클라우드형 부동산 관리 시스템으로 업무 효율성과 투명성 강화

최근 국가 차원의 DX(Digital Transformation) 추진 흐름 속에서 부동산 업계에도 디지털화의 물결이 거세게 일고 있다. 종이와 엑셀 중심이었던 부동산 관리 업무도 클라우드형 부동산 관리 시스템을 활용하면서 크게 달라지고 있다. 클라우드 상에서 매물 정보, 입주자 데이터, 계약 정보, 임대료 수입과 지출 등을 일원화하여 관리할 수 있고, 번거로운 작업의 대부분이 자동화되어 업무의 효율성과 정확성 향상을 기대할 수 있다. 이번 기사에서는 임대료 관리 및 수지 보고의 자동화, 정보의 가시화, 커뮤니케이션의 신속화 등의 관점에서 클라우드형 관리 시스템이 부동산 소유주에게 가져다주는 이점을 알기 쉽게 설명합니다. 또한, 실제 도입 사례와 일본에서 제공되는 주요 클라우드형 부동산 관리 시스템을 소개합니다.

임대료 관리 및 손익 보고 자동화를 통한 업무 효율화

임대 경영에서 매월 발생하는 임대료 청구 및 입금 관리, 수입 및 지출 보고는 임대인에게는 시간과 노력이 많이 드는 업무입니다. 클라우드형 부동산 관리 시스템을 도입하면 이러한 임대료 관리 업무를 대폭 효율화 및 자동화할 수 있습니다. 예를 들어, 한번 매물이나 계약자 데이터를 등록해두면 청구서나 송금 명세서 등 각종 서류 작성 시 해당 데이터가 자동 반영되어 이중 입력의 번거로움을 줄일 수 있다. 시스템에 따라서는 임대료 체납 자동 알림 기능도 갖추고 있어, 입금이 지연될 경우 자동으로 독촉 연락이 이루어지기 때문에 건물주 본인이 직접 독촉 연락을 할 필요도 줄어든다. 실제로 한 중소 관리업체에서는 임대료 입금 확인 및 체납 관리를 시스템으로 자동화하여 관련 업무 시간을 약 40% 절감하는 데 성공했다. 이는 건물주에게도 큰 시간 절약으로 이어진다.

또한, 수입과 지출 보고 업무도 클라우드화로 효율화된다. 기존에는 관리회사에서 매월 수입-지출 보고서를 우편으로 보내주기를 기다리거나 직접 엑셀로 수입-지출을 계산해야 했지만, 클라우드 시스템에서는 매일의 입출금 데이터로 월별 수입-지출 보고서를 자동으로 작성할 수 있다. 그래프 등으로 시각적으로 알기 쉽게 손익 상황을 보여주기 때문에 오너는 내용을 한눈에 파악할 수 있다. 종이 우편 발송도 필요 없어지기 때문에 우편 발송 준비와 발송에 소요되는 사무적인 수고와 비용도 절감할 수 있다. 이러한 자동화를 통해 인적 오류를 줄이고 데이터 오류를 방지하는 데도 효과적이다. 수작업으로 인한 입력 오류를 줄이고 장부의 정합성을 유지해 경영 수치의 정확성을 높일 수 있다. 결과적으로 오너는 회계 업무에 소요되던 시간을 다른 중요한 업무나 전략 수립에 투자할 수 있게 된다.

정보의 일원화된 관리와 가시화로 투명성 향상 및 의사결정 지원 제공

클라우드형 부동산 관리 시스템은 부동산 정보부터 계약 내용, 임대료 입출금 내역, 수리 내역에 이르기까지 모든 관련 정보를 한곳에서 관리한다. 이를 통해 오너는 자신의 부동산 포트폴리오 상황을 실시간으로 파악할 수 있어 경영 상황의 '가시화'가 가능해진다. 예를 들어, 이번 달 임대료가 미입금된 매물이 있는지, 연간 수입과 지출 추이는 어떤지, 공실은 어느 매물에 몇 개가 있는지 등의 정보를 대시보드에서 즉시 확인할 수 있다. 적시에 정보가 가시화되면 부동산 관리의 투명성이 높아져 건물주에게도 안심할 수 있는 요소가 된다. 실제로 클라우드화를 통해 여러 점포 간 실시간 정보 공유가 가능해져 신속한 대응력을 높인 기업도 있다.

오너를 위한 클라우드 관리 시스템에서는 임대료 수입과 지출 내역, 공실률 등 주요 지표가 그래프로 표시되어 언제 어디서든 확인할 수 있다. 예를 들어, 한 개인 오너는 시스템 상에서 매물별 수입과 지출을 세밀하게 분석할 수 있게 된 결과, 경영의 문제점을 파악하고 대책을 세워 수익 개선에 성공했다고 한다. 이처럼 데이터가 축적되고 가시화되면 객관적인 수치에 기반한 의사결정이 가능해진다. 또한 최근에는 시스템에 AI 분석 기능을 탑재해 의사결정 지원에 활용하는 사례도 등장하고 있다. 예를 들어, AI를 통한 임대료 평가 기능을 갖춘 서비스에서는 최신 시장 시세와 트렌드 데이터를 바탕으로 적정 임대료를 제안받을 수 있다.

