Gestion intégrée et courtage : Clé pour maximiser les taux d'occupation

L'amélioration du taux d'occupation des biens immobiliers est l'une des questions les plus importantes pour les propriétaires de biens locatifs dans la région métropolitaine de Tokyo. Même dans la région de Tokyo, où la population continue d'affluer, il existe toujours un risque de vacance en raison de l'augmentation de l'offre nouvelle et de la diversification des besoins. Une solution à ce problème est le recours à des sociétés de gestion qui fournissent à la fois des services de gestion et de courtage. En confiant la gestion d'un bien immobilier à une société qui possède à la fois des capacités de gestion et de courtage, on peut s'attendre à des synergies, telles que des périodes d'inoccupation plus courtes, une stabilisation des revenus locatifs et une amélioration de la satisfaction des locataires. Cet article explique les avantages spécifiques de cette solution à l'aide d'exemples et de données. Enfin, il explique pourquoi "le choix d'une société de gestion qui peut également agir en tant qu'intermédiaire" permet de stabiliser à long terme les taux d'occupation et les revenus.

Synergies liées à l'intégration de la gestion et du courtage

Lorsque la société de gestion et l'agence sont séparées, la gestion des biens (contrôle des loyers, entretien des équipements, etc.) et le recrutement des locataires (publicité, visites, etc.) sont effectués par des personnes et des sociétés distinctes. En revanche, dans le système de gestion et de courtage intégré, une seule société agit en tant qu'agent du propriétaire et s'occupe de tout, du recrutement des locataires à la gestion post-contractuelle. Cela permet de créer les synergies suivantes et conduit directement à des taux d'occupation plus élevés

• Des périodes d'inoccupation nettement plus courtes : comme la société de gestion et de courtage combinée peut immédiatement commencer à recruter elle-même des locataires lorsqu'un logement se libère, la période entre le début du recrutement et la signature d'un contrat peut être considérablement raccourcie. Par exemple, selon les données de 2023, la période moyenne de recrutement dans les 23 quartiers de Tokyo est d'environ 4,55 mois (environ 135 jours), alors que dans notre étude de cas, le contrat a été conclu en un mois en moyenne. Cette différence se traduit par une différence de plus de trois mois en termes de revenus locatifs, ce qui représente un énorme avantage pour les propriétaires. En fait, si une chambre dont le loyer mensuel est de 50 000 yens reste vacante pendant 4 à 5 mois, le propriétaire perd environ 300 000 yens de revenus locatifs, et si les frais de publicité pour le recrutement augmentent également, la perte d'opportunité totale pourrait être de 400 000 à 500 000 yens.Si la période d'inoccupation est limitée à un ou deux mois enconfiant le bien à une société de gestion intégrée, ces pertes peuvent être évitées et les revenus locatifspeuvent êtremaintenus.

• Maintien de loyers appropriés et de revenus stables : dans les opérations de gestion intégrée et de courtage, le personnel chargé de la location connaît les tendances du marché et comprend l'attrait du bien et les loyers compétitifs, ce qui lui permet de fixer des loyers appropriés et de mettre en œuvre des stratégies de recrutement flexibles. Si l'inoccupation persiste, des réductions de loyer doivent être envisagées, mais la gestion intégrée permet de trouver rapidement des locataires, ce qui facilite la conclusion de contrats à des loyers raisonnables tout en évitant des réductions faciles. Par conséquent, le niveau des loyers peut être maintenu sans perdre le rendement de surface, ce qui conduit à une stabilité des bénéfices à long terme. En outre, l'échange d'informations entre les services de courtage et de gestion permet d'adopter une approche proactive, par exemple en recrutant le prochain locataire à l'avance, dès la réception de l'avis de départ. La réduction des périodes d'inoccupation permet d'augmenter les taux d'occupation annuels et de réduire les fluctuations des revenus locatifs, ce qui stabilise les flux de trésorerie.

