L'importance de l'externalisation pour une gestion locative efficace

De nombreux propriétaires qui gèrent eux-mêmes leurs biens locatifs peuvent avoir l'impression d'économiser sur les frais de gestion. Cependant, beaucoup d'entre eux ne se rendent compte de la difficulté de la gestion que lorsqu'ils sont confrontés à des situations qui requièrent des connaissances spécialisées, telles que le traitement de problèmes réels, la détermination des responsabilités légales et la négociation avec les locataires. Dans cet article, les limites de l'autogestion et les avantages de l'externalisation à une société de gestion sont expliqués en détail à travers des cas réels de problèmes de moisissures chez INA & Associates (certaines parties ont été modifiées pour protéger les informations personnelles).

Cas de problèmes de moisissures rencontrés par des propriétaires en autogestion

Aperçu du cas : apparition inattendue de problèmes

Voici une étude de cas concernant le propriétaire A (employé de l'entreprise), qui gère de manière indépendante un condominium familial à Tokyo, trois ans après sa construction : une famille de quatre personnes vivant dans l'immeuble depuis un an et demi a signalé qu'"il y a beaucoup de moisissures dans l'armoire de la chambre et sur le mur de la salle de bain". La propriété est presque neuve, alors pourquoi ces problèmes surviennent-ils ? Nous avons besoin d'une action immédiate" a été contacté le samedi soir.

Le propriétaire A s'est rendu sur place le lendemain et a été intrigué par la situation suivante

• Incapable de déterminer s'il s'agit d'un problème de mode de vie pour les locataires ou d'un problème de construction
• il ne sait pas qui doit payer pour l'élimination des moisissures
• Ne pas savoir comment expliquer la situation aux locataires
• Pas sûr de savoir quoi faire en cas de réclamation sanitaire
• Incapable de donner des conseils appropriés sur les mesures préventives à prendre à l'avenir

Difficultés à gérer l'autogestion

Situation identifiée lors de l'inspection sur place :

• Le linge est étendu pour sécher dans les chambres tous les jours
• Le ventilateur est rarement utilisé (pour économiser de l'électricité)
• Les fenêtres ne sont ouvertes pour aérer qu'une fois par semaine (pour éviter le rhume des foins)
• Le ventilateur de la salle de bains est également peu utilisé.
• Les déshumidificateurs et les fonctions de déshumidification des climatiseurs ne sont pas du tout utilisés.

Un propriétaire a estimé qu'il y avait clairement un problème avec le mode de vie du résident, mais il ne savait pas comment l'expliquer au résident et dans quelle mesure il fallait lui demander de supporter les coûts. Les locataires ont également formulé les objections suivantes :

• Le bâtiment doit être défectueux pour que des problèmes surviennent dans une propriété presque neuve.
• Il est courant que les gens fassent sécher leur linge à l'intérieur, et si cela pose des problèmes, il aurait fallu l'expliquer au préalable.
• Je m'inquiète des risques pour la santé des enfants. Je veux une indemnisation, y compris pour les frais médicaux.

Réaliser les limites de l'autogestion

Problèmes rencontrés par le propriétaire A dans cette étude de cas :

En conséquence, le propriétaire A a décidé qu' il était "incapable de prendre des mesures appropriées par lui-même" et a envisagé d'urgence de faire appel à nos services.

Risques et limites de l'autogestion

Difficultés à déterminer la responsabilité juridique

En gestion locative, le plus important est de prendre les bonnes décisions juridiques en cas de problème. Même dans le cas d'un simple problème de moisissure, les décisions complexes suivantes doivent être prises :

1. Classification des responsabilités en droit civil:

   • Champ d'application de l'article 400 du code civil (obligation de diligence)
   • État d'avancement de l'article 615 du code civil (obligation de notification)
   • Relation avec l'article 606 du code civil (obligation de réparation du propriétaire)

2. Jugement fondé sur des précédents judiciaires:

   • Classification de la responsabilité dans des cas similaires dans le passé
   • Distinction entre la détérioration liée à l'âge et la responsabilité du locataire
   • Distinction entre les défauts de construction et les problèmes d'utilisation

3. Examen de la loi sur la gestion des logements locatifs:

   • Dernières lois et réglementations sur la bonne gestion des opérations
   • Portée de l'obligation d'explication du propriétaire
   • Contenu des obligations d'information périodique

Professionnalisme dans les relations avec les locataires

Les compétences spécialisées suivantes sont nécessaires pour traiter les problèmes avec les locataires

Coûts temporels et émotionnels

Les coûts temporels et émotionnels sont souvent négligés par les propriétaires autogestionnaires :

• Temps de réponse: une intervention d'urgence est nécessaire même les soirs de semaine et les jours fériés.
• Stress mental: confrontation directe et négociation avec les locataires.
• Coûts d'apprentissage: acquisition continue de nouvelles connaissances et modifications de la législation.
• Occasions perdues: impact sur l'activité principale, moins de temps à consacrer à la famille.

