qu'il s'en occuperait demain.

Cependant, lorsque le réparateur s'est finalement rendu sur place dans la soirée du lendemain, la frustration du locataire a atteint son paroxysme. Bien que le problème soit relativement simple - un tuyau d'évacuation d'air conditionné bouché - l'absence d'action initiale appropriée a entraîné une détérioration des relations du locataire avec l'entreprise. De plus, lorsque le locataire a appris qu'une révision du code civil en 2020 permettait des réductions de loyer en cas de panne d'équipement, il a exigé une réduction de loyer pendant deux jours jusqu'à ce que les réparations soient effectuées.

Propriétaire paniqué par des problèmes de chauffe-eau pendant les fêtes de fin d'année et du Nouvel An.

Cas de M. B (la cinquantaine, propriétaire de 10 appartements)

Le 31 décembre, pendant la période chargée de la fin d'année, M. B a reçu un appel de plusieurs locataires disant qu'ils n'avaient pas d'eau chaude. Il semble qu'il y ait eu un problème avec le système d'approvisionnement en eau chaude de l'immeuble, mais il a été difficile de trouver une entreprise de réparation en raison des vacances de fin d'année et du Nouvel An.

En fin de compte, les réparations n'ont pu être effectuées que le 4 janvier après les vacances du Nouvel An, laissant les résidents sans eau chaude pendant toute la durée des vacances du Nouvel An, et Mme B a dû supporter non seulement les frais de réparation, mais aussi le coût d'un bain public et d'un logement alternatif en guise d'excuses aux résidents, ce qui représentait une dépense imprévue. En outre, le retard dans la réaction à la situation a entraîné des réductions de loyer et des pénalités, et plusieurs locataires ont demandé la résiliation de leur bail.

Dommages importants causés par la détérioration des installations qui auraient pu être évités grâce à un regard professionnel

Etude de cas de M. C (60 ans, propriétaire de 15 appartements)

M. C. a toujours eu le souci de l'autogestion et visitait régulièrement ses immeubles, mais son manque de connaissances professionnelles lui faisait passer à côté de bruits anormaux et subtils provenant du chauffe-eau et de petits signes de détérioration de la tuyauterie. Un jour, un chauffe-eau du rez-de-chaussée s'est soudainement mis à fuir, provoquant des dégâts qui se sont propagés au magasin du rez-de-chaussée au milieu de la nuit.

Selon le diagnostic de l'entreprise de réparation, l'accident aurait pu être évité si une inspection professionnelle avait été effectuée au préalable. En conséquence, outre le coût du remplacement du chauffe-eau, M. C. a été contraint de payer un montant important de frais imprévus pour l'indemnisation de l'entreprise et les réparations intérieures de la boutique située au rez-de-chaussée. De plus, les relations avec les locataires de la boutique se sont détériorées et ceux-ci ont refusé de renouveler leur contrat, ce qui a causé des dommages secondaires.

Risques et limites de l'autogestion

Si l'autogestion présente l'avantage de réduire les coûts, les risques et limites suivants existent En particulier, les risques liés aux problèmes d'équipement peuvent avoir un impact important sur la rentabilité de la gestion locative.

Risque de réduction du loyer en cas de défaillance de l'équipement en raison des modifications apportées au code civil

Le code civil a été modifié en avril 2020 pour permettre une réduction du loyer en cas de défaillance de l'équipement dans un bien loué. Il s'agit d'un changement important car le loyer sera automatiquement réduit en fonction de l'importance de l'équipement défectueux, sans que le locataire n'ait à demander une réduction comme c'était le cas auparavant.

Par exemple, si un climatiseur tombe en panne au milieu de l'été, le locataire peut demander une réduction de loyer sur la base de la "valeur d'usage réduite". Selon les directives de l'Association japonaise de gestion des logements locatifs relatives à la réduction du loyer en cas de défaillance des pièces et équipements loués, une réduction maximale de 20 % du loyer est envisagée en cas de panne du climatiseur, et une réduction maximale de 30 % en cas de panne du chauffe-eau.

Une charge de temps réaliste pour l'autogestion

Outre la gestion des problèmes d'équipement, les propriétaires en autogestion doivent également s'acquitter eux-mêmes d'un large éventail de tâches, notamment

• l'inspection et l'entretien réguliers des bâtiments et des équipements
• répondre aux demandes des locataires 24 heures sur 24
• la liaison avec les différents entrepreneurs et l'exécution des réparations
• la réalisation des contrôles légaux et la tenue des registres
• la formulation de plans de renouvellement des équipements et la gestion du budget.

