Précautions pour les Contrats de Location avec des Locataires Étrangers au Japon

Ces dernières années, le nombre d'étrangers résidant au Japon a augmenté, et il a été rapporté que d'ici 2023, ce nombre dépassera les 3 millions pour la première fois dans le pays. Dans un contexte de déclin et de vieillissement de la population, l'acceptation de locataires étrangers devient de plus en plus importante pour lutter contre l'inoccupation des logements, et c'est un sujet que les propriétaires ne peuvent se permettre d'ignorer. D'un autre côté, de nombreux propriétaires se sentent mal à l'aise à l'idée de signer un contrat de location avec un étranger, car ils craignent les problèmes liés aux différences de langue, de culture et de coutumes. Cependant, avec des mesures appropriées et une attention suffisante, ces craintes peuvent être éliminées et, en fait, on estime que l'acceptation de locataires étrangers peut conduire à une gestion locative stable. En fait, l'INA, en tant qu'entreprise professionnelle de gestion locative, pense également que l'acceptation de personnes ayant besoin de sécurité en matière de logement, telles que les personnes âgées et les étrangers, deviendra de plus en plus importante à l'avenir, et grâce à des mesures appropriées telles que l'utilisation de garanties de loyer, il est possible de louer des biens immobiliers en toute tranquillité. Dans cette perspective positive, cet article explique les points auxquels les propriétaires doivent être particulièrement attentifs lors de la conclusion de contrats de bail avec des locataires étrangers et les mesures pratiques qui peuvent être prises pour éviter les problèmes.

Points à prendre en compte lors de la signature d'un contrat de bail avec un étranger

Lorsque l'on accepte un locataire étranger, les considérations et les préparations à faire sont différentes de celles qui s'appliquent à un locataire japonais. Voici les principaux points à prendre en compte lors de la signature d'un contrat de location avec un étranger.

• Barrières linguistiques et compréhension du contenu du contrat: lors de la signature d'un contrat de location, il existe de nombreux documents tels que le contrat et l'explication des questions importantes, mais si ces documents sont rédigés uniquement en japonais, il est difficile pour les locataires étrangers qui ne comprennent pas parfaitement le japonais d'en comprendre le contenu. Le manque de compréhension du contenu du contrat peut être une cause majeure de problèmes. Il est donc important de préparer des versions multilingues des documents contractuels et des interprètes spécialisés lorsque cela est possible , et d'expliquer soigneusement les conditions et les règles du contrat pour s'assurer qu'elles sont comprises. Des mesures visant à éliminer les barrières linguistiques peuvent prévenir les litiges dus à des malentendus.

• Différences dans les pratiques contractuelles (pas-de-porte, dépôt de garantie, frais de renouvellement, etc.): les contrats de location japonais ont leurs propres pratiques, telles que le "pas-de-porte" et les "frais de renouvellement" périodiques, que l'on ne trouve pas à l'étranger et qui sont particulièrement difficiles à comprendre pour les étrangers. De même, la gestion du dépôt de garantie (par exemple, son affectation à la remise en état du bien au départ du locataire), qui est déposé au moment de la signature du contrat, peut donner lieu à des malentendus s'il n'est pas expliqué en détail aux étrangers qui ne connaissent pas les règles japonaises. En fait, de nombreux locataires étrangers supposent que le montant total de la caution leur sera restitué lorsqu'ils quitteront le logement et, dans certains cas, ils ne comprennent pas les règles particulières du Japon en matière de règlement des frais de remise en état. Avant de signer un contrat, expliquez soigneusement les dispositions financières, telles que le dépôt de garantie, la caution et les frais de renouvellement, ainsi que le concept de remise en état de la propriété dans son état d'origine au moment du départ, afin d'obtenir leur compréhension, ce qui permettra d'éviter des problèmes financiers par la suite.

• Prise en compte des différences de mode de vie et de culture: les règles et les manières de la vie quotidienne diffèrent d'un pays à l'autre et d'une région à l'autre, par exemple la manière de trier les déchets, les problèmes de bruit pour les voisins, les normes de nettoyage lors du déménagement, etc. Même les règles courantes au Japon peuvent être inconnues des locataires étrangers et difficiles à respecter. Par exemple, il est courant au Japon que les locataires rendent leur chambre plus propre que lorsqu'ils y ont emménagé lorsqu'ils quittent un bien loué, mais cette coutume n'est pas forcément partagée à l'étranger. Afin d 'éviter les malentendus dus aux différences de mode de vie, il est efficace de préparer, lors de l'emménagement, un guide contenant des règles telles que le jour et la méthode d'élimination des déchets, les heures de tranquillité et les éléments interdits (animaux domestiques, sous-location, etc.) dans plusieurs langues, et de partager ces informations à l'avance. Faire connaître les règles tout en faisant preuve de compréhension à l'égard des différences culturelles contribuera à créer un environnement dans lequel les deux parties pourront vivre en paix.

