10 Sinais para Trocar de Empresa de Administração de Imóveis em Osaka

A escolha da empresa de administração afeta diretamente o valor do ativo e a lucratividade. Para os proprietários de imóveis em Osaka, trabalhar com a empresa de administração certa é fundamental para uma administração estável do aluguel. De fato, muitos proprietários estão insatisfeitos com a baixa qualidade da administração e com os tempos de resposta lentos, mas optam por manter o status quo por causa do "complicado procedimento de mudança". No entanto, mudar de empresa de administração no momento certo é uma decisão importante que pode melhorar a rentabilidade de sua propriedade e preservar o valor de seus ativos. Este artigo explica os sinais claros de que uma mudança de empresa de administração deve ser considerada, os procedimentos específicos para uma transição tranquila em Osaka e as considerações legais envolvidas.

Dez sinais definitivos de que você deve considerar a mudança de empresa de administração

1. a qualidade das relações com os locatários se deteriorou significativamente

Desconfie se demorar mais de 48 horas para responder às perguntas ou solicitações de reparo dos locatários. Casos em que se leva mais de uma semana para responder a uma solicitação de reparo por falha de equipamento, ou quando os locatários começam a reclamar diretamente com o proprietário, são sinais claros de que a qualidade do serviço da empresa de administração está diminuindo.

Isso não é simplesmente uma questão de insatisfação. A diminuição da satisfação do locatário leva a uma redução no tempo médio de permanência, e o período de vacância e os custos de restauração incorridos com cada rotatividade pressionam diretamente os resultados financeiros do proprietário. De acordo com pesquisas do setor, o motivo número um para mudar de empresa de administração é a resposta lenta ou ruim aos locatários.

Uma boa empresa de administração terá um sistema implementado para garantir que a qualidade da resposta da equipe seja sempre de alto padrão. Especialmente no caso de empresas de administração que atendem principalmente inquilinos ricos, a atenção meticulosa aos detalhes é o padrão.

2. vagas de longo prazo deixadas sem supervisão

Desconfie de casos em que um imóvel esteja desocupado há mais de três meses sem que nenhuma proposta ou medida eficaz tenha sido implementada para evitar a desocupação. Estima-se que o período médio de desocupação de acomodações para aluguel no Japão seja de 4 a 5 meses, mas esse período poderia ser significativamente reduzido se medidas proativas fossem tomadas pela empresa administradora.

Em particular, nas áreas populares da cidade de Osaka, como Kita-ku (Umeda e a área da estação de Osaka), Chuo-ku (Honmachi e Shinsaibashi) e Nishi-ku (Horie e Amerika-mura), os períodos de vacância podem ser minimizados por meio de gerenciamento adequado e atividades de recrutamento proativas. Se mais de 20% do número total de unidades permanecerem vagas, a competência da empresa de administração deve ser questionada.

Uma boa empresa de administração terá um profundo conhecimento das características do mercado de cada área e desenvolverá e implementará estratégias de recrutamento eficazes, adaptadas ao grupo-alvo. É importante adotar uma abordagem específica para cada área, por exemplo, demanda corporativa na região norte e propostas orientadas para o design para jovens na região oeste.

3. resposta inadequada aos atrasos nos aluguéis

Os aluguéis atrasados são um problema mais incômodo do que as vagas. Sinais como a lentidão ou a ausência de notificação sobre a ocorrência de atrasos, o envio de lembretes ou a lentidão nos procedimentos legais indicam um problema com a atitude da empresa administradora.

Se a empresa não responder logo, há o risco de que os atrasos se acumulem e acabem se tornando incobráveis. Muitos atrasos podem ser resolvidos com a ação inicial apropriada da empresa de administração, mas, se não forem controlados, serão necessários processos judiciais e despejos forçados, resultando em custos adicionais e perda de tempo para o proprietário.

Uma empresa de administração com vários escritórios e uma vasta experiência em lidar com uma base diversificada de locatários terá acumulado know-how para lidar com atrasos e deverá ser capaz de lidar com eles de forma rápida e eficaz.

