Cambio de Empresa de Gestión Inmobiliaria: Guía Paso a Paso y Consejos

Para los propietarios de inmuebles en alquiler, la relación con la empresa gestora es un factor crucial que influye directamente en la rentabilidad y el valor patrimonial de sus activos. Sin embargo, no son pocos los que se encuentran insatisfechos con los servicios de su actual empresa gestora, consideran que los gastos de gestión son excesivos o se enfrentan a problemas como la prolongación de los periodos de desocupación.

INA&Associates Co., Ltd. ha participado en numerosos casos de cambio de empresa de gestión inmobiliaria. Basándonos en nuestra experiencia, podemos afirmar que siguiendo los pasos adecuados, es posible mejorar la rentabilidad y la calidad de la gestión al mismo tiempo.

En este artículo, proporcionamos información práctica y concreta, desde los pasos a seguir hasta las indemnizaciones por incumplimiento y la forma de notificar a los inquilinos, para los propietarios que estén considerando cambiar de empresa de gestión inmobiliaria.Cambiar de empresa de gestión no es un trámite difícil, pero es fundamental contar con los conocimientos y la preparación adecuados para que todo salga bien.

Esperamos que este artículo le ayude a disipar sus dudas sobre el cambio de empresa de gestión y a dar el primer paso hacia una mejor gestión de su propiedad en alquiler.

¿Cuándo conviene cambiar de empresa de gestión de alquileres?

El momento adecuado para plantearse cambiar de empresa de gestión de alquileres depende de la situación de cada propietario. Sin embargo, en general, se puede decir que es el momento de planteárselo seriamente cuando se da alguna de las siguientes circunstancias.

Cuando las vacantes se prolongan

Si una propiedad en alquiler permanece vacía durante más de tres meses, es posible que haya un problema con la capacidad de la empresa de gestión para atraer clientes y con su capacidad comercial. Si la ubicación y el estado de la propiedad son buenos, pero sigue vacía durante mucho tiempo, es posible que haya un problema con la estrategia de búsqueda de inquilinos o con la publicidad de la empresa de gestión.

Una empresa de gestión competente puede reducir el periodo de desocupación mediante el establecimiento de alquileres adecuados basados en análisis de mercado, estrategias publicitarias eficaces y la mejora de la calidad de las visitas a la propiedad. La pérdida de oportunidades que se produce cuando una propiedad permanece desocupada suele superar con creces los costes de cambiar de empresa de gestión, por lo que es importante actuar con rapidez.

Si los gastos de gestión son más elevados que los habituales

Los honorarios por la gestión de alquileres suelen oscilar entre el 3 % y el 5 % del alquiler.Sin embargo, hay empresas que cobran comisiones elevadas, superiores al 10 %. Es importante evaluar objetivamente la relación entre los servicios prestados y los gastos de gestión y, si estos son claramente superiores a los habituales, considerar la posibilidad de cambiar de empresa.

Sin embargo, no es aconsejable basarse únicamente en el precio. Hay empresas que ofrecen gastos de gestión bajos, pero la calidad de sus servicios es deficiente, por lo que es importante evaluar la relación calidad-precio de forma global.

Si no está satisfecho con la calidad de los servicios de gestión

La calidad del trabajo de la empresa de gestión es un factor que influye directamente en el éxito de la gestión del alquiler. Si se producen con frecuencia los siguientes problemas, es señal de que se debe considerar cambiar de empresa de gestión.

Si se producen continuamente problemas como la lentitud en la respuesta a las quejas y solicitudes de reparación de los inquilinos, la falta de rigor en el cobro de los alquileres atrasados, la falta de inspecciones y limpiezas periódicas de las propiedades o el retraso en la presentación de los informes de ingresos y gastos, es posible que haya un problema fundamental en el sistema de trabajo de la empresa de gestión.

Problemas de comunicación

La comunicación entre el propietario y la empresa de gestión es esencial para mantener una buena gestión del alquiler. Si se producen problemas continuos, como retrasos en las comunicaciones por parte del responsable, omisión de informes importantes o respuestas ambiguas a las preguntas y solicitudes del propietario, es necesario considerar el cambio de empresa de gestión.

En particular, si no se informan periódicamente sobre el estado de la propiedad y la evolución de los inquilinos, será difícil para el propietario tomar decisiones de gestión adecuadas. Elegir una empresa de gestión que mantenga una comunicación transparente es fundamental para el éxito a largo plazo de la gestión del alquiler.

Situación del cambio Criterios de decisión Urgencia de la respuesta

Vacantes prolongadas Vacantes durante más de tres meses Alta

Altos gastos de gestión Superan considerablemente el 5 % del alquiler Media

Deterioro de la calidad del servicio Retrasos en la respuesta a las reclamaciones y en la presentación de informes Alta

Falta de comunicación Retrasos en la comunicación y omisiones en los informes Media

Descenso de la tasa de ocupación Muy por debajo de la media de la zona Alta

Procedimiento concreto para cambiar de empresa de gestión inmobiliaria

El cambio de empresa de gestión inmobiliaria puede llevarse a cabo sin problemas si se siguen los pasos adecuados. A continuación, explicamos el procedimiento concreto para el cambio, basado en la práctica real.