• S'assurer de la présence d'un garant commun et de la capacité à payer: les contrats de location exigent généralement que le locataire ait un garant commun vivant au Japon, mais il n'est souvent pas possible de trouver un garant approprié pour les locataires étrangers. Dans le passé, il s'agissait d'un obstacle qui empêchait les étrangers de passer le processus de sélection des locataires. Toutefois, un système a été mis en place pour permettre aux personnes âgées, aux étudiants étrangers et aux étrangers de signer plus facilement un contrat en faisant appel à une société de garantie de loyer (garantie d'obligation de loyer). La société de garantie jouant le rôle de caution solidaire, cela présente l'avantage pour le propriétaire de pouvoir accepter un large éventail de locataires tout en couvrant le risque d'impayés. Lors de la signature d'un contrat avec un locataire étranger, il est toujours judicieux d'envisager le recours à une société de garantie et de se porter caution pour le paiement des loyers.

• Vérification du statut de résident et de l'identité: il est également important de bien vérifier le statut de résident (type de visa et date d'expiration) et l'identité du locataire potentiel avant de signer un contrat de location. Lorsque vous acceptez des locataires étrangers, vérifiez leur passeport ou leur carte de séjour pour confirmer la date d'expiration de leur visa et qu'ils peuvent légalement rester dans le logement pendant la durée du contrat. Par ailleurs, il est nécessaire de connaître à l'avance le nombre de personnes qui emménageront et de savoir si elles vivront avec vous. Dans certains pays, il est courant que plusieurs personnes vivent dans un logement destiné à des célibataires. Le nombre de locataires (colocataires) doit donc être clairement convenu avant la signature du contrat afin d 'éviter que des locataires non autorisés ne dépassent le nombre de personnes prévu dans le contrat. Il est également important de demander les coordonnées du compte bancaire et des personnes à contacter en cas d'urgence (par exemple, le numéro de téléphone portable) afin de s'assurer que le loyer peut être transféré et qu'il existe un moyen de communication. Une confirmation minutieuse de ces informations réduira le risque de problèmes inattendus après la signature du contrat.

Garder à l'esprit les points ci-dessus et s'assurer d'une communication suffisante et d'une compréhension mutuelle avec les locataires étrangers avant de signer un contrat est la première étape d'une gestion locative sans heurts. Il est de la plus haute importance de procéder à une sélection et à une explication équitables des locataires, quelle que soit leur nationalité, et de conclure un contrat sur la base d'un accord mutuel.

Points pour éviter les problèmes avec les locataires étrangers

Sur la base des précautions susmentionnées, voici quelques mesures efficaces pour éviter les problèmes avec les locataires étrangers. Une préparation et un traitement adéquats permettent d'éviter de nombreux problèmes à l'avance. En mettant en œuvre les mesures suivantes pour éviter les problèmes avec les locataires étrangers, les propriétaires pourront louer des chambres à des étrangers en toute sérénité.

• Recours actif à des sociétés de garantie de loyer (garanties de loyer ) : comme indiqué plus haut, le recours à une société de garantie est presque indispensable lors de la signature d'un contrat avec un locataire étranger. Si vous exigez une société de garantie comme condition de location, vous pouvez vous préparer en cas d'arriérés de loyer ou de retour soudain du locataire dans son pays d'origine. En fait, le recours aux sociétés de garantie a considérablement augmenté ces dernières années, des études montrant qu'à partir de 2020, environ 97 % de tous les contrats de location feront appel à des sociétés de garantie. En mettant en place un mécanisme de recouvrement des loyers par l'intermédiaire d'une société de garantie, les propriétaires peuvent s'assurer un revenu locatif stable et éviter les problèmes liés au risque de non-paiement.

