Obstáculos y Soluciones en la Implementación de Cerraduras Inteligentes

En el ámbito de la gestión inmobiliaria, cada vez se oye más la palabra clave "cerradura inteligente". Aunque se mencionan muchas características atractivas, como la comodidad de desbloquear las cerraduras con un smartphone y la liberación de la tarea de entregar las llaves, también es cierto que existen varios obstáculos en la introducción real de las cerraduras inteligentes. Este artículo explica los retos prácticos de la introducción de cerraduras inteligentes y las medidas concretas para superarlos desde la perspectiva de los administradores de fincas.

Muchas empresas de gestión y propietarios quieren introducir cerraduras inteligentes, pero dudan en hacerlo. Los motivos no son sólo simples cuestiones técnicas, sino también la incertidumbre sobre la recuperación de costes y la compatibilidad con las características de la propiedad. Por otro lado, muchos casos de éxito demuestran que, con la estrategia y la planificación adecuadas, se puede recuperar la inversión entre seis meses y un año después de la instalación.

Las cerraduras inteligentes no son sólo un artilugio informático, sino que deben considerarse una herramienta estratégica para mejorar la eficiencia y la rentabilidad de la gestión inmobiliaria. Este artículo ofrece la información necesaria para tomar la decisión de introducirlas desde un aspecto práctico.

Beneficios empresariales de la introducción de cerraduras inteligentes

La mayor ventaja de introducir cerraduras inteligentes en la gestión inmobiliaria es la racionalización de las tareas de gestión inmobiliaria y la reducción de los costes humanos. El tiempo y el esfuerzo que se requieren convencionalmente para responder a las visitas y gestionar las llaves en las entradas y salidas pueden reducirse significativamente. Veamos las cifras reales.

Ejemplos concretos de mejora de la eficiencia operativa

En muchos casos, es posible prever un ahorro de más de 20 horas de trabajo al mes. Este efecto es especialmente notable cuando el número de unidades gestionadas es elevado. Por ejemplo, Leopalace21 informó de una reducción de aproximadamente 100.000 horas al año en el trabajo relacionado con las llaves al instalar cerraduras inteligentes en más de 200.000 unidades en enero de 2024.

Mejorar la seguridad y crear valor añadido

Además de mejorar la eficiencia de la gestión inmobiliaria, otro beneficio importante es la mejora de la seguridad. La introducción de cerraduras inteligentes mejora los siguientes aspectos

• Prevención de daños por forzamiento: no se utilizan o se utilizan menos las bocallaves
• Reducción del riesgo de pérdida de llaves: no es necesario emitir y gestionar llaves físicas
• Registro del historial de entradas y salidas: detección de actividades sospechosas y uso como prueba
• Confirmación remota de cierre: prevención de olvidos de cierre de la puerta y control remoto

Además, la mayor comodidad para los inquilinos puede ser un punto de diferenciación para una propiedad y una base para un aumento del alquiler. De hecho, un piso de alquiler en Tokio gestionado por INA&Associates ha aumentado su alquiler mensual en 1.000 yenes y ha conseguido un incremento anual de ingresos de 120.000 yenes gracias a la instalación de cerraduras inteligentes.

Obstáculos prácticos a la implantación

Sin embargo, a pesar de las atractivas ventajas, existen varios obstáculos para la implantación real. A grandes rasgos, se trata de limitaciones técnicas y físicas, problemas económicos y cuestiones operativas.

Limitaciones técnicas y físicas

Los más probables son los problemas de compatibilidad con la estructura del inmueble y la geometría del cilindro. Como se menciona en el acta, las llaves especiales, los cilindros con pomo integrado y las manillas de arco no son compatibles en muchos casos, lo que dificulta la introducción de la uniformidad en todos los inmuebles.

En concreto, las siguientes condiciones dificultan la introducción

En la mayoría de los casos, ni siquiera las cerraduras inteligentes de tipo sustitución de cilindro son compatibles con las cerraduras eléctricas existentes o con las cerraduras con estructuras especiales.

Cuestiones económicas

El siguiente obstáculo importante es el coste de instalación y funcionamiento. Los principales elementos de coste son

Si se instalan cerraduras inteligentes en una propiedad con 100 unidades, sólo el coste inicial se calcula en unos 3 millones de yenes, con unos costes operativos anuales de más de 1,2 millones de yenes. Cómo recuperar esta inversión es un problema importante.

Problemas operativos

El funcionamiento del sistema también plantea una serie de problemas:

• Dependencia de la red: funcionalidad limitada en inmuebles sin entorno Wi-Fi.
• Agotamiento de la carga del teléfono: problemas debidos a que los teléfonos de los inquilinos se quedan sin batería.
• Uso por personas mayores: trato con inquilinos que no están familiarizados con los dispositivos digitales
• Funcionamiento durante catástrofes: medidas a tomar en caso de cortes de electricidad y fallos de comunicación.