신속한 커뮤니케이션을 통한 신뢰 관계 강화

오너와 부동산 관리회사, 혹은 오너와 임차인의 커뮤니케이션도 DX를 통해 훨씬 더 원활하게 이루어지고 있다. 클라우드형 부동산 관리 시스템에는 채팅 기능이나 알림 기능이 통합되어 있는 경우가 많으며, 기존에는 전화나 우편으로 진행하던 연락 사항도 온라인으로 빠르게 주고받을 수 있다. 예를 들어, 관리회사에서 소유주에게 연락하는 사항(임대차 계약 갱신 확인, 수리 동의 요청 등)은 시스템을 통해 즉시 통보되고, 소유주는 스마트폰이나 PC에서 클릭 한 번으로 동의 및 회신을 할 수 있다. 기존에 우편으로 서류를 주고받던 번거로움이 사라지고, 그때그때의 대응 부담이 줄어든다. 실제로 클라우드 시스템에서 보고서를 온라인으로 공유하고 채팅으로 소통을 완료할 수 있도록 한 결과, 소유주는 편리한 시간에 정보를 확인하고 회신할 수 있게 되었고, 관리회사 측에서도 전화 연락이 닿지 않거나 답장을 기다리는 등의 낭비를 줄일 수 있었던 사례가 있다. 커뮤니케이션 기록이 모두 클라우드에 남아있기 때문에 '듣지 못했다', '말하지 않았다'는 오해도 방지할 수 있어 양측의 신뢰관계 향상에도 도움이 된다.

입주자 대응에 있어서도 DX화는 속도 향상을 가져오고 있다. 입주자는 전용 입주자 앱이나 웹 포털을 통해 설비 고장 신고나 질문을 쉽게 할 수 있고, 관리자는 즉각적인 대응 상황을 피드백할 수 있다. 일부 관리업체는 영업시간 외에도 챗봇이나 자동응답을 통해 초기 대응이 가능한 시스템을 도입해 야간이나 주말에도 입주민의 문의에 즉각적으로 대응할 수 있는 시스템을 도입하고 있다. 이러한 신속한 커뮤니케이션 체계는 입주자 만족도 향상으로 이어져 결과적으로 오너의 장기적인 안정적 운영(입주자 유지 및 공실 감소)에도 기여합니다.

오너의 주요 장점

지금까지 살펴본 바와 같이, 최신 부동산 관리 시스템 도입을 통한 DX화는 부동산 소유주에게 많은 이점을 제공합니다. 주요 이점을 다시 한 번 정리해 보겠습니다.

• 업무 시간 대폭 단축 및 생산성 향상: 임대료 관리 및 장부 작성과 같은 사무 업무의 자동화로 인해 소유주가 직접 투자하는 시간이 크게 줄어듭니다. 관리회사가 DX화되어 있는 경우에도 담당자의 야근을 줄이고 인력 부족을 해소할 수 있어 결과적으로 오너에 대한 서비스 품질 향상으로 이어질 수 있다.

• 투명성 향상 및 신뢰관계 강화: 클라우드 상에서 실시간으로 데이터가 공유됨으로써 소유주는 자신의 자산 상황을 항상 파악할 수 있다. 수입과 지출, 계약에 대한 정보가 공개됨으로써 '무슨 일이 일어나고 있는지 알 수 없다'는 불안감이 해소되고, 관리회사와의 신뢰 관계도 강화된다. 데이터가 클라우드에 저장되고 이력도 남아있기 때문에 정보의 누락이나 분실도 방지할 수 있다. 실제로 '데이터 일원화로 경영 투명성이 높아졌다'고 평가하는 고객들도 있어, DX화는 오너와 관리회사 모두에게 안심할 수 있는 환경을 제공한다.

• 정확한 경영 판단 지원: 시스템에 축적된 데이터와 보고서, 그리고 AI 분석 결과는 오너의 의사결정을 강력하게 지원합니다. 실시간 실적 데이터를 보면서 각 부동산의 수익성을 비교 검토하고, 임대료 수준을 데이터에 기반해 검토할 수 있게 된다. 예를 들어, 공실이 계속되는 부동산에 대해 AI 평가 기능을 통해 적정 임대료를 산출하여 조기에 임대료를 인상하는 결정을 내릴 수 있습니다. 축적된 데이터를 통해 향후 손익 예측을 쉽게 할 수 있어 장기적인 자산 운용 계획 수립에도 도움이 되며, DX화를 통해 '감과 경험'에 의존하던 경영에서 벗어나 데이터에 기반한 전략적 임대 경영으로 전환할 수 있다는 점은 큰 장점이다.

