Immobilienverwaltung: Auslagern oder selbst managen? Ein Kosten-Nutzen-Vergleich

Bei Immobilieninvestitionen ist der Kauf einer Immobilie nur der erste Schritt im Investitionsprozess. Der wahre Erfolg hängt von der anschließenden Verwaltung der Immobilie ab.

Als INA & Associates Ltd. hatte ich die Gelegenheit, mit zahlreichen Immobilieninvestoren zu sprechen. Dabei ist mir bewusst geworden, welch großen Einfluss die Wahl der Bewirtschaftungsmethode auf die Rendite der Investition hat.

Eine ordnungsgemäße Verwaltung kann den Vermögenswert einer Immobilie erhalten und verbessern und für stabile Mieteinnahmen sorgen. Andererseits kann eine nachlässige Verwaltung zu schwerwiegenden Problemen wie erhöhten Leerstandsquoten, höheren Reparaturkosten und letztlich einem Rückgang des Immobilienwerts führen.

Es gibt zwei Hauptoptionen für die Immobilienverwaltung :Fremdverwaltung undSelbstverwaltung. Je nachdem, für welche Option man sich entscheidet, können die Rentabilität, der Aufwand und die Risiken für Investoren sehr unterschiedlich sein.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die Unterschiede zwischen Fremd- und Eigenverwaltung im Detail vor und geben Ihnen Empfehlungen, welche Variante für Ihre Anlagestrategie am besten geeignet ist.

Grundlegende Unterschiede zwischen ausgelagerter und selbstverwalteter Immobilienverwaltung

Die Unterschiede zwischen einer ausgelagerten und einerselbstverwalteten Immobilienverwaltung zu verstehen, ist der erste Schritt, um die richtige Wahl zu treffen.

Was ist eine ausgelagerte Verwaltung?

Bei der ausgelagerten Verwaltung handelt es sich um eine Methode, bei der die Hausverwaltung von einer Hausverwaltungsgesellschaft übernommen wird. Die Verwaltungsgesellschaft übernimmt in Ihrem Namen die Aufgaben, die mit dem Betrieb der Immobilie verbunden sind, von der Anwerbung von Mietern bis hin zu routinemäßigen Wartungsarbeiten und der Bewältigung von Problemen.

Die Hauptaufgaben der ausgelagerten Verwaltung sind folgende

Verwaltung der Mieter

• Anwerbung und Auswahl von Mietern
• Abschluss von Mietverträgen
• Mietinkasso und Mahnungen
• Beaufsichtigung des Auszugs der Mieter und Abrechnung der Kaution

Gebäudemanagement

• Tägliche und periodische Reinigung
• Inspektion und Wartung der Anlagen
• Veranlassung und Überwachung von Reparaturarbeiten
• Verwaltung der Gemeinschaftsräume

Sonstige Tätigkeiten

• Bearbeitung von Beschwerden von Mietern
• Reagieren auf Notfälle
• Erstellung von verschiedenen Berichten
• Unterstützung bei rechtlichen Verfahren

Was ist Selbstverwaltung?

Die Selbstverwaltung ist eine Methode, bei der der Immobilieneigentümer die Verwaltungsarbeiten selbst durchführt. Sie schalten keine Verwaltungsgesellschaft ein, sondern kümmern sich direkt um die Mieter, die Instandhaltung und die Verwaltung der Immobilie.

Die Hauptaufgaben der Selbstverwaltung sind folgende

Direkte Beziehungen zu den Mietern

• Vorstellungsgespräche und Prüfung von Mietinteressenten
• Ausarbeitung und Unterzeichnung von Verträgen
• Einziehung und Mahnung der Mieten an die Mieter
• Beglaubigung und Abrechnung bei Auszug der Mieter

Instandhaltung und Verwaltung von Immobilien

• Veranlassung oder Durchführung von Reinigungsarbeiten
• Veranlassung von Inspektionen und Reparaturen von Einrichtungen
• Verhandlung mit und Beaufsichtigung von Reparaturfirmen
• Verwaltung der Gemeinschaftsflächen

Papierkram

• Organisation der für die Steuererklärungen erforderlichen Dokumente
• Verwaltung der verschiedenen Verträge
• Aufzeichnung und Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben

Der wichtigste Unterschied besteht darin, wer die Arbeiten ausführt und wo die Verantwortung liegt. Bei der Fremdverwaltung wird die Arbeit von einer Verwaltungsgesellschaft mit Fachwissen und Erfahrung ausgeführt, während bei der Eigenverwaltung die Eigentümer selbst die volle Verantwortung tragen.

