Les 10 défis de gestion immobilière et comment les surmonter

En matière de gestion immobilière, l'acquisition d'un bien n'est qu'un début. Le véritable succès dépend du travail de gestion qui suit. Cependant, la réalité est que de nombreux propriétaires sont confrontés à une variété de problèmes au cours du processus de gestion, ce qui entraîne une détérioration des revenus et un fardeau psychologique.

Les opérations de gestion présentent un large éventail de défis, tels que les arriérés de loyer, les problèmes entre locataires, les pannes d'équipement et le règlement des frais de remise en état. Si ces problèmes sont traités sans les connaissances et les contre-mesures appropriées, ils peuvent se prolonger et, en fin de compte, nuire considérablement à la rentabilité de l'ensemble de l'activité locative.

Cet article détaille dix problèmes de gestion auxquels les propriétaires immobiliers sont sujets et comment les prévenir, sur la base de notre expérience de travail sur un grand nombre de cas de gestion immobilière. Armé de ces connaissances, vous serez en mesure de prévenir les problèmes avant qu'ils ne surviennent et d'assurer une gestion locative stable.

Les dix principaux problèmes de gestion rencontrés par les propriétaires

1. les arriérés de loyer

Les arriérés de loyer sont l'un des problèmes les plus graves de la gestion locative. Une situation où les locataires ne paient pas leur loyer à temps a un impact direct sur la trésorerie du propriétaire.

Les causes des arriérés sont diverses et peuvent aller du simple oubli de paiement à une variété d'autres facteurs, tels que la détérioration de la situation financière du locataire, le chômage ou la maladie. L'essentiel est de réagir rapidement et de manière appropriée en cas d'impayés.

Dans un premier temps, il est efficace d'effectuer des rappels téléphoniques ou écrits et d'établir un plan de paiement par le biais d'un dialogue avec le locataire. Cependant, si le locataire ne répond pas aux rappels ou si les arriérés se transforment en arriérés à long terme, il peut être nécessaire de contacter le garant conjoint, de facturer la société de garantie et éventuellement d'envisager une action en justice.

2. problèmes de bruit et de comportement entre locataires

Les problèmes de bruit sont l'une des plaintes les plus fréquentes en matière de gestion locative. En particulier, les plaintes concernant le bruit en semaine sont en augmentation depuis la généralisation du télétravail suite à la nouvelle infection par le coronavirus.

Les causes du bruit sont multiples. Les exemples typiques sont les bruits de pas provenant de l'étage supérieur, les vibrations des machines à laver, le volume des téléviseurs et des appareils audio, les conversations et le son des instruments de musique. Le non-respect des règles relatives à l'élimination des déchets, le fait de laisser des effets personnels dans les parties communes et les odeurs inhabituelles peuvent également être à l'origine de problèmes entre les locataires.

Ces problèmes peuvent facilement se transformer en conflits émotionnels entre les parties concernées et, s'ils ne sont pas réglés, peuvent entraîner le départ de bons locataires. Il est important que le gestionnaire vérifie les faits d'un point de vue neutre, écoute les arguments des deux parties et propose ensuite des solutions appropriées.

3. pannes/défauts des équipements

Les pannes d'équipement dans les immeubles locatifs affectent directement la vie des locataires et nécessitent une réponse rapide. Les problèmes d'approvisionnement en eau sont particulièrement urgents, et tout retard dans leur résolution peut entraîner une augmentation des dégâts et du mécontentement des locataires.

Les pannes d'équipement les plus courantes sont les suivantes Les dysfonctionnements des climatiseurs au niveau des fonctions de chauffage et de refroidissement, les arrêts d'approvisionnement en eau chaude dus à des dysfonctionnements des chauffe-eau, les toilettes qui ne tirent pas la chasse d'eau, les drains bouchés, les fuites au plafond et les fuites d'eau à l'étage du dessus.

