Die 10 häufigsten Verwaltungsprobleme für Immobilieneigentümer und ihre Lösungen

Bei der Immobilienverwaltung ist der Erwerb einer Immobilie nur der Anfang. Der wahre Erfolg hängt von der anschließenden Verwaltungsarbeit ab. Die Realität sieht jedoch so aus, dass viele Immobilieneigentümer während des Verwaltungsprozesses mit einer Vielzahl von Problemen konfrontiert werden, die zu einer Verschlechterung der Erträge und einer psychologischen Belastung führen.

Bei der Verwaltungstätigkeit gibt es eine ganze Reihe von Herausforderungen, wie z. B. Mietrückstände, Probleme zwischen Mietern, Ausfälle von Geräten und die Begleichung von Sanierungskosten. Wenn diese Probleme ohne die entsprechenden Kenntnisse und Gegenmaßnahmen angegangen werden, können sie sich in die Länge ziehen und letztlich die Rentabilität des gesamten Vermietungsgeschäfts erheblich beeinträchtigen.

In diesem Artikel werden zehn Probleme der Hausverwaltung beschrieben, für die Immobilieneigentümer anfällig sind, und es wird aufgezeigt, wie man sie vermeiden kann. Mit diesem Wissen werden Sie in der Lage sein, Probleme zu vermeiden, bevor sie auftreten, und eine stabile Mietverwaltung zu erreichen.

Die zehn größten Probleme, mit denen Immobilieneigentümer bei der Verwaltung konfrontiert sind

1. Mietrückstände

Mietrückstände sind eines der schwerwiegendsten Probleme bei der Mietverwaltung. Wenn Mieter ihre Miete nicht rechtzeitig zahlen, wirkt sich dies unmittelbar auf den Cashflow des Eigentümers aus.

Die Ursachen für Mietrückstände sind vielfältig und können von einfacher Vergesslichkeit der Zahlung bis hin zu einer Vielzahl anderer Faktoren reichen, wie z. B. eine sich verschlechternde finanzielle Situation des Mieters, Arbeitslosigkeit oder Krankheit. Entscheidend ist, dass bei Zahlungsrückständen schnell und angemessen reagiert wird.

In der Anfangsphase ist es sinnvoll, telefonisch oder schriftlich zu mahnen und im Dialog mit dem Mieter einen Zahlungsplan aufzustellen. Reagiert der Mieter jedoch nicht auf die Mahnungen oder entwickeln sich die Rückstände zu langfristigen Zahlungsrückständen, kann es erforderlich sein, den Mitbürgen zu kontaktieren, die Bürgschaftsgesellschaft zu belasten und eventuell rechtliche Schritte in Betracht zu ziehen.

2. Lärmbelästigung und Verhaltensprobleme zwischen Mietern

Lärmprobleme sind eine der häufigsten Beschwerden in der Mietverwaltung. Insbesondere seit der Verbreitung der Telearbeit im Zuge der neuen Coronavirus-Infektion nehmen die Beschwerden über Lärm an Werktagen zu.

Die Ursachen für Lärm sind vielfältig. Typische Beispiele sind Schritte aus dem Stockwerk darüber, Vibrationen von Waschmaschinen, die Lautstärke von Fernsehern und Audiogeräten, Gespräche und das Spielen von Musikinstrumenten. Auch Verstöße gegen die Regeln der Abfallentsorgung, das Abstellen von persönlichen Gegenständen in Gemeinschaftsräumen und ungewöhnliche Gerüche können zu Problemen zwischen den Mietern führen.

Diese Probleme können sich leicht zu emotionalen Konflikten zwischen den beteiligten Parteien entwickeln und, wenn sie nicht behoben werden, zum Auszug guter Mieter führen. Es ist wichtig, dass der Verwalter die Fakten von einem neutralen Standpunkt aus prüft, sich die Argumente beider Seiten anhört und geeignete Lösungen anbietet.