Vorteile, Nachteile und Kosten der Fremdverwaltung

Vorteile der ausgelagerten Verwaltung

Nutzung von Fachwissen und Erfahrung

Immobilienverwaltungsunternehmen verfügen über langjährige Erfahrung und Fachwissen. Sie können auf Fachkenntnisse zurückgreifen, die sich ein Einzelner nur schwer aneignen kann, wie z. B. Rechtskenntnisse, Verständnis für Markttrends und effiziente Arbeitsabläufe.

Besonders wichtig sind juristische Kenntnisse von Mietverträgen. Die einschlägigen Gesetze, wie das Grundstücks- und Erbbaurecht, das Grundstücks- und Gebäudeverkehrsgesetz und das Verbrauchervertragsgesetz, sind komplex und können bei unsachgemäßer Handhabung zu Problemen führen.

Zeit- und Arbeitsersparnis

Der größte Vorteil der ausgelagerten Verwaltung besteht darin, dass sie den Eigentümern viel Zeit und Mühe erspart. Die Mieter werden von der Verwaltungsgesellschaft kontaktiert und Notfälle werden 24 Stunden am Tag bearbeitet.

Für berufstätige Investoren ist diese Zeitersparnis äußerst wertvoll. Anstatt mit Verwaltungsaufgaben überfordert zu sein, haben sie mehr Zeit, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren oder neue Investitionsmöglichkeiten zu prüfen.

Sicherstellung einer stabilen Mieterbasis

Verwaltungsgesellschaften verfügen über ein eigenes Netz zur Anwerbung von Mietern. Sie können Rekrutierungsaktivitäten entwickeln, die auf eigene Faust nur schwer möglich wären, wie z. B. das Einstellen in Immobilienportale, die Zusammenarbeit mit Maklern und die Entwicklung wirksamer Werbestrategien.

Sie können auch professionelle Screening-Prozesse für Mieter durchführen, wie z. B. die Überprüfung von Kreditinformationen, die Prüfung von Einkommensnachweisen und die Kontaktaufnahme mit Bürgschaftsgesellschaften.

Verbessertes Risikomanagement

Verwaltungsgesellschaften verfügen über Maßnahmen zur Bewältigung einer Vielzahl von Risiken. Sie können schnell und angemessen auf auftretende Probleme reagieren, z. B. auf Mietrückstände, Geräteausfälle und Mieterprobleme.

Nachteile einer ausgelagerten Verwaltung

Kosten für die Verwaltung

Der größte Nachteil einer ausgelagerten Verwaltung sind die damit verbundenen Verwaltungskosten. In der Regel wird eine Verwaltungsgebühr von 3-8 % der Mieteinnahmen verlangt, was sich direkt auf die Rentabilität auswirkt.

Abhängigkeit von der Verwaltungsgesellschaft

Da der gesamte Betrieb von der Verwaltungsgesellschaft abhängt, hängt es weitgehend von der Qualität der Verwaltungsgesellschaft ab, wie gut die Immobilie verwaltet wird. Wenn die Verwaltungsgesellschaft falsch ausgewählt wird, werden die erwarteten Ergebnisse möglicherweise nicht erzielt.

Geringere Beteiligung der Eigentümer.

Durch die Auslagerung der Verwaltung der Immobilie wird die Möglichkeit verringert, den Zustand der Immobilie und der Mieter direkt zu überwachen. Dies kann dazu führen, dass Probleme und Verbesserungen an der Immobilie übersehen werden.

Kosten für die ausgelagerte Verwaltung

Diese Kosten variieren von einem Verwaltungsunternehmen zum anderen, daher ist es wichtig, Angebote von mehreren Unternehmen einzuholen und diese zusammen mit ihren Serviceangeboten zu vergleichen.

Vor- und Nachteile der Selbstverwaltung und notwendige Kenntnisse

Vorteile der Selbstverwaltung

Verringerung der Verwaltungskosten

Der größte Vorteil der Selbstverwaltung besteht darin, dass keine Provisionen an die Verwaltungsgesellschaft gezahlt werden müssen. Dies spart Verwaltungskosten, die sich auf 3-5 % der Mieteinnahmen belaufen, und führt unmittelbar zu einer höheren Rentabilität.

Wenn Sie beispielsweise die Verwaltung einer Immobilie mit einer Monatsmiete von 1 Mio. JPY auslagern, liegt die jährliche Verwaltungsgebühr zwischen 360.000 und 600.000 JPY. Wird die Immobilie selbst verwaltet, können diese Kosten direkt als Einnahmen verbucht werden.

Detailliertes Verständnis der Immobilienbedingungen

Mit der Selbstverwaltung können Sie die Situation der Immobilie direkt erfassen. Selbst kleinste Veränderungen, wie die Lebensbedingungen der Mieter, die Verschlechterung der Einrichtungen und der Zustand der Gemeinschaftsflächen, sind leichter zu erkennen.

Dank dieser detaillierten Kenntnisse können Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden, was zu geringeren Reparaturkosten und zur Werterhaltung der Immobilie führt.

Aufbau direkter Beziehungen zu den Mietern

Die direkte Kommunikation mit den Mietern trägt zur Vertrauensbildung bei. Der Aufbau eines guten Verhältnisses kann zu einem langfristigen Mietverhältnis führen, wodurch das Risiko eines Leerstands und die Sanierungskosten verringert werden.

Flexible Reaktion

Da keine Verwaltungsgesellschaft involviert ist, können Sie schnell und flexibel auf Anfragen und Probleme von Mietern reagieren. In Notfällen oder wenn besondere Aufmerksamkeit erforderlich ist, können die Eigentümer sofort nach eigenem Ermessen handeln.

Nachteile der Selbstverwaltung

Hoher Zeit- und Arbeitsaufwand

Bei der Selbstverwaltung muss der Eigentümer alle Verwaltungsaufgaben selbst erledigen. Es ist ein erheblicher Zeit- und Arbeitsaufwand erforderlich, um auf Mitteilungen der Mieter zu reagieren, das Objekt zu kontrollieren und Besprechungen mit den Auftragnehmern durchzuführen.

Vor allem der Notdienst ist 24 Stunden am Tag erreichbar, was Ihre persönliche Zeit beeinträchtigen kann.

Fehlendes Fachwissen

Die Verwaltung von Immobilien erfordert ein breites Spektrum an Fachkenntnissen, unter anderem in den Bereichen Recht, Bau und Steuern. Fehlende Kenntnisse können Sie daran hindern, die richtigen Entscheidungen zu treffen, was zu Problemen führen kann.

Schwierigkeiten bei der Anwerbung von Mietern

Einzelne Mietervermittler sind im Vergleich zu Verwaltungsgesellschaften in ihrer Fähigkeit, Mieter anzuwerben, eingeschränkt. Aufgrund der begrenzten Anzahl von Inseraten und der Schwierigkeit, mit Maklern zusammenzuarbeiten, besteht die Gefahr längerer Leerstandszeiten.

Belastung durch den Umgang mit Risiken

Die Eigentümer müssen sich selbst um verschiedene Risiken kümmern, z. B. um Mietrückstände, Ausfälle von Anlagen und Probleme mit Mietern. Wenn sie nicht angemessen reagieren, können sich die Probleme verschlimmern.

Für die Selbstverwaltung erforderliche Kenntnisse und Fähigkeiten

Die Aneignung dieser Kenntnisse und Fähigkeiten erfordert viel Zeit und Mühe. Kontinuierliches Lernen ist auch wichtig, um mit den Änderungen in der Gesetzgebung und den Systemen Schritt zu halten.

Detaillierter Vergleich von Outsourcing und Selbstverwaltung

Vergleich der Kosten

*Angenommen eine Immobilie mit einer monatlichen Miete von 1 Million Yen

Zeit- und Arbeitsvergleich

Risikovergleich

Vergleichende Simulation der Rentabilität

Annahmen

• Immobilienwert: ¥30 Millionen
• Monatliche Miete: ¥100.000 (¥1,2 Millionen pro Jahr)
• Verwaltungsgebühr: 5% (¥60.000 pro Jahr)

Dieser Vergleich zeigt, dass die Selbstverwaltung einen jährlichen Vorteil von +30.000 £ und eine Rendite von 0,1 % bietet. Bei diesen Zahlen sind jedoch die Zeitkosten nicht berücksichtigt.

Empfohlene Verwaltungsmethoden nach Anlagevolumen

Wie Sie die für Sie beste Verwaltungsmethode wählen

Die Wahl der Immobilienverwaltungsmethode hängt von der Situation und den Zielen des Investors ab. Wir hoffen, dass die folgenden Entscheidungskriterien Ihnen helfen werden, die beste Wahl zu treffen.

Fälle, in denen Sie sich für eine ausgelagerte Verwaltung entscheiden sollten

Diejenigen, die mit ihrem Kerngeschäft beschäftigt sind

Die ausgelagerte Verwaltung empfiehlt sich für diejenigen, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren wollen und nur wenig Zeit haben. Sie vermeiden das Risiko, dass Ihr Kerngeschäft durch den Zeitaufwand für die Verwaltungsaufgaben unterbrochen wird.

Eigentümer von Immobilien in abgelegenen Gebieten.

Wenn Sie weit von Ihrer Immobilie entfernt wohnen, ist die Selbstverwaltung aufgrund der räumlichen Gegebenheiten schwierig. Eine ausgelagerte Verwaltung ist eine realistische Option, da es schwierig ist, auf Notfälle zu reagieren und regelmäßige Patrouillen durchzuführen.

Diejenigen, die mehr als eine Immobilie besitzen.

Wer mehr als 10 Immobilien besitzt, hat im Allgemeinen einen größeren Verwaltungsaufwand. Die Übertragung der Verwaltung ist für Effizienz und Professionalität besser geeignet.

Personen mit wenig Erfahrung in der Immobilienverwaltung.

Wer gerade erst in Immobilien investiert oder nur wenig Erfahrung mit der Verwaltung von Immobilien hat, sollte mit der Fremdverwaltung beginnen.

Fälle, in denen die Selbstverwaltung gewählt werden sollte

Personen, die mehr Zeit zur Verfügung haben.

Rentner und Personen, die mehr Zeit zur Verfügung haben, können die Vorteile der Selbstverwaltung nutzen. Sie können durch die Verwaltung auch ihr Wissen über Immobilieninvestitionen vertiefen.

Diejenigen, die Immobilien in der Nachbarschaft besitzen.

Wenn sich die Immobilie in der Nähe Ihres Wohnorts befindet, ist es einfacher, Patrouillen durchzuführen und auf Notfälle zu reagieren. Reisezeit und Transportkosten können minimiert werden.

Kleinere Investitionen mit einer oder zwei Einheiten.

Wenn die Anzahl der Immobilien gering ist, ist der Verwaltungsaufwand begrenzt. Auch die Reduzierung der Verwaltungsgebühren ist relativ groß.

Personen mit umfassenden Kenntnissen und Erfahrungen in der Immobilienverwaltung.

Personen mit Erfahrung in der Bau- oder Immobilienbranche können ihr Fachwissen für eine effiziente Selbstverwaltung nutzen.

Vorgeschlagener stufenweiser Ansatz

Erste Phase: Beginn mit ausgelagerter Verwaltung

Für den Einstieg in die Immobilieninvestition empfehlen wir, mit einer ausgelagerten Verwaltung zu beginnen. Indem Sie die Arbeit der Verwaltungsgesellschaft beobachten, können Sie den Inhalt und den Ablauf der Verwaltungsaufgaben kennen lernen.

Mittelfristige Phase: Teilweise Selbstverwaltung

Wenn Sie sich mit den Verwaltungsaufgaben vertraut gemacht haben, sollten Sie überlegen, ob Sie einen Teil der Aufgaben in die Selbstverwaltung verlagern. Sie können z. B. die Verwaltungsgesellschaft mit der Suche nach Mietern beauftragen, während Sie die laufende Verwaltung selbst übernehmen.

Langfristige Phase: Vollständige Selbstverwaltung oder professionelles Outsourcing

Wenn Sie genügend Erfahrungen und Kenntnisse gesammelt haben, können Sie sich für die vollständige Selbstverwaltung oder die Auslagerung an eine spezialisierte Verwaltungsgesellschaft entscheiden.

Zusammenfassung: Erfolgreiche Anlagestrategien auf der Grundlage der Wahl der Immobilienverwaltungsmethode

Sowohl die ausgelagerte als auch die selbstverwaltete Immobilienverwaltung haben klare Vor- und Nachteile. Entscheidend ist, dass Sie die Methode wählen, die am besten zu Ihrer Situation und Ihren Investitionszielen passt.

