Herausforderungen und Lösungen bei der Einführung von Smart Locks in Immobilien

Im Bereich der Immobilienverwaltung hört man immer öfter das Stichwort "Smart Lock". Während viele attraktive Eigenschaften genannt werden, wie z. B. die bequeme Entriegelung von Schlössern mit einem Smartphone und die Befreiung von der Schlüsselübergabe, ist es auch wahr, dass es verschiedene Hürden bei der tatsächlichen Einführung von Smart Locks gibt. In diesem Artikel werden die praktischen Herausforderungen bei der Einführung von Smart Locks und konkrete Maßnahmen zu deren Überwindung aus der Sicht von Hausverwaltungen erläutert.

Viele Verwaltungsgesellschaften und Immobilieneigentümer wollen intelligente Schlösser einführen, zögern aber noch. Die Gründe dafür liegen nicht nur in einfachen technischen Fragen, sondern auch in der Ungewissheit der Kostendeckung und der Kompatibilität mit den Eigenschaften der Immobilie. Andererseits zeigen viele erfolgreiche Fälle, dass mit der richtigen Strategie und Planung innerhalb von sechs Monaten bis einem Jahr nach der Installation ein Return on Investment erzielt werden kann.

Intelligente Schlösser sind nicht nur ein IT-Gadget, sondern sollten als strategisches Instrument zur Verbesserung der Effizienz und Rentabilität der Immobilienverwaltung betrachtet werden. Dieser Artikel liefert die Informationen, die notwendig sind, um die Entscheidung für ihre Einführung unter praktischen Gesichtspunkten zu treffen.

Geschäftliche Vorteile der Einführung intelligenter Schlösser

Der größte Vorteil der Einführung von intelligenten Schlössern in der Immobilienverwaltung ist die Rationalisierung der Aufgaben der Immobilienverwaltung und die Senkung der Personalkosten. Der Zeit- und Arbeitsaufwand, der üblicherweise für die Beantwortung von Besichtigungsanfragen und die Verwaltung von Schlüsseln bei Ein- und Auszug erforderlich ist, kann erheblich reduziert werden. Schauen wir uns die konkreten Zahlen an.

Konkrete Beispiele für operative Effizienzgewinne

In vielen Fällen kann man mit einer Arbeitsersparnis von mehr als 20 Stunden pro Monat rechnen. Dieser Effekt ist besonders deutlich, wenn die Zahl der verwalteten Einheiten groß ist. Leopalace21 berichtet beispielsweise, dass die Installation von intelligenten Schlössern in mehr als 200.000 Einheiten im Januar 2024 zu einer Verringerung des Arbeitsaufwands im Zusammenhang mit Schlüsseln um etwa 100.000 Stunden pro Jahr führt.

Verbesserung der Sicherheit und Schaffung eines Mehrwerts

Neben der Verbesserung der Effizienz der Immobilienverwaltung liegt ein weiterer großer Vorteil in der Erhöhung der Sicherheit. Die Einführung von intelligenten Schlössern verbessert die folgenden Aspekte

• Vorbeugung von Diebstahlschäden: keine oder reduzierte Verwendung von Schlüssellöchern
• Geringeres Risiko des Schlüsselverlusts: keine Ausgabe und Verwaltung physischer Schlüssel erforderlich
• Aufzeichnung der Zutritts- und Austrittshistorie: Erkennung verdächtiger Aktivitäten und Verwendung als Beweismittel
• Fernüberprüfung von Schlössern: Vermeidung des Vergessens, die Tür zu verschließen, und Fernkontrolle

Darüber hinaus kann ein verbesserter Komfort für die Mieter ein Unterscheidungsmerkmal für eine Immobilie sein und eine Grundlage für eine Mieterhöhung darstellen. So hat eine von INA&Associates verwaltete Mietwohnung in Tokio durch die Installation von intelligenten Schlössern ihre monatliche Miete um 1.000 Yen erhöht und eine jährliche Umsatzsteigerung von 120.000 Yen erzielt.

Praktische Hürden bei der Umsetzung

Trotz der attraktiven Vorteile gibt es jedoch verschiedene Hindernisse für die tatsächliche Umsetzung. Im Großen und Ganzen handelt es sich dabei um technische und physische Beschränkungen, wirtschaftliche Herausforderungen und betriebliche Bedenken.

Technische und physische Hindernisse

Am wahrscheinlichsten sind Kompatibilitätsprobleme mit der Struktur der Immobilie und der Zylindergeometrie. Wie in der Niederschrift erwähnt, sind Sonderschlüssel, knaufintegrierte Zylinder und Bügelgriffe in vielen Fällen nicht kompatibel, was die Einführung der Einheitlichkeit in allen Objekten erschwert.

