Guia Completo para Trocar de Empresa de Gestão de Imóveis Arrendados

Para os proprietários de imóveis para arrendamento, a relação com a empresa de gestão é um fator importante que está diretamente relacionado com a rentabilidade e o valor patrimonial. No entanto, não são poucos os que não estão satisfeitos com os serviços prestados pela empresa de gestão atual, consideram os custos de gestão demasiado elevados ou enfrentam problemas como a prolongada ocupação dos imóveis.

A INA&Associates Co., Ltd. já participou de inúmeros casos de mudança de empresa de administração de imóveis. Com base nessa experiência, podemos afirmar que seguindo os procedimentos adequados, é possível aumentar a rentabilidade e melhorar a qualidade da administração ao mesmo tempo.

Neste artigo, fornecemos informações práticas e específicas para proprietários que estão a considerar mudar de empresa de administração de imóveis, desde os procedimentos de mudança até questões relacionadas a multas por quebra de contrato e métodos de notificação aos inquilinos.A mudança de empresa de gestão não é um procedimento difícil, mas o conhecimento e a preparação adequados são fundamentais para o sucesso.

Ao ler este artigo, poderá dissipar as suas dúvidas sobre a mudança de empresa de gestão e dar o primeiro passo para uma melhor gestão do seu imóvel arrendado.

Quando é que se deve mudar de empresa de gestão de imóveis arrendados?

O momento certo para considerar a mudança de empresa de gestão de imóveis arrendados varia de acordo com a situação do proprietário. No entanto, em geral, quando se verificam as seguintes situações, é aconselhável considerar seriamente a mudança de empresa de gestão.

Quando há vagas por um longo período

Quando um imóvel para aluguel fica vago por mais de três meses, pode haver um problema com a capacidade de atrair clientes ou com a capacidade de vendas da empresa de gestão. Mesmo que a localização e as condições do imóvel sejam boas, se ele ficar vago por um longo período, é possível que haja um problema com a estratégia de recrutamento de inquilinos ou com a divulgação da empresa de gestão.

Uma empresa de gestão competente pode reduzir o período de vacância através de uma definição adequada do valor do aluguer com base em análises de mercado, estratégias de publicidade eficazes e melhoria da qualidade do atendimento aos visitantes. As perdas de oportunidades decorrentes da vacância prolongada são muitas vezes superiores aos custos de mudança de empresa de gestão, pelo que é importante agir rapidamente.

Quando os custos de gestão são superiores aos valores de mercado

A comissão de gestão de imóveis para arrendamento é geralmente de 3% a 5% do valor do aluguer.No entanto, dependendo da empresa de gestão, existem casos em que são cobradas comissões elevadas, superiores a 10%. Avalie objetivamente o equilíbrio entre os serviços prestados e os custos de gestão e, se forem claramente elevados em comparação com o mercado, deve considerar a mudança de empresa de gestão.

No entanto, é perigoso basear a sua decisão apenas nos custos de gestão. Existem empresas de gestão que anunciam custos de gestão baixos, mas a qualidade dos serviços prestados é baixa, por isso é importante avaliar a relação custo-benefício de forma abrangente.

Se estiver insatisfeito com a qualidade dos serviços de gestão

A qualidade do trabalho da empresa de gestão é um fator diretamente relacionado ao sucesso da gestão do aluguel. Se os seguintes problemas ocorrerem com frequência, é sinal de que deve considerar mudar de empresa de gestão.

Respostas lentas a reclamações e pedidos de reparos dos inquilinos, cobranças inadequadas de aluguéis atrasados, falta de inspeções e limpezas regulares do imóvel, atrasos na apresentação de relatórios de receitas e despesas. Se esses problemas ocorrerem continuamente, é provável que haja um problema fundamental no sistema de trabalho da empresa de gestão.

Problemas de comunicação

A comunicação entre o proprietário e a empresa de gestão é essencial para manter uma boa gestão do arrendamento. Se houver problemas contínuos, como lentidão na comunicação por parte do responsável, omissão de relatórios importantes ou respostas vagas às perguntas e solicitações do proprietário, é necessário considerar a mudança de empresa de gestão.

Especialmente, se não houver relatórios regulares sobre a situação do imóvel e as tendências dos inquilinos, será difícil para o proprietário tomar decisões de gestão adequadas. Escolher uma empresa de gestão que mantenha uma comunicação transparente levará ao sucesso da gestão de aluguer a longo prazo.

Situação da consideração de mudança Critérios de decisão Urgência da resposta

Vacância prolongada Vacância contínua por mais de 3 meses Alta

Altos custos de gestão Excedendo significativamente 5% do aluguer Média

Diminuição da qualidade do serviço Atrasos no atendimento de reclamações, atrasos nos relatórios Alta

Falta de comunicação Atrasos nas comunicações, omissões nos relatórios Média

Diminuição da taxa de ocupação Significativamente abaixo da média da área Alta

Procedimentos específicos para a mudança da empresa de gestão de arrendamento

A mudança da empresa de gestão de arrendamento pode ser feita de forma tranquila seguindo os procedimentos adequados. A seguir, explicamos os procedimentos específicos para a mudança, com base na prática.