• 비용 절감 및 컴플라이언스 강화: 클라우드를 활용하면 페이퍼리스화가 진행되어 우편비, 인쇄비 등의 비용 절감으로 이어질 수 있다. 또한, 시스템이 항상 최신 법령으로 업데이트되어 있으면 계약서 양식 개정, 중요사항 설명의 전자화 등 법 개정에 대한 대응도 원활하게 이루어질 수 있다. 인적 오류 감소와 함께 문제 예방 및 컴플라이언스 준수 강화로 이어지는 점도 빼놓을 수 없는 장점이다. 만약 시스템 장애나 재해가 발생하더라도 클라우드형이라면 데이터가 안전하게 백업되어 업무 연속성이 높다는 장점도 있다(온프레미스에 비해 장시간 중단될 위험성이 낮다고 알려져 있다).

주요 클라우드형 부동산 관리 시스템(국내)

마지막으로 일본 국내에서 제공되는 주요 클라우드형 부동산 관리 시스템을 몇 가지 소개하고자 한다. 모두 부동산 관리 업무의 효율화에 도움이 되도록 설계된 시스템들이다. 자체적으로 도입을 검토하거나 관리회사에 제안할 때 참고해 보시기 바랍니다.

• 이엘라부 CLOUD(주식회사 이엘라부 GROUP) - 임대-매매 중개부터 부동산 관리까지 부동산 업무 전반을 아우르는 올인원형 클라우드 시스템. 12,000개 이상의 도입 실적이 있으며, 다양한 기능을 갖추고 있다. 홈페이지 제작, 포털사이트 연동, 고객관리, 전자계약 기능까지 갖추고 있어 업무 효율화와 집객력 강화에 기여한다.

• 좋은생활 임대관리 클라우드(주식회사 좋은생활) - 부동산 업계 클라우드 서비스 선두주자 중 하나로, 부동산 관리부터 임대차 계약, 입출금 관리까지 종합적으로 지원하는 시스템으로 1,500개 이상의 법인에 도입되어 사용 편의성과 다기능성을 인정받고 있습니다. 평가받고 있습니다. 법 개정에 대한 업데이트 대응 등 지원 체제도 잘 갖추어져 있어 안심하고 이용할 수 있다.

• 임대혁명10(일본정보크리에이트 주식회사) - 전국 약 5,000개사(4,941개사)에 도입된 인기 있는 임대관리 시스템이다. 임대 중개 업무부터 관리 업무까지 일관되게 대응할 수 있으며, 매물 정보, 계약 내용, 임대료 데이터를 일원화하여 업무 효율화를 실현합니다. 누구나 쉽게 사용할 수 있는 인터페이스와 풍부한 지원도 매력적이어서 중소형 부동산 회사로부터 높은 지지를 받고 있다.

회사의 규모와 니즈에 따라 최적의 시스템을 선정하는 것이 좋다. 도입 시에는 비용 효율성은 물론이고, 조작의 용이성, 지원 체계, 그리고 자사의 업무 흐름과의 적합성이 중요합니다. 경우에 따라서는 단계적인 도입과 직원 교육을 통해 무리 없이 DX화를 진행하는 것을 추천합니다.

맺음말

지금까지 클라우드형 부동산 관리 시스템을 활용한 부동산 관리 업무의 DX(디지털 트랜스포메이션)에 대해 그 효율화-자동화 효과와 오너에게 가져다 줄 수 있는 장점을 중심으로 설명해 드렸습니다. 임대료 관리 및 손익 보고 자동화를 통한 시간 단축, 데이터 시각화를 통한 투명성 향상과 의사결정 지원, 그리고 커뮤니케이션의 신속화를 통한 신뢰관계 강화 등 DX화의 이점은 다양하다. 실제 도입 사례에서도 업무 시간 대폭 단축, 수익성 개선 등의 성과가 보고되고 있으며, 이는 오너 입장에서 놓칠 수 없는 부분이다.

부동산 기술의 발전으로 과거에는 수작업과 경험에 의존하던 부동산 관리가 누구나 쉽게 사용할 수 있는 클라우드 서비스로 진화하고 있으며, DX를 통해 확보된 시간적, 정신적 여유는 오너가 본래 집중해야 할 전략적 업무와 부동산 가치 향상 방안에 집중할 수 있게 해준다. 즉, 최신 부동산 관리 시스템은 단순한 업무 효율화 도구에 그치지 않고, 오너의 경영 파트너로서 의사결정을 지원하는 존재가 되어가고 있는 것입니다.

앞으로 부동산 관리의 DX를 추진하고자 하는 오너라면, 이 글에서 소개한 장점과 사례를 참고하여 가까운 곳에서부터 디지털화를 시작해보시기 바랍니다. 처음에는 작은 발걸음이지만, 지속적으로 DX를 추진한다면 향후 큰 성과(시간 단축, 수익 향상, 리스크 감소 등)로 돌아올 것입니다. 바쁜 일상 업무가 조금이나마 수월해지고, 부동산 경영이 보다 안정적이고 투명해질 수 있도록 적절한 클라우드형 관리 시스템 도입을 검토해 보시기 바랍니다. 분명 그 효과를 체감할 수 있을 것입니다.