• Amélioration de la satisfaction des locataires : en confiant la gestion et l'intermédiation à une seule société, il est possible de fournir un service cohérent de la pré-occupation à la post-occupation. La même société est responsable de tout, de l'orientation du bien lors de la recherche de locataires aux procédures contractuelles et au suivi post-occupation, de sorte que les locataires ont un seul point de contact et un plus grand sentiment de sécurité. Le traitement minutieux des candidats locataires est transmis en douceur à la direction après la conclusion du contrat, ce qui réduit les incohérences et les problèmes tels que "ce n'est pas ce qu'on m'a dit". En outre, il est plus facile pour la société de gestion de répondre rapidement aux plaintes et aux demandes des locataires, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction de ces derniers. Les locataires très satisfaits ont tendance à rester plus longtemps dans le logement, et le propriétaire perçoit un revenu locatif stable grâce à un taux d'expulsion plus faible (location plus longue). Cette amélioration de la fidélité des locataires est un autre avantage de la gestion intégrée et des opérations de courtage.

Comme décrit ci-dessus, le renforcement de la coopération entre la gestion et le courtage crée un cercle vertueux de réduction des périodes d'inoccupation, de maintien des loyers et de fidélisation des locataires, ce qui conduit directement à une augmentation des taux d'occupation des biens immobiliers.

Exemples réussis de gestion intégrée et d'opérations de courtage dans la région métropolitaine de Tokyo

La demande est forte sur le marché de la location à Tokyo et dans d'autres zones métropolitaines, et le taux d'occupation moyen se situe généralement autour de 95 %, l'un des plus élevés du pays. Cependant, même dans ces zones urbaines, les différences de taux d'occupation peuvent être dues à des différences dans les méthodes de gestion. Les entreprises qui intègrent la gestion et le courtage sont souvent considérées comme ayant atteint des taux d'occupation et de remplissage plus élevés que les autres.

Par exemple, selon les données d'une enquête menée par une association du secteur immobilier, le taux d'occupation est environ 3 % plus élevé pour les biens qui sont loués en bloc (sous-location) que pour les biens qui font l'objet de contrats de gestion réguliers. Dans la région métropolitaine de Tokyo, le taux d'occupation moyen des contrats de gestion externalisée est de 94,4 %, alors que le taux des propriétés sous-louées est extrêmement élevé (97,3 %), ce qui indique que la propriété est pratiquement occupée à 100 %. Le système de sous-location est un modèle dans lequel la société de gestion loue le bien et le sous-loue, mais il a beaucoup de points communs avec les opérations de gestion intégrée et de courtage dans la mesure où la société de gestion se charge elle-même de trouver des clients, ce qui est très efficace pour réduire le risque de vacance.

En outre, une société de gestion disposant de son propre service de courtagepeutfournir aux propriétaires des informations et des propositions d'amélioration plus réalistes. Par exemple, lorsqu'une vacance se produit, INA&Associates fournit rapidement au propriétaire des informations sur la situation des propriétés concurrentes dans le voisinage, le taux de location du marché et les commentaires des téléspectateurs, et prend des mesures appropriées telles que l'examen des conditions d'inoccupation et la proposition de rénovation. En conséquence, dans de nombreux cas, des taux d'occupation élevés sont maintenus, même dans les propriétés les plus anciennes. Dans la région métropolitaine de Tokyo, le nombre de cas réussis où des taux d'occupation élevés ont été atteints grâce à ce type de gestion méticuleuse et d'opération intégrée augmente d'année en année.

Les exemples ci-dessus montrent que le fait de confier la gestion à une société qui gère la gestion et le courtage comme une unité intégrée conduit directement à une gestion hautement compétitive et stable, même dans la région métropolitaine de Tokyo. La différence de taux d'occupation est également visible dans les comparaisons avec d'autres sociétés, ce qui fait de la société un partenaire rassurant pour les propriétaires.

