近年来，在全国范围内开展的 DX（数字化转型）活动中，房地产行业经历了一波数字化浪潮。通过使用基于云的物业管理系统，过去需要大量纸张和 Excel 的物业管理业务正在经历一场重大变革。物业信息、租户数据、合同信息和租金收支都可以在云端集中管理，许多复杂的工作都可以实现自动化，从而有望提高运营效率和准确性。本文从租金管理和收支报告自动化、信息可视化和加快沟通等角度，通俗易懂地阐述了云端管理系统为业主带来的好处。此外，还将介绍实际案例研究和日本现有的主要云端物业管理系统。
通过自动化租金管理和收支报告提高运营效率
在租赁管理中，每月的租金发票开具、付款管理和收支报告对于业主来说是耗时耗力的工作。通过引入基于云的物业管理系统，这些租金管理任务可以大大简化和自动化。例如，一旦注册了物业和承包商数据，在准备发票和汇款单等各种文件时，这些数据就会自动反映出来，无需重复录入。有些系统还配备了自动欠租通知功能，一旦发生逾期付款，系统就会自动发出催款通知，减少了业主自己联系公司催款的麻烦。事实上，一家中小型管理公司已经成功地利用该系统实现了租金支付确认和欠款管理的自动化，将相关工作时间减少了约 40%。这为业主节省了大量时间。
该系统还通过云报告简化了收支报告。过去，业主必须等待管理公司邮寄的月度收支报告，或者自己用 Excel 计算收支。该系统以图表的形式直观、清晰地显示收支状况，让业主一目了然。由于不再需要纸质邮寄，因此可以省去准备和邮寄报告所涉及的文书工作和成本。这种自动化还能有效减少人为错误，防止数据输入错误。人工操作导致的输入错误数量减少，分类账的一致性得以保持，从而提高了管理数据的准确性。因此，业主可以将过去用于会计工作的时间用于其他重要任务和战略规划。
通过信息的集中管理和可视化，提高透明度并为决策提供支持
基于云的物业管理系统可集中管理所有相关信息，从物业信息到合同详情、租金押金和提取历史记录以及维修历史记录。这样，业主就能实时掌握其物业组合的状况，并"可视化 "其管理情况。例如，哪些物业本月没有收到租金、年度收支趋势、哪些物业有空置、空置单位数量等信息都可以在仪表板上即时查看。信息的及时可视化提高了物业管理的透明度，让业主放心。事实上，一些公司通过云技术实现了多个网点之间的实时信息共享，从而提高了快速反应能力。
面向业主的云管理系统提供了租金收入、支出明细和空置率等关键指标的图示，可以随时随地查看。例如，一位个体业主就能在系统上详细分析每处物业的收支情况，从而发现管理问题并采取对策，提高了盈利能力。通过这种数据积累和可视化，可以根据客观数据做出决策。此外，近年来，人工智能分析功能已被内置到系统中，用于支持决策。例如，具有人工智能租金评估功能的服务可让用户收到基于最新市场价格和趋势数据的适当租金建议。
通过及时沟通加强信任关系
DX还大大促进了业主与物业管理公司之间或业主与租户之间的沟通。基于云计算的物业管理系统通常集成了聊天和通知功能，因此以前通过电话或邮件处理的通信可以在网上快速交换。例如，管理公司向业主传达的事项（如确认续租或请求同意维修）会立即通过系统通知，业主只需在智能手机或电脑上点击一下即可接受或回复。这样就免去了邮寄和接收文件的麻烦，减轻了回复每个案件的负担。事实上，由于在云系统上在线共享报告，并允许通过聊天完成沟通，业主可以在方便的时间查看和回复信息，管理公司也减少了未接来电和等待回电的浪费。由于所有沟通记录都保存在云端，因此还能避免 "我没听清 "或 "我说了还是没说 "等误解，从而提高双方的信任度。
DXing 还加快了与住户打交道的过程。住户可以通过专用的住户应用程序或门户网站轻松报告问题或询问有关设施的问题，而管理层可以立即反馈回复情况。一些管理公司引入了聊天机器人和自动应答系统，即使在办公时间之外也能做出初步回应，使他们能够在夜间和周末立即回复租户的询问。这种及时的沟通系统可提高租户满意度，进而促进业主物业的长期稳定运营（租户保留率和空置率降低）。
业主的主要收益
如上所述，通过引入现代物业管理系统实现 DXing 可为业主带来诸多好处。这里再次总结一下主要的好处。
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大幅减少工作时间，提高生产率： 由于租金管理和簿记等行政工作实现了自动化，业主自己花费的时间大幅减少。即使是 DXed 管理公司，也能减少加班时间和负责人手短缺的情况，从而提高为业主提供服务的质量。