3. Ausfälle/Mängel an der Ausstattung

Ausfälle von Anlagen in Mietobjekten wirken sich direkt auf das Leben der Mieter aus und erfordern eine schnelle Reaktion. Probleme mit der Wasserversorgung sind besonders dringlich, und Verzögerungen bei ihrer Behebung können zu größeren Schäden und Unzufriedenheit der Mieter führen.

Typische Ausfälle von Geräten sind Störungen der Heiz- und Kühlfunktionen von Klimaanlagen, Unterbrechungen der Warmwasserversorgung aufgrund von Fehlfunktionen des Warmwasserbereiters, nicht gespülte Toiletten, verstopfte Abflüsse, undichte Stellen an der Decke und Wasseraustritt aus dem darüber liegenden Stockwerk.

Diese Ausfälle können durch eine Vielzahl von Faktoren verursacht werden, z. B. durch altersbedingten Verschleiß, Probleme mit der Art und Weise, wie die Mieter die Geräte nutzen, fehlende regelmäßige Inspektionen und mangelhafte Ausführung bei der Installation der Geräte. Wichtig ist, die genaue Ursache des Ausfalls zu verstehen und zu klären, wo die Verantwortung liegt. Ausfälle, die auf altersbedingten Verschleiß zurückzuführen sind, gehen in der Regel zu Lasten des Eigentümers, während Ausfälle, die durch Fahrlässigkeit des Mieters verursacht wurden, in der Regel zu Lasten des Mieters gehen.

4. Abrechnung der Sanierungskosten

Der Streit um die Wiederherstellungskosten beim Auszug ist eine der komplexesten und schwierigsten Fragen, die bei der Mietverwaltung zu lösen sind. Das Ministerium für Land, Infrastruktur, Verkehr und Tourismus definiert die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands als "die Beseitigung von Abnutzungserscheinungen, die durch den vorsätzlichen oder fahrlässigen Gebrauch des Mieters, die Verletzung der Sorgfaltspflicht oder einen anderen Gebrauch, der über den normalen Gebrauch hinausgeht, verursacht wurden".

Wichtig ist, dass "Wiederherstellung" nicht bedeutet, "die Immobilie in den Zustand zu versetzen, in dem sie sich zum Zeitpunkt der Anmietung befand". Die Kosten für die Beseitigung von alters- und nutzungsbedingten Abnutzungserscheinungen gelten als in der Miete enthalten.

5. Unerlaubte Haustierhaltung und Vertragsbruch

Die unerlaubte Haltung von Haustieren in Immobilien, in denen Haustiere verboten sind, ist ein typisches Beispiel für Vertragsbruch. Wird sie zu spät entdeckt, kann sie zu verschiedenen Problemen führen, z. B. zu Beschwerden von Nachbarn, Schäden am Gebäude und erhöhten Sanierungskosten nach dem Auszug.

Wenn eine unerlaubte Haltung entdeckt wird, ist ein schrittweises Vorgehen erforderlich. Zunächst wird der Vertrag geprüft, der Sachverhalt untersucht und der Mieter schriftlich über den Vertragsverstoß informiert. Der Mieter wird dann aufgefordert, sich des Tieres zu entledigen oder auszuziehen.

Oft ist es jedoch schwierig, den Vertrag sofort zu kündigen, und es ist sinnvoll, in Gesprächen mit dem Mieter eine Lösung zu suchen. In einigen Fällen ist es wichtig, konstruktive Lösungen in Erwägung zu ziehen, wie z. B. den Vorschlag, die Wohnung in eine haustierfreundliche Immobilie zu verlegen.

6. Längerer Leerstand

Längerer Leerstand ist ein ernstes Problem, das sich direkt auf die Rentabilität des Vermietungsbetriebs auswirkt. In Zeiten des Leerstands sind die Mieteinnahmen gleich Null, während die Fixkosten (z. B. Kreditrückzahlungen, Verwaltungsgebühren, Rücklagen für Reparaturen, Grundsteuer) weiter anfallen.