Paso 1: Confirmar el contrato de gestión actual

El primer paso para cambiar de empresa de gestión es confirmar detalladamente el contenido del contrato de gestión actual. El contrato incluye cláusulas importantes como el plazo de preaviso de rescisión, la existencia de penalizaciones por incumplimiento y la duración del contrato.

En muchos contratos de gestión, el plazo de preaviso de rescisión es de entre uno y seis meses. Si se rescinde el contrato sin respetar este plazo, es posible que se apliquen penalizaciones por incumplimiento.Además, es habitual que las condiciones sean diferentes si se rescinde el contrato antes de su vencimiento y si no se renueva al vencimiento.

Es necesario comprobar cuidadosamente los siguientes puntos del contrato: la duración del plazo de preaviso, el importe de la indemnización por incumplimiento y las condiciones en las que se aplica, la existencia de una cláusula de renovación automática del contrato, las disposiciones relativas al traspaso de las tareas de administración y el tratamiento de la fianza y el depósito de garantía.

Paso 2: Selección de una nueva empresa de gestión

Una vez conocidas las condiciones del contrato actual, se procede a la selección de una nueva empresa de gestión. A la hora de seleccionar una empresa de gestión, es importante comparar varias opciones.

Los criterios de selección de una empresa de gestión deben incluir una evaluación global de su trayectoria y experiencia, la adecuación de los gastos de gestión, el contenido y la calidad de los servicios prestados, la capacidad de respuesta y los conocimientos especializados del personal responsable, la solidez de su situación financiera, su trayectoria y métodos de captación de inquilinos, y su sistema de respuesta en caso de emergencia.

En particular, las empresas con una amplia experiencia en la gestión de la misma zona conocen bien el mercado inmobiliario local, por lo que se puede esperar que recluten inquilinos de forma eficaz y fijen alquileres adecuados. Además, es importante seleccionar una empresa de tamaño adecuado, ya que las empresas con un número excesivo de propiedades en gestión pueden no prestar la atención necesaria a cada una de ellas.

Paso 3: Notificación de rescisión al actual administrador

Una vez decidida la nueva empresa de gestión, se notificará oficialmente al actual administrador la intención de rescindir el contrato.Se recomienda enviar la notificación de rescisión por escrito y por correo certificado.

En la notificación de rescisión, se debe indicar claramente la intención de rescindir el contrato, la fecha de rescisión deseada, los motivos de la rescisión (de forma concisa), la solicitud de cooperación para el traspaso y los datos de contacto. No es necesario detallar los motivos de la rescisión, pero lo habitual es utilizar expresiones ambiguas como «por cambios en la política de gestión».

Después de la notificación de rescisión, es posible que la empresa de gestión actual se ponga en contacto con usted para intentar retenerle. En este caso, es importante mantener la calma y no dejarse llevar por las emociones. Deje claro que la decisión ya está tomada y solicite su colaboración para que el traspaso se realice sin problemas.

Paso 4: Traspaso entre la empresa de gestión antigua y la nueva

El proceso más importante en el cambio de empresa de gestión es el traspaso de las funciones entre la empresa de gestión antigua y la nueva.Si el traspaso no se realiza correctamente, pueden surgir problemas en la atención a los inquilinos o perderse información importante.

Entre los datos que deben traspasarse se incluyen la información de los inquilinos (contenido del contrato, datos de contacto, observaciones especiales), el estado de los pagos del alquiler y la información sobre los morosos, el estado de los depósitos y fianzas, el historial de reparaciones y las previsiones futuras, los detalles de los contratos de seguro, los originales de los distintos contratos, la gestión de las llaves y la lista de contactos de emergencia.

Lo ideal es que el traspaso se realice con la presencia de las tres partes (el propietario, la antigua empresa de gestión y la nueva empresa de gestión). Es importante dejar constancia por escrito del contenido del traspaso para evitar problemas en el futuro.

Paso 5: Notificación a los inquilinos

Una vez confirmado el cambio de empresa de gestión, se notificará a los inquilinos. Esta notificación debe redactarse de forma clara y respetuosa, ya que afecta directamente a la vida de los inquilinos.

En la notificación se indicará la fecha del cambio de empresa de gestión, el nombre y los datos de contacto de la nueva empresa, el cambio de cuenta bancaria para el pago del alquiler (si procede), los datos de contacto en caso de emergencia y cualquier otro cambio, así como los datos de contacto para cualquier consulta.

Es conveniente enviar la notificación entre uno y dos meses antes de la fecha del cambio. Es importante notificar con suficiente antelación cualquier cambio en la cuenta bancaria para el pago del alquiler, a fin de evitar confusiones entre los inquilinos.

Paso 6: Finalización de los trámites

Por último, complete los trámites relacionados con el cambio de empresa gestora. Esto incluye notificar el cambio a las entidades financieras, cambiar el nombre del contrato de seguro y confirmar la transferencia de los distintos contratos.