4. relatórios contábeis pouco claros

Situações como detalhes pouco claros e insuficientes nos relatórios mensais, falha no fornecimento de detalhamentos e estimativas detalhadas de reparos e outras despesas e atrasos no envio de relatórios são problemas sérios para a credibilidade da empresa de administração.

Por trás de relatórios contábeis opacos, existe a possibilidade de que atividades fraudulentas, como o preenchimento de despesas com reparos ou pedidos de construção desnecessários, estejam ocultas. A transparência do mercado imobiliário japonês pode ser melhorada a partir de uma perspectiva internacional, e os próprios proprietários precisam ficar atentos aos detalhes contábeis.

Uma empresa de administração com um tamanho razoável de unidades administradas (por exemplo, 200 unidades) deve ser capaz de fornecer relatórios detalhados e explicações cuidadosas a cada proprietário. Um tamanho que não seja nem muito grande nem muito pequeno tem a vantagem de proporcionar um certo nível de eficiência e estabilidade e, ao mesmo tempo, manter a qualidade da atenção individual.

5. custos de reparo altos ou pouco claros

Situações como a encomenda de reparos caros sem a obtenção de várias cotações, cobranças excessivas por reparos menores e falta de explicações detalhadas sobre reparos e custos sugerem que a empresa de administração pode estar deliberadamente fazendo encomendas caras a seus afiliados.

Custos de reparos inadequados podem prejudicar significativamente os ganhos do proprietário a longo prazo. Especialmente em Osaka, onde muitas propriedades são mais antigas, a manutenção adequada e o controle dos custos de reparo são essenciais para manter o valor do ativo.

É importante escolher uma empresa de administração altamente transparente ao solicitar reparos e obras. O ideal é que a empresa de administração tenha em mente os melhores interesses do proprietário e obtenha várias cotações para sugerir a melhor opção.

6. rotatividade frequente de pessoal

Situações como várias mudanças de pessoal no período de um ano, o novo responsável não estar ciente da situação da propriedade e do histórico anterior e não haver comunicação formal ou transferência adequada quando da mudança de pessoal, indicam problemas com a estrutura interna da empresa de administração.

Mudanças frequentes de pessoal dificultam a obtenção de um quadro preciso da situação da propriedade e a construção de uma relação de confiança com o proprietário, o que, por sua vez, reduz a qualidade das relações com os inquilinos e do gerenciamento de vagas. A transferência inadequada resulta na perda de informações importantes e prejudica a continuidade da gestão.

7. comunicação deficiente

Sinais de pouca ou nenhuma comunicação sobre o status da propriedade além dos relatórios mensais, respostas vagas ou atrasadas às perguntas e relutância em fazer sugestões ou solicitar melhorias ao proprietário são fatores fundamentais que prejudicam a relação de confiança entre o proprietário e a empresa de administração.

Para os proprietários, especialmente os que moram longe, a apresentação regular e clara de relatórios da empresa de gestão é a única maneira de entender a situação de sua propriedade, e a qualidade do compartilhamento de informações está diretamente relacionada à qualidade da gestão.

Uma boa empresa de administração vai além dos simples relatórios e fornece informações valiosas, inclusive análise de tendências de mercado e recomendações futuras. Também se pode esperar que uma empresa de administração com vários locais forneça consultoria multifacetada sobre comparações de mercado e oportunidades de investimento em diferentes regiões.

8. aumento das reclamações dos inquilinos

Um aumento nas reclamações sobre limpeza deficiente das áreas comuns, problemas com barulho ou outros inquilinos que não estão sendo tratados adequadamente, ou vários inquilinos fazendo reclamações semelhantes sobre equipamentos defeituosos ou quebrados são sinais claros de que a qualidade do serviço da empresa de administração está diminuindo.

Um aumento nas reclamações significa um declínio na satisfação do locatário, levando a um aumento na taxa de despejo. Em mercados como o de Osaka, onde há muitas propriedades concorrentes, as propriedades com baixos níveis de satisfação terão dificuldade em conseguir inquilinos, o que levará ao aumento das taxas de vacância e à queda dos aluguéis.

