Cómo evitar los 10 problemas comunes en la gestión de propiedades

En la gestión inmobiliaria, la adquisición de un inmueble es sólo el principio. El verdadero éxito depende del trabajo de gestión que sigue. Sin embargo, la realidad es que muchos propietarios se enfrentan a diversos problemas durante el proceso de gestión, lo que se traduce en un deterioro de la rentabilidad y una carga psicológica.

En las operaciones de gestión existe una amplia gama de retos, como los retrasos en el pago de los alquileres, los problemas entre inquilinos, las averías de los equipos y la liquidación de los gastos de restauración. Si estos problemas se afrontan sin los conocimientos y las contramedidas adecuadas, pueden prolongarse y, en última instancia, mermar considerablemente la rentabilidad del negocio general de alquiler.

En este artículo se detallan diez problemas de gestión a los que son propensos los propietarios y cómo prevenirlos, basándonos en nuestra experiencia de trabajo en un gran número de casos de gestión inmobiliaria. Armado con estos conocimientos, podrá prevenir los problemas antes de que se produzcan y lograr una gestión estable del alquiler.

Los diez principales problemas de gestión a los que se enfrentan los propietarios

1. retrasos en el pago del alquiler

Los retrasos en el pago de los alquileres son uno de los problemas más graves de la gestión de alquileres. Una situación en la que los inquilinos no pagan el alquiler a tiempo tiene un impacto directo en la tesorería del propietario.

Las causas de los atrasos son diversas y pueden ir desde el simple olvido del pago hasta una variedad de otros factores, como el deterioro de la situación financiera del inquilino, el desempleo o la enfermedad. La clave está en responder rápida y adecuadamente cuando se producen retrasos.

En las fases iniciales, es eficaz hacer recordatorios telefónicos o por escrito y establecer un plan de pagos mediante el diálogo con el inquilino. Sin embargo, si el inquilino no responde a los recordatorios o si los atrasos se convierten en atrasos de larga duración, puede ser necesario ponerse en contacto con el garante solidario, cobrar a la empresa de garantía y, eventualmente, considerar la posibilidad de emprender acciones legales.

2. problemas de ruido y modales entre inquilinos

Los problemas de ruido son una de las quejas más frecuentes en la gestión de alquileres. En particular, las quejas por ruido durante los días laborables han ido en aumento desde que se extendió el teletrabajo a raíz de la nueva infección por coronavirus.

Las causas del ruido son múltiples. Algunos ejemplos típicos son las pisadas del piso de arriba, las lavadoras que vibran, el volumen de la televisión y los equipos de audio, las conversaciones y el sonido de los instrumentos musicales que se tocan. El incumplimiento de las normas sobre eliminación de residuos, el abandono de objetos personales en las zonas comunes y los olores extraños también pueden causar problemas entre los inquilinos.

Estos problemas pueden derivar fácilmente en conflictos emocionales entre las partes implicadas y, si no se controlan, pueden provocar la marcha de buenos inquilinos. Es importante que el gestor verifique los hechos desde un punto de vista neutral, escuche los argumentos de ambas partes y ofrezca después soluciones adecuadas.

3. averías/defectos del equipamiento

Las averías en los equipos de las viviendas de alquiler afectan directamente a la vida de los inquilinos y requieren una respuesta rápida. Los problemas con el suministro de agua son especialmente urgentes, y los retrasos en solucionarlos pueden provocar un aumento de los daños y la insatisfacción de los inquilinos.

Las averías típicas de los equipos incluyen Averías del aire acondicionado con las funciones de calefacción y refrigeración, cortes en el suministro de agua caliente por averías del calentador de agua, inodoros que no tiran de la cadena, desagües atascados, fugas por el techo y fugas de agua por el piso de arriba.

