10 Señales para Cambiar de Empresa de Gestión Inmobiliaria en Osaka

La elección de la empresa de gestión afecta directamente al valor de los activos y a la rentabilidad. Para los propietarios de Osaka, trabajar con la empresa de gestión adecuada es clave para una gestión estable del alquiler. De hecho, muchos propietarios están descontentos con la mala calidad de la gestión y la lentitud de los tiempos de respuesta, pero optan por mantener el statu quo debido al "engorroso procedimiento de cambio". Sin embargo, cambiar de empresa de gestión en el momento adecuado es una decisión importante que puede mejorar la rentabilidad de su propiedad y preservar su valor patrimonial. En este artículo se explican las señales inequívocas de que debe plantearse un cambio de empresa gestora, los procedimientos específicos para una transición fluida en Osaka y las consideraciones legales que conlleva.

Diez señales definitivas de que debe plantearse cambiar de empresa gestora

1. la calidad de las relaciones con los inquilinos se ha deteriorado considerablemente

Desconfíe si tarda más de 48 horas en responder a las consultas o solicitudes de reparación de los inquilinos. Los casos en los que se tarda más de una semana en responder a una solicitud de reparación por avería de un equipo, o cuando los inquilinos empiezan a quejarse directamente al propietario, son señales claras de que la calidad del servicio de la empresa de gestión está disminuyendo.

No se trata simplemente de una cuestión de insatisfacción. La disminución de la satisfacción de los inquilinos conduce a una reducción de la duración media de la estancia, y el período de desocupación y los costes de restauración en los que se incurre con cada rotación ejercen una presión directa sobre el balance final del propietario. Según estudios del sector, la razón número uno para cambiar de empresa gestora es la lentitud o la mala respuesta a los inquilinos.

Una buena empresa de gestión tendrá un sistema para garantizar que la calidad de la respuesta del personal sea siempre de alto nivel. Especialmente en el caso de las empresas de gestión que atienden principalmente a inquilinos adinerados, la norma es prestar una atención meticulosa a los detalles.

2. desocupación prolongada

Desconfíe de los casos en los que una propiedad lleva desocupada más de tres meses sin que se haya aplicado ninguna propuesta o medida eficaz para evitar que se produzcan desocupaciones. Se calcula que el periodo medio de desocupación de una vivienda de alquiler en Japón es de 4-5 meses, pero este periodo podría reducirse considerablemente si la empresa gestora tomara medidas proactivas.

En particular, en las zonas populares de la ciudad de Osaka, como Kita-ku (Umeda y la zona de la estación de Osaka), Chuo-ku (Honmachi y Shinsaibashi) y Nishi-ku (Horie y Amerika-mura), los periodos de desocupación pueden reducirse al mínimo mediante una gestión adecuada y actividades proactivas de contratación. Si más del 20% del número total de unidades permanece vacante, debe cuestionarse la competencia de la empresa gestora.

Una buena empresa gestora conocerá a fondo las características del mercado de cada zona y desarrollará y aplicará estrategias de contratación eficaces y adaptadas al grupo destinatario. Es importante adoptar un enfoque específico para cada zona, por ejemplo, la demanda corporativa en el Distrito Norte y las propuestas orientadas al diseño para los jóvenes en el Distrito Oeste.

3. respuesta inadecuada a los retrasos en el pago de los alquileres

Los atrasos en el pago de los alquileres son un problema más problemático que las viviendas vacías. Señales como la lentitud o la ausencia de notificación de la aparición de atrasos, el envío de recordatorios o la lentitud en los procedimientos judiciales indican un problema con la actitud de la empresa gestora.

Si la empresa no responde pronto, existe el riesgo de que los atrasos se conviertan en una bola de nieve y acaben siendo incobrables. Muchos atrasos pueden resolverse con una acción inicial adecuada por parte de la empresa de gestión, pero si se dejan sin control, se requieren procedimientos legales y desalojos forzosos, lo que supone costes adicionales y pérdida de tiempo para el propietario.

Una empresa de gestión con múltiples oficinas y una gran experiencia en el trato con una base diversa de inquilinos habrá acumulado conocimientos técnicos en el tratamiento de los atrasos y debería poder ocuparse de ellos con rapidez y eficacia.