9. obrigações e procedimentos legais inadequados

Situações como a não entrega de avisos de renovação de contratos de locação de prazo fixo no momento certo, o não cumprimento das obrigações de relatório nos termos da Rental Housing Management Business Act e o gerenciamento inadequado das informações pessoais dos locatários podem criar grandes problemas e riscos no futuro.

Por exemplo, atrasos na notificação da renovação de um contrato de locação por prazo determinado podem afetar a validade do contrato e dificultar o exercício dos direitos dos proprietários. A Lei Comercial de Administração de Imóveis para Locação, que entrou em vigor em junho de 2021, criou um sistema de registro para empresas de administração, aumentando ainda mais a importância da conformidade legal.

Uma empresa de administração que tenha conhecimento jurídico e esteja sempre atualizada com as últimas mudanças legais pode minimizar esses riscos. Em especial, as empresas de administração com escritórios em várias regiões, como Tóquio, Osaka e Yokohama, podem usar suas amplas redes para coletar e responder às informações mais recentes.

10. falta de adaptação às tendências do mercado

Situações como não propor o ajuste do aluguel de acordo com as flutuações do mercado de aluguéis circundante, não responder às mudanças nas necessidades dos locatários (por exemplo, ambiente de Internet, caixas de entrega etc.) e continuar a usar apenas métodos antigos para lidar com as vagas indicam que a empresa de administração não consegue se adaptar às mudanças no ambiente do mercado.

O mercado de aluguéis do Japão está mudando rapidamente devido à queda da taxa de natalidade, ao envelhecimento da população e às mudanças nos estilos de trabalho. No mercado de Osaka, em particular, é necessário atender a diversas necessidades, como a demanda de entrada e o suporte a residentes estrangeiros. As empresas de administração que não conseguirem se adaptar a essas mudanças terão dificuldade em manter as taxas de ocupação e os níveis de aluguel, o que levará a um declínio na competitividade e na lucratividade de suas propriedades.

Uma empresa de administração que responda com flexibilidade às mudanças do tempo e se mantenha a par das últimas tendências do mercado sempre poderá fazer propostas eficazes e manter e melhorar a competitividade das propriedades.

Etapas específicas para mudar de empresa de administração em Osaka

1. verificação do contrato atual e seleção de uma nova empresa de administração

A primeira etapa para mudar de empresa de administração é verificar o contrato atual. Deve-se dar atenção especial aos seguintes pontos

• Condições de rescisão (período de aviso prévio, existência de multas, etc.)
• Prazo do contrato e se ele é ou não renovado automaticamente
• Termos e condições especiais

Após confirmar os detalhes do contrato, selecione uma nova empresa de administração levando em conta os seguintes pontos

• Taxa de mercado das taxas de administração: geralmente em torno de 5% da receita do aluguel, mas pode variar entre 3 e 8%, dependendo do serviço prestado.
• Conteúdo do serviço: cobrança de aluguel, relacionamento com inquilinos, administração do edifício, tratamento de reclamações etc.
• Custos adicionais: custos de recrutamento de inquilinos, taxas de renovação de contrato, custos de reparo e substituição, custos de limpeza etc.
• Velocidade de resposta: velocidade de resposta desde a consulta até a resposta.
• Histórico e reputação: histórico de gerenciamento no mesmo tamanho e área.

É importante enfatizar o equilíbrio entre o conteúdo do serviço e as taxas baixas. Compare o custo total do serviço e selecione um serviço que leve em conta sua capacidade de lidar com as vagas e a velocidade de resposta. 2.

2. aviso de rescisão e preparação para a transferência

A notificação de rescisão à atual empresa de administração deve ser feita por escrito dentro do prazo especificado no contrato (geralmente três meses de antecedência). O aviso de rescisão deve incluir as seguintes informações

• A data em que o contrato foi celebrado
• Termos aplicáveis da rescisão (a cláusula relevante no contrato)
• A data em que você deseja rescindir o contrato
• Detalhes de contato do proprietário

É aconselhável evitar a estação movimentada (outubro a março) e escolher uma época relativamente confortável para a entrega, como junho a agosto. O período de transferência geralmente leva cerca de três meses.