Es gibt eine ganze Reihe von Ursachen für einen längeren Leerstand. Dazu gehören u. a. eine unangemessene Mietpreisgestaltung, die Lage des Objekts, das Alter des Gebäudes, die Veralterung der Einrichtungen, die steigende Zahl konkurrierender Objekte und die mangelnde Verkaufsfähigkeit der Verwaltungsgesellschaft.

Zu den wirksamen Gegenmaßnahmen bei Leerstand gehören die Festsetzung angemessener Mieten auf der Grundlage von Marktuntersuchungen, die Verbesserung der Attraktivität der Immobilien (Renovierung, Aktualisierung der Einrichtungen), proaktive Werbung und der Aufbau guter Beziehungen zu Maklern.

7. Verfall und Instandsetzung von Gebäuden

Der Verfall von Gebäuden ist ein unvermeidliches Problem, aber ein angemessener Reparaturplan kann größere Schäden verhindern. Insbesondere undichte Stellen und das Austreten von Regenwasser können größere Schäden verursachen und die Reparaturkosten erheblich erhöhen, wenn sie zu spät entdeckt werden.

Regelmäßige Gebäudeinspektionen, die Aufstellung langfristiger Reparaturpläne und die Bildung eines Reparaturrücklagenfonds sind für geplante Reparaturen unerlässlich. Rücksichtnahme auf die Mieter bei Reparaturarbeiten und Mietminderungen aufgrund von Bauarbeiten sind ebenfalls wichtige Faktoren.

8. Alleinstehende Todesfälle und die Umwandlung von Wohnungen in Unfalleigentum

Alleinstehende Todesfälle in Mietwohnungen nehmen mit der Überalterung der Bevölkerung zu. Tritt ein einsamer Todesfall ein, wird die Immobilie zu einer Unfalleigenschaft mit psychischen Mängeln und der Mieter ist verpflichtet, bei der Einstellung des Nachmieters die Polizei zu benachrichtigen.

Die Reaktion auf den Eintritt eines Todesfalls umfasst die Benachrichtigung der Polizei, die Information der Erben und Bürgen, die Beauftragung eines speziellen Reinigungsunternehmens und die Durchführung von Sanierungsarbeiten. Die Wiederherstellungskosten können grundsätzlich den Erben oder Mitbürgen in Rechnung gestellt werden, können aber auch vom Eigentümer getragen werden, wenn das Erbe ausgeschlagen wird.

9. Konkurs der Verwaltungsgesellschaft

Wenn die Verwaltungsgesellschaft, mit der der Untermietvertrag geschlossen wurde, in Konkurs geht, kann es zu einer Reihe von Problemen kommen, u. a. zur Aussetzung der Mieteinnahmen, zur Unmöglichkeit, Kautionen und Schlüsselgelder einzuziehen, und zur Auswahl einer neuen Verwaltungsgesellschaft.

Bei der Auswahl einer Verwaltungsgesellschaft ist es wichtig, die finanzielle Situation zu prüfen, ihre Erfolgsbilanz zu untersuchen und die Einzelheiten des Vertrags im Detail zu prüfen. Es besteht auch die Möglichkeit, das Risiko zu verringern, indem der Vertrag auf mehrere Verwaltungsgesellschaften verteilt wird.

10. Probleme mit Nachbarn

Eigentümer müssen sich unter Umständen auch mit Problemen befassen, die außerhalb der Räumlichkeiten des Mietobjekts auftreten. Unerlaubtes Parken, Grenzstreitigkeiten und Lärmbelästigung in der Nachbarschaft sind typische Beispiele.

Diese Probleme müssen sorgfältig behandelt werden, da sie die Beziehungen zur Nachbarschaft beeinträchtigen können. Gegebenenfalls ist es auch wichtig, Fachleute wie Anwälte oder Grundstücks- und Bausachverständige hinzuzuziehen.

Fünf Präventivmaßnahmen zur Vermeidung von Problemen

1. Auswahl einer zuverlässigen Verwaltungsgesellschaft

Die Auslagerung an eine Verwaltungsgesellschaft und die Selbstverwaltung haben jeweils ihre Vor- und Nachteile. Um die richtige Wahl zu treffen, ist es wichtig, die Merkmale beider Varianten zu kennen.