4. informes contables poco claros

Situaciones como la falta de claridad y detalle en los informes mensuales, la ausencia de desgloses detallados y estimaciones de los gastos de reparación y de otro tipo, y los retrasos en la presentación de los informes son graves problemas para la credibilidad de la empresa de gestión.

Detrás de informes contables opacos, existe la posibilidad de que se oculten actividades fraudulentas como el relleno de gastos de reparación o encargos de construcción innecesarios. La transparencia del mercado inmobiliario japonés tiene margen de mejora desde una perspectiva internacional, y los propios propietarios deben vigilar de cerca los detalles contables.

Una empresa de gestión con un tamaño razonable de unidades gestionadas (por ejemplo, 200 unidades) debería ser capaz de proporcionar informes detallados y explicaciones minuciosas a todos y cada uno de los propietarios. Un tamaño que no sea ni demasiado grande ni demasiado pequeño tiene la ventaja de proporcionar un cierto nivel de eficacia y estabilidad al tiempo que mantiene la calidad de la atención individual.

5. Costes de reparación elevados o poco claros

Situaciones como encargar reparaciones caras sin obtener varios presupuestos, cargos excesivos por reparaciones menores y falta de explicaciones detalladas sobre las reparaciones y los costes sugieren que la gestora puede estar haciendo deliberadamente encargos caros a sus afiliados.

Unos costes de reparación inadecuados pueden perjudicar considerablemente las ganancias del propietario a largo plazo. Especialmente en Osaka, donde muchas propiedades son antiguas, un mantenimiento adecuado y el control de los costes de reparación son esenciales para mantener el valor de los activos.

Es importante elegir una empresa de gestión muy transparente a la hora de encargar reparaciones y obras. Lo ideal sería que la empresa gestora tuviera en cuenta los intereses del propietario y obtuviera varios presupuestos para sugerir la mejor opción.

6. frecuentes cambios de personal

Situaciones como múltiples cambios de personal en el plazo de un año, el desconocimiento por parte de la nueva persona encargada de la situación de la propiedad y su historial, y la falta de comunicación formal o de un traspaso adecuado al cambiar de personal, indican problemas con la estructura interna de la empresa de gestión.

Los cambios frecuentes de personal dificultan la obtención de una imagen precisa de la situación de la propiedad y el establecimiento de una relación de confianza con el propietario, lo que a su vez reduce la calidad de las relaciones con los inquilinos y la gestión de las vacantes. Un traspaso inadecuado provoca la pérdida de información importante y socava la continuidad de la gestión.

7. mala comunicación

La escasa o nula información sobre el estado de la propiedad aparte de los informes mensuales, las respuestas vagas o tardías a las preguntas y la reticencia a hacer sugerencias o solicitar mejoras al propietario son factores clave que socavan la relación de confianza entre propietario y empresa de gestión.

Para los propietarios, especialmente los que viven lejos, la única forma de conocer el estado de su propiedad es que la empresa de gestión les informe de forma clara y periódica, y la calidad de la información compartida está directamente relacionada con la calidad de la gestión.

Una buena empresa de gestión va más allá de la mera presentación de informes y proporciona información valiosa, incluido el análisis de las tendencias del mercado y recomendaciones para el futuro. También cabe esperar que una empresa de gestión con múltiples ubicaciones ofrezca asesoramiento polifacético sobre comparaciones de mercado y oportunidades de inversión en distintas regiones.

8. aumento de las quejas de los inquilinos

Un aumento de las quejas por una limpieza deficiente de las zonas comunes, por problemas de ruido o por no atender adecuadamente a otros inquilinos, o el hecho de que varios inquilinos presenten quejas similares por equipos defectuosos o rotos son señales claras de que la calidad del servicio de la empresa de gestión está disminuyendo.

Un aumento de las quejas significa un descenso de la satisfacción de los inquilinos, lo que lleva a un aumento de la tasa de desahucios. En mercados como el de Osaka, donde hay muchos inmuebles en competencia, los inmuebles con bajos niveles de satisfacción tendrán dificultades para conseguir inquilinos, lo que provocará un aumento de las tasas de desocupación y una caída de los alquileres.