Passo 1: Confirmar o contrato de gestão atual

O primeiro passo para mudar de empresa de gestão é confirmar detalhadamente o conteúdo do contrato de gestão atual. O contrato contém cláusulas importantes, como o prazo de pré-aviso de rescisão, a existência de penalidades por quebra de contrato e a duração do contrato.

Muitos contratos de gestão estabelecem um prazo de pré-aviso de rescisão de um a seis meses. Se a rescisão for solicitada sem respeitar esse prazo, poderá haver penalidades por quebra de contrato.Além disso, é comum que as condições sejam diferentes entre a rescisão no meio do período contratual e a não renovação no término do contrato.

É necessário verificar cuidadosamente os seguintes itens do contrato: prazo de aviso prévio de rescisão, valor e condições de aplicação da multa por quebra de contrato, existência de cláusula de renovação automática do contrato, disposições relativas à transferência das funções de administração, tratamento de cauções e depósitos.

Passo 2: Seleção de uma nova empresa de gestão

Depois de compreender os termos do contrato atual, selecione uma nova empresa de gestão. Ao selecionar uma empresa de gestão, é importante comparar e analisar várias opções.

Os critérios de seleção da empresa de gestão devem incluir uma avaliação abrangente do histórico de gestão e anos de experiência, adequação dos custos de gestão, conteúdo e qualidade dos serviços prestados, capacidade de resposta e conhecimento especializado dos responsáveis, solidez financeira, histórico e métodos de recrutamento de inquilinos e sistema de resposta a emergências.

Em particular, empresas com um vasto historial de gestão na mesma área conhecem bem o mercado de arrendamento local, pelo que se pode esperar uma angariação eficaz de inquilinos e uma fixação adequada das rendas. Além disso, é importante escolher uma empresa de dimensão razoável, uma vez que as empresas com um número excessivo de imóveis sob gestão podem não conseguir prestar a devida atenção a cada imóvel individual.

Passo 3: Notificação de rescisão ao atual gestor

Depois de decidir a nova empresa de gestão, notifique formalmente o atual gestor da sua intenção de rescindir o contrato.A notificação de rescisão deve ser feita por escrito e enviada por correio com aviso de receção.

A notificação de rescisão deve indicar claramente a intenção de rescindir o contrato, a data desejada para a rescisão, o motivo da rescisão (de forma sucinta), o pedido de cooperação para a transferência e os dados de contacto. Não é necessário entrar em detalhes sobre o motivo da rescisão, mas é comum usar uma expressão neutra, como «devido a uma mudança na política de gestão».

Após a notificação de rescisão, a atual empresa de gestão poderá entrar em contacto para tentar convencê-lo a permanecer. Nesse caso, é importante manter a calma e não se deixar levar pelas emoções. Deixe claro que a decisão já foi tomada e solicite a colaboração para uma transição tranquila.

Passo 4: Transição entre a antiga e a nova empresa de gestão

O processo mais importante na mudança de empresa de gestão é a transição das funções entre a antiga e a nova empresa.Se a transferência não for feita de forma adequada, poderá haver problemas no atendimento aos inquilinos ou perda de informações importantes.

Os itens a serem transferidos incluem informações sobre os inquilinos (conteúdo do contrato, contactos, observações especiais), situação do pagamento do aluguer e informações sobre inquilinos inadimplentes, situação do depósito caução e garantia, histórico de reparos e planos futuros, detalhes do contrato de seguro, originais de vários documentos contratuais, situação da gestão das chaves e lista de contactos de emergência.

O ideal é que a transferência seja feita com a presença das três partes (proprietário, antiga empresa de gestão e nova empresa de gestão). Certifique-se de que o conteúdo da transferência é registado por escrito para evitar problemas no futuro.

Passo 5: Notificação aos inquilinos

Quando a mudança de empresa de gestão for confirmada,notifique os inquilinos sobre a mudança. Esta notificação deve ser redigida de forma cuidadosa e clara, pois afeta diretamente a vida dos inquilinos.

A notificação deve incluir a data da mudança da empresa de gestão, o nome e os contactos da nova empresa, a mudança da conta para depósito do aluguer (se aplicável), os contactos de emergência, outras alterações e os contactos para esclarecimento de dúvidas.

O momento adequado para a notificação é um ou dois meses antes da data da mudança. É importante notificar com antecedência suficiente, especialmente se houver mudança na conta para depósito do aluguer, para evitar confusão entre os inquilinos.