En particular, el hecho de que muchas funciones de las cerraduras inteligentes "dependan de la red" es una limitación importante en inmuebles desocupados sin entorno de Internet. También existe el problema práctico de que no son compatibles con las cerraduras automáticas.

La clave del éxito: un enfoque pragmático

Exploremos un enfoque pragmático basado en ejemplos de instalaciones de cerraduras inteligentes que han superado con éxito estos obstáculos.

Selección de propiedades y enfoque gradual

En lugar de instalar la cerradura en todas las viviendas a la vez, una estrategia eficaz consiste en hacerlo por fases, empezando por las viviendas adecuadas. Es aconsejable empezar por los inmuebles que reúnan las siguientes condiciones

• Inmuebles con forma cilíndrica estándar
• Inquilinos con un alto nivel de conocimientos informáticos (por ejemplo, entre 20 y 40 años).
• Propiedades con alta frecuencia de visitas y altos costes de entrega de llaves
• Inmuebles de nueva construcción o durante reformas importantes (más fáciles de instalar)

También es importante comprobar de antemano los requisitos de instalación. Antes de la instalación, compruebe la compatibilidad con la puerta de su vivienda en la tabla de compatibilidad del fabricante y consulte a un especialista si es necesario. En caso de vivienda alquilada, es importante no olvidar obtener la aprobación de la empresa gestora o el propietario.

Opciones rentables y planes de amortización

Elegir el producto adecuado es importante para lograr una gran eficacia manteniendo bajos los costes de instalación y funcionamiento. Hay que prestar especial atención a los siguientes puntos

• Sin Wi-Fi: muy estable y puede utilizarse durante cortes de electricidad y catástrofes.
• Tipo de almacenamiento corporal: puede desbloquearse con un PIN o una tarjeta incluso en un entorno sin conexión.
• Funciona con pilas: no requiere cableado, reduce los costes de instalación y funciona incluso en caso de catástrofe.

Existen dos modelos principales de retorno de la inversión:

1. Modelo de eficiencia empresarial: recuperación de la inversión en menores costes de mano de obra y de sustitución de cerraduras.

2. Modelo de mejora del valor de la propiedad: amortización mediante alquileres adicionales.

   • Estudio de caso de INA&Associates en Tokio: añadir ¥1.000/mes/unidad, aumento anual de ingresos de ¥120.000 para 10 unidades, inversión inicial de ¥300.000 recuperada en 30 meses.

En la planificación de la implantación real, resulta eficaz un modelo híbrido que combina ambos.

Medidas para abordar los riesgos operativos

Los puntos clave para mitigar los problemas operativos incluyen

• Asegurar múltiples métodos de desbloqueo: smartphone, PIN, tarjeta, llave física, etc.
• Selección de productos alimentados por batería: siguen funcionando incluso en caso de corte del suministro eléctrico (comprobaciones periódicas del nivel de la batería).
• Almacenamiento del PIN en la unidad: el acceso a y desde la unidad es posible incluso en un entorno sin conexión.
• Educación de los residentes: explicación cuidadosa del uso y confirmación de la respuesta de emergencia

Las cerraduras inteligentes que funcionan con pilas son especialmente eficaces como contramedida en caso de catástrofe. No se ven afectadas por los cortes de electricidad y pueden desbloquearse utilizando el número PIN o la información de la tarjeta almacenada en la unidad, lo que reduce el riesgo de bloqueo o cierre en caso de catástrofe.

Casos prácticos y análisis del retorno de la inversión

Analicemos el retorno de la inversión (ROI) a partir de los casos prácticos.

Caso práctico de éxito 1: Tipo de eficiencia del trabajo de gestión (empresa de gestión de tamaño medio)

En este estudio de caso, el aumento de la eficacia en la gestión de las vistas previas y de las llaves ha sido especialmente significativo. El tiempo del personal se redirigió a otras tareas, lo que contribuyó a mejorar la calidad del servicio.

Caso de éxito 2: Aumento del valor de la propiedad (inversor privado)

En este caso, al establecer claramente la cerradura inteligente como un punto de diferenciación y fijar el alquiler en consecuencia, la inversión se recuperó con éxito en un corto periodo de tiempo. Parece haber sido especialmente popular entre los inquilinos más jóvenes.

