دليل شامل لتغيير شركة إدارة العقارات المؤجرة: الخطوات والتكاليف

بالنسبة لأصحاب العقارات المؤجرة، تعتبر العلاقة مع شركة الإدارة عاملاً مهماً يرتبط ارتباطاً مباشراً بالربحية وقيمة الأصول. ومع ذلك، هناك الكثير ممن يعانون من مشاكل مثل عدم الرضا عن خدمات شركة الإدارة الحالية، أو ارتفاع تكاليف الإدارة، أو طول مدة شغور العقارات.

لقد شاركت شركة INA&Associates في العديد من حالات تغيير شركات إدارة العقارات المؤجرة. ومن واقع خبرتنا، يمكننا القول إن اتخاذ الإجراءات المناسبة لتغيير شركة الإدارة يؤدي إلى تحسين الربحية وجودة الإدارة في آن واحد.

في هذا المقال، نقدم معلومات محددة وعملية للمالكين الذين يفكرون في تغيير شركة إدارة العقارات المؤجرة، بدءًا من إجراءات التغيير وحتى مسألة غرامات الإخلال بالعقد وطريقة إخطار المستأجرين.تغيير شركة الإدارة ليس إجراءً صعبًا، ولكن المعرفة المناسبة والاستعداد الجيد هما مفتاح النجاح.

بقراءة هذا المقال، ستتمكن من التخلص من مخاوفك بشأن تغيير شركة الإدارة وستكون قد خطوت الخطوة الأولى نحو إدارة أفضل لعقارك.

متى يجب تغيير شركة إدارة العقارات؟

يختلف توقيت تغيير شركة إدارة العقارات باختلاف الوضع الذي يمر به المالك. ولكن بشكل عام، يمكن القول أن الحالات التالية هي الحالات التي يجب فيها التفكير بجدية في تغيير شركة الإدارة.

في حالة استمرار الشغور لفترة طويلة

في حالة استمرار الشغور في العقار المؤجر لمدة تزيد عن 3 أشهر، فقد يكون هناك مشكلة في قدرة شركة الإدارة على جذب العملاء أو قدرتها على التسويق. إذا استمر الشغور لفترة طويلة على الرغم من جودة موقع العقار وحالته، فمن المحتمل أن تكون هناك مشكلة في استراتيجية شركة الإدارة في جذب المستأجرين أو في حملاتها الإعلانية.

يمكن لشركة إدارة جيدة أن تعمل على تقصير مدة الشغور من خلال تحديد الإيجار المناسب بناءً على تحليل السوق، ووضع استراتيجية إعلانية فعالة، وتحسين جودة خدمة عرض العقار للمستأجرين. غالبًا ما تتجاوز خسائر الفرص الناتجة عن استمرار الشغور تكاليف تغيير شركة الإدارة، لذا من المهم اتخاذ إجراءات مبكرة.

في حالة ارتفاع تكاليف الإدارة عن السعر السوقي

تتراوح عمولة إدارة الإيجار عمومًا بين 3% و5% من الإيجار.ومع ذلك، هناك بعض شركات الإدارة التي تطلب رسومًا باهظة تزيد عن 10٪. يجب تقييم التوازن بين محتوى الخدمات المقدمة وتكاليف الإدارة بشكل موضوعي، وإذا كانت التكاليف أعلى بشكل واضح من السعر السوقي، فيجب النظر في تغيير شركة الإدارة.

ومع ذلك، من الخطر اتخاذ قرار بناءً على تكلفة الإدارة المنخفضة فقط. هناك بعض شركات الإدارة التي تعلن عن تكاليف إدارة منخفضة، ولكن جودة الخدمات الفعلية منخفضة، لذا من المهم تقييم التكلفة من حيث الفعالية بشكل شامل.

في حالة عدم الرضا عن جودة خدمات الإدارة

تعد جودة خدمات شركة الإدارة عاملاً مباشرًا في نجاح إدارة العقارات المؤجرة. إذا كانت المشكلات التالية تحدث بشكل متكرر، فهذا مؤشر على ضرورة النظر في تغيير شركة الإدارة.

إذا كانت هناك مشكلات مستمرة مثل التأخر في الاستجابة لشكاوى المستأجرين وطلبات الإصلاح، وعدم اتخاذ الإجراءات المناسبة لمطالبة المتأخرين في دفع الإيجار، وعدم إجراء جولات تفقدية منتظمة للعقارات وتنظيفها، والتأخر في تقديم تقارير الإيرادات والمصروفات، فمن المحتمل أن هناك مشكلات جوهرية في نظام عمل شركة الإدارة.

مشاكل في التواصل

التواصل بين المالك وشركة الإدارة أمر ضروري للحفاظ على إدارة تأجير جيدة. إذا استمرت مشاكل مثل تأخر الموظفين المسؤولين في الاتصال، أو عدم الإبلاغ عن الأمور المهمة، أو الإجابة بشكل غامض على أسئلة المالك أو طلباته، فيجب التفكير في تغيير شركة الإدارة.

وعلى وجه الخصوص، إذا لم يتم تقديم تقارير دورية عن حالة العقار واتجاهات المستأجرين، فسيصعب على المالك اتخاذ قرارات إدارية مناسبة. إن اختيار شركة إدارة قادرة على الحفاظ على شفافية الاتصالات سيؤدي إلى نجاح إدارة الإيجار على المدى الطويل.

حالة النظر في التغيير معايير اتخاذ القرار مدى إلحاح الاستجابة

طول مدة شغور العقار استمرار شغور العقار لمدة 3 أشهر أو أكثر مرتفع

ارتفاع تكاليف الإدارة تجاوز 5% من الإيجار بشكل كبير متوسط

انخفاض جودة الخدمة تأخر في التعامل مع الشكاوى وتأخر في تقديم التقارير مرتفع

نقص في التواصل تأخر في الاتصال وتأخر في تقديم التقارير متوسط

انخفاض معدل الإشغال أقل بكثير من المتوسط في المنطقة مرتفع

الإجراءات المحددة لتغيير شركة إدارة الإيجار

يمكن تغيير شركة إدارة الإيجار بسلاسة من خلال اتباع الإجراءات المناسبة. فيما يلي شرح للإجراءات المحددة لتغيير الشركة وفقًا للممارسات العملية.