9. obligaciones y procedimientos legales inadecuados

Situaciones como la falta de notificación de renovación de los contratos de arrendamiento de duración determinada en el momento adecuado, el incumplimiento de las obligaciones de notificación en virtud de la Ley de Empresas de Gestión de Viviendas de Alquiler y la gestión inadecuada de la información personal de los inquilinos pueden crear problemas y riesgos importantes en el futuro.

Por ejemplo, los retrasos en la notificación de la renovación de un contrato de arrendamiento de duración determinada pueden afectar a la validez del contrato y dificultar a los propietarios el ejercicio de sus derechos.La Ley de Empresas de Gestión de Viviendas de Alquiler, que entró en vigor en junio de 2021, creó un sistema de registro para las empresas de gestión, lo que aumenta aún más la importancia del cumplimiento legal.

Una gestoría con conocimientos jurídicos y siempre al día de los últimos cambios legales puede minimizar estos riesgos. En particular, las empresas de gestión con oficinas en varias regiones, como Tokio, Osaka y Yokohama, pueden hacer uso de sus amplias redes para recopilar y responder a la información más reciente.

10. falta de adaptación a las tendencias del mercado

Situaciones como no proponer una fijación de los alquileres acorde con las fluctuaciones del mercado de alquiler circundante, no responder a los cambios en las necesidades de los inquilinos (por ejemplo, el entorno de Internet, los buzones de entrega, etc.) y seguir utilizando únicamente métodos antiguos para hacer frente a las vacantes indican que la empresa de gestión es incapaz de adaptarse a los cambios en el entorno del mercado.

El mercado del alquiler en Japón está cambiando rápidamente debido al descenso de la natalidad, el envejecimiento de la población y la evolución de los estilos de trabajo. En el mercado de Osaka, en particular, es necesario responder a necesidades diversas, como la demanda entrante y el apoyo a los residentes extranjeros. Las empresas de gestión que no puedan adaptarse a estos cambios tendrán dificultades para mantener las tasas de ocupación y los niveles de alquiler, lo que provocará un descenso de la competitividad y la rentabilidad de sus propiedades.

Una empresa de gestión que responda con flexibilidad a los cambios de los tiempos y se mantenga al día de las últimas tendencias del mercado podrá hacer siempre propuestas eficaces y mantener y mejorar la competitividad de las propiedades.

Pasos concretos para cambiar de empresa de gestión en Osaka

1. revisión del contrato actual y selección de una nueva gestora

El primer paso para cambiar de gestoría es revisar el contrato actual. Hay que prestar especial atención a los siguientes puntos

• Condiciones de rescisión (plazo de preaviso, existencia de penalizaciones, etc.)
• Duración del contrato y si se renueva automáticamente o no
• Condiciones especiales

Tras confirmar los detalles del contrato, seleccione una nueva empresa de gestión teniendo en cuenta los siguientes puntos

• Tarifa de mercado de los honorarios de gestión: por lo general, en torno al 5% de los ingresos por alquiler, pero puede variar entre el 3 y el 8% en función del servicio prestado.
• Contenido del servicio: cobro del alquiler, relaciones con los inquilinos, gestión del edificio, tramitación de reclamaciones, etc.
• Costes adicionales: costes de contratación de inquilinos, tasas de renovación de contratos, costes de reparación y sustitución, costes de limpieza, etc.
• Rapidez de respuesta: rapidez de respuesta desde la consulta hasta la respuesta.
• Historial y reputación: historial de gestión en el mismo tamaño y zona.

Es importante hacer hincapié en el equilibrio entre el contenido del servicio y los honorarios bajos. Compare el coste total del servicio y seleccione un servicio que tenga en cuenta su capacidad para ocuparse de las vacantes y la rapidez de respuesta. 2. Notificación de rescisión y preparación de la misma.

2. aviso de rescisión y preparación del traspaso

La notificación de rescisión a la actual empresa de gestión debe hacerse por escrito en el plazo especificado en el contrato (generalmente, con tres meses de antelación). La notificación de rescisión debe incluir la siguiente información

• Fecha de celebración del contrato
• Las condiciones aplicables a la rescisión (la cláusula pertinente del contrato)
• La fecha en la que desea rescindir el contrato
• Los datos de contacto del propietario

Es aconsejable evitar la temporada alta (de octubre a marzo) y elegir una época relativamente cómoda para el traspaso, como de junio a agosto. El periodo de traspaso suele durar unos tres meses.