Há três métodos de rescisão

1. Rescisão acordada: rescisão de acordo com as condições estabelecidas no contrato (método comum)
2. Rescisão acordada: rescisão por acordo mútuo com a empresa de administração
3. Cancelamento imediato: quando a empresa de administração não cumpre suas obrigações (por exemplo, se houver muitos problemas).

3. Transferência dos documentos e chaves necessários

Os seguintes documentos e chaves são transferidos entre a nova e a antiga empresa de gerenciamento:

Documentos contratuais:

• Contrato de locação (original mantido pelo proprietário, cópia fornecida à empresa de administração)
• Contrato de garantia de aluguel
• Relação de aluguéis (lista de inquilinos)
• Formulário de solicitação de inspeção de aluguel (uma fonte útil de informações em caso de problemas)

Documentos relacionados à administração do aluguel:

• Relatório de operação da administração do edifício
• Relatório de histórico de reformas
• Relatórios estatutários de inspeção periódica

Documentos relacionados à administração do aluguel:

• Relatórios de receitas e despesas de aluguel
• Gráfico de controle do histórico de atrasos

Chaves e equipamentos:

• Chaves de todos os cômodos e áreas comuns (incluindo chaves sobressalentes)
• Verificação do número de chaves e onde elas são usadas
• Verificar o funcionamento das chaves (possível deterioração ao longo do tempo)
• Verificar o inventário de equipamentos de gerenciamento (por exemplo, lâmpadas em áreas comuns)

Recomenda-se que o próprio proprietário esteja presente na entrega para garantir que todos os documentos e chaves sejam transferidos adequadamente.

4. notificação dos locatários

Os locatários devem ser notificados por escrito, com pelo menos um mês de antecedência, sobre qualquer mudança de empresa de administração. A notificação deve incluir as seguintes informações

• O fato e a data da mudança da empresa de administração
• Nome, endereço e detalhes de contato da nova empresa administradora
• Detalhes de quaisquer alterações no endereço de transferência do aluguel, se houver
• Detalhes de contato de emergência

Em particular, se houver uma mudança de beneficiário do aluguel, é aconselhável notificar conjuntamente a nova e a antiga empresa de administração e o proprietário para evitar fraudes. Além disso, os locatários devem ser aconselhados a verificar com a antiga empresa de administração se houver suspeitas, e as notificações devem ser feitas por escrito e não apenas por telefone ou e-mail.

5. procedimentos relacionados a empresas de garantia e seguro contra incêndio

Se estiver usando uma empresa de garantia de aluguel, talvez não seja possível assumir a responsabilidade quando a empresa de administração for trocada. Entre em contato com a empresa de garantia com antecedência para confirmar se pode ou não continuar a usar a empresa e os procedimentos a serem seguidos.

Da mesma forma, o seguro contra incêndios pode não ser transferido após uma mudança de empresa de administração, o que pode fazer com que os inquilinos não o subscrevam. Trabalhe com a nova empresa de administração para verificar o status da assinatura do seguro contra incêndio dos locatários e promover a assinatura, se necessário.

Considerações legais sobre a mudança de empresas de administração em Osaka

Risco de quebra de contrato e resposta

Se houver uma cláusula de penalidade no contrato, ela deverá ser cumprida. Se não houver nenhuma cláusula no contrato, em princípio não há penalidade. Entretanto, o Artigo 651(2) do Código Civil estabelece que, se o contrato for rescindido em um "momento desfavorável", a empresa é obrigada a indenizar a outra parte por danos.

O escopo das indenizações limita-se aos danos diretos causados pela rescisão em um momento desfavorável e não inclui lucros cessantes. Por exemplo, se o cancelamento ocorrer imediatamente após a empresa de administração ter gasto dinheiro com publicidade para recrutar inquilinos, poderá ser solicitada uma indenização no valor equivalente aos custos de publicidade.

Precauções para evitar fraudes

As fraudes sob o pretexto de uma mudança de empresa de administração estão aumentando. Para a própria proteção do proprietário e dos locatários, as seguintes medidas devem ser tomadas

Medidas para os locatários:

• Notificar conjuntamente a nova/antiga empresa de administração e o proprietário sobre a mudança de beneficiário.
• Informar os locatários para que verifiquem com a antiga empresa de administração se tiverem alguma suspeita.
• A notificação deve ser feita por escrito e não apenas por telefone ou e-mail.