الخطوة 1: التحقق من عقد الإدارة الحالي

الخطوة الأولى لتغيير شركة الإدارة هي التحقق من محتوى عقد الإدارة الحالي بالتفصيل. يتضمن العقد بنودًا مهمة مثل فترة الإشعار المسبق بالفسخ، ووجود غرامات، ومدة العقد.

تحدد معظم عقود الإدارة فترة إشعار مسبق بالفسخ تتراوح من شهر إلى ستة أشهر. قد يتم فرض غرامة في حالة تقديم طلب الفسخ دون الالتزام بهذه الفترة.كما أن الشروط تختلف عادةً بين حالة الإلغاء في منتصف مدة العقد وحالة عدم التجديد عند انتهاء مدة العقد.

عند التحقق من العقد، يجب التركيز على التحقق من مدة الإخطار المسبق للإلغاء، ومبلغ غرامة الإخلال وشروطها، ووجود بند للتجديد التلقائي للعقد، والأحكام المتعلقة بتسليم مهام الإدارة، والتعامل مع مبلغ التأمين أو مبلغ الضمان.

الخطوة 2: اختيار شركة إدارة جديدة

بعد فهم شروط العقد الحالي، يتم اختيار شركة إدارة جديدة. عند اختيار شركة إدارة، من المهم مقارنةعدة شركات مرشحة.

يجب تقييم معايير اختيار شركة الإدارة بشكل شامل، بما في ذلك سجلها في الإدارة وعدد سنوات خبرتها، ومدى ملاءمة تكاليف الإدارة، ومحتوى وجودة الخدمات المقدمة، وقدرة الموظفين على الاستجابة وخبرتهم، وسلامة الوضع المالي، وسجلها في جذب المستأجرين وأساليبها، ونظام الاستجابة في حالات الطوارئ.

على وجه الخصوص، يمكن توقع أن تكون الشركات التي تتمتع بخبرة إدارية واسعة في نفس المنطقة على دراية جيدة بسوق الإيجار المحلي، وبالتالي يمكن توقع قيامها بتجنيد مستأجرين بشكل فعال وتحديد إيجارات مناسبة. كما أنه من المهم اختيار شركة ذات حجم معتدل، حيث أن الشركات التي تدير عددًا كبيرًا جدًا من العقارات قد لا تتمكن من إيلاء الاهتمام الكافي لكل عقار على حدة.

الخطوة 3: إخطار الشركة الإدارية الحالية بإنهاء العقد

بعد تحديد الشركة الإدارية الجديدة، قم بإخطار الشركة الإدارية الحالية رسميًا بنيتك إنهاء العقد.يوصى بإرسال إشعار إنهاء العقد كتابةً وبالبريد المسجل.

يجب أن يتضمن إشعار إنهاء العقد إعلان نية إنهاء العقد، وتاريخ إنهاء العقد المطلوب، وأسباب إنهاء العقد (بإيجاز)، وطلب التعاون في عملية التسليم، وبيانات الاتصال، وما إلى ذلك. لا داعي لتفصيل أسباب إنهاء العقد، ولكن من الشائع استخدام عبارات عامة مثل ”تغيير في سياسة الإدارة“.

بعد إرسال إشعار إنهاء العقد، قد تتصل بك الشركة الإدارية الحالية لمحاولة إقناعك بالبقاء. في هذه الحالة، من المهم أن تتعامل بهدوء ودون انفعال. أوضح أن القرار نهائي واطلب التعاون من أجل تسليم المهام بسلاسة.

الخطوة 4: تسليم المهام بين الشركة الإدارية القديمة والجديدة

أهم عملية في تغيير الشركة الإدارية هي تسليم المهام بين الشركة الإدارية القديمة والجديدة.إذا كان التسليم غير كافٍ، فقد يؤدي ذلك إلى إعاقة التعامل مع المستأجرين أو فقدان معلومات مهمة.

تشمل بنود التسليم معلومات المستأجرين (محتوى العقد، بيانات الاتصال، الملاحظات الخاصة)، حالة تحصيل الإيجار ومعلومات المتأخرين في السداد، حالة استلام مبلغ التأمين والضمان، سجل الإصلاحات والخطط المستقبلية، تفاصيل عقد التأمين، النسخ الأصلية من مختلف العقود، حالة إدارة المفاتيح، قائمة جهات الاتصال في حالات الطوارئ، إلخ.

من الأفضل أن يتم التسليم بحضور الأطراف الثلاثة (المالك والشركة الإدارية القديمة والشركة الإدارية الجديدة). يجب الاحتفاظ بسجل مكتوب لمحتويات التسليم لتجنب أي مشاكل في المستقبل.

الخطوة 5: إخطار المستأجرين

بمجرد تأكيد تغيير الشركة الإدارية،قم بإخطار المستأجرين بتغيير الشركة الإدارية. يجب أن يكون هذا الإخطار مكتوبًا بلغة واضحة ومفهومة لأنه يؤثر بشكل مباشر على حياة المستأجرين.

يجب أن تتضمن الإخطارات موعد تغيير شركة الإدارة، واسم الشركة الجديدة وبيانات الاتصال بها، وتغيير حساب تحويل الإيجار (إن وجد)، وبيانات الاتصال في حالات الطوارئ، وأي تغييرات أخرى، وبيانات الاتصال في حالة وجود أي أسئلة.

من المناسب إرسال الإخطارات قبل شهر إلى شهرين من تاريخ التغيير. من المهم إعطاء مهلة كافية لإخطار المستأجرين، خاصة في حالة تغيير حساب تحويل الإيجار، لتجنب حدوث أي ارتباك.

الخطوة 6: إنهاء الإجراءات المختلفة

أخيرًا، قم بإتمام الإجراءات المختلفة المتعلقة بتغيير شركة الإدارة. ويشمل ذلك تغيير البيانات لدى المؤسسات المالية، وتغيير اسم عقد التأمين، والتأكد من نقل مختلف العقود.