Améliorer les opérations et maximiser les profits en utilisant le CRM et en introduisant le DX pour les avant-premières

Ces dernières années, l'introduction de technologies numériques telles que le CRM (système de gestion de la relation client) et le DX de prévisualisation a attiré l'attention en tant que moyen de développer davantage les forces de la gestion intégrée et du courtage. Les principales sociétés de gestion utilisent la technologie pour améliorer l'efficacité opérationnelle et les taux d'occupation et maximiser les revenus.

◎ Utilisation de la GRC (gestion de la relation client) : l'introduction de systèmes de GRC pour l'industrie immobilière permet la gestion centralisée des informations sur les locataires potentiels (leads) et les locataires existants, et la fourniture d'un suivi approprié des ventes et des services. Plus précisément, les attributs, les conditions souhaitées et l'historique des réponses des locataires potentiels qui ont fait une demande sont stockés dans le système de gestion de la relation client et partagés avec l'ensemble du personnel responsable. Cela permet "d'accélérer les réponses initiales aux demandes" et "d'instaurer un climat de confiance grâce à des réponses cohérentes", ce qui se traduit par des taux de conclusion plus élevés. En fait, un nombre croissant d'entreprises du secteur de l'immobilier utilisent le CRM pour gérer efficacement les clients afin d'augmenter le taux de signature des contrats en fonction du nombre croissant de demandes de renseignements faites par l'intermédiaire d'Internet. Par exemple, une société de gestion a introduit le CRM pour réduire considérablement le temps de réponse aux courriels et aux appels téléphoniques, et se différencie des autres propriétés en offrant des propositions plus rapides. En conséquence, le taux de conversion de la visite en contrat (taux de rendement) a augmenté, raccourcissant les périodes d'inoccupation et augmentant les revenus locatifs. La gestion de la relation client est également efficace dans les relations avec les locataires existants. En enregistrant et en analysant l'historique des réponses aux demandes et aux plaintes des locataires, elle améliore la qualité du service et contribue à une plus grande satisfaction des clients. Une meilleure satisfaction entraîne également des taux de renouvellement plus élevés, ce qui contribue à la maximisation des revenus à long terme.

◎ Introduction de la visualisation numérique DX : Afin de raccourcir les périodes d'inoccupation et d'augmenter les taux de clôture, il est également essentiel d'améliorer l'efficacité et la sophistication du processus de "visualisation des biens immobiliers". Ces dernières années, de nombreuses sociétés de gestion et courtiers ont introduit des technologies numériques telles que les aperçus VR et les aperçus en ligne, qui permettent aux locataires potentiels de visualiser en ligne des images à 360 degrés de l'intérieur d'un bien immobilier, dans le confort de leur propre maison, même s'ils sont éloignés. D'autre part, la prévisualisation en ligne est une méthode dans laquelle une personne responsable transmet une visite en direct de la propriété depuis le site à l'aide d'appels vidéo, etc. en temps réel. Ces DX de prévisualisation réduisent considérablement les contraintes temporelles et géographiques. Par exemple, il n'est plus nécessaire de se rendre dans une propriété pour une visite en semaine, et les professionnels occupés et les personnes qui prévoient de déménager d'une région éloignée peuvent facilement visiter et comparer plusieurs propriétés. Dans l'étude de cas SUUMO, l'introduction du contenu VR a considérablement amélioré la capacité à attirer les clients et a attiré davantage de visiteurs potentiels. L'augmentation du nombre de visiteurs est susceptible d'entraîner une augmentation du nombre de contrats signés, ce qui accélère le processus de résolution des problèmes d'inoccupation. La prévalence des avant-premières en ligne augmente également d'année en année. Selon une enquête de l'Institut de recherche sur le logement Recruit, la proportion d'entrepreneurs de location dans la région métropolitaine de Tokyo qui ont fait l'expérience des aperçus en ligne a atteint 27,5 % au cours de l'année fiscale 2021, soit une augmentation d'environ 8 points de pourcentage par rapport à l'année précédente. En particulier, plus de 20 % de ceux qui ont décidé de signer un contrat uniquement sur la base d'un aperçu en ligne ont également dépassé les 20 %, ce qui indique que les aperçus numériques sont rapidement devenus monnaie courante à la suite de la catastrophe de Corona. Les sociétés de gestion qui répondent à cette tendance raccourcissent simultanément les périodes d'inoccupation et améliorent la satisfaction des clients en produisant des vidéos de visite VR des propriétés et en développant des systèmes de guidage à distance tels que Zoom. La prévisualisation DX améliore non seulement l'efficacité, mais le fait de pouvoir prévisualiser un bien immobilier à tout moment et en tout lieu améliore l'expérience de recherche des locataires potentiels et constitue un facteur de différenciation de l'entreprise par rapport à d'autres biens immobiliers. En conséquence, on peut s'attendre à ce que le système maximise les revenus grâce à la signature précoce de contrats, à des taux d'occupation plus élevés et à la réduction des coûts de publicité.