Lo que hay que aprender de los fracasos

Por otro lado, hay puntos que aprender de los casos en los que las cosas no fueron bien:

• Confirmación insuficiente de la forma del cilindro: la incompatibilidad se descubrió después de la instalación, lo que provocó costes adicionales.
• Explicación insuficiente a los inquilinos: no se comprendió bien el funcionamiento del sistema, lo que provocó un aumento de la respuesta de asistencia.
• Error al asumir el entorno de comunicación: las funciones remotas no pueden utilizarse debido a un entorno Wi-Fi inestable
• Error de cálculo de la rentabilidad: el mercado no aceptó los aumentos de alquiler, lo que provocó desocupaciones.

Estos ejemplos muestran la importancia de una planificación cuidadosa y de conocer de antemano las características de los inmuebles. En particular, la previsión de recuperación de la inversión debe establecerse de forma realista en función de las condiciones reales del mercado.

Puntos específicos para la selección de cerraduras inteligentes

La selección del producto es crucial a la hora de tomar la decisión de instalar un sistema. A continuación se explican los principales puntos de selección.

Selección basada en el método de instalación

Las cerraduras inteligentes pueden dividirse en tres tipos según el método de instalación, cada uno con sus propias características:

Para las propiedades alquiladas, es importante seleccionar un tipo que pueda restaurarse fácilmente a su estado original cuando el inquilino se mude. Los tipos pegables y los de sustitución de cilindro compatibles con la forma de la puerta son especialmente adecuados.

Selección por método de desbloqueo

El sistema de desbloqueo también es un punto de selección importante:

Especialmente en la gestión de propiedades, los tipos multidispositivo aumentan la flexibilidad operativa. Se pueden utilizar varios medios para desbloquear la puerta, como un smartphone, un PIN, una tarjeta IC o una llave física, en diversas situaciones.

Selección por método de comunicación

El entorno de comunicación también es un punto importante a tener en cuenta:

Los productos con funcionalidad offline que no requieren Wi-Fi son especialmente seguros, sobre todo si se tiene en cuenta la preparación ante catástrofes. Las unidades que funcionan con pilas y que pueden almacenar los PIN y la información de las tarjetas en la unidad principal pueden desbloquearse en caso de corte del suministro eléctrico o de fallo de la red.

Buenas prácticas de instalación y funcionamiento

Por último, he aquí algunos consejos prácticos para la instalación y el funcionamiento de las cerraduras inteligentes.

Preparación antes de la instalación

1. Diagnóstico de la propiedad: compruebe la forma de la puerta y el cilindro de cada propiedad y verifique la compatibilidad.
2. Estimación de costes: aclarar los costes iniciales y operativos y desarrollar un plan de retorno de la inversión.
3. Planificación operativa: establecer el flujo operativo, incluidos los métodos de visita interna, los procedimientos de entrada y salida, la respuesta en caso de emergencia, etc.
4. Material informativo para el inquilino: preparar material que resuma los métodos de funcionamiento y las ventajas de forma fácil de entender.
5. Pequeños comienzos: probar la instalación en unas pocas unidades para identificar problemas antes de ampliarla.

De especial importancia es la confirmación previa de la forma del cilindro. Muchos fabricantes de cerraduras inteligentes ofrecen una herramienta de comprobación de cilindros compatibles en sus sitios web, así que asegúrese de comprobarlo antes de la instalación.

Establecer un sistema operativo

1. Aclare quién es el responsable: nombre a un gestor de cerraduras inteligentes y gestione las cerraduras inteligentes de forma centralizada.
2. Sistema de asistencia: establezca un punto de contacto para las consultas de los inquilinos.
3. Mantenimiento periódico: prever un mantenimiento periódico, como la sustitución de las pilas.
4. Medidas de seguridad: cambiar los PIN con regularidad, comprobar el historial de uso.
5. Respuesta de emergencia: garantizar medios alternativos de comunicación en caso de corte de electricidad o fallo de comunicación.

En términos de funcionamiento, cabe destacar la cuestión de la dependencia de la red: en las habitaciones vacías sin entorno Wi-Fi, no se pueden utilizar las funciones de control remoto e historial, lo que puede limitar el uso del sistema para responder a las previsualizaciones.

Conclusiones.

Aunque la introducción de cerraduras inteligentes en la gestión inmobiliaria tiene muchas ventajas, también existen obstáculos prácticos. Los siguientes puntos son especialmente importantes

• Compatibilidad con las características de la propiedad: comprobar la compatibilidad con la forma del cilindro y la estructura de la propiedad
• Enfoque por fases: plan realista de introducción por fases empezando por las propiedades compatibles
• Planificación de la amortización: maximizar el retorno de la inversión tanto en términos de eficiencia operativa como de aumento del valor de la propiedad.
• Medidas de riesgo operativo: salvaguardias como múltiples sistemas de desbloqueo, asistencia fuera de línea, etc.