Es especialmente importante cambiar la cuenta bancaria para el cobro del alquiler. Si la nueva empresa gestora se encarga del cobro del alquiler, es necesario realizar los trámites oportunos para que los inquilinos transfieran el alquiler a la nueva cuenta.

Además, es posible que sea necesario realizar trámites relacionados con los distintos seguros, como el seguro contra incendios o el seguro de responsabilidad civil para instalaciones.Póngase en contacto con la compañía de seguros y confirme los trámites necesarios.

Procedimiento Momento de ejecución Duración Puntos a tener en cuenta

Confirmación del contenido del contrato Al inicio del proceso de cambio 1 semana Confirmación detallada de las condiciones de rescisión

Selección de la nueva empresa de gestión Tras la decisión de cambio 2-4 semanas Comparación y evaluación de varias empresas

Notificación de rescisión Tras la selección El mismo día Notificación formal por escrito

Trabajos de traspaso Tras la notificación de rescisión 2-4 semanas Intercambio de información detallada

Notificación a los inquilinos 1-2 meses antes del cambio 1 semana Redactar con contenido claro

Trámites diversos Antes y después del cambio 2-3 semanas Comprobación para no omitir nada

Lo que hay que saber sobre las indemnizaciones por incumplimiento y los gastos

A la hora de plantearse cambiar de empresa de gestión inmobiliaria, lo que más preocupa a muchos propietarios es el pago de indemnizaciones por incumplimiento y los gastos que conlleva el cambio. Con los conocimientos adecuados, se pueden evitar gastos imprevistos y llevar a cabo el cambio de forma planificada.

Casos en los que se aplican penalizaciones

La aplicación de penalizaciones se determina principalmente en función de las cláusulas del contrato de gestión. En general, los casos en los que se aplican penalizaciones son la rescisión del contrato antes de su vencimiento, el incumplimiento del plazo de preaviso de rescisión y la rescisión en determinadas condiciones.

Muchos contratos de gestión tienen una duración de dos a tres años, y es habitual que se apliquen penalizaciones si se rescinde el contrato dentro de este periodo.Además, si se establece un plazo de preaviso de rescisión de entre tres y seis meses y se rescinde sin respetar dicho plazo, es posible que se cobre una penalización equivalente al importe de los gastos de gestión correspondientes al periodo restante.

Cabe destacar que las empresas de gestión poco fiables tienden a establecer cláusulas de penalización elevadas. Si se establece una penalización elevada, como el importe de seis o doce meses de alquiler, es necesario estudiarlo detenidamente en el momento de firmar el contrato.

Precio habitual de las indemnizaciones por incumplimiento

El precio habitual de las indemnizaciones por incumplimiento varía mucho en función del contenido del contrato y de la empresa de gestión, pero, en general, se considera que el precio habitual es de entre un mes y tres meses de alquiler.

En el caso de las empresas de gestión concienzudas, no se cobra ninguna indemnización por incumplimiento si la rescisión se produce al vencimiento del contrato, y, en caso de rescisión anticipada, la indemnización suele ser de un mes de alquiler. Por otro lado, algunas empresas de gestión establecen indemnizaciones por incumplimiento elevadas, como seis meses de alquiler o el importe equivalente a la cuota de gestión anual.

Como criterio para calcular la indemnización por incumplimiento, se utiliza un método que consiste en multiplicar el importe de la cuota mensual de gestión por un número determinado de meses, el importe del alquiler por un número determinado de meses o un porcentaje de la cuota anual de gestión. Al revisar el contrato, asegúrese de comprobar estos criterios de cálculo y los importes concretos.

Otros gastos de cambio

El cambio de empresa gestora puede conllevar diversos gastos, además de la indemnización por incumplimiento.Los principales gastos de cambio son los gastos iniciales de la nueva empresa de gestión, los gastos de tramitación, los gastos de traspaso y los gastos de redacción y envío de notificaciones.

Al firmar el contrato con la nueva empresa de gestión, es posible que se requiera el pago de gastos de tramitación del contrato y el depósito de una fianza. Además, se incurrirá en gastos de redacción y envío de notificaciones a los inquilinos, así como en gastos de redacción de diversos documentos contractuales.

Además, es posible que sea necesario revisar el seguro contra incendios o cambiar la empresa de garantía, lo que también puede suponer un gasto.

Cómo reducir los gastos

Para reducir los gastos derivados del cambio de empresa de gestión, es importante planificarlo con antelación y elegir el momento adecuado.

Lo más eficaz es cambiar al finalizar el contrato. De este modo, se evitará por completo el pago de una indemnización por incumplimiento. Si se empieza a preparar el cambio seis meses antes de que finalice el contrato, se dispondrá de tiempo suficiente para seleccionar una nueva empresa de gestión.

También es importante solicitar presupuestos a varias empresas de gestión y comparar los gastos iniciales y las cuotas de gestión.Algunas empresas de gestión ofrecen campañas en las que no cobran los gastos iniciales para fomentar el cambio desde otras empresas.

Además, es posible que, tras negociar con la empresa de gestión actual, se pueda reducir la indemnización por incumplimiento o pagarla a plazos. Es importante mantener una relación cordial y mantener conversaciones constructivas.

