Changer de Société de Gestion Locative : Guide Complet et Pratique

Pour les propriétaires de biens immobiliers locatifs, la relation avec la société de gestion est un facteur essentiel qui influe directement sur la rentabilité et la valeur patrimoniale. Cependant, nombreux sont ceux qui ne sont pas satisfaits des services de leur société de gestion actuelle, trouvent les frais de gestion trop élevés ou sont confrontés à des problèmes tels que des vacances prolongées.

INA&Associates Co., Ltd. a déjà traité de nombreux cas de changement de société de gestion immobilière. D'après notre expérience, en suivant les étapes appropriées, il est possible d'améliorer à la fois la rentabilité et la qualité de la gestion.

Dans cet article, nous fournissons des informations concrètes et pratiques aux propriétaires qui envisagent de changer de société de gestion immobilière, depuis les étapes à suivre jusqu'aux questions relatives aux indemnités de rupture de contrat et à la notification aux locataires.Changer de société de gestion n'est pas une procédure difficile, mais une connaissance et une préparation adéquates sont la clé du succès.

En lisant cet article, vous pourrez dissiper vos inquiétudes concernant le changement de société de gestion et faire le premier pas vers une meilleure gestion locative.

Quand faut-il changer de société de gestion locative ?

Le moment où il convient d'envisager de changer de société de gestion locative dépend de la situation du propriétaire. Cependant, en général, lorsque les situations suivantes se présentent, il est temps d'envisager sérieusement de changer de société de gestion.

Lorsque les logements restent vacants pendant une longue période

Si un logement locatif reste vacant pendant plus de trois mois, il est possible que la société de gestion ait des problèmes en matière d'attractivité ou de commercialisation. Si le logement est bien situé et en bon état, mais qu'il reste vacant pendant une longue période, il est probable que la stratégie de recherche de locataires et la campagne publicitaire de la société de gestion posent problème.

Une société de gestion compétente est en mesure de réduire la durée de vacance grâce à une fixation des loyers appropriée basée sur une analyse du marché, une stratégie publicitaire efficace et l'amélioration de la qualité des visites. Les pertes d'opportunités liées à la vacance prolongée dépassent souvent largement les frais liés au changement de société de gestion, il est donc important de réagir rapidement.

Lorsque les frais de gestion sont supérieurs au prix du marché

Les frais de gestion locative sont généralement compris entre 3 % et 5 % du loyer.Cependant, certaines sociétés de gestion facturent des frais élevés, pouvant dépasser 10 %. Il convient d'évaluer objectivement le rapport entre les services fournis et les frais de gestion, et si ceux-ci sont manifestement élevés par rapport au marché, il est préférable d'envisager de changer de société de gestion.

Toutefois, il est risqué de se baser uniquement sur le coût des frais de gestion. Certaines sociétés de gestion proposent des frais peu élevés, mais la qualité de leurs services est médiocre. Il est donc important d'évaluer globalement le rapport coût-efficacité.

Si vous n'êtes pas satisfait de la qualité des services de gestion

La qualité du travail de la société de gestion est un facteur directement lié à la réussite de la gestion locative. Si les problèmes suivants surviennent fréquemment, il peut être envisagé de changer de société de gestion.

Si des problèmes tels que la lenteur dans le traitement des plaintes et des demandes de réparation des locataires, le manque de suivi des loyers impayés, l'absence de visites régulières et de nettoyage des logements, ou encore le retard dans la remise des rapports financiers surviennent de manière récurrente, il est possible que le système de gestion de la société de gestion présente des problèmes fondamentaux.

Problèmes de communication

Une bonne communication entre le propriétaire et la société de gestion est essentielle pour assurer la bonne gestion locative. Si les problèmes suivants persistent, il est nécessaire d'envisager de changer de société de gestion : lenteur des communications de la part du responsable, omission de rapports importants, réponses vagues aux questions et demandes du propriétaire.

En particulier, l'absence de rapports réguliers sur l'état du bien et les mouvements des locataires rend difficile pour le propriétaire de prendre des décisions de gestion appropriées. Le choix d'une société de gestion capable de maintenir une communication transparente est la clé du succès à long terme de la gestion locative.

Situation de la réflexion sur le changement Critères de décision Urgence de la réponse

Longue durée de vacance Vacance continue de plus de 3 mois Élevée

Coûts de gestion élevés Dépassant largement 5 % du loyer Moyenne

Baisse de la qualité du service Retards dans le traitement des réclamations, retards dans la remise des rapports Élevé

Manque de communication Retards dans la communication, omissions dans les rapports Moyen

Baisse du taux d'occupation Nettement inférieur à la moyenne de la zone Élevé

Procédure concrète pour changer de société de gestion locative

Le changement de société de gestion locative peut se dérouler sans encombre si vous suivez la procédure appropriée. Nous vous expliquons ci-dessous la procédure concrète à suivre dans la pratique.

