Factores Clave para Elegir una Empresa de Gestión Inmobiliaria

En la gestión de alquileres inmobiliarios, la elección de una empresa de gestión es una clave importante para el éxito. A los propietarios les resulta difícil gestionarlo todo por sí mismos, y los servicios de gestión de alquileres se han vuelto cada vez más especializados y sofisticados en los tiempos modernos. Una buena empresa de gestión proporcionará un apoyo integral, desde la prevención de vacantes hasta la gestión de inquilinos y los procedimientos de contratación, ayudando a reducir la carga de trabajo del propietario y a maximizar los beneficios. Por otro lado, elegir la empresa de gestión equivocada puede acarrear directamente riesgos como no cubrir las vacantes o ser lenta a la hora de responder a los problemas.
Para hacer un buen uso de los "rankings de empresas de gestión ", es importante entender la forma correcta de analizarlos y en qué hay que fijarse. Este artículo explica los índices comparativos utilizados en los rankings de empresas de gestión, cómo utilizarlos y la clave para elegir la empresa adecuada para su propiedad sin basarse únicamente en los rankings.

Qué son los rankings de gestoras (visión general e indicadores de evaluación)

Se publican varios rankings como indicadores objetivos para medir la competencia de las empresas de gestión de alquileres. Los más comunes son el ranking de número de unidades gestionadas y elranking de satisfacción.

• Clasificación del número de unidades gestionadas: esta clasificación se basa en el número de unidades gestionadas y da una idea de la escala del sector en su conjunto. Por ejemplo, según los últimos datos publicados por Zenkoku Rental Housing News, la primera empresa en número de unidades gestionadas es el Grupo Daito Kento, que gestiona más de 1,23 millones de unidades, seguido por el Grupo Sekisui House (aproximadamente 690.000 unidades) en segundo lugar y Daiwa Living (aproximadamente 630.000 unidades) en tercero. Estas empresas punteras gestionan entre varios cientos de miles y más de un millón de unidades, lo que indica que cuentan con una gran experiencia y una amplia estructura operativa.

• Clasificación de la satisfacción del cliente: esta clasificación es una medida de la calidad del servicio basada en evaluaciones agregadas de propietarios e inquilinos. Por ejemplo, en la "Encuesta de satisfacción de empresas de gestión" de StyleAct, la satisfacción se calcula combinando 15 puntos de evaluación, entre los que se incluyen la "rapidez de respuesta", la "hospitalidad" y el "rendimiento de costes", etc. En la encuesta de 2024, Nomura Real Estate Partners ocupó el primer puesto en satisfacción general (14º año consecutivo en la misma encuesta). La rapidez de respuesta del personal de recepción y su capacidad para hacer propuestas se valoran muy positivamente. Las primeras empresas en el ranking de satisfacción son prueba de su gran reputación en términos de servicio, como capacidad de respuesta y fiabilidad.

Para desglosar aún más los indicadores utilizados en estas clasificaciones, cabe destacar los siguientes puntos

• Índice de ocupación: es un indicador del porcentaje de inmuebles gestionados que están ocupados. Cuanto mayor sea la tasa de ocupación, más estables serán los ingresos por alquiler del propietario. Por lo general, las empresas de gestión que gestionan más propiedades prime en zonas urbanas tienden a tener tasas de ocupación más elevadas, con datos que muestran una media nacional en torno al 95%. Las empresas que utilizan la última tecnología, por ejemplo, para encontrar el alquiler adecuado y acortar los periodos de desocupación tienen ventaja a la hora de mejorar los índices de ocupación.

• Velocidad de respuesta: es la rapidez de respuesta a las consultas y problemas de los inquilinos. Una respuesta rápida es un requisito indispensable para una empresa de gestión fiable, ya que una respuesta lenta puede provocar una menor satisfacción de los inquilinos y daños secundarios. De hecho, la rapidez de respuesta es un factor clave en las encuestas de satisfacción, y las mejores empresas puntúan muy alto en este aspecto: algunas tienen un servicio de asistencia de emergencia 24 horas al día, 7 días a la semana, y su compromiso con la rapidez de respuesta es un factor diferenciador clave para cada empresa.

