Comprendre les Frais de Gestion Immobilière : Définition et Détails Essentiels

Pour les propriétaires, les "frais de gestion immobilière " sont un terme générique désignant les coûts payés lorsqu'ils confient la gestion d'un bien locatif à une société de gestion professionnelle. Plus précisément, ce concept englobe à la fois les frais de gestion (commission de gestion) et les coûts réels d' entretien du bien (frais de nettoyage, frais d'inspection, etc.). En échange de cette commission, la société de gestion s'acquitte de tâches complexes telles que les relations avec les locataires et l'entretien de l'immeuble pour le compte du propriétaire.

Définition et structure générale des frais de gestion immobilière

Voyons tout d'abord la structure de base des frais de gestion immobilière. Les frais de gestion (management fees) désignent la part de rémunération de la gestion locative confiée à une société de gestion. Dans la plupart des cas, ils sont calculés en multipliant un certain pourcentage du revenu locatif mensuel (le taux du marché est d'environ 5 % ). Par exemple, si le revenu locatif total est de 800 000 yens par mois et que le taux de commission est de 5 %, les frais de gestion mensuels s'élèvent à environ 40 000 yens. Il convient également de noter que, dans de nombreux cas, ces revenus locatifs sont calculés en incluant non seulement le loyer, mais aussi les services communs et les frais de gestion (frais d'entretien des parties communes de l'immeuble, etc.) perçus auprès des locataires. La part des frais réels, quant à elle, correspond aux frais individuels engagés dans le cadre de la gestion de l'immeuble, et le propriétaire prend en charge les frais de nettoyage et de réparation, qui sont abordés ci-dessous, au cas par cas. En d'autres termes, il est préférable de comprendre que les frais de gestion immobilière se composent de "frais fixes + frais réels variables ".

Ventilation des frais de gestion immobilière : principaux postes et contenu

Les frais de gestion immobilière comprennent différents éléments. L'étendue de ce qui est inclus varie en fonction des détails du contrat de gestion, mais une ventilation typique des coûts de gestion comprend les dépenses suivantes

• Frais de nettoyage: nettoyage périodique des parties communes de l'immeuble et frais de nettoyage des chambres après le départ des locataires. Ces frais couvrent les coûts liés au maintien de la propreté de l'immeuble au quotidien, tels que le nettoyage des escaliers et des couloirs communs et la vérification de l'éclairage. En cas d'externalisation auprès d'une société de gestion, les paiements aux spécialistes du nettoyage peuvent être effectués collectivement par l'intermédiaire de la société de gestion.

• Frais d'inspection des équipements: il s'agit des frais liés aux inspections régulières des équipements de l'immeuble, comme l'entretien des ascenseurs et les inspections réglementaires des équipements de lutte contre l'incendie. Ces coûts sont essentiels au maintien de la sécurité et de la conformité, et sont programmés et commandés par la société de gestion à un entrepreneur spécialisé.

• Frais de réparation et d'entretien: il s'agit des frais de réparation de tout défaut du bâtiment ou de l'équipement. Il s'agit notamment de la réparation des fuites d'eau, du traitement des dysfonctionnements des chauffe-eau et des climatiseurs, et des coûts de rénovation pour remettre le bâtiment dans son état d'origine après le départ du locataire. Ces frais sont remboursés au cas par cas et, dans certains cas, les réparations importantes sont considérées comme des dépenses d'investissement.

• Frais de recrutement des locataires: il s'agit des frais de publicité et des frais d'agence pour le recrutement de nouveaux locataires. En général, une commission de 0,5 à 1 mois de loyer est payée à une agence immobilière pour placer un locataire dans une chambre vacante. Ces frais sont souvent à la charge du propriétaire et ne sont payés qu'une fois le contrat signé.

• Frais de renouvellement du contrat: ces frais sont encourus lors du renouvellement d'un contrat de location avec un locataire. Dans la plupart des cas, des frais administratifs de renouvellement d'environ 0,5 mois de loyer sont perçus auprès du propriétaire ou du locataire. Ces frais constituent une compensation pour la société de gestion qui effectue la procédure de renouvellement au nom du locataire.

• Autres frais: Outre les frais susmentionnés, d'autres frais mineurs sont nécessaires à la gestion immobilière, tels que les frais de timbres lors de la signature d'un contrat, le service d'intervention d'urgence 24 heures sur 24, les primes d'assurance de l'immeuble et les frais de remplacement des clés. Selon le contrat, il peut également y avoir des coûts optionnels portant des noms tels que "◯◯◯◯ frais de service".

Point : Lors de la conclusion d'un contrat de gestion, il est important de préciser quelles tâches sont incluses dans les frais de gestion mensuels et lesquelles constituent des coûts distincts. Par exemple, "les frais de recrutement des locataires (frais de publicité) ne sont pas inclus dans les frais de gestion et sont facturés au cas par cas" ou "le nettoyage et les réparations lorsque les locataires déménagent sont remboursés sur la base des coûts réels". Certaines sociétés de gestion facturent les frais de gestion de l'immeuble (frais de nettoyage et d'entretien des installations) séparément des frais de gestion, et la ligne de démarcation entre les différents coûts varie d'une société à l'autre. Il est donc judicieux de se faire expliquer la répartition à l'avance et de poser des questions pour dissiper toute incertitude.