Étape 1 : Vérification du contrat de gestion actuel

La première étape pour changer de société de gestion consiste à vérifier en détail le contenu du contrat de gestion actuel. Le contrat contient des clauses importantes telles que le délai de préavis, les pénalités en cas de rupture et la durée du contrat.

La plupart des contrats de gestion prévoient un délai de préavis de 1 à 6 mois. Si vous résiliez le contrat sans respecter ce délai, vous risquez de devoir payer une pénalité.En outre, les conditions sont généralement différentes selon que la résiliation intervient en cours de contrat ou à l'expiration du contrat.

Lors de la vérification du contrat, il est nécessaire de vérifier en particulier la durée du préavis de résiliation, le montant et les conditions d'application des pénalités, l'existence d'une clause de renouvellement automatique du contrat, les dispositions relatives à la reprise des activités de gestion, ainsi que le traitement des dépôts de garantie et des cautions.

Étape 2 : Sélection d'une nouvelle société de gestion

Une fois que vous avez pris connaissance des conditions de votre contrat actuel, vous devez sélectionner une nouvelle société de gestion. Lors de la sélection d'une société de gestion, il est important de comparer plusieurs candidats.

Les critères de sélection d'une société de gestion doivent inclure une évaluation globale de ses résultats et de son expérience, du caractère raisonnable de ses frais de gestion, du contenu et de la qualité des services fournis, de la réactivité et des connaissances spécialisées de ses responsables, de la solidité de sa situation financière, de ses résultats et de ses méthodes en matière de recherche de locataires, ainsi que de son système d'intervention en cas d'urgence.

En particulier, les sociétés qui ont une longue expérience dans la gestion immobilière dans la même région connaissent bien le marché locatif local et sont donc en mesure de trouver efficacement des locataires et de fixer des loyers appropriés. Il est également important de choisir une société de taille moyenne, car les sociétés qui gèrent un trop grand nombre de biens immobiliers risquent de ne pas pouvoir accorder suffisamment d'attention à chaque bien.

Étape 3 : Notification de résiliation à la société de gestion actuelle

Une fois que vous avez choisi une nouvelle société de gestion, vous devez notifier officiellement votre intention de résilier le contrat à la société de gestion actuelle.Il est recommandé de faire parvenir la notification de résiliation par courrier recommandé avec accusé de réception.

La notification de résiliation doit clairement indiquer votre intention de résilier le contrat, la date à laquelle vous souhaitez résilier le contrat, les raisons de la résiliation (de manière concise), votre demande de coopération pour la transition et vos coordonnées. Il n'est pas nécessaire de donner des détails sur les raisons de la résiliation, mais il est courant d'utiliser une expression neutre telle que « en raison d'un changement de politique commerciale ».

Après avoir envoyé la notification de résiliation, il est possible que l'actuelle société de gestion tente de vous convaincre de rester. Il est important de rester calme et de ne pas vous laisser emporter par vos émotions. Indiquez clairement que votre décision est définitive et demandez-lui de coopérer pour assurer une transition en douceur.

Étape 4 : Transition entre l'ancienne et la nouvelle société de gestion

Le processus le plus important lors d'un changement de société de gestion est la transition des activités entre l'ancienne et la nouvelle société.Si la transition n'est pas effectuée correctement, cela peut entraîner des problèmes dans la gestion des locataires ou la perte d'informations importantes.

Les éléments à transférer comprennent les informations sur les locataires (contenu du contrat, coordonnées, remarques particulières), l'état des loyers et les informations sur les locataires en retard de paiement, l'état des dépôts de garantie, l'historique des réparations et les travaux prévus, les détails des contrats d'assurance, les originaux des divers contrats, la gestion des clés et la liste des contacts d'urgence.

Idéalement, la passation de pouvoir doit se faire en présence des trois parties (le propriétaire, l'ancienne société de gestion et la nouvelle société de gestion). Veillez à consigner par écrit le contenu de la passation de pouvoir afin d'éviter tout problème ultérieur.

Étape 5 : Notification aux locataires

Une fois le changement de société de gestion confirmé, informez les locataires de ce changement. Cette notification ayant un impact direct sur la vie des locataires, elle doit être rédigée de manière claire et concise.

La notification doit clairement indiquer la date du changement de société de gestion, le nom et les coordonnées de la nouvelle société de gestion, le changement de compte bancaire pour le paiement du loyer (le cas échéant), les coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence, les autres changements et les coordonnées à contacter en cas de questions.

Il est préférable d'envoyer la notification un à deux mois avant la date du changement. Il est particulièrement important de prévenir les locataires suffisamment à l'avance en cas de changement de compte bancaire pour le paiement du loyer afin d'éviter toute confusion.

Étape 6 : achèvement des différentes démarches

Enfin, effectuez toutes les démarches liées au changement de société de gestion. Cela comprend notamment la modification des coordonnées auprès des établissements financiers, le changement de titulaire des contrats d'assurance et la confirmation de la reprise des différents contrats.