Estas averías pueden deberse a diversos factores, como el deterioro por la edad, problemas con la forma en que los inquilinos utilizan los equipos, falta de inspecciones periódicas y mano de obra deficiente cuando se instalan los equipos. Lo importante es comprender la causa exacta de la avería y aclarar dónde recae la responsabilidad. Las averías debidas al deterioro por el paso del tiempo suelen correr a cargo del propietario, mientras que las causadas por la negligencia del inquilino suelen serlo de éste.

4. liquidación de los costes de restauración

El problema de los gastos de restauración en el momento de la mudanza es una de las cuestiones más complejas y difíciles de resolver en la gestión de alquileres. El documento del Ministerio de Territorio, Infraestructuras, Transporte y Turismo "Problemas y directrices relativos a la restauración del estado original" define la restauración del estado original como "la restauración del desgaste causado por el uso intencionado o negligente por parte del arrendatario, el incumplimiento del deber de diligencia u otro uso que exceda del uso normal".

Lo importante es que restauración no significa "devolver el bien al estado en que se encontraba cuando el arrendatario lo alquiló". El coste de reparar el desgaste debido a la antigüedad y al uso normal se considera incluido en el alquiler.

5. tenencia no autorizada de animales de compañía e incumplimiento de contrato

La tenencia no autorizada de animales de compañía en inmuebles en los que está prohibida es un ejemplo típico de incumplimiento de contrato. Si se descubre demasiado tarde, puede acarrear diversos problemas, como quejas de los vecinos, daños al edificio y mayores costes de restauración tras la mudanza.

Cuando se descubre una tenencia no autorizada, hay que actuar paso a paso. En primer lugar, se comprueba el contrato, se investigan los hechos y se notifica por escrito al inquilino el incumplimiento del contrato. A continuación, se pedirá al inquilino que se deshaga del animal o se mude.

Sin embargo, a menudo es difícil rescindir inmediatamente el contrato y resulta práctico buscar una solución mediante conversaciones con el inquilino. En algunos casos, es importante considerar soluciones constructivas, como proponer un cambio de residencia a una propiedad que admita mascotas.

6. desocupación prolongada

La desocupación prolongada es un problema grave que afecta directamente a la rentabilidad de las operaciones de alquiler. Durante los periodos de desocupación, los ingresos por alquiler son nulos, mientras que los costes fijos (por ejemplo, amortización de préstamos, gastos de gestión, fondos de reserva para reparaciones, impuesto sobre bienes inmuebles) siguen acumulándose.

Las causas de la desocupación prolongada son muy diversas. Entre ellas pueden estar la fijación inadecuada del alquiler, la ubicación del inmueble, la antigüedad del edificio, la obsolescencia de las instalaciones, el aumento del número de inmuebles competidores y la falta de capacidad de venta de la empresa gestora.

Entre las medidas eficaces para contrarrestar la desocupación se incluyen la fijación de alquileres adecuados basados en estudios de mercado, la mejora del atractivo de los inmuebles (renovación, actualización de las instalaciones), la publicidad proactiva y el establecimiento de buenas relaciones con los intermediarios.

7. deterioro y reparaciones de edificios

El deterioro de los edificios es un problema inevitable, pero un plan de reparación adecuado puede evitar daños mayores. En particular, las goteras y las filtraciones de agua de lluvia pueden causar más daños y aumentar considerablemente los costes de reparación si se detectan demasiado tarde.

Las inspecciones periódicas del edificio, la formulación de planes de reparación a largo plazo y la constitución de un fondo de reserva para reparaciones son esenciales para planificar las reparaciones. La consideración de los inquilinos durante las obras de reparación y las reducciones de alquiler debidas a las obras también son factores importantes.

8. las muertes en solitario y la conversión de propiedades en accidentales

Las muertes en solitario en viviendas de alquiler están aumentando con el envejecimiento de la población. Si se produce una muerte en solitario, la vivienda se convierte en propiedad accidental con defectos psicológicos y el inquilino está obligado a avisar a la policía cuando contrate al siguiente inquilino.