ومن الأمور المهمة بشكل خاص إجراءات تغيير حساب تحصيل الإيجار. إذا كانت شركة الإدارة الجديدة ستتولى تحصيل الإيجار، فيجب اتخاذ الإجراءات اللازمة لتحويل الإيجار المدفوع من المستأجرين إلى الحساب الجديد.

كما قد يتعين اتخاذ إجراءات متعلقة بتغيير شركة التأمين في حالة تغيير شركة الإدارة، مثل التأمين ضد الحريق والتأمين ضد المسؤولية المدنية.اتصل بشركة التأمين وتأكد من الإجراءات اللازمة لتغيير العقد.

الإجراء وقت التنفيذ المدة اللازمة النقاط الهامة

التحقق من محتوى العقد عند بدء النظر في التغيير أسبوع التحقق من تفاصيل شروط الفسخ

اختيار الشركة الإدارية الجديدة بعد اتخاذ قرار التغيير 2-4 أسابيع مقارنة بين عدة شركات

إخطار الفسخ بعد الانتهاء من الاختيار في نفس اليوم إخطار رسمي كتابي

عمليات التسليم بعد إخطار الفسخ 2-4 أسابيع تبادل المعلومات التفصيلية

إخطار المستأجرين قبل 1-2 شهر من التغيير أسبوع إعداد إخطار واضح ومفصل

الإجراءات المختلفة قبل التغيير وبعده 2-3 أسابيع التأكد من عدم وجود أي إغفال

ما يجب معرفته عن غرامات الإخلال والتكاليف

عند التفكير في تغيير شركة إدارة الإيجار، فإن أكثر ما يقلق العديد من الملاك هو غرامات الإخلال والتكاليف المترتبة على التغيير. يمكنك تجنب النفقات غير المتوقعة وتحقيق التغيير المخطط له من خلال المعرفة المناسبة.

حالات حدوث غرامات

يتم تحديد حدوث الغرامات بشكل أساسي وفقًا لشروط عقد إدارة العقار. تشمل الحالات التي تحدث فيها غرامات بشكل عام، إلغاء العقد في منتصف مدة العقد، عدم الالتزام بفترة الإشعار المسبق للإلغاء، والإلغاء في ظل ظروف معينة.

تحدد معظم عقود إدارة العقارات مدة تتراوح بين سنتين و3 سنوات، ومن الشائع حدوث غرامات في حالة إلغاء العقد خلال هذه المدة.بالإضافة إلى ذلك، إذا تم تحديد فترة الإخطار المسبق بالفسخ من 3 إلى 6 أشهر، فقد يتم فرض غرامة تعادل رسوم الإدارة عن الفترة المتبقية في حالة الفسخ دون الالتزام بهذه الفترة.

يجب الانتباه بشكل خاص إلى أن الشركات الإدارية السيئة تميل إلى وضع شروط غرامات باهظة. إذا تم تحديد غرامات باهظة مثل 6 أو 12 شهرًا من الإيجار، فيجب دراسة العقد بعناية عند توقيعه.

أسعار غرامات الإخلال

تختلف أسعار غرامات الإخلال بشكل كبير حسب محتوى العقد وشركة الإدارة، ولكن بشكل عام، تتراوح بين شهر واحد إلى ثلاثة أشهر من الإيجار.

في حالة شركات الإدارة ذات الضمير الحي، لا يتم فرض غرامات الإخلال في حالة الإلغاء عند انتهاء مدة العقد، وحتى في حالة الإلغاء قبل انتهاء المدة، غالبًا ما يتم تحديد غرامة تساوي شهر واحد من الإيجار. من ناحية أخرى، في بعض شركات الإدارة، يتم تحديد غرامات إخلال عالية تصل إلى 6 أشهر من الإيجار أو مبلغ يعادل رسوم الإدارة السنوية.

تُستخدم طرق مثل عدد أشهر الإيجار الشهري أو عدد أشهر إيرادات الإيجار أو نسبة مئوية من رسوم الإدارة السنوية كمعايير لحساب غرامة الفسخ. عند مراجعة العقد، تأكد من التحقق من معايير الحساب هذه والمبالغ المحددة.

تكاليف التغيير الأخرى

قد تتكبد تكاليف أخرى غير غرامة الفسخ عند تغيير شركة الإدارة.تشمل التكاليف الرئيسية للتغيير التكاليف الأولية للشركة الإدارية الجديدة، وتكاليف الإجراءات المختلفة، وتكاليف أعمال التسليم، وتكاليف إعداد الإخطارات وإرسالها بالبريد.

عند إبرام العقد مع الشركة الإدارية الجديدة، قد يكون من الضروري دفع رسوم إجراءات العقد وإيداع مبلغ ضمان. كما ستتكبد تكاليف إعداد الإخطارات وإرسالها بالبريد إلى المستأجرين، وتكاليف إعداد مختلف مستندات العقد.

علاوة على ذلك، قد يتعين عليك مراجعة تأمين الحريق وتغيير شركة الضمان عند تغيير الشركة الإدارية، مما قد يترتب عليه تكاليف إضافية.

طرق خفض التكاليف

من أجل خفض تكاليف تغيير شركة الإدارة، من المهم اتباع نهج مخطط وتوقيت مناسب.

الطريقة الأكثر فعالية هي التغيير عند انتهاء مدة العقد. وبذلك يمكن تجنب دفع غرامة مخالفة العقد تمامًا. يمكن البدء في الاستعدادات قبل 6 أشهر من انتهاء مدة العقد، مما يتيح الوقت الكافي لاختيار شركة الإدارة الجديدة.

كما أنه من المهم الحصول على عروض أسعار من عدة شركات إدارة ومقارنة التكاليف الأولية ورسوم الإدارة.قد تقوم بعض شركات الإدارة بحملات ترويجية لإلغاء الرسوم الأولية لتشجيع العملاء على التغيير من شركات أخرى.

بالإضافة إلى ذلك، قد يكون من الممكن التفاوض مع شركة الإدارة الحالية لتخفيض غرامة الفسخ أو السداد على أقساط. من المهم إجراء محادثات بناءة مع الحفاظ على علاقة جيدة.