La modification du compte bancaire pour le paiement du loyer est particulièrement importante. Si la nouvelle société de gestion se charge du paiement du loyer, vous devez effectuer les démarches nécessaires pour que les loyers versés par les locataires soient transférés sur le nouveau compte.

De plus, le changement de société de gestion peut également entraîner des démarches pour les différents contrats d'assurance, tels que l'assurance incendie et l'assurance responsabilité civile.Contactez votre compagnie d'assurance pour vérifier les procédures de modification nécessaires.

Procédure Moment de la mise en œuvre Durée Remarques

Vérification du contenu du contrat Au début de l'examen des modifications 1 semaine Vérification détaillée des conditions de résiliation

Sélection de la nouvelle société de gestion Après la décision de changement 2 à 4 semaines Comparaison et examen de plusieurs sociétés

Notification de résiliation Après la sélection Le jour même Notification officielle par écrit

Travail de transfert Après la notification de résiliation 2 à 4 semaines Partage d'informations détaillées

Notification aux locataires 1 à 2 mois avant le changement 1 semaine Rédiger un document clair et compréhensible

Diverses démarches Avant et après le changement 2 à 3 semaines Vérifier qu'il n'y a pas d'oublis

Ce qu'il faut savoir sur les pénalités et les frais

Lorsqu'ils envisagent de changer de société de gestion immobilière, la plupart des propriétaires s'inquiètent avant tout des pénalités et des frais liés au changement. En vous informant correctement, vous éviterez les dépenses imprévues et pourrez planifier votre changement en toute sérénité.

Cas dans lesquels des pénalités sont applicables

L'application de pénalités est principalement déterminée par les clauses du contrat de gestion. En général, les cas dans lesquels des pénalités sont applicables sont les suivants : résiliation en cours de contrat, non-respect du délai de préavis, résiliation dans certaines conditions particulières, etc.

La plupart des contrats de gestion ont une durée de 2 à 3 ans et prévoient généralement des pénalités en cas de résiliation avant l'échéance.En outre, si le délai de préavis est fixé à trois ou six mois, toute résiliation sans respect de ce délai peut entraîner des frais de gestion équivalents à la durée restante du contrat.

Il convient de noter que les sociétés de gestion malhonnêtes ont tendance à fixer des pénalités élevées. Si les pénalités sont élevées, par exemple six ou douze mois de loyer, il est nécessaire d'examiner attentivement le contrat lors de sa signature.

Prix de marché des pénalités

Le prix de marché des pénalités varie considérablement en fonction du contenu du contrat et de la société de gestion, mais il est généralement compris entre un et trois mois de loyer.

Dans le cas d'une société de gestion honnête, aucune pénalité n'est due en cas de résiliation à l'expiration du contrat, et même en cas de résiliation anticipée, elle est souvent fixée à environ un mois de loyer. En revanche, certaines sociétés de gestion fixent des pénalités élevées, équivalentes à six mois de loyer ou à une année de frais de gestion.

Les frais de résiliation sont généralement calculés sur la base d'un certain nombre de mois de frais de gestion mensuels, d'un certain nombre de mois de loyer ou d'un certain pourcentage des frais de gestion annuels. Lors de la lecture du contrat, veillez à bien vérifier ces modalités de calcul et les montants concrets.

Autres frais liés au changement

Outre les frais de résiliation, le changement de société de gestion peut entraîner divers autres frais.Les principaux frais liés au changement sont les frais initiaux pour la nouvelle société de gestion, les frais de diverses procédures, les frais de transfert, les frais de rédaction et d'envoi des notifications, etc.

Lors de la signature du contrat avec la nouvelle société de gestion, des frais administratifs et le dépôt d'une caution peuvent être exigés. Des frais de rédaction et d'envoi des notifications aux locataires, ainsi que des frais de rédaction des divers documents contractuels peuvent également être facturés.

En outre, le changement de société de gestion peut nécessiter la révision de l'assurance incendie et le changement de société de garantie, ce qui peut entraîner des frais supplémentaires.

Comment réduire les frais

Pour réduire les frais liés au changement de société de gestion, il est important d'adopter une approche planifiée et de choisir le bon moment.

Le plus efficace est de changer à l'expiration du contrat. Cela permet d'éviter complètement les pénalités. En commençant les préparatifs six mois avant l'expiration du contrat, vous disposez de suffisamment de temps pour choisir une nouvelle société de gestion.

Il est également important de demander des devis à plusieurs sociétés de gestion et de comparer les frais initiaux et les frais de gestion.Certaines sociétés de gestion proposent des campagnes promotionnelles avec frais initiaux gratuits afin d'encourager les changements de société.

En outre, il est parfois possible de négocier une réduction des pénalités de rupture ou un paiement échelonné avec votre société de gestion actuelle. Il est important de maintenir de bonnes relations et d'avoir des discussions constructives.