Passo 6: Conclusão dos procedimentos

Por fim, conclua todos os procedimentos relacionados à mudança da empresa de gestão. Isso inclui a alteração dos dados junto às instituições financeiras, a alteração do nome do contrato de seguro e a confirmação da transferência de todos os contratos.

É especialmente importante alterar a conta bancária para recebimento do aluguel. Se a nova empresa de gestão for responsável pelo recebimento do aluguel, é necessário tomar as medidas necessárias para que os inquilinos transfiram o aluguel para a nova conta.

Além disso, pode ser necessário alterar os contratos de seguros, como seguro contra incêndio e seguro de responsabilidade civil, devido à mudança da empresa de gestão.Entre em contacto com a companhia de seguros e confirme os procedimentos de alteração necessários.

Procedimento Período de execução Período necessário Pontos a ter em atenção

Confirmação do conteúdo do contrato No início da consideração da alteração 1 semana Confirmação dos detalhes das condições de rescisão

Seleção da nova empresa de gestão Após a decisão da alteração 2-4 semanas Comparação e análise de várias empresas

Notificação de rescisão Após a conclusão da seleção No mesmo dia Notificação formal por escrito

Trabalho de transferência Após a notificação de rescisão 2-4 semanas Partilha de informações detalhadas

Notificação aos inquilinos 1 a 2 meses antes da alteração 1 semana Redigir de forma clara

Procedimentos diversos Antes e depois da alteração 2 a 3 semanas Verificar que não faltam nada

O que é preciso saber sobre multas e custos

Ao considerar a mudança de empresa de gestão de arrendamento, o que mais preocupa muitos proprietários é a incidência de multas e os custos da alteração. Com o conhecimento adequado, é possível evitar despesas inesperadas e realizar uma mudança planeada.

Casos em que são cobradas multas por quebra de contrato

A cobrança de multas por quebra de contrato é determinada principalmente pelas cláusulas do contrato de administração. Geralmente, os casos em que são cobradas multas por quebra de contrato incluem rescisão no meio do período contratual, não cumprimento do prazo de aviso prévio de rescisão e rescisão sob condições específicas.

Muitos contratos de administração têm um prazo de 2 a 3 anos, e é comum que sejam cobradas multas por quebra de contrato em caso de rescisão dentro desse período.Além disso, se o prazo de pré-aviso de rescisão for de 3 a 6 meses e a rescisão ocorrer sem o cumprimento desse prazo, poderá ser cobrada uma multa equivalente ao valor da taxa de administração pelo período restante.

É importante notar que as empresas de administração menos idóneas tendem a estabelecer cláusulas de multa mais elevadas. Se a multa for elevada, como 6 ou 12 meses de aluguel, é necessário analisar cuidadosamente o contrato no momento da assinatura.

Preço médio da multa por quebra de contrato

O preço médio da multa por quebra de contrato varia muito de acordo com o conteúdo do contrato e a empresa de gestão, mas, em geral, é de um a três meses de aluguel.

No caso de empresas de gestão conscientes, não há multa por quebra de contrato se o contrato for rescindido no vencimento, e mesmo em caso de rescisão antecipada, a multa é geralmente de um mês de aluguel. Por outro lado, algumas empresas de gestão estabelecem multas por quebra de contrato elevadas, como seis meses de aluguel ou o valor equivalente a um ano de taxa de administração.

Como base para o cálculo da multa, são utilizados métodos como o valor de X meses da taxa de administração mensal, X meses do valor do aluguel ou X% da taxa de administração anual. Ao verificar o contrato, certifique-se de verificar esses critérios de cálculo e os valores específicos.

Outras despesas de alteração

Além da multa, a mudança de empresa de administração pode acarretar várias outras despesas.As principais despesas de alteração incluem despesas iniciais com a nova empresa de gestão, despesas com vários procedimentos, despesas com a transferência de funções, despesas com a elaboração e envio de notificações, etc.

Ao celebrar o contrato com a nova empresa de gestão, pode ser necessário pagar uma taxa administrativa e depositar uma caução. Além disso, também incorrerá em despesas com a elaboração e envio de notificações aos inquilinos, bem como com a elaboração de vários documentos contratuais.

Além disso, com a mudança da empresa de gestão, pode ser necessário rever o seguro contra incêndios e mudar a empresa de garantia, o que também pode acarretar despesas.

Como reduzir os custos

Para reduzir os custos de mudança de empresa de gestão, é importante ter uma abordagem planeada e escolher o momento certo.

A forma mais eficaz é mudar no final do contrato. Desta forma, evita-se completamente o pagamento de uma indemnização por quebra de contrato. Comece a preparar-se seis meses antes do fim do contrato, para ter tempo suficiente para escolher uma nova empresa de gestão.

Também é importante obter orçamentos de várias empresas de gestão e comparar os custos iniciais e as taxas de gestão.Algumas empresas de gestão podem oferecer campanhas com isenção de custos iniciais para incentivar a mudança de outras empresas.