Ces défaillances peuvent être causées par divers facteurs, notamment la détérioration due à l'âge, les problèmes liés à l'utilisation des équipements par les locataires, l'absence d'inspections régulières et la mauvaise exécution des travaux lors de l'installation des équipements. L'important est de comprendre la cause exacte de la panne et de clarifier les responsabilités. Les pannes dues à la détérioration due à l'âge sont généralement à la charge du propriétaire, tandis que celles causées par la négligence du locataire sont généralement à la charge de ce dernier.

4. règlement des frais de remise en état

Le règlement des frais de remise en état au moment du déménagement est l'un des problèmes les plus complexes et les plus difficiles à résoudre en matière de gestion locative. Le document "Troubles and Guidelines Concerning Restoration to the Original Condition" du ministère de l'aménagement du territoire, des infrastructures, des transports et du tourisme définit la remise en état comme "la réparation de l'usure causée par l'utilisation intentionnelle ou négligente du locataire, le manquement à son devoir de diligence ou toute autre utilisation dépassant l'usage normal".

Il est important de noter que la remise en état ne signifie pas "remettre le bien dans l'état où il se trouvait lorsque le preneur l'a loué". Le coût de la réparation de l'usure due à l'âge et à l'usage normal est considéré comme inclus dans le loyer.

5. détention non autorisée d'animaux domestiques et rupture de contrat

La détention non autorisée d'animaux domestiques dans des propriétés où ils sont interdits est un exemple typique de rupture de contrat. Si elle est découverte trop tard, elle peut entraîner divers problèmes, tels que des plaintes de la part des voisins, des dommages au bâtiment et des frais de remise en état accrus après le déménagement.

En cas de découverte d'une détention non autorisée, les mesures à prendre sont progressives. Tout d'abord, le contrat est vérifié, les faits sont examinés et le locataire est informé par écrit de la violation du contrat. Le locataire est alors invité à se débarrasser de l'animal ou à déménager.

Cependant, il est souvent difficile de résilier immédiatement le contrat et il est plus pratique de chercher une solution en discutant avec le locataire. Dans certains cas, il est important d'envisager des solutions constructives, telles que la proposition d'un changement de résidence pour une propriété acceptant les animaux de compagnie.

6. L'inoccupation prolongée

La vacance prolongée est un problème sérieux qui affecte directement la rentabilité des opérations de location. Pendant les périodes de vacance, les revenus locatifs sont nuls, tandis que les coûts fixes (par exemple, les remboursements de prêts, les frais de gestion, les fonds de réserve pour les réparations, l'impôt foncier) continuent à s'accumuler.

Les causes d'une vacance prolongée sont nombreuses. Il peut s'agir d'une fixation inappropriée du loyer, de l'emplacement du bien, de l'âge du bâtiment, de l'obsolescence des installations, de l'augmentation du nombre de biens immobiliers concurrents et du manque de capacité de vente de la société de gestion.

Les mesures efficaces de lutte contre l'inoccupation consistent à fixer des loyers appropriés sur la base d'une étude de marché, à améliorer l'attractivité des biens (rénovation, modernisation des installations), à faire de la publicité proactive et à établir de bonnes relations avec les courtiers.

7. vétusté des bâtiments et réparations

La vétusté des bâtiments est un problème inévitable, mais un plan de réparation approprié peut éviter des dommages importants. En particulier, les fuites et les infiltrations d'eau de pluie peuvent causer plus de dégâts et augmenter considérablement les coûts de réparation si elles sont détectées trop tard.

Des inspections régulières des bâtiments, l'élaboration de plans de réparation à long terme et la constitution d'un fonds de réserve pour les réparations sont essentielles pour planifier les réparations. La prise en compte des locataires pendant les travaux de réparation et les réductions de loyer dues aux travaux de construction sont également des facteurs importants.

8. les décès de personnes seules et la transformation de biens immobiliers en biens accidentels

Les décès de personnes seules dans les propriétés louées sont en augmentation avec le vieillissement de la population. En cas de décès d'une personne seule, le bien immobilier devient un bien accidentel avec des défauts psychologiques et le locataire est tenu d'informer la police lorsqu'il recrute le locataire suivant.