Éléments de coût Prix de marché Conditions d'application Méthodes d'économie

Pénalités de rupture 1 à 3 mois de loyer Résiliation pendant la durée du contrat Changement à l'expiration du contrat

Frais initiaux de la nouvelle société de gestion 0 à 100 000 yens Lors de la signature d'un nouveau contrat Profiter des campagnes promotionnelles

Frais administratifs 10 000 à 50 000 yens Lors des différentes démarches Négocier un paiement forfaitaire

Frais de rédaction de la notification 10 000 à 30 000 yens Lors de la notification aux locataires Rédiger soi-même

Frais de changement d'assurance 10 000 à 50 000 yens Lors du changement de contrat d'assurance Profiter du contrat existant

Frais de transfert 0 à 50 000 yens Lors du transfert des activités Préparation détaillée à l'avance

Méthode de notification aux locataires et points à noter

Lors d'un changement de société de gestion, il est obligatoire de notifier les locataires de manière appropriée, ce qui est indispensable pour assurer une transition en douceur. Si la méthode ou le contenu de la notification présente des lacunes, cela peut entraîner des problèmes avec les locataires.

Moment de la notification

Il est approprié d'informer les locataires un à deux mois avant la date du changement de société de gestion. En particulier, si le compte bancaire pour le paiement du loyer change, les locataires ont besoin d'un délai suffisant pour se préparer au paiement.

Une notification trop tardive peut semer la confusion chez les locataires et entraîner des erreurs de virement ou une augmentation des demandes de renseignements. À l'inverse, une notification trop précoce risque d'être oubliée par les locataires. Une notification au moment opportun permet d'assurer une transition en douceur.

Il est également préférable de distribuer ou d'envoyer les notifications par courrier pendant les jours ouvrables, afin de s'assurer que les locataires les reçoivent bien.

Contenu de la notification

Il est important que la notification contienne toutes les informations nécessaires aux locataires, de manière claire et précise.

Les informations obligatoires comprennent la date du changement de société de gestion, la raison du changement (de manière concise), les coordonnées de la nouvelle société de gestion, les changements de coordonnées, les changements de compte bancaire pour le paiement du loyer, les changements de procédure en cas d'urgence et tout autre changement important.

Les coordonnées de la nouvelle société de gestion doivent inclure le nom de la société, son adresse, son numéro de téléphone, son numéro de fax, son adresse e-mail, ses heures d'ouverture et le nom de la personne à contacter. Il est particulièrement important d'indiquer clairement si le numéro d'urgence est disponible 24 heures sur 24.

En cas de changement de compte bancaire pour le paiement du loyer, indiquez clairement le nom de la nouvelle banque, le nom de l'agence, le type de compte, le numéro de compte et le nom du titulaire du compte, ainsi que les frais de virement.

Procédure de changement de compte bancaire pour le paiement du loyer

Le changement de compte bancaire pour le paiement du loyer est l'un des changements les plus importants pour les locataires. Afin de faciliter la procédure de changement, veuillez tenir compte des points suivants.

Vérifiez plusieurs fois les nouvelles coordonnées bancaires afin d'éviter toute erreur et, si possible, joignez une copie du livret bancaire du nouveau titulaire du compte. Indiquez clairement la date à laquelle le changement prend effet et précisez clairement les coordonnées bancaires à utiliser avant et après cette date.

Si le locataire utilise un service de virement automatique, expliquez-lui qu'il doit effectuer les démarches nécessaires auprès de son établissement bancaire et informez-le suffisamment à l'avance afin qu'il puisse prendre les mesures nécessaires.

En ce qui concerne les frais de virement, il est important de préciser si le mode de paiement restera inchangé ou s'il sera modifié, et d'expliquer à l'avance aux locataires toute augmentation de leurs frais afin d'obtenir leur accord.

Réponse aux questions des locataires

Après la notification du changement de société de gestion, il est probable que les locataires vous contactent pour vous poser diverses questions ou vous faire part de leurs inquiétudes. Une réponse appropriée permettra de dissiper leurs inquiétudes et de maintenir une relation de confiance.

Parmi les questions fréquemment posées, on trouve notamment : « Pourquoi changer de société de gestion ? », « Les services vont-ils changer ? », « Le loyer et les conditions du contrat vont-ils changer ? », « Qu'en est-il du dépôt de garantie ? », « Que se passera-t-il en cas d'urgence ? ».

Il est important de préparer à l'avance les réponses à ces questions et de fournir des explications cohérentes. Il convient notamment d'indiquer clairement qu'il n'y aura aucun changement défavorable pour les locataires et que les modifications visent au contraire à améliorer les services.

Pendant la période de transition, veillez à ce que les deux sociétés de gestion soient en mesure de répondre aux questions des locataires afin d'éviter toute confusion.

Réponse aux locataires nécessitant une attention particulière

Les locataires nécessitant une attention particulière, tels que les personnes âgées ou les étrangers, doivent bénéficier d'explications et d'un accueil particulièrement soignés.

Pour les personnes âgées, veillez à utiliser des caractères plus grands dans les notifications et à surligner les points importants. Si nécessaire, envisagez également de leur fournir des explications par téléphone ou de contacter leur famille.