En particulier, le temps consacré à la résolution des problèmes d'équipement est imprévisible et peut avoir un impact significatif sur l'activité principale et la vie de famille. Pour les propriétaires de biens multiples, tels que les appartements, cette charge est doublée.

Besoin d'expertise et difficulté à prendre des décisions

Pour traiter correctement les pannes de climatisation et de chauffe-eau, les connaissances spécialisées suivantes sont nécessaires

• compréhension des caractéristiques de chaque type et modèle d'équipement
• capacité à identifier la cause de la panne et à juger de l'urgence de la situation
• Déterminer la méthode de réparation appropriée et le moment du remplacement
• Comprendre l'étendue de la responsabilité légale et des obligations de réparation
• juger de la rentabilité de la maintenance préventive et réactive.

Il est difficile pour les propriétaires autogérés de disposer de toutes ces connaissances spécialisées, ce qui augmente le risque de coûts de réparation excessifs dus à des erreurs de jugement et , inversement, le risque de problèmes de grande ampleur dus au report des réparations nécessaires.

Avantages spécifiques de l'externalisation vers une société de gestion

L'externalisation vers une société de gestion peut résoudre de nombreux problèmes liés aux problèmes d'équipement. Voici quelques avantages spécifiques

Système d'intervention d'urgence 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7

De nombreuses sociétés de gestion disposent de centres d'appel ouverts 24 heures sur 24 qui peuvent répondre rapidement aux problèmes d'équipement tard dans la nuit ou les jours fériés. Cela permet :

• Les sociétés de gestion reçoivent les premiers appels d'urgence des locataires
• une prise de décision appropriée et des instructions sur la nature du problème par un personnel spécialisé
• l'envoi rapide de réparateurs affiliés et la résolution du problème
• d'informer correctement le propriétaire de l'état d'avancement de l'intervention.

Par exemple, les propriétaires n'ont plus à faire face à des urgences qui affectent directement leur vie, comme des pannes de climatiseurs ou des fuites d'eau au milieu de la nuit. Le système d'assistance 24 heures sur 24 d'une société de gestion typique a pour effet d'accroître la satisfaction des locataires et de réduire considérablement le risque d'annulation.

Gestion préventive par un personnel spécialisé

Les sociétés de gestion disposent d'un personnel spécialisé dans les installations et peuvent assurer une gestion préventive, telle que

• Détection précoce des anomalies grâce à des inspections régulières des bâtiments et des équipements
• des propositions de renouvellement planifiées, tenant compte de la durée de vie utile de l'équipement
• la mise en œuvre appropriée des inspections statutaires et la tenue de registres
• la mise en œuvre d'une maintenance préventive pré-saisonnière.

Par exemple, les inspections et le nettoyage des climatiseurs avant la saison d'utilisation et les inspections régulières des chauffe-eau peuvent prévenir les pannes avant qu'elles ne se produisent. Cela réduit les coûts de réparation imprévus et facilite une planification financière systématique.

Gestion des risques juridiques et réduction des loyers

La société de gestion connaît les derniers amendements juridiques et les précédents judiciaires et peut apporter son soutien pour minimiser les risques juridiques :

• Décisions appropriées de réduction de loyer et traitement en cas de défaillance de l'équipement
• Propositions de mesures appropriées dans le cadre des obligations de réparation
• Communication appropriée avec les locataires pour prévenir les problèmes
• Enregistrement et gestion appropriés de l'historique des réparations

La révision du code civil en 2020 permet de réduire systématiquement les loyers en cas d'équipement défectueux, mais les sociétés de gestion connaissent bien le champ d'application et le taux de réduction. Cela leur permet de répondre de manière appropriée aux demandes de réductions de loyer excessives.

Un réseau de réparateurs fiables

La société de gestion dispose d'un réseau de réparateurs fiables, basé sur une longue expérience :

• Les entreprises partenaires peuvent ainsi réagir rapidement dans les situations d'urgence.
• Maîtrise des coûts grâce à des réparations effectuées à des prix raisonnables
• Garantie de la qualité des réparations et suivi en cas de défaillance
• Sélection d'entrepreneurs connaissant les caractéristiques locales

Avec l'autogestion, il est difficile de trouver des entrepreneurs fiables et les coûts de réparation risquent d'être élevés. En revanche, en utilisant le réseau d'entrepreneurs de la société de gestion, des réparations de qualité peuvent être effectuées à des prix raisonnables.

Économies et rentabilité

À première vue, les coûts de gestion externalisée peuvent sembler être un coût supplémentaire, mais les économies suivantes peuvent être réalisées à long terme

Les coûts de gestion externalisée sont généralement de l'ordre de 3 à 5 % des revenus locatifs, mais si l'on tient compte des économies décrites ci-dessus, il s'agit d' une dépense dont le retour sur investissement est élevé en termes réels.

Points clés dans le choix d'une société de gestion

Le choix de la bonne société de gestion est directement lié à la qualité de la réponse apportée aux problèmes d'équipement. Les points suivants vous aideront à choisir une société de gestion fiable :

Vérifiez le système de gestion des problèmes d'équipement.

• Disponibilité d'un centre d'appel 24 heures sur 24
• Flux d'intervention d'urgence et temps de réponse moyen
• Qualité et nombre d'entreprises de réparation affiliées
• Disponibilité d'un personnel spécialisé dans les installations.

Le système d'intervention pendant la nuit et les jours fériés est particulièrement important. Il est conseillé de demander des exemples précis de réponses réelles.

Transparence et détails des frais de gestion

Le détail des frais d'externalisation varie d'une société de gestion à l'autre. Veillez à ce que les points suivants soient clairement indiqués

• Services inclus dans la commission de gestion de base
• les services qui entraînent des coûts distincts et leur structure tarifaire
• les taux de commission de la société de gestion pour les travaux de réparation
• l'existence ou non d'une commission de renouvellement du contrat et son montant.

Le taux général du marché pour les frais de gestion est d'environ 3 à 5 % des revenus locatifs, mais il est important de comparer soigneusement les services inclus.

Vérifiez leurs antécédents et les cas qu'ils ont traités

Pour déterminer si une société de gestion est fiable, il est conseillé de vérifier les points suivants

• Nombre d'années d'expérience et nombre d'unités gérées
• Antécédents en matière de gestion d'immeubles de taille et de type similaires
• Exemples de problèmes antérieurs concernant les installations et la manière dont ils ont été résolus
• les antécédents en matière de satisfaction des locataires et de traitement de leurs plaintes.

Vous pouvez notamment juger de la capacité de la société de gestion à résoudre les problèmes en lui demandant plusieurs exemples précis de la manière dont elle a traité les problèmes liés aux installations.

Évaluer la qualité de la communication

La qualité de la communication est importante pour une bonne relation de gestion :

• la politesse et l'expertise de la personne responsable
• Le contenu et la fréquence des rapports réguliers
• Capacité à faire des suggestions et à fournir des informations au propriétaire
• Système de communication d'urgence et rapidité des rapports

La compatibilité avec le responsable est particulièrement importante et il est conseillé de juger ses compétences en matière de communication par la rapidité et la précision de ses réponses aux questions et par la clarté de ses explications des termes techniques.

Résumé : l'externalisation auprès d'une société de gestion est un investissement sûr dans la gestion locative

Nous avons expliqué les limites de l'autogestion et les avantages de la sous-traitance à une société de gestion, en mettant l'accent sur les problèmes liés aux climatiseurs, aux chauffe-eau et à d'autres équipements. Nous en résumons ici les points essentiels :

• Limites de l'autogestion : l'autogestion présente diverses limites, telles que la difficulté de répondre à des problèmes d' équipement 24 heures sur 24, les erreurs de jugement dues au manque de connaissances spécialisées et la difficulté de sélectionner les bons contractants.
• Risques juridiques accrus : la révision du code civil en 2020 clarifie la réduction du loyer en cas d'équipement défectueux, ce qui accroît les risques pour les propriétaires en autogestion.
• Avantages de l'externalisation auprès d'une société de gestion : les avantages sont nombreux, tels qu'un système de réponse 24 heures sur 24 , le soutien de connaissances spécialisées, la gestion des risques juridiques et l'utilisation d'un réseau d'entrepreneurs de qualité.
• Rentabilité : les frais de gestion, qui représentent environ 3 à 5 % des revenus locatifs , valent bien l'investissement, compte tenu de la réduction des coûts de traitement des problèmes, de la réduction des coûts de réparation grâce à l'entretien préventif et de la réduction du risque d'inoccupation grâce à l'amélioration de la satisfaction des locataires.

Passer de l'autogestion à la gestion externalisée n'est pas seulement une augmentation des coûts, mais un investissement dans une gestion locative sûre. La valeur est encore plus grande, surtout si l'on considère la réponse aux problèmes liés aux équipements tels que les climatiseurs et les chauffe-eau. La mise en place d'un système de gestion professionnel et fiable vous donne plus de temps pour vous concentrer sur une gestion locative plus stratégique.

Questions fréquemment posées

Q1 : Si je fais appel à une société de gestion, celle-ci s'occupera-t-elle de tous les problèmes d'équipement ?

R : En principe , la société de gestion s'occupera de tous les problèmes liés aux équipements fixés au bâtiment, tels que les climatiseurs et les chauffe-eau. Toutefois, dans le cas d'équipements installés par les locataires eux-mêmes, ou si la panne est due à une faute intentionnelle ou à une négligence, le locataire peut être responsable du coût de l'équipement. Il est recommandé de clarifier l'étendue de l'intervention au moment de la signature du contrat.

Q2 : Quels sont les frais de gestion habituels en pourcentage des revenus locatifs ?

R : Les frais de gestion externalisée sont généralement de l'ordre de 3 à 5 % des revenus locatifs. Cependant, les services inclus varient d'une société de gestion à l'autre. Il est donc important de prendre en compte non seulement le taux simple, mais aussi la qualité et la gamme des services fournis. Vérifiez en particulier l'étendue du service 24 heures sur 24 et le dépannage des équipements.

Q3 : Quelle est la fréquence des contrôles obligatoires ?

R : Il existe plusieurs inspections réglementaires pour les immeubles locatifs , chacune ayant une fréquence définie. Par exemple, les inspections des équipements de lutte contre l'incendie sont généralement effectuées deux fois par an, les inspections simples de l'approvisionnement en eau privée une fois par an et les inspections régulières de l'équipement du bâtiment une fois par an. Si vous faites appel à une société de gestion, celle-ci peut s'occuper de tout, de la programmation à la mise en œuvre et à la soumission des rapports pour ces inspections statutaires en votre nom, ce qui réduit considérablement le fardeau de la conformité aux lois et règlements.

Q4 : Comment passer de l'autogestion à la gestion externalisée ?

R : Le passage à la gestion déléguée est relativement simple. Tout d'abord, vous signez un contrat de gestion avec la société de gestion, vous informez les locataires, vous changez l'adresse de transfert des loyers et vous reprenez les clés et les plans du bien. De nombreuses sociétés de gestion vous assisteront dans ces démarches et nous vous recommandons de les consulter pour connaître le calendrier et les détails du processus de transition.

Q5 : Les frais de réparation des installations sont-ils inclus dans la commission de gestion ?

R : Normalement, la commission de gestion de base ne comprend pas les frais de réparation des équipements. Si des réparations s'avèrent nécessaires, la société de gestion fournira un devis et les réparations ne seront effectuées qu'avec l'accord du propriétaire. Cependant, certaines sociétés de gestion proposent un "service de réparation mineure" pour les petites réparations (par exemple, moins de 10 000-20 000 JPY) sans notification préalable au propriétaire. Il est important de clarifier ces conditions avant de signer un contrat.

Informations de référence

• Association japonaise de gestion des logements locatifs, "Guidelines for Rent Reduction Due to Faults in Rental Rooms and Facilities".
• Ministère du territoire, des infrastructures, des transports et du tourisme, "Guidelines for Rental Housing Management Services".
• Contrat type de gestion des logements locatifs

En matière de gestion locative, il est très important d'améliorer la satisfaction des locataires et de maintenir la valeur des biens. Les problèmes liés aux équipements tels que les climatiseurs et les chauffe-eau sont inévitables, mais s'ils sont traités par des professionnels de manière appropriée, ils ne se transformeront pas en problèmes majeurs. Si vous sentez les limites de l'autogestion ou si vous êtes inquiet à l'idée de devoir faire face à des problèmes d'équipement, vous pouvez envisager de confier la gestion de votre immeuble à une société de gestion.

INA&Associates offre des services de gestion complets, y compris la gestion des problèmes d'équipement, et est équipé d'un système d'intervention d'urgence 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour protéger vos biens de valeur et contribuer à la satisfaction des locataires. N'hésitez pas à nous contacter pour une consultation gratuite. Nous vous aiderons à gérer votre bien locatif en toute sérénité.