Existen tres métodos de rescisión

1. Rescisión pactada: rescisión de acuerdo con las condiciones establecidas en el contrato (método común).
2. Rescisión pactada: rescisión de mutuo acuerdo con la empresa gestora
3. Rescisión inmediata: cuando la sociedad de gestión incumple sus obligaciones (por ejemplo, si hay demasiados problemas).

3. transferencia de documentos y llaves necesarios

Los siguientes documentos y claves se transfieren entre la nueva y la antigua sociedad de gestión:

Documentos relacionados con el contrato:

• Contrato de arrendamiento (el propietario conserva el original y se entrega una copia a la empresa de gestión)
• Contrato de garantía de alquiler
• Lista de inquilinos
• Formulario de solicitud de inspección del alquiler (una fuente de información útil en caso de problemas)

Documentos relacionados con la gestión del alquiler:

• Informe de gestión del edificio
• Informe de renovación
• Informes de las inspecciones periódicas obligatorias

Documentos relacionados con la gestión del alquiler:

• Informes de ingresos y gastos de alquiler
• Cuadro de control del historial de atrasos

Llaves y equipamiento:

• Llaves de todas las habitaciones y zonas comunes (incluidas las llaves de repuesto)
• Comprobar el número de llaves y dónde se utilizan
• Comprobar el funcionamiento de las llaves (posible deterioro con el paso del tiempo)
• Comprobar el inventario de los equipos de gestión (por ejemplo, las bombillas de las zonas comunes)

Se recomienda que el propio propietario esté presente en la entrega para asegurarse de que todos los documentos y llaves se transfieren correctamente.

4. notificación a los inquilinos

Los inquilinos deben ser notificados por escrito con al menos un mes de antelación de cualquier cambio de empresa gestora. La notificación deberá incluir la siguiente información

• Hecho y fecha del cambio de sociedad gestora
• Nombre, dirección y datos de contacto de la nueva sociedad de gestión
• Detalles de cualquier cambio en la dirección de transferencia del alquiler, si lo hubiera
• Datos de contacto en caso de emergencia

En particular, si se produce un cambio de beneficiario del alquiler, es aconsejable notificarlo conjuntamente a la nueva y a la antigua empresa gestora y al propietario para evitar fraudes. Además, se debe aconsejar a los inquilinos que consulten con la antigua empresa de gestión si tienen sospechas, y las notificaciones deben hacerse por escrito y no sólo por teléfono o correo electrónico.

5. procedimientos relacionados con las empresas de garantía y el seguro contra incendios

Si utiliza una empresa de garantía de alquileres, es posible que no pueda asumir la responsabilidad cuando se cambie la empresa de gestión. Póngase en contacto con la compañía de garantía con antelación para confirmar si puede o no seguir utilizando la compañía y los procedimientos a seguir.

Del mismo modo, es posible que el seguro contra incendios no se transfiera tras un cambio de empresa gestora, lo que puede provocar que los inquilinos no lo suscriban. Colabore con la nueva empresa gestora para comprobar el estado de suscripción del seguro contra incendios de los inquilinos y promueva la suscripción si es necesario.

Consideraciones legales para el cambio de empresa gestora en Osaka

Riesgo de incumplimiento de contrato y respuesta

Si existe una cláusula de penalización en el contrato, debe cumplirse. Si no hay cláusula en el contrato, en principio no hay penalización. Sin embargo, el apartado 2 del artículo 651 del Código Civil establece que si el contrato se rescinde en un "momento desfavorable", la empresa está obligada a indemnizar a la otra parte por daños y perjuicios.

El alcance de la indemnización se limita a los daños directos causados por la rescisión en un momento desfavorable, y no incluye el lucro cesante. Por ejemplo, si la rescisión se produce inmediatamente después de que la empresa de gestión haya gastado dinero en publicidad para captar inquilinos, puede solicitarse una indemnización por el importe equivalente a los gastos de publicidad.