Pour les locataires étrangers, nous nous efforcerons de rédiger les notifications dans leur langue maternelle ou dans un japonais simple. Il est également important de fournir des explications détaillées afin d'éviter tout malentendu dû à des différences culturelles.

Éléments à notifier Contenu Remarques

Date du changement Date précise Veiller à prévoir un délai suffisant

Informations sur la nouvelle société de gestion Nom, coordonnées, heures d'ouverture Indiquer des informations exactes

Changement de coordonnées bancaires Nom de la banque, numéro de compte, titulaire Vérifier plusieurs fois

Coordonnées en cas d'urgence Disponibilité 24 heures sur 24 Indication claire des heures de réponse

Conditions contractuelles Modifications éventuelles Apaisement des inquiétudes des locataires

Service d'assistance Coordonnées et heures d'ouverture Mise en place d'un système de réponse rapide

Avantages et inconvénients du changement de société de gestion

Lorsque vous envisagez de changer de société de gestion locative, il est important d'évaluer objectivement les avantages et les inconvénients et de prendre une décision globale. En anticipant les effets escomptés du changement et les risques potentiels, vous serez en mesure de prendre une meilleure décision.

Avantages du changement de société de gestion

Réduction des frais de gestion

L'un des avantages les plus directs du changement de société de gestion est la réduction des frais de gestion. Si les frais de votre société de gestion actuelle sont supérieurs au prix du marché, vous pouvez réduire vos frais de plusieurs centaines de milliers à plusieurs millions de yens par an en changeant pour une société de gestion proposant des tarifs plus raisonnables.

Par exemple, pour un bien dont le loyer mensuel est de 500 000 yens et dont les frais de gestion passent de 8 % à 4 %, vous pouvez réaliser une économie de 240 000 yens par an.Même en tenant compte des frais initiaux liés au changement, cette réduction représente un avantage considérable à long terme.

Toutefois, il est important de ne pas se focaliser uniquement sur le coût des frais de gestion, mais de prendre également en considération le contenu des services proposés.

Amélioration de la qualité des services

En changeant de société de gestion pour une société plus performante, vous pouvez vous attendre à une amélioration de la qualité des services de gestion. Concrètement, cela se traduit par une réponse plus rapide aux demandes des locataires, des visites régulières des biens, des propositions de réparations appropriées, des rapports détaillés sur les recettes et les dépenses, etc.

Des services de gestion de qualité contribuent à améliorer la satisfaction des locataires, ce qui se traduit par une baisse du taux de départ et une augmentation de la durée de location. De plus, un entretien et une maintenance appropriés des biens permettent de préserver leur valeur.

Réduction du taux d'inoccupation et amélioration de la rentabilité

En changeant de société de gestion pour une société plus attractive, vous pouvez espérer réduire la durée d'inoccupation et augmenter le taux d'occupation. Une stratégie publicitaire efficace, une fixation appropriée des loyers et une gestion de qualité des visites permettent de réduire le risque d'inoccupation.

De plus, une société de gestion compétente connaît bien les tendances du marché et peut proposer des révisions de loyer au moment opportun ou des rénovations visant à augmenter la valeur ajoutée.

Amélioration de la communication

L'établissement de relations avec une nouvelle société de gestion permet d'améliorer la qualité de la communication avec les propriétaires. Grâce à des rapports réguliers, une communication rapide et un partage d'informations transparent, vous pouvez confier la gestion locative en toute tranquillité.

Inconvénients du changement de société de gestion

Temps et formalités administratives

Le changement de société de gestion nécessite beaucoup de temps et d'efforts. Il faut notamment choisir une nouvelle société de gestion, vérifier les contrats, assurer la transition et informer les locataires.

Cette charge administrative est d'autant plus lourde si vous possédez plusieurs biens immobiliers ou si vous avez de nombreux locataires. De plus, pendant la période de transition, vous devrez coordonner les activités des deux sociétés de gestion, ce qui augmentera temporairement votre charge de travail.

Perturbations temporaires et risques

Pendant la période de changement de société de gestion, des perturbations temporaires peuvent survenir. Il faut s'attendre à une augmentation des demandes de renseignements de la part des locataires, à des erreurs de virement des loyers, à des retards dans les interventions d'urgence, etc.

En outre, si la transition n'est pas effectuée correctement, il existe un risque de perte d'informations importantes ou de litiges avec les locataires. Afin de minimiser ces risques, une préparation et une planification minutieuses sont nécessaires.

Frais

Le changement de société de gestion entraîne des frais de rupture de contrat et divers frais administratifs. En particulier, si le changement intervient en cours de contrat, des frais de rupture de contrat élevés peuvent être exigés.

Il faut également tenir compte des frais initiaux liés à la signature du contrat avec la nouvelle société de gestion, des frais administratifs divers et des frais de rédaction des avis de résiliation. Il convient de calculer soigneusement ces frais afin qu'ils ne dépassent pas les avantages liés au changement.