Partidas de gastos Precio habitual Condiciones en las que se producen Cómo ahorrar

Indemnización por incumplimiento 1-3 meses de alquiler Rescisión durante el periodo contractual Cambio al vencimiento del contrato

Gastos iniciales de la nueva empresa de gestión 0-100 000 yenes Al firmar el nuevo contrato Aprovechar las campañas

Gastos de tramitación 10 000-50 000 yenes Al realizar los trámites Negociar un pago único

Gastos de redacción de la notificación 10 000-30 000 yenes Al notificar a los inquilinos Redactarla usted mismo

Gastos de cambio de seguro 10 000-50 000 yenes Al cambiar el contrato de seguro Aprovechar el contrato existente

Gastos de traspaso 0-50 000 yenes Al traspasar las funciones Preparación detallada previa

Método de notificación a los inquilinos y puntos a tener en cuenta

Al cambiar de empresa de gestión, es obligatorio por ley notificar debidamente a los inquilinos, lo cual es imprescindible para garantizar una transición fluida. Si el método o el contenido de la notificación son inadecuados, pueden surgir problemas con los inquilinos.

Momento de la notificación

Es conveniente notificar a los inquilinos entre uno y dos meses antes de la fecha del cambio de empresa de gestión. En particular, si se cambia la cuenta bancaria para el pago del alquiler, los inquilinos necesitan tiempo suficiente para prepararse.

Si la notificación se realiza demasiado tarde, los inquilinos pueden confundirse y se pueden producir errores en el pago del alquiler o un aumento de las consultas. Por otro lado, si la notificación se realiza demasiado pronto, es posible que los inquilinos olviden el contenido. Notificar en el momento adecuado permite garantizar una transición fluida.

Además, es preferible distribuir o enviar por correo la notificación durante el horario laboral de un día laborable, y se debe tener en cuenta que los inquilinos la reciban sin falta.

Contenido de la notificación

Es importante que la notificación contenga la información necesaria para los inquilinos de forma clara y precisa.Entre los datos obligatorios se incluyen la fecha del cambio de empresa gestora, el motivo del cambio (de forma concisa), los datos de la nueva empresa gestora, el cambio de datos de contacto, el cambio de cuenta bancaria para el pago del alquiler, los cambios en el procedimiento a seguir en caso de emergencia y cualquier otro cambio importante.

Los datos de la nueva empresa gestora deben incluir el nombre de la empresa, la dirección, el número de teléfono, el número de fax, la dirección de correo electrónico, el horario de atención al público y el nombre de la persona de contacto. Es especialmente importante indicar si el número de contacto de emergencia está disponible las 24 horas del día.

Si cambia la cuenta bancaria para el pago del alquiler, indique con precisión el nombre del nuevo banco, la sucursal, el tipo de cuenta, el número de cuenta y el nombre del titular, y aclare quién correrá con los gastos de transferencia.

Procedimiento para cambiar la cuenta bancaria para el pago del alquiler

El cambio de la cuenta bancaria para el pago del alquiler es uno de los cambios más importantes para los inquilinos. Para que el procedimiento de cambio se desarrolle sin problemas, es necesario tener en cuenta los siguientes puntos.

Se recomienda comprobar varias veces que la nueva información bancaria sea correcta y, si es posible, adjuntar una copia del libro de cuentas. Además, se debe indicar claramente la fecha de inicio del cambio y mostrar de forma clara la cuenta bancaria anterior y la nueva.

A los inquilinos que utilicen domiciliación bancaria, se les debe explicar que es necesario realizar los trámites en la entidad bancaria y se les debe notificar con antelación, teniendo en cuenta el tiempo necesario para realizar los trámites.

En cuanto a las comisiones por transferencia, es importante aclarar si se mantendrá el método de pago anterior o si habrá cambios, y si el coste para los inquilinos aumenta, es importante explicarlo con antelación y obtener su consentimiento.

Respuesta a las preguntas de los inquilinos

Tras la notificación del cambio de empresa gestora, es probable que los inquilinos planteen diversas preguntas y expresen sus inquietudes. Una respuesta adecuada permitirá disipar las dudas de los inquilinos y mantener la relación de confianza.

Entre las preguntas más frecuentes se encuentran: «¿Por qué se cambia de empresa gestora?», «¿Cambiarán los servicios?», «¿Cambiarán el alquiler y las condiciones del contrato?», «¿Qué pasará con la fianza?», «¿Qué pasará en caso de emergencia?», etc.

Es importante preparar con antelación las respuestas a estas preguntas y dar explicaciones coherentes. En particular, hay que dejar claro que no habrá cambios que supongan un perjuicio para los inquilinos y explicar que los cambios tienen como objetivo mejorar el servicio.

Durante el periodo de cambio, se coordinará la atención de las consultas con ambas empresas de gestión, la antigua y la nueva, para evitar confusiones entre los inquilinos.

Tratamiento de los inquilinos que requieren una atención especial

Los inquilinos que requieren una atención especial, como las personas mayores o los extranjeros, necesitan explicaciones y un trato más cuidadoso.