Além disso, dependendo da negociação com a empresa de gestão atual, pode ser possível reduzir a multa por quebra de contrato ou parcelá-la. É importante manter uma relação harmoniosa e ter uma conversa construtiva.

Itens de custos Preço médio Condições de ocorrência Métodos de economia

Multa por quebra de contrato 1 a 3 meses de aluguel Rescisão durante o período do contrato Mudança no término do contrato

Nova empresa de gestão Custos iniciais 0-100.000 ienes Ao celebrar um novo contrato Aproveitar campanhas

Taxas administrativas 1-50.000 ienes Ao realizar vários procedimentos Negociar um pagamento único

Custos de elaboração de notificações 1-30.000 ienes Ao notificar os inquilinos Elaborar internamente

Custos de mudança de seguro 1-50.000 ienes Ao alterar o contrato de seguro Aproveitar o contrato existente

Custos de transferência 0-50.000 ienes Ao transferir as funções Preparação prévia detalhada

Método de notificação aos inquilinos e pontos a serem observados

Ao mudar de empresa de gestão, é obrigatório notificar os inquilinos de forma adequada, o que é essencial para uma transição tranquila. Se houver falhas no método ou no conteúdo da notificação, podem ocorrer problemas com os inquilinos.

Momento da notificação

É recomendável notificar os inquilinos um ou dois meses antes da data da mudança da empresa de gestão. Especialmente se houver alteração na conta para depósito do aluguel, é necessário dar tempo suficiente para que os inquilinos possam se preparar para o pagamento.

Se a notificação for muito tardia, os inquilinos podem ficar confusos, o que pode resultar em erros no pagamento do aluguel e aumento do número de consultas. Por outro lado, se a notificação for muito antecipada, os inquilinos podem esquecer o conteúdo. Uma notificação no momento adequado permite uma transição tranquila.

Além disso, é preferível que a notificação seja distribuída ou enviada por correio durante o horário comercial em dias úteis, para garantir que os inquilinos a recebam.

Conteúdo da notificação

É importante que a notificação contenha as informações necessárias aos inquilinos de forma clara e precisa.

As informações obrigatórias incluem a data da mudança da empresa de gestão, o motivo da mudança (de forma concisa), os detalhes da nova empresa de gestão, a mudança de contacto, a mudança da conta para transferência do aluguer, a mudança do procedimento em caso de emergência e outras alterações importantes.

Os detalhes da nova empresa de gestão devem incluir o nome da empresa, a localização, o número de telefone, o número de fax, o endereço de e-mail, o horário de funcionamento e o nome do responsável. É importante indicar claramente se o contacto de emergência está disponível 24 horas por dia.

Se o destino da transferência do aluguel for alterado, indique com precisão o novo nome do banco, nome da agência, tipo de conta, número da conta e nome do titular da conta, e esclareça quem arcará com as despesas de transferência.

Procedimento para alteração do destino da transferência do aluguel

A alteração do destino da transferência do aluguel é uma das alterações mais importantes para o inquilino. Para que o procedimento de alteração ocorra sem problemas, é necessário prestar atenção aos seguintes pontos.

Recomenda-se verificar várias vezes as novas informações de transferência para evitar erros e, se possível, anexar uma cópia do livro de registos bancários do destinatário da transferência. Além disso, esclareça a data de início da alteração e indique de forma clara os dados de transferência anteriores e posteriores.

Para os inquilinos que utilizam transferência automática, explique que é necessário proceder à alteração junto da instituição financeira e notifique-os com antecedência, tendo em conta o tempo necessário para o procedimento.

É importante esclarecer se a taxa de transferência continuará a ser cobrada da mesma forma ou se haverá alguma alteração e, caso haja aumento, explicar e obter a aprovação dos inquilinos com antecedência.

Resposta às perguntas dos inquilinos

Após a notificação da mudança da empresa de gestão, é provável que os inquilinos tenham várias perguntas e dúvidas. Uma resposta adequada ajudará a dissipar as preocupações dos inquilinos e a manter uma relação de confiança.

Algumas perguntas frequentes são: «Por que razão a empresa de gestão está a mudar?», «Os serviços vão mudar?», «O aluguer e as condições do contrato vão mudar?», «O que vai acontecer com o depósito?», «E em caso de emergência?»

É importante preparar respostas antecipadamente e dar explicações consistentes. Em particular, é importante deixar claro que não haverá mudanças que prejudiquem os inquilinos e explicar que as mudanças têm como objetivo melhorar os serviços.

Durante o período de mudança, deve-se coordenar para que ambos os gestores possam responder às perguntas, de modo a evitar confusão entre os inquilinos.

Resposta a inquilinos que necessitam de cuidados especiais

É necessário explicar e responder com mais cuidado aos inquilinos que necessitam de cuidados especiais, como idosos e estrangeiros.