بنود التكاليف السعر السوقي شروط التكلفة طرق التوفير

غرامة الفسخ 1-3 أشهر من الإيجار في حالة الفسخ خلال مدة العقد التغيير عند انتهاء العقد

الشركة الإدارية الجديدة التكاليف الأولية 0-100,000 ين عند إبرام عقد جديد الاستفادة من الحملات الترويجية

رسوم الإجراءات الإدارية 1-50,000 ين عند إجراء الإجراءات المختلفة التفاوض على معالجة جميع الإجراءات دفعة واحدة

تكاليف إعداد الإخطارات 1-30,000 ين عند إخطار السكان إعدادها داخليًا

تكاليف تغيير التأمين 1-50,000 ين عند تغيير عقد التأمين الاستفادة من العقد الحالي

تكاليف التسليم 0-50,000 ين عند تسليم الأعمال التحضير المسبق التفصيلي

طريقة إخطار المستأجرين ونقاط الانتباه

عند تغيير شركة الإدارة، يعد إخطار المستأجرين بشكل مناسب واجبًا قانونيًا وضروريًا لضمان انتقال سلس. قد يؤدي وجود قصور في طريقة الإخطار أو محتواه إلى حدوث مشاكل مع المستأجرين.

توقيت الإخطار

من المناسب إخطار المستأجرين قبل شهر إلى شهرين من تاريخ تغيير شركة الإدارة. خاصةً في حالة تغيير حساب التحويل المصرفي لدفع الإيجار، يجب إعطاء المستأجرين فترة كافية للتحضير لدفع الإيجار.

قد يؤدي التأخير في الإخطار إلى إرباك المستأجرين، مما يؤدي إلى أخطاء في تحويل الإيجار وزيادة الاستفسارات. من ناحية أخرى، قد يؤدي الإخطار المبكر إلى نسيان المستأجرين لمحتوى الإخطار. يمكن تحقيق انتقال سلس من خلال الإخطار في الوقت المناسب.

كما يُفضل توزيع الإخطارات أو إرسالها بالبريد خلال أيام العمل، مع الحرص على أن يتسلمها المستأجرون بشكل مؤكد.

محتوى الإخطار

من المهم أن تحتوي الإخطارات على المعلومات التي يحتاجها المستأجرون بشكل واضح ودقيق.

من المعلومات التي يجب ذكرها في الإخطار: تاريخ تغيير شركة الإدارة، سبب التغيير (بإيجاز)، معلومات تفصيلية عن شركة الإدارة الجديدة، تغيير بيانات الاتصال، تغيير حساب تحويل الإيجار، تغيير إجراءات الطوارئ، وغيرها من التغييرات المهمة.

تشمل المعلومات التفصيلية عن شركة الإدارة الجديدة: اسم الشركة، عنوانها، رقم هاتفها، رقم الفاكس، عنوان بريدها الإلكتروني، ساعات العمل، اسم المسؤول، وغيرها. من المهم بشكل خاص توضيح ما إذا كان رقم الاتصال في حالات الطوارئ متاح على مدار 24 ساعة.

في حالة تغيير مكان تحويل الإيجار، يجب ذكر اسم البنك الجديد واسم الفرع ونوع الحساب ورقم الحساب واسم صاحب الحساب بدقة، مع توضيح من يتحمل رسوم التحويل.

إجراءات تغيير مكان تحويل الإيجار

يعد تغيير مكان تحويل الإيجار أحد أهم التغييرات بالنسبة للمستأجر. لضمان سير إجراءات التغيير بسلاسة، يجب الانتباه إلى النقاط التالية.

يوصى بالتأكد من صحة معلومات حساب التحويل الجديد عدة مرات، وإرفاق نسخة من دفتر الحساب المصرفي إن أمكن. كما يجب توضيح تاريخ بدء التغيير، وبيان حساب التحويل قبل وبعد التغيير بشكل واضح.

بالنسبة للمستأجرين الذين يستخدمون التحويل التلقائي، يجب شرح ضرورة إجراء إجراءات التغيير في المؤسسة المالية، وإخطارهم مسبقًا مع مراعاة المدة اللازمة لإتمام الإجراءات.

بالنسبة لرسوم التحويل، من المهم توضيح ما إذا كان سيتم الاستمرار في طريقة الدفع السابقة أو إذا كان سيتم تغييرها، وفي حالة زيادة الأعباء على السكان، يجب شرح ذلك مسبقًا والحصول على موافقتهم.

الرد على أسئلة السكان

بعد إخطار السكان بتغيير شركة الإدارة، من المتوقع أن تتلقى الشركة العديد من الأسئلة والاستفسارات من السكان. يمكنك تهدئة مخاوف السكان والحفاظ على علاقة الثقة من خلال الرد بشكل مناسب.

من الأسئلة الشائعة: ”لماذا يتم تغيير شركة الإدارة؟“ ”هل ستتغير محتويات الخدمة؟“ ”هل ستتغير الإيجارات وشروط العقد؟“ ”كيف سيتم التعامل مع مبلغ التأمين؟“ ”هل سيتم التعامل مع حالات الطوارئ بشكل جيد؟“

من المهم إعداد إجابات مسبقة لهذه الأسئلة وتقديم شرح متسق. على وجه الخصوص، يجب توضيح عدم وجود أي تغييرات تضر بمصالح السكان، وشرح أن التغييرات تهدف إلى تحسين الخدمة.

يجب تنسيق الاستجابة للأسئلة خلال فترة التغيير بحيث تتم من قبل كل من شركة الإدارة القديمة والجديدة، مع مراعاة عدم إرباك المستأجرين.

التعامل مع المستأجرين الذين يحتاجون إلى عناية خاصة

يتطلب التعامل مع المستأجرين الذين يحتاجون إلى عناية خاصة، مثل كبار السن والأجانب، شرحًا وتجاوبًا أكثر لطفًا.

بالنسبة لكبار السن، يجب استخدام خط كبير في الإخطارات وتمييز الأجزاء المهمة. كما يجب النظر في تقديم شرح عبر الهاتف أو الاتصال بأسرهم إذا لزم الأمر.