Traitement comptable des frais de gestion et prise en compte dans les rapports sur les recettes et les dépenses

Les propriétaires comptabilisent les frais de gestion immobilière comme des dépenses. Les frais de gestion payés à la société de gestion sont généralement comptabilisés dans des comptes tels que "frais de gestion" ou "commissions payées". En revanche, les coûts réels, tels que les frais de nettoyage et de réparation, sont enregistrés dans les comptes appropriés tels que "Frais de réparation" ou "Frais de nettoyage". Les frais de gestion payés constituent une dépense pour le propriétaire et, s'ils sont correctement consignés dans le journal et enregistrés, ils seront correctement reflétés dans la ventilation des recettes et des dépenses dans la déclaration d'impôt et les états financiers. Dans le calcul des revenus immobiliers, le montant total des frais de gestion et de réparation peut en principe être inclus comme une dépense nécessaire pour générer des revenus locatifs, contribuant ainsi à une réduction du revenu imposable.

Clarification des rapports sur les revenus et les dépenses :de nombreuses sociétés de gestion fournissent aux propriétaires des "rapports sur les revenus et les dépenses" ou des "relevés de versement" mensuels ou annuels. Ces rapports indiquent le montant des revenus locatifs du mois, les frais de gestion déduits, les frais de nettoyage et de réparation, ainsi que le montant final perçu par le propriétaire. En tant que propriétaire, vous devez vous assurer que ce rapport sur les recettes et les dépenses est clairement ventilé. S'il y a des points obscurs (par exemple, des montants importants sont déduits sous le nom d'"autres dépenses"), n'hésitez pas à contacter la société de gestion pour comprendre les détails. Dans le cas des copropriétés, les frais de gestion et le fonds de réserve pour les réparations (frais d'entretien des parties communes des copropriétés) payés à l'association de gestion peuvent également être comptabilisés séparément en tant que dépenses, de sorte que si vous les avez payés par l'intermédiaire de la société de gestion, ils peuvent également être inclus dans votre rapport. Quoi qu'il en soit, en clarifiant les catégories de dépenses et en organisant les frais de gestion pour chaque bien immobilier, vous pouvez non seulement appréhender avec précision les recettes et les dépenses de votre activité de location, mais aussi les traiter de manière appropriée à des fins fiscales.

Idées fausses et points à noter concernant les frais de gestion immobilière

Il est également important de comprendre les idées fausses et les points de vigilance concernant les frais de gestion immobilière auxquels les propriétaires sont susceptibles d'être confrontés.

• Ne choisissez pas une société de gestion uniquement sur la base de frais de gestion "bas" : il est facile de penser que des frais de gestion bas valent mieux que pas de frais du tout, mais il est dangereux de juger uniquement sur la base de frais bas. Si les frais sont extrêmement bas, l'étendue des services peut être limitée ou il peut y avoir beaucoup de frais supplémentaires pour les coûts réels. En fait, il est important d'évaluer non seulement le chiffre du "gros % du loyer", mais aussi la gamme de services qui peuvent être externalisés et la qualité de ces services. Déterminez l'équilibre global entre les services fournis et le coût.

• Ne vous méprenez pas sur l'étendue de ce qui est inclus dans la commission de gestion : veillez à ne pas vous méprendre sur ce qui est inclus dans le contrat de gestion. Par exemple, si vous pensez que, parce que vous payez des frais de gestion mensuels, tous les coûts de recrutement et de gestion des déménagements sont inclus, vous pourriez être surpris de vous voir facturer ultérieurement des frais de publicité et de restauration. Comme indiqué plus haut, les services non inclus dans les frais de gestion mensuels sont généralement facturés séparément; veillez donc à vérifier ce point lors de la signature du contrat.

• Gestion des frais de gestion en cas d'inoccupation : il est également important de comprendre les frais de gestion en cas d'inoccupation de votre bien locatif. De nombreuses sociétés de gestion stipulent qu'une commission de gestion minimale (commission d'inoccupation) doit être payée même pendant les périodes d'inoccupation. Par exemple, dans les contrats de gestion complète, un certain montant de commission (ou l'équivalent d'au moins X %) est généralement facturé même s'il n'y a pas de locataires. Il s'agit d'un arrangement contractuel naturel, car la société de gestion s'occupe également de la publicité et de la surveillance du bien pendant la période d'inoccupation. Avant de signer un contrat, vérifiez comment le bien sera géré en cas d'inoccupation et incluez ce point dans votre budget.

• Traitement des frais de gestion et de services communs : les "frais de gestion et de services communs" (frais d'entretien et de gestion des copropriétés, etc.) perçus auprès des locataires pendant la période de location constituent un revenu pour le propriétaire, mais comme nous l'avons déjà mentionné, ils sont généralement inclus dans le calcul des frais de gestion. Si ce point est mal compris et que le calcul est basé sur l'hypothèse que "le revenu locatif net ne concerne que le loyer", il y aura un écart dans la projection des revenus/dépenses car des frais sont en fait facturés pour les coûts d'entretien des parties communes. Estimez le rendement réel en tenant compte des frais d'entretien des parties communes.