Para os idosos, deve-se aumentar o tamanho da letra dos avisos e destacar as partes importantes. Se necessário, considere explicar por telefone ou entrar em contacto com a família.

Para os inquilinos estrangeiros, elaboraremos, na medida do possível, avisos em seu idioma nativo ou com explicações em japonês simples. Além disso, é importante fornecer explicações mais detalhadas para evitar mal-entendidos decorrentes de diferenças culturais.

Itens a serem informados Conteúdo a ser incluído Pontos a serem observados

Data da mudança Data e hora específicas Garantia de um período de preparação suficiente

Informações sobre a nova empresa de gestão Nome da empresa, contato, horário de funcionamento Informações precisas

Mudança da conta bancária para transferências Nome do banco, número da conta, titular da conta Várias verificações

Contato de emergência Disponibilidade 24 horas Indicação clara do horário de atendimento

Condições do contrato Alterações Dissipar as dúvidas dos inquilinos

Ponto de contato Contato e horário de atendimento Estabelecer um sistema de resposta rápida

Vantagens e desvantagens da mudança de empresa de gestão

Ao considerar a mudança de empresa de gestão de imóveis, é importante avaliar objetivamente as vantagens e desvantagens e tomar uma decisão abrangente. Compreender antecipadamente os efeitos esperados da mudança e os riscos potenciais permitirá tomar uma decisão mais acertada.

Vantagens de mudar de empresa de gestão

Redução dos custos de gestão

Uma das vantagens mais diretas de mudar de empresa de gestão é a redução dos custos de gestão. Se as comissões da empresa de gestão atual forem superiores ao valor de mercado, mudar para uma empresa de gestão com um nível adequado pode permitir uma redução de custos anual de várias centenas de milhares de ienes.

Por exemplo, num imóvel com uma renda mensal de 500 000 ienes, se a comissão de gestão baixar de 8% para 4%, a redução de custos anual será de 240 000 ienes.Mesmo considerando os custos iniciais da mudança, essa redução representa uma grande vantagem a longo prazo.

No entanto, é importante não se concentrar apenas nos custos de administração, mas também considerar o equilíbrio entre os custos e os serviços oferecidos.

Melhoria da qualidade dos serviços

Ao mudar para uma empresa de administração competente, é possível esperar uma melhoria na qualidade dos serviços de administração. Especificamente, isso inclui uma resposta mais rápida aos inquilinos, inspeções regulares do imóvel, propostas de reparos adequados e relatórios detalhados de receitas e despesas.

Serviços de gestão de alta qualidade levam a uma maior satisfação dos inquilinos e, consequentemente, a uma redução na taxa de desocupação e à promoção de inquilinos de longa duração. Além disso, a manutenção adequada do imóvel também contribui para a preservação do valor do património.

Melhoria na ocupação e aumento da rentabilidade

Ao mudar para uma empresa de gestão com grande capacidade de atrair clientes, é possível esperar uma redução no período de desocupação e um aumento na taxa de ocupação. É possível reduzir o risco de desocupação através de estratégias de publicidade eficazes, definição adequada do valor do aluguer e atendimento de alta qualidade durante as visitas ao imóvel.

Além disso, uma empresa de gestão competente compreende bem as tendências do mercado, pelo que se pode esperar que proponha revisões de rendas no momento adequado e renovações para aumentar o valor acrescentado.

Melhoria da comunicação

O estabelecimento de uma relação com uma nova empresa de gestão melhora a qualidade da comunicação com o proprietário. Através de relatórios regulares, respostas rápidas e partilha de informações transparentes, pode confiar a gestão do seu imóvel com tranquilidade.

Desvantagens da mudança de empresa de gestão

Tempo e trabalho burocrático

A mudança de empresa de gestão requer bastante tempo e trabalho. É necessário selecionar uma nova empresa de gestão, verificar os contratos, fazer a transferência de informações e notificar os inquilinos, entre outras tarefas.

Especialmente se você possui vários imóveis ou muitos inquilinos, o trabalho burocrático será ainda maior. Além disso, durante o período de transição, será necessário coordenar as atividades com as duas empresas de gestão, o que aumentará temporariamente a carga de trabalho do proprietário.

Confusão temporária e riscos

Durante o período de mudança de empresa de gestão, pode ocorrer uma confusão temporária. É possível que haja um aumento nas consultas dos inquilinos, erros no pagamento do aluguel e atrasos na resposta a emergências.

Além disso, se a transferência não for feita de forma adequada, há o risco de perda de informações importantes e de surgimento de problemas com os inquilinos. Para minimizar esses riscos, é necessário um planejamento e uma preparação minuciosos.

Custos

A mudança de empresa de gestão implica o pagamento de multas e vários custos administrativos. Em particular, se a mudança ocorrer a meio do período contratual, poderá haver multas elevadas.

Além disso, é necessário considerar os custos iniciais do contrato com a nova empresa de gestão, os custos administrativos e os custos de elaboração de notificações. É necessário calcular cuidadosamente para garantir que estes custos não excedam os benefícios obtidos com a mudança.

Risco de incompetência da nova empresa de gestão

Existe também o risco de a nova empresa de gestão não conseguir os resultados esperados devido à sua incompetência. Mesmo que a investigação prévia e as entrevistas tenham deixado uma boa impressão, os serviços de gestão podem ficar aquém das expectativas.

Para reduzir este risco, é importante investigar cuidadosamente a empresa de gestão e verificar cuidadosamente o seu histórico e reputação. Também é eficaz estabelecer indicadores de desempenho claros no contrato e criar um sistema de avaliação regular.

Item Vantagens Desvantagens

Custos Redução das taxas de administração Custos de alteração e penalidades

Qualidade do serviço Resposta mais rápida e melhoria da qualidade Risco de queda temporária na qualidade do serviço

Medidas contra vagas Aumento da capacidade de atrair clientes e redução do número de vagas Atrasos na resposta durante o período de transição

Comunicação Melhoria dos relatórios e maior transparência Tempo para construir um relacionamento com o novo responsável

Procedimentos Oportunidade de revisar os termos do contrato Procedimentos complexos e carga de trabalho

Gestão de riscos Melhoria do sistema de gestão Risco de incompetência da nova empresa de gestão

Como escolher uma nova empresa de gestão

A escolha da empresa de gestão de imóveis para arrendamento é uma decisão importante que influencia o sucesso da gestão. Estabelecendo critérios de seleção adequados e comparando cuidadosamente vários candidatos, é possível encontrar um parceiro satisfatório a longo prazo.

Verificação do histórico de gestão

O primeiro passo na seleção de uma empresa de gestão é verificar o seu histórico e experiência. Investigue detalhadamente o número de imóveis geridos, os anos de experiência, o histórico na mesma área e a experiência na gestão de imóveis semelhantes.

É especialmente importante verificar o histórico de gestão na mesma área em que se encontra o imóvel. Uma empresa de gestão que conhece bem o mercado de arrendamento local pode definir aluguéis adequados, recrutar inquilinos de forma eficaz e oferecer métodos de gestão adequados às características da região.

Além disso, é ideal que o número de imóveis geridos não seja nem muito grande nem muito pequeno. Uma empresa com muitos imóveis pode não conseguir prestar atenção adequada a cada um deles, enquanto uma empresa com poucos imóveis pode não ter experiência e conhecimentos suficientes.

Comparação dos custos de gestão

É importante avaliar os custos de gestão não apenas pelo preço, mas também pela relação custo-benefício. Analise de forma abrangente o nível das taxas de gestão, a coerência com o conteúdo dos serviços, a existência de custos adicionais e as condições de pagamento.

O valor médio das taxas de gestão é de cerca de 3% a 5% do valor do aluguel, mas o nível adequado varia de acordo com o conteúdo dos serviços prestados. É necessário verificar detalhadamente o conteúdo do contrato, pois, embora algumas empresas anunciem taxas baixas, na prática muitos serviços são cobrados à parte.

Além disso, é importante verificar antecipadamente os custos adicionais, como custos iniciais, taxas de renovação, custos de publicidade e custos de reparação, e comparar os custos totais.

Avaliação do conteúdo dos serviços

Avalie de forma concreta e detalhada o conteúdo dos serviços prestados pela empresa de gestão. Verifique os métodos e a qualidade de cada serviço, como o método de recrutamento de inquilinos, o recebimento do aluguel, o tratamento de reclamações, a organização de reparações, as rondas regulares e os relatórios de receitas e despesas.

Particularmente importantes são os métodos e o histórico de recrutamento de inquilinos. Confirme especificamente a utilização de anúncios na Internet, o número de imobiliárias parceiras, a qualidade do atendimento durante as visitas e a taxa de conclusão de contratos. Outro ponto importante a ser avaliado é se existe um sistema de atendimento de emergência 24 horas por dia.

Em relação aos relatórios de receitas e despesas, confira uma amostra do relatório e avalie se as informações necessárias estão descritas de forma adequada e se o formato é fácil de entender.

Capacidade de resposta do responsável

Os conhecimentos especializados e a capacidade de resposta do responsável da empresa de gestão estão diretamente relacionados com a qualidade das tarefas de gestão diárias. Avaliamos de forma abrangente a resposta na primeira reunião, a precisão das respostas às perguntas, a concretude das propostas e a capacidade de comunicação.

Um responsável competente compreende as características do imóvel e é capaz de apresentar propostas concretas com base nas tendências do mercado. Além disso, é importante que compreenda corretamente os desejos do proprietário e tenha a capacidade de apresentar relatórios e consultar no momento oportuno.