Comme décrit ci-dessus, l'amélioration de la gestion des clients grâce à la gestion de la relation client et l'utilisation de DX pour la visualisation des avant-premières sont des mesures qui renforcent encore les avantages de la gestion intégrée et des opérations de courtage. Une société de gestion qui met activement en œuvre ces mesures optimisera les tâches complexes de recrutement et de gestion que le propriétaire ne peut pas prendre en charge lui-même, en utilisant la puissance de la technologie numérique, et maximisera le potentiel de revenus du bien immobilier.

Résumé : les sociétés de gestion qui peuvent également agir en tant qu'intermédiaires sont la clé d'une gestion stable à long terme.

Sur le marché locatif métropolitain, où l'environnement commercial évolue et la concurrence s'intensifie, la coopération entre la "gestion" et le "courtage" est essentielle pour une gestion stable et de pleine occupation. Si vous confiez la gestion de votre bien à une société de gestion capable de gérer et d'attirer des clients de manière intégrée, vous serez en mesure de réduire les périodes d'inoccupation, de maintenir les loyers et d' augmenter les taux d'occupation en améliorant la satisfaction des locataires, ce qui se traduira directement par des revenus stables à long terme pour le propriétaire. Comme le montrent des exemples concrets, les biens immobiliers qui maintiennent un taux d'occupation élevé (taux d'occupation) grâce à une gestion intégrée réduisent considérablement les pertes liées à l'inoccupation et les coûts d'opportunité, et augmentent la valeur de l'actif. Les sociétés de gestion qui intègrent également des technologies avancées telles que la gestion de la relation client (CRM) et la prévisualisation virtuelle (VR) peuvent s'attendre à des opérations plus efficaces et de meilleure qualité.

À l'inverse, un fonctionnement traditionnel avec des opérations de gestion et de courtage séparées peut facilement entraîner des retards dans le transfert d'informations et des inadéquations dans les réponses, ce qui peut entraîner un risque de perte d'opportunités. Les propriétaires qui souffrent d'une vacance prolongée et de révisions répétées des loyers ont peut-être intérêt à changer d'état d'esprit et à envisager l'option d'une société de gestion qui peut également agir en tant qu'intermédiaire mais qui n'enferme pas l'information.

Enfin, nous tenons à souligner que le choix d'une société de gestion qui peut également jouer le rôle d'intermédiaire en tant que partenaire permettra de stabiliser les taux d'occupation des biens immobiliers et les revenus à l'avenir. Une société capable de fournir un service complet de gestion immobilière agira comme un conseiller fiable pour le propriétaire, en proposant des opérations optimales conformes aux tendances du marché et en aidant à maintenir et à augmenter la valeur de l'actif. Les propriétaires de la région métropolitaine de Tokyo qui ont des difficultés à améliorer leur taux d'occupation devraient envisager de confier la gestion de leurs biens à une société de gestion qui a fait ses preuves et qui intègre les services de gestion et de courtage. Ce sera le premier pas vers une gestion stable à long terme.