Risque d'insuffisance des capacités de la nouvelle société de gestion

Il existe également un risque que la nouvelle société de gestion ne soit pas en mesure d'obtenir les résultats escomptés en raison d'une insuffisance de ses capacités. Même si elle donne une bonne impression lors des recherches préalables et des entretiens, ses performances réelles peuvent être inférieures aux attentes.

Afin de réduire ce risque, il est important de mener des recherches approfondies lors de la sélection de la société de gestion et de vérifier soigneusement ses antécédents et sa réputation. Il est également utile de définir des indicateurs de performance clairs lors de la signature du contrat et de mettre en place un système d'évaluation régulière.

Élément Avantages Inconvénients

Coûts Réduction des frais de gestion Frais de modification et pénalités

Qualité du service Réactivité et amélioration de la qualité Risque de baisse temporaire de la qualité du service

Mesures contre les vacances Amélioration de l'attractivité et réduction du taux de vacance Retards dans la prise en charge pendant la période de transition

Communication Amélioration de la communication et de la transparence Temps nécessaire pour établir une relation avec le nouveau responsable

Procédures Possibilité de revoir les conditions contractuelles Complexité des procédures et charge de travail

Gestion des risques Amélioration du système de gestion Risque lié à l'insuffisance des capacités de la nouvelle société de gestion

Comment choisir une nouvelle société de gestion

Le choix d'une société de gestion locative est une décision importante qui détermine le succès de votre activité. En établissant des critères de sélection appropriés et en comparant soigneusement plusieurs candidats, vous pourrez trouver un partenaire qui vous satisfera à long terme.

Vérification des résultats

La première étape dans le choix d'une société de gestion consiste à vérifier ses résultats et son expérience. Examinez en détail le nombre de logements gérés, le nombre d'années d'expérience, les résultats obtenus dans la même zone et l'expérience dans la gestion de biens similaires.

Les résultats obtenus dans la même zone que les biens que vous possédez sont particulièrement importants. Une société de gestion qui connaît bien le marché locatif local est en mesure de fixer des loyers appropriés, de trouver des locataires efficacement et de proposer des méthodes de gestion adaptées aux caractéristiques de la région.

En ce qui concerne le nombre de biens gérés, l'idéal est d'opter pour une taille ni trop grande ni trop petite. Une société qui gère un trop grand nombre de biens risque de ne pas pouvoir accorder suffisamment d'attention à chaque bien, tandis qu'une société qui en gère trop peu peut manquer d'expérience et de savoir-faire.

Comparaison des frais de gestion

Il est important d'évaluer les frais de gestion non pas simplement en fonction de leur prix, mais en fonction de leur rapport coût-efficacité. Il convient d'examiner de manière globale le niveau des frais de gestion, la cohérence avec le contenu des services, l'existence de frais supplémentaires et les conditions de paiement.

Les frais de gestion s'élèvent généralement à environ 3 à 5 % du loyer, mais le niveau approprié varie en fonction des services fournis. Il est nécessaire de vérifier en détail le contenu du contrat, car il arrive que des frais supplémentaires soient facturés pour de nombreux services alors que les frais de gestion sont présentés comme étant peu élevés.

Il est également important de vérifier à l'avance les frais supplémentaires tels que les frais initiaux, les frais de renouvellement, les frais de publicité et les frais de réparation, afin de comparer le coût global.

Évaluation du contenu des services

Évaluez de manière concrète et détaillée le contenu des services fournis par la société de gestion. Vérifiez la manière dont elle gère les différentes tâches telles que la recherche de locataires, la perception des loyers, le traitement des réclamations, l'organisation des réparations, les visites régulières et les rapports sur les recettes et les dépenses.

Les méthodes de recherche de locataires et les résultats obtenus sont particulièrement importants. Vérifiez concrètement l'utilisation des publicités sur Internet, le nombre d'agences immobilières partenaires, la qualité des visites et le taux de conclusion des contrats. La mise en place d'un service d'urgence disponible 24 heures sur 24 est également un critère d'évaluation important.

En ce qui concerne les rapports sur les recettes et les dépenses, examinez des exemples de rapports et vérifiez que les informations nécessaires y figurent de manière appropriée et dans un format facile à comprendre.

Capacité de réponse du responsable

Les connaissances spécialisées et la capacité de réponse du responsable de la société de gestion ont une incidence directe sur la qualité des tâches quotidiennes. Nous évaluons de manière globale la manière dont il se présente lors du premier entretien, la pertinence de ses réponses, le caractère concret de ses propositions et ses capacités de communication.

Un bon responsable comprend les caractéristiques du bien et est capable de faire des propositions concrètes en tenant compte des tendances du marché. Il est également important qu'il comprenne précisément les souhaits du propriétaire et qu'il soit capable de lui faire rapport et de le conseiller au moment opportun.

Nous vérifions également l'expérience, les qualifications et les antécédents du responsable afin de déterminer s'il s'agit d'un partenaire fiable.