• Número de unidades gestionadas: como ya se ha mencionado, el número de unidades gestionadas indica el tamaño y la trayectoria de una empresa. Las empresas que gestionan un gran número de propiedades tienen la ventaja de contar con un gran know-how y departamentos especializados, y pueden responder eficazmente gracias a una gestión sistematizada. Hay que señalar, sin embargo, que un gran número de unidades no siempre equivale a una calidad de servicio absolutamente alta (véase más adelante). No obstante, los principales actores del sector gestionan más de un millón de unidades, lo que indica que cuentan con la confianza de un gran número de propietarios.

• Satisfacción del cliente: indica la buena acogida de la propiedad por parte de propietarios e inquilinos. Es un indicador difícil de cuantificar, pero se mide mediante clasificaciones de encuestas de terceros y Net Promoter Score (NPS). Las empresas con altos índices de satisfacción tienen menos quejas de los inquilinos, mayores tasas de renovación y más recomendaciones de los propietarios, lo que indica una alta calidad del servicio. Por ejemplo, en una encuesta, las empresas con una alta valoración general, como "hospitalidad del gestor", "capacidad para hacer propuestas" y "conciencia de los costes", ocupaban los primeros puestos.

Como ya se ha dicho, la clasificación visualiza la competencia de las empresas de gestión basándose en datos objetivos y encuestas. Si conoce indicadores como el índice de ocupación y la capacidad de respuesta, podrá ver en qué debe centrarse a la hora de confiar su propiedad. Lo importante, sin embargo, es leer correctamente lo que hay detrás de estas cifras y clasificaciones.

Por qué no debe fiarse de las clasificaciones (precauciones e ideas erróneas)

Las clasificaciones son útiles, pero no se fíe sólo de que son los mejores para su propiedad porque ocupan el primer puesto. Hay varios puntos y conceptos erróneos sobre las clasificaciones que debe conocer.

En primer lugar, entienda los distintos supuestos y ejes de evaluación de las clasificaciones. Por ejemplo, un ranking del número de unidades gestionadas es un indicador cuantitativo del tamaño, mientras que un ranking de satisfacción refleja una evaluación cualitativa, como la calidad del servicio. La primera empresa en la evaluación cuantitativa no es necesariamente también la primera en la evaluación cualitativa, y la clasificación puede cambiar de un año a otro. Esto se debe a que las distintas clasificaciones tienen en cuenta aspectos diferentes, y es necesario determinar qué se evalúa en las clasificaciones.

También es importante tener en cuenta las diferencias en las definiciones y los métodos de cálculo de las cifras. Por ejemplo, la tasa de ocupación mencionada anteriormente puede calcularse de forma diferente según la empresa de gestión, dependiendo de cuándo se considere que la propiedad está desocupada (por ejemplo, si se cuenta como desocupada inmediatamente después de desocuparla o después de que haya transcurrido un cierto periodo de tiempo). De hecho, aunque una empresa anuncie que ha alcanzado una tasa de ocupación del XX%, dependiendo del método de cálculo, puede que no sea posible hacer una comparación sencilla con otras empresas. Al examinar los datos de la clasificación, es importante comprobar las definiciones de los indicadores y las condiciones que los sustentan.

Además, no deben pasarse por alto los factores subjetivos que no aparecen en las clasificaciones. Las empresas que encabezan las clasificaciones suelen ser excelentes, pero no se ajustan necesariamente a todos los propietarios e inmuebles. Por ejemplo, las grandes empresas de gestión nacionales tienen la ventaja de su fuerza organizativa, pero, por otro lado, pueden ser inferiores a las empresas más pequeñas, con sede local, en cuanto a la atención al detalle que prestan a cada propietario. Por otra parte, la experiencia en gestión de inmuebles de alto standing varía de un departamento a otro, incluso entre las grandes empresas, y el hecho de que estén familiarizados con su tipo de inmueble es un punto que debe determinarse independientemente de la clasificación.

Además, tenga en cuenta que una clasificación alta no significa necesariamente que sea la más acogedora para usted. Aunque las grandes empresas pueden darle una sensación de seguridad, sus honorarios de gestión pueden ser superiores a los del mercado, o sus servicios pueden ser estandarizados e inflexibles. En cambio, si la empresa es desconocida pero cuenta con personal entusiasta y flexible, puede que quede más satisfecho, dependiendo de la química que haya entre usted y el propietario. De hecho, se han dado casos en los que los índices de ocupación de propiedades que solían estar vacías mejoraron drásticamente y los ingresos por alquiler aumentaron cuando se cambió de empresa gestora. De este modo, hay empresas que consiguen resultados que no pueden medirse sólo con los indicadores objetivos que muestran los rankings.

En general, puede decirse que los rankings son sólo un material de referencia. Aunque es útil utilizar los rankings como punto de partida para reducir la lista de candidatos, es necesario evaluarlos exhaustivamente a la luz de las propias propiedades y necesidades a la hora de tomar una decisión final. Es importante que piense por qué la empresa está tan bien valorada y si los puntos que son importantes para usted están incluidos en los elementos de evaluación, y que esté dispuesto a comprobarlo por sí mismo en lugar de fiarse sólo de su palabra.

Seleccionar la empresa adecuada para su propiedad (eje de juicio)

Veamos ahora el eje de juicio para elegir la mejor empresa de gestión para su propiedad, teniendo en cuenta la clasificación. Si comprueba los siguientes puntos, podrá identificar al socio más adecuado tanto en términos de evaluación objetiva como de necesidades subjetivas.

• Experiencia adecuada a las características del inmueble: Dependiendo de si su inmueble es un piso de lujo, un piso familiar o una vivienda unifamiliar en una zona rural, la gestora adecuada variará. Es importante elegir una empresa con puntos fuertes en cada tipo de propiedad. Por ejemplo, si se trata de una propiedad de alquiler de lujo, elija una empresa con un historial de servicio a clientes adinerados, o si es una vivienda unifamiliar en una zona rural, elija una empresa con experiencia local y conocimiento de la zona local. Compruebe la experiencia previa de la empresa de gestión y sus áreas de especialización para determinar si tienen un historial que se ajuste a su propiedad.

• Servicios y capacidad de respuesta: La gama de servicios ofrecidos y la postura adoptada por las empresas de gestión varían. La disponibilidad de asistencia 24 horas y el sistema de puntos de contacto también son puntos importantes que hay que comparar. Tenga claro hasta dónde quiere que le confíen (o a la inversa, hasta dónde quiere implicarse) y elija una empresa que ofrezca servicios acordes con sus deseos.

• Honorarios y estructura de costes: los honorarios de gestión están directamente relacionados con los ingresos y gastos del propietario y no deben pasarse por alto. Sin embargo, no los juzgue sólo por su bajo coste. Se dice que la tarifa de mercado ronda el 5% del alquiler mensual, pero si es extremadamente baja, se corre el riesgo de limitar el alcance de los servicios o de que la respuesta se retrase por falta de personal. En cambio, si el precio es elevado pero el índice de ocupación se mantiene alto, el beneficio del propietario puede aumentar como consecuencia de ello. Lo importante es la rentabilidad, y hay que considerar en qué medida los servicios están incluidos en la tarifa ofrecida, y la reducción global de pérdidas por desocupación y molestias al confiar el trabajo a la empresa.

• Compatibilidad y confianza con el responsable: en última instancia, la confianza entre las personas también es importante. Antes de firmar un contrato, reúnase con el responsable y asegúrese de que le escucha atentamente sobre el inmueble y responde a sus preguntas con detalle. Dado que su relación con la empresa de gestión será a largo plazo, es importante no sólo que tenga una buena reputación como empresa, sino también el entusiasmo y la compatibilidad de la persona encargada. Aunque se trate de una gran empresa, si no puede comunicarse con la persona encargada, quedará insatisfecho. Por otro lado, aunque se trate de una empresa mediana, si encuentra una persona encargada sincera y fiable, podrá confiarle su propiedad.

• Futura expansión y cobertura geográfica: Si posee varias propiedades o tiene previsto aumentar el número de propiedades en el futuro, también debe tener en cuenta la zona y la red de oficinas que cubre la empresa de gestión. No sólo la ubicación actual de la propiedad, sino también si la empresa tiene capacidad para gestionar propiedades en otras zonas y si opera a escala nacional. Una empresa con un amplio alcance geográfico tiene la ventaja de poder gestionar propiedades en zonas alejadas debido a traspasos o herencias.

Si compara varios candidatos en función de los ejes anteriores, podrá identificar una empresa de gestión que realmente satisfaga sus necesidades, algo que no podría ver sólo a partir de las cifras del ranking. Por ejemplo, en un caso, un propietario local cambió una gran empresa de gestión por una empresa comunitaria y pudo cubrir una vacante en poco tiempo gracias a la sólida red de agentes locales a su cargo. De este modo, el porcentaje de éxito a la hora de elegir una empresa de gestión puede aumentar considerablemente si se opta por un eje de decisión que se adapte a su propiedad y a su situación.

Presentación de INA&Associates (puntos fuertes, filosofía, trayectoria, servicios)

INA&Associates ("INA") es una empresa inmobiliaria generalista que presta servicios de alquiler, compraventa e intermediación de propiedades comerciales de alta gama en una amplia gama de zonas, incluida el área metropolitana de Tokio (Tokio, Kanagawa, Chiba y Saitama) y la zona de Kansai (Osaka). La empresa también ha logrado un rápido crecimiento en el negocio de gestión de alquileres en los últimos años, con un gran número de propietarios a los que se ha confiado la gestión de sus propiedades desde que se lanzó el servicio en 2021, empezando por el área central de Tokio. El número de propietarios que han adoptado el sistema de gestión de INA no deja de aumentar.

Los puntos fuertes de los servicios de gestión de alquileres de INA pueden dividirse a grandes rasgos en las siguientes áreas.

(1) Altas tasas de ocupación y operaciones eficientes mediante el uso de la última tecnología: Como empresa de tecnología inmobiliaria, INA ha introducido un sistema propio de gestión integrada basado en la nube. Además de los procedimientos de contratación en línea y el envío de alquileres, el sistema también utiliza la IA y el análisis de big data para fijar los alquileres y calcular las rentas adecuadas en función de las tendencias del mercado, acortando así los periodos de desocupación y logrando altas tasas de ocupación. De hecho, analizando el mercado circundante a partir de una gran cantidad de datos sobre más de 10.000 millones de propiedades y formulando planes estratégicos de contratación en función de las características del inmueble, una propiedad pudo cubrir en poco tiempo una vacante que llevaba mucho tiempo sin cubrir y aumentar el alquiler mensual de 120.000 a 170.000 yenes. Este servicio de gestión de alquileres de nueva generación, que combina tecnología y experiencia, ayuda a los propietarios a maximizar los beneficios y a realizar operaciones sin estrés.

El eficiente diseño operativo y la sistematización de INA han dado como resultado unas cuotas mensuales fijas a partir de 1.000 yenes por habitación y mes, lo que ofrece importantes ventajas de costes. La empresa también ha podido El centro de llamadas y su personal especializado también responden con rapidez a las llamadas nocturnas de los inquilinos. Este alto nivel de capacidad de respuesta permite a los propietarios dejar sus propiedades con tranquilidad, incluso en casos de emergencia, y está relacionado con una mayor satisfacción de los inquilinos.

(iii) Servicios de alta calidad respaldados por propietarios con un elevado patrimonio neto: INA también es fuerte en el negocio inmobiliario para particulares con un elevado patrimonio neto, y se ha ganado la confianza de propietarios con un elevado patrimonio neto. INA cuenta con un equipo dedicado a proporcionar a estos clientes de patrimonio ultraalto un apoyo detallado , incluida la gestión inmobiliaria tras la compra de un inmueble. INA se caracteriza por la meticulosa atención que presta a la gestión inmobiliaria tras la compra de un inmueble. INA ofrece asistencia integral en todos los aspectos, desde la selección de inquilinos hasta la gestión de contratos y los arreglos de mantenimiento periódico, ahorrando así al propietario mucho tiempo y esfuerzo al tiempo que mantiene y mejora el valor de la propiedad. Incluso en proyectos de alto valor neto que requieren un alto grado de protección de la intimidad y confidencialidad, el sofisticado enfoque de INA en la prestación de servicios goza de gran prestigio, y la empresa ha recibido comentarios como "Puedo confiar mi propiedad a esta empresa".

La política empresarial de INA es invertir generosamente en la formación de sus empleados, considerando los "recursos humanos" como "activos humanos" . Detrás de esto está la creencia de que "las personas excelentes producen servicios excelentes", y hemos establecido un departamento interno de tecnología para crear una cultura en la que los comentarios de la primera línea se utilicen inmediatamente para mejorar el sistema, y estamos trabajando para mejorar las habilidades de los empleados mejorando nuestro sistema de formación. De hecho, los datos muestran que las organizaciones con un alto grado de compromiso de sus empleados (disposición a trabajar) son un 21% más rentables, y la inversión de INA en las personas está directamente relacionada con la mejora de la calidad del servicio y el crecimiento de la empresa. El personal profesional nutrido por esta estrategia de recursos humanos nos permite ofrecer un servicio personalizado y atento a todos y cada uno de los propietarios.

Como se ha descrito anteriormente, INA&Associates es una empresa de gestión que ha logrado un excelente equilibrio entre los indicadores objetivos de rendimiento (índices de ocupación, eficacia de la gestión, etc.) y la calidad subjetiva del servicio. INA&Associates está considerada como un "caso ejemplar de gestión de alquileres de nueva generación", que combina la tecnología con las competencias humanas, y ha recibido numerosos comentarios de satisfacción de los propietarios que han utilizado realmente el servicio, tales como "Ahora estoy libre de complicadas tareas de gestión y puedo concentrarme en mi actividad principal" y "Estoy sorprendido por la alta calidad del servicio manteniendo bajos los costes". Conclusión (uso inteligente y consultas a su empresa)

Conclusión (uso inteligente de la información y una ruta hacia su empresa)

Los rankings de empresas de gestión inmobiliaria son una herramienta muy útil para identificar empresas fiables entre un amplio abanico de candidatos. Sin embargo, las clasificaciones y las cifras no son más que indicadores, y es importante tomar una decisión final a la luz de la propia situación inmobiliaria del propietario y de su sentido del valor. Aunque se refiera a datos objetivos como los índices de ocupación y la capacidad de respuesta, podrá elegir sin arrepentirse si tiene en cuenta los puntos de vista subjetivos de "lo que necesita su propiedad" y "si puede tener una relación a largo plazo con esta empresa".

En este sentido, INA&Associates ofrece servicios flexibles y atentos adaptados a las circunstancias de cada propietario, al tiempo que cumple los indicadores objetivos destacados en la clasificación (alto índice de ocupación, respuesta rápida, costes razonables, etc.). INA está siempre a su disposición para consultas individuales sobre la gestión de alquileres y explicaciones sobre nuestros servicios, y nuestro personal experto estará encantado de responder a cualquier pregunta que pueda tener. Póngase en contacto con INA & Associates para elegir un socio al que confiar sus valiosos activos con toda tranquilidad. INA, con su probada trayectoria y pasión, hará todo lo posible para apoyarle en la gestión exitosa de su propiedad de alquiler.