Les mesures à prendre en cas de décès d'une personne seule consistent à avertir la police, à informer les héritiers et les garants, à faire appel à une entreprise de nettoyage spéciale et à effectuer des travaux de remise en état. Les frais de remise en état peuvent en principe être mis à la charge des héritiers ou des garants solidaires, mais ils peuvent être supportés par le propriétaire en cas de renonciation à l'héritage.

9. faillite de la société de gestion

Si la société de gestion avec laquelle le contrat de sous-location a été conclu fait faillite, un certain nombre de problèmes peuvent survenir, notamment la suspension des revenus locatifs, l'impossibilité d'encaisser les dépôts de garantie et le pas-de-porte, et la sélection d'une nouvelle société de gestion.

Lors de la sélection d'une société de gestion, il est important de vérifier sa situation financière, d'étudier ses antécédents et d'examiner en détail les clauses du contrat. Il est également possible de réduire les risques en répartissant le contrat entre plusieurs sociétés de gestion.

10. problèmes de voisinage

Les propriétaires peuvent également être tenus de régler les problèmes qui surviennent en dehors des locaux de la propriété louée. Le stationnement non autorisé, les conflits de voisinage et l'impact du bruit sur le quartier en sont des exemples typiques.

Ces problèmes doivent être traités avec soin car ils peuvent affecter les relations avec la communauté locale. Si nécessaire, il est également important de consulter des spécialistes tels que des avocats ou des géomètres.

Cinq mesures préventives pour éviter les problèmes

1. choisir une société de gestion fiable

L'externalisation auprès d'une société de gestion et l'autogestion présentent chacune des avantages et des inconvénients. Pour faire le bon choix, il est important de comprendre les caractéristiques de l'une et de l'autre.

Les facteurs clés permettant d'identifier une bonne société de gestion sont le taux d'occupation des biens gérés (95 % ou plus à titre indicatif), l'importance du nombre d'unités gérées (10 000 ou plus est souhaitable), la rapidité de réaction aux problèmes, la solidité de la situation financière ainsi que l'expertise et la réactivité du personnel en charge.

2. clarification et explication minutieuse des détails du contrat

De nombreux problèmes sont dus à un manque d'explication ou de compréhension au moment de la conclusion du contrat. Il est important d'inclure dans le contrat des informations spécifiques sur les éléments interdits, des clauses spéciales sur la restauration de l'état d'origine, la manière de traiter les pannes d'équipement, les questions à prendre en compte dans le voisinage, etc.

En particulier, lors d'une explication informatique (explication en ligne des questions importantes), il est difficile de s'assurer du niveau de compréhension de l'autre partie ; il est donc nécessaire de prévoir suffisamment de temps pour une session de questions et réponses et de confirmer les questions importantes à plusieurs reprises.

3. sélectionner de bons locataires

La sélection des locataires est le processus le plus important pour prévenir les problèmes futurs. Il est nécessaire de procéder à un jugement global, qui ne porte pas seulement sur les revenus, mais aussi sur le caractère et l'attitude à l'égard de la vie.

Les critères de sélection comprennent des revenus stables (au moins trois fois le montant du loyer mensuel), la stabilité de l'employeur, l'historique des locations, les ressources financières du garant, ainsi que l'impression et l'attitude du locataire au cours de l'entretien. Dans le cas des locataires étrangers, il est particulièrement important de fournir une explication qui tienne compte des différences culturelles et coutumières.

4. inspection et entretien réguliers des biens immobiliers

Une détection précoce de la détérioration du bâtiment et un entretien approprié peuvent permettre d'éviter des réparations importantes. Des inspections régulières permettent de vérifier la présence de fissures dans les murs extérieurs, l'état de la toiture, le fonctionnement des systèmes d'approvisionnement en eau et d'évacuation des eaux usées, ainsi que la propreté des parties communes.

L'élaboration d'un plan de réparation à long terme permet de prévoir le calendrier et le coût des futurs travaux de réparation nécessaires et de planifier les préparatifs financiers.