La respuesta a una muerte en solitario incluye la notificación a la policía, la información a los herederos y avalistas, la contratación de una empresa de limpieza especial y la realización de trabajos de restauración. Básicamente, los gastos de restauración pueden correr a cargo de los herederos o garantes solidarios, pero pueden ser sufragados por el propietario si renuncia a la herencia.

9. quiebra de la empresa gestora

Si la empresa de gestión con la que se ha celebrado el contrato de subarriendo quiebra, pueden surgir una serie de problemas, como la suspensión de los ingresos por alquiler, la imposibilidad de cobrar los depósitos de seguridad y el dinero de las llaves, y la selección de una nueva empresa de gestión.

A la hora de seleccionar una empresa de gestión, es importante comprobar su situación financiera, investigar su historial y examinar detalladamente los pormenores del contrato. También es posible reducir el riesgo repartiendo el contrato entre varias empresas de gestión.

10. problemas con los vecinos

Los propietarios también pueden tener que ocuparse de los problemas que surjan fuera de las instalaciones de la vivienda de alquiler. El aparcamiento no autorizado, las disputas por los límites y el impacto del ruido en el vecindario son ejemplos típicos.

Estos problemas deben tratarse con cuidado, ya que pueden afectar a las relaciones con la comunidad local. Si es necesario, también es importante consultar a especialistas como abogados o topógrafos.

Cinco medidas preventivas para evitar problemas

1. seleccionar una empresa de gestión fiable

La externalización a una empresa de gestión y la autogestión tienen cada una sus ventajas e inconvenientes. Para elegir correctamente, es importante conocer las características de ambas.

Los factores clave para identificar una buena empresa de gestión son el índice de ocupación de las propiedades gestionadas (95% o más como orientación), el tamaño del número de unidades gestionadas (10.000 o más es lo deseable), la rapidez de respuesta a los problemas, la solidez de la situación financiera y la experiencia y capacidad de respuesta del personal a cargo.

2. aclaración y explicación minuciosa de los detalles del contrato

Muchos problemas se deben a la falta de explicación o comprensión en el momento de la contratación. Es importante incluir en el contrato información específica sobre elementos prohibidos, cláusulas especiales sobre restauración al estado original, cómo tratar las averías de los equipos, cuestiones que deben tenerse en cuenta en la vecindad, etc.

En particular, cuando se lleva a cabo una explicación informática (explicación en línea de asuntos importantes), es difícil determinar el nivel de comprensión de la otra parte, por lo que es necesario prever tiempo suficiente para una sesión de preguntas y respuestas y confirmar los asuntos importantes más de una vez.

3. selección de buenos inquilinos

La selección de inquilinos es el proceso más importante para evitar problemas futuros. Es necesario hacer un juicio exhaustivo, que incluya no sólo los ingresos, sino también el carácter y la actitud ante la vida.

Los puntos de selección incluyen unos ingresos estables (al menos tres veces el alquiler mensual), la estabilidad del empleador, el historial de alquileres anteriores, los recursos financieros del avalista y la impresión y actitud del inquilino durante la entrevista. En el caso de inquilinos extranjeros, es especialmente importante dar una explicación que tenga en cuenta las diferencias culturales y de costumbres.

4. inspecciones y mantenimiento periódicos del inmueble

La detección precoz del deterioro del edificio y un mantenimiento adecuado pueden ayudar a evitar reparaciones importantes. Las inspecciones periódicas comprueban la existencia de grietas en las paredes exteriores, el estado del tejado, el funcionamiento de los sistemas de suministro de agua y desagüe y la limpieza de las zonas comunes.

La elaboración de un plan de reparaciones a largo plazo permite prever el calendario y el coste de las futuras reparaciones necesarias, así como realizar los preparativos financieros previstos.