بالنسبة للمقيمين الأجانب، سنحرص على إعداد الإخطارات بلغتهم الأم قدر الإمكان أو بعبارات سهلة في اللغة اليابانية. كما أنه من المهم تقديم شرح أكثر تفصيلاً لتجنب سوء الفهم الناجم عن الاختلافات الثقافية.

بنود الإخطار محتوى الإخطار نقاط مهمة

جدول التغييرات التاريخ والوقت المحدد توفير فترة كافية للتحضير

معلومات عن الشركة الإدارية الجديدة اسم الشركة، معلومات الاتصال، ساعات العمل ذكر المعلومات بدقة

تغيير حساب التحويل اسم البنك، رقم الحساب، اسم صاحب الحساب التأكد عدة مرات

رقم الاتصال في حالات الطوارئ ما إذا كان متاحًا على مدار 24 ساعة عرض وقت الاستجابة بوضوح

شروط العقد ما إذا كان هناك تغييرات تهدئة قلق المستأجرين

مكتب الاستفسارات رقم الاتصال وساعات العمل توفير نظام للرد السريع

مزايا وعيوب تغيير شركة الإدارة

عند التفكير في تغيير شركة إدارة الإيجارات، من المهم تقييم المزايا والعيوب بشكل موضوعي واتخاذ قرار شامل. يمكن اتخاذ قرار أفضل من خلال فهم الآثار المتوقعة من التغيير والمخاطر المحتملة مسبقًا.

مزايا تغيير شركة الإدارة

تخفيض تكاليف الإدارة

تعد تخفيض تكاليف الإدارة أحد المزايا المباشرة لتغيير شركة الإدارة. إذا كانت رسوم شركة الإدارة الحالية أعلى من السعر السوقي، فإن تغيير شركة الإدارة إلى شركة ذات رسوم معقولة يمكن أن يوفر مئات الآلاف من الينات في السنة.

على سبيل المثال، إذا انخفضت رسوم الإدارة من 8% إلى 4% لعقار بإيجار شهري قدره 500,000 ين، فإن ذلك سيؤدي إلى توفير 240,000 ين في السنة.على الرغم من التكاليف الأولية لتغيير الشركة، فإن هذه التوفيرات تعتبر ميزة كبيرة على المدى الطويل.

ومع ذلك، من المهم ألا تركز فقط على انخفاض تكاليف الإدارة، بل يجب أن تأخذ في الاعتبار التوازن بين التكاليف والخدمات المقدمة.

تحسين جودة الخدمة

يمكنك توقع تحسين جودة خدمات الإدارة من خلال تغيير شركة الإدارة إلى شركة متميزة. على وجه التحديد، يمكن أن يشمل ذلك سرعة الاستجابة للمستأجرين، وإجراء جولات دورية للممتلكات، وتقديم اقتراحات إصلاح مناسبة، وتقارير مفصلة عن الإيرادات والمصروفات.

تؤدي خدمات الإدارة عالية الجودة إلى تحسين رضا المستأجرين، مما يؤدي في النهاية إلى انخفاض معدل المغادرة وتشجيع الإقامة طويلة الأجل. كما يمكن توقع الحفاظ على قيمة الأصول من خلال الصيانة المناسبة للعقار.

تحسين معدل الإشغال وزيادة الربحية

من خلال التغيير إلى شركة إدارة ذات قدرة جذب عالية، يمكن توقع تقليل فترة الشغور وزيادة معدل الإشغال. يمكن تقليل مخاطر الشغور من خلال استراتيجيات إعلانية فعالة، وتحديد الإيجارات المناسبة، وتقديم خدمة جيدة للمشاهدين.

كما أن شركات الإدارة المتميزة لديها فهم دقيق لاتجاهات السوق، ويمكن أن تتوقع منها اقتراحات ملائمة لتعديل الإيجارات في الوقت المناسب، واقتراحات للتجديد من أجل زيادة القيمة المضافة.

تحسين التواصل

من خلال بناء علاقات مع شركة إدارة جديدة، تتحسن جودة التواصل مع المالك. يمكنك أن توكل إدارة التأجير بثقة من خلال التقارير الدورية، والاستجابة السريعة للاتصالات، وتبادل المعلومات بشفافية.

عيوب تغيير شركة الإدارة

إجراءات معقدة وتستغرق وقتًا طويلاً

يتطلب تغيير شركة الإدارة جهدًا كبيرًا ووقتًا طويلاً. هناك العديد من المهام التي يجب القيام بها، مثل اختيار شركة الإدارة الجديدة، والتحقق من العقود، وتسليم المهام، وإخطار المستأجرين.

تزداد عبء الإجراءات بشكل خاص في حالة امتلاك عدة عقارات أو وجود عدد كبير من المستأجرين. بالإضافة إلى ذلك، خلال فترة التسليم، سيكون من الضروري التنسيق بين شركتي الإدارة القديمة والجديدة، مما سيزيد من عبء المالك مؤقتًا.

الاضطراب المؤقت والمخاطر

خلال فترة تغيير شركة الإدارة، قد يحدث اضطراب مؤقت. ومن الأمور التي يمكن أن تحدث زيادة الاستفسارات من المستأجرين، وأخطاء في تحويل الإيجار، وتأخير في الاستجابة لحالات الطوارئ.

كما أن هناك خطر فقدان المعلومات المهمة أو حدوث مشاكل مع المستأجرين في حالة عدم إتمام عملية التسليم بشكل كامل. ولتقليل هذه المخاطر إلى الحد الأدنى، يلزم إجراء تحضيرات وتخطيط دقيقين.

تكبد التكاليف

يترتب على تغيير شركة الإدارة غرامات جزائية وتكاليف إجراءات مختلفة. خاصة في حالة التغيير في منتصف مدة العقد، قد تترتب غرامات جزائية باهظة.

كما يجب أخذ التكاليف الأولية عند التعاقد مع شركة الإدارة الجديدة وتكاليف الإجراءات المختلفة وتكاليف إعداد الإخطارات في الاعتبار. يجب إجراء حسابات دقيقة لضمان ألا تتجاوز هذه التكاليف الفوائد التي ستتحقق من التغيير.