Zu den wichtigsten Faktoren bei der Identifizierung einer guten Verwaltungsgesellschaft gehören die Belegungsrate der verwalteten Immobilien (95 % oder mehr als Richtwert), die Anzahl der verwalteten Einheiten (10.000 oder mehr sind wünschenswert), die Schnelligkeit der Reaktion auf Probleme, die Solidität der Finanzlage sowie die Kompetenz und Reaktionsfähigkeit des zuständigen Personals.

2. Klärung und sorgfältige Erläuterung der Vertragsdetails

Viele Probleme werden durch mangelnde Aufklärung oder mangelndes Verständnis zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses verursacht. Es ist wichtig, in den Vertrag spezifische Informationen über verbotene Gegenstände, besondere Klauseln über die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands, den Umgang mit Ausfällen von Ausrüstungen, Fragen, die in der Nachbarschaft zu berücksichtigen sind, usw. aufzunehmen.

Insbesondere bei einer IT-Erklärung (Online-Erklärung wichtiger Sachverhalte) ist es schwierig, den Kenntnisstand der anderen Partei zu ermitteln, weshalb ausreichend Zeit für eine Frage- und Antwortrunde vorgesehen und wichtige Sachverhalte mehrmals bestätigt werden müssen.

3. Auswahl von guten Mietern

Die Auswahl des Mieters ist der wichtigste Prozess, um zukünftige Probleme zu vermeiden. Es ist notwendig, eine umfassende Beurteilung vorzunehmen, die nicht nur das Einkommen, sondern auch den Charakter und die Lebenseinstellung berücksichtigt.

Zu den Screening-Punkten gehören ein stabiles Einkommen (mindestens das Dreifache der Monatsmiete), die Stabilität des Arbeitgebers, der bisherige Mietverlauf, die finanziellen Mittel des Bürgen sowie der Eindruck und die Einstellung des Mieters während des Gesprächs. Bei ausländischen Mietern ist es besonders wichtig, eine Erklärung abzugeben, die den kulturellen und gewohnheitsmäßigen Unterschieden Rechnung trägt.

4. Regelmäßige Inspektionen und Instandhaltung der Immobilie

Die frühzeitige Erkennung von Gebäudeschäden und eine angemessene Instandhaltung können dazu beitragen, größere Reparaturen zu vermeiden. Bei regelmäßigen Inspektionen werden Risse in den Außenwänden, der Zustand des Daches, das Funktionieren der Wasserversorgungs- und Abwassersysteme und die Sauberkeit der Gemeinschaftsbereiche überprüft.

Die Ausarbeitung eines langfristigen Reparaturplans ermöglicht es, den Zeitpunkt und die Kosten künftiger notwendiger Reparaturarbeiten vorherzusagen und finanzielle Vorbereitungen zu treffen.

5. Gute Kommunikation mit den Mietern

Eine regelmäßige Kommunikation mit den Mietern führt zur frühzeitigen Erkennung von Problemen und zu einvernehmlichen Lösungen. Es ist wichtig, gute Beziehungen zu den Mietern aufrechtzuerhalten, indem man etwa einmal im Jahr Mieterbefragungen durchführt, saisonale Grußkarten verschickt und ein Kontaktsystem für Notfälle einrichtet.

Indem Sie auf Anfragen und Beschwerden von Mietern umgehend und aufrichtig reagieren, können Sie ein Vertrauensverhältnis aufbauen, das zu einem langfristigen Mietverhältnis führen kann.

Schlussfolgerung.

Der Schlüssel zum Erfolg in der Immobilienverwaltung liegt in der Umsetzung angemessener Verwaltungspraktiken. Die zehn in diesem Artikel beschriebenen Problemfälle sind Probleme, mit denen viele Immobilieneigentümer konfrontiert werden können, aber mit dem richtigen Wissen und den richtigen Maßnahmen lassen sich viele von ihnen vermeiden.