Medidas para os proprietários:

• Verifique a confiabilidade da nova empresa de administração com antecedência (histórico, propaganda boca a boca, número de licença etc.).
• Verificar minuciosamente o conteúdo do contrato antes de assiná-lo.
• Verificar regularmente o status da transferência e não rescindir o contrato com a atual empresa de administração até que ele esteja totalmente concluído.

5 fatores a serem considerados ao escolher uma empresa de administração

Ao mudar de empresa de gerenciamento, é recomendável concentrar-se nos cinco fatores a seguir

1. tamanho adequado e qualidade do serviço personalizado

Uma empresa de administração do tamanho certo, nem muito grande nem muito pequena, oferece um certo nível de eficiência e estabilidade e, ao mesmo tempo, mantém a qualidade do serviço personalizado. Em uma empresa grande, o proprietário é apenas "um dos clientes", mas uma empresa do tamanho certo pode responder cuidadosamente à situação e às necessidades individuais de cada proprietário.

2. Qualidade e especialização da equipe

A administração de propriedades é um serviço prestado por "pessoas". As empresas que consideram seus recursos humanos como seu ativo mais importante e oferecem educação e treinamento contínuos tendem a oferecer serviços de melhor qualidade. Você pode avaliar o grau de investimento em recursos humanos de uma empresa de administração verificando as taxas de retenção de pessoal, a porcentagem de funcionários com qualificações profissionais e se há ou não um programa de treinamento contínuo.

3. compreensão do mercado local

Mesmo na cidade de Osaka, cada bairro tem características diferentes, portanto, é importante ter uma estratégia de gerenciamento que compreenda as características de cada área. Por exemplo, a diferenciação de acordo com as características regionais é necessária, por exemplo, serviços que atendam à demanda comercial nos distritos de Kita e Chuo, e ênfase em instalações e design para jovens nos distritos de Nishi e Fukushima. Uma empresa de gerenciamento que esteja familiarizada com a área deve ser capaz de propor a melhor estratégia para essa área.

4. capacidade de resposta às necessidades dos proprietários abastados

Proprietários ricos esperam um serviço atencioso e adaptado às suas necessidades, em vez de serviços padronizados. A empresa de administração ideal deve ser meticulosa no manuseio de ativos e informações pessoais e ter o compromisso de construir relacionamentos de confiança. Escolha uma empresa que ofereça uma qualidade de serviço consistente e que valorize a privacidade e a segurança.

5. Uma atitude de parceria de longo prazo

A administração de propriedades tem mais a ver com a manutenção e o aumento do valor dos ativos a longo prazo do que com resultados a curto prazo. É importante escolher uma empresa de administração que tenha uma atitude de parceria de longo prazo com o proprietário, em vez de ganhos de curto prazo. Por exemplo, uma empresa que busca o crescimento e o enriquecimento de todos os envolvidos valorizará igualmente seu relacionamento com os proprietários.

Resumo: Mudar para a empresa de administração mais adequada protege os valores da propriedade.

Mudar de empresa de administração de propriedades pode ser um incômodo único e caro, mas, se implementado no momento certo, pode ajudar a estabilizar as receitas e manter ou aumentar os valores dos ativos. Se você observar mais de um dos 10 sinais descritos neste artigo, é hora de considerar seriamente a possibilidade de mudar de empresa de administração. Em particular, a qualidade da resposta do inquilino e a eficácia das medidas de controle de vagas são os indicadores mais importantes da capacidade da empresa de administração e, se houver algum problema com isso, é necessário considerar imediatamente.

Espera-se que o mercado imobiliário de Osaka se desenvolva ainda mais no período que antecede a Expo 2025. Para aproveitar ao máximo essa oportunidade, é essencial trabalhar com uma empresa de administração que coloque os interesses do proprietário em primeiro lugar e entenda as características locais. Ao estabelecer um relacionamento de cooperação com a empresa de administração certa, você poderá maximizar a atratividade de seu investimento imobiliário em Osaka.