Confirmamos também os anos de experiência, as qualificações e o histórico do responsável, para determinar se ele é um parceiro confiável.

Solidez financeira

A solidez financeira da empresa de gestão é um fator importante para manter relações comerciais de longo prazo. Confirmamos informações básicas, como o ano de fundação, o capital social, o volume de negócios e o número de funcionários.

É especialmente importante o sistema de gestão de cauções e garantias. É necessário verificar se esses fundos são geridos de forma adequada e se existem medidas de proteção em caso de emergência.

Outros pontos a avaliar são a filiação em associações do setor, a subscrição de seguros e o sistema de conformidade.

Histórico e métodos de recrutamento de inquilinos

As medidas para evitar vagas são um elemento importante na gestão de imóveis para arrendamento, pelo que é necessário avaliar cuidadosamente a capacidade da empresa de gestão para recrutar inquilinos.Confira dados concretos, como histórico de contratos celebrados, período médio de vacância e taxa de ocupação.

Além disso, verifique detalhadamente os métodos de recrutamento. Avalie a presença em grandes portais, o conteúdo do site da empresa, o uso de redes sociais e a estrutura de cooperação com imobiliárias parceiras.

Outros pontos importantes a serem avaliados são a técnica fotográfica para transmitir ao máximo o charme do imóvel, a capacidade de redigir descrições e as habilidades de orientação durante as visitas.

Sistema de resposta a emergências

Na gestão de arrendamentos, o sistema de resposta a emergências tem um grande impacto na satisfação dos inquilinos. Confirme detalhadamente se há atendimento 24 horas, o âmbito das emergências que podem ser atendidas, o tempo médio de resposta e o sistema de comunicação.

Confirme se há um fluxo de resposta estabelecido para emergências comuns, como vazamentos de água, falta de energia, perda de chaves e avarias nas instalações. Também é importante verificar se há um sistema de cooperação com prestadores de serviços e se os custos são claros.

A qualidade da resposta a emergências está diretamente relacionada com a sensação de segurança e satisfação dos inquilinos, podendo promover a permanência a longo prazo.

Critérios de seleção Itens a verificar Pontos de avaliação

Histórico de gestão Número de imóveis geridos, anos de experiência, histórico na mesma área Tamanho adequado e vasta experiência

Custos de gestão Taxas, custos adicionais, condições de pagamento Relação custo-benefício adequada

Conteúdo dos serviços Métodos de recrutamento, serviços prestados, sistema de comunicação Conteúdo específico e completo

Responsável Conhecimento especializado, capacidade de resposta, experiência Pessoal de confiança

Situação financeira Tamanho da empresa, gestão de fundos, seguros Gestão sólida e estável

Capacidade de recrutamento Histórico de contratos, métodos de publicidade, parceiros Elevada capacidade de atrair clientes e taxa de contratos

Resposta a emergências Serviço 24 horas, âmbito de resposta, contactos Sistema de resposta rápido e fiável

Resumo

A mudança de empresa de gestão de arrendamento não é um processo difícil, desde que se tenha o conhecimento e a preparação adequados. Seguindo os passos e as notas explicativas deste artigo, é possível realizar uma gestão de arrendamento mais eficaz.

Pontos importantes para uma mudança bem-sucedida de empresa de gestão

Para uma mudança bem-sucedida de empresa de gestão, é importante ter em conta os seguintes pontos.

Preparação prévia é o mais importante. Confirmar os detalhes do contrato atual, esclarecer os motivos da mudança e definir os critérios de seleção da nova empresa de gestão são pontos essenciais para o sucesso.

Comparar várias opções permite escolher a empresa de gestão mais adequada. É importante avaliar de forma abrangente não só os custos de gestão, mas também os serviços oferecidos, o histórico e a qualidade dos funcionários, e tomar uma decisão com uma visão de longo prazo.

Procure manter uma comunicação fluida para manter um bom relacionamento com a empresa de gestão antiga e a nova e garantir uma transição tranquila. Em particular, explicações e respostas cuidadosas aos inquilinos ajudam a manter a confiança.

A mudança no momento certo evita custos desnecessários, como multas por quebra de contrato. Considere um momento estratégico para a mudança, como o término do contrato ou um período fora da alta temporada.

Decisões com uma perspetiva de longo prazo

A mudança de empresa de gestão deve ser feita não apenas com o objetivo de reduzir custos a curto prazo, mas também para melhorar a gestão de arrendamento a longo prazo. A colaboração com uma empresa de gestão competente pode trazer benefícios como a redução da taxa de vacância, o aumento da satisfação dos inquilinos e a manutenção e valorização do imóvel.

Além disso, como a relação com a empresa de gestão é de longo prazo, é importante escolher um parceiro de confiança. Não poupe em custos e esforços temporários e escolha uma empresa de gestão na qual possa confiar no futuro.