Con una planificación adecuada y un enfoque pragmático, las cerraduras inteligentes pueden contribuir significativamente a mejorar la eficiencia y la rentabilidad de la gestión inmobiliaria. En particular, cuanto mayor sea el número de unidades gestionadas, mayor será la eficacia de las operaciones de inspección interna y la reducción de los costes de gestión de llaves.

Aunque no es realista introducir las cerraduras inteligentes de manera uniforme en todas las propiedades, la introducción selectiva en función de las características de la propiedad y la creación de valor añadido teniendo en cuenta las necesidades de los inquilinos harán de las cerraduras inteligentes una poderosa herramienta para la gestión inmobiliaria.

Preguntas más frecuentes

P1: ¿Se pueden instalar cerraduras inteligentes en viviendas de alquiler?

R: Sí, es posible . En particular, las cerraduras de tipo "stick-on" y las de cilindro sustituible pueden instalarse en propiedades alquiladas, ya que pueden restaurarse a su estado original cuando el inquilino se mude. No obstante, no olvide obtener la autorización de la empresa de gestión o del propietario. Si es necesario sustituir el cilindro, el cilindro existente puede guardarse y volver a sustituirse cuando se mude.

P2: ¿Pueden utilizarse las cerraduras inteligentes durante cortes de electricidad o fallos de la red?

R: La asistencia varía en función del producto . Las cerraduras inteligentes que funcionan con pilas no se ven afectadas por los cortes de luz, mientras que las cerraduras inteligentes conectadas a la red dejarán de funcionar en caso de corte de luz si no hay suministro eléctrico de emergencia. La dependencia de la red varía de un modelo a otro, y los tipos que almacenan los PIN y la información de la tarjeta en la unidad principal pueden utilizarse en un entorno sin conexión. A la hora de instalar el sistema, se recomienda elegir un producto que pueda respaldarse y desbloquearse con una llave física, teniendo en cuenta la respuesta ante emergencias.

P3: ¿Es posible cobrar costes adicionales a los inquilinos?

R: Es posible , pero es importante tener en cuenta las condiciones del mercado y las necesidades de los inquilinos. Las principales formas son

1. Como añadido al alquiler (cargo mensual aproximado de 500 JPY - 1.200 JPY)
2. Ofrecido como servicio opcional (como cuota mensual)
3. Como valor añadido (diferenciación por aplazamiento del alquiler).

En algunos casos reales, se ha conseguido añadir al alquiler 1.000 yenes más al mes. La clave de la aceptación es promover el hecho de que no hay que preocuparse por perder llaves o cambiar cerraduras, y la comodidad de cerrar y abrir la puerta con un smartphone.

P4: ¿Qué tipos de cilindros no se pueden instalar?

R: Muchas cerraduras inteligentes no se pueden instalar con los siguientes tipos de cilindros y formas de puerta

1. Cerraduras de construcción especial
2. Tipo de doble cierre con bocallaves en la parte superior e inferior
3. Diseños en los que la manilla y el cilindro están integrados
4. Puertas con grosores extremadamente finos o gruesos
5. Puertas con manillas de arco

Antes de la instalación, se recomienda comprobar la compatibilidad con la puerta de su casa en la tabla de compatibilidad del fabricante. La confirmación previa es esencial, especialmente en el caso de inmuebles antiguos y puertas con formas especiales.

P5: ¿Cómo se puede garantizar la seguridad durante las visitas?

R: La función de contraseña de un solo uso es importante. Permite adoptar las siguientes medidas de seguridad

1. Emitir contraseñas que sólo sean válidas una vez o durante un tiempo limitado.
2. Registro y comprobación del historial de acceso
3. Detección y notificación de accesos anómalos
4. Desactivación inmediata de privilegios tras una visualización

SmartLock, junto con un sistema de gestión en la nube, también puede utilizarse con un sistema de reserva de visionados para emitir y gestionar automáticamente contraseñas de un solo uso.

Información de referencia

• Ministerio de Territorio, Infraestructuras, Transporte y Turismo: Ley sobre la gestión adecuada de viviendas de alquiler, etc.
• Asociación de Gestión de Viviendas de Alquiler: Directrices para la Gestión de Alquileres
• Ministerio del Interior y Comunicaciones: Gestión adecuada de dispositivos IoT, etc.

Si está considerando instalar cerraduras inteligentes en su propia propiedad, le recomendamos que primero pruebe la eficacia del sistema en un número reducido de propiedades. La selección del producto y una planificación operativa adaptada a las características de la propiedad es la clave para una implementación exitosa de las cerraduras inteligentes. No dude en ponerse en contacto con INA&Associates si tiene alguna pregunta o desea hablar de este tema con más detalle.