En el caso de las personas mayores, se aumentará el tamaño de la letra de los avisos y se marcarán las partes importantes. Además, se considerará la posibilidad de explicar por teléfono o de ponerse en contacto con los familiares si es necesario.

En el caso de los residentes extranjeros, se elaborarán, en la medida de lo posible, notificaciones en su idioma materno o se procurará que las explicaciones sean en un japonés sencillo. Además, es importante proporcionar explicaciones más detalladas para evitar malentendidos debidos a diferencias culturales.

Elementos que deben figurar en la notificación Contenido Puntos a tener en cuenta

Fecha del cambio Fecha concreta Asegurar un periodo de preparación suficiente

Información sobre la nueva empresa gestora Nombre de la empresa, datos de contacto, horario de atención al público Indicar información precisa

Cambio de datos bancarios Nombre del banco, número de cuenta, titular Comprobar varias veces

Contacto de emergencia Disponibilidad las 24 horas Indicación clara del horario de atención

Condiciones del contrato Cambios Disipar las dudas de los inquilinos

Servicio de atención al cliente Contacto y horario de atención Sistema de respuesta rápida

Ventajas e inconvenientes del cambio de empresa de gestión

A la hora de plantearse cambiar de empresa de gestión inmobiliaria, es importante evaluar objetivamente las ventajas y los inconvenientes y tomar una decisión global. Conocer de antemano los efectos que puede tener el cambio y los riesgos que puede conllevar permite tomar una decisión más acertada.

Ventajas de cambiar de empresa de gestión

Reducción de los gastos de gestión

Una de las ventajas más directas de cambiar de empresa de gestión es la reducción de los gastos de gestión. Si los honorarios de la empresa de gestión actual son más elevados que los del mercado, cambiar a una empresa con unos honorarios más adecuados puede suponer un ahorro de entre varios cientos de miles y varios millones de yenes al año.

Por ejemplo, si el alquiler mensual de un inmueble es de 500 000 yenes y los honorarios de gestión se reducen del 8 % al 4 %, el ahorro anual será de 240 000 yenes.Este ahorro, incluso teniendo en cuenta los gastos iniciales del cambio, supone una gran ventaja a largo plazo.

Sin embargo, no hay que buscar únicamente unos gastos de gestión bajos, sino que es importante tener en cuenta el equilibrio con los servicios que se ofrecen.

Mejora de la calidad del servicio

Al cambiar a una empresa de gestión competente, se puede esperar una mejora de la calidad del servicio de gestión. En concreto, se puede esperar una respuesta más rápida a las necesidades de los inquilinos, inspecciones periódicas de la propiedad, propuestas de reparaciones adecuadas e informes detallados de ingresos y gastos.

Un servicio de gestión de calidad conduce a una mayor satisfacción de los inquilinos, lo que se traduce en una reducción de la tasa de desocupación y en la promoción de la permanencia a largo plazo. Además, el mantenimiento adecuado de la propiedad permite conservar el valor del activo.

Mejora de la ocupación y aumento de la rentabilidad

El cambio a una empresa de gestión con gran capacidad de captación de clientes permite reducir el periodo de desocupación y aumentar la tasa de ocupación. El riesgo de desocupación se reduce gracias a una estrategia publicitaria eficaz, una fijación adecuada del alquiler y una atención de calidad durante las visitas.

Además, las empresas de gestión inmobiliaria competentes conocen bien las tendencias del mercado, por lo que pueden proponer revisiones de los alquileres en el momento adecuado y reformas para aumentar el valor añadido.

Mejora de la comunicación

El establecimiento de una relación con una nueva empresa de gestión inmobiliaria mejora la calidad de la comunicación con los propietarios. Gracias a los informes periódicos, la rápida respuesta a las consultas y el intercambio de información transparente, los propietarios pueden confiar la gestión de sus propiedades con tranquilidad.

Desventajas de cambiar de empresa de gestión

Trámites y tiempo

Cambiar de empresa de gestión requiere mucho tiempo y esfuerzo. Hay que seleccionar una nueva empresa, revisar los contratos, realizar el traspaso y notificar a los inquilinos, entre otras muchas tareas.

El trámite es aún más complicado si se poseen varias propiedades o hay muchos inquilinos. Además, durante el periodo de transición, es necesario coordinarse con ambas empresas, lo que supone una carga adicional para el propietario.

Confusión temporal y riesgos

Durante el periodo de cambio de empresa de gestión, puede producirse una confusión temporal. Es posible que aumenten las consultas de los inquilinos, se produzcan errores en el pago del alquiler o se retrasen las respuestas en casos de emergencia.

Además, si el traspaso no se realiza correctamente, existe el riesgo de que se pierda información importante o surjan problemas con los inquilinos. Para minimizar estos riesgos, es necesario realizar una preparación y una planificación minuciosas.

Gastos

El cambio de empresa de gestión conlleva el pago de indemnizaciones por incumplimiento y diversos gastos de tramitación. En particular, si el cambio se produce durante el periodo de vigencia del contrato, es posible que se deban pagar indemnizaciones por incumplimiento elevadas.