Próximos passos

Se estiver a considerar mudar de empresa de gestão, recomendamos que siga os passos abaixo.

1. Confirme os termos do contrato atual: verifique detalhadamente o contrato de gestão e entenda as condições de rescisão e as multas por quebra de contrato
2. Esclareça os motivos da mudança: esclareça por que a mudança é necessária e o que deseja melhorar
3. Faça uma lista de empresas de gestão candidatas: selecione várias empresas de gestão como candidatas e compare-as
4. Reúna-se com as empresas candidatas e peça propostas: reúna-se com as empresas de gestão candidatas e peça propostas específicas
5. Decisão final: avalie de forma abrangente os custos, o conteúdo dos serviços e o histórico e selecione a empresa de gestão ideal.

A INA&Associates Co., Ltd. oferece consultoria sobre a mudança de empresa de gestão de aluguéis. Com nossa vasta experiência e conhecimento especializado, apoiamos o sucesso da gestão de aluguéis dos proprietários. Se estiver a pensar em mudar de empresa de gestão, não hesite em entrar em contacto connosco.

Através da colaboração com a empresa de gestão adequada, é possível obter uma gestão de aluguéis mais rentável e maximizar o valor dos seus ativos.

Perguntas frequentes

P1: Quanto tempo leva para mudar de empresa de gestão?

R1: O período para mudar de empresa de gestão é geralmente de 2 a 4 meses. O cronograma específico é o seguinte.

São necessárias de 2 a 4 semanas para selecionar a nova empresa de gestão, de 1 a 3 meses (dependendo do contrato) para notificar a empresa atual sobre a rescisão do contrato e de 2 a 4 semanas para a transferência.

Se a mudança ocorrer no final do contrato, é possível evitar multas por quebra de contrato e proceder de forma mais planeada. Ao proceder com um cronograma flexível, é possível evitar problemas e garantir uma transição tranquila.

P2: É necessário o consentimento dos inquilinos?

R2: O consentimento dos inquilinos não é legalmente necessário para a mudança da empresa de gestão. A mudança da empresa de gestão pode ser feita como uma decisão administrativa do proprietário.

No entanto, é essencial notificar os inquilinos com antecedência e explicar cuidadosamente os detalhes da mudança.Em particular, no caso de alterações na conta para depósito do aluguel ou nos contatos de emergência, é necessário notificar com antecedência, pois isso afeta diretamente a vida dos inquilinos.

Para manter um bom relacionamento com os inquilinos, é eficaz explicar de forma sucinta o motivo da alteração e informar que ela visa melhorar os serviços.

P3: O que acontece com o contrato com a empresa de garantia?

A3: O contrato com a empresa de garantia pode ser afetado pela mudança da empresa de gestão.Se a empresa de gestão for o ponto de contacto da empresa de garantia, poderá ser necessário rever o contrato de garantia devido à mudança.

Se a nova empresa de gestão tiver parceria com a mesma empresa de garantia, o contrato poderá ser continuado. No entanto, se for utilizada uma empresa de garantia diferente, poderá ser necessário alterar o contrato de garantia ou celebrar um novo contrato.

É importante confirmar este ponto com a nova empresa de gestão na fase de consideração da mudança de empresa de gestão e considerar formas de minimizar o impacto sobre os inquilinos.

P4: O que fazer se ocorrer algum problema após a mudança?

A4: Se ocorrerem problemas após a mudança da empresa de gestão, é importante agir de forma rápida e calma.

Primeiro, compreenda exatamente o conteúdo e a causa do problema e solicite melhorias específicas à nova empresa de gestão. Compare com os indicadores de desempenho e o conteúdo do trabalho estabelecidos no contrato e, se houver violação do contrato, solicite formalmente melhorias.

Se não houver melhorias, será necessário considerar a rescisão do contrato. No entanto, como mudar novamente de empresa de gestão é um grande encargo, é muito importante selecionar cuidadosamente com antecedência.

Para prevenir problemas, é eficaz definir claramente o conteúdo das tarefas e os indicadores de desempenho no contrato e criar um mecanismo de avaliação periódica.

P5: Existe alguma forma de reduzir os custos de mudança de empresa de gestão?

R5: Para reduzir os custos de mudança de empresa de gestão, é importante adotar uma abordagem planeada e escolher o momento certo.

A forma mais eficaz é mudar no final do contrato para evitar o pagamento de uma indemnização por quebra de contrato. Também é importante obter orçamentos de várias empresas de gestão e comparar os custos iniciais e as taxas de gestão.

Algumas empresas de gestão oferecem campanhas com isenção de custos iniciais para incentivar a mudança de outras empresas. Além disso, é possível negociar com a empresa de gestão atual para reduzir a multa por quebra de contrato ou parcelar o pagamento.

Além disso, é possível reduzir os custos de terceirização realizando internamente a elaboração de avisos aos inquilinos e os diversos procedimentos.