Avantages spécifiques de l'externalisation vers une société de gestion

Des décisions appropriées basées sur l'expertise

Le plus grand avantage de l'externalisation vers une société de gestion est la prise de décisions appropriées basées sur une expérience et une expertise étendues:

1. Base juridique de l'action:

   • Connaissance actualisée du Code civil, du droit des baux fonciers et immobiliers, du droit des affaires en matière de gestion de logements locatifs, etc.
   • Décisions appropriées fondées sur des précédents et des cas similaires.
   • Clarification de la répartition des responsabilités et explication du raisonnement.

2. Expertise technique:

   • Diagnostic expert des bâtiments et des équipements
   • Analyse scientifique des causes de l'apparition des moisissures
   • Proposition de mesures préventives efficaces

3. Compétences en matière de négociation et de coordination:

   • Dialogue constructif avec les locataires
   • Proposition de solutions mutuellement acceptables
   • Éviter les conflits émotionnels

Protection de la valeur des actifs grâce à la gestion préventive

La véritable valeur d'une société de gestion réside dans la gestion préventive, et pas seulement dans le traitement des problèmes une fois qu'ils sont survenus:

Fiable 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an

L'externalisation auprès d'une société de gestion peut réduire considérablement la charge du propriétaire:

1. Élimination de la charge de travail:

   • Réponse d'urgence au nom du propriétaire
   • Intervention au nom du propriétaire les soirs de semaine et les jours fériés
   • Vous permet de vous concentrer sur votre activité principale

2. Réduction de la charge psychologique:

   • Eviter la confrontation directe avec les locataires
   • Prise de décision sereine par des experts
   • Tranquillité d'esprit grâce à la décentralisation des responsabilités

3. Réduction des risques financiers:

   • Éviter le risque de litige en prenant les mesures qui s'imposent
   • Prévention de dommages supplémentaires grâce à une résolution rapide
   • Réduction des coûts inutiles grâce à l'expertise

Points clés pour le choix d'une société de gestion

Comment identifier une société de gestion hautement spécialisée

Points importants dans le choix d'une société de gestion :

1. Réactivité juridique:

   • La société est-elle enregistrée comme société de gestion de logements locatifs ?
   • Personnel juridique et conseillers juridiques
   • Antécédents en matière de résolution de problèmes dans le passé

2. Expertise technique:

   • Expertise en matière de diagnostic des bâtiments
   • Compétence technique en matière d'entretien des équipements
   • Capacité à proposer une maintenance préventive

3. Système d'intervention:

   • Système d'intervention d'urgence 24 heures sur 24
   • Fréquence et contenu des rapports réguliers
   • Mesures visant à améliorer la satisfaction des résidents

Évaluation correcte du rapport coût-efficacité

Il est important d'évaluer les frais de gestion comme un "investissement" plutôt que comme un "coût" :

Par rapport aux commissions de gestion habituelles (5 à 10 % du loyer), le rapport coût-efficacité en vaut la peine.

Caractéristiques des services de gestion d'INA&Associates

Une gamme complète d'assistance juridique

Nous fournissons des solutions juridiquement fondées et appropriées à des problèmes complexes tels que les problèmes de moisissures :

• Nous prenons des décisions juridiques en collaboration avec nos conseillers juridiques, et nous les appliquons.
• Une expérience de plus de 1 000 problèmes résolus par le passé.
• Méthodes de gestion conformes aux dernières évolutions juridiques

Une gestion préventive approfondie

Nous ne nous contentons pas de traiter les problèmes une fois qu'ils se sont produits, mais nous nous attachons également à protéger la valeur des biens par une gestion préventive:

• Conseils détaillés sur le mode de vie au moment de l'emménagement
• Rappels saisonniers et inspections régulières
• Surveillance de l'environnement intérieur à l'aide de dispositifs IoT

Assistance complète aux propriétaires

• Rapports mensuels détaillés sur l'état des lieux
• Possibilités de consultation en face à face au moins une fois par an
• Propositions d'amélioration des installations et simulations de retour sur investissement.

Conclusion.

L'autogestion des immeubles locatifs peut à première vue sembler permettre d'économiser sur les coûts de gestion, mais elle comporte de nombreux risques et charges lorsqu'il s'agit de savoir comment traiter les problèmes réels. En particulier , les questions complexes telles que les problèmes de moisissures requièrent des compétences multiples, notamment des connaissances juridiques, une spécialisation technique et des aptitudes à la négociation.