También hay que tener en cuenta los gastos iniciales del contrato con la nueva empresa de gestión, los gastos de tramitación y los gastos de redacción de los avisos. Es necesario calcular cuidadosamente estos gastos para que no superen los beneficios que se obtienen con el cambio.

Riesgo de incompetencia de la nueva empresa de gestión

Existe el riesgo de que la nueva empresa de gestión no consiga los resultados esperados debido a su incompetencia. Aunque la investigación previa y las entrevistas den una buena impresión, es posible que el trabajo de gestión real no cumpla con las expectativas.

Para reducir este riesgo, es importante investigar a fondo y verificar cuidadosamente los antecedentes y la reputación de la empresa de gestión antes de seleccionarla. También es eficaz establecer indicadores de resultados claros en el contrato y crear un sistema de evaluación periódica.

Elemento Ventajas Desventajas

Costes Reducción de los gastos de gestión Gastos de cambio y penalizaciones

Calidad del servicio Mayor rapidez y calidad en la respuesta Riesgo de deterioro temporal del servicio

Medidas contra la desocupación Aumento de la capacidad de atraer clientes y mejora de la desocupación Retrasos en la respuesta durante el periodo de transición

Comunicación Mejora de la transparencia y la calidad de los informes Tiempo necesario para establecer una relación con el nuevo responsable

Trámites Oportunidad de revisar las condiciones del contrato Trámites complejos y carga de trabajo

Gestión de riesgos Mejora del sistema de gestión Riesgo de incompetencia de la nueva empresa de gestión

Cómo elegir una nueva empresa de gestión

La selección de una empresa de gestión de alquileres es una decisión importante que determina el éxito de la gestión de alquileres. Estableciendo criterios de selección adecuados y comparando cuidadosamente varios candidatos, se puede encontrar un socio satisfactorio a largo plazo.

Comprobación de los resultados de gestión

El primer paso para seleccionar una empresa de gestión es comprobar sus resultados y experiencia. Se debe investigar en detalle el número de propiedades gestionadas, los años de experiencia, los resultados en la misma zona y la experiencia en la gestión de propiedades similares.

Es especialmente importante la experiencia en la gestión de propiedades en la misma zona. Una empresa de gestión que conozca bien el mercado de alquiler de la zona podrá ofrecer un alquiler adecuado, una búsqueda eficaz de inquilinos y métodos de gestión adaptados a las características de la zona.

En cuanto al número de propiedades gestionadas, lo ideal es que sea ni demasiado grande ni demasiado pequeño. Las empresas con un número excesivo de propiedades pueden no prestar la atención necesaria a cada una de ellas, mientras que las que tienen muy pocas pueden carecer de la experiencia y los conocimientos necesarios.

Comparación de los gastos de gestión

Es importante evaluar los gastos de gestión no solo por su precio, sino por su rentabilidad. Se deben examinar de forma global el nivel de las comisiones de gestión, la coherencia con el contenido de los servicios, la existencia de gastos adicionales y las condiciones de pago.

El precio habitual de las comisiones de gestión oscila entre el 3 % y el 5 % del alquiler, pero el nivel adecuado varía en función de los servicios prestados. Es necesario comprobar detalladamente el contenido del contrato, ya que en algunos casos se anuncian comisiones bajas, pero en realidad muchos servicios se cobran aparte.

Además, es importante confirmar de antemano los gastos adicionales, como los gastos iniciales, los gastos de renovación, los gastos de publicidad y los gastos de reparación, y comparar el coste total.

Evaluación del contenido del servicio

Evaluamos de forma concreta y detallada el contenido del servicio que ofrece la empresa de gestión. Comprobamos el método de respuesta y la calidad de cada tarea, como la búsqueda de inquilinos, el cobro del alquiler, la gestión de reclamaciones, la organización de reparaciones, las visitas periódicas y los informes de ingresos y gastos.

Es especialmente importante la metodología y los resultados de la búsqueda de inquilinos. Compruebe de forma concreta el uso de anuncios en Internet, el número de agencias inmobiliarias asociadas, la calidad de las visitas a la vivienda y la tasa de contratación. También es importante comprobar si existe un servicio de atención de emergencias las 24 horas del día.

En cuanto a los informes de ingresos y gastos, compruebe una muestra del informe y evalúe si la información necesaria está debidamente indicada y si el formato es fácil de entender.

Capacidad de respuesta del personal

Los conocimientos especializados y la capacidad de respuesta del personal de la empresa de gestión influyen directamente en la calidad de las tareas de gestión diarias. Evaluamos de forma global la respuesta en la primera reunión, la precisión de las respuestas a las preguntas, la concreción de las propuestas y la capacidad de comunicación.

Un buen responsable comprende las características del inmueble y puede hacer propuestas concretas basadas en las tendencias del mercado. También es importante que comprenda con precisión las necesidades del propietario y que sea capaz de informar y asesorar en el momento adecuado.

Se comprueban los años de experiencia, las cualificaciones y los antecedentes del responsable para determinar si es un socio fiable.

