Gestão Integrada e Corretagem: Estratégia para Máximas Taxas de Ocupação

Melhorar a taxa de ocupação dos imóveis é uma das questões mais importantes para os proprietários de imóveis para aluguel na área metropolitana de Tóquio. Mesmo na área de Tóquio, onde a população continua a aumentar, há sempre o risco de vacância devido ao aumento de novas ofertas e à diversificação das necessidades. Uma solução para esse problema é o uso de empresas de gerenciamento que fornecem serviços de gerenciamento e corretagem. Ao confiar a administração de uma propriedade a uma empresa com recursos de administração e corretagem, é possível esperar sinergias, como períodos de vacância mais curtos, estabilização da receita de aluguel e maior satisfação do locatário. Este artigo explica os benefícios específicos desse processo com exemplos e dados. Por fim, ele esclarecerá por que "escolher uma empresa de administração que também possa atuar como intermediária" levará à estabilidade de longo prazo das taxas de ocupação e dos lucros.

Sinergias da integração da administração e da corretagem

Quando a empresa de administração e a agência são separadas, a administração da propriedade (controle de aluguel, manutenção de equipamentos, etc.) e o recrutamento de inquilinos (publicidade, correspondência de visita, etc.) são realizados por pessoal e empresas separados. Por outro lado, no sistema integrado de gerenciamento e corretagem, uma empresa atua como agente do proprietário e cuida de tudo, desde o recrutamento de inquilinos até o gerenciamento pós-contrato. Isso cria as seguintes sinergias e leva diretamente a taxas de ocupação mais altas

• Períodos de vacância significativamente mais curtos: como a empresa combinada de gerenciamento e corretagem pode começar imediatamente a recrutar inquilinos por conta própria quando ocorre uma vaga, o período entre o início do recrutamento e a assinatura de um contrato pode ser drasticamente reduzido. Por exemplo, de acordo com os dados de 2023, o período médio de recrutamento nos 23 bairros de Tóquio é de aproximadamente 4,55 meses (cerca de 135 dias), enquanto em nosso estudo de caso, o contrato foi concluído em cerca de um mês, em média. Essa diferença se traduz em uma diferença de mais de três meses em termos de renda de aluguel, o que é uma grande vantagem para os proprietários. Na verdade, se um quarto com um aluguel mensal de 50.000 ienes ficar vago por 4 a 5 meses, o proprietário perderá aproximadamente 300.000 ienes em renda de aluguel e, se a taxa de publicidade (AD) para recrutamento também aumentar, a perda total de oportunidade poderá ser de 400.000 a 500.000 ienes.Se o período de vacância for mantido em um ou dois meses, confiandoa propriedade a uma empresa de administração integrada, essas perdaspoderão serevitadas e a receita de aluguelpoderá sermantida.

• Manutenção de aluguéis adequados e renda estável: nas operações de gerenciamento integrado e corretagem, a equipe de locação está familiarizada com as tendências do mercado e compreende a atratividade da propriedade e os aluguéis competitivos, de modo que pode definir aluguéis adequados e implementar estratégias de recrutamento flexíveis. Se as vagas persistirem, será necessário considerar reduções de aluguel, mas com a administração integrada, os locatários podem ser garantidos rapidamente, facilitando a celebração de contratos com aluguéis razoáveis e evitando reduções fáceis de aluguel. Como resultado, o nível do aluguel pode ser mantido sem perder o rendimento da superfície, o que leva à estabilidade dos lucros a longo prazo. Além disso, ao compartilhar informações entre os departamentos de corretagem e administração, é possível adotar uma abordagem proativa, como recrutar o próximo inquilino com antecedência a partir do momento em que a notificação de desocupação é recebida. A minimização dos períodos de vacância aumenta as taxas de ocupação anual e reduz as flutuações na receita de aluguel, estabilizando, assim, o fluxo de caixa.

• Maior satisfação do locatário: com uma única empresa gerenciando e atuando como intermediária, é possível fornecer um serviço consistente desde a pré-ocupação até a pós-ocupação. A mesma empresa é responsável por tudo, desde a orientação sobre a propriedade ao procurar inquilinos até os procedimentos de contratação e acompanhamento pós-ocupação, de modo que os inquilinos têm um único ponto de contato e uma maior sensação de segurança. O manuseio cuidadoso dos possíveis inquilinos é transferido sem problemas para a gerência após a conclusão do contrato, reduzindo incompatibilidades e problemas como "não é o que me disseram". Além disso, é mais fácil para a empresa de administração responder rapidamente às reclamações e solicitações dos locatários, o que resulta em maior satisfação do locatário. Inquilinos com alto nível de satisfação tendem a permanecer na propriedade por um período mais longo, e uma taxa de saída menor (locação mais longa) proporciona ao proprietário uma renda de aluguel estável. Essa melhoria na fidelidade do locatário é outro benefício da gestão integrada e das operações de corretagem.