Insbesondere die folgenden Bedingungen erschweren die Einführung

In den meisten Fällen sind selbst intelligente Schlösser, die den Zylinder ersetzen, nicht mit bestehenden elektrischen Schlössern oder Schlössern mit speziellen Strukturen kompatibel.

Wirtschaftliche Aspekte

Das nächste große Hindernis sind die Kosten für Installation und Betrieb. Die wichtigsten Kostenelemente sind

Wenn intelligente Schlösser in einer Immobilie mit 100 Einheiten installiert werden, belaufen sich allein die anfänglichen Kosten auf rund 3 Millionen JPY und die jährlichen Betriebskosten auf mehr als 1,2 Millionen JPY. Die Frage, wie sich diese Investition amortisieren lässt, ist ein wichtiges Thema.

Betriebliche Bedenken

Es gibt auch eine Reihe von Bedenken hinsichtlich des tatsächlichen Betriebs des Systems:

• Netzabhängigkeit: eingeschränkte Funktionalität in Immobilien ohne Wi-Fi-Umgebung.
• Kein Ladezustand des Telefons: Probleme, wenn die Akkus der Telefone der Mieter leer sind
• Nutzung durch ältere Menschen: Umgang mit Mietern, die mit digitalen Geräten nicht vertraut sind
• Betrieb bei Katastrophen: Maßnahmen bei Stromausfällen und Kommunikationsausfällen

Insbesondere die Tatsache, dass viele Funktionen von intelligenten Schlössern netzabhängig sind, stellt in leerstehenden Gebäuden ohne Internetanschluss ein großes Hindernis dar. Ein weiteres praktisches Problem besteht darin, dass sie nicht mit selbstschließenden Gebäuden kompatibel sind.

Der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung: ein pragmatischer Ansatz

Lassen Sie uns einen pragmatischen Ansatz anhand von Beispielen erfolgreicher Installationen von intelligenten Schlössern erkunden , die diese Hürden überwunden haben.

Auswahl der Objekte und schrittweises Vorgehen

Eine wirksame Strategie besteht darin, die Installation nicht in allen Immobilien auf einmal vorzunehmen, sondern schrittweise mit geeigneten Immobilien zu beginnen. Es ist ratsam, mit Immobilien zu beginnen, die folgende Voraussetzungen erfüllen

• Immobilien mit einer Standardzylinderform
• Zielmieter mit hoher IT-Kompetenz (z. B. 20- bis 40-Jährige)
• Objekte mit hoher Besichtigungsfrequenz und hohen Schlüsselübergabekosten
• Neu gebaute Objekte oder Objekte, die gerade renoviert werden (leichter zu installieren)

Es ist auch wichtig, die Installationsanforderungen im Voraus zu prüfen. Prüfen Sie vor dem Einbau die Kompatibilität mit Ihrer Wohnungstür anhand der Kompatibilitätstabelle des Herstellers und ziehen Sie gegebenenfalls einen Fachmann hinzu. Bei Mietwohnungen sollten Sie nicht vergessen, die Zustimmung der Hausverwaltung oder des Vermieters einzuholen.

Kosteneffiziente Entscheidungen und Amortisationspläne

Die Wahl des richtigen Produkts ist wichtig, um eine hohe Effektivität zu erzielen und gleichzeitig die Installations- und Betriebskosten niedrig zu halten. Dabei sollte auf folgende Punkte besonders geachtet werden

• Wi-Fi-frei: sehr stabil und auch bei Stromausfällen und Katastrophen einsetzbar.
• Körperspeicher: kann mit einer PIN oder Karte auch in einer Offline-Umgebung entsperrt werden.
• Batteriebetrieben: keine Verkabelungsarbeiten erforderlich, geringere Installationskosten, funktioniert auch im Katastrophenfall

Es gibt zwei Hauptmodelle für die Investitionsrentabilität:

1. Geschäftseffizienzmodell: Amortisation durch geringere Arbeitskosten und geringere Kosten für den Austausch von Schlössern.

2. Modell der Wertsteigerung der Immobilie: Amortisation durch zusätzliche Miete.

   • Fallstudie von INA&Associates in Tokio: Zusatzmiete von ¥1.000/Monat/Einheit, jährliche Ertragssteigerung von ¥120.000 für 10 Einheiten, Anfangsinvestition von ¥300.000 in 30 Monaten amortisiert.

In der konkreten Umsetzungsplanung ist ein Hybridmodell, das beide Varianten kombiniert, wirksam.

