Desafios e Benefícios das Fechaduras Inteligentes na Gestão de Propriedades

No campo da administração de propriedades, a palavra-chave "fechadura inteligente" é cada vez mais ouvida. Embora muitos recursos atraentes sejam mencionados, como a conveniência de destravar as fechaduras com um smartphone e a ausência da tarefa de entregar as chaves, também é verdade que existem vários obstáculos na introdução real das fechaduras inteligentes. Este artigo explica os desafios práticos da introdução de fechaduras inteligentes e as medidas concretas para superá-los do ponto de vista dos gerentes de propriedades.

Muitas empresas de administração e proprietários de imóveis querem introduzir as fechaduras inteligentes, mas hesitam em fazê-lo. Os motivos para isso não são apenas os problemas de segurança, mas também o fato de que as fechaduras inteligentes são mais difíceis de serem instaladas. As razões para isso não estão apenas em questões técnicas simples, mas também na incerteza da recuperação de custos e na compatibilidade com as características da propriedade. Por outro lado, muitos casos bem-sucedidos mostram que, com a estratégia e o planejamento corretos, o retorno do investimento pode ser obtido dentro de seis meses a um ano após a instalação.

As fechaduras inteligentes não são apenas um dispositivo de TI, mas devem ser vistas como uma ferramenta estratégica para melhorar a eficiência e a lucratividade da gestão de propriedades. Este artigo fornece as informações necessárias para tomar a decisão de introduzi-las em um aspecto prático.

Benefícios comerciais da introdução de fechaduras inteligentes

O maior benefício da introdução de fechaduras inteligentes na gestão de propriedades é a simplificação das tarefas de gestão de propriedades e a redução dos custos humanos. O tempo e o esforço convencionalmente necessários para responder às visitas e gerenciar as chaves durante as mudanças podem ser significativamente reduzidos. Vamos dar uma olhada nos números reais.

Exemplos específicos de ganhos de eficiência operacional

Em muitos casos, é possível esperar uma economia de mais de 20 horas de trabalho por mês. Esse efeito é particularmente perceptível quando o número de unidades gerenciadas é grande. Por exemplo, a Leopalace21 relatou uma redução de aproximadamente 100.000 horas por ano no trabalho relacionado a chaves ao instalar fechaduras inteligentes em mais de 200.000 unidades em janeiro de 2024.

Aumento da segurança e criação de valor agregado

Além de melhorar a eficiência do gerenciamento de propriedades, outro grande benefício é o aumento da segurança. A introdução de fechaduras inteligentes aprimora os seguintes aspectos

• Prevenção de danos causados por arrombamento: uso nulo ou reduzido de buracos de chave
• Redução do risco de perda de chaves: não há necessidade de emitir e gerenciar chaves físicas
• Registro do histórico de entrada/saída: detecção de atividade suspeita e uso como prova
• Confirmação de bloqueio remoto: prevenção de esquecimento de bloqueio da porta e controle remoto

Além disso, a maior conveniência para os locatários pode ser um ponto de diferenciação para uma propriedade e uma base para um aumento no aluguel. De fato, um apartamento de aluguel em Tóquio, administrado pela INA&Associates, aumentou seu aluguel mensal em 1.000 ienes e obteve um aumento de receita anual de 120.000 ienes com a instalação de fechaduras inteligentes.

Obstáculos práticos à implementação

Entretanto, apesar dos benefícios atraentes, há várias barreiras para a implementação real. Em termos gerais, elas incluem restrições técnicas e físicas, desafios econômicos e preocupações operacionais.

Restrições técnicas e físicas

As mais prováveis de serem enfrentadas são os problemas de compatibilidade com a estrutura da propriedade e a geometria do cilindro. Conforme mencionado na ata, chaves especiais, cilindros com botão integrado e alças de arco não são compatíveis em muitos casos, dificultando a introdução da uniformidade em todas as propriedades.

Especificamente, as seguintes condições dificultam a introdução

Na maioria dos casos, mesmo as fechaduras inteligentes do tipo substituição de cilindro não são compatíveis com as fechaduras elétricas existentes ou com as fechaduras com estruturas especiais.

Questões econômicas

A próxima grande barreira é o custo de instalação e operação. Os principais elementos de custo são

Se as fechaduras inteligentes forem instaladas em uma propriedade com 100 unidades, o custo inicial sozinho é calculado em cerca de JPY 3 milhões, com custos operacionais anuais de mais de JPY 1,2 milhão. Como recuperar esse investimento é uma questão importante.

Preocupações operacionais

Há também uma série de preocupações com relação à operação real do sistema:

• Dependência de rede: funcionalidade limitada em propriedades sem um ambiente Wi-Fi.
• Ficar sem carga no telefone: problemas devido à falta de bateria nos telefones dos locatários
• Uso por idosos: lidar com locatários que não estão familiarizados com dispositivos digitais
• Operação durante desastres: medidas a serem tomadas em caso de falta de energia e falhas de comunicação

Em particular, o fato de muitas funções das fechaduras inteligentes serem "dependentes da rede" é uma grande restrição em propriedades desocupadas sem um ambiente de Internet. Há também o desafio prático de que elas não são compatíveis com propriedades com travamento automático.

Chave para uma implementação bem-sucedida: uma abordagem pragmática

Vamos explorar uma abordagem pragmática com base em exemplos de instalações bem-sucedidas de fechaduras inteligentes que superaram esses obstáculos.

Seleção de propriedades e uma abordagem em fases

Em vez de tentar instalar em todas as propriedades de uma só vez, uma estratégia eficaz é instalar em fases, começando pelas propriedades adequadas. É aconselhável começar com propriedades com as seguintes condições

• Propriedades com um formato de cilindro padrão
• Locatários-alvo com alto nível de conhecimento de TI (por exemplo, de 20 a 40 anos)
• Propriedades com alta frequência de visualização e altos custos de entrega de chaves
• Imóveis recém-construídos ou durante grandes reformas (mais fáceis de instalar)

Também é importante verificar os requisitos de instalação com antecedência. Antes da instalação, verifique a compatibilidade com a porta de sua residência na tabela de compatibilidade do fabricante e consulte um especialista, se necessário. No caso de acomodações alugadas, é importante não se esquecer de obter a aprovação da empresa de administração ou do proprietário.

Opções econômicas e planos de retorno

A escolha do produto certo é importante para obter alta eficiência e, ao mesmo tempo, manter baixos os custos de instalação e operação. Deve-se dar atenção especial aos seguintes pontos

• Sem Wi-Fi: altamente estável e pode ser usado durante quedas de energia e desastres.
• Tipo de armazenamento corporal: pode ser desbloqueado com um PIN ou cartão, mesmo em um ambiente off-line.
• Operado por bateria: não requer trabalho de fiação, reduz os custos de instalação e funciona mesmo em caso de desastre.

Há dois modelos principais de retorno sobre o investimento:

1. Modelo de eficiência comercial: retorno em custos reduzidos de mão de obra e custos de substituição de fechaduras.

2. Modelo de aumento do valor da propriedade: retorno por meio de aluguel adicional.

   • Estudo de caso da INA&Associates em Tóquio: acréscimo de ¥1.000/mês/unidade, aumento de receita anual de ¥120.000 para 10 unidades, investimento inicial de ¥300.000 recuperado em 30 meses.

No planejamento da implementação real, um modelo híbrido que combina os dois é eficaz.

Medidas para lidar com os riscos operacionais

Os principais pontos para atenuar as preocupações operacionais incluem

• Proteger vários métodos de desbloqueio: smartphone, PIN, cartão, chave física, etc.
• Selecionar produtos alimentados por bateria: continuam a funcionar mesmo em caso de falta de energia (verificações regulares do nível da bateria).
• Armazenamento do PIN na unidade: o acesso de e para a unidade é possível mesmo em um ambiente off-line
• Educação do morador: explicação cuidadosa do uso e confirmação da resposta de emergência

As fechaduras inteligentes operadas por bateria são particularmente eficazes como medida de combate a desastres. Elas não são afetadas por falta de energia e podem ser desbloqueadas usando o número PIN ou as informações do cartão armazenadas na unidade, reduzindo o risco de lock-in ou lock-out no caso de um desastre.

Estudos de caso e análise de ROI

Vamos analisar o retorno sobre o investimento (ROI) dos estudos de caso.

Estudo de caso de sucesso 1: Tipo de eficiência do trabalho de gerenciamento (empresa de gerenciamento de médio porte)

Nesse estudo de caso, os ganhos de eficiência no manuseio de prévias e no gerenciamento de chaves foram particularmente significativos. O tempo da equipe foi redirecionado para outras tarefas, contribuindo para melhorar a qualidade do serviço.

História de sucesso 2: Aumento do valor da propriedade (investidor privado)

Nesse caso, ao definir claramente a fechadura inteligente como um ponto de diferenciação e ao definir o aluguel de acordo, o investimento foi recuperado com sucesso em um curto período de tempo. Parece ter sido particularmente popular entre os locatários mais jovens.

Pontos a aprender com os fracassos

Por outro lado, há pontos a serem aprendidos nos casos em que as coisas não deram certo:

• Confirmação insuficiente do formato do cilindro: a incompatibilidade foi descoberta após a instalação, resultando em custos adicionais.
• Explicação insuficiente para os locatários: compreensão insuficiente de como operar o sistema, resultando em aumento da resposta do suporte
• Erro na suposição do ambiente de comunicação: as funções remotas não podem ser usadas devido à instabilidade do ambiente Wi-Fi
• Julgamento incorreto da relação custo-benefício: aumento do aluguel não aceito pelo mercado, resultando em vagas.

Esses exemplos mostram a importância de um planejamento cuidadoso e da compreensão antecipada das características da propriedade. Em particular, a previsão de retorno do investimento precisa ser definida de forma realista com base nas condições reais do mercado.

Pontos específicos para a seleção de fechaduras inteligentes

A seleção do produto é crucial ao tomar a decisão de instalar um sistema. Os principais pontos de seleção são explicados a seguir.

Seleção com base no método de instalação

As fechaduras inteligentes podem ser divididas em três tipos de acordo com o método de instalação, cada um com suas próprias características:

Para imóveis alugados, é importante selecionar um tipo que possa ser facilmente restaurado à sua condição original quando o inquilino se mudar. Os tipos de cola e os tipos de substituição de cilindro que são compatíveis com o formato da porta são particularmente adequados.

Seleção por método de destravamento

O sistema de destravamento também é um ponto de seleção importante:

Especialmente no gerenciamento de propriedades, os tipos de vários dispositivos aumentam a flexibilidade operacional. Vários meios de destravar a porta, como um smartphone, PIN, cartão IC ou chave física, podem ser usados em uma variedade de situações.

Seleção por método de comunicação

O ambiente de comunicação também é um ponto importante a ser considerado:

Os produtos com funcionalidade off-line que não requerem Wi-Fi são particularmente seguros, especialmente quando a preparação para desastres é levada em consideração. As unidades operadas por bateria que podem armazenar PINs e informações do cartão na unidade principal podem ser desbloqueadas em caso de falta de energia ou falha na rede.

Práticas recomendadas para instalação e operação

Por fim, aqui estão algumas dicas práticas para a introdução e a operação de fechaduras inteligentes.

Preparação antes da instalação

1. Diagnóstico do imóvel: verifique o formato da porta e do cilindro de cada imóvel e verifique a compatibilidade.
2. Estimativa de custos: esclareça os custos iniciais e operacionais e desenvolva um plano de ROI
3. Planejamento operacional: estabeleça o fluxo operacional, incluindo métodos de visualização interna, procedimentos de entrada e saída, resposta a emergências etc.
4. Materiais informativos para os locatários: prepare materiais que resumam os métodos de operação e os benefícios de uma maneira fácil de entender.
5. Início pequeno: teste a instalação em algumas unidades para identificar problemas antes de expandir

De particular importância é a confirmação prévia do formato do cilindro. Muitos fabricantes de fechaduras inteligentes fornecem uma ferramenta de verificação de cilindro compatível em seus sites, portanto, certifique-se de verificar isso antes da instalação.

Estabelecimento de um sistema operacional

1. Esclareça quem é o responsável: nomeie um gerente de fechadura inteligente e gerencie centralmente as fechaduras inteligentes.
2. Sistema de suporte: estabeleça um ponto de contato para as dúvidas dos locatários.
3. Manutenção regular: planeje a manutenção regular, como a substituição da bateria.
4. Medidas de segurança: altere os PINs regularmente, verifique o histórico de uso.
5. Resposta de emergência: garanta meios alternativos de comunicação em caso de falta de energia ou falha de comunicação.

Em termos de operação, é importante destacar a questão da dependência da rede: em salas desocupadas sem um ambiente Wi-Fi, as funções de controle remoto e histórico não podem ser usadas, o que pode limitar o uso do sistema para responder a visualizações prévias.

Conclusão.

Embora a introdução de fechaduras inteligentes no gerenciamento de propriedades tenha muitas vantagens, também há obstáculos práticos. Os seguintes pontos são particularmente importantes

• Compatibilidade com as características da propriedade: verifique a compatibilidade com o formato do cilindro e a estrutura da propriedade
• Abordagem em fases: plano realista para introdução em fases, começando com propriedades compatíveis
• Planejamento do retorno do investimento: maximizar o ROI em termos de eficiência operacional e aumento do valor da propriedade.
• Medidas de risco operacional: proteções como vários sistemas de desbloqueio, suporte off-line, etc.