• Transparence de la ventilation des coûts : méfiez-vous si la ventilation des coûts fournie par la société de gestion est opaque. Par exemple, si la société propose une commission peu élevée mais que les postes de coûts détaillés ne sont pas clairs, il y a un risque que des frais supplémentaires apparaissent fréquemment après le début des opérations et que le bien immobilier finisse par coûter relativement cher. Une société de gestion fiable divulguera soigneusement chaque poste de dépense avant la signature d'un contrat et l'expliquera de manière à ce qu'il n'y ait pas de points obscurs pour le propriétaire. En choisissant une société qui ne néglige pas de divulguer des informations telles que "◯◯ les dépenses ne sont pas incluses dans les frais de gestion" ou "△△△△ est de 0,00 ¥ à chaque fois", vous pouvez éviter des problèmes ultérieurs.

Compte tenu de ce qui précède, le fait d'avoir une connaissance correcte des frais de gestion et de comprendre les points à prendre en compte peut vous aider à éviter les problèmes et les dépenses imprévues dus à des malentendus inutiles. Lorsque vous choisissez une société de gestion comme partenaire de gestion locative, il est important de prêter attention non seulement au prix, mais aussi au contenu, à la transparence et à la fiabilité de la société.

Caractéristiques des services de gestion d'INA&Associates

Enfin, en relation avec le thème des coûts de gestion immobilière, nous aimerions présenter les caractéristiques des services d 'INA&Associates comme un exemple concret de la manière de choisir une société de gestion. Les services de gestion d'INA&Associates se distinguent par les éléments suivants

• Gestion de haute qualité et utilisation de technologies de pointe : INA&Associates fournit des services de gestion de haute qualité grâce à l'utilisation d'un personnel expérimenté et professionnel et des technologies les plus récentes. Notre système de gestion en nuage exclusif facilite le partage d'informations entre les propriétaires et les locataires, et nous fournissons une assistance complète en répondant aux demandes des locataires 24 heures sur 24, 365 jours par an. Il comporte également des initiatives avancées telles que la fixation des loyers basée sur l'IA et l'analyse marketing pour raccourcir les périodes d'inoccupation et maximiser les revenus.

• Un soutien de premier ordre pour les clients fortunés : la force d'INA&Associates en matière de conseil pour les propriétés locatives de luxe et les biens immobiliers fortunés réside dans son service sophistiqué pour les propriétaires fortunés et les locataires haut de gamme. Par exemple, INA&Associates est bilingue ( y compris l'anglais) et possède une vaste expérience dans le soutien aux investisseurs étrangers, ce qui lui permet de fournir un soutien à la gestion locative d'un point de vue international. Les services haut de gamme proposés par la société pour protéger la valeur des actifs grâce à une gestion méticuleuse et à un esprit d'hospitalité digne d'une propriété de luxe sont inégalés par d'autres sociétés.

• Transparence de la structure des frais et de la gestion : INA&Associates met également l'accent sur la transparence en termes de frais de gestion : les frais de gestion sont basés sur un taux forfaitaire par chambre, plutôt que sur le pourcentage traditionnel de "◯% du loyer". Cela permet aux propriétaires de comprendre très clairement et facilement, et il n'y a pas de fluctuation des commissions en raison des changements de loyer. En outre, nous avons pour politique de ne pas privilégier un sous-traitant en particulier lors de la sélection des travaux de restauration et des entreprises de nettoyage, et nous veillons à opérer de manière à éviter de générer des marges intermédiaires inutiles. Ces efforts éliminent les inquiétudes des propriétaires qui ne savent pas ce qui est fait à l'abri des regards, et garantissent une prestation de services très transparente en mettant l'accent sur les relations de confiance. En outre, l'entreprise est réputée pour le soin qu'elle apporte à la divulgation des informations, y compris les rapports sur les recettes et les dépenses et les détails des coûts qui peuvent être vérifiés à tout moment sur le système en nuage.

Une société de gestion très professionnelle et orientée vers le client sera en mesure d'expliquer en détail toute préoccupation ou question concernant les coûts de gestion. Vous pouvez vous attendre à un soutien complet qui non seulement réduira les coûts, mais améliorera également la valeur de votre propriété et conduira à une gestion stable, vous donnant ainsi la tranquillité d'esprit.

Conclusion.

Cet article a expliqué ce que sont les frais de gestion immobilière, de la définition à la ventilation, en passant par les points de comptabilité et les points à connaître. Les frais de gestion immobilière sont un coût incontournable de la gestion locative, mais une bonne compréhension de leur contenu et un bon contrôle peuvent permettre d'améliorer la rentabilité du bien. En fonction de la qualité du service et de l'attitude de la société de gestion, les bénéfices obtenus pour les mêmes frais de gestion peuvent varier considérablement. Veuillez vous référer au contenu et aux points clés de cet article pour comprendre la ventilation des coûts de gestion, choisir un partenaire de gestion fiable et réaliser une gestion immobilière stable.