Si, comme le propriétaire A dans cette étude de cas, vous ne cherchez une société de gestion qu'après avoir estimé que vous n'êtes pas en mesure de gérer le problème de manière appropriée, il se peut que le problème se soit déjà aggravé. Afin d'assurer une gestion locative stable et de maintenir et d'augmenter la valeur des actifs, il est important d' envisager l'externalisation vers une société de gestion dans une perspective préventive.

Les frais de gestion ne sont pas un "coût", mais un "investissement" qui réduit le temps, la charge émotionnelle et le risque financier du propriétaire. L'externalisation vers une société de gestion spécialisée peut également améliorer la rentabilité à long terme en augmentant la satisfaction des locataires, en réduisant les taux d'inoccupation et en maintenant la valeur des actifs.

Nous vous recommandons de reconnaître à nouveau l'importance de la gestion dans votre activité de location et d'établir un partenariat avec une société de gestion digne de confiance.

Questions fréquemment posées

Q1 : L'autogestion ne serait-elle pas plus économique en termes de frais de gestion ?

R1 : A court terme, il y a des coûts associés aux frais de gestion externalisée, mais à long terme, la gestion externalisée est plus économique. Si l'on considère le temps passé à traiter les problèmes, les erreurs de jugement dues à un manque d'expertise, le risque de litige, le risque de baisse de la valeur des actifs, etc. Une bonne gestion peut également améliorer la satisfaction des locataires, réduire les taux d'inoccupation et maintenir les loyers.

Q2 : Même si le bien est confié à une société de gestion, le propriétaire n'est-il pas toujours responsable du bien ?

R2 : Il est vrai qu'en tant que propriétaire du bien, la responsabilité finale lui incombe, mais la société de gestion est responsable de la gestion quotidienne du bien et des responsabilités qui y sont associées, conformément au contrat de gestion conclu avec la société de gestion. La conclusion d'un contrat de gestion approprié permet de réduire considérablement le risque encouru par le propriétaire. En outre, le professionnalisme de la société de gestion permet de résoudre rapidement les problèmes et de déterminer la répartition appropriée des responsabilités.

Q3 : L'autogestion a déjà posé des problèmes, mais puis-je confier la gestion à une société de gestion dès le milieu du projet ?

R3 : Bien sûr. En fait, c'est précisément parce que vous rencontrez déjà des problèmes que vous avez besoin du soutien d'une société de gestion capable de les résoudre de manière professionnelle. Nous offrons un soutien complet, de la résolution des problèmes existants à la mise en place d'une nouvelle structure de gestion. Parlez-nous de votre situation actuelle et nous trouverons la meilleure solution pour vous.

Q4 : Que se passe-t-il si la société de gestion ne convient pas ?

R4 : Vous devez choisir votre société de gestion avec soin. Si la société est enregistrée en tant que gestionnaire de biens locatifs, il y a une certaine garantie de la pertinence de son travail. En outre , vous pouvez vérifier la réponse de la société de gestion en clarifiant l'étendue de ses responsabilités dans le contrat de gestion et en établissant des obligations de rapports réguliers. Nous attachons une grande importance à la transparence des rapports de gestion et à la communication régulière avec les propriétaires.

Q5 : Y a-t-il des avantages à confier la gestion à une société de gestion pour les petites propriétés ?

R5 : Les petites propriétés sont celles qui bénéficient le plus de l'externalisation à une société de gestion : dans une petite propriété d'une ou deux unités, un seul problème peut avoir un impact significatif sur le résultat net. En outre, si le propriétaire s'occupe personnellement du problème, la relation avec les locataires peut facilement se détériorer et il y a un risque que les locataires déménagent. Une réponse professionnelle de la part d'une société de gestion devrait améliorer la satisfaction des locataires et encourager la location à long terme.

Informations de référence

• Ministère de l'aménagement du territoire, des infrastructures, des transports et du tourisme, "Rental Housing Management Business Law Portal Site".
• Association japonaise de gestion des logements locatifs
• Ministère de l'aménagement du territoire, des infrastructures, des transports et du tourisme, "Troubles et directives concernant le rétablissement de l'état d'origine".
• Amendements au code civil (réclamations) - Ministère de la justice

Les propriétaires qui rencontrent des problèmes avec la gestion de leurs biens locatifs sont invités à utiliser d'abord notre service de consultation gratuit. L'équipe de gestion expérimentée d' INA&Associates vous proposera le meilleur plan de gestion pour votre bien. Nous pouvons vous aider à gérer votre bien locatif en toute sérénité grâce à une assistance complète, qu'il s'agisse de traiter avec les locataires, y compris les problèmes de moisissures, ou de proposer des améliorations aux installations afin d'accroître la valeur de l'actif. N'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations.