Transformation numérique dans la gestion immobilière : tendances et impacts

La gestion immobilière est un service qui entretient et gère des biens immobiliers à louer pour le compte des propriétaires. Plus précisément, cela comprend l'entretien des bâtiments et des équipements, la gestion des contrats de location, la perception des loyers, le recrutement et la gestion des locataires, le traitement des plaintes et la remise en état du bien dans son état d'origine lorsque les locataires quittent les lieux. Les sociétés de gestion se situent entre les propriétaires et les locataires et jouent un rôle dans la création d'un environnement sûr et satisfaisant pour les deux parties. En particulier pour les propriétaires qui vivent loin ou pour la nouvelle génération de propriétaires ayant des connaissances limitées en matière de gestion immobilière, l'externalisation auprès d'une société de gestion professionnelle est un moyen indispensable de maintenir et d'améliorer la valeur des biens immobiliers et d'assurer une gestion stable.

Contrairement à l'activité de courtage immobilier (qui agit en tant qu'agent pour les contrats de vente et de location), l'activité de gestion immobilière ne nécessite pas de licence en vertu de la loi sur les lots de construction et les transactions immobilières. Par conséquent, les barrières à l'entrée ont longtemps été faibles et la qualité des services variait d'une agence à l'autre. Pour améliorer cette situation, le ministère de l'aménagement du territoire, des infrastructures et des transports (MLIT) a mis en place en 2011 le système d'enregistrement des gestionnaires de logements locatifs et a lancé un système d'enregistrement pour les gestionnaires qui répondent à certains critères. En outre, avec la mise en œuvre de la loi en juin 2021, l'enregistrement deviendra obligatoire pour les entrepreneurs qui gèrent plus de 200 unités, ce qui optimisera le marché et améliorera sa crédibilité.

Taille et tendances de croissance du marché de la gestion immobilière au Japon

Il existe un grand nombre de logements locatifs au Japon, et le besoin de les gérer augmente d'année en année : d'ici 2023, il y aura environ 15,68 millions de logements locatifs privés (maisons louées par des particuliers), ce qui représente 28,2% du parc national de logements. On estime qu'environ la moitié de ces logements sont confiés à des sociétés de gestion, le reste étant autogéré par les propriétaires eux-mêmes. Selon les statistiques du ministère de la terre, des infrastructures, des transports et du tourisme, il y avait 9 482 sociétés de gestion de logements locatifs enregistrées à la fin du mois de mars 2024, et le nombre d'unités de logement locatif gérées par ces sociétés enregistrées s'élevait à environ 7,9 millions. Vers 2015, avant le lancement du système d'enregistrement, il y avait environ 3 689 sociétés enregistrées et 5,49 millions d'unités gérées (moins de 40 % du nombre de logements locatifs privés à l'époque), mais le nombre de sociétés enregistrées et le nombre d'unités gérées ont augmenté de manière significative au cours des dernières années en raison du durcissement des lois et des réglementations et d'une préférence croissante des propriétaires pour l'externalisation.

Bien qu'il existe des facteurs défavorables tels que le déclin des nouvelles mises en chantier et la diminution du nombre de ménages en raison du déclin de la population, le marché dans son ensemble connaît une tendance à l'expansion progressive en raison de l'augmentation du coût unitaire des services (coût de gestion) pour les services de gestion et du passage à l'externalisation par les propriétaires qui avaient l'habitude de gérer leurs propres biens immobiliers. Dans le secteur des condominiums (gestion des condominiums), par exemple, la taille du marché en 2022 est estimée à environ 820,6 milliards de yens sur la base des frais de gestion, et devrait atteindre environ 976,4 milliards de yens d'ici 2030. En toile de fond, les coûts de gestion continuent d'augmenter malgré une légère baisse de l'offre de nouveaux logements en copropriété, ce qui fait grimper la taille du marché. De même, dans le secteur de la gestion locative, le marché devrait rester ferme en raison de l'augmentation des frais de gestion et de la diffusion de services à valeur ajoutée due à la pénurie chronique de main-d'œuvre. À long terme, cependant, le taux de croissance du marché pourrait progressivement ralentir, car la demande de location elle-même diminue, parallèlement à la baisse de la population et du nombre de ménages. Dans ce contexte, la consolidation par le biais de fusions, d'acquisitions et de restructurations a également lieu au sein de l'industrie, les plus grandes entreprises avec le plus grand nombre d'unités sous gestion gagnant des parts de marché. En fait, le groupe Daito Kensetsu, l'une des plus grandes entreprises du Japon, gère à lui seul environ 1,23 million d' immeubles locatifs résidentiels, créant ainsi une structure d'oligopole où les quelques entreprises les plus importantes détiennent une grande quantité de biens gérés.

Exemples de changements dans l'industrie et de gains d'efficacité apportés par la DX

Ces dernières années, le secteur de la gestion immobilière a été témoin d'une vague de transformation numérique (DX ), qui ne consiste pas seulement à convertir les opérations à l'informatique, mais aussi à utiliser la technologie pour changer fondamentalement les modèles d'affaires et les organisations elles-mêmes afin de créer une nouvelle valeur. Il est important de noter que la simple numérisation de documents papier n'est pas une véritable DX ; la véritable valeur de la DX ne peut être obtenue qu'en repensant l'expérience client et les processus d'entreprise grâce à l'introduction de la technologie.

L'un des premiers changements concrets de la DX dans la gestion immobilière est l'informatisation des procédures contractuelles. Pendant longtemps, les contrats de location nécessitaient l'apposition d'un cachet sur un contrat papier et des explications en face à face sur des questions importantes, mais un amendement de 2022 à la loi sur les terrains à bâtir et les transactions immobilières a levé l'interdiction des contrats électroniques pour les transactions de location. Cela signifie que les contrats de location et les contrats de gestion peuvent désormais être conclus en ligne, ce qui permet d'effectuer l'ensemble du processus, de la recherche d'un bien immobilier à la conclusion du contrat, de manière non personnelle. L'introduction des contrats électroniques réduit considérablement la durée et le coût des contrats et élimine la nécessité de payer le droit de timbre. Selon une enquête du ministère de l'aménagement du territoire, des infrastructures, des transports et du tourisme, l'intérêt pour la promotion de la DX croît rapidement dans le contexte de la levée de l'interdiction des contrats électroniques, et le taux d'initiation de la DX à grande échelle, qui représentait environ 22 % du secteur en 2023, devrait augmenter à l'avenir.

Deuxièmement, l 'utilisation d'outils d'efficacité commerciale et de la technologie IoT est également notable. Les opérations de gestion locative reposaient jusqu'à présent en grande partie sur le travail manuel, avec beaucoup de communications par téléphone, fax et face à face, et le traitement manuel des documents. Pour améliorer cela, des systèmes de gestion locative basés sur le cloud et des RPA (outils d'automatisation du travail) ont été introduits pour automatiser les tâches de routine telles que la facturation des loyers, la gestion des dépôts et des retraits et les avis de renouvellement de contrat.

La communication avec les propriétaires et les locataires s'oriente également davantage vers le DX, un nombre croissant de sociétés de gestion proposant des sites portails dédiés aux propriétaires et desapplications pour les locataires. Par exemple, dans les cas où les rapports sur les revenus et les dépenses qui étaient envoyés par la poste peuvent maintenant être vérifiés instantanément sur l'application, ou lorsque les demandes de renseignements qui étaient traitées principalement par téléphone ont été transférées vers un système de chat, cela a non seulement réduit les coûts d'impression et d'envoi, mais a également permis d'éviter des problèmes et d'améliorer le service car un enregistrement de la correspondance est conservé par les deux parties. Le système contribue également à la prévention des problèmes et à l'amélioration du service puisqu'une trace de la communication est conservée de part et d'autre.

L'introduction de dispositifs IdO (Internet des objets) attire également l'attention en tant que forme de gestion intelligente. Un exemple typique est celui des serrures intelligentes, qui sont des serrures électroniques permettant de gérer à distance le verrouillage et le déverrouillage des portes via des applications pour smartphone. L'utilisation généralisée des serrures intelligentes a considérablement amélioré l'efficacité de la gestion en éliminant la nécessité de remettre physiquement les clés lors de la visite d'un bien immobilier ou de changer les serrures à chaque fois qu'une personne emménage ou déménage. Le risque de perdre des doubles de clés est également réduit, et la sécurité est renforcée car l'historique des entrées et sorties peut être suivi en temps réel. En outre, divers capteurs IoT (température, humidité, détection de mouvement, détection de fuite d'eau, etc.) sont installés dans la propriété et peuvent être surveillés à distance 24 heures sur 24. L'analyse des données collectées par les capteurs permet de visualiser l'utilisation du bâtiment, ce qui entraîne des économies d'énergie grâce au contrôle automatique de la climatisation et à la maintenance préventive, comme la détection précoce des signes de fuites d'eau, etc. En effectuant la maintenance des équipements au bon moment sur la base des données IoT, on peut s'attendre à une réduction des coûts d'exploitation et à une augmentation de la valeur des actifs à long terme. En effectuant la maintenance des équipements au bon moment sur la base des données IoT, on peut s'attendre à réduire les coûts d'exploitation et à maintenir et améliorer la valeur des actifs à long terme.

L'expansion des avant-premières en ligne et en RV a également changé le secteur : les avant-premières virtuelles utilisant des caméras à 360 degrés et la technologie RV permettent aux locataires potentiels vivant loin de vérifier l'atmosphère d'un bien immobilier en détail depuis le confort de leur propre maison. Les visites en ligne, qui sont rapidement devenues populaires à la suite du désastre de Corona et de la difficulté du service clientèle en face à face, ont eu pour effet de réduire le temps de déplacement et le fardeau de la programmation, et d'élargir la base de clients disponibles pour les visites dans tout le pays. En outre, un système d'auto-visionnage (visionnage sans surveillance) lié à des serrures intelligentes a également vu le jour. En délivrant des clés numériques temporaires aux candidats et en leur permettant d'entrer dans le bien à une heure donnée, même en l'absence du personnel, ce système a permis d'accroître l'efficacité des visites et d'améliorer le confort des clients.

Le point commun de ces exemples de mise en œuvre du DX est qu'ils réalisent simultanément des opérations d'économie de main-d'œuvre et d'amélioration de la qualité du service. En fait, une enquête montre que plus de 80 % des sociétés immobilières impliquées dans le DX estiment que leur efficacité opérationnelle s'est améliorée.

D'un autre côté, le secteur immobilier dans son ensemble est encore en train de s'adapter à la DX et est à la traîne par rapport à d'autres secteurs. Les petites et moyennes entreprises immobilières, en particulier, manquent de ressources informatiques et de nombreux processus commerciaux n'ont pas encore été numérisés. Pour répondre aux besoins d'une nouvelle génération de propriétaires et de locataires, il faudra continuer à utiliser les technologies et à transformer les entreprises à l'avenir.

Besoins en ressources humaines, formation et recrutement pour la DX

Le capital humain (ressources humaines) est la principale clé de la promotion de la DX. Même si la technologie numérique est introduite, ce sont en fin de compte les "personnes" qui la maîtrisent et la font s'enraciner dans l'organisation, et le succès n'est pas possible sans des personnes capables de s'adapter à l'ère de la DX. Cependant, de nombreux vétérans de l'industrie immobilière ont été engagés dans des opérations analogiques pendant de nombreuses années, et il y a une pénurie chronique de personnel ayant des compétences spécialisées dans l'informatique et l'utilisation des données. Selon une enquête, 55 % des grandes sociétés immobilières citent le manque de personnel DX comme un problème, tandis que 21,2 % des petites sociétés sont du même avis. Le secteur dans son ensemble a reconnu que le manque de talents numériques constituait un obstacle majeur à la promotion de la DX, et il est urgent de trouver un moyen de résoudre ce problème.

Idéalement, le personnel requis à l'ère DX devrait non seulement être compétent en informatique, mais aussi avoir une compréhension approfondie des opérations immobilières et des compétences de résolution de problèmes axées sur les données. Par exemple, lors de l'introduction de l'IA et de l'IdO dans la gestion immobilière, la connaissance des pratiques immobilières est essentielle pour comprendre avec précision les problèmes sur le terrain et identifier les points où la technologie peut apporter des solutions. Parallèlement, une alphabétisation dans l'utilisation de nouveaux outils et des compétences dans la prise de décisions à partir de données sont également nécessaires. Comme les personnes possédant cet ensemble de compétences sont rares, les entreprises doivent essayer de les recruter à la fois en recyclant les employés existants et en recrutant à l'extérieur.

Les efforts visant à former les employés existants aux bases de l'utilisation des outils informatiques et de l'analyse des données en les encourageant à participer à des formations internes et à des séminaires externes sont efficaces. En outre, il existe un nombre croissant de cas où les jeunes employés se voient confier des projets ou sont habilités à former des équipes DX internes afin de les développer en tant que promoteurs de la DX. Au niveau de la direction, certaines entreprises ont mis en place un nouveau Chief Digital Officer (CDO) pour superviser la stratégie numérique ou mettre en place un système pour promouvoir les projets DX dans tous les départements. Les méthodes de recrutement externes comprennent l'embauche en milieu de carrière dans des entreprises informatiques et dans le secteur du conseil, le renforcement du recrutement de nouveaux diplômés issus de la génération des "digital natives", ou l'établissement de partenariats avec des entreprises technologiques du secteur de l'immobilier pour apporter des connaissances spécialisées.

L'essentiel n'est pas seulement de trouver des personnes qualifiées, mais aussi de favoriser un état d'esprit numérique dans l'ensemble de l'organisation. Il est essentiel pour les sociétés de gestion immobilière que chaque membre du personnel en première ligne ait une attitude d'apprentissage et d'adaptation constante au changement, car le personnel DX est nécessaire non seulement dans le département de promotion DX, mais dans tous les départements, y compris les ventes, l'administration et la technologie. Afin d'améliorer les services pour la prochaine génération de propriétaires, un système doit être mis en place pour soutenir la DX en termes de stratégie de ressources humaines.

Mise en œuvre de la DX et création de valeur pour les clients chez INA&Associates

INA&Associates est l'une des entreprises qui met véritablement en œuvre la DX et augmente la valeur pour les clients. Nous développons des services immobiliers basés sur la technologie, comme par exemple notre activité de gestion de biens locatifs, que nous avons lancée en 2021. Traditionnellement, les frais de gestion des propriétés locatives s'élèvent à environ 5 % du loyer mensuel, mais nous proposons des frais bas et clairs de 1 000 ¥ par parcelle et par mois. La clé de ce service forfaitaire est la DX, qui est réalisée grâce aux initiatives avancées suivantes

• Contrats entièrement électroniques: toutes les procédures contractuelles nécessaires, telles que les contrats de location et de gestion, peuvent être effectuées en ligne. En éliminant les contrats et les sceaux en papier et en utilisant des systèmes de contrats électroniques tels que CloudSign, les propriétaires et les locataires peuvent rapidement conclure des contrats, même à distance. La rapidité et la commodité des contrats ont été considérablement améliorées en éliminant la nécessité d'envoyer les documents contractuels par la poste ou de passer par des procédures en face-à-face.

• Paiement des loyers en temps réel: alors que dans le passé, il était courant que la société de gestion perçoive le loyer du locataire, le dépose et le remette ensuite au propriétaire, nous avons adopté un système dans lequel le loyer est transféré directement du locataire (ou de la société garante) sur le compte du propriétaire. Ce système élimine les retards dans le paiement des loyers et permet aux propriétaires de recevoir leur salaire net en temps voulu. Cela réduit également les risques et les tracas liés à la garde des fonds des clients par la société de gestion, ce qui rend l'opération plus transparente et plus sûre.