• Sélection minutieuse des locataires (vérification de la durée du séjour et du nombre de locataires): bien qu'il ne soit pas nécessaire de discriminer spécifiquement les locataires étrangers pour la seule raison qu'ils sont étrangers, il est conseillé de sélectionner les locataires avec plus de soin que les locataires japonais avant de signer un contrat. En particulier, le type de statut de résidence et la durée du séjour sont vérifiés, et l'on évalue si le locataire est censé respecter la durée du contrat. En outre, les noms et les relations de tous les locataires potentiels sont vérifiés et des dispositions sont prises pour s'assurer que personne d'autre que le titulaire du contrat n'emménage sans autorisation. Il est également utile de préciser dans le contrat le nombre d'occupants et de demander l'autorisation préalable pour des colocataires supplémentaires. N'oubliez pas non plus de procéder à des vérifications de base, telles que la demande de justificatifs de revenus et la vérification de l'inscription au travail ou à l'école. La rigueur de ces vérifications peut permettre d'étouffer les problèmes dans l'œuf.

• Faire appel à des agences spécialisées dans les relations avec les locataires étrangers: pour éviter les problèmes liés aux écarts linguistiques et culturels, il est possible de faire appel à des sociétés de gestion immobilière et à des courtiers qui sont bien équipés pour aider les locataires étrangers. Si l'agence a beaucoup d'expérience dans les relations avec les locataires étrangers, elle peut leur expliquer en douceur les points importants au moment de la signature du contrat et leur expliquer les règles de vie après l'emménagement dans d'autres langues, comme l'anglais. Les propriétaires peuvent également faire appel à une société spécialisée pour gérer les communications détaillées et les plaintes qu'ils ne peuvent pas traiter eux-mêmes. Par exemple, si la société de gestion dispose d'un personnel bilingue dans la propriété en exploitation, elle sera en mesure de répondre aux consultations des locataires qui ne sont pas à l'aise avec le japonais dans leur propre langue, ce qui contribuera en fin de compte à élargir la base des locataires cibles de la propriété. En s'appuyant sur une aide professionnelle fiable, le propriétaire peut prévenir les problèmes et les traiter le plus rapidement possible tout en réduisant la charge qui pèse sur lui.

• Utilisation des lignes directrices et des outils multilingues du ministère de l'aménagement du territoire, des infrastructures et des transports: le gouvernement national a également mis en place des mesures visant à promouvoir l'entrée en douceur des étrangers dans le secteur du logement locatif privé. Les lignes directrices visant à faciliter l'installation des étrangers dans les logements locatifs privés, préparées par le ministère de l'aménagement du territoire, des infrastructures, des transports et du tourisme (MLIT), fournissent un résumé des conseils pratiques à l'intention des locataires et des agents immobiliers, et diverses listes de contrôle sont disponibles en plusieurs langues. Par exemple, il existe une "fiche de vérification des besoins" sur laquelle les étrangers souhaitant emménager peuvent indiquer leurs besoins, une "fiche de vérification de l'engagement d'occupation" (une explication multilingue du règlement intérieur) pour les informer des règles et des manières d'emménager et de déménager, et une liste des documents requis pour l'inspection de l'occupation, qui sont traduits en anglais et dans d'autres langues étrangères majeures. Ces documents sont traduits en anglais et dans d'autres langues étrangères importantes. Ces outils officiels peuvent être utilisés pour compenser le manque d'explications dû aux différences linguistiques et pour sensibiliser les locataires. Il est conseillé aux propriétaires eux-mêmes de consulter les lignes directrices et d'intégrer les éléments utiles dans leur pratique contractuelle. L'utilisation de lignes directrices officielles est un soutien rassurant dans les relations avec les locataires étrangers.

En prenant les mesures ci-dessus, vous pouvez réduire considérablement les risques liés aux contrats de location avec des locataires étrangers et vous rapprocher d'une gestion locative sûre et stable.

Conclusion.

Lors de la signature d'un contrat de location avec un étranger, il peut y avoir une certaine confusion initiale due aux différences de langue et de systèmes. Toutefois, de nombreux problèmes peuvent être évités si vous les abordez de manière sincère et positive et si vous prenez les mesures appropriées décrites ci-dessus. L'idée est de sélectionner et d'engager les locataires sur la même base que les locataires japonais et de communiquer avec eux dans le respect de la position et de la culture de chacun. L'acceptation active de locataires étrangers peut également réduire les risques d'inoccupation et stabiliser la gestion locative. Pourquoi ne pas profiter des besoins d'une société de plus en plus mondialisée et faire des efforts positifs pour signer des contrats de location avec des locataires étrangers, ce qui constituerait une nouvelle opportunité commerciale ? Avec une réponse sincère du propriétaire, vous pouvez construire une relation de confiance qui transcende la nationalité, et le contrat de location sera fructueux pour les deux parties. Enfin, en tant que propriétaire, j'espère que vous parviendrez à établir une relation locative harmonieuse avec des locataires étrangers en apportant votre expertise et votre flexibilité et en offrant un environnement de vie sûr.