Com um planejamento adequado e uma abordagem pragmática, as fechaduras inteligentes podem contribuir significativamente para melhorar a eficiência e a lucratividade da gestão de propriedades. Em particular, quanto maior o número de unidades sob gerenciamento, maior a eficiência das operações de inspeção interna e a redução dos custos de gerenciamento de chaves.

Embora não seja realista introduzir fechaduras inteligentes de maneira uniforme em todas as propriedades, a introdução seletiva de acordo com as características da propriedade e a criação de valor agregado com as necessidades do locatário em mente farão das fechaduras inteligentes uma ferramenta poderosa para o gerenciamento de propriedades.

Perguntas frequentes

P1: As fechaduras inteligentes podem ser instaladas em imóveis para aluguel?

R: Sim, é possível . Em particular, os tipos de substituição de cilindro e de fixação podem ser instalados em propriedades alugadas, pois podem ser restaurados ao seu estado original quando o inquilino se mudar. No entanto, lembre-se de obter a aprovação da empresa de administração ou do locador. Se o cilindro precisar ser substituído, o cilindro existente poderá ser armazenado e substituído novamente quando você se mudar.

P2: As fechaduras inteligentes podem ser usadas durante quedas de energia ou falhas na rede?

R: O suporte varia de acordo com o produto . As fechaduras inteligentes operadas por bateria não são afetadas por falta de energia, enquanto as fechaduras inteligentes conectadas à energia deixarão de funcionar em caso de falta de energia se não houver fonte de alimentação de emergência. A dependência da rede varia de modelo para modelo, e os tipos que armazenam PINs e informações do cartão na unidade principal podem ser usados em um ambiente off-line. Ao instalar o sistema, recomenda-se escolher um produto que possa ser armazenado em backup e desbloqueado com uma chave física, levando em consideração a resposta de emergência.

P3: É possível cobrar custos adicionais dos locatários?

R: É possível , mas é importante considerar as condições do mercado e as necessidades do locatário. As principais formas são

1. Como um acréscimo ao aluguel (taxa mensal de aproximadamente JPY 500 - JPY 1.200)
2. Oferecido como um serviço opcional (como uma taxa mensal)
3. Como um valor agregado (diferenciação pelo adiamento do aluguel).

Em alguns casos reais, um adicional de JPY 1.000 por mês foi adicionado com sucesso ao aluguel. A chave para a aceitação é promover o fato de que não há necessidade de se preocupar com a perda de chaves ou com a substituição de fechaduras, além da conveniência de trancar e destrancar a porta com um smartphone.

P4: Que tipos de cilindros não podem ser instalados?

R: Muitas fechaduras inteligentes não podem ser instaladas com os seguintes tipos de cilindros e formatos de porta

1. Fechaduras com construção especial
2. Tipo de travamento duplo com orifícios de chave na parte superior e inferior
3. Projetos em que a maçaneta da alavanca e o cilindro estão integrados
4. Portas com espessuras extremamente finas ou grossas
5. Portas com maçanetas em arco

Antes da instalação, é recomendável verificar a compatibilidade com a porta de sua casa na tabela de compatibilidade do fabricante. A confirmação prévia é essencial, especialmente para propriedades mais antigas e portas com formatos especiais.

P5: Como a segurança pode ser garantida durante as visitas?

R: A função de senha de uso único é importante. Ela permite as seguintes medidas de segurança

1. Emissão de senhas que são válidas apenas uma vez ou por tempo limitado
2. Registro e verificação do histórico de acesso
3. Detecção e notificação de acesso anormal
4. Desativação imediata de privilégios após uma visualização

O SmartLock, em conjunto com um sistema de gerenciamento de nuvem, também pode ser usado em conjunto com um sistema de reserva de visualização para emitir e gerenciar automaticamente senhas de uso único.

Informações de referência

• Ministério da Terra, Infraestrutura, Transporte e Turismo: Lei sobre negócios adequados de gerenciamento de imóveis de aluguel, etc.
• Rental Housing Management Association: Diretrizes para gerenciamento de aluguéis
• Ministério de Assuntos Internos e Comunicações: Gerenciamento adequado de dispositivos de IoT, etc.

Se estiver pensando em instalar fechaduras inteligentes em seu próprio imóvel, recomendamos que primeiro teste a eficácia do sistema em um pequeno número de imóveis. A seleção de produtos e o planejamento operacional adaptados às características da propriedade são a chave para uma implementação bem-sucedida de fechaduras inteligentes. Entre em contato com a INA&Associates se tiver alguma dúvida ou quiser discutir esse assunto com mais detalhes.