Saineté financière

La saineté financière de la société de gestion est un élément important pour maintenir une relation commerciale à long terme. Nous vérifions les informations de base telles que l'année de création, le capital social, le chiffre d'affaires et le nombre d'employés.

Le système de gestion des dépôts et des cautions est particulièrement important. Il est nécessaire de vérifier que ces fonds sont correctement séparés et que des mesures de protection ont été prises en cas d'urgence.

L'adhésion à des associations professionnelles, la souscription d'assurances et le système de conformité sont également des points à évaluer.

Expérience et méthodes de recherche de locataires

La lutte contre les logements vacants est un élément important de la gestion locative, et il est nécessaire d'évaluer avec soin la capacité de la société de gestion à trouver des locataires.Vérifiez les données concrètes telles que les résultats passés en matière de contrats conclus, la durée moyenne de vacance et le taux d'occupation.

Vérifiez également en détail les méthodes de recrutement. Évaluez la présence sur les grands portails immobiliers, la richesse du site web de la société, l'utilisation des réseaux sociaux et la collaboration avec des agences immobilières partenaires.

De plus, les compétences en photographie pour mettre en valeur les atouts du bien, la capacité à rédiger des descriptions attrayantes et les compétences en matière de visite sont également des points importants à évaluer.

Système d'intervention en cas d'urgence

Dans la gestion locative, le système d'intervention en cas d'urgence a une grande influence sur la satisfaction des locataires. Vérifiez en détail si le service est disponible 24 heures sur 24, l'étendue des urgences prises en charge, les délais d'intervention et le système de communication.

Vérifiez les procédures mises en place pour faire face aux urgences courantes telles que les fuites d'eau, les coupures d'électricité, la perte de clés ou les pannes d'équipements. Il est également important de vérifier le système de coordination avec les prestataires de services et la répartition des coûts.

La qualité de la réponse aux situations d'urgence est directement liée au sentiment de sécurité et à la satisfaction des locataires, et peut donc favoriser la fidélisation à long terme.

Critères de sélection Points à vérifier Points d'évaluation

Expérience en matière de gestion Nombre de logements gérés, nombre d'années d'expérience, expérience dans la même zone Taille appropriée et expérience riche

Frais de gestion Taux de commission, frais supplémentaires, conditions de paiement Rapport coût-efficacité

Contenu des services Méthodes de recrutement, services proposés, système de reporting Contenu concret et complet

Responsables Connaissances spécialisées, capacité de réponse, expérience Personnel fiable

Situation financière Taille de l'entreprise, gestion des fonds, assurance Gestion saine et stable

Capacité de recrutement Résultats en matière de contrats, méthodes publicitaires, partenaires Capacité à attirer des clients et taux de conclusion élevé

Réponse aux urgences Service 24 heures sur 24, étendue de la réponse, coordonnées Système de réponse rapide et fiable

Résumé

Changer de société de gestion locative n'est pas une procédure difficile si vous disposez des connaissances et de la préparation nécessaires. En suivant les étapes et les points à prendre en compte expliqués dans cet article et en planifiant soigneusement votre projet, vous pourrez améliorer la gestion de vos biens locatifs.

Les clés d'une transition réussie

Pour réussir le changement de société de gestion, les points suivants sont importants.

Une préparation minutieuse est essentielle. Il est important de prévoir une période de préparation suffisante pour vérifier en détail les termes de votre contrat actuel, clarifier les raisons du changement et définir les critères de sélection de la nouvelle société de gestion.

En comparant plusieurs candidats, vous pourrez choisir la société de gestion la mieux adaptée. Il est important d'évaluer de manière globale non seulement les frais de gestion, mais aussi les services proposés, les résultats obtenus et la qualité des interlocuteurs, et de prendre une décision à long terme.

En veillant à une communication fluide, vous pourrez maintenir de bonnes relations avec l'ancienne et la nouvelle société de gestion et assurer une transition en douceur. En particulier, vous pourrez maintenir une relation de confiance avec les locataires en leur fournissant des explications et un service attentionnés.

En effectuant le changement au moment opportun, vous pourrez éviter des frais supplémentaires tels que des pénalités de rupture de contrat. Réfléchissez à un moment stratégique pour effectuer le changement, par exemple à l'expiration du contrat ou en dehors des périodes de forte activité.

Prendre une décision dans une perspective à long terme

Le changement de société de gestion doit avoir pour objectif non seulement de réduire les coûts à court terme, mais aussi d'améliorer la gestion locative à long terme. En collaborant avec une société de gestion compétente, vous pouvez espérer réduire le taux d'inoccupation, améliorer la satisfaction des locataires et maintenir ou augmenter la valeur de votre bien immobilier.

De plus, comme la relation avec la société de gestion s'inscrit dans la durée, il est important de choisir un partenaire fiable. Ne lésinez pas sur les coûts et les efforts à court terme, et choisissez une société de gestion à laquelle vous pourrez faire confiance à l'avenir.