Maßnahmen zur Bewältigung betrieblicher Risiken

Zu den wichtigsten Punkten zur Entschärfung betrieblicher Bedenken gehören

• Sicherstellung mehrerer Entsperrungsmethoden: Smartphone, PIN, Karte, physischer Schlüssel usw.
• Auswahl von batteriebetriebenen Produkten: Betrieb auch bei Stromausfall (regelmäßige Überprüfung des Batteriestands).
• Speicherung der PIN im Gerät: Der Zugang zum und vom Gerät ist auch in einer Offline-Umgebung möglich
• Aufklärung der Bewohner: sorgfältige Erklärung der Nutzung und Bestätigung der Notfallmaßnahmen

Batteriebetriebene intelligente Schlösser sind eine besonders wirksame Gegenmaßnahme im Katastrophenfall. Sie sind von Stromausfällen nicht betroffen und können mit der im Gerät gespeicherten PIN-Nummer oder den Kartendaten entriegelt werden, wodurch das Risiko eines Einschlusses oder Ausschlusses im Katastrophenfall verringert wird.

Fallstudien und ROI-Analyse

Analysieren wir nun die Investitionsrendite (ROI) anhand der Fallstudien.

Erfolgreiche Fallstudie 1: Art der Arbeitseffizienz des Managements (mittelgroße Verwaltungsgesellschaft)

In dieser Fallstudie waren die Effizienzgewinne bei der Bearbeitung von Vorschauen und der Schlüsselverwaltung besonders groß. Die Zeit der Mitarbeiter wurde für andere Aufgaben verwendet, was zu einer verbesserten Servicequalität beitrug.

Erfolgsgeschichte 2: Wertsteigerung der Immobilie (privater Investor)

In diesem Fall wurde die Investition in kurzer Zeit erfolgreich amortisiert, indem das intelligente Schloss als Unterscheidungsmerkmal herausgestellt und die Miete entsprechend festgelegt wurde. Es scheint besonders bei jüngeren Mietern beliebt zu sein.

Lehren aus Misserfolgen

Andererseits gibt es auch Lehren aus Fällen, in denen die Dinge nicht gut gelaufen sind:

• Unzureichende Bestätigung der Zylinderform: Die Inkompatibilität wurde erst nach der Installation festgestellt, was zu zusätzlichen Kosten führte.
• Unzureichende Erklärung für die Mieter: Unzureichendes Verständnis für die Bedienung des Systems, was zu einem erhöhten Supportaufwand führte
• Falsche Annahme der Kommunikationsumgebung: Remote-Funktionen können aufgrund einer instabilen Wi-Fi-Umgebung nicht genutzt werden
• Fehleinschätzung der Kostenwirksamkeit: Mieterhöhung wird vom Markt nicht akzeptiert, was zu Leerständen führt.

Diese Beispiele zeigen, wie wichtig eine sorgfältige Planung und die Kenntnis der Immobilienmerkmale im Vorfeld sind. Insbesondere muss die Amortisationsprognose auf der Grundlage der tatsächlichen Marktbedingungen realistisch festgelegt werden.

Besondere Punkte für die Auswahl intelligenter Schlösser

Die Produktauswahl ist entscheidend für die Entscheidung, ein System zu installieren. Die wichtigsten Auswahlkriterien werden im Folgenden erläutert.

Auswahl nach der Installationsmethode

Intelligente Schlösser können je nach Installationsmethode in drei Typen unterteilt werden, von denen jeder seine eigenen Merkmale hat:

Bei Mietobjekten ist es wichtig, einen Typ zu wählen , der bei Auszug des Mieters leicht wieder in den ursprünglichen Zustand versetzt werden kann. Besonders geeignet sind aufklebbare Typen und Zylinderersatztypen, die mit der Türform kompatibel sind.

Auswahl nach Entriegelungsart

Auch das Entriegelungssystem ist ein wichtiger Auswahlpunkt:

Vor allem in der Hausverwaltung erhöhen Multi-Device-Typen die operative Flexibilität. Mehrere Mittel zur Entriegelung der Tür, wie z.B. ein Smartphone, eine PIN, eine IC-Karte oder ein physischer Schlüssel, können in einer Vielzahl von Situationen verwendet werden.

Auswahl nach Kommunikationsmethode

Auch die Kommunikationsumgebung ist ein wichtiger Punkt, den es zu berücksichtigen gilt:

Produkte mit Offline-Funktionalität, die kein Wi-Fi benötigen, sind besonders sicher, vor allem, wenn man die Katastrophenvorsorge in Betracht zieht. Batteriebetriebene Geräte, die PINs und Karteninformationen in der Haupteinheit speichern können, können bei einem Strom- oder Netzwerkausfall entsperrt werden.