Conforme descrito acima, o fortalecimento da cooperação entre a administração e a corretagem cria um ciclo virtuoso de períodos mais curtos de vacância, manutenção do aluguel e retenção do locatário, o que leva diretamente a taxas mais altas de ocupação da propriedade.

Exemplos bem-sucedidos de operações integradas de gerenciamento e corretagem na área metropolitana de Tóquio

A demanda é alta no mercado de aluguéis em Tóquio e em outras áreas metropolitanas, e a taxa média de ocupação geralmente fica em torno de 95%, uma das mais altas do país. Entretanto, mesmo nessas áreas urbanas, as diferenças nas taxas de ocupação podem ser causadas por diferenças nos métodos de gerenciamento. As empresas que integram a administração e a corretagem costumam atingir taxas de ocupação e de ocupação mais altas do que outras.

Por exemplo, de acordo com dados de pesquisa de uma associação do setor imobiliário, a taxa de ocupação é aproximadamente 3% maior para propriedades que são alugadas em bloco (sublocadas) do que para propriedades que são terceirizadas para contratos regulares de administração. Na área metropolitana de Tóquio, a taxa média de ocupação para contratos de administração terceirizados é de 94,4%, enquanto a taxa para propriedades sublocadas é extremamente alta, de 97,3%, indicando que a propriedade está praticamente ocupada em sua totalidade. O sistema de sublocação é um modelo em que a empresa de administração aluga o imóvel e o sublocará, mas tem muito em comum com as operações integradas de administração e corretagem, pois a própria empresa de administração é responsável por encontrar clientes, o que é altamente eficaz para reduzir o risco de vacância.

Além disso, uma empresa de administração com seu próprio departamento de corretagempodefornecer aos proprietários de imóveis informações e propostas de melhoria mais realistas. Por exemplo, quando ocorre uma desocupação, a INA&Associates fornece prontamente um feedback ao proprietário sobre a situação de desocupação das propriedades concorrentes nas proximidades, a taxa de aluguel do mercado e o feedback dos espectadores, e toma as medidas apropriadas, como a revisão das condições de desocupação e a proposta de renovação. Como resultado, em muitos casos, altas taxas de ocupação são mantidas mesmo em imóveis mais antigos. Na área metropolitana de Tóquio, o número de casos bem-sucedidos em que altas taxas de ocupação foram alcançadas por meio desse tipo de operação integrada de gerenciamento meticuloso está aumentando a cada ano.

Os exemplos acima mostram que confiar a administração a uma empresa que opera a administração e a corretagem como uma unidade integrada leva diretamente a uma administração altamente competitiva e estável, mesmo na área metropolitana de Tóquio. A diferença nas taxas de ocupação também pode ser vista em comparações com outras empresas, o que torna a empresa um parceiro seguro para os proprietários.

Melhoria das operações e maximização dos lucros com a utilização do CRM e a introdução do DX para visualizações

Nos últimos anos, a introdução de tecnologias digitais , como o CRM (sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente) e o DX de visualização, tem atraído a atenção como uma forma de desenvolver ainda mais os pontos fortes da gestão integrada e da corretagem. As principais empresas de gerenciamento estão utilizando a tecnologia para melhorar a eficiência operacional e as taxas de ocupação e maximizar as receitas.

Uso de CRM (gerenciamento de relacionamento com o cliente): a introdução de sistemas de CRM para o setor imobiliário permite o gerenciamento centralizado de informações sobre possíveis inquilinos (leads) e inquilinos existentes e o fornecimento de vendas e serviços de acompanhamento adequados. Especificamente, os atributos, as condições desejadas e o histórico de respostas anteriores dos possíveis inquilinos que fizeram uma consulta são armazenados no CRM e compartilhados com toda a equipe responsável. Isso permite "respostas iniciais mais rápidas às solicitações" e "construção de confiança por meio de respostas consistentes", levando a taxas de fechamento mais altas. De fato, um número cada vez maior de empresas do setor imobiliário está usando o CRM para gerenciar os clientes de forma eficiente, a fim de aumentar a taxa de assinatura de contratos de acordo com o número crescente de consultas feitas pela Internet. Por exemplo, uma empresa de administração introduziu o CRM para reduzir drasticamente o tempo de resposta a e-mails e chamadas telefônicas e está se diferenciando de outras propriedades por fazer propostas rápidas. Como resultado, a taxa de conversão de visualização em contrato (taxa de rendimento) aumentou, reduzindo os períodos de vacância e aumentando as receitas de aluguel. O CRM também é eficaz para lidar com os inquilinos existentes e, ao registrar e analisar o histórico de respostas às consultas e reclamações dos inquilinos, melhora a qualidade do serviço e contribui para aumentar a satisfação do cliente. O aumento da satisfação também leva a taxas de renovação mais altas, o que, por sua vez, contribui para a maximização da receita a longo prazo.