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提高透明度，加强信任关系： 数据在云端实时共享，业主可以随时跟踪自己的资产。收入、支出和合同信息的公开性消除了人们对情况不明的担忧，加强了与管理公司之间的信任关系。由于数据存储在云端并保留历史记录，因此还能防止信息遗漏和丢失。事实上，我们的一些客户表示，数据的集中管理提高了管理的透明度，DXing 为业主和管理公司都带来了安心。
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支持准确的管理决策： 系统中存储的数据和报告，以及人工智能分析的结果，为业主的决策提供了强有力的支持。他们可以比较不同物业的盈利能力，并在查看实时绩效数据的同时，就如何审查租金水平做出基于数据的决策。例如，人工智能评估功能可以为持续空置的物业计算出合适的租金，并就如何在早期阶段利用该物业做出决策。DX 系统对长期资产管理规划也很有用，因为它可以根据积累的数据更容易地预测未来的收入和支出，这是从依赖 "直觉和经验 "的管理转向基于数据的战略性租金管理的一大优势。
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降低成本，提高合规性： 通过使用云计算实现无纸化，可以降低邮费和打印费等成本。此外，如果系统能根据最新的法律法规不断更新，就能更容易地应对法律法规的变化，如合同表格的修订和重要事项解释的数字化。再加上人为错误的减少，这也有助于预防问题和加强合规性。在系统发生故障或灾难时，云系统的优势在于数据得到安全备份，业务连续性高（据说长期中断的风险低于内部系统）。
主要基于云的物业管理系统（日本）
最后，下文介绍了日本一些主要的云物业管理系统。所有系统都旨在帮助提高物业管理业务的效率。在考虑引进自己的系统或向管理公司推荐系统时，请将它们作为参考。
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Ierabu CLOUD（Ierabu GROUP Inc.） 该系统已被 12,000 多家公司采用，具备多种功能。此外，该系统还具备网站创建、门户网站链接、客户管理和电子合同等全部功能，为提高运营效率和加强客户吸引力做出了贡献。
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Ii Seikatsu Rental Management Cloud（株式会社 Ii Seikatsu） --该系统是房地产行业领先的云服务之一，提供从物业管理到租赁合同和押金/提款管理的全面支持。该系统已被 1,500 多家公司采用，其易用性和多功能性备受好评。该系统还具有支持系统，包括支持法律变更的更新，可以放心使用。
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Rental Revolution 10（Japan Information Create Co., Ltd.） --全国约有 5,000 家（4,941 家）公司引进了这款广受欢迎的租赁管理系统。它可以处理从租赁代理到管理的所有工作，并集中管理物业信息、合同详情和租金数据，以提高运营效率。简单易用的界面和出色的支持对每个人都有吸引力，该系统得到了中小型物业公司的大力支持�
建议根据公司规模和需求选择最合适的系统。在引进系统时，成本效益当然很重要，但同样重要的是，该系统要易于使用，具有支持系统，并符合贵公司的工作流程。在某些情况下，建议分阶段引进系统，并为员工提供培训，同时不遗余力地推进 DX 系统。
总结。
我们已经解释了使用云端物业管理系统进行物业管理运营的 DX（数字化转型），重点介绍了提高效率和自动化程度的效果以及给业主带来的好处。DX 的好处非常广泛，包括通过租金管理和收支报告自动化节省时间，通过数据可视化提高透明度和决策支持，以及通过更快的沟通加强信任关系。实际案例研究还报告了大幅减少工作时间和提高盈利能力等成果，这一点业主们不能错过。
随着物业科技的发展，过去依赖时间和经验的物业管理已经发展成为任何人都能轻松驾驭的云服务，而通过 DXing 腾出的时间和精神可以用来专注于业主应该关注的战略任务和物业增值措施。换句话说，最新的物业管理系统已不仅仅是一种提高运营效率的工具，而是成为业主的管理伙伴，为他们的决策提供支持。
我们鼓励那些希望在未来采用 DX 物业管理系统的业主，以本文介绍的优势和案例研究为参考，从熟悉的地方开始迈出数字化的第一步。即使起初只是迈出一小步，但持续推进 DX 将在未来获得显著回报（节省时间、增加利润、降低风险等）。考虑实施一个合适的云端管理系统，让您繁忙的日常工作更轻松一些，让您的物业管理更安全、更透明一些。您一定会感受到其中的好处。