Bewährte Verfahren für Installation und Betrieb

Abschließend noch einige praktische Tipps für die Einführung und den Betrieb von Smart Locks.

Vorbereitung vor der Installation

1. Objektdiagnose: Prüfen Sie die Tür- und Zylinderform des jeweiligen Objekts und prüfen Sie die Kompatibilität.
2. Kostenabschätzung: Klären Sie die Anschaffungs- und Betriebskosten und entwickeln Sie einen ROI-Plan
3. Betriebsplanung: Festlegung des Betriebsablaufs, einschließlich interner Besichtigungsmethoden, Ein- und Auszugsverfahren, Notfallmaßnahmen usw.
4. Briefing-Materialien für die Mieter: Vorbereitung von Materialien, die die Betriebsmethoden und -vorteile auf leicht verständliche Weise zusammenfassen.
5. Kleiner Anfang: Testen Sie die Installation in einigen wenigen Einheiten, um Probleme vor der Ausweitung zu erkennen.

Von besonderer Bedeutung ist die vorherige Bestätigung der Zylinderform. Viele Hersteller von intelligenten Schlössern stellen auf ihren Websites ein Tool zur Überprüfung der Kompatibilität des Zylinders zur Verfügung, das Sie vor der Installation unbedingt überprüfen sollten.

Einrichtung eines operativen Systems

1. Klären Sie die Zuständigkeiten: Ernennen Sie einen Smart-Lock-Manager und verwalten Sie die intelligenten Schlösser zentral.
2. Supportsystem: Richten Sie eine Anlaufstelle für Mieteranfragen ein.
3. Regelmäßige Wartung: Planen Sie regelmäßige Wartungsarbeiten wie z. B. einen Batteriewechsel ein.
4. Sicherheitsmaßnahmen: Regelmäßige Änderung der PINs, Überprüfung der Nutzungshistorie.
5. Notfallmaßnahmen: Sicherstellung alternativer Kommunikationsmittel für den Fall eines Stromausfalls oder einer Kommunikationsstörung.

Im Hinblick auf den Betrieb ist insbesondere die Frage der Netzabhängigkeit zu beachten: In leerstehenden Räumen ohne Wi-Fi-Umgebung können die Fernsteuerungs- und Verlaufsfunktionen nicht genutzt werden, was die Nutzung des Systems zur Reaktion auf Vorschauen einschränken kann.

Schlussfolgerung.

Die Einführung von intelligenten Schlössern in der Immobilienverwaltung hat zwar viele Vorteile, aber es gibt auch praktische Hürden. Die folgenden Punkte sind besonders wichtig

• Kompatibilität mit den Merkmalen der Immobilie: Prüfung der Kompatibilität mit der Zylinderform und der Struktur der Immobilie
• Stufenweises Vorgehen: realistischer Plan für die stufenweise Einführung, beginnend mit kompatiblen Objekten
• Amortisationsplanung: Maximierung der Kapitalrendite (ROI) sowohl in Bezug auf die betriebliche Effizienz als auch auf den Wertzuwachs der Immobilie.
• Betriebliche Risikomaßnahmen: Sicherheitsvorkehrungen wie Mehrfachentriegelungssysteme, Offline-Unterstützung usw.

Mit der richtigen Planung und einem pragmatischen Ansatz können intelligente Schlösser einen wesentlichen Beitrag zur Verbesserung der Effizienz und Rentabilität der Immobilienverwaltung leisten. Je größer die Anzahl der verwalteten Einheiten ist, desto effizienter können die internen Kontrollen durchgeführt und die Kosten für die Schlüsselverwaltung gesenkt werden.

Es ist zwar nicht realistisch, intelligente Schlösser einheitlich in allen Liegenschaften einzuführen, aber eine selektive Einführung in Abhängigkeit von den Eigenschaften der Liegenschaft und die Schaffung eines Mehrwerts unter Berücksichtigung der Bedürfnisse der Mieter machen intelligente Schlösser zu einem leistungsstarken Instrument für die Liegenschaftsverwaltung.

Häufig gestellte Fragen

Q1: Können intelligente Schlösser in Mietobjekten installiert werden?

A: Ja, das ist möglich . Insbesondere Aufsteckschlösser und Zylinderschlösser können in Mietwohnungen eingebaut werden, da sie bei Auszug des Mieters wieder in ihren ursprünglichen Zustand zurückversetzt werden können. Denken Sie jedoch daran, die Genehmigung der Verwaltungsgesellschaft oder des Vermieters einzuholen. Wenn der Zylinder ausgetauscht werden muss, kann der vorhandene Zylinder aufbewahrt und bei Ihrem Auszug wieder eingebaut werden.