5. une bonne communication avec les locataires

Une communication régulière avec les locataires permet de détecter rapidement les problèmes et de les résoudre à l'amiable. Il est important d'entretenir de bonnes relations avec les locataires en réalisant des questionnaires environ une fois par an, en envoyant des cartes de vœux saisonnières et en établissant un système de contact en cas d'urgence.

En outre, en répondant rapidement et sincèrement aux demandes et aux plaintes des locataires, vous pouvez établir une relation de confiance qui peut déboucher sur une location à long terme.

Conclusion.

La clé de la réussite en matière de gestion immobilière réside dans la mise en œuvre de pratiques de gestion adéquates. Les dix problèmes décrits dans cet article sont des problèmes auxquels de nombreux propriétaires peuvent être confrontés, mais avec les connaissances et les mesures adéquates, beaucoup d'entre eux peuvent être évités.

L'essentiel n'est pas de craindre les problèmes, mais de les prévoir à l'avance et de prendre les préparatifs et les mesures qui s'imposent. Si vous rencontrez des problèmes difficiles à résoudre seul, il est important de consulter un spécialiste ou une société de gestion de confiance.

Chez INA&Associates, nous soutenons la réussite des propriétaires en plaçant le capital humain et la confiance au cœur de notre gestion. Si vous avez des problèmes avec vos opérations de gestion, n'hésitez pas à nous contacter. Grâce à notre expertise et à notre expérience, nous contribuerons au succès de votre gestion immobilière.

Questions fréquemment posées

Q1 : Quand dois-je commencer à exiger des arriérés de loyer ?

R1 : Il est important de commencer à exiger le paiement des loyers dès qu'ils sont dus. Commencez par un premier appel téléphonique et soyez poli, car il est possible que le locataire ait oublié de payer ; si le paiement n'est pas reçu dans un délai d'une semaine, un rappel écrit formel doit être envoyé. Une action précoce peut éviter des arriérés prolongés.

Q2 : Que dois-je faire s'il est difficile de faire la part des choses entre les dégradations dues à l'âge et la négligence du locataire lors de la remise en état du bien ?

R2 : La règle de base est de se référer aux "problèmes et directives concernant la remise en état d'origine" du ministère de l'aménagement du territoire, des infrastructures, des transports et du tourisme pour prendre une décision. S'il est difficile d'en juger, nous examinerons en détail le dossier photographique au moment de l'occupation, le nombre d'années d'utilisation et la jurisprudence dans des cas similaires. Si nécessaire, nous recommandons de consulter un expert immobilier ou un avocat.

Q3 : Je souhaite changer de société de gestion.

R3 : Lors d'un changement de société de gestion, il est nécessaire de confirmer le contenu du contrat actuel, d'informer les locataires à l'avance, de reprendre les dépôts tels que les dépôts de garantie et le pas-de-porte, et de transférer l'historique des réparations et les informations relatives aux locataires. En outre, il convient de réfléchir au moment du changement afin de minimiser l'impact sur les locataires, et le contrat avec la nouvelle société de gestion doit être examiné en détail avant d'être mis en œuvre.

Q4 : Je veux essayer l'autogestion, par où commencer ?

R4 : Avant de commencer la gestion indépendante, il est important de se familiariser avec les connaissances juridiques relatives à la gestion des biens locatifs, de savoir comment recruter des locataires et comment gérer les problèmes. Vous devrez également mettre en place un système de réponse 24 heures sur 24, établir des relations avec les entreprises de réparation et introduire des outils de gestion appropriés. Il est recommandé de procéder à une transition par étapes et d'élargir le champ de la gestion au fur et à mesure que vous acquérez de l'expérience.

Q5 : J'ai une plainte concernant le bruit. Puis-je laisser les parties régler le problème entre elles ?

R5 : Nous ne recommandons pas que les problèmes de bruit soient résolus entre les parties concernées. Cela peut conduire à une confrontation émotionnelle qui risque d'aggraver le problème. Il est important que le responsable vérifie les faits d'un point de vue neutre, écoute les arguments des deux parties et propose une solution appropriée. Si nécessaire, il peut envisager de consulter un spécialiste.