Solidez financiera

La solidez financiera de la empresa de gestión es un factor importante para mantener una relación comercial a largo plazo. Se comprueba la información básica, como el año de constitución, el capital social, el volumen de negocios y el número de empleados.

Es especialmente importante el sistema de gestión de los depósitos y fianzas. Es necesario comprobar si estos fondos se gestionan de forma adecuada y si se han tomado medidas de protección en caso de emergencia.

También se valorará la pertenencia a asociaciones sectoriales, la contratación de seguros y el sistema de cumplimiento normativo.

Experiencia y métodos de captación de inquilinos

Las medidas para evitar que las viviendas queden vacías son un elemento importante de la gestión inmobiliaria, por lo que es necesario evaluar cuidadosamente la capacidad de la empresa gestora para captar inquilinos.Compruebe datos concretos como el historial de contratos firmados, el periodo medio de desocupación y la tasa de ocupación.

Compruebe también en detalle los métodos de captación. Evalúe la presencia en los principales portales inmobiliarios, la calidad de la página web de la empresa, el uso de las redes sociales y la colaboración con otras inmobiliarias asociadas.

Otros puntos importantes son la calidad de las fotografías para mostrar el atractivo del inmueble, la capacidad de redactar descripciones atractivas y la habilidad para mostrar el inmueble a los interesados.

Sistema de respuesta en casos de emergencia

En la gestión de alquileres, el sistema de respuesta en casos de emergencia influye en gran medida en la satisfacción de los inquilinos. Se comprueba detalladamente si hay servicio las 24 horas, el alcance de las emergencias a las que se puede responder, el tiempo de respuesta aproximado y el sistema de comunicación.

Se comprueba qué procedimiento se ha establecido para responder a emergencias comunes, como fugas de agua, cortes de electricidad, pérdida de llaves o averías en las instalaciones. También es importante la coordinación con los proveedores de servicios y la claridad en cuanto a los gastos.

La calidad de la respuesta en caso de emergencia está directamente relacionada con la tranquilidad y la satisfacción de los inquilinos, lo que puede contribuir a que se prolongue la estancia de estos.

Criterios de selección Puntos a verificar Puntos de evaluación

Experiencia en la gestión Número de viviendas gestionadas, años de experiencia, experiencia en la zona Tamaño adecuado y amplia experiencia

Gastos de gestión Porcentaje de comisión, gastos adicionales, condiciones de pago Rentabilidad

Contenido del servicio Método de captación, servicios prestados, sistema de información Contenido concreto y completo

Responsable: conocimientos especializados, capacidad de respuesta, experiencia, personal de confianza

Situación financiera: tamaño de la empresa, gestión de fondos, seguros, gestión sólida y estable

Capacidad de captación: historial de contratos, métodos publicitarios, socios, gran capacidad de captación y tasa de contratos

Respuesta de emergencia: servicio 24 horas, ámbito de respuesta, datos de contacto, sistema de respuesta rápido y fiable

Resumen

Cambiar de empresa de gestión inmobiliaria no es un trámite difícil si se cuenta con los conocimientos y la preparación adecuados. Siguiendo los pasos y las indicaciones explicados en este artículo y planificándolo con antelación, podrá mejorar la gestión de su propiedad.

Claves para cambiar de empresa de gestión inmobiliaria

Para cambiar de empresa de gestión inmobiliaria con éxito, es importante tener en cuenta los siguientes puntos.

Lo más importante es una preparación previa exhaustiva. La clave del éxito es dedicar un tiempo suficiente a la preparación, comprobando los detalles del contrato actual, aclarando los motivos del cambio y estableciendo los criterios de selección de la nueva empresa de gestión.

Comparar varias opciones le permitirá seleccionar la empresa de gestión más adecuada. Es importante evaluar de forma global no solo los gastos de gestión, sino también el contenido de los servicios, la experiencia y la calidad del personal, y tomar una decisión desde una perspectiva a largo plazo.

Es importante mantener una comunicación fluida para mantener una buena relación con la empresa de gestión anterior y la nueva, y garantizar una transición sin problemas. En particular, se puede mantener la confianza de los inquilinos explicándoles todo con detalle y respondiendo a sus preguntas.

El cambio en el momento adecuado permite evitar gastos adicionales, como indemnizaciones por incumplimiento de contrato. Considere la posibilidad de cambiar al finalizar el contrato o en un momento estratégico, evitando las épocas de mayor actividad.

Decisiones con una perspectiva a largo plazo

El cambio de empresa de gestión no solo debe realizarse con el objetivo de reducir los gastos a corto plazo, sino también para mejorar la gestión del alquiler a largo plazo. La colaboración con una empresa de gestión competente puede aportar beneficios tales como la reducción de la tasa de desocupación, la mejora de la satisfacción de los inquilinos y el mantenimiento o la revalorización de la propiedad.

Además, dado que la relación con la empresa de gestión se prolonga durante mucho tiempo, es importante elegir un socio de confianza. No escatime en gastos ni esfuerzos a corto plazo y elija una empresa de gestión en la que pueda confiar en el futuro.