Introdução do DX de visualização digital: para reduzir os períodos de vacância e aumentar as taxas de fechamento, também é essencial melhorar a eficiência e a sofisticação do processo de "visualização do imóvel". Nos últimos anos, muitas empresas de administração e corretores introduziram tecnologias digitais , como visualizações em RV e visualizações on-line, que permitem que os possíveis locatários vejam imagens em 360 graus do interior de um imóvel on-line, no conforto de suas casas, mesmo que estejam longe. Por outro lado, a visualização on-line é um método no qual uma pessoa responsável transmite um tour ao vivo da propriedade a partir do local usando chamadas de vídeo, etc., em tempo real. Esses DXs de visualização reduzem muito as restrições geográficas e de tempo. Por exemplo, não é mais necessário visitar uma propriedade para uma visita durante o dia da semana, e profissionais ocupados e pessoas que planejam se mudar de áreas remotas podem facilmente visualizar e comparar várias propriedades. No estudo de caso da SUUMO, a introdução do conteúdo de RV melhorou drasticamente a capacidade de atrair clientes e atraiu mais espectadores em potencial. Um aumento no número de espectadores provavelmente levará a um aumento no número de contratos assinados, acelerando assim o processo de resolução de vagas. A prevalência de visualizações on-line também está aumentando a cada ano. De acordo com uma pesquisa do Recruit Housing Research Institute, a proporção de contratantes de aluguel na área metropolitana de Tóquio que experimentaram visualizações on-line atingiu 27,5% no ano fiscal de 2021, um aumento de aproximadamente 8 pontos percentuais em relação ao ano anterior. Em particular, mais de 20% das pessoas que decidiram assinar um contrato apenas com base em uma visualização on-line também ultrapassaram 20%, indicando que as visualizações digitais se tornaram rapidamente comuns após o desastre do Corona. As empresas de administração que estão respondendo a essa tendência estão, ao mesmo tempo, encurtando os períodos de vacância e melhorando a satisfação do cliente, produzindo vídeos de visitas em RV às propriedades e desenvolvendo sistemas de orientação remota, como o Zoom. O DX de visualização não apenas aumenta a eficiência, mas a conveniência de poder visualizar uma propriedade a qualquer momento e em qualquer lugar melhora a experiência de busca de propriedades para possíveis locatários e é um fator que diferencia a empresa de outras propriedades. Como resultado, pode-se esperar que o sistema maximize as receitas por meio da assinatura antecipada de contratos, taxas de ocupação mais altas e custos de publicidade reduzidos.

Conforme descrito acima, a atualização do gerenciamento de clientes por meio do CRM e o uso do DX para visualização prévia são medidas que aumentam ainda mais os benefícios das operações integradas de gerenciamento e corretagem. Uma empresa de gerenciamento que implemente ativamente essas medidas otimizará tarefas complexas de recrutamento e gerenciamento que o proprietário não pode realizar sozinho, usando o poder da tecnologia digital, e maximizará o potencial de receita da propriedade.

Resumo: as empresas de administração que também podem atuar como intermediárias são a chave para uma administração estável de longo prazo.

No mercado metropolitano de aluguéis, onde o ambiente de negócios está mudando e a concorrência está se intensificando, a cooperação entre a "administração" e a "corretagem" é essencial para uma administração estável e com ocupação total. Se você confiar a administração do seu imóvel a uma empresa de administração que possa administrar e atrair clientes de forma integrada, poderá reduzir os períodos de vacância, manter os aluguéis e aumentar as taxas de ocupação melhorando a satisfação do locatário, o que levará diretamente a ganhos estáveis de longo prazo para o proprietário. Como visto em exemplos reais, as propriedades que mantêm uma alta taxa de ocupação (taxa de ocupação) por meio da gestão integrada reduzem significativamente as perdas de vagas e os custos de oportunidade, além de aumentar o valor do ativo. As empresas de gerenciamento que também incorporam tecnologias avançadas, como CRM e visualizações de RV, podem esperar operações mais eficientes e de maior qualidade.

Por outro lado, uma operação tradicional com operações de gerenciamento e corretagem separadas pode facilmente levar a atrasos na transferência de informações e a discrepâncias na resposta, o que pode levar a um risco de perda de oportunidades. Os proprietários que sofrem com vagas prolongadas e repetidas revisões de aluguéis talvez seja melhor mudar sua mentalidade e considerar a opção de uma empresa de administração que também possa atuar como intermediária, mas que não retenha informações.

Por fim, gostaríamos de enfatizar que a escolha de uma empresa de administração que também possa atuar como intermediária como parceira levará a taxas de ocupação e receitas estáveis no futuro. Uma empresa que possa oferecer um serviço completo de gerenciamento de propriedades atuará como um consultor confiável para o proprietário, propondo operações ideais de acordo com as tendências do mercado e ajudando a manter e aumentar o valor dos ativos. Os proprietários da área metropolitana de Tóquio que estão enfrentando desafios para melhorar as taxas de ocupação devem considerar positivamente a terceirização para uma empresa de gestão comprovada que integre serviços de gestão e corretagem. Esse será o primeiro passo para um gerenciamento estável de longo prazo.