5. buena comunicación con los inquilinos

La comunicación regular con los inquilinos permite detectar a tiempo los problemas y encontrar soluciones amistosas. Es importante mantener buenas relaciones con los inquilinos realizando cuestionarios a los inquilinos aproximadamente una vez al año, enviando tarjetas de felicitación estacionales y estableciendo un sistema de contacto en caso de emergencias.

Además, si se responde con prontitud y sinceridad a las peticiones y quejas de los inquilinos, se puede crear una relación de confianza, que puede conducir a un arrendamiento a largo plazo.

Conclusión.

La clave del éxito en la gestión inmobiliaria reside en la aplicación de prácticas de gestión adecuadas. Los diez casos problemáticos descritos en este artículo son problemas a los que pueden enfrentarse muchos propietarios, pero con los conocimientos y las medidas adecuadas, muchos de ellos pueden prevenirse.

La clave no está en temer los problemas, sino en preverlos con antelación y tomar las medidas y preparativos adecuados. Si tiene problemas difíciles de resolver por su cuenta, consultar a un especialista o a una empresa de gestión de confianza es una opción importante.

En INA&Associates, apoyamos el éxito de los propietarios situando el capital humano y la confianza en el centro de nuestra gestión. Si tiene algún problema con sus operaciones de gestión, no dude en ponerse en contacto con nosotros. Con nuestros conocimientos y experiencia, contribuiremos al éxito de su gestión inmobiliaria.

Preguntas más frecuentes

P1: ¿Cuándo debo empezar a reclamar los alquileres atrasados?

R1: Es importante empezar a exigir el pago del alquiler tan pronto como venza. Empiece con una llamada telefónica inicial y sea cortés en primer lugar, ya que es posible que el inquilino se haya olvidado de pagar; si no se recibe el pago en el plazo de una semana, debe enviarse un recordatorio formal por escrito. Una actuación temprana puede evitar retrasos prolongados.

P2: ¿Qué debo hacer si resulta difícil distinguir entre el deterioro causado por la edad y la negligencia del inquilino a la hora de devolver la vivienda a su estado original?

R2: La norma básica es consultar los "Problemas y directrices relativos a la restauración del estado original" del Ministerio de Territorio, Infraestructuras, Transporte y Turismo para tomar una decisión. Si resulta difícil juzgar, examinaremos exhaustivamente el registro fotográfico en el momento de la ocupación, el número de años de uso y la jurisprudencia en casos similares. Si es necesario, recomendamos consultar a un experto inmobiliario o a un abogado.

P3: Quiero cambiar de empresa de gestión.

R3: Al cambiar de empresa de gestión, es necesario confirmar el contenido del contrato actual, notificarlo a los inquilinos con antelación, hacerse cargo de los depósitos, como las fianzas y el dinero de las llaves, y transferir los historiales de reparaciones anteriores y la información sobre los inquilinos. Además, hay que considerar el momento del cambio para minimizar el impacto en los inquilinos, y revisar a fondo el contrato con la nueva empresa de gestión antes de aplicarlo.

P4: Quiero probar la autogestión, ¿cómo empiezo?

R4: Antes de empezar la gestión autónoma, es importante informarse sobre los conocimientos jurídicos de la gestión de propiedades de alquiler, cómo contratar inquilinos y cómo hacer frente a los problemas. También tendrá que establecer un sistema de respuesta 24 horas, entablar relaciones con empresas de reparaciones e introducir herramientas de gestión adecuadas. Se recomienda realizar la transición de las operaciones por etapas e ir ampliando el alcance de la gestión a medida que se adquiere experiencia.

P5: Tengo una queja por ruido, ¿puedo dejar que las partes la resuelvan entre ellas?

R5: No recomendamos que los problemas de ruido se resuelvan entre las partes implicadas. Puede dar lugar a un enfrentamiento emocional, lo que puede agravar el problema. Es importante que el gestor compruebe los hechos desde un punto de vista neutral, escuche los argumentos de ambas partes y ofrezca una solución adecuada. Si es necesario, considera la posibilidad de consultar a un especialista.