Próximos pasos

Si está pensando en cambiar de empresa de gestión, le recomendamos que siga los siguientes pasos.

1. Compruebe el contenido del contrato actual: revise detenidamente el contrato de gestión y compruebe las condiciones de rescisión y las penalizaciones por incumplimiento.
2. Aclare los motivos del cambio: aclare por qué es necesario el cambio y qué es lo que quiere mejorar.
3. Elabore una lista de empresas candidatas: seleccione varias empresas de gestión como candidatas y compárelas.
4. Solicite entrevistas y propuestas: mantenga entrevistas con las empresas candidatas y solicite propuestas concretas.
5. Decisión final: evalúe de forma global los costes, los servicios y la trayectoria de las empresas para seleccionar la más adecuada.

INA&Associates Co., Ltd. ofrece asesoramiento sobre el cambio de empresa de gestión inmobiliaria. Aprovechamos nuestra amplia experiencia y conocimientos especializados para ayudar a los propietarios a gestionar con éxito sus propiedades en alquiler. Si está pensando en cambiar de empresa de gestión, no dude en ponerse en contacto con nosotros.

Colaborando con la empresa de gestión adecuada, podrá gestionar sus propiedades de forma más rentable y maximizar el valor de sus activos.

Preguntas frecuentes

P1: ¿Cuánto tiempo lleva cambiar de empresa de gestión?

R1: El cambio de empresa de gestión suele llevar entre dos y cuatro meses. El calendario concreto es el siguiente.

Se necesitan entre dos y cuatro semanas para seleccionar la nueva empresa de gestión, entre uno y tres meses (según el contrato) desde la notificación de rescisión al actual administrador hasta la rescisión del contrato, y entre dos y cuatro semanas para el traspaso.

Si el cambio se realiza al vencimiento del contrato, se puede evitar el pago de una indemnización por incumplimiento y planificarlo con mayor antelación. Al planificarlo con tiempo, se evitan problemas y se garantiza una transición fluida.

P2: ¿Es necesario el consentimiento de los inquilinos?

R2: El consentimiento de los inquilinos no es legalmente necesario para cambiar de empresa de gestión. El cambio de empresa de gestión es una decisión empresarial del propietario.

No obstante, es imprescindible notificarlo previamente a los inquilinos y explicarles detalladamente los cambios.En particular, el cambio de la cuenta bancaria para el pago del alquiler y el cambio de los datos de contacto de emergencia afectan directamente a la vida de los inquilinos, por lo que es necesario notificarlo con suficiente antelación.

Para mantener una buena relación con los inquilinos, es eficaz explicarles brevemente los motivos del cambio y comunicarles que se trata de una medida destinada a mejorar el servicio.

P3: ¿Qué ocurre con el contrato con la empresa de garantía?

A3: El contrato con la empresa de garantía puede verse afectado por el cambio de empresa de gestión.Si la empresa de gestión es el punto de contacto con la empresa de garantía, es posible que sea necesario revisar el contrato de garantía como consecuencia del cambio.

Si la nueva empresa de gestión colabora con la misma empresa de garantía, es posible continuar con el contrato. Sin embargo, si se utiliza una empresa de garantía diferente, es posible que sea necesario modificar el contrato de garantía o celebrar uno nuevo.

Es importante confirmar este punto con la nueva empresa de gestión en la fase de consideración del cambio de empresa de gestión y estudiar la forma de minimizar el impacto en los inquilinos.

P4: ¿Qué se debe hacer si surgen problemas después del cambio?

A4: Si surgen problemas después del cambio de empresa de gestión, es importante reaccionar con rapidez y calma.

En primer lugar, hay que comprender con precisión el contenido y la causa del problema y solicitar a la nueva empresa de gestión que realice mejoras concretas. Se debe comparar con los indicadores de resultados y el contenido de las tareas establecidos en el contrato y, si se ha incumplido el contrato, se debe solicitar formalmente que se realicen mejoras.

Si no se observan mejoras, es necesario considerar la rescisión del contrato. Sin embargo, dado que volver a cambiar de empresa de gestión supone una gran carga, es muy importante seleccionar cuidadosamente la empresa de gestión con antelación.

Para prevenir problemas, es eficaz establecer claramente el contenido de las tareas y los indicadores de resultados en el momento de la firma del contrato y crear un sistema de evaluación periódica.

P5: ¿Hay alguna forma de reducir los costes de cambio de empresa gestora?

R5: Para reducir los costes de cambio de empresa gestora, es importante planificarlo con antelación y elegir el momento adecuado.

La forma más eficaz es cambiar al finalizar el periodo contractual para evitar el pago de una indemnización por incumplimiento. También es importante solicitar presupuestos a varias empresas gestoras y comparar los costes iniciales y las cuotas de gestión.

Algunas empresas de gestión ofrecen campañas con gastos iniciales gratuitos para fomentar el cambio desde otras empresas. Además, es posible negociar con la empresa de gestión actual para reducir la indemnización por incumplimiento o pagar en cuotas.

Por otra parte, es posible reducir los gastos de subcontratación realizando internamente la redacción de los avisos a los inquilinos y los diversos trámites.