مخاطر عدم كفاية قدرات الشركة الإدارية الجديدة

هناك أيضًا مخاطر عدم كفاية قدرات الشركة الإدارية الجديدة في تحقيق النتائج المتوقعة. فقد تترك الشركة انطباعًا جيدًا في الاستطلاعات والمقابلات المسبقة، ولكن أداءها الفعلي في إدارة العقار قد يكون أقل من التوقعات.

للتخفيف من هذه المخاطر، من المهم إجراء بحث كافٍ عند اختيار الشركة الإدارية والتحقق بعناية من سجلها وسمعتها. كما أن وضع مؤشرات أداء واضحة عند التعاقد وإنشاء نظام للتقييم الدوري أمر فعال أيضًا.

البند المزايا العيوب

الجانب المالي تخفيض رسوم الإدارة تكاليف التغيير ورسوم الإخلال

جودة الخدمة سرعة الاستجابة وتحسين الجودة مخاطر انخفاض مؤقت في جودة الخدمة

تدابير لمعالجة الشواغر تحسين القدرة على جذب العملاء وتحسين معدل الإشغال تأخير الاستجابة خلال فترة التسليم

التواصل تحسين التقارير وشفافيتها الوقت اللازم لبناء علاقة مع المسؤول الجديد

الإجراءات فرصة لمراجعة شروط العقد إجراءات معقدة وعبء زمني

إدارة المخاطر تحسين نظام الإدارة مخاطر عدم كفاية قدرات الشركة الإدارية الجديدة

كيفية اختيار شركة إدارة جديدة

اختيار شركة إدارة الإيجارات هو قرار مهم يؤثر على نجاح إدارة الإيجارات. من خلال وضع معايير اختيار مناسبة ومقارنة عدة مرشحين بعناية، يمكنك العثور على شريك يرضيك على المدى الطويل.

التحقق من سجل الإدارة

الخطوة الأولى في اختيار شركة إدارة هي التحقق من سجل الإدارة والخبرة. قم بإجراء بحث مفصل عن عدد الوحدات المدارة، وعدد سنوات الخبرة، وسجل الإنجازات في نفس المنطقة، وخبرة إدارة العقارات المماثلة.

ومن الأهمية بمكان التحقق من سجل الإدارة في نفس المنطقة التي تقع فيها العقارات المملوكة. يمكن لشركة الإدارة التي تعرف جيدًا سوق الإيجار في المنطقة أن تحدد الإيجارات المناسبة وتجذب المستأجرين بشكل فعال وتقدم أساليب إدارة تتناسب مع خصائص المنطقة.

كما أن العدد المثالي للعقارات المدارة هو عدد معتدل، لا يكون كبيرًا جدًا ولا صغيرًا جدًا. فقد لا تتمكن الشركات التي تدير عددًا كبيرًا من العقارات من إيلاء الاهتمام الكافي لكل عقار على حدة، بينما قد تفتقر الشركات التي تدير عددًا صغيرًا من العقارات إلى الخبرة والمعرفة الفنية.

مقارنة تكاليف الإدارة

من المهم تقييم تكاليف الإدارة ليس من حيث السعر البسيط، بل من حيث فعالية التكلفة. يجب النظر بشكل شامل في مستوى رسوم الإدارة، ومدى توافقها مع محتوى الخدمة، ووجود أي تكاليف إضافية، وشروط الدفع، وما إلى ذلك.

تتراوح رسوم الإدارة العامة بين 3٪ و 5٪ من الإيجار، ولكن المستوى المناسب يختلف باختلاف محتوى الخدمة المقدمة. في بعض الحالات، قد يتم الإعلان عن رسوم منخفضة، ولكن في الواقع يتم فرض رسوم إضافية على العديد من الخدمات، لذا من الضروري التحقق من تفاصيل العقد.

كما أنه من المهم التحقق مسبقًا من التكاليف الإضافية مثل التكاليف الأولية ورسوم التجديد وتكاليف الإعلان وتكاليف الإصلاحات، ومقارنة التكاليف الإجمالية.

تقييم محتوى الخدمة

نقوم بتقييم محتوى الخدمة التي تقدمها شركة الإدارةبشكل محدد وتفصيلي. نتحقق من طريقة التعامل وجودة كل مهمة من المهام مثل طريقة البحث عن المستأجرين، وتحصيل الإيجار، والتعامل مع الشكاوى، وترتيب الإصلاحات، والزيارات الدورية، وتقارير الإيرادات والمصروفات.

والأهم من ذلك هو طريقة البحث عن المستأجرين والنتائج التي تم تحقيقها. تحقق بشكل محدد من استخدام الإعلانات على الإنترنت، وعدد شركات العقارات الشريكة، وجودة التعامل مع المشاهدات الداخلية، ومعدل إبرام العقود. كما أن وجود نظام اتصال طارئ على مدار 24 ساعة يعد نقطة تقييم مهمة.

بالنسبة لتقارير الإيرادات والمصروفات، تحقق من نماذج التقارير وتقييم ما إذا كانت المعلومات الضرورية مذكورة بشكل مناسب، وما إذا كانت صيغتها سهلة الفهم.

قدرة الموظف المسؤول على الاستجابة

ترتبط المعرفة المتخصصة وقدرة الاستجابة للموظف المسؤول في شركة الإدارة ارتباطًا مباشرًا بجودة الأعمال الإدارية اليومية. نقوم بتقييم شامل لطريقة التعامل في المقابلة الأولى، ودقة الإجابة على الأسئلة، وخصوصية محتوى الاقتراحات، وقدرة التواصل، وما إلى ذلك.

يتمتع الموظف المتميز بفهم خصائص العقار وقدرة على تقديم اقتراحات محددة بناءً على اتجاهات السوق. كما أن القدرة على فهم طلبات المالك بدقة وتقديم التقارير والتشاور في الوقت المناسب أمر مهم أيضًا.

نقوم أيضًا بالتحقق من عدد سنوات الخبرة والمؤهلات التي يمتلكها المسؤولون، وسجل إنجازاتهم السابقة، وذلك لتحديد ما إذا كانوا شركاء يمكن الوثوق بهم.