Prochaines étapes

Si vous envisagez de changer de société de gestion, nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes.

1. Vérification du contenu du contrat actuel : vérifiez en détail le contrat de gestion et prenez connaissance des conditions de résiliation et des pénalités.
2. Clarification des raisons du changement : clarifiez les raisons du changement et les améliorations souhaitées.
3. Liste des sociétés de gestion candidates : sélectionnez plusieurs sociétés de gestion candidates et comparez-les.
4. Entretiens et demande de propositions : organisez des entretiens avec les sociétés de gestion candidates et demandez-leur des propositions concrètes.
5. Décision finale : évaluez de manière globale les coûts, les services proposés et les résultats obtenus, puis sélectionnez la société de gestion la mieux adaptée.

INA&Associates Co., Ltd. vous conseille sur le changement de société de gestion locative. Forts de notre expérience et de notre expertise, nous vous aidons à réussir votre gestion locative. N'hésitez pas à nous contacter si vous envisagez de changer de société de gestion.

En collaborant avec une société de gestion adaptée, vous optimiserez la rentabilité de votre gestion locative et maximiserez la valeur de votre patrimoine.

Questions fréquentes

Q1 : Combien de temps faut-il compter pour changer de société de gestion ?

A1 : Le délai nécessaire pour changer de société de gestion est généralement de 2 à 4 mois. Le calendrier détaillé est le suivant.

Il faut compter 2 à 4 semaines pour sélectionner la nouvelle société de gestion, 1 à 3 mois (selon le contrat) entre la notification de résiliation à la société de gestion actuelle et la résiliation, et 2 à 4 semaines pour le transfert des tâches.

Si le changement intervient à l'expiration du contrat, vous pouvez éviter les pénalités et procéder de manière plus planifiée. En prévoyant un calendrier suffisamment large, vous éviterez les problèmes et assurerez une transition en douceur.

Q2 : Le consentement des locataires est-il nécessaire ?

A2 : Le consentement des locataires n'est pas nécessaire d'un point de vue juridique pour changer de société de gestion. Le changement de société de gestion relève de la décision du propriétaire.

Toutefois, il est indispensable d'informer préalablement les locataires et de leur expliquer en détail les changements.En particulier, les changements de coordonnées bancaires pour le paiement du loyer et les coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence ont un impact direct sur la vie des locataires. Il est donc nécessaire de les notifier suffisamment à l'avance.

Afin de maintenir de bonnes relations avec les locataires, il est efficace d'expliquer brièvement les raisons du changement et de préciser qu'il s'agit d'une mesure visant à améliorer le service.

Q3 : Qu'en est-il du contrat avec la société de garantie ?

A3 : Le contrat avec la société de garantie peut être affecté par le changement de société de gestion.Si la société de gestion est l'interlocuteur de la société de garantie, il peut être nécessaire de revoir le contrat de garantie à la suite du changement.

Si la nouvelle société de gestion travaille avec la même société de garantie, le contrat peut être maintenu. Toutefois, si elle fait appel à une autre société de garantie, il peut être nécessaire de modifier le contrat de garantie ou d'en conclure un nouveau.

Il est important de vérifier ce point auprès de la nouvelle société de gestion lors de l'examen du changement de société de gestion et d'étudier les moyens de minimiser l'impact sur les locataires.

Q4 : Que faire en cas de problème après le changement ?

A4 : En cas de problème après le changement de société de gestion, il est important de réagir rapidement et calmement.

Tout d'abord, il convient de comprendre précisément la nature et la cause du problème, puis de demander à la nouvelle société de gestion d'apporter des améliorations concrètes. Il faut comparer les résultats et les tâches définis dans le contrat et, en cas de violation du contrat, demander officiellement des améliorations.

Si aucune amélioration n'est constatée, il peut être nécessaire d'envisager la résiliation du contrat. Toutefois, comme un nouveau changement de société de gestion représente une charge importante, il est essentiel de sélectionner soigneusement la société avant de prendre une décision.

Pour prévenir les problèmes, il est efficace de définir clairement le contenu des tâches et les indicateurs de performance lors de la signature du contrat et de mettre en place un système d'évaluation régulière.

Q5 : Existe-t-il un moyen de réduire les coûts liés au changement de société de gestion ?

A5 : Pour réduire les coûts liés au changement de société de gestion, il est important d'adopter une approche planifiée et de choisir le bon moment.

Le moyen le plus efficace est de changer de société à l'expiration du contrat afin d'éviter les pénalités. Il est également important de demander des devis à plusieurs sociétés de gestion et de comparer les frais initiaux et les frais de gestion.

Certaines sociétés de gestion proposent des campagnes sans frais initiaux afin d'encourager les changements de prestataire. Il est également possible de négocier une réduction des pénalités de rupture de contrat ou un paiement échelonné avec votre société de gestion actuelle.

De plus, vous pouvez réduire les frais d'externalisation en rédigeant vous-même les notifications aux locataires et en effectuant les différentes démarches.