• Assistance aux locataires 24 heures sur24: un centre d'appel 24 heures sur 24 a été mis en place exclusivement pour les locataires et est prêt à répondre immédiatement aux problèmes d'urgence la nuit ou les jours fériés. Le personnel spécialisé peut répondre à des urgences telles que des fuites d'eau ou des pertes de clés, ce qui accroît le sentiment de sécurité des locataires, qui à leur tour contribuent à renforcer la confiance dans les propriétaires. Les contacts reçus par le centre d'appel sont enregistrés et partagés sur un système numérique, et les informations sont reliées entre les responsables, ce qui permet de résoudre rapidement les problèmes.

• Sélection ouverte des sous-traitants et transparence des coûts: nous n'obligeons pas les propriétaires à désigner des sous-traitants spécifiques pour les travaux de restauration ou d'entretien des installations. Avec l'accord du propriétaire, nous sélectionnons les entrepreneurs de manière flexible et, si nécessaire, nous passons des commandes à des prix raisonnables sur la base de devis compétitifs. Cela dissipe la crainte traditionnelle d'être contraint d'effectuer des réparations coûteuses désignées par la société de gestion, et nous permet de fournir des services qui sont également rentables et satisfaisants.

Toutes ces mesures ont été élaborées en réponse aux demandes des propriétaires. En réponse à ces questions, INA&Associates a développé un nouveau modèle de gestion, y compris le développement d'un système propriétaire. Ainsi, nous fournissons un service de gestion locative peu coûteux, hautement transparent et sécurisé avec la puissance de DX, donnant forme à la nouvelle génération de propriétaires qui disent "Je voulais ce genre de service".

En outre, nous nous engageons à diffuser des informations sur les technologies immobilières et le DX, à rechercher activement des solutions aux problèmes du secteur et à partager nos connaissances, convaincus que le DX n'est pas une simple mode, mais une initiative essentielle qui façonnera l'avenir du secteur de la gestion immobilière. Nous nous efforçons d'adapter la gestion à l'ère numérique, depuis le développement des ressources humaines jusqu'à la conception des services.

Conclusion.

Cet article a fourni une explication détaillée des bases du secteur de la gestion immobilière, des tendances du marché, de la transformation par la DX, ainsi que des ressources humaines et des exemples spécifiques qui soutiennent cette transformation. Pour la nouvelle génération de propriétaires qui héritent des biens immobiliers de leurs parents, il est important de comprendre les dernières tendances du secteur et de trouver un partenaire fiable afin de gérer leurs biens en toute sérénité, sans avoir à se préoccuper de contrats papier et de procédures compliquées.

Le secteur de la gestion immobilière est aujourd'hui à un tournant majeur: les développements DX améliorent considérablement l'efficacité opérationnelle et la qualité du service, et de nouveaux modèles d'entreprise émergent, rompant avec les idées reçues. Avec ces changements en toile de fond, il serait judicieux pour les propriétaires de récolter de manière proactive les bénéfices de l'utilisation du numérique. Par exemple, les services de gestion qui complètent les contrats et les rapports en ligne et qui permettent de surveiller l'état des biens à partir d'un smartphone permettent non seulement d'économiser du temps et des efforts, mais aussi de maximiser la valeur des biens.

Dans le même temps, l'essence de la DX n'est pas simplement un renouvellement de l'outillage, mais la recherche de "ce qu'est une meilleure gestion immobilière". Les sociétés de gestion sont également tenues de se réformer, notamment en matière de développement des ressources humaines, et la valeur qu'elles offrent aux propriétaires augmentera encore à mesure que leurs efforts porteront leurs fruits.

Nous encourageons la prochaine génération de propriétaires à relever le défi d'une gestion locative qui intègre les dernières technologies tout en recherchant les conseils d'experts de confiance. Travaillons ensemble avec les professionnels de la gestion immobilière pour gérer avec succès les actifs à l'ère DX et transmettre à la prochaine génération les biens immobiliers de valeur hérités de nos parents sous une forme encore plus précieuse.