Merkmale der ausgelagerten Verwaltung

• Fokus auf Professionalität und Effizienz
• Zeit- und Arbeitsersparnis
• Man kann ein stabiles Management erwarten
• Anfallende Verwaltungskosten

Merkmale der Selbstverwaltung

• Geringere Kosten und höhere Rentabilität
• Detailliertes Verständnis der Objektbedingungen
• Direkter Beziehungsaufbau zu den Mietern
• Hoher Aufwand an Zeit und Mühe

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Immobilieninvestition liegt in der Auswahl der am besten geeigneten Verwaltungsmethode auf der Grundlage einer umfassenden Bewertung von Investitionsgröße, Standort und persönlichen Umständen.

Darüber hinaus sind Verwaltungsmethoden nicht statisch. Es ist wichtig, sie flexibel zu überprüfen, wenn die Investitionserfahrung zunimmt, sich die Anzahl der Immobilien ändert und sich die Lebensphasen verändern.

Wir von INA&Associates Ltd. sind in der Lage, die für die jeweilige Situation des Investors am besten geeignete Verwaltungsmethode vorzuschlagen. Wenn Sie Fragen zur Immobilienverwaltung haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Wir sind da, um Sie bei Ihrer erfolgreichen Immobilieninvestition zu unterstützen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Q1: Ist es möglich, von der Fremdverwaltung zur Eigenverwaltung zu wechseln?

Ja, das ist möglich. Allerdings ist im Verwaltungsvertrag in der Regel eine Kündigungsfrist von etwa drei Monaten vorgesehen. Sie sollten den Inhalt des Vertrags prüfen und die entsprechenden Verfahren einhalten. Außerdem müssen Sie bei Änderungen die Mieter informieren, verschiedene Dokumente übernehmen und den Vertrag mit dem Auftragnehmer ändern.

F2: Welches sind die schwierigsten Aufgaben bei der Selbstverwaltung?

A2: Die schwierigsten Aufgaben sind der Umgang mit Beschwerden von Mietern und die Bewältigung von Notfällen. Vor allem die Reaktion auf Notfälle in der Nacht oder an Feiertagen kann psychisch und physisch anstrengend sein. Auch die Einforderung von Mietrückständen und rechtliche Verfahren sind schwierige Aufgaben, die Fachwissen und Erfahrung erfordern.

F3: Was sind die wichtigsten Punkte bei der Auswahl einer Verwaltungsgesellschaft?

A3: Die wichtigsten Punkte bei der Auswahl einer Verwaltungsgesellschaft sind folgende

• Überprüfung der Erfolgsbilanz und des Rufs der Verwaltungsgesellschaft
• Ausgewogenheit zwischen Verwaltungsgebühren und Dienstleistungsinhalt
• Verfügbarkeit eines 24-Stunden-Reaktionssystems
• Stärke der Mieteranwerbung
• Regelmäßiges Berichtswesen
• Sachkenntnis und Reaktionsfähigkeit der verantwortlichen Person

Wir empfehlen Ihnen, Angebote von mehreren Unternehmen einzuholen und eine Entscheidung nach einem persönlichen Gespräch zu treffen.

F4: Sind für die Selbstverwaltung besondere Qualifikationen erforderlich?

A4: Für die Selbstverwaltung sind keine besonderen Qualifikationen erforderlich. Sie können sich aber systematisch Fachwissen aneignen, indem Sie Qualifikationen wie z. B. Baugrundstückshändler, Hauptverwaltungsbeamter oder Mietkaufmann erwerben. Diese Qualifikationen tragen dazu bei, die Qualität der Selbstverwaltung zu verbessern.

F5: Ist es möglich, Fremdverwaltung und Selbstverwaltung gemeinsam zu nutzen?

A5: Ja, das ist möglich. Sie können z. B. eine Verwaltungsgesellschaft beauftragen, sich um die Anwerbung von Mietern und die Vertragsabschlüsse zu kümmern, während Sie Ihre eigene Immobilie tagtäglich verwalten. Wenn Sie mehrere Immobilien besitzen, ist es auch möglich, die Verwaltungsmethode für jede Immobilie zu ändern. Wir empfehlen Ihnen, beide Methoden je nach Ihrer eigenen Situation flexibel zu kombinieren.