سلامة الوضع المالي

تعد سلامة الوضع المالي لشركة الإدارة عاملاً مهمًا للحفاظ على علاقات تجارية طويلة الأمد. نقوم بالتحقق من المعلومات الأساسية مثل سنة تأسيس الشركة، ورأس المال، وحجم المبيعات، وعدد الموظفين.

ومن الأمور المهمة بشكل خاص نظام إدارة الودائع والضمانات. يجب التأكد من أن هذه الأموال تدار بشكل منفصل ومناسب، وأنه تم اتخاذ تدابير للحفاظ عليها في حالات الطوارئ.

كما أن عضوية الشركة في الاتحادات الصناعية، ووضعها فيما يتعلق بالتأمين، ونظام الامتثال، هي أيضًا نقاط تقييم مهمة.

السجل في مجال جذب المستأجرين والأساليب المتبعة

تعد إجراءات معالجة الشواغر عنصرًا مهمًا في إدارة التأجير، لذا يجب تقييم قدرة شركة الإدارة على جذب المستأجرين بعناية.تحقق من البيانات المحددة مثل سجل العقود المبرمة في الماضي ومتوسط مدة الشغور ومعدل الإشغال.

تحقق أيضًا من أساليب التوظيف بالتفصيل. قم بتقييم حالة الإعلان على المواقع الإلكترونية الكبرى ومدى اكتمال الموقع الإلكتروني للشركة واستخدام وسائل التواصل الاجتماعي ونظام التعاون مع شركات العقارات الشريكة.

بالإضافة إلى ذلك، تعتبر تقنية التصوير الفوتوغرافي لإبراز جاذبية العقار وقدرة كتابة وصف العقار ومهارات الإرشاد أثناء العرض من النقاط المهمة التي يجب تقييمها.

نظام الاستجابة في حالات الطوارئ

في إدارة الإيجارات، يؤثر نظام الاستجابة في حالات الطوارئ بشكل كبير على رضا المستأجرين. يجب التحقق بالتفصيل من توفر خدمة على مدار 24 ساعة، ونطاق حالات الطوارئ التي يمكن التعامل معها، ومدة الاستجابة التقريبية، ونظام الاتصال، وما إلى ذلك.

يجب التحقق من إجراءات الاستجابة المعمول بها في حالات الطوارئ العامة، مثل تسرب المياه، وانقطاع التيار الكهربائي، وفقدان المفاتيح، وتعطل المعدات. كما أن نظام التعاون مع مقدمي الخدمات، وتوضيح تكاليف الخدمة أمران مهمان.

ترتبط جودة الاستجابة في حالات الطوارئ ارتباطًا مباشرًا براحة البال ورضا المستأجرين، ويمكن أن تؤدي إلى تشجيعهم على البقاء لفترات طويلة.

معايير الاختيار بنود التحقق نقاط التقييم

سجل الإدارة عدد الوحدات المدارة، سنوات الخبرة، سجل الإنجازات في المنطقة الحجم المناسب والخبرة الواسعة

تكاليف الإدارة نسبة الرسوم، التكاليف الإضافية، شروط الدفع مدى ملاءمة التكلفة

محتوى الخدمة طريقة التسويق، الأعمال التي يتم التعامل معها، نظام إعداد التقارير محتوى محدد ومفصل

المسؤولون المعرفة المتخصصة، والقدرة على الاستجابة، والخبرة، والموظفون الموثوق بهم

الوضع المالي حجم الشركة، وإدارة الأموال، والتأمين، والإدارة السليمة والمستقرة

القدرة على التسويق سجل الإنجازات، وأساليب الإعلان، والشركاء، والقدرة العالية على جذب العملاء ومعدل إبرام العقود

الاستجابة في حالات الطوارئ نظام على مدار 24 ساعة، ونطاق الاستجابة، وجهات الاتصال، ونظام استجابة سريع وموثوق

مل

إن تغيير شركة إدارة الإيجارات ليس إجراءً صعبًا على الإطلاق إذا توفرت المعرفة المناسبة والاستعداد. يمكن تحقيق إدارة إيجارات أفضل من خلال المضي قدمًا بشكل منهجي بالاستناد إلى الإجراءات والنقاط التي تم شرحها في هذه المقالة.

نقاط النجاح في تغيير شركة الإدارة

من أجل تغيير شركة الإدارة بنجاح، من المهم مراعاة النقاط التالية.

التحضير المسبق هو الأهم. إن تخصيص فترة كافية للتحضير، مثل التحقق من تفاصيل العقد الحالي، توضيح أسباب التغيير، وتحديد معايير اختيار شركة الإدارة الجديدة، هو مفتاح النجاح.

مقارنة عدة خيارات تسمح باختيار شركة الإدارة الأنسب. من المهم إجراء تقييم شامل ليس فقط لتكاليف الإدارة، ولكن أيضًا لمحتوى الخدمات، والإنجازات السابقة، وجودة الموظفين، واتخاذ قرار من منظور طويل الأجل.

يمكن الحفاظ على علاقة جيدة بين شركة الإدارة القديمة والجديدة وتحقيق انتقال سلس من خلال الحرص على التواصل السلس. يمكن الحفاظ على علاقة الثقة من خلال تقديم شرح وافٍ للمستأجرين والتعامل معهم بلطف.

يمكن تجنب التكاليف الإضافية مثل غرامات الإخلال بالعقد من خلال التغيير في الوقت المناسب. يجب النظر في التوقيت الاستراتيجي، مثل التغيير عند انتهاء مدة العقد أو اختيار فترة غير مزدحمة.

اتخاذ القرار من منظور طويل الأجل

يجب أن يكون تغيير شركة الإدارة بهدف تحسين إدارة الإيجار على المدى الطويل، وليس فقط لتقليل التكاليف على المدى القصير. من خلال التعاون مع شركة إدارة متميزة، يمكن توقع تحسين معدل الشغور، وزيادة رضا المستأجرين، والحفاظ على قيمة العقار وزيادتها.

كما أن العلاقة مع شركة الإدارة تستمر لفترة طويلة، لذا من المهم اختيار شريك موثوق به. لا تبخل في التكاليف أو الجهد المؤقت، واختر شركة إدارة يمكنك الوثوق بها في المستقبل.