Der Schlüssel liegt nicht darin, Probleme zu fürchten, sondern mögliche Probleme im Voraus zu erkennen und entsprechende Vorbereitungen und Maßnahmen zu treffen. Wenn Sie Probleme haben, die Sie allein nicht lösen können, ist es wichtig, einen Fachmann oder ein vertrauenswürdiges Verwaltungsunternehmen zu Rate zu ziehen.

Bei INA&Associates unterstützen wir den Erfolg von Immobilieneigentümern, indem wir Humankapital und Vertrauen in den Mittelpunkt unserer Verwaltung stellen. Wenn Sie Probleme mit Ihrer Verwaltung haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Mit unserem Fachwissen und unserer Erfahrung werden wir zu Ihrem Erfolg bei der Immobilienverwaltung beitragen.

Häufig gestellte Fragen

Q1: Wann sollte ich anfangen, Mietrückstände einzufordern?

A1: Es ist wichtig, mit der Einforderung von Mietzahlungen zu beginnen, sobald diese fällig sind. Beginnen Sie mit einem ersten Telefonanruf und seien Sie zunächst höflich, da es möglich ist, dass der Mieter vergessen hat zu zahlen; wenn die Zahlung nicht innerhalb einer Woche eingeht, sollte eine formelle schriftliche Mahnung erfolgen. Frühzeitiges Handeln kann längere Zahlungsrückstände verhindern.

F2: Was soll ich tun, wenn es schwierig ist, bei der Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands der Immobilie zwischen altersbedingtem Verfall und Fahrlässigkeit des Mieters zu unterscheiden?

A2: Die Grundregel lautet, dass man sich bei der Entscheidung auf die "Probleme und Richtlinien für die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands" des Ministeriums für Land, Infrastruktur, Verkehr und Tourismus stützen sollte. Wenn es schwierig ist, dies zu beurteilen, prüfen wir umfassend die fotografischen Aufzeichnungen zum Zeitpunkt der Belegung, die Anzahl der Jahre der Nutzung und die Rechtsprechung in ähnlichen Fällen. Gegebenenfalls empfehlen wir die Hinzuziehung eines Immobiliensachverständigen oder Rechtsanwalts.

F3: Ich möchte die Verwaltungsgesellschaft wechseln.

A3: Bei einem Wechsel der Verwaltungsgesellschaft ist es erforderlich, den Inhalt des aktuellen Vertrags zu bestätigen, die Mieter im Voraus zu informieren, Kautionen wie Kautionen und Schlüsselgeld zu übernehmen und frühere Reparaturen und Mieterinformationen zu übertragen. Außerdem sollte der Zeitpunkt des Wechsels so gewählt werden, dass die Auswirkungen auf die Mieter so gering wie möglich sind, und der Vertrag mit der neuen Verwaltungsgesellschaft sollte vor seiner Umsetzung gründlich überprüft werden.

F4: Ich möchte die Selbstverwaltung ausprobieren, wie fange ich an?

A4: Bevor Sie mit der Selbstverwaltung beginnen, ist es wichtig, dass Sie sich mit den rechtlichen Grundlagen der Verwaltung von Mietobjekten vertraut machen, wissen, wie Sie Mieter anwerben und wie Sie mit Problemen umgehen können. Außerdem müssen Sie ein 24-Stunden-Reaktionssystem einrichten, Beziehungen zu Reparaturunternehmen aufbauen und geeignete Verwaltungsinstrumente einführen. Es empfiehlt sich, den Betrieb schrittweise umzustellen und den Umfang der Verwaltung mit zunehmender Erfahrung zu erweitern.

F5: Ich habe eine Lärmbeschwerde. Kann ich sie von den Parteien selbst lösen lassen?

A5: Wir raten davon ab, Lärmprobleme zwischen den betroffenen Parteien zu lösen. Dies kann zu einer emotionalen Konfrontation führen, die das Problem verschlimmern kann. Es ist wichtig, dass der Verwalter die Fakten von einem neutralen Standpunkt aus prüft, sich die Argumente beider Parteien anhört und eine angemessene Lösung anbietet. Gegebenenfalls sollte ein Fachmann hinzugezogen werden.