F2: Können intelligente Schlösser auch bei Strom- oder Netzwerkausfällen verwendet werden?

A: Die Unterstützung variiert je nach Produkt . Batteriebetriebene intelligente Schlösser sind von einem Stromausfall nicht betroffen, während stromverbundene intelligente Schlösser bei einem Stromausfall nicht mehr funktionieren, wenn keine Notstromversorgung vorhanden ist. Die Netzwerkabhängigkeit variiert von Modell zu Modell, und Typen, die PINs und Karteninformationen in der Haupteinheit speichern, können in einer Offline-Umgebung verwendet werden. Bei der Installation des Systems empfiehlt es sich, ein Produkt zu wählen, das mit einem physischen Schlüssel gesichert und entsperrt werden kann, wobei die Notfallmaßnahmen zu berücksichtigen sind.

F3: Ist es möglich, zusätzliche Kosten von den Mietern zu verlangen?

A: Das ist möglich , aber es ist wichtig, die Marktbedingungen und die Bedürfnisse der Mieter zu berücksichtigen. Die wichtigsten Möglichkeiten sind

1. Als Aufschlag auf die Miete (monatliche Gebühr von ca. JPY 500 - JPY 1.200)
2. als optionale Dienstleistung angeboten (als monatliche Gebühr)
3. Anbieten als Mehrwert (Differenzierung durch Aufschub der Miete).

In einigen konkreten Fällen wurde erfolgreich ein zusätzlicher Betrag von 1.000 JPY pro Monat auf die Miete aufgeschlagen. Der Schlüssel zur Akzeptanz ist die Tatsache, dass man sich keine Gedanken über den Verlust von Schlüsseln oder das Auswechseln von Schlössern machen muss, und die Bequemlichkeit, die Tür mit einem Smartphone zu ver- und entriegeln.

F4: Welche Arten von Zylindern können nicht eingebaut werden?

A: Viele intelligente Schlösser können nicht mit den folgenden Arten von Zylindern und Türformen installiert werden

1. Schlösser mit spezieller Konstruktion
2. Doppelt verriegelnde Typen mit Schlüssellöchern oben und unten
3. Konstruktionen, bei denen der Türdrücker und der Zylinder integriert sind
4. Türen mit extrem dünnen oder dicken Türstärken
5. Türen mit Bügelgriffen

Vor dem Einbau empfiehlt es sich, die Kompatibilität mit Ihrer Haustür anhand der Kompatibilitätstabelle des Herstellers zu prüfen. Vor allem bei älteren Objekten und Türen mit Sonderformen ist eine vorherige Bestätigung unerlässlich.

F5: Wie kann die Sicherheit bei Besichtigungen gewährleistet werden?

A: Wichtig ist die Einmal-Passwort-Funktion . Diese ermöglicht folgende Sicherheitsmaßnahmen

1. Vergabe von Passwörtern, die nur einmal oder zeitlich begrenzt gültig sind
2. Aufzeichnung und Überprüfung der Zugriffshistorie
3. Erkennung und Benachrichtigung bei abnormalem Zugriff
4. Sofortige Deaktivierung von Berechtigungen nach einer Sichtung

SmartLock in Verbindung mit einem Cloud-Management-System kann auch in Verbindung mit einem Reservierungssystem für Besichtigungen zur automatischen Vergabe und Verwaltung von Einmalpasswörtern verwendet werden.

Referenzinformationen

• Ministerium für Land, Infrastruktur, Verkehr und Tourismus: Gesetz über die ordnungsgemäße Verwaltung von Mietwohnungen, etc.
• Verband für Mietwohnungsverwaltung: Richtlinien für die Verwaltung von Mietwohnungen
• Ministerium für Innere Angelegenheiten und Kommunikation: Angemessene Verwaltung von IoT-Geräten, etc.

Wenn Sie die Installation von intelligenten Schlössern in Ihrer eigenen Immobilie in Erwägung ziehen, empfehlen wir Ihnen, die Wirksamkeit des Systems zunächst in einer kleinen Anzahl von Immobilien zu testen. Die Produktauswahl und die auf die Eigenschaften der Immobilie zugeschnittene Betriebsplanung sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen Implementierung von Smart Locks. Bitte kontaktieren Sie INA&Associates, wenn Sie Fragen haben oder das Thema näher besprechen möchten.