الخطوات التالية

إذا كنت تفكر في تغيير شركة الإدارة، نوصيك باتباع الخطوات التالية.

1. التحقق من محتوى العقد الحالي: تحقق من تفاصيل عقد الإدارة، وافهم شروط الفسخ والغرامات.
2. توضيح أسباب التغيير: حدد أسباب التغيير، وما تريد تحسينه.
3. إعداد قائمة بشركات الإدارة المرشحة: حدد عدة شركات إدارة كمرشحة، وقارن بينها.
4. إجراء مقابلات وطلب عروض: قم بإجراء مقابلات مع شركات الإدارة المرشحة، واطلب منها تقديم عروض محددة.
5. اتخاذ قرار شامل: قم بتقييم التكاليف ومحتوى الخدمات والإنجازات بشكل شامل واختر شركة الإدارة الأنسب.

تقدم شركة INA&Associates الاستشارات المتعلقة بتغيير شركة إدارة الإيجارات. نستخدم خبرتنا الواسعة ومعرفتنا المتخصصة لدعم نجاح إدارة الإيجارات لأصحاب العقارات. إذا كنت تفكر في تغيير شركة الإدارة، فلا تتردد في الاتصال بنا.

من خلال التعاون مع شركة إدارة مناسبة، يمكنك تحقيق إدارة إيجارات أكثر ربحية وتعظيم قيمة أصولك.

الأسئلة الشائعة

س1: كم من الوقت يستغرق تغيير شركة الإدارة؟

ج1: يستغرق تغيير شركة الإدارة عادةً من شهرين إلى أربعة أشهر. فيما يلي الجدول الزمني المحدد.

يستغرق اختيار شركة الإدارة الجديدة من أسبوعين إلى أربعة أسابيع، ومن إخطار شركة الإدارة الحالية بإنهاء العقد إلى إنهاء العقد من شهر إلى ثلاثة أشهر (حسب العقد)، ويستغرق نقل الأعمال من أسبوعين إلى أربعة أسابيع.

إذا تم التغيير عند انتهاء مدة العقد، يمكن تجنب دفع غرامة مخالفة، ويمكن المضي قدماً بشكل أكثر تنظيماً. يمكن تجنب المشاكل وتحقيق انتقال سلس من خلال المضي قدماً وفقاً لجدول زمني مريح.

س 2: هل موافقة المستأجرين ضرورية؟

ج 2:موافقة المستأجرين غير مطلوبة قانونياً لتغيير شركة الإدارة. يمكن تغيير شركة الإدارة بناءً على قرار إداري من المالك.

ومع ذلك، من الضروري إخطار المستأجرين مسبقاً، ومن المهم شرح تفاصيل التغيير بدقة.على وجه الخصوص، يجب إخطار المستأجرين قبل فترة كافية من التغييرات التي تؤثر بشكل مباشر على حياتهم، مثل تغيير حساب تحويل الإيجار أو تغيير رقم الاتصال في حالات الطوارئ.

من أجل الحفاظ على علاقة جيدة مع المستأجرين، من الفعال شرح أسباب التغيير بإيجاز وإبلاغهم بأن التغيير يهدف إلى تحسين الخدمة.

س3: ماذا سيحدث لعقد شركة الضمان؟

ج3: قد يتأثر عقد شركة الضمانبتغيير شركة الإدارة.إذا كانت شركة الإدارة هي الجهة المسؤولة عن التعامل مع شركة الضمان، فقد يكون من الضروري مراجعة عقد الضمان مع تغيير الشركة.

إذا كانت شركة الإدارة الجديدة متعاونة مع نفس شركة الضمان، فيمكن استمرار العقد. ولكن إذا كانت تستخدم شركة ضمان مختلفة، فقد يكون من الضروري تغيير عقد الضمان أو إبرام عقد جديد.

من المهم التأكد من هذا الأمر مع شركة الإدارة الجديدة في مرحلة دراسة تغيير شركة الإدارة، ودراسة الطرق لتقليل التأثير على المستأجرين إلى الحد الأدنى.

س 4: كيف يمكن التعامل مع المشاكل التي قد تحدث بعد التغيير؟

A4: في حالة حدوث مشاكل بعد تغيير شركة الإدارة، من المهم التعامل بسرعة وهدوء.

أولاً، يجب فهم محتوى المشكلة وأسبابها بدقة، ومطالبة شركة الإدارة الجديدة بإجراء تحسينات محددة. قارن بين مؤشرات الأداء ومحتوى العمل المحددة في العقد، وفي حالة وجود مخالفة للعقد، قم بتقديم طلب رسمي لإجراء تحسينات.

إذا لم تحدث أي تحسينات، يجب النظر في إمكانية فسخ العقد. ومع ذلك، نظرًا لأن تغيير شركة الإدارة مرة أخرى يمثل عبئًا كبيرًا، فمن المهم للغاية إجراء اختيار مسبق بعناية.

لمنع حدوث المشاكل، من الفعال أن تحدد محتوى العمل ومؤشرات الأداء بوضوح عند توقيع العقد، وأن تنشئ نظامًا للتقييم الدوري.

س 5: هل هناك طريقة لتقليل تكاليف تغيير شركة الإدارة؟

ج 5: من المهم اتباع نهج مخطط وتوقيت مناسب لتقليل تكاليف تغيير شركة الإدارة.

الطريقة الأكثر فعالية هي تغيير الشركة عند انتهاء مدة العقد لتجنب دفع غرامة إنهاء العقد. من المهم أيضًا الحصول على عروض أسعار من عدة شركات إدارة ومقارنة التكاليف الأولية ورسوم الإدارة.

تقدم بعض شركات الإدارة حملات ترويجية لإلغاء الرسوم الأولية لتشجيع العملاء على التغيير من شركات أخرى. كما يمكن التفاوض مع شركة الإدارة الحالية لتخفيض غرامة الفسخ أو السداد على أقساط.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن تقليل تكاليف الاستعانة بمصادر خارجية عن طريق إعداد إشعارات للمستأجرين وإجراء الإجراءات المختلفة داخليًا.