Precauciones para evitar fraudes

Las estafas bajo el pretexto de un cambio de empresa gestora van en aumento. Para la propia protección del propietario y la de los inquilinos, deben tomarse las siguientes medidas

Medidas para los inquilinos:

• Notificar conjuntamente el cambio de beneficiario a la nueva/antigua empresa gestora y al propietario.
• Informar a los inquilinos para que consulten con la antigua empresa gestora si tienen sospechas.
• La notificación debe hacerse por escrito y no sólo por teléfono o correo electrónico.

Medidas para los propietarios:

• Comprobar de antemano la fiabilidad de la nueva empresa de gestión (historial, boca a boca, número de licencia, etc.).
• Comprobar a fondo el contenido del contrato antes de firmarlo.
• Comprobar periódicamente el estado del traspaso y no rescindir el contrato con la actual gestora hasta que se haya completado en su totalidad.

5 factores a tener en cuenta al elegir una gestora

A la hora de cambiar de gestora, se recomienda centrarse en los cinco factores siguientes

1. tamaño adecuado y calidad del servicio personalizado

Una empresa de gestión del tamaño adecuado, ni demasiado grande ni demasiado pequeña, ofrece un cierto nivel de eficacia y estabilidad al tiempo que mantiene la calidad del servicio personalizado. Con una gran empresa, el propietario es sólo "uno de los clientes", pero una empresa del tamaño adecuado puede responder cuidadosamente a la situación y las necesidades individuales de cada propietario.

2. calidad y experiencia del personal

La gestión inmobiliaria es un servicio prestado por "personas". Las empresas que consideran que sus recursos humanos son su activo más importante y proporcionan educación y formación continuas suelen ofrecer un servicio de mayor calidad. Puede juzgar el grado de inversión en recursos humanos de una empresa de gestión comprobando los índices de retención del personal, el porcentaje de personal con cualificaciones profesionales y si existe o no un programa de formación continua.

3. conocimiento del mercado local

Incluso dentro de la ciudad de Osaka, cada distrito tiene características diferentes, por lo que es importante contar con una estrategia de gestión que comprenda las características de cada zona. Por ejemplo, es necesaria una diferenciación según las características regionales, por ejemplo, servicios que satisfagan la demanda empresarial en los distritos de Kita y Chuo, y énfasis en las instalaciones y el diseño para los jóvenes en los distritos de Nishi y Fukushima. Una empresa gestora que conozca bien la zona debería ser capaz de proponer la mejor estrategia para esa zona.

4. respuesta a las necesidades de los propietarios adinerados

Los propietarios adinerados esperan un servicio atento y adaptado a sus necesidades, en lugar de servicios estandarizados. La empresa de gestión ideal debe ser meticulosa en el manejo de los activos y la información personal, y comprometerse a establecer relaciones de confianza. Elija una empresa que ofrezca una calidad de servicio constante y valore la privacidad y la seguridad.

5. una actitud de colaboración a largo plazo

La gestión inmobiliaria consiste más en mantener y aumentar el valor de los activos a largo plazo que en obtener resultados a corto plazo. Es importante elegir una empresa de gestión que tenga una actitud de asociación a largo plazo con el propietario, en lugar de ganancias a corto plazo. Por ejemplo, una empresa que persiga el crecimiento y el enriquecimiento de todos los implicados valorará por igual su relación con los propietarios.

Resumen: Cambiar a la empresa de gestión más adecuada protege el valor de la propiedad.

Cambiar de empresa de gestión inmobiliaria puede ser una molestia puntual y costosa, pero si se lleva a cabo en el momento adecuado, puede ayudar a estabilizar los ingresos y mantener o aumentar el valor de los activos. Si observa más de una de las 10 señales descritas en este artículo, ha llegado el momento de plantearse seriamente cambiar de empresa de gestión. En particular, la calidad de la respuesta de los inquilinos y la eficacia de las medidas de control de vacantes son los indicadores más importantes de la capacidad de la empresa de gestión, y si hay algún problema con ellos, hay que planteárselo de inmediato.

Se espera que el mercado inmobiliario de Osaka siga desarrollándose de cara a la Expo 2025. Para aprovechar al máximo esta oportunidad, es esencial trabajar con una empresa de gestión que anteponga los intereses del propietario y comprenda las características locales. Si establece una relación de cooperación con la empresa de gestión adecuada, podrá maximizar el atractivo de su inversión inmobiliaria en Osaka.